Última actualización en junio 1, 2023 por Ewen Finser
Hoy más que nunca es fácil comunicarse con los demás. Podemos enviar mensajes de texto mensajes, correos electrónicosmensajes instantáneos, mensajes cortos de vídeo y mucho más, desde la comodidad de nuestro salón. Pero, ¿y si tiene que enviar un documento o una carta? Entonces hay que levantarse y dirigirse a la oficina de correos.
Si tiene un negocio que envía documentos con regularidad, la oficina de correos es parte integrante de su empresa. Pero para algunas personas, el tiempo que lleva el viaje no merece la pena. Sin embargo, hay formas de realizar estas tareas sin necesidad de alejarse del ordenador. Empresas como SwitchMail se encargará de todo por usted. Imprimirán tus documentos, los meterán en un sobre y los llevarán a la oficina de correos.
Con SwitchMail, no tiene que preocuparse de que su correo llegue a tiempo al lugar correcto. Ellos se encargan de todo el trabajo administrativo. Y lo que es mejor, la plataforma es totalmente gratuita. Switchmail sólo gana dinero si decides enviar una carta.
¿Qué es SwitchMail?
SwitchMail es una plataforma de correo de Software como Servicio (SaaS) que ofrece un método seguro para que empresas y organizaciones envíen cartas y documentación. La solución está en línea 24 horas al día, siete días a la semana, y el proceso se realiza íntegramente a través de un navegador.
Cuando utilice SwitchMail, dirá adiós al tiempo que usted o su empresa pierden imprimiendo y preparando el correo saliente. Además, no tendrá que hacer cola en la oficina de correos. SwitchMail lo hace todo por usted.
Utilizar el servicio es muy fácil. Lo único que tiene que hacer es cargar su documentación, facilitar las direcciones del remitente y del destinatario, elegir las opciones de envío y pulsar el botón de enviar. SwithMail está diseñado para su empresa y le permite crear y añadir a la cuenta de su organización tantos miembros de equipo como sean necesarios.
SwitchMail incluye funciones como la verificación de direcciones y el correo certificado, para que pueda enviar sus documentos de la forma que desee. Todo el proceso es 100% confidencial y totalmente automatizado. SwitchMail imprime, publica y envía el documento por usted. Todo lo que tiene que hacer es sentarse y realizar un seguimiento de la entrega, lo que puede hacer directamente desde el panel de control de Switch.
Características
Una de las mejores cosas de SwitchMail es que es extremadamente fácil y sencillo. Empezar no lleva nada de tiempo. Cree su cuenta (que es gratuita), inicie sesión y comience a enviar su correo. Eso es todo. Por supuesto, tendrás que subir tu documento, ya sea en formato PDF o Microsoft Word.
A continuación, introduzca su dirección y la del destinatario, indique otras opciones y envíelo. SwitchMail imprimirá los documentos por usted y se encargará de enviarlos.
Para cada documento que envíes, tendrás que elegir las opciones de envío e impresión que prefieras. Para la impresión, puedes configurar los documentos para que se impriman por una o por las dos caras. También tendrás que elegir si quieres las cartas en blanco y negro o impresas en color.
Las opciones de envío incluyen el envío de sus documentos por correo certificado o entrega en primera clase. Tenga en cuenta que el correo certificado tiene ciertas restricciones. Por ejemplo, sólo puede enviar sobres de determinados tamaños. Sin embargo, obtendrá un número de seguimiento y acuse de recibo, por lo que enviar sus documentos por correo certificado tiene sus ventajas.
Por otro lado, el envío en primera clase sólo le permite elegir entre los tamaños de sobre pequeño, mediano o grande. Estos sobres admiten hasta 8, 24 y 98 páginas respectivamente. Recuerde que la aplicación de SwitchMail solo puede manejar cartas de tamaño US, que son de 8,5" por 11".
Carga de documentos
SwitchMail se desarrolló pensando en la colaboración empresarial, la aplicación viene con excelentes características que ayudan a facilitar y fomentar el trabajo en equipo. Cuando un miembro del equipo envía documentos a través de la aplicación SwitchMail, los gestores pueden ver cuántas cartas se han enviado por persona.
La aplicación también permitirá a los administradores asignar fondos a los miembros del equipo o cambiar las funciones según sea necesario. Además, el software incluye una opción de informes integrada, para que pueda ver exactamente cuántos documentos se envían y cuánto dinero se gasta en franqueo.
Coste
SwitchMail es 100% de uso gratuito. Sin embargo, tienes que pagar por cada carta y documento que envíes. El precio dependerá del tamaño del sobre que seleccione y de si desea imprimir en color o en blanco y negro. Por ejemplo, un sobre pequeño con un documento en blanco y negro te costará $1,48. A partir de ahí, pagará $0,29 por hoja. El precio es el mismo tanto si imprimes por una cara como por las dos.
En comparación, un sobre mediano cuesta $1,54, mientras que uno grande cuesta $2,48. Si necesita imprimir sus documentos en color, pagará más. Un sobre pequeño con un documento en color cuesta $2,39 con un incremento de $0,50 por cada hoja adicional.
Si quieres correo certificado electrónico, vas a pagar un precio totalmente distinto. Para documentos en blanco y negro, el precio base es de $7,54, con hojas adicionales a $1 cada una. Las páginas en color cuestan a partir de $8,45. El precio del correo certificado incluye los gastos de envío, un sobre mediano y una página impresa.
Todas las cuentas nuevas de SwitchMail vienen con un crédito de $5, para que pueda probar el servicio sin pagar de su bolsillo. Si decide quedarse con SwitchMail, puede pagar los documentos enviados mediante tarjeta de débito, tarjeta de crédito y PayPal.
Atención al cliente
SwitchMail es una plataforma sencilla y directa, por lo que no encontrarás mucha información exhaustiva sobre el software. Realmente no es necesario. Aún así, hay una página de preguntas frecuentes en el sitio de SwitchMail y en el panel de control del usuario por si necesita respuestas a algunas preguntas.
Además, SwitchMail tiene un blog que actualiza regularmente con ideas, consejos y trucos para pequeñas empresas. No tendrás acceso a una línea de atención al cliente, pero SwitchMail tiene una dirección de correo electrónico a la que puedes enviar tus preguntas. Lamentablemente, sólo recibirá respuestas de lunes a viernes, de 8 a 19 horas EST.
Si necesitas una respuesta más rápida, siempre puedes ponerte en contacto con la plataforma a través de las redes sociales. SwitchMail está activa en Facebook, Linked In, Instagram y Twitter. Por lo general, puedes ponerte en contacto con alguien a través de las redes sociales, concretamente en Facebook, donde la función de chat está disponible para todos los clientes.
Alternativas
SwitchMail puede no ser la solución de servicio de correo ideal para todas las empresas. Si buscas opciones alternativas, aquí tienes algunas a tener en cuenta.
Enviado
Con Envoy, puede organizar rápida y fácilmente su correo entrante. El servicio le permite escanear sus paquetes y enviar automáticamente una notificación al destinatario. Esto ayuda a ahorrar tiempo a su equipo, ya que evita posibles amontonamientos de paquetes.
Todo lo que tiene que hacer es tomar una fotografía de la etiqueta de envío y dejar que Envoy determine el destinatario apropiado. A continuación, el software avisa a la persona de que tiene un paquete. Envoy es ideal para las personas que pasan algunos días en casa y otros en la oficina, ya que les avisa cuando un paquete está esperando para ser recogido.
PaqueteX
PackageX es una solución de software de Mailroom que ofrece a las empresas una forma de gestionar mejor su sala de expedición. Esta plataforma basada en la nube utiliza visión artificial e inteligencia artificial para automatizar las operaciones de la sala de expedición. El software es escalable y fácil de usar. Además, funciona en varios mercados e industrias.
Por ejemplo, las empresas de los mercados inmobiliario, hotelero, de restauración y de enseñanza superior utilizan PackageX para gestionar sus salas de correo.
Imprima Automate
Impress Automate es una plataforma unificada y multicanal creada para gestionar su departamento de correo. Automatiza todo el flujo de trabajo del correo dentro de su organización, ayudando a centralizar el proceso y organizando los procesos en un único lugar. Puede reunir, crear, rastrear y entregar su correo, todo desde un panel de control centralizado.
Tendrá acceso a códigos de barras inteligentes que le permitirán agrupar, clasificar o cotejar el correo de forma segura y eficaz. Además, Impress Automate te da la opción de crear y enviar facturas u otro tipo de correo automáticamente. Seguro que ahorrará tiempo y dinero al utilizar Impress Automate.
Mailers+4
Con Mailers+4, podrá reducir significativamente sus costes de franqueo y el correo no entregado. El software es fácil de usar y ofrece un cumplimiento y certificación de alta calidad junto con una sencilla solución de preclasificación postal. Mailers+4 verificará las direcciones de su libreta de direcciones y, a continuación, preclasificará su correo en categorías como Estándar, Primera Clase y Certificado. También dispondrá de funciones como la compatibilidad con códigos de barras de Intelligent Mail y la identificación de registros duplicados.
Ventajas e inconvenientes
He aquí un rápido vistazo a algunos de los pros y los contras de utilizar el servicio de correo SwitchMail.
Pros
- Uso sencillo y gratuito
- Pague sólo por los documentos que envíe
- Puede enviar hasta 98 páginas en un solo sobre
- Gestionar múltiples usuarios a través de la plataforma
- Envío de documentos por correo certificado
Contras
- Sólo admite un tamaño de papel
- No ofrece atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana
Alternativas y competidores de Switchmail
Dado que se trata de una solución de correo relativamente única, es difícil encontrar competidores directos. Dicho esto, he aquí algunos servicios de la competencia que ofrecen funcionalidades similares:
- Docusend: Docusend le permite enviar documentos virtualmente que aparecen en persona a través de USPS. Se denomina "servicio de correo en la nube" y funciona bien para los servicios que envían un gran volumen de correo ordinario o automatizado.
- CorreoDirecto2.o: DirectMail no es un competidor directo, pero sincroniza las campañas de marketing online y offline para realizar un seguimiento de la actividad omnicanal. Útil para coordinar y unificar campañas híbridas.
- PostGrid: PostGrid se centra más en los desarrolladores y ofrece una API REST para permitir el envío de cartas personalizadas sin modificar los flujos de trabajo existentes. Útil si solo necesitas la tecnología para integrarla.
- Click2Mail: Más que un competidor directo de Switchmail, Click2Mail está diseñado para el mundo del marketing de respuesta directa, con algunas funciones modernas. Útil debido al alcance de los productos de correo directo (por ejemplo, tarjetas postales, folletos, tarjetas de notas, volantes, folletos, etc.). Si necesitas ser creativo, tienen opciones.
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Es posible enviar más de un documento?
Contesta: Sí. Los usuarios pueden añadir hasta 4 documentos en una sola carta. Tenga en cuenta que los documentos deben estar en formato Microsoft Word o Adobe PDF y no pueden superar los 4 MB de tamaño.
Pregunta: ¿Por qué es más fácil utilizar SwitchMail que otros servicios de correo?
Contesta: SwitchMail va más allá para eliminar las molestias del envío de correo de su empresa. La plataforma se encarga de la impresión, el franqueo y el envío de su correo. Como resultado, usted y su empresa ya no tienen que ocuparse de la gestión de los suministros de correo ni de los gastos de envío. Además, ya no tendrá que desplazarse a Correos.
Pregunta: ¿Es seguro SwitchMail?
Contesta: SwitchMail se toma la seguridad muy en serio y la convierte en una prioridad para todos sus clientes. Cada documento que envía a SwitchMail pasa por un proceso seguro y automatizado. Con una reducción del trabajo manual, el software garantiza la fiabilidad y disminuye el tiempo de entrega de sus cartas.
Cuando utiliza SwitchMail, está utilizando sus instalaciones de última generación, que ofrecen un servicio de alta calidad y una seguridad excelente. Esto incluye funciones como las transferencias de datos con protocolo seguro (SSL), que suelen utilizarse en banca y finanzas. La empresa también utiliza generadores de reserva en caso de apagón eléctrico.
Preguntas: ¿Cuánto tardan las entregas?
Contesta: En general, su correo debería llegar a su destino en un plazo de cinco días laborables. Normalmente se tardan dos días laborables en imprimir, doblar, insertar y franquear los documentos. El correo de primera clase a través de USPS suele tardar de 1 a 3 días laborables, lo que supone un total de 3 a 5 días laborables para la entrega.
¿Es SwitchMail el servicio de entrega de correo para su empresa?
SwitchMail es la plataforma de entrega de correo ideal si su empresa necesita enviar documentos dentro de Estados Unidos con regularidad. Gracias a su sencilla plataforma, todo el proceso sólo lleva unos minutos, lo que es mucho más rápido que la antigua forma de hacer las cosas. Especialmente si necesita enviar la misma carta a varias personas diferentes.
La plataforma es gratuita y ofrece a los administradores la posibilidad de gestionar varios usuarios al mismo tiempo. Aunque SwitchMail solo admite cartas de tamaño US, puedes imprimir tus documentos en color o en blanco y negro y enviarlos a varios destinatarios.
En general, SwitchMail va a hacer el trabajo para la gran mayoría de las empresas que necesitan este tipo de servicio. Además, no está de más que obtengas un crédito de $5 cuando te registres. Suena demasiado bien como para dejarlo pasar.