eCommerce Umsatzsteuer-Software-Leitfaden

Zuletzt aktualisiert am 4. Dezember 2023 von Ewen Finser

Die Grundregel für die Erhebung der Umsatzsteuer ist recht einfach: Ein Unternehmen muss die Umsatzsteuer in jedem Staat erheben, in dem es physisch präsent ist oder einen Nexus hat. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies, dass sie die Umsatzsteuer in jeder Region oder jedem Staat erheben müssen, in dem sie ein Geschäft, ein Büro oder ein Lager haben.

Allerdings ist die Definition von umsatzsteuerlicher Nexus wird ein wenig undurchsichtig, wenn es um E-Commerce-Verkäufe geht, da nicht alle Online-Unternehmen in jedem Bundesstaat eine physische Präsenz oder einen Nexus haben. Der Oberste Gerichtshof der USA hat in South Dakota gegen Wayfair Inc. Urteil vom Juni 2018 hat den Staaten die Möglichkeit eröffnet, Steuern von Verkäufern außerhalb des Staates zu erheben.

Dieses Urteil führte zu einem komplizierten Flickenteppich von einzelstaatlichen Gesetzen, der für Unternehmen schwer zu handhaben war. Aus diesem Grund haben Online-Verkäufer Softwareprogramme für den elektronischen Handel eingeführt, die sie bei der Verwaltung und Einhaltung der Umsatzsteuergesetze unterstützen.

Doch die vielen auf dem Markt erhältlichen E-Commerce-Softwareprogramme machen es schwierig zu entscheiden, welches das beste für Ihr Unternehmen ist. In diesem Leitfaden für E-Commerce-Umsatzsteuersoftware erfahren Sie die wichtigsten Funktionen, die Sie beim Vergleich von E-Commerce-Umsatzsteuersoftware-Optionen berücksichtigen sollten.

Unterm Strich von vorn

Eine E-Commerce-Umsatzsteuersoftware ist ein wichtiges Instrument, das E-Commerce-Verkäufern hilft, die staatlichen Umsatzsteuergesetze einzuhalten. Die richtige E-Commerce-Umsatzsteuersoftware sollte alle Ihre grundlegenden Anforderungen erfüllen, wie z. B. die automatische Einreichung und Abführung von Umsatzsteuern.

Außerdem sollte sie einfach und benutzerfreundlich sein und über alle erforderlichen Funktionen verfügen. Um die beste E-Commerce-Umsatzsteuersoftware für Sie zu finden, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen und Produkte prüfen, die Ihren Kriterien entsprechen.

Was ist Ecommerce Sales Tax Software, und warum brauchen Sie es?

Eine eCommerce-Umsatzsteuersoftware ist ein Programm, das automatisch die Umsatzsteuer auf Kundenbestellungen berechnet und einzieht. So wie stationäre Unternehmen Umsatz- und Gebrauchssteuern für ihre physische Präsenz erheben und abführen müssen, müssen Online-Unternehmen das Gleiche für ihre virtuelle Präsenz tun.

Dieser automatisierte Prozess hilft Unternehmen dabei, den steuerpflichtigen Status von Kunden in jedem anwendbaren Steuergebiet zu bestimmen. Die Software lässt sich nahtlos in eCommerce-Plattformen wie Shopify und BigCommerce integrieren, um den Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand für die Einhaltung der Umsatzsteuer zu minimieren.

Diese Softwareprogramme bieten den Benutzern auch eine Pauschal- oder Matrixmethode zur Berechnung der Umsatzsteuer.

Einige Plattformen verwenden zum Beispiel einen Algorithmus, der die Umsatzsteuersätze auf der Grundlage des geografischen Standorts berechnet, während andere dem Unternehmer eine voreingestellte Steuermatrix zur Auswahl anbieten. Diese Tools übernehmen die gesamte Dateneingabe, die Berechnung der lokalen Steuersätze und die Einreichung der Umsatzsteuererklärungen.

Die Vorteile der Verwendung von E-Commerce-Software für die Umsatzsteuer

Die Software für den elektronischen Handel führt Sie durch das Labyrinth der lokalen und landesspezifischen Regeln und Vorschriften. Sie stellt sicher, dass die Geschäftsdaten korrekt erfasst werden, was entscheidend dafür ist, dass Ihr Unternehmen die komplexen Steuerrichtlinien einhält.

Nachstehend sind weitere Vorteile der eCommerce-Software für die Umsatzsteuer aufgeführt:

• Spart Zeit und Geld, da manuelle Dateneingaben, Berechnungen und Einreichungen entfallen.
• Berechnet automatisch die korrekte Höhe der zu erhebenden Umsatzsteuer auf der Grundlage des Standorts Ihres Kunden und der aktuellen Steuersätze in dieser Region.
• Bietet Echtzeit-Warnungen, um bei den sich ständig ändernden Umsatzsteuergesetzen auf dem Laufenden zu bleiben.
• Sie werden mit aktuellen Steuertabellen für jede Region geliefert, die Ihnen helfen, den korrekten Umsatzsteuerbetrag zu ermitteln.
• Sie hilft Unternehmen, Strafen und Bußgelder zu vermeiden, indem sie ihre Steuernachzahlungen rechtzeitig einreichen.
• Einfache Integration in bestehende eCommerce-Plattformen zur Automatisierung der Umsatzsteuerabwicklung.

Wie Sie die richtige E-Commerce-Software für die Umsatzsteuer für Ihr Unternehmen auswählen

Es gibt Tausende von eCommerce-Softwareanbietern, aber nicht alle diese Programme bieten die gleichen Funktionen. Sie brauchen eine Lösung, die flexibel genug ist, um Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig genaue Umsatzsteuerberechnungen in allen Staaten zu ermöglichen.

Bei der Suche nach einem Anbieter von eCommerce-Software für die Umsatzsteuer sollten Sie diese Kriterien berücksichtigen:

Wert für Geld

Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten der Lösung und wie sie in Ihr Budget passt. Die besten Programme bieten wettbewerbsfähige Preise, und einige bieten sogar kostenlose Testversionen oder eine Geld-zurück-Garantie, damit Sie feststellen können, ob das Programm Ihren Anforderungen entspricht.

Kundenbetreuung

Eine zuverlässige eCommerce-Softwarelösung bietet rund um die Uhr Telefon- und E-Mail-Support, wenn Sie Probleme haben. Die meisten Anbieter bieten auch umfangreiche Wissensdatenbanken, Webinare oder Online-Tutorials an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Benutzeroberfläche

Das Dashboard oder die Benutzeroberfläche der Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein. Fortgeschrittene Funktionen sind nur dann hilfreich, wenn die Benutzeroberfläche es den Nutzern ermöglicht, auf sie zuzugreifen, ohne sich intensiv in die Plattform einarbeiten zu müssen.

Flexibilität

Suchen Sie nach einer Lösung, die so flexibel ist, dass sie sich problemlos in Ihre bestehende E-Commerce-Plattform integrieren lässt. Ein gutes Umsatzsteuerprogramm verfügt über integrierte Konnektoren, die das manuelle Importieren und Exportieren von Daten überflüssig machen.

Benutzerfreundlichkeit

Ein Benutzer sollte in der Lage sein, in kurzer Zeit von einer manuellen Umsatzsteuer-Methode zu einem Softwareprogramm zu wechseln. Die besten E-Commerce-Plattformen bieten einfache Installationsverfahren und Schulungen für neue Benutzer oder solche, die mit der Plattform nicht vertraut sind.

Merkmale, die eine Software für den elektronischen Handel für die Umsatzsteuer aufweisen sollte

Bevor Sie sich für eine eCommerce-Umsatzsteuersoftware entscheiden, sollten Sie die folgenden Merkmale berücksichtigen:

1. Automatisierte Steueranmeldung

Automatisierte Steuererklärungen sind unerlässlich, da die meisten eCommerce-Unternehmen unter Zeitdruck stehen. Es ist für sie unrealistisch, jeden Monat manuell Umsatzsteuererklärungen bei verschiedenen staatlichen Steuerbehörden einzureichen.

Aus diesem Grund ist eine automatische Ablagefunktion bei allen eCommerce-Umsatzsteuer-Softwareprogrammen von höchster Priorität.

2. Unterstützung für mehrere Staaten und Gemeinden

Um die Umsatzsteuergesetze für den elektronischen Handel einzuhalten, sollte ein Softwareprogramm die Steueranmeldung in allen Bundesstaaten und Gemeinden unterstützen. Das ideale Programm sollte lokale regionsspezifische Steuersatzänderungen, Freistellungsbescheinigungen und Produktklassifizierungsanforderungen verarbeiten.

3. Unterstützung für mehrere Geschäftsarten

Jedes Unternehmen verfügt über eine einzigartige Mischung aus Produkten und Dienstleistungen, die den Gewinn bestimmen. Aus diesem Grund sollte die eCommerce-Software eine Reihe von Geschäftsarten und -modellen unterstützen.

Zu diesen Unternehmen gehören B2B-Dienstleistungen, Dropshipping, digitale Produkte wie Online-Kurse und SaaS-Abonnementdienste.

4. Vereinfachte Einreichung der Umsatzsteuer (SST)

Die Benutzerfreundlichkeit hat bei allen eCommerce-Softwareprogrammen oberste Priorität. Suchen Sie deshalb nach einem Programm, das automatisierte SST-Anmeldung.

Wenn Ihr Staat zusätzliche Unterlagen verlangt, kann ein SST-Einreichungsdienst diese Dateien automatisch bei den staatlichen Behörden hochladen.

5. Analysen und On-Demand-Berichte

Die besten eCommerce-Softwareprogramme für die Umsatzsteuer bieten detaillierte Berichtsfunktionen. Diese Berichte enthalten Analysen, die Ihnen sagen, wie viel Geschäft Sie in jedem Bundesland und an jedem Ort machen.

Die Software kann auch eine Reihe von benutzerdefinierten Berichten bereitstellen, die Ihnen helfen zu verstehen, wie sich die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.

6. Eingebaute Auto-Rechner

Um die Ermittlung des steuerpflichtigen Status zu vereinfachen, sollten Sie sich nach einer E-Commerce-Software für die Umsatzsteuer umsehen, die über integrierte automatische Berechnungsfunktionen verfügt. Diese Tools berücksichtigen die einzigartigen Faktoren Ihres Unternehmens, die sich auf die Steuerpflicht auswirken. Echtzeittarife und -berechnungen helfen Ihnen außerdem, alle staatlichen Gesetze einzuhalten.

7. Unterstützung mehrerer eCommerce-Shops

Möglicherweise haben Sie mehr als einen eCommerce-Shop für verschiedene Unternehmen. Eine ideale eCommerce-Umsatzsteuer-Software unterstützt die Erstellung von unbegrenzten Geschäften, Bestandsdetails und Produktpreisen.

Mit dieser Funktion können Unternehmen die Steuersätze für verschiedene Produkte auf allen eCommerce-Plattformen genau zuordnen.

8. Aktuelle Tarife und Regeln

Die Umsatzsteuer auf eCommerce-Transaktionen ändert sich häufig. Die beste eCommerce-Umsatzsteuersoftware sollte über Echtzeit-Updates der Steuersätze und -regeln verfügen, um die Einhaltung der lokalen Gesetze zu gewährleisten.

Sie sollten nicht manuell aktualisieren oder separat auf Tarifänderungen prüfen müssen, da die Software dies automatisch tut.

9. Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen

Steuerbefreiungsbescheinigungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Umsatzsteuer-Compliance im eCommerce. Ohne sie drohen Ihnen hohe Strafen von den staatlichen Behörden. Die besten Softwareprogramme für eCommerce-Umsatzsteuer rationalisieren diesen Prozess, indem sie automatische, vorlagenbasierte Freistellungsbescheinigungen anbieten.

Mit dieser Funktion können Sie schnell alle erforderlichen Freistellungsbescheinigungen erstellen und bei den staatlichen Behörden einreichen.

10. Integration mit anderen Systemen

Die beste eCommerce-Umsatzsteuersoftware lässt sich nahtlos in andere Anwendungen integrieren, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen. Diese Integrationen umfassen Buchhaltung, ERP und eCommerce-Plattformen wie Shopify.

Softwareprogramme sollten auch mit Zahlungsabwicklern wie PayPal integriert werden, um monatliche Zahlungen automatisch auf der Grundlage der Umsatzdaten Ihres Unternehmens zu verarbeiten.

Top 5 Ecommerce Umsatzsteuer-Software zu berücksichtigen

Im Folgenden finden Sie einige der besten eCommerce-Umsatzsteuer-Softwareprogramme, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

1.TaxJar

TaxJar ist ein Tool zur Einhaltung der Umsatzsteuer für den modernen Verkäufer. Es handelt sich um eine cloudbasierte Umsatzsteuer-Engine, die die Umsatzsteuer für Ihr eCommerce-Geschäft in Echtzeit berechnet. TaxJar hilft Ihnen dabei, die wirtschaftliche Verflechtung all Ihrer Geschäfte zu verfolgen und bietet Ihnen eine automatische Möglichkeit, alle erforderlichen Formulare für jeden Staat hochzuladen.

TaxJar verknüpft Daten aus allen verknüpften Konten und CSV-Importen und zeigt Ihre Umsatzsteuerschuld in Ihren täglichen, wöchentlichen oder monatlichen TaxJar-Berichten an. Es aktualisiert auch automatisch die Informationen mit den staatlichen Behörden jedes Mal, wenn Sie eine Satzänderung für jede ausgewählte Gerichtsbarkeit einreichen.

Die Integration mit führenden E-Commerce-Plattformen wie BigCommerce und Shopify macht es Ihnen leicht, die Steuersätze und -regeln für Ihre Online-Shops zu verwalten. TaxJar bietet auch ein einziges Dashboard, das Ihnen hilft zu verstehen, wie sich verschiedene Produkte auf Ihre gesamte Umsatzsteuerschuld auswirken.

2. TaxCloud

TaxCloud zeichnet sich als Cloud-basierte Umsatzsteuerlösung für die Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften in mehreren Bundesstaaten für alle Ihre Unternehmen und Online-Shops aus. Es verfügt über ein detailliertes und robustes Dashboard, das jeder Geschäftsinhaber verstehen kann. TaxCloud wird von den Nutzern für seinen Kundenservice gelobt; die Mitarbeiter sind stets bemüht, Ihnen bei der Lösung von Problemen mit Ihren Steuern und Compliance-Informationen zu helfen.

Mit TaxCloud können Sie von einer einzigen Plattform aus auf alle wichtigen Umsatzsteuerinformationen zugreifen. Sie bietet genaue Steuersätze und -regeln in Echtzeit und informiert Sie automatisch über Änderungen der Steuersätze, sobald diese eintreten. Die Integrationen mit Buchhaltungs- und E-Commerce-Plattformen wie Shopify und BigCommerce erleichtern Unternehmen auch die Verwaltung der Umsatzsteuer für mehrere Geschäfte.

3. Avalara

Avalara ist eine Komplettlösung für die Einhaltung von Umsatzsteuerbestimmungen für Ihr Unternehmen. Sie berechnet die Umsatzsteuersätze auf der Grundlage Ihres Standorts und Ihrer Produktkategorie genau und meldet sie dann für Sie bei den zuständigen Behörden an. Das Dashboard von Avalara zeigt alle wichtigen Informationen an einem Ort an und hilft Unternehmen, ihre Umsatzsteuerpflicht leicht zu verfolgen.

Mit mehr als 700 Integrationen, Avalara kann mit allen wichtigen E-Commerce-Plattformen zusammenarbeiten und hilft Ihnen bei der Verwaltung der Umsatzsteuer für Ihre Online-Shops. Es funktioniert auch nahtlos mit Buchhaltungssoftware wie FreshBooks, QuickBooks und Xero. Mit dem automatisierten System von Avalara können Sie schnell Freistellungsbescheinigungen für jeden Ihrer Shops erstellen.

4. Taxify von Sovos

Die Vermeidung von Steuerlücken ist einfacher mit Taxify. Zunächst berechnet es die genauen Steuersätze auf der Grundlage der von Ihnen verkauften Produkte und des Standorts der einzelnen Kunden. Dann reicht es in Ihrem Namen automatisch Steuererklärungen bei den staatlichen Behörden ein, sodass Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.

Die innovative Technologie von Taxify ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Umsatzsteuererklärungen korrekt und pünktlich einzureichen. Sie hilft Ihnen auch dabei, Ihre gesamte Umsatzsteuerschuld zu ermitteln und festzustellen, wie viel Sie den staatlichen Behörden schulden würden. Diese Informationen werden in den täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Berichten von Taxify angezeigt, damit Sie die wirtschaftliche Verflechtung aller Geschäfte verfolgen können.

5. WebGility

Webgility gehört zu den wenigen Apps, die die beste Steuerverwaltung für Online-Händler bieten. Sie lässt sich gut integrieren, insbesondere für Unternehmen, die QuickBooks, NetSuite und Xero verwenden. Das intuitive Dashboard von Webgility zeigt alle Ihre Umsatzsteuerinformationen an einem Ort an. Außerdem können Sie damit die von Ihnen verkauften Produkte verwalten, die Preise für Artikel anhand alternativer Regeln festlegen und den Bestand auf allen Plattformen verfolgen.

Webgility garantiert 100% Genauigkeit bei der Umsatzsteuerberechnung. Es übermittelt automatisch alle Ihre Umsatzsteuererklärungen zur Einreichung, so dass Sie Einnahmen und Ausgaben nicht manuell verfolgen müssen.

Wie Sie eine E-Commerce-Software für die Umsatzsteuer für Ihr Unternehmen einrichten

Sobald Sie sich für eine Software für den elektronischen Handel mit Umsatzsteuer entschieden haben, können Sie damit beginnen, sie für Ihr Unternehmen einzurichten. Beim E-Commerce sind oft verschiedene Steuergebiete betroffen, daher ist es wichtig, die Regeln für jeden Staat herauszufinden.

Befolgen Sie diese Schritte, um die Umsatzsteuer für den elektronischen Handel einzurichten:

1. Identifizierung von Produkten und Dienstleistungen, die nach Bundes- und Landesrecht steuerpflichtig sind.
2. Entscheiden Sie sich für eine Klassifizierungsmethode zur Unterscheidung zwischen steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Produkten und Dienstleistungen.
3. Ordnen Sie Produktgruppen der richtigen Steuerregel zu.
4. Ermitteln Sie, welche Produkte oder Dienstleistungen in den einzelnen Ländern steuerpflichtig oder von der Umsatzsteuer befreit sind, und berücksichtigen Sie dabei alle lokalen Gesetze.
5. Entscheiden Sie sich für eine Tarifstruktur für verschiedene Kategorien von Artikeln
6. Entscheiden Sie, wie Sie die Umsatzsteuer einziehen und ausweisen werden.
7. Festlegung einer Strategie für die Verwaltung von Steuerbefreiungen.
8. Bereiten Sie bei Bedarf die Integration der Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) mit Ihrer E-Commerce-Plattform oder anderer Software vor.
9. Aktualisieren Sie alle Websites, auf denen Produkte verkauft werden, um Änderungen der Steuervorschriften und der Gerichtsbarkeiten zu berücksichtigen.
10. Konfigurieren Sie Ihren Einkaufswagen und Ihre Buchhaltungssoftware (falls erforderlich).
11. Testen und aktualisieren Sie sie nach Bedarf.
12. Einführung des Systems.
13. Laufende Pflege, z. B. Zuweisung neuer Steuervorschriften oder -bezirke, Änderung bestehender Vorschriften oder Änderung der Steuersätze für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen.

Tipps zur Einhaltung der Umsatzsteuergesetze für den elektronischen Handel

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Umsatzsteuergesetze für den elektronischen Handel einhalten können:

• Stellen Sie Ihre umsatzsteuerliche Nähe fest, damit Sie nicht für die Erhebung der Umsatzsteuer in Ländern verantwortlich sind, in denen Sie nicht physisch präsent sind.
• Ermitteln Sie die Umsatzsteueranforderungen Ihres Bundesstaates und Ihrer Gemeinde und wie diese für Online-Unternehmen gelten, z. B. für Einzelhändler, die nicht in Ihrem Bundesstaat ansässig sind.
• Prüfen Sie, ob Staaten oder Kommunen Artikel, die an bestimmte Einrichtungen wie gemeinnützige Organisationen oder Regierungsbehörden verkauft werden, von der Steuer befreien.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Endkunden über die Umsatzsteuervorschriften ihres Wohnsitzes informiert sind.
• Führen Sie sorgfältig Buch über alle Transaktionen, wenn Sie später den Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften erbringen müssen.
• Schulen Sie Ihr Verkaufs- und Kundendienstpersonal. Colorado hat zum Beispiel Schulungsunterlagen für die Umsatzsteuer Übereinstimmung.
• Verwenden Sie eine E-Commerce-Software für die Umsatzsteuer, um den Prozess der Einhaltung der Umsatzsteuergesetze zu vereinfachen, vor allem wenn Sie in mehreren Staaten tätig sind oder viele Kunden haben.

FAQs

Schlussfolgerung

Für Händler ist es wichtig, die Besonderheiten von E-Commerce-Software zu verstehen. Wenn Sie sich nicht selbst um die Einhaltung der Umsatzsteuerbestimmungen kümmern wollen, kann Ihnen eine E-Commerce-Software dabei helfen, Ihre Meldepflichten zu erfüllen.

Der obige Leitfaden zur eCommerce-Umsatzsteuer-Software bietet einen umfassenden Überblick über die eCommerce-Umsatzsteuer. Mit den oben genannten Tipps können Sie sicher sein, mit eCommerce Umsatzsteuergesetze konform zu bleiben.