Bill (dot) Com vs Expensify: Welk beheersysteem is beter?

Laatst bijgewerkt op 22 april 2023 door Ewen Finser

Hieronder vind je een gedetailleerde vergelijking van twee uitgavenbeheersystemen: Bill.com en Expensify. 

Na het lezen van dit artikel zul je het weten:

• de belangrijkste verschillen;
• een diepgaande blik op beide services;
• belangrijkste concurrenten;
• een oordeel over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.

Belangrijkste verschillen tussen Bill.com vs Expensify

De belangrijkste verschillen tussen Bill.com vs Expensify zijn:

• Bill.com heeft een to-do lijst functie, terwijl Expensify herinneringen met een tijdslimiet heeft.
• Bill.com heeft een functie voor automatische factuurinvoer waarmee inkomende e-mailfacturen automatisch worden geregistreerd, terwijl Expensify een functie heeft voor het importeren van creditcardafschriften.
• Bill.com heeft sjablonen die je gemakkelijk kunt exporteren, terwijl Expensify er geen heeft.
• Bill.com heeft opties voor onmiddellijke geldoverdracht, terwijl Expensify gewoon de optie heeft om rekeningen te betalen en betalingen aan te vragen.

Hoe het beste uitgavenbeheersysteem kiezen

Gegevensinvoer

Eindeloos getallen schrijven en zelfs de kleinste tikfout vermijden, is een echte hoofdpijn. Gelukkig behoort het volledig handmatig invoeren van gegevens nu tot het verleden. Tegenwoordig bieden de meeste software manieren om het invoeren van gegevens te vergemakkelijken. Sommige tools maken het handiger dan andere, en je wilt uitvinden wat voor jou het beste werkt. 

Functies voor vorderingen

Je wilt al het binnenkomende geld bijhouden en sommige tools maken dat superhandig. Het is beter om in één oogopslag een overzicht te hebben van wie je wat schuldig bent. Je wilt ook het facturatieproces voor je partners vereenvoudigen, dus over het algemeen zoek je naar software waarmee je facturen in bulk kunt versturen. 

Betalingsfuncties

Het is belangrijk dat je je uitgaven kunt bijhouden, maar ook de logische volgende stap: het betalen van je rekeningen. Verschillende softwares hebben verschillende manieren om met je crediteuren om te gaan en je wilt het handigste systeem voor jouw situatie vinden.

Integraties

Als je te maken hebt met veel facturen, heb je waarschijnlijk een of twee andere boekhoudprogramma's. Je wilt er dus op letten hoe eenvoudig het is om gegevens over te zetten tussen je onkostenbeheersysteem en andere boekhoudprogramma's. Je wilt er dus op letten hoe gemakkelijk het is om gegevens over te dragen tussen je uitgavenbeheersysteem en andere boekhoudprogramma's. 

Prijzen en vergoedingen

Aangezien we te maken hebben met geldoverboekingen, betaal je voor de dienst op zich, maar ook voor de mogelijke overschrijvingskosten. Dit laatste mag je niet vergeten, want transactiekosten kunnen snel oplopen. Het is belangrijk om precies uit te zoeken hoeveel elke software je zal aanrekenen, zowel voor het initiële abonnement als voor diverse en verborgen kosten. 

Klantenservice

Soms kan het gebruik van je tool een beetje verwarrend zijn. Sommige diensten bieden tutorials en how-tos om je te helpen het meeste uit de tool te halen. In het geval van een lastiger probleem, wil je er ook zeker van zijn dat de klantenservice gemakkelijk te bereiken is. 

Belangrijkste kenmerken van Bill.com

Als je leveranciersinformatie overal verspreid is, kan het moeilijk zijn om alles bij te houden. Je wilt waarschijnlijk minder tijd besteden aan het organiseren en afhandelen van al die rekeningen. Bill.com helpt je daarbij, door alles op één plek te centraliseren zodat je zo soepel mogelijk kunt betalen en betaald kunt worden. 

Gegevensinvoer

Bill.com integreert goed met andere services die zich richten op gegevensinvoer, evenals andere boekhoudsoftware. Je kunt een foto van je rekeningen maken met de telefoonapp en de AI zal je helpen om die gegevens te importeren. Als je digitale rekeningen ontvangt die je zelf handmatig moet registreren, zal de service je ook niet teleurstellen.

Met de functie voor automatische factuurinvoer kun je, wanneer een document je Bill.com Inbox verzamelt de tool de relevante factuurinformatie (bedrag, leverancier, enz.) en zet deze om in een factuur.

Voor de meeste digitale facturen betekent dat gewoon slepen en neerzetten in de Bill.com software. Van daaruit is het klaar voor bevoegde personen in uw bedrijf om het te bewerken, te controleren, goed te keuren en te betalen.

Functies voor vorderingen 

Met Bill.com kun je eenvoudig centraliseren wat je factureert aan je partners. Je kunt snel digitale facturen maken, persoonlijke notities toevoegen en indien nodig factureringsautomatiseringen instellen.

Je kunt ook automatische herinneringen sturen en in realtime volgen waar je geld is zodra je betaald wordt. Je klanten kunnen online betalen met hun creditcard of bankrekening, waardoor ze geen lastige handmatige vervolgoproepen en e-mails meer hoeven te sturen.

Betalingsfuncties

Met Bill.com heb je toegang tot een dashboard dat al je rekeningen en facturen die betaald moeten worden centraliseert. Je kunt ook met een paar klikken betalingen versturen en automatiseringen instellen voor terugkerende betalingen.

Integraties

De integraties van Bill.com omvatten een breed scala aan andere tools. De service biedt een tweeweg cloud sync voor al zijn integraties, zodat je gegevens altijd up-to-date blijven, ongeacht of je gegevens uploadt naar Bill.com of naar een van de geïntegreerde boekhoudprogramma's.

Het integreert goed met de meest prominente boekhoudprogramma's (Quickbooks, Xero, Oracle, Sage, Microsoft). Als je de gewenste integratie met Bill.com niet vindt, biedt het sjablonen met hoge compatibiliteit die kunnen worden gebruikt om gegevens eenvoudig over te zetten naar andere boekhoudprogramma's.

Bill.com integreert ook goed met diensten die het invoeren van gegevens eenvoudiger maken. Het integreert bijvoorbeeld goed met Expensify, maar ook met andere diensten die je zou kunnen opnemen in je fintech-stack, zoals Hubdoc, Tallie, Earth Class Mail en Tax1099.com.

Prijzen en vergoedingen

Bill.com biedt keuze uit drie betaalde abonnementen. Het biedt ook de mogelijkheid om een gratis demoversie aan te vragen die de meeste functies van de software bevat.

Het startersplan is de Benodigdheden plan, voor $39 per gebruiker per maand. Zoals de naam al zegt, vind je hier alle essentiële functies die nodig zijn om alle uitgaven van je bedrijf te centraliseren. Voor die prijs kun je kiezen voor de functies voor crediteuren of debiteuren.

Onder de functies voor crediteuren heb je toegang tot een gecentraliseerde inbox, het vastleggen van factuurgegevens, 360-graden leveranciersinformatie, onbeperkte documentopslag, ACH, cheque & internationale overboeking, het standaard goedkeuringsbeleid en maximaal zes gebruikersrollen.

Maar je kunt ook al je vorderingen centraliseren met aangepaste factuursjablonen, automatische facturering, het bijhouden van de betaalstatus, automatische e-mailherinneringen, ACH- en creditcardbetalingen en functies voor automatisch opladen/automatisch betalen. Je kunt je .csv-gegevens ook eenvoudig importeren en exporteren met de boekhoudsoftware van je keuze.

De Team plan is beschikbaar voor $49 per gebruiker per maand. Bovenop het Essentials-plan integreert het met QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier en Xero, en staat het meer dan zes gebruikersrollen toe. Het is nog steeds alleen beschikbaar voor crediteuren of debiteuren.

De Corporate plan is beschikbaar voor $69 per maand per gebruiker en bevat zowel de betaal- als de debiteurenfuncties van het Team-plan.

Het is belangrijk om te weten dat er kosten verbonden zijn aan de transactiediensten van Bill.com. Hieronder vind je een korte lijst van deze kosten.

• ePayment/ACH verwerkingskosten : $0.49/verzenden & ontvangen
• Fysieke verzending van cheques of facturen : $1,69/cheque betaling of factuur
• Betaald krijgen via creditcardbetaling : Niveau 3 handelaarskosten verwerkingstarieven (1.90% + $0.10).
• Internationale overboekingskosten: $0/betaling voor lokale valuta, $9.99/betaling indien USD naar het buitenland.
• Verkoper Directe virtuele kaartbetaling : $0/betaling.
• Sneller betalen via ACH: dezelfde of de volgende dag $9,99.
• Sneller betalen per cheque: overnight $19,99, twee dagen $14,99, drie dagen $9,99.

Klantenservice

Bill.com biedt een volledige catalogus van video tutorials en webinar opnames. Ze zijn ontworpen om te helpen en te leren hoe om te gaan met de basisfuncties van de tool. In geval van een probleem kun je ook contact opnemen met Bill.com via live chat tijdens kantooruren, of via e-mail, rechtstreeks vanuit jouw Bill.com dashboard. 

Voor- en nadelen

Voors

• Centraliseer alles wat met facturen te maken heeft;
• Inclusief een takenlijst om op schema te blijven;
• Eenvoudige gegevensinvoer;
• Zeer compatibel met de meeste boekhoudprogramma's.

Nadelen

• Een beetje overkill voor kleine bedrijven of particulieren.

Belangrijkste functies van Expensify

Expensify is ontworpen om het bijhouden van je zakelijke (of persoonlijke) uitgaven onderweg te vereenvoudigen. Het heeft zich al snel ontpopt als een zeer performante app voor wie op de hoogte wil blijven van zijn financiële administratie. 

Gegevensinvoer

De grootste aantrekkingskracht van Expensify is de mogelijkheid om gemakkelijk je dagelijkse uitgaven te registreren. Je kunt je bonnetjes scannen via de telefoonapp of direct je creditcardafschriften importeren. Je kunt ook handmatig uitgaven toevoegen.

Functies voor vorderingen 

Expensify maakt het anderen gemakkelijk om jou te betalen. De belangrijkste functie is de mogelijkheid om je debiteuren (en crediteuren) in realtime te bekijken en om massafacturen in één keer te versturen.

Wanneer je klanten een factuur van je ontvangen, kunnen ze met Expensify ook gebruik maken van snelle en eenvoudige betaaloplossingen met Paypal, ACH of debet/creditcard betalingen. Zowel jij als je klant kunnen ook rechtstreeks communiceren en commentaar geven op facturen via het Expensify platform.

Betalingsfuncties

Je vindt er alle basisfuncties die je van een pre-boekhoudprogramma mag verwachten. Je kunt handmatige en automatische betalingen instellen, bijhouden wat er is betaald, wat er nog moet gebeuren en wat er te laat is, alles op één plek. De software heeft ook extra functies die je misschien handig vindt, zoals het splitsen van rekeningen.

Integraties

Expensify integreert goed met een groot aantal andere tools. Je vindt integraties met de domeinen boekhouding en financiën (Quickbooks, Oracle, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, enz.), human resources (Gusto, Greenhouse, enz.), praktijkbeheer (Star, Thomson Reuters, enz.), belastingen (Taxback, enz.), reizen (Tripcatcher, Locomote, Kayak business, Egencia, enz.).

Er zijn meer integraties, voornamelijk voor het sneller registreren van bonnetjes, met bedrijven zoals Uber, Grab, Roomex, Sanebox, enz. Het is ook belangrijk om te weten dat Expensify volledig integreert met Bill.com, dus het is mogelijk om beide diensten samen te gebruiken. 

Prijzen

Expensify heeft twee categorieën plannen: persoonlijke en zakelijke plannen. 

De persoonlijke plannen geven je een gratis voorproefje van wat de software kan doen op een kleinere, persoonlijke schaal. Met het persoonlijke plan van Track kun je geld sturen naar vrienden, onkosten aan iedereen doorgeven, facturen sturen, kilometers bijhouden en nog veel meer. Met de Persoonlijk plan indienen Je kunt ontvangstbewijzen naar managers of accountants sturen, facturen versturen en betalingen innen.

De twee betaalde plannen bieden extra handige functies. 

Het verzamelplan begint bij $5 per maand. Hiermee kun je bonnetjes verzamelen, bedrijfskaarten beheren en afstemmen, facturen versturen, rekeningen overzien, werknemers vergoeden, synchroniseren met de boekhouding en gratis Expensify-kaarten voor je team ontvangen. Het controleplan begint bij $9 per maand en bevat alles in het Collect-plan, plus goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus, controle op uitgavenbeleid, aangepaste rapportage en integratie met HR en ERP.

Belangrijke opmerking: De prijzen zijn twee keer zo duur als je Expensify gebruikt voor minder dan 50% van de uitgaven van je bedrijf, en worden nog eens verdubbeld als je liever maandelijks betaalt dan jaarlijks. Het is dus mogelijk om tot 4 keer de startprijs te betalen voor dezelfde service als je je opties niet zorgvuldig kiest.

Klantenservice

Expensify stelt gidsen, FAQ's en webinars voor om je te helpen aan de slag te gaan met de tool. De klantenservice is beschikbaar via live chat en e-mail. 

Voor- en nadelen

Voors

• Visitekaartje;
• Redelijke prijzen;
• Gebruiksvriendelijk.

Nadelen

• 4 keer zo duur als je de Expensify-kaart niet gebruikt en maandelijks betaalt;
• Sommige functies zijn een beetje basic. 

Prijsvergelijking: Bill.com vs Expensify 

Terwijl je alle functies van Expensify kunt krijgen voor slechts $9 per maand, is het instapplan met Bill.com dat alleen de crediteuren- of debiteurenadministratie bevat beschikbaar voor $39 per maand.

Het prijsverschil zou kunnen worden gerechtvaardigd door de reikwijdte van beide tools. Bill.com heeft scherpere functies en is over het algemeen meer geschikt voor bedrijven die te maken hebben met veel backoffice boekhouding en veel rekeningen die betaald en verstuurd moeten worden. 

Aanbevolen alternatieven voor Bill.com en Expensify

Tipalti

Als je alleen op zoek bent naar een oplossing voor de crediteurenadministratie, dan is Tipalti misschien iets voor jou. Tipalti wordt geacht de werktijd voor het betalen van rekeningen met 80% te verminderen. Het geeft je een snel overzicht van alles wat je moet betalen en helpt je om betalingen in één keer naar al je partners te sturen, vanaf één plek.

Streep

Als je alleen betaald wilt worden, kun je Stripe gebruiken. Oorspronkelijk bedoeld als alternatief voor Paypal, maakt Stripe het je gemakkelijk om facturen te sturen en je klanten je te laten betalen, vooral als nieuw of klein bedrijf.

Billtrust

Billtrust lijkt in veel opzichten op Bill.com en helpt bedrijven om te gaan met hun AR door facturen te digitaliseren en taken voorafgaand aan de boekhouding te automatiseren. De service heeft online veel positieve recensies ontvangen. 

FAQ's

Bill (dot) Com vs Expensify: De bottom line  

Expensify is er meer op gericht om je te helpen tijd te besparen terwijl je onderweg bent en je dynamische dagelijkse zaken doet. Het maakt het naadloos om in contact te blijven met klanten en om facturen in bulk in één keer te versturen. 

Bill.com is meer gericht op grotere bedrijven die het pre-boekhoudproces echt moeten stroomlijnen. Het heeft krachtigere grootschalige tools en meer klassieke boekhoudintegraties. 

Als je van beide diensten houdt, integreert Expensify heel goed met Bill.com.

Samengevat:

• Als je een groot bedrijf bent en/of je hebt te maken met veel financiële activiteiten buiten het invoeren van gegevens, dan zal Bill.com je goed van dienst zijn. 
• Als je een individu bent of een kleiner bedrijf dat te maken heeft met veel kleinere uitgaven, heb je misschien niet zoveel automatiseringen en diepgaande functies nodig als wat Bill.com voorstelt. Expensify zal daarom relevanter voor je zijn, zeker met zijn lagere prijs.

Als u deze recensie leuk vond, kunt u overwegen deze te delen met iemand van wie u denkt dat die er iets aan heeft.