Wrike Review & Gids

Laatst bijgewerkt op 22 april 2023 door Ewen Finser

Hoewel projectmanagement vaak aanvoelt als een onzichtbare inspanning in het grote geheel, moeten we eerlijk zijn: het is de ruggengraat van zakelijk succes. 

Elke bedrijfseigenaar of projectmanager kent de uitdagingen van verschuivende taken en verantwoordelijkheden die het lastig maken om een duidelijk overzicht te houden van wat er gaande is. Wat moet er gedaan worden? Wie is ermee bezig? Wanneer moet het gebeuren? Om maar een paar dingen te noemen die je in de gaten moet houden! 

Nu de eisen aan projectmanagers steeds hoger worden, is het geen wonder dat vier van de vijf projectmanagers zeggen dat ze niet zonder projectmanagementsoftware kunnen. 

Net als de meeste projectmanagers die in deze statistieken voorkomen, vind ik het naarmate mijn bedrijf blijft groeien steeds moeilijker om alles te beheren met een eenvoudige to-do lijst op een ouderwets notitieblok. Dit maakte me nieuwsgierig naar welke projectmanagementtools er zijn en wat ze te bieden hebben. 

Wrike is zo'n optie die herhaaldelijk opduikt in blogposts round-ups en Google-zoekopdrachten. Vandaag ga ik me dus verdiepen in wat Wrike allemaal inhoudt.

Spoiler alert: Het is krachtige projectmanagementsoftware die het meest geschikt is voor marketing- en creatieve bureaus. Ik vertel je welke functies je kunt verwachten van Wrike, hoeveel het kost en alles wat je nog meer moet weten!

Er is veel om door te nemen, dus laten we beginnen.

Mijn conclusie vooraf

Over het geheel genomen, Ik denk dat Wrike krachtige project management software is dat gebruikers in hoge mate aanpasbare rapporten, dashboards en vele functies op bedrijfsniveau biedt. 

Maar helaas, Ik denk dat de prijs en de steile leercurve het iets buiten het bereik brengen van kleine bedrijven of een klein team (<20 gebruikers).. Toch zullen meer vooraanstaande marketing- of creatieve bureaus de functies ervan ideaal vinden voor hun behoeften. Voor de meeste kleine bedrijven en digitale organisaties zou ik kiezen voor iets als monday.com of ClickUp.

Over Wrike

Zoals ik al liet doorschemeren, is Wrike een projectbeheertool die je helpt om meerdere complexe projecten efficiënt te beheren. Sinds de lancering in 2006 heeft het een trouw publiek opgebouwd van meer dan 20.000 organisaties wereldwijd, waaronder bekende namen als Siemens, Lyft, Nickelodeon en zelfs Google!

De grootste troef van Wrike is de aanpasbaarheid. U kunt alles wat Wrike biedt aanpassen aan uw behoeften. U kunt bijvoorbeeld dashboards, aanvraagformulieren, workflows en rapporten aanpassen.

Wrike leunt ook op AI om uw werkprocessen te automatiseren en te verfijnen en wordt geleverd met geavanceerde communicatietools, zoals documentverwerking en spraakopdrachten.

Belangrijkste functies van Wrike

Zoals je misschien al hebt geraden, is Wrike een functierijke productiviteitstool, inclusief bedrijfsmogelijkheden. Bijvoorbeeld resource management, facturatie, time-tracking en portfolio management. 

Nu we de basis hebben behandeld, gaan we de belangrijkste functies nader bekijken:

Aanpassing van de werkruimte

Zoals eerder vermeld, is een van de belangrijkste verkoopargumenten van Wrike de aanpasbaarheid. U kunt bijvoorbeeld aangepaste itemtypes maken om uw bedrijfsprocessen en terminologie beter te weerspiegelen.

Voor niet-ingewijden: een itemtype kan een volledig aangepast taak- of projectsjabloon zijn, aangepast aan de behoeften van je organisatie. Je kunt bijvoorbeeld een aangepast itemtype maken voor bugrapporten, user stories, verzoeken, doelstellingen, enzovoort.

U kunt uw dashboard verder verfijnen door te kiezen hoe u uw projecten bekijkt, zoals lijsten, borden, tabellen, overzichten van Gantt-diagrammen, streams of tijdlogs. U kunt zich ook concentreren op bestanden, specifieke resources, analyses of projecten bekijken in een kalender.  

Tot slot kunt u aangepaste aanvraagformulieren maken om precies die informatie te verzamelen die u nodig hebt. In een sjabloon voor een bugrapport kun je bijvoorbeeld informatie vragen over de ernst van de bug, of de bug al is gerepliceerd, hoe moeilijk het naar schatting is om de bug op te lossen, enzovoort.

Zodra je deze informatie hebt verzameld, kun je automatisch taken toewijzen aan de juiste teams. Dit is handig voor workflows voor goedkeuring van ontwerpen, kwaliteitsborging en nog veel meer.

Werkstromen en automatisering

Wrike wordt geleverd met kant-en-klare workflowsjablonen. Sommige daarvan zijn expliciet ontworpen voor de volgende gebruikssituaties:

• Beheer van evenementen
• Levering van het product 
• Werknemer onboarding
• Goedkeuringsprocedures
• Creatieve briefings verduidelijken

...en meer.

Maar je kunt ook vanaf nul geautomatiseerde workflows maken met de no-code workflow builder van Wrike! Hiermee kun je snel en eenvoudig workflows bouwen met relevante bedrijfslogica (d.w.z. als/dan-logica die reageert op vooraf gedefinieerde gebeurtenissen). 

Bijvoorbeeld:

• Beslissen wie op de hoogte wordt gebracht wanneer een wijziging plaatsvindt
• Automatisch taken toewijzen of taakstatus wijzigen
• Verduidelijken wie werk moet goedkeuren voordat het aan de volgende persoon wordt doorgegeven

...en meer.

U kunt zelfs op AI gebaseerde risicorapporten automatiseren om aandachtspunten in uw projecten te markeren. Bijvoorbeeld het naderen van het maximale budget of openstaande taken die het halen van de deadline voor de volgende belangrijke projectmijlpaal kunnen vertragen.

Wrike Hulpmiddelenbeheer

Wrike geeft inzicht in hoeveel werk teamleden is toebedeeld en hoeveel tijd en moeite nog beschikbaar is voor een taak of project.

Je kunt bijvoorbeeld in het kalenderrooster zien hoeveel "inspanning" elke gebruiker of functie dagelijks, wekelijks of maandelijks kan leveren. Je ziet ook aan welke taken je medewerkers al zijn toegewezen en hoeveel van hun tijd een taak in beslag zal nemen.

Ten slotte markeert de kalender ook niet-werkdagen, zodat u daar omheen kunt plannen. De inspanning wordt berekend op basis van de geschatte duur van de taken. 

Wrike komt ook met tijdregistratie. Uw teams kunnen dus automatisch hun werkuren registreren, timesheets aanmaken en factureerbare uren berekenen. Dit komt ook van pas voor de zichtbaarheid van taken, omdat u kunt zien hoe lang elke taak duurt en beter kunt inschatten hoeveel tijd u moet plannen voor toekomstige projecten.

Wrike Samenwerking

U kunt de samenwerking tussen teams verbeteren met de gedeelde teamagenda's van Wrike. Hier kunt u deadlines verduidelijken en het team op de hoogte houden met nauwkeurige informatie. Bovendien houdt Wrike bij welke wijzigingen er in een taak zijn aangebracht en waarschuwt het de betrokken teamleden. Dit is geweldig voor taken die visuele bewijsvoering vereisen, omdat je team snel kan bekijken wat nieuw is en hoe wijzigingen zich in de loop van de tijd hebben ontwikkeld. 

Bovendien heeft elke taak of geüpload bestand ook zijn eigen commentaarsectie, zodat uw team het volgende kan bijhouden. discussies gecentraliseerd op één onderwerp.

Tot slot kunt u klanten, aannemers, verkopers en andere gasten uitnodigen om zonder extra kosten met u samen te werken. Dit doet wonderen als u klanten op de hoogte wilt houden van de voortgang van het project. 

Wrike digitaal activabeheer

Het digital asset management van Wrike helpt u en uw team om de merkcohesie tussen uw kanalen te behouden. Om te beginnen kunt u merkactiva zoals logo's, sjablonen voor sociale media, typografie en afbeeldingen publiceren en beheren.s rechtstreeks in Wrike. 

Meer specifiek kunt u naar bedrijfsmiddelen zoeken op trefwoord en metadata of visueel door uw bedrijfsmiddelen bladeren. U kunt ook activa aan taken koppelen. Dit is handig als u een snelle visuele referentie wilt bieden die beter uitlegt wat de taak moet bereiken, zoals een ontwerp-mock-up of een grafiek met instructies. Ook handig is dat medewerkers direct commentaar kunnen geven op assets om feedback achter te laten en te verduidelijken. 

Op dit punt denk ik dat het ook vermeldenswaardig is dat Wrike integreert met Adobe Creative Cloud-toepassingen, zodat je gemakkelijk activa kunt uploaden en beoordelen.

Facturen genereren

Je kunt Wrike ook gebruiken om je facturatie en facturen te stroomlijnen. We hebben het al gehad over de handige tijdregistratiefunctie waarmee je factureerbare uren kunt tellen. In combinatie hiermee kun je snel facturen genereren en financiële velden bijhouden. 

Bovendien kunt u synchronisatiegegevens met boekhoudplatforms zoals QuickBooks en Xero om nauwkeurige facturen te maken en uw team op tijd te betalen. 

U kunt Wrike ook uw klanten laten informeren over komende betalingen om vertragingen tot een minimum te beperken. Hiervoor kunt u betalingsschema's maken, inclusief taakafhankelijkheden, en markeren wanneer een betaling nodig is om door te gaan met de volgende taak.

Wrike Analytics

Wrike dient ook als robuuste projectrapportagesoftware, waardoor u 360 graden inzicht krijgt in uw werk:

Meer specifiek, je kunt:

• Controleer real-time de voortgang en inzichten in projecten, taken en productiviteit. U kunt zelfs filters selecteren om aan te passen wat u wilt analyseren.
• Visualiseer gegevens op een manier die past bij uw behoeften met behulp van verschillende lay-outs voor werkbeheer. Bijvoorbeeld kolommen, balken, lijnen, taart- en vlakdiagrammen, tabellen, boomkaarten, pooldiagrammen en meer.
• Budgetten bijhouden met behulp van ingebouwde budgetbeheertools. 
• Importeer gegevens van 50 verschillende digitale marketing tools in Wrike.
• Bewaak de gezondheid van projectportefeuilles door het bijhouden van investeringen, uitgaven, budgetgebruik, algemene voortgang van de voltooiing, actieve projecten en meer.
• Rapporteren over projecttijdmiddelen zoals factureerbare uren en tijd besteed per taak

Ik denk dat het ook de moeite waard is om te benadrukken dat analytics volledig aanpasbaar is voor een verscheidenheid aan werkbeheerfuncties.

U kunt bijvoorbeeld speciale dashboards bouwen die zoveel analytics-widgets bevatten als u wilt voor meer geavanceerde rapportage.

Wrike's Apps en Wrike-integraties

Wrike integreert met een groot aantal apps om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen en naadloos samen te werken met uw bestaande tech stack.

De integraties zijn ingedeeld in categorieën zoals CMS, bestandsopslag, e-mailintegraties, chats en berichten, CRM, business intelligence en meer.

Hieronder heb ik een aantal van Wrike's meest opmerkelijke integraties opgesomd:

• Salesforce
• Microsoft Teams
• Google Drive (Google Docs)
• Adobe Creative Cloud
• GitHub, Jira
• Slack
• Microsoft Office Suite
• Dropbox

Er zijn in totaal 35 integraties.

Wrike's gebruiksgemak

Een van de sterkste punten van Wrike is het unieke dashboard, waarmee je al je projectgegevens in één oogopslag kunt bekijken. Het dashboard bevat drie kolommen met een uitgebreide weergave van je workflows, zodat je de fijne details van je taken en projecten kunt zien zonder ergens anders heen te hoeven navigeren. Dit maakt het gemakkelijk om resources te beheren en laat niets onduidelijk. 

Afgezien van dit intuïtieve dashboard heeft Wrike echter een steile leercurve voor werkbeheer, vooral voor beginners. De initiële setup en onboarding kan overweldigend zijn. Hoewel Wrike training aanbiedt om je op weg te helpen, wil je misschien minder tijd besteden aan het leren gebruiken van de software.

Wrike's klantenondersteuning

Je kunt contact opnemen met het ondersteuningsteam van Wrike via een ticketsysteem, met reactietijden onder de 24 uur. Voor betaalde gebruikers is er op werkdagen 24 uur per dag ondersteuning via live chat beschikbaar en kunt u telefonisch contact opnemen met het team.

Je kunt ook extra premium ondersteuning kopen, waarmee je de reactietijd voor tickets tot minder dan een uur kunt terugbrengen en 24/7 toegang hebt tot telefonische en live chatondersteuning. Voor prijsinformatie moet je rechtstreeks contact opnemen met Wrike. 

Een Help Center bevat ook interactieve tutorials, een community forum, video how-tos, en een breed scala aan tekst-gebaseerde artikelen die verschillende functies verkennen.

Bovendien biedt Wrike veel waardevolle hulpmiddelen op zijn website. Bijvoorbeeld webinars over productiviteit, middelen voor marketingteams, klantenbeheer en meer. Daarnaast worden er maandelijks live webinars gehouden.

Wrike's Prijzen

Hoewel Wrike u geld kan besparen door te besparen op de tijd die u besteedt aan het organiseren van projecten, heeft het natuurlijk zijn eigen prijs. 

Voor degenen die sceptisch zijn over de software, is er een gratis plan dat teams helpt om aan de slag te gaan en dat een uitstekende manier is om de mogelijkheden van Wrike uit te proberen. Dit plan beperkt de opslagruimte van je account tot 2 GB, maar biedt het volgende:

• Accountbrede werkschema's
• Taak- en deeltaakbeheer (overkoepelende taken creëren, evenals de kleinere stappen die tot hun voltooiing leiden)
• Toegang tot de tabel en de Kanban-weergave
• Onbeperkt aantal gebruikers

...en meer. Er is echter een limiet van 200 actieve taken (inclusief subtaken) waar je op elk moment aan kunt werken, dus drukke teams zullen vroeg of laat waarschijnlijk moeten upgraden.

Laten we nu eens wat dieper ingaan op de premium plannen van Wrike:

Het professionele plan kost $9,80 per gebruiker per maand:

Op het Wrike Pro plan, krijg je:

• 2 GB opslagruimte per gebruiker
• Dynamische aanvraagformulieren 
• Workflow automatisering
• Interactieve Gantt-diagrammen
• Deelbare dashboards
• Productiviteitsintegraties
• Cloudopslagintegraties 
• U kunt medewerkers uitnodigen (geweldig voor bureauwerk of soortgelijke professionele diensten)

Het bedrijfsplan kosten $24,80 per gebruiker per maand en ontgrendelt, onder andere:

• Aangepaste workflows
• Aangepaste workflowsjablonen en blauwdrukken
• Aangepaste itemtypes
• Goedkeuring van projecten en taken
• Realtime rapporten
• Aanvraagformulieren en kalenders
• Functies voor middelenbeheer, werklast en tijdregistratie
• Inspanning en tijdsbesteding
• Uitbreidingen voor Adobe CC
• Machtigingen voor gebruikers en groepen
• 5 GB opslagruimte per gebruiker

Eindelijk, er is een ondernemingsplan. U moet rechtstreeks contact opnemen met Wrike voor een offerte op maat. Dit wordt geleverd met alle functies van het Business Plan plus standaard bedrijfsfuncties zoals beheerdersrechten, wachtwoordbeleid, eenmalige aanmelding, auditrapporten voor gebruikers en meer. Het verhoogt ook de opslag tot 10 GB per gebruiker.

Wrike Project Management Software Add-On Functies

Bovenop de bovenstaande kernfuncties biedt Wrike een reeks add-on functies voor een meerprijs. Deze add-ons zijn nuttig voor specifieke gebruiksgevallen:

• Wrike integreren, ontsluit bijvoorbeeld toegang tot integraties en automatiseringen met meer dan 400 toepassingen.
• Wrike Slot helpt u gegevens te coderen en uw controlemogelijkheden te verbeteren voor beveiliging op bedrijfsniveau.
• Wrike Two-Way Sync is ideaal voor teams die tools als Jira en Github gebruiken. Met andere woorden, technische teams die hun samenwerking op afstand.
• Wrike Marketing Insights biedt inzichten in cross-channel campagneprestaties van meer dan 50 tools, waaronder Marketo, diverse advertentieplatforms, sociale media en meer.

Voor deze functies moet je een offerte aanvragen.

De voor- en nadelen van Wrike

Voordat ik afrond, zijn hier de belangrijkste voor- en nadelen van Wrike:

Wrike's Voordelen

• Een freemium plan is beschikbaar.
• Wrike's hoge mate van maatwerk maakt het een goede keuze voor creatieve en marketingteams met meer op maat gemaakte behoeften op het gebied van projectbeheer.
• Het toewijzen en bijhouden van taken is relatief eenvoudig.
• Wrike wordt geleverd met ingebouwde tijd- en werklastregistratie.
• Met het intuïtieve Wrike-dashboard kunt u projecten in één oogopslag bekijken.
• U profiteert van gedetailleerde, real-time analyses.
• Wrike wordt geleverd met tal van samenwerkingstools.
• De premium abonnementen van Wrike worden geleverd met 24/5 telefonische en live chatondersteuning.

De nadelen van Wrike

• Wrike legt opslagbeperkingen op per gebruiker op elk plan
• Sommige belangrijke functies, zoals workflows, real-time rapporten en aanvraagformulieren, zijn alleen beschikbaar bij een duurder plan.
• Er is een leercurve om alle functies van Wrike onder de knie te krijgen.
• De premieplannen zijn niet erg betaalbaar voor kleine bedrijven. 
• 24/7 ondersteuning tegen extra kosten
• Wrike heeft een mobiele app, maar deze app is niet de meest gebruiksvriendelijke of functionele. Je kunt bijvoorbeeld geen taken verplaatsen of bewerken op de app.

Wrike alternatieven

Er zijn genoeg projectmanagementtools op de markt, dus als Wrike niet meteen bij je past, heb ik een paar alternatieven op een rijtje gezet die het overwegen waard zijn:

Maandag.com

Een ander populair Wrike alternatief is Maandag.com. Deze intuïtieve projectbeheertool heeft een social-media-achtige interface waar nieuwe gebruikers gemakkelijk aan kunnen wennen. Het heeft ook handige functies voor het plannen van taken waarmee teams projecten van tevoren kunnen plannen. Prijzen beginnen bij $8 per gebruiker per maand.

Lees meer: monday.com vs Wrike.

ClickUp

ClickUp is nog zo'n enorm functierijke tool die zeer geschikt is voor creatieven. Het wordt geleverd met unieke projectbeheertools zoals stappenplannen en sprints. Stappenplannen laten precies zien welke stappen er genomen moeten worden om een project af te ronden en wat er nog gedaan moet worden.

Omgekeerd moedigen sprints werknemers aan om meer taken snel af te krijgen door de prestaties van elke werknemer te meten om een beetje competitie te introduceren. ClickUp stelt u ook in staat om samen te werken aan documenten, helpt u bij het instellen en beheren van doelen en laat u realtime rapporten visualiseren in handige dashboards. Prijzen beginnen bij $5 per gebruiker per maand.

Lees meer: ClickUp vs Wrike. 

Celoxis

Een uitgebreide, webgebaseerde tool voor projectbeheer en teamsamenwerking met verschillende functies op bedrijfsniveau. Celoxis is eenvoudiger te gebruiken dan Wrike en wordt geleverd met een goede klantenondersteuning. Het is ook geweldig voor het bijhouden van tijd en kosten en heeft vergelijkbare interactieve Gantt-diagrammen. De prijzen van Celoxis beginnen bij $25 per gebruiker per maand.

Trello

Deze eenvoudige tool voor taakbeheer richt zich op de Kanban-weergave en stelt je in staat om projecten te organiseren in kaarten en kolommen. Het is beter geschikt voor kleinere teams of individuen die geen immens complexe behoeften hebben en meteen in een tool willen duiken zonder veel inwerktijd. Er is een royale gratis versie beschikbaar en premium abonnementen beginnen bij $5 per gebruiker per maand.

Lees meer: Trello vs Wrike.

Andere eervolle vermeldingen voor het beheren van projecten

Hoewel dit niet mijn beste alternatieven zijn, worden deze projectplanningsoplossingen vaak als gelijkwaardig beschouwd:

• Zoho Project
• Microsoft Project

FAQ's

Wrike Review: Mijn Eindoordeel

Al met al, Ik denk dat Wrike ontzettend veel te bieden heeft als het gaat om projectbeheer en samenwerking tussen projectteams. Het is een van de beste tools om snel overzicht te krijgen over complexe projecten en portfolio's, relaties met klanten te beheren en betalingen af te handelen. Bovendien wordt met Wrike's resource- en budgetbeheer geen enkele kant van uw project onondersteund gelaten.

Dit betekent echter dat Wrike vaak overweldigend is voor beginners of bedrijven met minder complexe behoeften.. De functies zijn zo talrijk dat de kans groot is dat niet iedereen alle functies van Wrike nodig heeft; het prijskaartje kan Wrike daarom een slechte keuze maken als je niet precies weet wat je met de software wilt.

Dus met dat in gedachten raad ik Wrike aan voor meer gevestigde marketeers, projectmanagers en bureaus die op zoek zijn naar mogelijkheden op ondernemingsniveau en geavanceerde, realtime statistieken nodig hebben. Als je echter op zoek bent naar iets met minder leercurve en eenvoudigere functies, kijk dan eens naar de goedkopere alternatieven van Wrike, waaronder Maandag.com, Trelloof ClickUp.

Dat is alles van mij! Ik hoor graag wat je van Wrike vindt in de reacties hieronder!