Gids met de beste virtuele receptionistendiensten

Laatst bijgewerkt op 21 juni 2023 door Ewen Finser

Werken op afstand brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee.

Wat gebeurt er als een klant je probeert te bellen terwijl je in een vergadering zit, aan het rijden bent of een lunchpauze neemt?

Natuurlijk kunnen klanten een bericht achterlaten, maar als de taken zich opstapelen, is het afhandelen van voicemails nog een extra klus om op je bordje te krijgen.

Dat is waar virtuele receptiediensten van pas komen!

Ik geloof dat persoonlijke receptionisten een echte game-changer zijn: ik heb ze in het verleden gebruikt en het neemt meteen de druk weg van medewerkers die de telefoon moeten beantwoorden, waar ze ook zijn.

Als je op zoek bent naar de beste virtuele receptionistendiensten, dan kan mijn gids je in de juiste richting wijzen, ongeacht de grootte van je bedrijf.

Als je haast hebt, lees dan de volgende paragrafen voor de TL;DR.

Als je meer wilt weten, lees dan deze gids over de beste virtuele receptionistendiensten voor alle details!

De basis van tevoren

Ik vind Alliance Virtuele Kantoren. Hun receptionisten zijn super behulpzaam en kunnen gesprekken doorverbinden, berichten aannemen en nuttige informatie geven aan bellers.

Ik zou ook het volgende aanraden Antwoord Verbinden als je tweetalige receptionisten nodig hebt; het is ook heel gemakkelijk te gebruiken, wat een bonus is.

Mijn Top Picks in een oogopslag

Hier zijn de basisgegevens die je in één oogopslag moet weten:

• Alliance Virtuele Kantoren- uitstekende klantenservice met behulpzame receptionisten en planning van afspraken
• Antwoord Verbinden - supergemakkelijk te gebruiken met tweetalige receptionisten en 24/7 oproepafhandeling
• Opus Virtuele Kantoren - flexibele diensten zoals een call out-functie, gratis nummer en gespreksopname
• Antwoord Kracht - briljant voor het vastleggen van leads, integreert mooi met CRM-/planningssoftware
• Posh Virtuele receptionisten - hoogopgeleide receptionisten om kleine bedrijven te helpen met inkomende en uitgaande gesprekken

Wat te zoeken in virtuele receptionistendiensten

Er zijn een paar belangrijke kenmerken waar je op moet letten als je op zoek bent naar een virtuele receptionistenservice:

Kantooruren

Sommige virtuele receptionisten bieden 24/7 beantwoording van oproepen, wat vooral handig is als je wereldwijd werkt, maar wat extra kosten met zich mee kan brengen.

Als je alleen met lokale klanten werkt, maakt dit misschien niet zoveel uit, maar het betekent wel dat er geen beller door de mazen van het net glipt!

Klantenservice

Virtuele receptionisten moeten behulpzaam, vriendelijk en efficiënt zijn. Zij kunnen tenslotte het eerste contactpunt zijn voor je potentiële klanten of cliënten! Zoek naar receptionisten die goed opgeleid en vriendelijk zijn.

Specialistische ondersteuning

Sommige virtuele receptiediensten kunnen receptionisten aan je bedrijf koppelen op basis van hun expertisegebied. Dit is erg handig als je klanten specifiek advies wilt kunnen geven, en het kan nog steeds goedkoper zijn dan het inhuren van een fulltime receptionist.

Tweetalige diensten

Als je in de VS gevestigd bent, kunnen een tweetalige receptioniste en antwoordservice een echte bonus zijn. Gezien het feit dat de VS heeft de op één na grootste populatie SpaanstaligenDe mogelijkheid om in het Spaans te spreken kan echt een verschil maken!

Internationale gesprekken

Als je internationale gesprekken wilt voeren, is het de moeite waard om te controleren of dit is inbegrepen in het tariefplan of dat er extra kosten aan verbonden zijn. Als je veel internationale gesprekken voert, kunnen de kosten snel oplopen.

Antwoordapparaat

Berichten kunnen aannemen is handig als je geen 24/7 antwoordservice hebt; zoek een dienst die berichten naar je doorstuurt via e-mail of een app, zodat je ze op elk moment kunt beantwoorden.

App- en gespreksgegevens

Je kunt misschien een app krijgen voor de virtuele receptionistenservice van je keuze, waarmee je voicemails en opgenomen gesprekken kunt beluisteren en zelfs gegevens kunt bijhouden om te zien wanneer je drukste werktijden zijn.

Lead Capturing

Sommige virtuele receptionisten zijn beter in het vastleggen van leads dan anderen. Als dit belangrijk is, ga dan op zoek naar receptionisten die nieuwe leads kunnen identificeren en prioriteren. Sommige diensten op deze lijst (zoals Posh) kunnen zelfs oudere leads voor je opvolgen.

Prijzen

De prijzen van virtuele receptiediensten kunnen variëren, waardoor het moeilijk is om ze te vergelijken. Meestal betaal je een vast bedrag per maand, waarmee je een bepaald aantal gratis minuten krijgt. Daarna betaal je per minuut voor extra minuten.

Sommige receptionistendiensten (bijvoorbeeld Opus Virtual Offices) brengen extra kosten in rekening voor bepaalde diensten zoals gespreksopname.

Top 5 van virtuele receptiediensten

Hier zijn vijf van mijn favoriete virtuele receptiediensten. Ze variëren in prijs en functies, dus hopelijk staat er een in deze lijst die aan je behoeften voldoet.

Ik heb gekeken naar de virtuele receptiefuncties en de taken die ze kunnen uitvoeren, extra functies, beschikbaarheid en prijzen voor elke functie.

Alliance Virtuele Kantoren - Beste klantenservice

Alliance Virtuele Kantoren is een virtuele kantoordienst met een heleboel handige functies. Ze geven je een virtueel adres en telefoonnummer, en ze hebben een enorm aantal coworking spaces en kantoren over de hele wereld, die je gemakkelijk online kunt boeken, waar je ook bent.

Receptionistes kunnen terugbelafspraken maken, belangrijke klanten direct naar jou doorverbinden en berichten aannemen als je niet beschikbaar bent. Je kunt oproepen aannemen via hun virtuele telefoon, die je privénummer beschermt maar je in staat stelt om te bellen waar je ook bent.

Bovendien krijg je onbeperkte extensies, zodat elk teamlid zijn eigen zakelijke telefoonnummer kan hebben om ook zijn privacy te beschermen. Je krijgt onbeperkte lokale en interlokale minuten, voicemail (en aflevering van voicemail via e-mail), eigen opgenomen berichten en planning van afspraken.

Ik hou van hun afspraak Planningsappwaarmee je gesprekken met klanten kunt inboeken vanaf je telefoon.

De klantenservice bij Alliance Virtuele Kantoren is uitstekend. Als je ondersteuning nodig hebt, zijn ze echt behulpzaam en de receptionisten zijn een uitstekend eerste contact voor je klanten.

Ze nemen telefoontjes aan van maandag tot en met zaterdag, dus hoewel ze niet 24/7 beschikbaar zijn, hebben ze lange uren genoeg zodat klanten contact met je kunnen opnemen.

Prijzen

De prijs voor virtuele receptionistendiensten hangt af van hoeveel minuten telefonische antwoordservice je wilt:

• Receptie 50 - dit geeft je 50 live antwoordminuten voor $95 per maand
• Receptie 100 - dit geeft je 100 live antwoordminuten voor $145 per maand
• Receptie 200 - dit geeft je 200 live antwoordminuten voor $225 per maand

U kunt meer informatie vinden op hun prijzenpagina.

Voors

• Goede klantenondersteuning
• Voicemail en planning beschikbaar
• Tal van extra functies zoals een zakelijk faxnummer en aangepaste opgenomen berichten
• Receptionistes kunnen belangrijke leads direct naar jou doorverbinden

Nadelen

• Niet 24/7 beschikbaar

De prijzen kunnen variëren afhankelijk van waar ter wereld je je bevindt en het is de moeite waard om te weten dat je geen volledige uitsplitsing van de prijs kunt krijgen zonder je contactgegevens in te voeren. Je kunt meer informatie vinden op hun website.

Answer Connect - Beste voor gebruiksgemak

Antwoord Verbinden is een speciale virtuele receptionistenservice.

Met de nadruk op het gebruik van mensen in plaats van bots, zijn ze perfect als je een warm, gastvrij eerste contactpunt voor je klanten of cliënten wilt.

Ze bieden 24/7 afhandeling van oproepen, dus hoe laat klanten ook bellen, er staat altijd iemand voor je klaar. Dit is superhandig als je wereldwijd werkt, want het tijdsverschil is geen probleem.

De receptioniste kan berichten aannemen en een terugbelafspraak maken op een tijdstip dat voor beide partijen goed uitkomt.

Ik hou van Answer Connect omdat het tweetalige call handling- en antwoordservices biedt; er zijn Spaans-Engelse sprekers beschikbaar, wat handig is als je in de VS gevestigd bent vanwege het grote aantal Spaanstaligen daar. Dit betekent geen misverstanden of verlies van potentiële klanten door een taalbarrière.

Handig is dat ze lead-capturing services aanbieden, waaronder:

• Subaccounts voor vaste klanten: Dit betekent dat uw vaste klanten elk een uniek gratis nummer hebben, waardoor u de belgegevens van elke persoon kunt bijhouden.
• Kwalificatie van leads: dit betekent dat de receptioniste inkomende leads bijhoudt, zodat je kunt zien hoe je marketingcampagnes het doen
• Direct antwoord: als je wilt, kun je specifieke klanten elke keer rechtstreeks naar je doorverbinden
• Real-time updates: Met hun app kun je rapporten bekijken, opgenomen gesprekken en berichten beluisteren, transacties bekijken en scripts beheren die je virtuele receptionisten moeten volgen.

Ik vind het erg prettig om Answer Connect te gebruiken; je hoeft geen uren te spenderen aan het instellen en als je het script voor je call-handlers wilt aanpassen, kun je dat eenvoudig en snel doen met de app.

Als leuke bonus beloven ze elke maand een boom per klant te planten en ze lijken erg gepassioneerd te zijn over milieukwesties, wat ik persoonlijk erg waardeer.

Ze bieden echter geen oproepservice: dit is puur voor het beantwoorden van telefoontjes.

Prijzen

Er zijn verschillende prijsplannen voor Answer Force, dus we zullen ze hier kort bespreken. Elk prijsplan heeft een ander tarief voor minuten buiten de inbegrepen minuten, en sommige prijsplannen hebben daarbovenop nog eens $99 setupkosten.

• Intro - $259 per maand voor 200 minuten en 50 chats
• Beste waarde - $359 per maand voor 300 minuten en 100 chats
• Basis - $349 per maand voor 250 minuten en 70 chats
• Standaard - $649 per maand voor 500 minuten en 150 chats
• Premium - $959 per maand voor 800 minuten en 250 chats
• Enterprise - $1179 per maand voor 1000 minuten en 300 chats

U kunt meer informatie vinden op hun website.

Voors

• Eenvoudig te beheren met een app
• Vriendelijke, behulpzame receptionisten
• Tweetalige sprekers Engels/Spaans beschikbaar
• Je kunt altijd en overal realtime updates bekijken
• 24/7 oproepafhandeling
• Milieubewust

Nadelen

• Ze bieden geen oproepservice
• Je kunt geen volledige prijsopgave krijgen zonder je contactgegevens in te voeren

Er is een $49.99 setup-kosten, en dan alle interacties worden afgerond naar de dichtstbijzijnde minuut. Het komt dus neer op $1,65 per minuut, maar 30 interacties van minder dan 30 seconden zijn gratis per factureringscyclus.

Opus Virtuele Kantoren - Het beste voor flexibiliteit

Opus Virtuele Kantoren is een virtuele kantoordienst. Het biedt vele hulpmiddelen om een bedrijf op afstand te runnen, waaronder een postadres, een telefoon/faxnummer en het opbouwen van een zakelijk krediet. Het heeft kantoorruimtes in 650 VS, Puerto Rico en Canada.

Ik hou van Opus Virtual Offices omdat hun receptionistendiensten een heleboel extra's hebben waar je voor kunt kiezen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen uit het volgende:

• Oproepfunctie - Hiermee kun je bellen vanaf je smartphone of computer en wordt het telefoonnummer van je bedrijf weergegeven als beller-ID, waardoor je privacy wordt beschermd.
• Sms - hiermee kun je sms'jes versturen en ontvangen met je smartphone of computer, waarbij je je telefoonnummer van je werk laat zien en mensen je terug kunnen sms'en zonder dat dit ten koste gaat van je privacy.
• Gratis nummer - Tegen een meerprijs kun je een gratis nummer aanbieden voor je klanten.
• Brug voor audioconferenties - Hiermee kun je groepsgesprekken starten voor vergaderingen, teamleden en klanten...
• Extra uitbreidingen/spraakboxen - Hierdoor kunnen je collega's hun eigen extensie en voicemailbeantwoordingsservice-instellingen hebben.
• Internationaal doorverbinden - Hierdoor kan Opus inkomende gesprekken doorschakelen naar uw internationale nummer.
• Gespreksopname - Hiermee kun je onbeperkt gesprekken opnemen.
• Logboek inkomende gesprekken - Hiermee worden gegevens over je inkomende gesprekken vastgelegd.

Ik vind het fijn dat je kunt kiezen welke diensten je wilt; zo verspil je geen geld aan tools die je misschien niet gebruikt (niet iedereen heeft bijvoorbeeld een gratis nummer, sms of internationale beldiensten nodig).

Hun receptionisten zijn vriendelijk en behulpzaam en bieden een vriendelijk gesprekspartner voor uw klanten of cliënten.

Ze richten zich niet zo op het vastleggen van leads als sommige anderen op deze lijst, wat een nadeel kan zijn, afhankelijk van waar je naar op zoek bent.

Bovendien rekenen ze een vast bedrag per maand voor hun virtuele kantoren, waarvoor je je moet aanmelden voordat je gebruik kunt maken van de extra functies voor het afhandelen van oproepen.

Prijzen

Opus Virtuele Kantoren kost $99 per maand. Dit is inclusief:

• Live receptioniste die telefoontjes beantwoordt
• Telefoon en faxnummer bedrijf
• Zakelijk e-mailadres
• Premium doorschakelen
• Fax geconverteerd naar e-mail
• Voicemail omgezet naar e-mail
• Zakelijk krediet opbouwen

Je kunt meer lezen op hun prijzenpagina.

Voors

• Flexibele gereedschappen
• Tonnen locaties over de hele wereld
• Vriendelijke, behulpzame receptionisten
• Voicemails en faxen kunnen worden omgezet naar e-mail
• Biedt een zakelijk telefoon- en faxnummer

Nadelen

• Niet zoveel focus op lead capturing
• Eén vast tarief betalen voor virtuele kantoordiensten

Answer Force - het beste voor het vastleggen van leads

Antwoord Kracht is een 24/7 service voor het afhandelen van oproepen voor bedrijven, waarmee je 24 uur per dag oproepen kunt aannemen met een professioneel zakelijk nummer en live antwoordservice.

De receptionisten zijn super behulpzaam en ik hou van de focus op het vastleggen van leads: de virtuele receptionisten worden gekozen op basis van hoe ze in je team passen en je receptionisten worden getraind om gedetailleerde berichten op te nemen, die via een app naar jou worden doorgestuurd.

Je kunt op elk moment je app bekijken en waardevolle leads kunnen door receptionisten worden gemarkeerd. Ze gaan ook achter oudere leads aan, wat erg handig is! Ze kunnen afspraken maken, schattingen geven en terugbellen plannen, en ze hebben ook tweetalige Engels/Spaanse sprekers.

Ik vind het prettig dat de service van AnswerForce mooi integreert met CRM-software en planningsapps, wat het voor jou veel gemakkelijker maakt. Je kunt op elk moment alle gegevens op de app bekijken, wat handig is om je drukste gesprekstijden te bepalen.

Bovendien hebben ze ook een webchatdienst. Dit kan iets zijn om te overwegen als je bedrijf groeit en je deze service aan klanten wilt aanbieden.

Wat de plannen betreft, hou ik ook van de flexibiliteit. Je kunt je aanmelden voor de services die je nodig hebt, maar het nadeel is dat de prijzen wat aan de hoge kant zijn.

Prijzen

Er zijn verschillende prijsplannen voor Answer Force, dus we zullen ze hier snel doornemen.

Elk tariefplan brengt andere kosten in rekening voor minuten buiten de inbegrepen minuten, en sommige tariefplannen brengen daar nog eens $99 kosten voor het instellen van de live antwoordservice bovenop.

• Intro - $259 per maand voor 200 minuten en 50 chats
• Beste waarde - $359 per maand voor 300 minuten en 100 chats
• Basis - $349 per maand voor 250 minuten en 70 chats
• Standaard - $649 per maand voor 500 minuten en 150 chats
• Premium - $959 per maand voor 800 minuten en 250 chats
• Enterprise - $1179 per maand voor 1000 minuten en 300 chats

U kunt meer informatie vinden op hun website.

Voors

• Super professionele service
• Tweetalige receptionisten beschikbaar
• Receptionistes worden getraind om nieuwe leads vast te leggen en oude leads op te sporen
• 24/7 oproepafhandeling
• Handige app waarmee je op elk moment gegevens kunt bijhouden

Nadelen

• De prijs is hoog

Posh Virtuele receptionisten - het beste voor kleine bedrijven

Posh Virtuele receptionisten is een geweldige optie voor kleine bedrijven. Als je je overweldigd voelt door het aantal gesprekken dat je moet voeren, maar je hebt maar een klein team, dan is het een geweldige optie.

Ze bieden 24/7 afhandeling van oproepen, zodat klanten en cliënten op elk moment contact kunnen opnemen met een echt persoon, en je kunt de afhandeling van oproepen aanpassen zodat receptionisten weten wat ze moeten zeggen, afhankelijk van met wie ze praten. Dit is eenvoudig te doen via hun app, die je op elk moment kunt bijwerken.

Posh richt zich voornamelijk op drie sectoren: juridisch, financiën, en onroerend goed. Ze bieden echter diensten aan voor alle soorten kleine bedrijven en de receptionisten worden aan je gekoppeld op basis van hun expertise.

De receptionisten van de live antwoordservice kunnen gesprekken doorverbinden, afspraken plannen en berichten aannemen. Je krijgt een privé zakelijk nummer om je eigen telefoonnummer te beschermen, en je kunt de app gebruiken om te bellen en sms'en met het Posh-nummer als nummerweergave.

Ik vind het prettig dat de receptionistes van Posh namens u kunnen bellen: dit bespaart u tijd, omdat uw receptionistes basisinformatie voor u kunnen verzamelen zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.

Het nadeel is dat ze niet veel extra functies hebben zoals een chatbot.

Prijzen

Je moet je interesse registreren bij Posh om een offerte te ontvangen. De prijzen beginnen bij $54 per maand, met extra kosten per minuut afhankelijk van het aantal minuten waarvoor je je aanmeldt.

U kunt meer informatie vinden op hun website.

Voors

• Professionele, goed opgeleide receptionisten
• Speciale interesse in bepaalde industrieën
• Receptionistes kunnen bellen om informatie voor je op te zoeken
• Gemakkelijk afspraken en gespreksgegevens beheren met hun app
• 24/7 oproepafhandeling

Nadelen

• Geen extra functies
• Moeilijk te zeggen wat de prijzen zijn zonder je eerst aan te melden

FAQ's

Gids met de beste virtuele receptionisteservices: Laatste gedachten

Ik denk echt dat het de moeite waard is om te bekijken Alliance Virtuele Kantoren. Hun receptionisten zijn vriendelijk en behulpzaam, en een briljant eerste aanspreekpunt voor je klanten. Ze kunnen belangrijke telefoontjes direct naar je doorverbinden, wat handig is.

Ik denk ook dat Antwoord Verbinden is geweldig. Het is supergemakkelijk te gebruiken en perfect als je tweetalige receptionisten wilt.

Gerelateerde lezen:

• Gids voor de beste virtuele kantoorbedrijven
• Gids voor de beste virtuele adresservices voor LLC's
• Gids voor de beste Registered Agent Services