Wat is Nexus voor e-commerce winkels?

Laatst bijgewerkt op 4 december 2023 door Ewen Finser

eCommerce is vandaag de dag de snelst groeiende detailhandelsector, met online verkopen die naar verwachting zullen oplopen tot $7.4 biljoen in 2025. Met die groei komen nieuwe belasting uitdagingen voor online retailers. Belastingwetgeving is ingewikkeld en de definitie van nexus kan verwarrend zijn voor bedrijfseigenaren. Eenvoudig gezegd is nexus de link tussen een bedrijf en een belastingautoriteit die de jurisdictie vestigt om dat bedrijf te belasten.

In de meeste gevallen is fysieke aanwezigheid in een staat de belangrijkste factor bij het bepalen van nexus. Dit kan een winkel, magazijn, kantoor of andere fysieke locatie zijn. 

Voor online detailhandelaren ligt de zaak iets anders. Het kan niet zo zijn dat het bedrijf fysiek aanwezig is in alle 12.000 rechtsgebieden, inclusief de 50 Amerikaanse staten. Dus hoe bepaalt de fiscus waar een online retailer moet worden belast? In dit artikel wordt uitgelegd wat nexus voor e-commercewinkels inhoudt en hoe je kunt bepalen of je bedrijf omzetbelasting moet betalen in verschillende staten.

Bottom Line Up Front

E-commerce bedrijven hoeven niet per se fysiek aanwezig te zijn in een staat om nexus te hebben. De wet stelt dat een online retailer die klanten in een bepaalde staat heeft, nexus heeft en onder de omzetbelastingwetgeving valt. Als zodanig moeten bedrijven buiten de staat omzetbelasting afdragen zodra ze een bepaalde drempel bereiken die is vastgesteld door de belastingdienst van de staat.

Soorten omzetbelasting Nexus

Voor e-commercebedrijven die in meerdere staten willen verkopen, is het essentieel om de verschillende soorten nexuses te begrijpen. Er zijn vier verschillende soorten en elk bedrijf dat aan de criteria voldoet, moet voldoen aan de omzetbelastingwetten van die staat.

De vier soorten nexussen zijn:

Economische Nexus

Een bedrijf is omzetbelasting verschuldigd in een staat als er sprake is van economische nexus. Er is sprake van economische nexus als een bedrijf een bepaald aantal verkopen of transacties in een staat registreert. De drempel voor economisch nexus kan per staat verschillen, maar is meestal 200 transacties of $100.000 omzet.

Doorklikken Nexus

Er is sprake van doorkliknexus als een bedrijf een relatie heeft met een in-state entiteit, zoals een uitgever of filiaal. Ze hebben doorkliknexus als het bedrijf een commissie ontvangt voor het doorverwijzen van klanten naar een detailhandelaar in de staat. Als zodanig moeten ze voldoen aan de omzetbelastingwetten van de staat.

Marktplaats Nexus

Er is sprake van nexus met een marktplaats als een bedrijf goederen of diensten verkoopt via een online marktplaats. Het bedrijf levert in wezen e-commerce-infrastructuur voor een derde partij en is omzetbelasting verschuldigd in staten waar het nexus heeft.

Affiliate Nexus

Affiliate nexus is vergelijkbaar met click-through nexus. Hiervan is sprake als een bedrijf een relatie heeft met een filiaal in de staat. Het filiaal kan een individu, bedrijf of organisatie zijn. Net als bij click-through nexus moet het bedrijf voldoen aan de omzetbelastingwetten van de staat.

Definiëren van de omzetbelasting voor e-commercewinkels

De opkomst van de digitale verkoop bracht een nogal ingewikkelde vraag met zich mee voor de belastingautoriteiten van de staten. Hoe konden ze belasting heffen op detailhandelaren die geen fysieke aanwezigheid hadden in hun staat? De beslissing van het Hooggerechtshof in de Zuid-Dakota tegen Wayfair, Inc. was een keerpunt voor e-commercebedrijven.

Deze uitspraak vernietigde Quill Corp. tegen North Dakotawaarin werd bepaald dat een bedrijf fysiek aanwezig moet zijn in een staat om omzetbelasting verschuldigd te zijn.

Het Hof oordeelde dat de regel van fysieke aanwezigheid geen stand hield in de Wayfair-zaak omdat deze de moderne economie niet weerspiegelde. Het Hof zei dat een bedrijf nexus kan hebben door simpelweg verkopen te hebben in die staat, ongeacht of het een fysieke aanwezigheid heeft. 

Het Hof liet het aan de individuele staten over om te bepalen welke andere factoren nexus konden creëren. Daarom moest elke staat aanvullende wetten ontwikkelen om de uitspraak uit te voeren.

De gevolgen van de Wayfair-uitspraak voor de omzetbelasting op e-commerce

De uitspraak in de zaak Wayfair heeft verstrekkende gevolgen voor online winkeliers. Het betekent dat bedrijven zich zullen moeten blijven aanpassen aan nieuwe wetten en regels van de staat als deze veranderen.

Het betekent ook dat bedrijven waakzamer moeten zijn bij het bijhouden van hun verkopen en het indienen van aangiften omzetbelasting in alle staten met nexus. 

Voorheen konden online winkeliers wegkomen met het niet afdragen van belastingen in bepaalde staten omdat ze daar niet fysiek aanwezig waren. Maar met de uitspraak in de zaak Wayfair is dat niet langer een optie. 

Wat is Nexus voor een webwinkel?

De definitie van nexus kan per staat verschillen. Staten houden echter rekening met andere algemene factoren bij het bepalen van nexus. 

Volgens Wayfair hebben e-commercewinkels nexus zodra ze economisch aanwezig zijn in een staat, voornamelijk via klanten. Dat wil zeggen, ze hebben verkopen of transacties gegenereerd die voldoen aan de vastgestelde drempel in dollars of volume. 

Andere economische activiteiten die nexus kunnen creëren voor een online detailhandelaar zijn onder andere: 

• Filiaalprogramma's gebruiken om producten te verkopen
• Dropshipping-regelingen gebruiken
• Fulfillment activiteiten zoals fulfillment door Amazon
• Beurzen en andere marketingevenementen in een staat bijwonen 
• Een kantoor, werknemers of andere fysieke aanwezigheid hebben in een staat 
• Betalingen ontvangen voor uitgevoerde diensten
• Reizende vertegenwoordigers in een staat om verkoop te werven, d.w.z. (onder de Wet van New York)
• Onafhankelijke aannemers inhuren in een staat 

Deze lijst is niet uitputtend en elke staat heeft specifieke factoren waarmee rekening wordt gehouden bij het bepalen van nexus. Online winkeliers moeten een belastingprofessional raadplegen om te bepalen of ze in een bepaalde staat omzetbelasting moeten betalen.

Hoe te bepalen of je Nexus hebt in een staat

Ongeveer 45 staten heffen omzetbelasting en elke staat heeft zijn eigen regels voor het innen en afdragen van de belasting. Tot de staten zonder omzetbelasting behoren Montana, Delaware, Oregon, New Hampshire en Alaska. 

Alaska is echter een genuanceerde staat. Hoewel het geen algemene omzetbelasting heeft, hebben verschillende jurisdicties binnen de staat wel een lokale omzetbelasting. Daarom heeft Alaska een uniforme code om het voor bedrijven gemakkelijker te maken om vanaf 2020 aan de belasting te voldoen.

Neem deze stappen om te bepalen of je nexus hebt in een staat. 

1. De Nexus-wetgeving van de staat onderzoeken

Elke staat heeft zijn eigen nexuswetten. Je kunt de specifieke regels voor elke staat opzoeken op de website van het Ministerie van Financiën. De website geeft een overzicht van de factoren die nexus creëren en bepalen of je bedrijf belastingplichtig is. 

Het ministerie van belastingen en financiën van de staat New York geeft bijvoorbeeld een duidelijk overzicht van de registratievereisten voor het zakendoen zonder fysieke aanwezigheid in de staat.

Verschillende organisaties hebben grafieken gemaakt die het eenvoudiger maken om de nexuswetten van de staten te begrijpen. Een van de meest uitgebreide is de Gestroomlijnde omzetbelasting Raad van bestuur Nexus-tabel. Deze tabel geeft een overzicht van de drempel voor verkopers op afstand, de nalevingsdatum en de website van de belastingdienst.

U kunt ook meer informatie vinden op de Belastingstichting en de Nationale Conferentie van Staatswetgevers. 

2. Uw bedrijfsvoetafdruk herzien

Als je bedrijf fysiek aanwezig is in een staat met faciliteiten zoals een kantoor, magazijn of werknemer, dan heb je omzetbelasting nexus in die staat. Je moet je registreren bij de belastingdienst van die staat en beginnen met het innen en afdragen van omzetbelasting. 

Houd je verkopen en bedrijfsactiviteiten bij om te zien of je zaken doet in een staat waar je nexus hebt. Bekijk daarnaast je zakelijke contracten en marketingactiviteiten. 

Als je niet zeker weet of je nexus hebt in een staat, neem dan contact op met de belastingdienst van die staat voor opheldering. 

3. Controleren op drempels

Sommige staten hebben een omzetdrempel voordat je je moet registreren voor de omzetbelasting en moet beginnen met het innen en afdragen van omzetbelasting. De drempel is het minimumbedrag aan belastbare omzet dat je bedrijf moet genereren om nexus te hebben in de staat. 

De jaarlijkse omzetbelastingdrempel voor e-commerce in de staat New York is bijvoorbeeld $500,000  voor de verkoop van fysiek eigendom. Het bedrijf moet ook meer dan 100 verkopen aan de staat leveren.

Controleren op drempelminima zorgt ervoor dat je je alleen registreert in staten waar je bedrijf aan de vereisten voldoet. 

4. Overweeg lokale omzetbelasting

Naast de omzetbelasting van de staat heffen sommige lokale rechtsgebieden ook omzetbelasting. De belastingtarieven en welke rechtsgebieden deze belasting hebben, kunnen variëren. 

E-commercebedrijven moeten onderzoek doen naar de lokale omzetbelasting in de staten waar ze nexus hebben. Je zult deze belastingen moeten innen en afdragen naast de omzetbelasting in de staat. 

5. Wat is het Affiliate-beleid van de staat?

Sommige staten hebben een filiaalbeleid dat belasting heft op alle verkopen die via filialen worden gegenereerd. Dit kan een bedrijf of individu zijn dat fysiek in de staat is gevestigd of een bedrijf buiten de staat. 

Facilitatorplatforms zoals Amazon of Etsy kunnen de omzetbelasting voor je regelen. Het zou echter het beste zijn als je nog steeds het affiliate beleid van de staat onderzoekt om er zeker van te zijn dat je voldoet. Vraag de facilitators of ze geregistreerd en audit-compliant zijn in de staten waar je nexus hebt.

Hoe te voldoen aan de e-commerce wetgeving inzake omzetbelasting

Zodra je hebt vastgesteld dat je nexus hebt in een staat, moet je stappen ondernemen om aan de omzetbelastingwetten te voldoen. Hieronder volgen enkele algemene tips:

1. Registreren voor omzetbelasting

Je moet je registreren bij de belastingdienst van de staat en beginnen met het innen en afdragen van omzetbelasting. Je kunt dit meestal online doen. Tijdens het registratieproces moet je je bedrijfsgegevens opgeven, zoals je naam, adres en contactgegevens. 

Sommige staten vereisen dat je een vergunning voor de omzetbelasting krijgt. Met deze vergunning mag je omzetbelasting innen en afdragen. Je kunt de Gestroomlijnd registratiesysteem voor omzetbelasting om zich te registreren in alle gestroomlijnde staten of aanvullende staten indien nodig.

Sommige staten, zoals Alaska, bieden zoekfuncties om te bepalen of een bedrijf zich moet registreren. De Alaska omzetbelasting opzoekenl zorgt ervoor dat alle lokale belastingautoriteiten worden meegenomen in de besluitvorming. 

2. Ecommerce-omzetbelasting innen en afdragen

Voor elke verkoop waarover omzetbelasting moet worden betaald, moet je deze afdragen aan de staat. Staten hebben verschillende manieren om belastingen te innen. Sommige staten innen de belasting maandelijks, terwijl je in andere staten de belasting per kwartaal of per jaar moet afdragen. 

Het is essentieel om bij te houden hoeveel omzetbelasting je int en afdraagt. Je kunt hiervoor een btw-calculator gebruiken. Een omzetbelastingcalculator maakt een schatting van het bedrag aan omzetbelasting dat je zou moeten hebben geïnd en zorgt ervoor dat je het juiste bedrag betaalt.

De meeste CMS-platforms voor e-commerce hebben een ingebouwde module voor omzetbelasting. Als je een winkelwagentje van een derde partij gebruikt, controleer dan of deze een module voor omzetbelasting heeft. Zo niet, overweeg dan om een dienst te gebruiken die dat wel doet, zoals TaxJar of Avalara. 

3. Houd uw gegevens bij

Staten verplichten bedrijven om alle belastbare verkopen die ze doen bij te houden. Bedrijven kunnen dit doen door verkopen te documenteren, de inventaris op elke locatie bij te houden en facturen te bewaren. 

Staten verplichten bedrijven ook om bij te houden hoeveel omzetbelasting ze hebben geïnd. Deze informatie is cruciaal bij controles. Je moet verkoopdocumenten overleggen over wat er is verkocht en de bijbehorende omzetbelasting die is geïnd.

4. Blijf op de hoogte van veranderingen

De omzetbelastingwetgeving verandert voortdurend. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de veranderingen om je verplichtingen na te komen. Je kunt dit doen door je aan te melden voor een nieuwsbrief over omzetbelasting, de website van Streamlined Sales Tax te raadplegen of contact op te nemen met de belastingdienst van je staat.

Belastingwijzigingen kunnen van alles zijn, van nieuwe wetten tot wijzigingen in belastingtarieven. 

5. Zoek een omzetbelastingconsulent

Als je je overweldigd voelt door de wetten op de omzetbelasting, kan het nuttig zijn om een adviseur op het gebied van omzetbelasting te raadplegen. Zij kunnen je helpen bij het bepalen van je nexus, het innen en afdragen van de juiste belastingen en het bijhouden van wijzigingen.

Oplossingen voor e-commerce omzetbelasting

Softwareontwikkelaars hebben tools ontworpen om bedrijfseigenaren te helpen de wetten op de omzetbelasting na te leven. Hier zijn een paar van de populairste:

1. TaxJar

TaxJar is een cloud-gebaseerde oplossing die bedrijven van elke grootte helpt hun verkopen bij te houden en omzetbelasting te innen en afdragen. Het biedt zowel automatische als handmatige methoden voor het innen van omzetbelasting. Het onderscheidt zich als een topoplossing voor het automatisch invullen van aangiften omzetbelasting en gedetailleerde rapportage van omzetbelasting. 

2. Avalara

Avalara is een cloud-gebaseerde oplossing die bedrijven van alle groottes helpt met het naleven van de verkoop- en gebruiksbelasting. Het biedt automatische berekening, indiening en afdracht van omzetbelasting en gebruiksbelasting. Het omvat ook diensten voor vrijstellingsbeheer, bescherming tegen audits en productclassificatie. 

3. Vertex

Kleine en middelgrote bedrijven vinden in Vertex een goede oplossing. Het biedt zowel cloud-gebaseerde als on-premise oplossingen. De belangrijkste functies zijn de berekening van de omzetbelasting, het beheer van vrijstellingscertificaten en het indienen van aangiften.

4. TaxCloud

TaxCloud is een cloudgebaseerde oplossing die bedrijven van elke omvang helpt bij het naleven van de omzetbelasting. Het is een topmanagementservice voor online verkopers die verkopen op facilitatorplatforms zoals eBay, Amazon en Etsy. Het kan verkopers helpen omzetbelasting te berekenen, aangiften in te dienen en vrijstellingen te beheren.

5. Taxify door Sovos

Het vermijden van belastinglacunes is cruciaal voor bedrijven van elke omvang. Taxify door Sovos is een cloud-gebaseerde oplossing die bedrijven helpt compliant te blijven met de wetten op verkoop- en gebruiksbelasting. Het biedt automatische berekening, indiening en afdracht van omzetbelasting. Het omvat ook het beheer van vrijstellingscertificaten, diensten voor productclassificatie en bescherming tegen audits.

FAQ's

Wat is Nexus voor e-commercewinkels? Conclusie

Het basisprincipe van nexus is dat een bedrijf een relatie heeft met een staat en daarom verantwoordelijk is voor de omzetbelasting in die staat. E-commerce bedrijven hebben nexus in alle staten waar ze klanten hebben of enige andere economische aanwezigheid, zoals filialen of opslagfaciliteiten.

De nexuswetten veranderen voortdurend, dus bedrijven moeten op de hoogte blijven van alle wijzigingen en een omzetbelastingadviseur raadplegen om naleving te garanderen. Het gebruik van een omzetbelastingoplossing kan helpen bij het bijhouden en naleven van de nexuswetten.