Last Updated on april 24, 2023 by DMEditor
Als u een klein bedrijf runt, wordt u misschien overweldigd door het aantal taken dat u moet uitvoeren om aan de voorschriften te voldoen. payroll en HR - in onze OnPay review kijken we naar een geweldig platform dat dit gemakkelijker kan maken.
OnPay Payroll zorgt voor veel van de administratieve taken die misschien een beetje ingewikkeld zijn als je net begint.
Het berekent en archiveert bijvoorbeeld automatisch payroll belastingen, en verzorgt het inwerkproces voor nieuwe werknemers. Het helpt ook bij het demystificeren van employee benefits.
Het is geen perfect platform, maar wij vinden het behoorlijk goed - blijf lezen om er meer over te weten te komen!
Wat is OnPay Payroll?
OnPay is een HR en payroll platform. Gelanceerd in 2011, is het een goed platform voor kleine bedrijven. Het helpt bij het automatiseren van tijdrovend administratief werk en zorgt ervoor dat bedrijven de lokale en federale belastingwetten kunnen naleven.
De belangrijkste kenmerken van OnPay Payroll
Als u haast heeft, volgt hier een kort overzicht van de belangrijkste functies die OnPay te bieden heeft:
- Loonlijst - gebruikers kunnen loonlijsten uitvoeren voor meerdere soorten werknemers, met betalingen via directe storting, betaalkaart of cheque.
- HR - Nieuwe werknemers kunnen hun eigen inwerkproces regelen, inclusief het ondertekenen van belangrijke documenten met e-handtekeningen.
- Belastingen - OnPay automatiseert belastingaangiften en -betalingen, inclusief staats- en federale loonbelasting, en formulier 941/Form 940 indien nodig.
- Voordelen - OnPay biedt werknemers medische, visuele en tandheelkundige plannen, evenals matching van bijdragen en informatie voor werknemers over 401(k) pensioenplannen.
- Planning en tijdsbeheer - werknemers kunnen op elk moment betaald verlof aanvragen en managers kunnen deze verzoeken goed- of afkeuren.
- Rapportage - OnPay genereert loonrapporten wanneer dat nodig is
We zullen elk van deze functies nader bekijken.
Payroll
Met OnPay kunt u payroll uitvoeren wanneer u maar wilt. Dit is goed als u verschillende payroll schema's voor bepaalde werknemers, of als u freelancers of aannemers. U kunt betalen werknemers met behulp van directe storting, betaalkaart, of cheque (zonder verborgen kosten voor een van deze betalingsmethoden). Als u werknemers in verschillende staten moet betalen, loopt u niet tegen verborgen kosten aan - perfect als uw personeel over het hele land verspreid is.
U kunt ook gemakkelijk verschillende loontarieven instellen voor individuele werknemers.
Werknemers hebben overal toegang tot hun eigen payroll informatie, aangezien OnPay een cloud-based platform is. Hoewel ze geen mobiele app hebben, hebben werknemers toegang tot OnPay via hun webbrowser. Managers kunnen ook toestemming verlenen om toegang te krijgen, wat betekent dat alleen payroll medewerkers toegang hebben tot sommige tools en functies.
OnPay verzorgt belastingaangiften en -betalingen op zowel staats- als federaal niveau. Zij dienen ook formulieren 941 en 940 in wanneer dat nodig is.
HR
Werknemers kunnen hun eigen onboardingproces verzorgen, wat u wat tijd bespaart. Ze kunnen hun profiel invullen en belangrijk papierwerk afhandelen met behulp van e-handtekeningen. Dat is om twee redenen goed: u kunt papierloos werken en u vergeet niet per ongeluk belangrijk papierwerk af te handelen. Sommige formulieren, zoals Online I-9 en W-4 formulieren, worden automatisch aan nieuwe werknemers gegeven, zodat u het niet kunt vergeten. OnPay meldt nieuwe aanwervingen ook automatisch aan uw staat, wat handig is.
Kleine klusjes zoals het instellen van de computer en werkruimte van een nieuwe werknemer worden niet vergeten, wat kan helpen om nieuwe werknemers zich welkom te laten voelen. U kunt ook bepaalde werknemers delegeren als "inwerkmaatje" om nieuwe werknemers te helpen zich in te werken.
OnPay heeft een aantal documenten die u kunt gebruiken - dit zijn blanco templates, zoals aanbiedingsbrieven voor nieuwe werknemers. Dit is geen uitgebreide bibliotheek met documenten, maar u kunt ook uw eigen sjablonen maken. Alle documenten die in OnPay worden aangemaakt, worden veilig opgeslagen en werknemers kunnen hun documenten raadplegen wanneer ze maar willen.
Als u wilt, kunt u een checklist opstellen met documenten die in bepaalde situaties moeten worden ingevuld (bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse beoordelingscyclus, of voor incidentmeldingen). Daarnaast kunt u checklists maken die bepaalde medewerkers moeten invullen. Zo kunt u deze kleine administratieve taken in de gaten houden en taken aan anderen delegeren.
OnPay heeft een ingebouwde direct messaging service, die het makkelijker maakt voor werknemers en managers om te communiceren. Het creëert een papieren spoor, dat automatisch wordt opgeslagen.
Het platform meldt verouderde papieren aan de beheerders, zodat verlopen papieren meteen kunnen worden afgehandeld.
Voordelen
OnPay belooft werknemersvoordelen, zoals visieplannen, medische en tandheelkundige plannen, voor elk prijspunt. Ze bieden ook:
- Automatische inhoudingen
- Veilige havenplannen
- Bijpassende bijdrage
- Voorlichting van werknemers tijdens het inwerkproces (over 401k-pensioenregelingen)
Dit alles is geïntegreerd in het salarissysteem, waardoor uw salaristeam het gemakkelijker kan beheren.
Workers comp' is verzorgd, ook - u zult voldoen in elke staat, en u kunt kiezen pay-as-you-go werknemers 'comp ook. De betalingen zijn geautomatiseerd en u kunt gemakkelijk wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld als u nieuwe mensen in dienst neemt of als iemand het bedrijf verlaat).
Planning en tijdsbeheer
Hoewel OnPay niet de meer diepgaande tijdmanagementtools biedt zoals sommige andere platforms (Zenefits een goed voorbeeld is), maakt het toch een paar dingen gemakkelijker voor uw beheerdersteam.
Werknemers kunnen betaald verlof aanvragen via OnPay. Managers worden gewaarschuwd voor deze aanvragen, die ze kunnen goedkeuren of weigeren. Ze kunnen ook opmerkingen toevoegen als antwoord. Dit is geweldig omdat het helpt bij het bijhouden van PTO aanvragen, en admins kunnen alle goedgekeurde of hangende verlofaanvragen bekijken.
OnPay werkt vrij goed met sommige integraties (zoals TSheets) om te helpen bij het bijhouden van werknemers die in- en uitklokken. U kunt zien wie er momenteel op kantoor is en wie niet, wat een handig hulpmiddel is. Maar de mogelijkheden worden groter met integraties (waarover binnenkort meer).
Rapportage
U kunt rapporten uitvoeren met OnPay, waaronder:
- Loonlijst
- Samenvatting van de inkomsten
- Overzicht werknemers
- Kwijtschelding van PPP-leningen
Er zijn ook andere rapporten beschikbaar. Deze kunnen op elk moment worden bewerkt, opgeslagen en gedownload. De rapportage is vrij duidelijk en gemakkelijk te begrijpen, en u kunt permissies instellen voor bepaalde medewerkers om rapporten te kunnen bekijken en uitvoeren.
Integraties
OnPay heeft veel integraties, waaronder:
- QuickBooks
- QuickBooks Desktop
- Xero
- FreshBooks
- TSheets
- ThinkHR
- Vergroten
De QuickBooks integratie werkt heel goed als u de boekhouding wilt verzorgen via hetzelfde platform. Met TSheets kunnen werknemers diensten in- en uitklokken, wat ideaal is als u nog geen inkloksysteem hebt (of het wilt vervangen).
OnPay Payroll - Klantenservice
Een belangrijk aspect van elk HR- en payrollplatform is de klantenservice. Als er bijvoorbeeld iets mis gaat met de payroll, heb je snel hulp nodig. Dus hoe presteert de klantenservice van OnPay?
Naar verluidt is hun klantenondersteuning zeer goed. Ze hebben een goede reputatie omdat ze snel reageren en ook behulpzaam en vriendelijk zijn. U kunt contact met hen opnemen via e-mail, telefoon of live chat.
OnPay heeft ook een helpcentrum met artikelen en gidsen, wat geweldig is als je het platform voor het eerst leert kennen. Ze hebben ook gidsen voor kleine bedrijven, waaronder Payroll 101, HR Basics, en een Benefits Guide.
OnPay Payroll - Prijzen
OnPay's prijzen zijn gebaseerd op een glijdende schaal, afhankelijk van het aantal werknemers dat je hebt. Er zijn geen prijsklassen, wat betekent dat u toegang heeft tot alle functies op het platform, ongeacht hoe klein uw bedrijf is. Het basistarief is $36 per maand, met een toeslag van $4 per persoon elke maand op de top. Bijvoorbeeld:
- 10 personen - $76 per maand
- 50 personen - $236 per maand
- 100 personen - $436 per maand
- 500 personen - $2036 per maand
U wordt alleen gefactureerd voor de werknemers die voor die maand worden betaald. Als u bijvoorbeeld aannemers of freelancers in uw systeem hebt, maar u hebt hun diensten die maand niet nodig, dan hoeft u daarvoor geen kosten te betalen.
U kunt gaan tot één werknemer - wat OnPay een zeer goede keuze maakt voor kleine bedrijven.
U kunt meer te weten komen over hun prijzen hier.
OnPay Payroll - Voor- en nadelen
Hier zijn onze gedachten over de beste onderdelen van OnPay, maar ook wat wij denken dat verbeterd kan worden:
Voors
- Gemakkelijk te gebruiken
- Goed voor kleine bedrijven
- Transparante prijsplannen
- Zorgt automatisch voor sommige processen, zodat u aan de voorschriften blijft voldoen
- Het inwerkproces is veel gemakkelijker voor werknemers
- Managers kunnen gemakkelijk PTO-aanvragen beheren
- Rapportage is eenvoudig en inzichtelijk
Nadelen
- Heeft geen mobiele app
- Mist enkele functies die andere platforms wel hebben, zoals planning, of welzijnsfuncties voor werknemers.
OnPay Payroll - Alternatieven om te proberen
Als u hebt besloten dat u op zoek wilt blijven naar een HR- en payrollplatform, kunnen wij u enkele alternatieven aanbevelen.
- Zenefits heeft veel functies en voordelen voor werknemers. Het maakt belastingaangifte, loonadministratie en inwerken een stuk eenvoudiger. Bovendien is het gericht op het welzijn van werknemers. U kunt erover lezen in onze Zenefits vs Gusto vergelijking.
- SurePayroll is een andere goede optie voor kleine bedrijven. Als u maar één werknemer heeft, bijvoorbeeld een schoonmaker, helpt het u om op een overzichtelijke manier aan de regels te blijven voldoen. U kunt er meer over te weten komen in onze SurePayroll vs Gusto vergelijking.
- Paychex is een platform waarmee u compliant kunt blijven, de salarisadministratie kunt uitvoeren en eenvoudig de secundaire arbeidsvoorwaarden kunt beheren. U kunt meer lezen in onze Paychex vs ADP Vergelijking.
- Justworks is ideaal als u de werkplek beter wilt maken voor werknemers, omdat het zich richt op training over intimidatie en welzijn. U kunt meer te weten komen in onze Justworks vs Zenefits vergelijking.
Vaak gestelde vragen
Hier zijn enkele van de meest gestelde vragen over OnPay:
Vraag: Moet ik software downloaden om OnPay te gebruiken?
Antwoord: Nee, het is een cloud-gebaseerd platform, dus u hebt er toegang toe via uw internetbrowser.
Vraag: Is OnPay goed voor grotere bedrijven?
Antwoord: Ja, er is geen reden waarom OnPay niet zou werken voor grotere bedrijven - het is eenvoudig genoeg voor kleine bedrijven, maar zal ook grotere bedrijven helpen bij het bijhouden van de salarisadministratie en HR.
Vraag: Kan ik OnPay op elk moment opzeggen?
Antwoord: Ja. U bent niet gebonden, dus u kunt opzeggen wanneer u maar wilt door contact op te nemen met de klantenservice.
Vraag: Kan ik overzeese werknemers betalen met OnPay?
Antwoord: Ja, u kunt overzeese werknemers betalen via de salarisadministratie van OnPay.
Vraag: Kunnen werknemers hun loon splitsen op meerdere bankrekeningen?
Antwoord: Ja, dat kan. Zij kunnen beslissen op welke bankrekening hun salaris wordt gestort en kunnen het zelfs over verschillende rekeningen verdelen als zij dat willen.
Vraag: Berekent OnPay automatisch belastingen?
Antwoord: Ja, OnPay berekent de loonbelasting automatisch, zelfs als uw werknemers in verschillende staten wonen en werken. U hoeft zelf geen belasting te berekenen.
Vraag: Kan ik een 'bonus' loonlijst uitvoeren?
Antwoord: ja. U kunt bijvoorbeeld aan het eind van het jaar een bonussalaris uitvoeren - dat kan eenvoudig via het platform en kan op elk moment.
Kortom ... Is OnPay Payroll het beste voor kleine bedrijven?
Als u een klein bedrijf runt, kunt u niet echt fout gaan met OnPay.
Wij vinden het prettig dat je meteen toegang hebt tot alle functies van het platform - zelfs als je maar één werknemer hebt. Niets zit opgesloten achter een ander prijsniveau, wat het zeer toegankelijk maakt. Hoewel het sommige functies mist die andere platforms wel hebben (zoals het beheer van prestatiebeoordelingen en functies voor het welzijn van werknemers), heeft het een goede prijs, die perfect past bij nieuwe bedrijven.
Als u iets wilt dat voor de basis zorgt - belastingen, uitkeringen en loonadministratie - raden wij u het volgende aan OnPay. Hoewel het niet perfect is - het ontbreken van een mobiele app is bijvoorbeeld vervelend - heeft het alles wat je nodig hebt om salarisadministratie en HR minder hoofdpijn te bezorgen.
We hopen dat dit je heeft geholpen om een idee te krijgen van hoe OnPay werkt. Als je het hebt gebruikt, horen we graag je gedachten in de comments!
Lees verder:
