HR

OnPay Payroll Review - Is dit het beste HR en Payroll Platform voor kleine bedrijven?

Geen reacties

Foto van auteur

Door David Borgogni

Laatst bijgewerkt op 24 april 2023 door Ewen Finser

Als u een klein bedrijf runt, wordt u misschien overweldigd door het aantal taken dat u moet uitvoeren om aan de voorschriften te voldoen. payroll en HR - in onze OnPay review kijken we naar een geweldig platform dat dit gemakkelijker kan maken.

OnPay Payroll zorgt voor veel van de beheertaken die misschien een beetje ingewikkeld zijn als je net begint.

Het berekent en archiveert bijvoorbeeld automatisch payroll belastingen, en verzorgt het inwerkproces voor nieuwe werknemers. Het helpt ook bij het demystificeren van employee benefits.

Het is geen perfect platform, maar wij vinden het behoorlijk goed - blijf lezen om er meer over te weten te komen!

Wat is OnPay Payroll?

OnPay is een HR- en salarisadministratieplatform. Het werd gelanceerd in 2011 en is een goed platform voor kleine bedrijven. Het helpt om tijdrovend administratief werk te automatiseren en zorgt er ook voor dat bedrijven de lokale en federale belastingwetten kunnen naleven.

De belangrijkste kenmerken van OnPay Payroll

Als je haast hebt, volgt hier een kort overzicht van de belangrijkste functies die OnPay te bieden heeft:

  • Loonlijst - gebruikers kunnen loonlijsten uitvoeren voor meerdere soorten werknemers, met betalingen via directe storting, betaalkaart of cheque.
  • HR - Nieuwe medewerkers kunnen hun eigen inwerkproces regelen, inclusief het ondertekenen van belangrijke documenten met e-handtekeningen
  • Belastingen - OnPay automatiseert belastingaangiften en -betalingen, inclusief staats- en federale loonbelastingen en formulier 941/Form 940 indien nodig.
  • Voordelen - OnPay biedt medische, visuele en tandheelkundige plannen voor werknemers, evenals matching van bijdragen en informatie voor werknemers over 401(k) pensioenplannen.
  • Planning en tijdmanagement - werknemers kunnen op elk moment betaald verlof aanvragen en managers kunnen deze aanvragen goedkeuren of weigeren.
  • Rapportage - OnPay genereert salarisrapportages wanneer dat nodig is

We zullen elk van deze functies in meer detail bekijken.

Payroll

Payroll

Met OnPay kun je payroll uitvoeren wanneer je maar wilt. Dit is handig als je verschillende loonschema's hebt voor bepaalde werknemers, of als je freelancers of aannemers inhuurt. Je kunt werknemers betalen via directe storting, bankpas of cheque (zonder verborgen kosten voor deze betalingsmethoden). Als je werknemers in verschillende staten moet betalen, krijg je niet te maken met verborgen kosten - perfect als je personeel over het hele land verspreid is.

U kunt ook gemakkelijk verschillende loontarieven instellen voor individuele werknemers.

Werknemers hebben overal toegang tot hun eigen salarisgegevens, omdat OnPay een cloud-gebaseerd platform is. Ze hebben geen mobiele app, maar werknemers hebben toegang tot OnPay via hun webbrowser. Managers kunnen ook toestemmingstoegang instellen, wat betekent dat alleen payroll medewerkers toegang hebben tot sommige tools en functies.

OnPay verzorgt belastingaangiften en -betalingen op zowel staats- als federaal niveau. Zij dienen ook formulieren 941 en 940 in wanneer dat nodig is.

HR

Grafische gebruikersinterface, toepassing, Teams Beschrijving automatisch gegenereerd

Werknemers kunnen hun eigen inwerkproces regelen, wat u wat tijd bespaart. Ze kunnen hun profiel invullen en belangrijk papierwerk afhandelen met e-handtekeningen. Dit is om twee redenen goed: het stelt u in staat om papierloos te werken en het voorkomt dat u per ongeluk belangrijk papierwerk vergeet. Sommige formulieren, zoals Online I-9 en W-4 formulieren, worden automatisch aan nieuwe werknemers gegeven, zodat je het niet kunt vergeten. OnPay rapporteert nieuwe aanwervingen ook automatisch aan de staat, wat handig is.

Kleine klusjes, zoals het instellen van de computer en werkplek van een nieuwe werknemer, worden niet vergeten, wat nieuwe werknemers kan helpen zich welkom te voelen. Je kunt ook bepaalde werknemers als 'inwerkmaatje' aanstellen om nieuwe werknemers te helpen zich thuis te voelen.

OnPay heeft een aantal documenten die je kunt gebruiken - dit zijn blanco sjablonen, zoals aanbiedingsbrieven voor nieuwe werknemers. Dit is geen uitgebreide bibliotheek met documenten, maar je kunt ook je eigen sjablonen maken. Alle documenten die in OnPay worden aangemaakt, worden veilig opgeslagen en werknemers kunnen hun documenten inzien wanneer ze maar willen.

Als u wilt, kunt u een checklist opstellen met documenten die in bepaalde situaties moeten worden ingevuld (bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse beoordelingscyclus, of voor incidentmeldingen). Daarnaast kunt u checklists maken die bepaalde medewerkers moeten invullen. Zo kunt u deze kleine administratieve taken in de gaten houden en taken aan anderen delegeren.

OnPay heeft een ingebouwde direct messaging service, die het makkelijker maakt voor werknemers en managers om te communiceren. Het creëert een papieren spoor, dat automatisch wordt opgeslagen.

Het platform meldt verouderde papieren aan de beheerders, zodat verlopen papieren meteen kunnen worden afgehandeld.

Voordelen

OnPay belooft werknemersvoordelen, zoals visieplannen, medische en tandheelkundige plannen, voor elk prijspunt. Ze bieden ook:

  • Automatische inhoudingen
  • Veilige havenplannen
  • Bijpassende bijdrage
  • Voorlichting van werknemers tijdens het inwerkproces (over 401k-pensioenregelingen)

Dit alles is geïntegreerd in het salarissysteem, waardoor uw salaristeam het gemakkelijker kan beheren.

Voor 'Workers comp' wordt ook gezorgd - je voldoet in elke staat aan de wet en je kunt ook kiezen voor pay-as-you-go workers comp. Betalingen worden geautomatiseerd en je kunt eenvoudig wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld als je nieuwe mensen in dienst neemt of als iemand het bedrijf verlaat).

Planning en tijdsbeheer

OnPay

Hoewel OnPay niet de meer diepgaande tijdmanagementtools biedt zoals sommige andere platforms (Zenefits een goed voorbeeld is), maakt het toch een paar dingen gemakkelijker voor uw beheerdersteam.

Werknemers kunnen betaald verlof aanvragen via OnPay. Managers worden gewaarschuwd voor deze aanvragen, die ze kunnen goedkeuren of weigeren. Ze kunnen ook opmerkingen toevoegen als antwoord. Dit is geweldig omdat het helpt bij het bijhouden van PTO aanvragen, en admins kunnen alle goedgekeurde of hangende verlofaanvragen bekijken.

OnPay werkt vrij goed met sommige integraties (zoals TSheets) om te helpen bij het bijhouden van werknemers die in- en uitklokken. U kunt zien wie er momenteel op kantoor is en wie niet, wat een handig hulpmiddel is. Maar de mogelijkheden worden groter met integraties (waarover binnenkort meer).

Rapportage

Grafische gebruikersinterface, website Beschrijving automatisch gegenereerd

U kunt rapporten uitvoeren met OnPay, waaronder:

  • Loonlijst
  • Samenvatting van de inkomsten
  • Overzicht werknemers
  • Kwijtschelding van PPP-leningen

Er zijn ook andere rapporten beschikbaar. Deze kunnen op elk moment worden bewerkt, opgeslagen en gedownload. De rapportage is vrij duidelijk en gemakkelijk te begrijpen, en u kunt permissies instellen voor bepaalde medewerkers om rapporten te kunnen bekijken en uitvoeren.

Integraties

OnPay heeft veel integraties, waaronder:

De QuickBooks-integratie werkt heel goed als je de boekhouding via hetzelfde platform wilt regelen. Met TSheets kunnen werknemers diensten in- en uitklokken, wat ideaal is als je nog geen inkloksysteem hebt (of het wilt vervangen).

OnPay Payroll - Klantenservice

OnPay Klantenservice

Een belangrijk aspect van elk HR- en salarisadministratieplatform is klantenservice. Als er bijvoorbeeld iets misgaat met de salarisadministratie, heb je snel hulp nodig. Hoe presteert de klantenservice van OnPay?

Naar verluidt is hun klantenservice erg goed. Ze hebben een goede reputatie omdat ze snel reageren en ook behulpzaam en vriendelijk zijn. Je kunt contact met ze opnemen via e-mail, telefoon of live chat.

OnPay heeft ook een helpcentrum met artikelen en gidsen, wat geweldig is als je het platform voor het eerst leert kennen. Ze hebben ook gidsen voor kleine bedrijven, waaronder Payroll 101, HR Basics en een Benefits Guide.

OnPay Payroll - Prijzen

OnPay Prijzen

De prijzen van OnPay zijn gebaseerd op een glijdende schaal, afhankelijk van het aantal werknemers dat je hebt. Er zijn geen prijsklassen, wat betekent dat je toegang hebt tot alle functies op het platform, ongeacht hoe klein je bedrijf is. Het basistarief is $36 per maand, met een toeslag van $4 per persoon per maand. Bijvoorbeeld:

  • 10 personen - $76 per maand
  • 50 personen - $236 per maand
  • 100 personen - $436 per maand
  • 500 mensen - $2036 per maand

Je wordt alleen gefactureerd voor de werknemers die voor die maand worden betaald. Als je bijvoorbeeld aannemers of freelancers in je systeem hebt, maar je hebt hun diensten die maand niet nodig, dan hoef je geen kosten voor hen te betalen.

Je kunt gaan tot slechts één werknemer - wat OnPay echt een goede keuze maakt voor kleine bedrijven.

U kunt meer te weten komen over hun prijzen hier.

OnPay Payroll - Voor- en nadelen

Hier zijn onze gedachten over de beste onderdelen van OnPay, maar ook wat wij denken dat verbeterd kan worden:

Voors

  • Gemakkelijk te gebruiken
  • Goed voor kleine bedrijven
  • Transparante prijsplannen
  • Zorgt automatisch voor sommige processen, zodat u aan de voorschriften blijft voldoen
  • Het inwerkproces is veel gemakkelijker voor werknemers
  • Managers kunnen gemakkelijk PTO-aanvragen beheren
  • Rapportage is eenvoudig en inzichtelijk

Nadelen

  • Heeft geen mobiele app
  • Mist enkele functies die andere platforms wel hebben, zoals planning, of welzijnsfuncties voor werknemers.

OnPay Payroll - Alternatieven om te proberen

Als je hebt besloten dat je wilt blijven zoeken naar een HR- en salarisadministratieplatform, kunnen we je een paar alternatieven aanraden.

  • Zenefits heeft veel functies en voordelen voor werknemers. Het maakt belastingaangifte, loonadministratie en inwerken een stuk eenvoudiger. Bovendien is het gericht op het welzijn van werknemers. U kunt erover lezen in onze Zenefits vs Gusto vergelijking.
  • SurePayroll is een andere goede optie voor kleine bedrijven. Als u maar één werknemer heeft, bijvoorbeeld een schoonmaker, helpt het u om op een overzichtelijke manier aan de regels te blijven voldoen. U kunt er meer over te weten komen in onze SurePayroll vs Gusto vergelijking.
  • Paychex is een platform waarmee u compliant kunt blijven, de salarisadministratie kunt uitvoeren en eenvoudig de secundaire arbeidsvoorwaarden kunt beheren. U kunt meer lezen in onze Paychex vs ADP Vergelijking.
  • Justworks is ideaal als u de werkplek beter wilt maken voor werknemers, omdat het zich richt op training over intimidatie en welzijn. U kunt meer te weten komen in onze Justworks vs Zenefits vergelijking.

Vaak gestelde vragen

Hier zijn enkele van de meest gestelde vragen over OnPay:

Vraag: Moet ik software downloaden om OnPay te gebruiken?

Antwoord: Nee, het is een cloud-gebaseerd platform, dus je hebt er toegang toe via je internetbrowser.

Vraag: Is OnPay goed voor grotere bedrijven?

Antwoord: Ja, er is geen reden waarom OnPay niet zou werken voor grotere bedrijven. Het is eenvoudig genoeg voor kleine bedrijven, maar helpt ook grotere bedrijven bij het bijhouden van hun salarisadministratie en HR.

Vraag: Kan ik OnPay op elk moment opzeggen?

Antwoord: Ja. Je bent niet gebonden, dus je kunt opzeggen wanneer je maar wilt door contact op te nemen met de klantenservice.

Vraag: Kan ik overzeese werknemers betalen met OnPay?

Antwoord: Ja, je kunt overzeese werknemers betalen via de salarisadministratie van OnPay.

Vraag: Kunnen werknemers hun loon splitsen op meerdere bankrekeningen?

Antwoord: Ja, dat kan. Zij kunnen beslissen op welke bankrekening hun salaris wordt gestort en kunnen het zelfs over verschillende rekeningen verdelen als zij dat willen.

Vraag: Berekent OnPay automatisch belastingen?

Antwoord: Ja, OnPay berekent de loonbelasting automatisch, zelfs als je werknemers in verschillende staten wonen en werken. Je hoeft zelf geen belasting te berekenen.

Vraag: Kan ik een 'bonus' payroll uitvoeren?

Antwoord: ja. Je kunt bijvoorbeeld een bonussalaris uitvoeren aan het einde van het jaar - dit is eenvoudig te doen via het platform en kan op elk gewenst moment worden uitgevoerd.

Samengevat ... Is OnPay Payroll het beste voor kleine bedrijven?

Als je een klein bedrijf runt, kun je niet echt fout gaan met OnPay.

We vinden het prettig dat je meteen toegang hebt tot alle functies van het platform, zelfs als je maar één werknemer hebt. Niets zit opgesloten achter een andere prijsklasse, wat het erg toegankelijk maakt. Hoewel het een aantal functies mist die andere platforms wel hebben (zoals het beheren van prestatiebeoordelingen en functies voor het welzijn van werknemers), heeft het een goede prijs, die perfect past bij nieuwe bedrijven.

Als je iets wilt dat de basis regelt - belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie - dan raden we je het volgende aan OnPay. Hoewel het niet perfect is - het ontbreken van een mobiele app is bijvoorbeeld vervelend - heeft het alles wat je nodig hebt om salarisadministratie en HR minder lastig te maken.

We hopen dat dit je heeft geholpen om een idee te krijgen van hoe OnPay werkt. Als je het hebt gebruikt, horen we graag wat je ervan vindt in de comments!

Lees verder:

Plaats een reactie

Nederlands