Laatst bijgewerkt op 24 april 2023 door Ewen Finser
Als eigenaar van een klein bedrijf weet je hoeveel tijd HR en salarisadministratie in beslag kunnen nemen, vooral als je geen geld hebt om een fulltime werknemer(s) in dienst te nemen. Gelukkig is er een betaalbare oplossing om voor je werknemers te zorgen en je een paar taken uit handen te nemen.
Kiezen voor een Professional Employer Organization (PEO) kan de hit or miss voordelen van je bedrijf veranderen in die van een groot bedrijf. Een populaire PEO, Insperity, is een van de grootste klanten van United Healthcare. Dit zorgt voor aanzienlijk lagere zorgpremies voor uw werknemers en maakt een intern HR-team overbodig.
Als je gefrustreerd bent door HR-, salarisadministratie- en compliance-taken en je je werknemers betere arbeidsvoorwaarden wilt bieden, is Insperity misschien wel het antwoord.
Wat is Insperity?
Insperity is een Professional Employer Organization (PEO) die HR, salarisadministratie, risicobeheer en voordelenadministratie aanbiedt. Diensten worden aanbevolen vanaf 5 tot 5.000 werknemers. Om lid te worden moet je bedrijf voldoen aan het minimum van 5 werknemers (uitzonderingen worden overwogen door vertegenwoordigers van Insperity).
Het belangrijkste voordeel van een PEO zijn lagere zorgkosten. Het automatiseren van het inwerkproces en hulp krijgen bij HR, salarisadministratie, naleving en training zijn echter ook waardevolle redenen om een PEO te overwegen.
Insperity Geschiedenis
Insperity (voorheen Administaff) werd in 1986 opgericht door ondernemer Paul Sarvadi. In 2001 stond het bedrijf op de Forbes 500-lijst. Insperity wordt momenteel gewaardeerd op $4,3 miljard en heeft meer dan 70 kantoren in het hele land.
De primaire focus van Insperity is om bedrijven te helpen slagen zodat gemeenschappen kunnen bloeien. Ze moedigen hun werknemers aan om vrijwilligerswerk te doen en betrokken te raken bij hun gemeenschap. Op dit moment ondersteunen ze 5 aandachtsgebieden, waaronder gezondheidszorg en humanitaire diensten, onderwijs, militairen en veteranen, dierenwelzijnsorganisaties en milieu en natuurbehoud.
Voors
- Toegang tot waardevolle opleidingen
- Gemakkelijk gebruik van het online platform
- Werknemers en bedrijfseigenaren hebben toegang tot persoonlijke informatie zoals tijd, aanwezigheid, vakantieaanvragen, 401K, HSA, FSA en meer.
- Bijstandsprogramma voor werknemers
- Goedkopere ziektekostenverzekering
- 401(k) beheer
- Elektronisch werknemersbestand
- Personeelszaken in persoon en telefoon ondersteuning
Nadelen
- Minimaal 5 werknemers om in aanmerking te komen (neem voor vrijstellingen contact op met de klantenservice)
- Geen uitsplitsing van vergoedingen
- Concrete opties voor gezondheidszorg, 401(k), enz. (Aangezien zij dit voor u beheren, moet u accepteren wat zij aanbieden).
Systeemvereisten
Windows |
Apple OS X |
Windows: 7, 8, 8.1 (32 of 64 bit), 10 (32 of 64 bit)
|
Apple OS X: 10.6 - 10.10
|
Prijzen
Bij Insperity moet je minstens 5 werknemers hebben om van hun diensten te kunnen profiteren. Kleinere bedrijven zijn welkom om met een vertegenwoordiger te praten om te zien of ze in aanmerking komen, maar eerlijk gezegd, als je niet voldoet aan de eis van 5 werknemers, kun je misschien beter kiezen voor een andere dienst zoals Paychex of Gusto.
Insperity publiceert zijn prijzen niet, omdat elk bedrijf dat ze bedienen unieke behoeften heeft, een verschillend aantal werknemers heeft en verschillende software-uitbreidingen vereist. Helaas zijn ondoorzichtige prijzen in deze branche aan de orde van de dag en je moet ervan uitgaan dat je bij elk bedrijf offertes moet aanvragen.
Maar platforms zoals Gusto en Justworks hebben transparante prijzen, zodat je een idee krijgt van wat je moet budgetteren voor HR- en payroll services.
Het prijsmodel van Insperity is gericht op kosten per werknemer, niet op salarispercentage. Dit is gunstig voor bedrijven met een krap budget, omdat je maandelijkse betaling aan Insperity niet verandert tenzij je extra werknemers aanneemt.
Bovendien vereist Insperity niet dat je bedrijf zich vastlegt op een langetermijncontract. De meeste kleine bedrijven kunnen zich aanmelden voor een jaarcontract, maar krijgen de optie om op te zeggen met een opzegtermijn van 30 dagen.
Insperity biedt helaas geen gratis proefversie. Vertegenwoordigers kunnen je echter wel de weg wijzen naar demo's en eventuele vragen beantwoorden voordat je je aanmeldt.
Kenmerken
TimeStar
TimeStar is het tijdregistratieplatform van Insperity. Virtuele prikklokken zorgen voor nauwkeurige loonstatistieken en voegen veiligheid en gemak voor de werknemer toe.
TimeStar biedt de volgende opties voor tijdregistratie: badge (gebruik Insperity's hardware voor werknemersbadges), biometrisch (vingerafdruk), mobiel (smartphone of tablet) en webponsen (via bedrijfscomputer).
Managers kunnen automatische waarschuwingen krijgen voor mogelijkheden om uren over te werken. TimeStar kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren als overwerk iets is dat je probeert te vermijden. Het platform maakt het gemakkelijk om schema's te herschikken om je salarisbudget in de hand te houden.
TimeStar bespaart managers ook tijd door verlofaanvragen van werknemers via e-mail of platformwaarschuwing door te sturen. Managers kunnen verlof goedkeuren of weigeren met slechts één klik.
Zelfbediening voor werknemers
Insperity geeft de bedrijfseigenaar en werknemer toegang tot inwerkdocumenten, het bijhouden van werktijden, vakantieaanvragen en gedetailleerde informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden.
Dit is een belangrijk voordeel voor HR- en salarissoftware, omdat 24/7 toegang verlenen tot accounts meer vertrouwen wekt bij werknemers en een bedrijfseigenaar tijd bespaart aan de telefoon met de klantenservice om documenten te controleren.
Naleving
Zorg voor compliance met de onboardingsoftware van Insperity. Werknemers kunnen al hun benodigde informatie invoeren, inclusief digitale handtekeningen.
Hulp nodig bij het aannemen van een nieuwe crew? Insperity biedt training tegen een extra vergoeding.
HR-compliance is ook een enorme hindernis voor de meeste kleine bedrijven. Het platform biedt training over veelvoorkomende HR-kwesties, waaronder discriminatie, drugstesten, federale en staatswetten, achtergrondcontroles, prestatiebeoordelingen en werkloosheidsclaims.
Payroll
Werknemers zullen de verschillende opties voor salarisbetaling waarderen, waaronder directe storting, epaystub en payroll debit card. Ondernemers kunnen vooraf opgestelde of aangepaste salarisrapporten maken en de loonbelasting is een fluitje van een cent met Insperity.
Met de meerdere opties voor tijdregistratie van het platform TimeStar wordt de loonlijst vereenvoudigd voor zowel de werkgever als de werknemer. Werkgevers krijgen een nauwkeurige urenverantwoording en werknemers kunnen al hun salarisverdelingen bekijken in de mobiele app.
Mobiele app
De Insperity mobiele app is beschikbaar op zowel Android en iOS. De gratis app biedt toegang tot salarisstroken, 401(k), FSA en meer.
De apps hebben gemengde beoordelingen met een gemiddelde waardering van 3,5 van de 5 sterren. Gebruikers klagen vaak over inlogproblemen, geen TimeStar-toegang en gebrek aan gedetailleerde informatie (vergeleken met de website).
Gebruikers waarderen de toegang tot informatie over uitkeringen onderweg, vooral de digitale zorgverzekeringskaart wanneer ze bij de dokter zijn of een recept invullen.
Maar zelfs met de tekortkomingen van de app heeft Insperity aandacht voor problemen van gebruikers en biedt oplossingen, waaronder een direct klantenservicenummer om de problemen op te lossen.
Ziektekostenverzekering
Insperity biedt bedrijven meerdere verzekeringsopties om aan de behoeften van hun werknemers te voldoen. Werknemers kunnen kiezen uit medische (plus recepten), tandheelkundige en visuele opties, evenals een flexibele uitgavenrekening (FSA). Werknemers kunnen kiezen voor alleen medische zorg, een combinatie of zelfs dekking kopen voor een partner en afhankelijke personen.
FSA kan worden gefinancierd door werknemers, werkgevers of een combinatie van beide. FSA is gunstig voor het gebruik van dollars vóór belasting om medische kosten te betalen.
Bijstandsprogramma voor werknemers
Het Employee Assistance Program kan op discrete wijze zorgen voor de geestelijke gezondheid van uw werknemers. Het EAP biedt betaalbare adviesdiensten, herstel van verslaving en meer. Sommige diensten zijn gratis, maar voor andere moeten werknemers zelf de kosten betalen.
401(k)
Een 401(k) is een voordeel waar veel werknemers in de huidige markt naar op zoek zijn. Insperity kan zorgen voor de 401(k) regeling voor werknemers, naleving en zelfs de regeling aanpassen aan je specifieke bedrijfsbehoeften.
Beheer van werknemersprestaties
Om de bedrijfsmoraal hoog te houden, is het belangrijk om je werknemers regelmatig te prijzen. Dit kan in de vorm van een promotie of een bonus.
Om te zien wie deze beloning waard is, kan Insperity je helpen gepersonaliseerde prestatiebeoordelingen te maken voor alle medewerkers. Nu kun je eenvoudig het dossier van elke medewerker inzien en weet je direct wat hun sterke en zwakke punten zijn.
Uw werknemers op de hoogte houden van informatie over de sector is een win-win, maar het kan snel duur worden. Insperity biedt duizenden cursussen over nuttige onderwerpen zoals bedrijfskunde en technologie. Deze cursussen zijn zelf te volgen en kunnen gemakkelijk een paar uur per week worden toegevoegd aan de agenda's van werknemers. Als levenslang leren belangrijk voor je is, biedt Insperity meer opleidingsmogelijkheden dan zijn concurrenten.
Versnelling van het personeelsbestand
Als je de voorkeur geeft aan een a la carte benadering van HR, biedt het platform een Workforce Acceleration-pakket. Je moet je eerst aanmelden voor de payroll service van Insperity en dan krijg je toegang tot hun HR-diensten, inclusief maar niet beperkt tot:
- Boekhouding en boekhouding
- Beheer van de voordelen
- Werven
- HR Consulting
- 401(k)
- Beheer van prestaties
- ACA naleving
- Ontwikkeling van HR-beleid
- Opleiding
OrgPlus RealTime Professional
Insperity heeft 's werelds #1 software voor het in kaart brengen van organisaties ontwikkeld. De software is cloud-gebaseerd, dus je hoeft niets te downloaden en het is compatibel met meerdere webbrowsers.
Visualiseer eenvoudig de gegevens van uw bedrijf en maak strategische stappen die de groei en duidelijkheid van uw bedrijf kunnen versnellen. De add-on is beschikbaar in Express (minder dan $14 per maand bij jaarlijkse facturering) en Professional (minder dan $26 per maand bij jaarlijkse facturering). Express ondersteunt tot 500 werknemers, terwijl Professional het beste is voor 500+ werknemers.
Met OrgPlus RealTime kunt u werknemersgegevens importeren en drag-and-drop tools gebruiken om aangepaste grafieken te ontwerpen. Meerdere gebruikers hebben toegang tot de grafieken, waardoor het eenvoudig is om samen te werken. Grafieken kunnen worden gepubliceerd in verschillende formaten, waaronder Word, HTML, PDF en PowerPoint. Deel rapporten via intranet, netwerkstation of e-mail.
Klantenservice
Insperity biedt online chat (verkoop), e-mail en telefonische klantenservice. Er zijn verschillende telefoonnummers beschikbaar, afhankelijk van het type vraag dat je hebt, waaronder full-service HR, onkostendeclaratie, TimeStar, organigrammen, functioneringsgesprekken, boekhouding en boekhouding.
De klantenservice reageert snel en heeft veel kennis van de software. Als je een groter bedrijf bent, kun je in aanmerking komen voor een accountmanager. Wanneer je een vraag of probleem hebt met het platform, kun je contact opnemen met je accountmanager voor directe hulp.
Insperity gaat verder dan dat met HR-, payroll- en compliance-opleidingen. Bekijk hun podcast, webinars, blog (600+ artikelen van 100+ HR-experts) en eBooks voor een eindeloze hoeveelheid nuttige kennis.
Beveiliging
Insperity neemt voorzorgsmaatregelen om uw gegevens veilig te houden, waaronder firewalls en het regelmatig herzien en updaten van beveiligingsmaatregelen.
Alle werknemersgegevens worden professioneel beveiligd in Fibertown, een Tier IV-datacenter. Fibertown zorgt voor weinig tot geen downtime en snelle prestaties. Insperity bewaakt de beveiliging 24/7 en toetst deze op beveiligingslekken.
Alternatieven
ADP
ADP (Automatic Data Processing) is het langst bestaande wereldwijde systeem voor salarisadministratie en werkplekbeheer. Het wordt het best gebruikt door bedrijven met meer dan 50 werknemers. Hoewel de software duur is, maakt het de kosten goed met geavanceerde technologie.
Voors
- Attente klantenondersteuning
- Geavanceerde loonlijstopties
- Uitstekende HR-functies
Nadelen
- Transparante prijsstelling ontbreekt
- Add-ons kunnen duur worden
Prijzen
- Varieert per bedrijfsgrootte en add-ons
TriNet
TriNet biedt een PEO-service die salarisadministratie, bedrijfsbelastingen en alle HR-kwesties omvat die zich kunnen voordoen, inclusief die waarvoor rechtszaken nodig zijn. TriNet is het meest geschikt voor middelgrote bedrijven die HR en salarisadministratie liever uitbesteden dan zelf inhuren.
Voors
- Gemakkelijk instappen
- Geavanceerde loonlijstopties
- HR-functies
Nadelen
- Verwarrende prijsstructuur
- Klantenondersteuning ontbreekt
- De interface mist aanpassingsmogelijkheden
Prijzen
- Varieert per bedrijfsgrootte en add-ons
Paychex
Paychex heeft meer dan 650.000 klanten en biedt een breed scala aan diensten, waaronder salarisadministratie, HR, arbeidsvoorwaarden, bedrijfsverzekeringen, gezondheidszorg, pensioenvoorzieningen en nog veel meer. Het is gemaakt met kleine bedrijven in gedachten. Het kan werknemerszaken en secundaire arbeidsvoorwaarden regelen met één platform.
Voors
- Kan in het hele land worden gebruikt
- Gemakkelijk op te schalen
- Plannen voor gezondheidszorg
- Geavanceerde rapportage
- 24/7 klantenservice
Nadelen
- Gericht op kleine bedrijven, mogelijk niet krachtig genoeg voor grote bedrijven
- De prijs is niet transparant
- Klachten over niet-ingevulde belastingen
Prijzen
- Varieert per bedrijfsgrootte en add-ons
Gusto
Gusto, voorheen ZenPayroll, is een Amerikaans Fintech-bedrijf dat meer dan 100.000 klanten heeft. Het werd uitgeroepen tot Forbes Fintech 50 (2018) en automatiseert de eens zo vervelende taken van het inwerken van nieuwe werknemers en hun bedrijfsvoordelen. Gusto AutoPilot kan zorgen voor loonberekeningen en belastingaangifte. Als je werknemers hebt die in verschillende staten wonen en werken, kan Gusto daar ook voor zorgen.
Voors
- Geldig in het hele land
- Intuïtief voor de gebruiker
- Transparante prijzen
- Snelle salarisverwerking (2-4 dagen)
- Deskundige klantenservice
Nadelen
- Eenvoudige rapporten
- Geen geavanceerde tijdsregistratie
- Gezondheidsvoordelen niet landelijk beschikbaar
Prijzen
Gusto heeft 4 niveaus, Basic ($19 per maand plus $6 per maand per persoon), Core ($39 per maand + $6 per maand per persoon), Complete ($39 per maand + $12 per maand per persoon), en Concierge ($149 per maand + $12 per maand per persoon). Extra uitbreidingen zijn onder andere gezondheidsvoordelen, 401K, Workers' Comp, 529 College Savings Plan, Health Savings Account (HSA) en Flexible Savings Account (FSA).
Justworks
Justworks is een PEO die de moeite waard is voor HR en payroll services. Als je echter op zoek bent naar een alles-in-één platform dat ondersteuning bij naleving en training omvat, dan is Justworks misschien niet de oplossing voor jou.
Voors
- Transparante prijzen per werknemer
- Accountmanager geleverd
- Wellness-opties zoals gratis diensten voor geestelijke gezondheidszorg, lidmaatschappen van sportscholen en meer
- Verwijzingsprogramma
Nadelen
- Slechts 2 plannen, geen à la carte diensten
- Niet alle industrieën zijn gedekt
Prijzen
Basisplannen
- Minder dan 25 werknemers: $49 per werknemer, per maand
- 25-99 werknemers: $44 per werknemer, per maand
- 100-174 werknemers: $39 per werknemer, per maand
- 175+ werknemers: Neem contact op voor een offerte
Plus Plannen
- Minder dan 25 werknemers: $99 per werknemer, per maand
- 25-99 werknemers: $89 per werknemer, per maand
- 100-174 werknemers: $79 per werknemer, per maand
- 175+ werknemers: Neem contact op voor een offerte
FAQ's
Vraag: Wat voor bedrijf is Insperity?
Antwoord: Insperity, voorheen Administaff, Inc., is gevestigd in de buurt van Houston, Texas. Het bedrijf levert personeels- en administratieve diensten aan kleine en middelgrote bedrijven.
Vraag: Wie is de eigenaar van Insperity?
Antwoord: Insperity is eigendom van ondernemer Paul Sarvadi. Sarvadi is de CEO, auteur en voorzitter van het bedrijf. Hij staat bekend om het verleggen van de grenzen van HR. Insperity is opgericht op basis van de vijf sleutelgebieden van zakelijk succes: financiën, operations, mensen, verkoop en technologie.
Vraag: Hoeveel klanten heeft Insperity?
Antwoord: Insperity werkt met meer dan 100.000 bedrijven. Deze bedrijven hebben meer dan 2 miljoen werknemers in dienst.
Vraag: Waar staat PEO voor?
Antwoord: PEO staat voor Professional Employer Organization
Vraag: Is Insperity een gecertificeerde PEO?
Antwoord: Insperity werd in 2017 een Certified Professional Employer Organization (CPEO) door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS).
Vraag: Wat zijn de Insperity-locaties?
Antwoord: Insperity is gevestigd in 28 staten en Washington, D.C. Het heeft momenteel meer dan 70 fysieke locaties.
Laatste gedachten over Insperity
Als je minstens 5 werknemers hebt en op zoek bent naar een HR- en salarisadministratieoplossing, dan zit de full-service PEO-oplossing van Insperity boordevol functies die je niet alleen dagelijks tijd kunnen besparen, maar die je werknemers ook voordelen bieden die een leven lang meegaan.
TimeStar's meerdere opties voor tijdregistratie, werknemer self-service onboarding, aandacht voor naleving, Employee Assistance Program, Employee Performance Management, en OrgPlus RealTime Professional zijn enkele van de beste tools in de PEO industrie.
Bovendien biedt het platform à la carte opties en uitstekende trainingsmodules die de bovengemiddelde kosten kunnen rechtvaardigen. Er is een eenvoudige en gratis mobiele app beschikbaar voor het controleren van werknemersinformatie en gezondheidsvoordelen onderweg.
Het gebruik van Insperity's all-in-one oplossing in vergelijking met a la carte biedt verschillende voordelen. Bovendien kunnen eventuele uitbreidingen de maandelijkse kosten snel doen stijgen, dus stel vooraf vragen om er zeker van te zijn dat je de beste bundel ontvangt die voldoet aan de specifieke behoeften van je bedrijf.