Beste software voor het ondertekenen van documenten

Laatst bijgewerkt op 22 april 2023 door Ewen Finser

Als ondernemer weet ik hoe belangrijk het is om je papierwerk op orde te hebben! Als je hiermee worstelt, kan mijn gids voor de beste software voor het ondertekenen van documenten helpen.

De toename van werken op afstand is om vele redenen fantastisch, maar brengt ook een aantal uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je papierwerk op orde is en hoe verzamel je handtekeningen van freelancers of klanten over de hele wereld?

Gelukkig maakt software voor het ondertekenen van documenten dit een stuk eenvoudiger, maar het is moeilijk om te weten voor welke software je moet kiezen.

Ik heb 8 van de beste softwareplatforms voor elektronische handtekeningen getest, zodat ik je mijn eerlijke mening over elk platform kan geven vanuit het perspectief van een bedrijfseigenaar. Ik laat je weten wat volgens mij de voor- en nadelen zijn van elk platform en geef je een handleiding over waar je op moet letten als je je aanmeldt voor een nieuw platform.

Bottom Line Up Front Summary: SignNow is vandaag mijn favoriet. Ik vind het heel eenvoudig, en de drag-and-drop bouwer is intuïtief. Ik vind het gemakkelijk om papierwerk bij te houden met SignNow, en ik vind het ook leuk dat je je logo aan contracten kunt toevoegen. Ik vond alle platforms op deze lijst goed, maar een paar springen er in het bijzonder uit (meer daarover in de volgende paragraaf!). Ik zou SignNow aanraden voor bedrijven van elke groottevan starters tot grotere bedrijven.

Mijn Top Picks

Hier is mijn top drie voor vandaag:

• SignNow – een uitstekende allrounder voor bedrijven van elke omvang
• PDFfiller– een geweldig hulpmiddel met een aantal uitstekende PDF-gerelateerde functies
• Docusign – een goede oplossing voor grote ondernemingen voor geavanceerde logische handtekeningsequenties (als dit, dan dat, serieschakeling, enz...)

Hoe een software voor documentondertekening kiezen voor bedrijven

Als je een bedrijf runt en het verzamelen van handtekeningen gemakkelijker wilt maken, naar welke functies moet je dan zoeken? Hier zijn een paar ideeën:

Organisatie

Wat ik in het begin lastig vond, was al mijn papierwerk georganiseerd te houden. Ik verloor veel tijd met het opzoeken van handtekeningen, omdat ik de juiste hulpmiddelen moest vinden om de administratieve kant van mijn werk efficiënt te kunnen doen.

Verschillende van de tools op deze lijst maken het veel gemakkelijker om contracten te beheren: ze scheiden bijvoorbeeld documenten in uw inbox en outbox, zodat u nieuw ingeleverde documenten kunt zien, evenals handtekeningen die wachten om te worden opgehaald. Deze functies maken het opsporen van die cruciale documenten veel gemakkelijker!

Het gebruik van deze platforms vanuit het oogpunt van projectbeheer is ook nuttig: het maakt het bijhouden van zaken veel overzichtelijker. (Meer advies hierover vindt u in onze gids over hoe de beste project management tool voor online business te vindenevenals onze gids over de Agile Projectmanagement methodologie).

Opslag

Opslag is een andere belangrijke eigenschap. Sommige tools op deze lijst hebben een uitstekende opslagcapaciteit om essentiële contracten en formulieren te bewaren. Hoewel kleinere bedrijven waarschijnlijk niet aan de limiet zitten qua opslag, is het toch handig om te weten dat je je geen zorgen hoeft te maken over het hosten van formulieren op een ander platform.

Beveiliging van software voor elektronische handtekeningen

Veiligheid is een andere factor. Wanneer u met gevoelige informatie omgaat, wilt u weten of het platform veilig is. Sommige platforms bieden een versleutelde map, waarvoor een ander wachtwoord nodig is (dat bijvoorbeeld per sms wordt verstuurd).

Deze maatregelen voegen een extra beveiligingslaag toe voor belangrijke documenten en enige bescherming als meerdere mensen dezelfde software gebruiken.

Beveiligde ondertekening is essentieel als u te maken heeft met medische of educatieve dossiers, maar ook met financiële dossiers. (Als u hierover meer advies nodig heeft, bekijk dan onze gids over hoe de beste boekhoudsoftware te vinden voor een overzicht van de beste hulpmiddelen om uw financiën als ondernemer te beheren).

Handtekening Collectie

De verzameling van handtekeningen is natuurlijk de belangrijkste factor waarmee rekening moet worden gehouden bij een oplossing voor elektronische handtekeningen!

Terwijl op afstand werken in zoveel opzichten uitstekend is, zijn er kleine uitdagingen te overwinnen, waaronder het verzamelen van papierwerk van mensen over de hele wereld.

Zoek een platform waarmee klanten, werknemers of freelancers een document kunnen ondertekenen. Ze kunnen bijvoorbeeld hun handtekening typen, tekenen, uploaden vanaf hun mobiele apparaat of een webcam gebruiken.

Hoe meer opties, hoe beter, want dat versnelt het verzamelen van handtekeningen.

Sjablonen

Sommige platforms hebben een reeks sjablonen die je kunt gebruiken. Sjablonen zijn uitstekend als je net je nieuwe bedrijf aan het ontwikkelen bent. Het uittypen van beleidsregels, contracten en formulieren voor werknemers of aannemers kan echter veel tijd in beslag nemen. Je kunt het voorbereidings- en ondertekeningsproces versnellen door reeds bestaande sjablonen aan te passen.

Platforms variëren in termen van de sjablonen die zij aanbieden, en sommige hebben een uitgebreid aanbod van contracten in verschillende niches, zodat u formulieren zou moeten kunnen vinden die bij uw bedrijf passen.

Conversie van documenten

Met sommige tools kun je documenten ook snel converteren. Je kunt bijvoorbeeld een Word-document converteren naar een PDF, die makkelijker toegankelijk is voor je klant, opdrachtgever of freelancer. Andere platforms bieden tools voor bulkconversie, wat uitstekend is als je bestaand papierwerk hebt dat je probeert te converteren.

U kunt ook een document uploaden en sommige gebieden omzetten in invulbare gebieden met behulp van sommige platforms op deze lijst.

Je kunt bijvoorbeeld een document maken in een tekstverwerker en vervolgens invulbare velden toevoegen voor je klanten of cliënten, waardoor het vanuit hun perspectief veel toegankelijker wordt en de kans groter is dat ze je papierwerk snel terugsturen.

Software voor elektronische handtekeningen Gebruiksgemak

Voor alle platforms geldt dat u het eenvoudig moet vinden als u van plan bent het regelmatig te gebruiken! Niets is erger dan kostbare tijd verspillen aan het navigeren door een onhandig, complex platform.

Zoek in plaats daarvan naar een soepel inwerkproces en een eenvoudige gebruikersinterface. Misschien moet u zich aanmelden voor een proefversie van het door u gekozen platform om een gevoel te krijgen hoe het werkt.

De beste software voor het ondertekenen van documenten

Laten we nu eens kijken naar mijn favoriete software voor het ondertekenen van documenten! Ik zal je vertellen wat ik van elk programma vond en wat de voor- en nadelen zijn.

SignNow: Beste in het algemeen voor het ondertekenen van documenten

SignNow is een handige softwaretool voor elektronische handtekeningen voor bedrijven. Het heeft een drag-and-drop bouwer waarmee je velden zoals tekst en ondertekenbare gebieden kunt toevoegen aan je contracten, en het is super eenvoudig te gebruiken.

Bovendien kunt u documenten verzenden en bijhouden welke handtekeningen nog moeten worden teruggestuurd, wat uitstekend is als u het gemakkelijker wilt maken om deze contracten op te sporen.

Je kunt er in eerste instantie geen contracten mee maken, wat betekent dat je een ander platform moet gebruiken om ze te maken. Het zet die documenten echter wel om in ondertekenbare formulieren. Het is ook betaalbaar, wat geschikt is voor kleinere bedrijven.

Ik vind het leuk dat je je logo kunt toevoegen aan contracten en ik vind het makkelijk om bij te houden op welke documenten je wacht. Het mist echter wel functies in vergelijking met sommige van de andere platforms op deze lijst, en er zijn integraties die opgesloten zitten achter hogere prijsklassen, wat jammer is als je een krap budget hebt.

SignNow Pro's

• Zeer gebruiksvriendelijk (een van de beste softwareoplossingen voor elektronische handtekeningen die ik heb geprobeerd)
• Betaalbaar voor kleinere bedrijven (zie prijsopties)
• Maakt het gemakkelijk om documenten te volgen
• Inclusief nuttige sjablonen
• e-handtekening controletraject

SignNow nadelen

• Mist enkele functies
• Integraties zitten opgesloten achter hogere prijsniveaus

Hoe steekt signNow af tegen de concurrentie?

• signNow vs Docusign vergeleken
• signNow vs Adobe Sign vergeleken

DocuSign Software voor elektronische handtekeningen

DocuSign is een populair softwareplatform voor elektronische handtekeningen met meer dan 1 miljoen gebruikers wereldwijd. Het stelt gebruikers in staat een handtekening te maken om snel online formulieren en contracten te ondertekenen en biedt andere diensten zoals sjablonen en een formulierbouwer.

Ik hou van DocuSign om een paar redenen. De tool voor het maken van handtekeningen werkt goed en stelt je in staat een vooraf gemaakte handtekening te kiezen, je handtekening te tekenen of er een te uploaden vanaf je mobiele apparaat. Het werkt goed en is een uitstekende tijdbesparende tool als je in je werk veel papierwerk moet ondertekenen.

Ik hou ook van de contractsjablonen. Ze hebben een reeks sjablonen met categorieën als onroerend goed, HR, juridisch, verkoop, verzekering, financiën en overheid. Als je er een hekel aan hebt om een formulier, polis of contract vanaf nul op te stellen, kun je er omheen werken door de vooraf gemaakte sjablonen te personaliseren.

De formulierbouwer zelf is goed. Het heeft een matige leercurve, dus het vergt een beetje tijd om het te leren.

Het heeft echter wel de bonus van voorwaardelijke velden: als gebruikers een bepaalde optie kiezen in een drop-down menu, verschijnt een nieuwe selectie vragen. Alles wat het voor klanten, opdrachtgevers of freelancers eenvoudiger maakt om formulieren in te vullen, is beter!

Het nadeel van DocuSign is dat het vrij prijzig is in vergelijking met zijn concurrenten en niet veel functies biedt op het laagste prijsplan. Je kunt er meer over lezen in onze DocuSign vs SignNow vergelijking.

Docusign Pro's

• Fatsoenlijke reeks sjablonen
• Gemakkelijk handtekeningen aanmaken en opslaan
• Formulierbouwer heeft voorwaardelijke opmaak
• Heeft een Docusign esignature audit trail

Docusign Nadelen

• Vrij prijzig op hogere prijsniveaus
• Laagste prijsplan heeft niet veel functies

Hoe doet Docusign vergelijken met de concurrentie?

• Docusign vs signNow vergeleken

PDFfiller

PDFfiller is in de eerste plaats een hulpmiddel voor het maken van PDF's en documentbeheer, dat nuttig is voor bedrijven; het biedt vooraf gemaakte sjablonen en contracten voor freelancers en nieuwe werknemers, en u kunt formulieren vanaf nul opbouwen met hun hulpmiddel voor het maken van formulieren. Het heeft ook een uitstekende tool voor het vastleggen van handtekeningen.

U kunt handtekeningen vastleggen via een webcam of QR-code, uploaden vanaf uw mobiele apparaat, tekenen of gewoon intypen. Ik denk dat hoe meer opties u uw werknemers of contractanten kunt bieden, hoe beter.

PDFfiller biedt een goed assortiment sjablonen voor bedrijven. Ze zijn niet de mooiste om naar te kijken, maar ze zijn functioneel en dat is cruciaal.

Het programma voor het maken van PDF's is vrij eenvoudig (het werkt ongeveer zoals software voor e-mailmarketing), hoewel de UI enigszins onoverzichtelijk is. Toch zou u met PDFfiller vulbare PDF-formulieren voor uw werknemers moeten kunnen maken.

De prijsstelling is ook geschikt voor kleinere bedrijven.

PDFfiller Pro's

• Gemakkelijk vast te leggen handtekeningen
• Eenvoudig te gebruiken hulpmiddel voor het maken van PDF-documenten
• Fatsoenlijke reeks sjablonen
• Het heeft een redelijke prijs voor kleinere bedrijven

PDFFiller nadelen

• UI is een beetje onoverzichtelijk
• Sjablonen zijn niet de mooiste om naar te kijken

Hoe vergelijkt PDFfiller met anderen?

• PDFfiller vs Nitro PDF vergeleken
• PDFfiller vs Foxit PDF vergeleken

NitroSign

NitroSign is een hulpmiddel om PDF-bestanden te maken en te beheren. Ze hebben echter ook een andere tool genaamd NitroSign. Het is een cloud-gebaseerde tool waarmee gebruikers documenten kunnen combineren, optimaliseren, organiseren en converteren. Gebruikers kunnen er ook tekst en handtekeningen mee toevoegen aan documenten.

NitroSign is een waardevol hulpmiddel, en het vastleggen van handtekeningen is eenvoudig. Gebruikers kunnen hun handtekeningen tekenen, typen of uploaden.

Het biedt minder opties voor het vastleggen van handtekeningen dan anderen op deze lijst (zoals PDFfiller, bijvoorbeeld), maar het tekenen van handtekeningen werkt goed en je kunt ze eenvoudig uploaden vanaf je mobiele apparaat of computer als een softwareoplossing voor elektronische handtekeningen voor onderweg.

NitroSign heeft alleen voor deze specifieke service een ander prijsplan. Het maakt het ook gemakkelijk om documenten te beheren. Je moet echter een licentie kopen voor hun app voor handtekeningen op je bureaublad om een PDF vanuit het niets te maken.

NitroSign Pro's

• Gemakkelijk te gebruiken
• Goede hulpmiddelen voor het organiseren en beheren van documenten
• Handtekening-capture tool is eenvoudig

NitroSign nadelen

• Bevat geen software om PDF's te maken
• Biedt niet zoveel opties voor het vastleggen van handtekeningen

Acrobat Teken

Adobe Acrobat tekenen is een andere optie om snel handtekeningen vast te leggen. Als je al eerder Adobe-producten hebt gebruikt, vind je Acrobat Sign waarschijnlijk vrij intuïtief.

Het cloudgebaseerde platform werkt goed en maakt het gemakkelijk om contracten te beheren. Als u een groep freelancers aan boord moet halen, kunt u hun handtekeningen vastleggen en de documenten afdrukken voor uw administratie.

Ik hou van Adobe Acrobat Sign omdat het de administratieve kant van het runnen van een klein bedrijf veel eenvoudiger maakt; ik weet hoe het is om een belangrijk formulier uit het oog te verliezen of te vergeten een antwoord op te volgen, en alles overzichtelijk hebben helpt.

Het heeft ook een reeks goede integraties en de beveiliging die Adobe Sign biedt is geweldig. Het is een betrouwbare optie als je gevoelige documenten verwerkt. De prijs is betaalbaar: het Pro-plan kost $20 per maand (of $12,99 voor het Starter-plan).

Het nadeel is dat hun ondersteuning niet geweldig is, dus het kan zijn dat je een tijdje moet wachten op een reactie als er iets misgaat.

Adobe Sign Pro's

• Gemakkelijk te gebruiken
• Veel mogelijkheden qua gratis sjablonen
• Supergemakkelijk om documenten bij te houden (documentbeheer)
• Fatsoenlijke prijs
• Goede beveiliging van gevoelige documenten (beveiligde ondertekening)

Adobe Sign Nadelen

• De klantenservice is voor verbetering vatbaar
• Niet zo mobielvriendelijk als andere softwareoplossingen voor elektronische documenthandtekeningen

Hoe ondertekent Adobe Vergelijk met de alternatieven?

• Adobe Sign vs signNow vergeleken

Dropbox ondertekenen

Dropbox ondertekenen is een geweldige optie, vooral als je Dropbox al gebruikt. Je kunt een document kiezen, ondertekenaars toevoegen voor een handtekeningverzoek, invulbare velden naar bestaande documenten slepen en bijhouden voor welke documenten je handtekeningen hebt aangevraagd.

Net als Acrobat Sign maakt Dropbox Sign het eenvoudig om papierwerk te beheren. Omdat ik in de loop der jaren freelancers en aannemers heb ingehuurd, zie ik dat Dropbox Sign goed zou werken voor mij bij het beheren van deze belangrijke formulieren en contracten. Ik vind het ook fijn dat het een automatische opslag- en back-upfunctie heeft.

Dropbox Sign is alleen al prijzig voor een oplossing voor digitale handtekeningen als je Dropbox nog niet gebruikt. Dat is iets om te onthouden voor kleinere bedrijven als je de kosten laag wilt houden.

Het is gemakkelijk te gebruiken en tamelijk intuïtief, zelfs als u liever vermijdt nieuwe platforms te leren.

Dropbox Aanmelden Pro's

• Gemakkelijk te gebruiken digitale handtekening
• Maakt het eenvoudig om documenten te beheren
• Geweldig als u veel freelancers of aannemers moet inhuren
• Intuïtief te leren voor nieuwe gebruikers

Dropbox ondertekenen Nadelen

• Prijzig in vergelijking met andere platforms op deze lijst

SignRequest

SignRequest is een uitstekende optie voor freelancers. Het heeft een gratis plan waarmee je snel documenten kunt ondertekenen. Voor bedrijven is het echter ook een voordelige tool om documenten te ondertekenen. Het Business-plan geeft je een onbeperkt aantal teams, sjablonen en documenten.

Met SignRequest kunt u eenvoudig uw bedrijfslogo invoegen. Dit klinkt als een kleine functie, maar het is de moeite waard voor de prijs en zorgt voor een professionele uitstraling. SignRequest's drag-and-drop editor is eenvoudig te gebruiken en ik vind het onboarding proces eenvoudig. Het is een nette kleine tool en ik zou het aanbevelen voor kleine bedrijven.

Het mist wat extra functies en heeft niet zo'n groot aanbod sjablonen als andere platforms op deze lijst, maar het is voor het grootste deel geweldig.

Voors

• Gemakkelijk te gebruiken
• Snel en eenvoudig inwerkproces
• Lage kosten, dus uitstekend voor freelancers of kleine bedrijven
• Gemakkelijk branding toevoegen aan documenten

Nadelen

• Mist extra functies
• Heeft geen uitgebreide reeks sjablonen

RightSignature

RightSignature is een spannend platform. De prijs is niet geweldig voor kleinere bedrijven. Vanaf $60 per maand is het duur. Het is echter een veel veiligere ondertekeningsoptie voor het omgaan met gevoelige informatie. Als u bijvoorbeeld te maken hebt met gevoelige informatie zoals educatieve of medische dossiers, dan wilt u de beveiliging die RightSignature biedt.

Het is onderdeel van Citrix, dus als u al met dat platform werkt, is het zinvol om RightSignature te gebruiken als software-uitbreiding voor digitale handtekeningen. Hoewel het opstartproces soepel verloopt, is het niet het meest intuïtieve platform.

Het heeft veel uitstekende functies, zoals het verzamelen van handtekeningen, het verzenden van documentpakketten, bulkverzoeken voor handtekeningen en het maken van sjablonen. Het heeft ook een briljante klantenservice, dus je bent in veilige handen als er iets misgaat.

Ik heb hier gemengde gevoelens over: het is een goed platform, maar het ligt misschien buiten het bereik van kleinere bedrijven. Qua beveiliging is het echter een van de beste platforms op deze lijst.

Voors

• Gemakkelijk aanmelden
• Enkele uitstekende eigenschappen
• De beveiliging is uitstekend
• Het heeft een geweldige klantenservice

Nadelen

• Dure
• Niet de makkelijkste om te gebruiken

Runner's Up & eervolle vermeldingen

Hier zijn een paar opties die het niet helemaal gehaald hebben, maar die het overwegen waard zijn voor specifieke toepassingen:

• Formstack Teken: Nuttig als u al een Formstack-klant bent of vertrouwd bent met hun interface.
• Jotform Teken: Vergelijkbaar met Formstack, handig als u al klant bent.
• Keepsolid Sign: Super eenvoudige, basis cloud-gebaseerde handtekening oplossing. Goedkoop. 
• OneSpan Teken: Flexibel voor API en custom Dev use cases.
• Box Sign: Handig als u al Box producten gebruikt.
• Zoho Sign: Nuttig als u al bekend bent of gebruik maakt van Zoho ecosysteem producten.

FAQ's

Mijn laatste gedachten over de beste oplossingen voor het ondertekenen van documenten

Ik hou van SignNow. Het is gemakkelijk te gebruiken, wat erg belangrijk is als je weinig tijd hebt. Qua organisatie is het geweldig. Je kunt gemakkelijk essentiële contracten bijhouden, waardoor het veel gemakkelijker is om achter ontbrekende handtekeningen aan te gaan. Bovendien zorgt de mogelijkheid om eenvoudig je logo toe te voegen voor een professionele uitstraling.

Maar ik zou ook adviseren om PDFfiller te bekijken. Als u PDF-formulieren voor uw klanten of cliënten wilt maken, kunt u dat hier doen.

Ze hebben een goede reeks sjablonen, en het platform voor elektronische handtekeningen is relatief eenvoudig te gebruiken. Bovendien is de tool voor het vastleggen van handtekeningen uitstekend en biedt deze vele opties voor uw klanten, cliënten of freelancers.

Als u ingewikkelde ondertekeningslogica hebt voor complexe juridische documenten, is Docusign een goede (zij het prijzige) optie. 

Tot slot, als je een krap budget hebt, kun je eens kijken naar SignRequest. Het is betaalbaar, zelfs voor freelancers of solo ondernemers, en kleine bedrijven met een krap budget zullen de prijsstructuur waarderen. Het is ook erg eenvoudig en makkelijk te gebruiken voor beginners.

Ik hoop dat dit u heeft geholpen bij het vinden van de beste software voor het digitaal ondertekenen van documenten voor uw bedrijf!

Lees verder: Als u op zoek bent naar de beste flexibele API voor het ondertekenen van documenten (voor dev-gebruik, aangepaste omgevingen), bekijk dan onze gids voor de top Document Signing API's.