Laatst bijgewerkt op 1 juni 2023 door Ewen Finser
Vandaag de dag is het meer dan ooit gemakkelijk om met anderen te communiceren. We kunnen tekst berichten, e-mailsinstant messages, korte videoberichten en nog veel meer, gewoon vanuit onze woonkamer. Maar wat als je een document of brief moet versturen? Dan moet je opstaan en naar het postkantoor gaan.
Als je een bedrijf hebt dat regelmatig documenten verstuurt, is het postkantoor een integraal onderdeel van je bedrijf. Maar voor sommige mensen is de tijd die de reis kost het gewoon niet waard. Er zijn echter manieren om deze taken gedaan te krijgen zonder dat je je computer hoeft te verlaten. Bedrijven zoals SwitchMail regelen alles voor je. Ze printen je documenten, gooien ze in een envelop en brengen ze naar het postkantoor.
Met SwitchMail hoef je je geen zorgen te maken of je mail wel op tijd op de juiste plaats aankomt. Zij zorgen voor al het administratieve werk. Sterker nog, het platform is helemaal gratis. Switchmail verdient alleen geld als je besluit een brief te sturen.
Wat is SwitchMail?
SwitchMail is een Software as a Service (SaaS) mailplatform dat een veilige methode biedt voor bedrijven en organisaties om brieven en documentatie te versturen. De oplossing is 24 uur per dag, zeven dagen per week online en het proces verloopt volledig via een browser.
Als je SwitchMail gebruikt, zeg je vaarwel tegen de tijd die jij of je bedrijf verspilt aan het afdrukken en voorbereiden van uitgaande post. Bovendien hoeft u niet in de rij te staan bij het postkantoor. SwitchMail doet het allemaal voor u.
Het gebruik van de service is heel eenvoudig. Het enige wat je hoeft te doen is je documentatie uploaden, de adressen van zowel de verzender als de ontvanger opgeven, je verzendopties kiezen en dan op de verzendknop drukken. SwithMail is gemaakt voor jouw bedrijf en stelt je in staat om zoveel teamleden als nodig aan te maken en toe te voegen aan de account van jouw organisatie.
SwitchMail bevat functies zoals adresverificatie en gecertificeerde post, zodat je je documenten kunt versturen zoals jij dat wilt. Het hele proces is 100% vertrouwelijk en volledig geautomatiseerd. SwitchMail drukt het document voor je af, verstuurt het en verzendt het. Je hoeft alleen maar achterover te leunen en de bezorging te volgen, wat je rechtstreeks vanuit je Switch dashboard kunt doen.
Kenmerken
Een van de beste dingen aan SwitchMail is dat het extreem eenvoudig en rechttoe rechtaan is. Het kost helemaal geen tijd om te beginnen. Maak je account aan (dat is gratis), log in en begin met het versturen van je mail. Dat is alles. Natuurlijk moet je je document uploaden - in PDF- of Microsoft Word-formaat.
Daarna voer je jouw adres en dat van de ontvanger in, geef je een paar andere opties op en verzenden maar! SwitchMail drukt de documenten voor je af en zorgt dat je post de deur uit gaat.
Voor elk document dat je verstuurt, moet je de verzend- en afdrukopties kiezen die je verkiest. Voor het afdrukken kun je instellen dat documenten enkelzijdig of dubbelzijdig worden afgedrukt. Je moet ook kiezen of je brieven in zwart-wit of in kleur wilt afdrukken.
Je kunt je documenten per aangetekende zending of eersteklas bezorging versturen. Houd er wel rekening mee dat gecertificeerde post bepaalde beperkingen heeft. Je kunt bijvoorbeeld alleen bepaalde formaten enveloppen versturen. Je krijgt echter wel een trackingnummer en een ontvangstbewijs, dus er zijn voordelen verbonden aan het versturen van je stukken via de gecertificeerde post.
Aan de andere kant kun je bij eersteklas verzending alleen kiezen uit enveloppen van het formaat small, medium of large. Deze enveloppen kunnen respectievelijk 8, 24 en 98 pagina's bevatten. Vergeet niet dat de app van SwitchMail alleen brieven in US-formaat kan verwerken, die 8,5" bij 11" zijn.
Documenten uploaden
SwitchMail is ontwikkeld met zakelijke samenwerking in het achterhoofd. De applicatie beschikt over uitstekende functies die teamwerk vergemakkelijken en aanmoedigen. Wanneer een teamlid documenten verstuurt via de SwitchMail applicatie, kunnen managers zien hoeveel brieven er per persoon zijn verstuurd.
Met de applicatie kunnen beheerders ook geld toewijzen aan teamleden of rollen wijzigen als dat nodig is. Daarnaast bevat de software een ingebouwde rapportagemogelijkheid, zodat je precies kunt zien hoeveel documenten er zijn verstuurd en hoeveel geld er is uitgegeven aan portokosten.
Kosten
SwitchMail is 100% gratis te gebruiken. Je moet echter wel betalen voor elke brief en elk document dat je verstuurt. De prijs is afhankelijk van de grootte van de envelop die je kiest en of je in kleur of zwart-wit wilt afdrukken. Voor een kleine envelop met een zwart-wit document betaal je bijvoorbeeld $1,48. Daarna betaal je $0,29 per vel. De prijs is hetzelfde, of u nu enkelzijdig of dubbelzijdig afdrukt.
Ter vergelijking: een middelgrote envelop kost $1,54 en een grote $2,48. Als u uw documenten in kleur moet afdrukken, betaalt u meer. Een kleine envelop met een kleurendocument is $2,39 met een verhoging van $0,50 voor elk extra vel.
Als je e-certified mail wilt, betaal je een heel andere prijs. Voor zwart-witdocumenten is de basisprijs $7,54, waarbij extra vellen elk $1 kosten. Kleurenpagina's beginnen bij $8,45. De prijs voor e-certified mail is inclusief portokosten, een medium envelop en één geprinte pagina.
Alle nieuwe SwitchMail accounts worden geleverd met een tegoed van $5, zodat je de service kunt uitproberen zonder uit eigen zak te betalen. Als je besluit bij SwitchMail te blijven, kun je voor je verzonden documenten betalen met je bankpas, creditcard en PayPal.
Klantenservice
SwitchMail is een eenvoudig en rechttoe rechtaan platform, dus je zult niet veel uitgebreide informatie over de software vinden. Dat is ook niet echt nodig. Toch is er een FAQ-pagina op de SwitchMail-site en op het gebruikersdashboard als je antwoorden nodig hebt op bepaalde vragen.
Daarnaast heeft SwitchMail een blog die regelmatig wordt bijgewerkt met ideeën, tips en trucs voor kleine bedrijven. Je hebt geen toegang tot een klantenservicelijn, maar SwitchMail heeft wel een e-mailadres waar je vragen naartoe kunt sturen. Helaas krijg je alleen antwoord van maandag tot en met vrijdag van 8 uur 's ochtends tot 7 uur 's avonds EST.
Als je sneller antwoord nodig hebt, kun je het platform altijd bereiken via sociale media. SwitchMail is actief op Facebook, Linked In, Instagram en Twitter. Je kunt meestal met iemand in contact komen via sociale media, met name via Facebook, waar de chatfunctie beschikbaar is voor alle klanten.
Alternatieven
SwitchMail is misschien niet de ideale e-mailserviceoplossing voor alle bedrijven. Als je op zoek bent naar alternatieve opties, zijn hier een paar om te overwegen.
Gezant
Met Envoy kun je snel en gemakkelijk je inkomende post organiseren. De service laat je pakketten scannen en stuurt vervolgens automatisch een melding naar de ontvanger. Dit bespaart je team tijd door mogelijke stapels pakketten te voorkomen.
Het enige wat je hoeft te doen is een foto van het verzendlabel maken en Envoy de juiste ontvanger laten bepalen. De software waarschuwt de persoon vervolgens dat ze een pakketje hebben. Envoy is geweldig voor mensen die sommige dagen thuis zijn en andere dagen op kantoor, omdat het hen laat weten wanneer er een pakket klaar ligt om opgehaald te worden.
PakketX
PackageX is een softwareoplossing van Mailroom waarmee bedrijven hun postkamer beter kunnen beheren. Dit cloud-gebaseerde platform maakt gebruik van machine vision en kunstmatige intelligentie om de handelingen binnen uw postkamer te automatiseren. De software is schaalbaar en gebruiksvriendelijk. Bovendien werkt het in verschillende markten en industrieën.
Bedrijven in de onroerend goed-, hotel-, restaurant- en hoger onderwijsmarkt maken bijvoorbeeld gebruik van PackageX om hun postkamers te beheren.
Indrukken Automatiseren
Impress Automate is een uniform, multi-channel platform dat is gebouwd voor het beheer van uw postkamer. Het automatiseert de gehele postworkflow binnen uw organisatie, helpt bij het centraliseren van het proces en organiseert processen op één plek. U kunt uw post samenstellen, creëren, volgen en bezorgen vanaf één gecentraliseerd dashboard.
U hebt toegang tot intelligente barcodes waarmee u post kunt groeperen, sorteren of sorteren op een veilige en efficiënte manier. Bovendien kunt u met Impress Automate facturen of andere post automatisch maken en verzenden. U zult zeker zowel tijd als geld besparen wanneer u Impress Automate gebruikt.
Postbussen+4
Met Mailers+4 kunt u uw portokosten en onbestelbare post aanzienlijk verlagen. De software is eenvoudig te gebruiken en biedt hoogwaardige compliance en certificering in combinatie met een eenvoudige postvoorsorteeroplossing. Mailers+4 controleert adressen in je adresboek en sorteert je post vervolgens voor in categorieën zoals Standaard, First Class en Certified. Je krijgt ook functies zoals Intelligent Mail barcode ondersteuning en Duplicate Record identificatie.
Voor- en nadelen
Hier volgt een korte blik op de voor- en nadelen van het gebruik van de mailservice van SwitchMail.
Voors
- Gemakkelijk en gratis te gebruiken
- Betaal alleen voor documenten die je verstuurt
- Kan tot 98 pagina's in één envelop versturen
- Beheer meerdere gebruikers via het platform
- Stuur documenten per aangetekende post
Nadelen
- Ondersteunt slechts één papierformaat
- Biedt geen 24/7 klantenondersteuning
Switchmail Alternatieven & Concurrenten
Aangezien dit een relatief unieke mailingoplossing is, is het moeilijk om directe concurrenten te vinden. Dat gezegd hebbende, zijn hier enkele concurrerende diensten die vergelijkbare functionaliteit bieden:
- Docusend: Met Docusend kun je documenten virtueel versturen die je persoonlijk via de USPS ontvangt. Het wordt gefactureerd als een "cloud-based mailroom" en werkt goed voor diensten die een groot volume aan reguliere of geautomatiseerde slakkenpost versturen.
- DirectMail2.o: DirectMail is geen directe concurrent, maar synchroniseert online en offline marketingcampagnes om omnichannelactiviteiten te volgen. Handig om hybride campagnes te coördineren en te verenigen.
- PostGrid: PostGrid is meer gericht op ontwikkelaars en biedt een REST API om gepersonaliseerde briefverzending mogelijk te maken zonder je bestaande workflows aan te passen. Handig als je alleen de technologie nodig hebt om te integreren.
- Click2Mail: Click2Mail is meer een directe concurrent van Switchmail en is gebouwd voor de direct response marketing wereld, met enkele moderne mogelijkheden. Handig vanwege de omvang van direct mail producten (bijv. ansichtkaarten, boekjes, notecards, flyers, brochures, etc.). Als je creatief moet zijn, hebben ze opties.
FAQ's
Vraag: Is het mogelijk om meer dan één document te versturen?
Antwoord: Ja. Gebruikers kunnen tot 4 documenten toevoegen in één brief. Houd er rekening mee dat de documenten in Microsoft Word of Adobe PDF formaat moeten zijn en niet groter mogen zijn dan 4 MB.
Vraag: Waarom is het gebruik van SwitchMail eenvoudiger dan andere mailservices?
Antwoord: SwitchMail gaat verder dan dat om je bedrijf te verlossen van de rompslomp die het verzenden van post met zich meebrengt. Het platform zorgt voor het afdrukken, frankeren en verzenden van uw post. Hierdoor hoeven u en uw bedrijf zich niet langer bezig te houden met het beheren van postbenodigdheden of het knoeien met portokosten. Bovendien hoef je niet meer naar het postkantoor.
Vraag: Is SwitchMail veilig?
Antwoord: SwitchMail neemt beveiliging serieus en maakt er een prioriteit van voor alle klanten. Elk document dat u naar SwitchMail stuurt, doorloopt een veilig en geautomatiseerd proces. Met een vermindering in handmatig werk, garandeert de software betrouwbaarheid en vermindert het de tijd die nodig is om uw brieven af te leveren.
Als je SwitchMail gebruikt, maak je gebruik van de ultramoderne faciliteiten, die service van hoge kwaliteit en uitstekende beveiliging bieden. Dit omvat functies zoals beveiligde protocol (SSL) gegevensoverdrachten, die meestal worden gebruikt in bankieren en financiën. Het bedrijf maakt ook gebruik van back-up generatoren in het geval van een stroomstoring.
Vraag: Hoe lang duren leveringen?
Antwoord: Meestal komt je post binnen vijf werkdagen aan op de plaats van bestemming. Het afdrukken, vouwen, invoegen en frankeren van uw documenten neemt meestal twee werkdagen in beslag. First Class-post door de USPS neemt meestal 1-3 werkdagen in beslag, wat neerkomt op een totaal van 3-5 werkdagen voor bezorging.
Is SwitchMail de postbezorgdienst voor uw bedrijf?
SwitchMail is het ideale postbezorgingsplatform als uw bedrijf regelmatig documenten binnen de Verenigde Staten moet verzenden. Dankzij het eenvoudige platform duurt het hele proces slechts een paar minuten, wat veel sneller is dan de oude manier van werken. Vooral als je dezelfde brief naar verschillende mensen moet sturen.
Het platform is gratis te gebruiken en biedt beheerders een manier om meerdere gebruikers tegelijk te beheren. Hoewel SwitchMail alleen ondersteuning biedt voor brieven in US-formaat, kun je je documenten in kleur of zwart-wit afdrukken en naar meerdere ontvangers sturen.
Over het algemeen zal SwitchMail de klus klaren voor de overgrote meerderheid van de bedrijven die dit type service nodig hebben. Bovendien is het niet onbelangrijk dat je een tegoed van $5 krijgt als je je aanmeldt. Dat klinkt bijna te goed om te laten schieten!