loonlijst vierkant beoordelen

Square Payroll Review & Gids

Geen reacties

Foto van auteur

Door Rosie Greaves

Laatst bijgewerkt op 1 juni 2023 door Ewen Finser

Het runnen van een klein bedrijf is niet zonder uitdagingen. Ik kan het weten - ik heb er een. Aan de ene kant wil je dat je bedrijf groeit, maar aan de andere kant moet je de balans zien te vinden met je dagelijkse werkzaamheden. Dit houdt ook in dat je moet zorgen voor effectieve, veilige en nauwkeurige betalingssystemen waarmee je je werknemers op tijd kunt betalen, elke keer weer.

Het vinden van de juiste payroll oplossing, kan echter lastig zijn. Er zijn talloze opties, veel daarvan gericht op zowel kleine als grote bedrijven, dus hoe maak je een keuze? Met dat gezegd hebbende, hoop ik je te helpen met je onderzoek door een van die aanbieders onder de loep te nemen: Square Payroll. Er is veel te doen, dus laten we beginnen.

Mijn conclusie vooraf

Al met al, Vierkant is een cloud-based oplossing die werkt op iOS en Android, en biedt haar klanten een full-service suite van payroll tools. Deze omvatten directe stortingen, belastingondersteuning, betaald verlof en een mobiele app.

Ik vind het leuk dat Square point-of-sale gebruikers eenvoudig Square's Payroll systeem kunnen integreren, zodat ze hun in-person verkoop- en salarisadministratiesystemen kunnen stroomlijnen. Square Payroll is ook ontworpen om samen te werken met andere Square applicaties, zoals Square Team. Hier kunnen werknemers in- en uitklokken, hun gewerkte uren bekijken, hun wekelijkse loon bekijken, hun teamprofiel bewerken en nog veel meer.

De prijzen zijn eenvoudig te begrijpen en vooral gericht op kleinere en middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een alles-in-één, transparant geprijsde oplossing.

Wat Square is

Vierkant
Beelden door Rosie Greaves

Sinds de oprichting in 2015 is Square Payroll uitgegroeid tot een aanbieder van betalingsoplossingen voor bedrijven in de VS, Australië, het Verenigd Koninkrijk en Europa. Zoals ik al zei, kunnen kleine en grote verkopers Square gebruiken om te profiteren van een behoorlijk uitgebreide software voor salarisverwerking. Dat wil zeggen, of je nu een winkel, restaurant of bar bent,

professionele dienst, of grotere onderneming, dat kan:

  • Salarisruns opzetten
  • Rapporten genereren
  • Uw loonlijst op maat

...voor zowel werknemers op uurbasis als werknemers in loondienst.

Square Payroll omvat een reeks mix-and-match diensten, zodat u uw payrollplan tegen een extra vergoeding kunt aanvullen met andere functies. Deze omvat point-of-sale integraties, Square hardware, belastingondersteuning, afdrukken van cheques en meer.

Nu je begrijpt wat Square Payroll is, gaan we dieper in op een aantal van de belangrijkste functies.

Square Payroll functies en prijzen

Square Payroll
Beelden door Rosie Greaves

De functies van Square Payroll bieden klanten alles wat ze nodig hebben:

  • Payroll
  • Personeelsbeloningen afhandelen
  • Belastingaangiften voor aannemers en werknemers automatiseren

...allemaal vanaf één plek.

De eenvoudigste manier om uit te leggen wat Square Payroll biedt, is een overzicht te geven van de functies en hoeveel ze kosten.

Op dit punt wil ik herhalen dat Square Payroll integreert met verschillende andere Square producten. Hieronder vallen Square POS en Square Timecards. Daarnaast zijn er verschillende integraties van derden, zoals Xero, QuickBooks, QuickBooks Time en ZipRecruiter. Natuurlijk kunnen hier extra kosten aan verbonden zijn.

Laten we dus eens kijken naar de functies en prijzen van Square Payroll:

Werknemers en contractanten betalen

Als u werknemers en aannemers wilt betalen, beginnen de prijzen voor deze service bij $35 per maand, plus $5 per persoon die u betaalt. U kunt op elk moment opzeggen.

Hiervoor krijgt u de volgende functies:

  • Onbeperkt loon per maand.
  • Automatische berekening van de loonbelasting
  • Alle belastingaangiften en -betalingen
  • Multistate payroll
  • Live ondersteuning voor account setup.
  • Toegang tot de tijdkaarten en werknemersapp
  • U kunt fooien en commissies bijhouden, importeren en berekenen.
  • Square stuurt W-2's en 1099-NEC formulieren naar de IRS voor u.
  • U kunt werknemers betalen per cheque, directe storting of Cash App.
  • Toegang tot klantenondersteuning van maandag tot vrijdag, 6 uur tot 18 uur Pacific tijd.
  • Gratis seizoensgebonden inactiviteit - Er zijn geen verborgen kosten voor inactiviteit als je bedrijf alleen tijdens bepaalde seizoenen actief is. Je hoeft je account in die periode niet uit te schakelen!

Betaal gewoon aannemers

Als u alleen aannemers wilt betalen, beginnen de prijzen bij $5 per maand, per betaalde persoon. Nogmaals, u kunt op elk moment opzeggen. Hiervoor krijg je het volgende:

  • Onbeperkte maandelijkse uitbetalingen
  • Square verstuurt alle 1099-NEC formulieren naar de IRS
  • Klantenondersteuning is beschikbaar van maandag tot vrijdag van 6 uur tot 18 uur Pacific tijd.
  • U kunt aannemers betalen per cheque, directe storting of Cash App
  • Gratis seizoensgebonden inactiviteit

Of je nu werknemers en aannemers of alleen aannemers betaalt, zodra je je hebt aangemeld, heb je toegang tot een Square Dashboard van waaruit je kunt beginnen met het uitvoeren van een salarisadministratie vanuit de Payroll-sectie. Je kunt de salarisadministratie ook uitvoeren vanuit de Square Payroll app.

Ik denk dat het de moeite waard is om op te merken dat je de salarisadministratie voor 20.00 uur PT moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat ontvangers van een directe storting hun salaris de volgende dag op betaaldag ontvangen. Laten we nu eens wat dieper ingaan op een aantal van de bovenstaande functies en andere functies die niet in de prijsstructuur van Square Payroll staan:

Payroll

Zoals ik al liet doorschemeren, is Square Payroll bedoeld om het salarisadministratiesysteem van je bedrijf te vereenvoudigen. Je kunt de salarisadministratie automatiseren, herinneringen instellen om de salarisadministratie uit te voeren en werknemers/contractanten die niet langer in je boeken staan beëindigen.

Andere functies voor loonverwerking zijn onbeperkte loonruns, het betalen van contractanten, belastingondersteuning, directe stortingen, toegang tot de mobiele app Square Payroll, handmatige loonstroken en de mogelijkheid om werknemers en contractanten te betalen met de Cash App.

Belasting

Het nakomen van uw werkgeversverplichtingen bij de IRS is essentieel en daarom wil Square Payroll dit vereenvoudigen. Meer specifiek biedt de fiscale ondersteuning van Square Payroll het volgende:

  • Automatische berekening, indiening en betaling van de staatsbelasting (voor iedereen in het Pay Employees and Contractors Plan).
  • Automatische berekening, indiening en betaling van federale belastingen (opnieuw voor iedereen die alleen het Pay Employees and Contractors Plan gebruikt).
  • Square mailt I-9 en W-9 belastingformulieren naar de IRS voor u.
  • 1099's en W-2's aanmaken, indienen en verzenden (dit laatste is alleen beschikbaar in het plan Pay Employees and Contractors)
  • Werknemers kunnen belastingformulieren eSigneren -(nogmaals, alleen op het Pay Employees en Contractors plan).

U kunt een beleid voor betaald verlof (PTO) instellen voor werknemers vanuit uw Payroll-instellingen in het Dashboard van Square of vanuit het profielgedeelte van Payroll Team.

Je kunt de opbouw van vrije tijd berekenen en het PTO-saldo voor vrije tijd en ziekteverlof bijhouden. Je kunt dit controleren op basis van het aantal gewerkte uren of op basis van een vast bedrag. In het eerste geval bouwt je werknemer een bepaalde hoeveelheid verlof op op basis van het aantal uren dat hij/zij gewerkt heeft. Met een vast bedrag hebben je werknemers gewoon recht op een vast bedrag aan vakantiedagen dat door jou is vastgesteld.

Teambeheer

Teambeheer
Beelden door Rosie Greaves

Hoewel Square Payroll geen tijdregistratie heeft ingebouwd in de software, kun je je aanmelden voor de Square Team (management) app. Dit kost je $35 per maand extra per locatie om toegang te krijgen tot de volledige lijst met functies. Er is echter een gratis versie met beperkte functies beschikbaar.

De functies omvatten de mogelijkheid voor werknemers om overuren te berekenen, in en uit te klokken, diensten te plannen, PTO en ziekteverlof bij te houden. (Let op: dit is alleen beschikbaar met het plan Pay Employees en Contractors).

Rapportage

U kunt rapporten genereren over salaristotalen van werknemers, totalen van loonstroken, aantallen gegenereerde loonstroken, bedrijfsbelastingtotalen, werknemersgegevens en meer. Helaas is de rapportagefunctie op het moment van schrijven alleen beschikbaar via desktop en niet via de Square Payroll-app.

HR en inwerken

Square Payroll integreert met HR-adviesbureau Bambee. Daardoor krijgen klanten van Square Payroll korting op de functies ervan. Hierdoor kunnen werknemers zichzelf bij u aanmelden, e-handtekeningen toevoegen aan documenten en toegang krijgen tot hun loonstrookinformatie.

Je ontvangt waarschuwingen zodra nieuwe werknemers aan boord zijn. Je kunt ook bijhouden waar ze zich in het inwerkproces bevinden.

De prijzen variëren afhankelijk van hoeveel mensen u in dienst heeft:

  • 1-4 werknemers = $99 per maand + $0 eenmalig Bambee diepgaande HR-audit
  • 5-19 werknemers = $199 per maand + $250 eenmalige Bambee grondige HR-audit
  • 20-49 werknemers = $299 per maand + $500 eenmalige Bambee diepgaande HR-audit
  • 50-99 werknemers = $449 per maand + $750 eenmalig Bambee diepgaande HR-audit

U krijgt 50% korting op de eenmalige Bambee HR Audit kosten. Valt uw bedrijf in de categorie 1-4 werknemers, dan zijn de auditkosten $0.

Tips

Tips
Beelden door Rosie Greaves

Stel dat je een werkgever bent die fooien toekent aan werknemers. In dat geval kun je dit proces automatiseren met de optie 'Tip inschakelen' op je dashboard. Je kunt de fooien dan dagelijks/per dienst/loonperiode importeren. Je kunt fooien ook rechtstreeks aan werknemers uitbetalen met de Square Payroll app.

Als alternatief is er een optie voor handmatige invoer binnen Square Payroll. Fooien kunnen worden uitbetaald via de salarisadministratie of contant. Je ziet ook hoeveel fooien werknemers al hebben toegekend.

Extra kosten bij gebruik van Square

Hoewel het over het algemeen zo is dat de kosten van Square Payroll transparant zijn, is het de moeite waard om hier wat dieper op in te gaan. Waarom? Omdat als je werknemers een volledig pakket secundaire arbeidsvoorwaarden wilt bieden, dit je meer zal kosten.

Laten we eens kijken naar enkele van de voordelen die je kunt introduceren in je Payroll:

  • 401(k) pensioenplan: van $49 per maand en $8 per werknemer (Square werkt hiervoor samen met Guideline)
  • Gezondheidsvoordelen: vanaf $190 per maand per werknemer
  • Werknemerscompensatie: vanaf $50 per maand per werknemer
  • HR-ondersteuning: Vanaf $99 per maand

Op het tabblad 'Benefits' kun je personeelsbeloningen zoals ziektekostenverzekeringen, 401(k) pensioenplannen en werknemerscompensatie instellen op je Square Payroll dashboard.

Als u al employee benefits aanbiedt, kunt u met Square Payroll aftrekposten en bijdragen voor belastbare voordelen toevoegen aan het individuele profiel van elke Payroll-werknemer. Ondersteunde voordelen zijn onder andere Health Savings Account (HSA), Roth 403 B Retirement Plan, 457(b) en het Deferred Compensation Plan.

De voor- en nadelen van Square Payroll

We hebben veel besproken, dus ik zal proberen wat van wat we hebben besproken in een korte pro-cons lijst hieronder samen te vatten:

Voordelen:

  • Betaalbare prijzen
  • Er is een plan voor alleen aannemers
  • Square biedt een goede reeks online hulpmiddelen
  • Square Payroll integreert naadloos met andere Square functies
  • Het kan worden gebruikt in alle 50 Amerikaanse staten, plus Australië en Europa.
  • Ruime fiscale steun
  • Er zijn geen contracten, dus u kunt op elk moment opzeggen.

Minpunten:

  • De gebruikerservaring is niet zo intuïtief of strak als bij andere payroll services. De interface is enigszins verouderd en alle werknemersgegevens worden weergegeven op één lang scherm, waardoor het een uitdaging is om de informatie die je nodig hebt te vinden.
  • De rapportagefuncties zijn relatief eenvoudig. Square biedt niet veel voorgeformatteerde rapporten en je kunt rapporten niet bekijken op het platform. In plaats daarvan moet je ze downloaden. Aanpassingen zijn ook beperkt; je kunt alleen filteren op betaaldatumbereik en teamleden.
  • Je kunt werknemers niet dezelfde dag betalen als je je aanmeldt, omdat Square een paar dagen nodig heeft om je bankrekeningen te verifiëren.
  • De $5 per persoon betaalde kosten kunnen oplopen als u veel betalingen moet genereren.
  • Gebruikers moeten nog steeds handmatig alle werknemersgegevens bij het instellen van hun werknemers. Dit kan een erg lang en vervelend proces zijn. Er is geen eenvoudige manier om de gegevens van werknemers te importeren.

Wat zeggen de recensies?

Ik controleerde verschillende beoordelingssites om te zien wat klanten van Square Payroll vinden van de software. Software Advies gebruikers geven het in totaal 4,7 van de 5 sterren, met lof voor de functionaliteit, de prijs-kwaliteitverhouding, de klantenondersteuning en het gebruiksgemak. Sommige gebruikers vinden het dashboard echter wat basic en anderen zijn niet blij met het gebrek aan rapportageopties.

Capterra gebruikers waarderen de software ook hoog, met 4,7 van de 5 sterren. Zij zijn optimistisch over het gebruiksgemak, de hulp bij belastingaangifte en -voorbereiding, en het feit dat u maandelijks onbeperkt salarissen kunt draaien. Minder populair zijn de reactietijden van de klantenservice en verdere verwijzingen naar de basisrapportagefuncties.

Square Klantenondersteuning

Beelden door Rosie Greaves

U kunt contact opnemen met een Square Payroll Expert door een online formulier in te vullen waarin u de aard van uw vraag beschrijft. U kunt met een mens spreken tussen maandag en vrijdag, 6 am to 6 pm Pacific Time, via e-mail en telefoon. Daarnaast is live-chat ondersteuning van in de VS gevestigde specialisten beschikbaar van maandag tot vrijdag van 6 uur tot 16 uur PST.

U kunt ook contact opnemen met de Square Seller Community via het Square community forum. Het forum bevat zakelijke hulpmiddelen, vragen van de week, verkopersgroepen met gemeenschappelijke interesses waar u zich bij kunt aansluiten en nog veel meer.

In het Square Support Center kunt u payroll-gerelateerde vragen intypen en antwoorden vinden op veelvoorkomende vragen. Bijvoorbeeld hoe je een payroll opschort als je geen werknemers hebt, de Square Payroll app downloaden, en meer. Daarnaast bevat de website artikelen en berichten over payroll, waaronder hoe je een payroll uitvoert.

Square Payroll Alternatieven

Wanneer je op zoek bent naar payrolloplossingen voor je bedrijf, is het altijd verstandig om eerst onderzoek te doen voordat je een definitieve beslissing neemt. Daar hoort ook bij dat je de concurrentie bekijkt. Daarom heb ik hieronder een aantal Square Payroll alternatieven opgesomd die je misschien wilt onderzoeken voordat je beslist voor welke oplossing je gaat:

Gusto

Gusto
Beelden door Rosie Greaves

Zoals Square Payroll, Gusto is gericht op kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een alles-in-één betaaloplossing. De prijzen van Gusto liggen echter iets hoger, vanaf $40 per maand en $6 per betaalde persoon, oplopend tot $80 per maand en $12 per betaalde persoon als je ook gebruik wilt maken van Gusto's HR-functies. De facturering is maandelijks en je kunt op elk moment opzeggen.

Opvallende functies zijn onder meer onbeperkte maandelijkse salarisruns, geïntegreerde HR-functies, onboarding van werknemers en personeelsvoordelen.

Bovendien integreert Gusto met verschillende apps van derden, waaronder QuickBooks, FreshBooks en Xero. Van de twee biedt echter alleen Square Payroll een mobiele app voor werkgevers om hun salarisadministratie te beheren.

ADP

ADP
Beelden door Rosie Greaves

ADP is een van de bekendere softwareplatforms voor loonadministratie. Het biedt oplossingen voor kleine bedrijven met 25-199 werknemers en grote bedrijven met meer dan 999 werknemers en ondernemingen op wereldwijde locaties.

Het biedt functies als onboarding, selfservice voor werknemers en managers via een mobiele app, 24/7 toegang tot salarisexperts, integratie met HR- en tijdregistratiesystemen, belastingadministratie en meer.

Er zijn verschillende salarisoplossingen beschikbaar, afhankelijk van de grootte van je bedrijf. De website van ADP is echter niet gemakkelijk te navigeren en op het moment van schrijven waren er geen prijzen beschikbaar.

Paychex Flex

Paychex Flex
Beelden door Rosie Greaves

Hier is een oplossing voor loonlijstsoftware voor kleine en grotere bedrijven. Het wordt gefactureerd als een alles-in-één oplossing voor salarisadministratie, HR, het bijhouden van werktijden en personeelsbeloningen. De klantenondersteuning is ook 24/7.

Paychex automatiseert het salarisproces, en u kunt alles beheren vanuit de Paychex Flex mobiele app. Net als bij Square Payroll zijn de kosten echter hoger als u werknemers extra voordelen wilt bieden, zoals pensioenplanning en gezondheidszorg.

Er zijn drie prijsniveaus, waarbij de laagste begint vanaf $39 per maand en $5 per betaalde persoon, oplopend tot twee andere plannen met aangepaste prijzen. Je moet contact opnemen met de verkoopafdeling voor een offerte.

FAQ's

Vraag: Hebben mijn werknemers toegang tot Square Payroll? 

Antwoord: Ja, via een Square integratie genaamd Team. Met deze app kunnen werknemers:
- Klok in en uit
- Hun uren bijhouden
- Kijk naar tijdkaarten
- Historische inkomsten bijhouden
- Hun persoonlijke gegevens bijwerken
- Inwerktaken uitvoeren, zoals het invullen van noodzakelijke formulieren, waaronder W-4's.

Vraag: Hoe voer ik payroll uit voor aannemers met Square Payroll?

Antwoord: Log in op uw Square dashboard en ga naar de Payroll sectie aan de linkerkant van het scherm, dan:
- Klik op 'Contractanten betalen'.
- Kies de data van uw loonperiode en uw betalingsmethode.
- Selecteer de aannemer(s) die u wilt betalen
- Voer de gewerkte uren en het loon in. Je kunt deze informatie importeren uit integraties zoals Square Timecards. Als u geen integraties gebruikt, moet u deze informatie handmatig invoeren in de kolom Bedrag.
- Klik op 'Doorgaan' en bekijk de betalingsgegevens.
- Klik op 'Betaling verzenden'.
- Contractanten die via een directe storting op hun bank worden betaald, worden vier werkdagen nadat u de betaling hebt verzonden, uitbetaald.

Vraag: Als ik mijn rekening opzeg, kan ik mijn loonlijst dan later opnieuw laten opnemen? 

Antwoord: Zodra een Square Payroll-account is gedeactiveerd, is er momenteel geen manier om het opnieuw te activeren. In plaats daarvan moet u een nieuwe account aanmaken met een ander e-mailadres.

Vraag: Is Square Payroll veilig? 

Antwoord: Het is essentieel dat de gegevens van uw werknemers en contractanten veilig zijn en dat de verrichte financiële betalingen niet fraudegevoelig zijn. De klantgegevens van Square worden beschermd via:
- Veilige transactiecodering
- Naleving van PCI-beveiligingsnormen van niveau 1
- Twee-factor authenticatieprocessen
- Sterke wachtwoordcontrole voor administratieve toegang

Vraag: Ik ben in de war over welke loonbelastingformulieren ik moet indienen? 

Antwoord: Zonder extra kosten verzorgt Square Payroll de belastingaangiften voor u. Zodra de relevante formulieren zijn ingediend, kunt u ze downloaden, opslaan en afdrukken vanaf uw Square dashboard.
Teamleden ontvangen ook kopieën van hun belastingformulieren (W-2 en 1900-NEC) via de Square Team-app, of u kunt ze in plaats daarvan mailen. Daarnaast heeft de Square Payroll-website een uitgebreid artikel over loonbelastingaangiften. Daarbinnen kunt u per staat zien welke staatsloonformulieren het platform behandelt.

Square Payroll Review: Mijn laatste gedachten

Nu je mijn review hebt gelezen, heb je hopelijk een beter beeld van wat Square Payroll kan en of het geschikt is voor jouw bedrijf. Stel bijvoorbeeld dat je op zoek bent naar een eenvoudige en gebruiksvriendelijke softwareoplossing die integreert met Square POS en payroll- en belastingondersteuning biedt tegen betaalbare prijzen. In dat geval zou Square Payroll een kanshebber voor je kunnen zijn.

Er zijn geen verborgen kosten, maar er komen wel extra kosten bij als je van plan bent secundaire arbeidsvoorwaarden toe te voegen. Square Payroll doet wat er op het etiket staat. Het is een no-frills salarisadministratie oplossing die vooral aantrekkelijk is voor iedereen die al gebruik maakt van andere Square tools, zoals POS en Team, om hun bedrijf te runnen.

Uiteindelijk is het aan jou om te beslissen. Je kunt bijvoorbeeld het gevoel hebben dat als je bedrijf groeit, je een salarisverwerkingsplatform wilt dat met je mee kan schalen. Helaas is Square Payroll meer geschikt voor kleinere bedrijven, dus het is mogelijk dat je dit platform na verloop van tijd zult ontgroeien.

Dat is alles, mensen; laat ons weten wat jullie beslissen in de reacties hieronder!

Plaats een reactie

Nederlands