5 Beste manieren om internationale aannemers te betalen: Lage kosten en snelle verwerkingstijd

Geen reacties

Foto van auteur

Door Rosie Greaves

Laatst bijgewerkt op 1 juni 2023 door Ewen Finser

Stel, u wilt een uitstekende relatie met uw internationale aannemers. In dat geval is niets zo cruciaal als hen op tijd betaald krijgen. Hun harde werk verdient immers een stipte vergoeding! Maar iemand betalen in een ander land brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee.

Het begint met het aannemen van aannemers die zich aan de regels houden, d.w.z. de plaatselijke arbeidswetgeving en de classificatie van werknemers in acht nemen. Wat de betalingen betreft, moet u zich verdiepen in de belastingformulieren. Aan buitenlandse overschrijvingen zijn vaak kosten en wisselkoersen verbonden. Dit hangt af van het gekozen betalingsplatform en de overeengekomen valuta. 

Al met al kunnen we stellen dat het betalen van internationale contractanten niet zo eenvoudig is als het overmaken van geld naar vrienden en familie.

Als je je zorgen maakt over dit proces, maak je dan geen zorgen. We hebben alles voor je geregeld. Hier bespreken we alles wat je moet weten over het betalen van internationale aannemers - laten we erin duiken!

Waarom buitenlandse aannemers inhuren?

aannemer

Als buitenlandse aannemers zo'n gedoe zijn om te betalen, waarom zou je dan überhaupt met ze werken? Ten eerste zijn betalingen een fluitje van een cent als je eenmaal weet welke methode het beste bij je past. Zoals bij de meeste aspecten van je bedrijf, is het geen enkel probleem als je eenmaal een proces hebt ingesteld. Ten tweede, afhankelijk van je branche, biedt het inhuren van buitenlandse contractanten vele voordelen:

Toegang tot toptalent wereldwijd

Het belangrijkste voordeel is ongetwijfeld dat je toegang hebt tot de meest bekwame, goed opgeleide en creatieve mensen van over de hele wereld. Op het moment dat je je bedrijf openstelt voor internationale partnerschappen, ben je niet langer gebonden aan je lokale talentenpool. 

Een ander perspectief krijgen

Sommige projecten vereisen inzicht vanuit een nieuw perspectief. Dit is vooral waar in creatieve vakgebieden. Stel dat je aan een opdracht werkt die gebaseerd is op een andere cultuur. In dat geval is het een goede gewoonte om aannemers met die achtergrond in te schakelen. 

Minder uitgeven aan training

Onafhankelijke aannemers hebben meestal niet of nauwelijks training nodig. Meestal hebben ze voldoende ervaring, kennis en vaardigheden om naadloos aan te sluiten bij het project waarvoor je ze hebt aangenomen - geen lange inwerkperiode of wekenlange training nodig!

Wat je moet weten als je internationale aannemers betaalt

Dus je hebt besloten om met internationaal talent te werken, goed voor jou! Hier is wat je moet weten voor je verdergaat:

Hoe is de classificatie van je aannemer?

Wat een werknemer is, hangt af van de definitie van de overheid. Werknemers worden over het algemeen als werknemers beschouwd als ze voor langere tijd voor je bedrijf werken. Van je bedrijf wordt dan verwacht dat het lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingen betaalt aan die werknemer.

Stel echter dat de werknemer voor meerdere bedrijven werkt en zijn eigen werkstatus bepaalt. In dat geval zijn ze meestal een onafhankelijke aannemer. Dit kan ook het geval zijn als ze maar korte tijd voor een bedrijf werken voordat ze naar een ander bedrijf overstappen. In dat geval is de aannemer verantwoordelijk voor zijn eigen inkomstenbelasting.

Let op: Je kunt te maken krijgen met fiscale boetes als je een internationale werknemer als een aannemer behandelt terwijl de lokale overheid hem als een werknemer beschouwt. Doe dus eerst onderzoek om er zeker van te zijn dat je aan alle relevante wetten voldoet. 

Betalingen rapporteren en de juiste belastingformulieren indienen

Het volgende waar je op moet letten is de relevante documentatie, meer specifiek je verplichtingen met betrekking tot belastingformulieren. Als je in de VS bent, heb je een document nodig dat bekend staat als een W-8EN-formulier om aan te tonen dat je werknemer geen Amerikaanse onafhankelijke aannemer is.

Dit document verzamelt informatie zoals hun International Taxpayer Identification Number en andere algemene informatie. Dit formulier hoef je niet naar de IRS te sturen, maar je moet wel elke buitenlandse aannemer met wie je werkt registreren.

Een overeenkomst opstellen met buitenlandse onafhankelijke contractanten

Een onafhankelijke aannemersovereenkomst is ook aan te raden om je te beschermen in het geval van een geschil. Je kunt dit contract gebruiken om de omvang van het werk, de betalingsvoorwaarden en hoe geschillen kunnen worden opgelost vast te leggen.

Net als bij aannemers in je eigen regio, kun je hier het eigendom van het werk en de beschermingsclausules bepalen, die afhankelijk zijn van de lokale wet- en regelgeving van de aannemer.

Betalingsvoorwaarden instellen

Terwijl we verder gaan met het artikel, moet je betalingsvoorwaarden vaststellen met je aannemers. Normaal gesproken ontvang je een factuur van je onafhankelijke aannemer voor het werk dat ze hebben voltooid, waarop hun betalingsvoorwaarden moeten staan. Het is echter raadzaam om vooraf de betalingsvoorwaarden te kennen.

Sommige aannemers zullen willen betalen voordat het werk begint. Dit minimaliseert natuurlijk het risico voor de aannemer, maar verhoogt het risico voor jou. Met deze regeling kan het veel meer gedoe zijn om je geld terug te krijgen voor werk waar je niet tevreden over bent. Daarentegen is het betalen van de aannemer bij voltooiing van het project of per uur de minst riskante betalingstermijn voor jou.

Een goede middenweg is het betalen van een aanbetaling aan je aannemer. Dit beschermt de belangen van de aannemer, omdat het ervoor zorgt dat je financieel toegewijd bent aan het project. Maar aan de andere kant hoef je niet in één keer te veel geld te betalen, dus je hebt nog steeds genoeg invloed voor het geval er iets misgaat.

De beste manieren om internationale aannemers te betalen

De verschillende betaalmethoden hebben elk hun eigen voor- en nadelen. Dat gezegd hebbende, hebben we een aantal van de meest voorkomende manieren om internationale aannemers te betalen op een rijtje gezet.

SWIFT - Internationale bankoverschrijvingen

Bank

De meest traditionele betaalmethode is natuurlijk de ouderwetse bankoverschrijving. SWIFT is een wereldwijd overboekingsnetwerk dat financiële instellingen over de hele wereld met elkaar verbindt. Het voordeel hiervan is het gemak. De kans is groot dat je je aannemer kunt betalen via je eigen bank, dus je hoeft je aan niets nieuws aan te passen. Je hoeft alleen maar de SWIFT-code van de ontvanger te krijgen. 

In Europa gebruiken ze een IBAN-code in plaats van een SWIFT-code, maar het is in feite hetzelfde proces. Zodra je deze informatie hebt, verschilt het versturen van geld via internetbankieren niet veel van elke andere digitale overboeking.

Maar nu er nieuwe manieren zijn ontwikkeld om geld naar het buitenland over te maken, worden internationale bankoverschrijvingen steeds minder populair. SWIFT-overschrijvingen zijn namelijk behoorlijk duur, omdat je geld moet overmaken tegen de wisselkoers van de bank. Er zijn ook voorafgaande en intermediaire bankkosten verbonden aan deze overschrijvingen. Deze tarieven variëren van land tot land, dus doe eerst je huiswerk om te zien hoeveel ze je kosten.

Internationale postwissels/ papieren cheques

Als je de voorkeur geeft aan traditionele betaalmethoden, dan zijn cheques of internationale postwissels misschien een andere optie voor je. Er zijn echter verschillende nadelen aan deze optie - maar het belangrijkste is dat dit niet de snelste manier is om aannemers te betalen. Het verwerken van de transactie kan tijd kosten. Het vereist ook dat de betaler iemand stuurt om de postwissel bij de bank of het postkantoor te verwerken. 

Postwissels kunnen ook onbetaalbare kosten met zich meebrengen, die ook nog eens traag worden verwerkt. Tot slot moet je aannemer na ontvangst van de cheque de betaling persoonlijk gaan storten. En dan zijn er nog de wisselkoersen voor buitenlandse postwissels die de kosten voor jou, de betaler, kunnen verhogen.

Dat gezegd hebbende, wil je misschien cheques gebruiken als je aannemer geen bankrekening heeft. In sommige landen zijn cheques nog steeds een veelgebruikte betaalmethode omdat je er contant geld mee kunt innen, ongeacht hoe ze hun geld beheren.

Kortom, cheques en internationale postwissels laten lang op zich wachten en kunnen je contractant van je vervreemden. Hieronder bespreken we andere methoden die beter geschikt zijn voor de 21e eeuw:

 

PayPal

paypal

Digitale portemonnees zoals PayPal zijn immens populair geworden voor het betalen van internationale contractanten. Niet in de laatste plaats omdat hun wisselkoersen vaak goedkoper zijn dan die van traditionele banken. 

PayPal is een van de populairste en gemakkelijkste manieren om internationale aannemers te betalen. Ten eerste hebben de meeste mensen al een account en is het super eenvoudig om facturen te versturen, ontvangen en betalen in 200 landen. Binnen een paar klikken kan je aannemer een factuur sturen en voor jou is het net zo makkelijk om geld over te maken.

Het is de moeite waard om op te merken dat PayPal momenteel slechts 26 valuta accepteert, waardoor het veel beperkter is dan veel van zijn concurrenten als het gaat om internationale betalingen.

De betalingsopties van PayPal zijn heel flexibel. Je kunt ervoor kiezen om aannemers te betalen vanaf je PayPal-saldo, bankrekening of creditcard.  Bovendien is PayPal net zo toegankelijk via de app als op de desktop, dus je kunt je betalingen gemakkelijk beheren terwijl je onderweg bent. 

PayPal is echter niet per se de goedkoopste optie als het gaat om het omrekenen van valuta. Voor zakelijke rekeninghouders rekent PayPal 3% transactiekosten bovenop de basiswisselkoers. Het hoeft geen betoog dat dit al snel duur wordt als je duizenden euro's overmaakt.

PayPal Uitbetalingen

Als je regelmatig meerdere onafhankelijke aannemers in het buitenland betaalt, overweeg dan het platform voor massabetalingen van PayPal, PayPal Uitbetalingen. Deze biedt lagere kosten en automatiseringsfuncties. Dat wil zeggen dat je aannemers direct kunt uitbetalen voor regulier werk - je hoeft het alleen maar te vergeten, wat je een hoop gedoe bespaart!

Er wordt 2,5% in rekening gebracht voor het omrekenen van valuta en 1,5% extra transactiekosten voor het ontvangen van betalingen uit een ander land. Over het algemeen is het voor de verzender net zo gemakkelijk te gebruiken als regulier PayPal. 

Dat gezegd hebbende, zouden we PayPal Payouts alleen aanraden als je regelmatig geld naar meer dan tien contractanten stuurt. De kosten voor een kleiner team zijn misschien niet zo kosteneffectief.

Let op: Je hebt een zakelijke PayPal-rekening nodig om toegang te krijgen tot PayPal Payouts.

Payoneer

Payoneer

Payoneer is een ander betalingsplatform dat wereldwijd actief is. Ontvangers kunnen bij hun geld zodra het op hun rekening is gestort. Net als PayPal is Payoneer sneller dan traditionele bankoverschrijvingen. 

Net als PayPal heeft Payoneer een wereldwijd bereik van meer dan 200 landen. In tegenstelling tot PayPal ondersteunt Payoneer echter maar liefst 150 valuta. Payoneer wordt ook erkend door financiële toezichthouders over de hele wereld, wat betekent dat je veilig geld over de hele wereld kunt sturen terwijl je aan de regels blijft voldoen.

Een andere bonus is de mobiele app van Payoneer. Vanaf hier kun je je account beheren vanaf het gemak van je smartphone. 

De kosten van Payoneer hebben echter een belangrijk nadeel. Je moet tot een wisselkoers van 3,5% betalen. Je ontvanger zal ook tot 2% van het overgemaakte bedrag aangerekend worden wanneer ze hun geld opnemen van hun Payoneer account.

Een ander nadeel is dat je niet meer dan $1000 in één transactie kunt versturen. Voor betalingen in het hogere segment zul je dus ergens anders moeten zoeken. 

Wijs voor bedrijven

Wijze

Wijze, voorheen bekend als Transferwise, werd opgericht in 2011. Transferwise is gelanceerd met een missie om de enorme commissiekosten die de meeste betalingsplatforms in rekening brengen, te verlagen. Wijze maakt uitbetalingen door lokale banken in meerdere valuta mogelijk en voegt geen premie toe aan de groothandelswisselkoers.

Je kunt de wisselkoers en de kosten bekijken en goedkeuren voordat je de betaling doet, zodat je precies weet wat je vooraf betaalt. Je kunt in theorie ook wachten op een betere koers op een andere dag.

Bovendien biedt Wise geautomatiseerde bulkbetalingen en een transactietijd van ongeveer 2-4 dagen. Je kunt betalingen bij elke stap volgen om contractanten op de hoogte te houden van de status van hun fondsen. Dit is handig als het even duurt voordat het geld is overgemaakt, hoewel 50% van de betalingen de ontvangers binnen het uur bereikt!

Net als andere digitale portemonnees kun je betalingen beheren via desktop of onderweg met de mobiele app van Wise. 

Jij kan de fondsen van uw bedrijf beheren in meer dan 55 valuta's en internationale betalingen versturen voor aanzienlijk minder dan PayPal. Het beste van alles is dat je USD-betalingen kunt doen naar de meeste landen en kunt profiteren van bankniveau beveiliging op je overschrijvingen.

Wise gebruikt de middenkoers voor internationale betalingen. Met een zakelijke account betaal je een vast bedrag vanaf 65 cent voor het versturen van geld. Deze kosten variëren per valuta. Er zijn ook eenmalige kosten van $20 om te beginnen met het ontvangen van geld en een variabele vergoeding voor het wisselen van valuta, vanaf 0,35%.

De beste manier om een exacte prijsopgave te krijgen is door de prijscalculator op de website van Wise te gebruiken. Zo weet je precies wat je betaalt voordat je op verzenden klikt.

Een van de enige nadelen van Wise is dat betalingen alleen naar bankrekeningen kunnen worden overgemaakt en er geen contant geld kan worden opgehaald. We zijn er echter vrij zeker van dat de meeste van uw aannemers al een bankrekening hebben! Ook, Wijze is alleen beschikbaar in 59 landen, dus je moet controleren of jij en je aannemers in aanmerking komen om de diensten te gebruiken.

Revolut

Revoult

Revolut wordt vertrouwd door meer dan 12 miljoen klanten en biedt internationale transacties zonder verborgen kosten voor persoonlijke en zakelijke klanten. Revolut faciliteert ook goud- en cryptobetalingen als dat interessant voor je is. 

Je kunt geld overmaken naar meer dan 30 landen in 28 valuta. Hoewel dit een respectabele reeks is, is het de moeite waard om te controleren of de locaties van zowel jou als je contract op de lijst staan. 

Dat gezegd hebbende, Revolut is niet zo transparant als Transferwise als het gaat om het weergeven van de werkelijke wisselkoersen, dus je zult wat onderzoek moeten doen. Revolut brengt bijvoorbeeld tot 2% kosten in rekening voor betalingen die buiten de uren van de valutamarkt worden gedaan. Je moet ook £3 per internationale overboeking betalen als je al meer hebt overgeboekt dan de toegestane hoeveelheid geld die je op je account mag wisselen.

Het is ook de moeite waard om op te merken dat Revolut pas onlangs in de VS is gelanceerd en dat de functies ervan op dit moment nog niet beschikbaar zijn voor Amerikaanse gebruikers. 

FAQ's

Om dit overzicht af te ronden, beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen over het betalen van internationale aannemers:

Vraag: Wat is een internationale aannemer?

Antwoord: Een contractor is iemand die niet voor langere tijd voor dezelfde werkgever werkt. In plaats daarvan regelen ze hun eigen werk en belastingen en nemen ze opdrachten aan van verschillende bedrijven. Als deze aannemer in een ander land woont en belasting betaalt, wordt hij beschouwd als een internationale aannemer.

Vraag: Wat is een SWIFT-code?

Antwoord: SWIFT is een acroniem voor de maatschappij voor wereldwijde interbancaire financiële telecommunicatie. Het is een coöperatie van leden via welke je veilig geld kunt overmaken naar andere leden.

De SWIFT-code (ook wel BIC-code genoemd) is een bedrijfsidentificatie waarmee banken en financiële instellingen wereldwijd van elkaar kunnen worden onderscheiden. Een SWIFT-code bestaat uit een bankcode, een landcode, een locatiecode en een branchecode en varieert van 8 tot 11 tekens.

Vraag: Wanneer moet ik mijn internationale aannemer betalen?

Antwoord: Dit hangt af van de betalingsvoorwaarden in je aannemersovereenkomst. 

Vraag: Kan ik Xoom gebruiken om mijn internationale aannemers te betalen?

Antwoord: Xoom is de gespecialiseerde internationale betaalservice van PayPal. Hoewel dit veelbelovend klinkt, is het bedoeld voor betalingen van persoon tot persoon, niet voor commerciële overschrijvingen. 

Vraag: Moet ik 1099 innen van mijn internationale aannemers?

Antwoord: Als je met buitenlandse aannemers werkt, hoef je geen 1099-formulier te verzamelen. Dit formulier wordt alleen aan Amerikaanse contractors verstrekt als ze meer dan $600 betaald krijgen in één belastingjaar. In plaats daarvan moet je een W-8EN formulier invullen.

De beste manieren om internationale aannemers te betalen - Onze laatste gedachten

Werken met onafhankelijke internationale aannemers kan je bedrijf openstellen voor nieuwe kennis en expertise. Het is niet moeilijk om met buitenlandse aannemers te werken. Je moet alleen weten hoe je ze moet classificeren en in een vroeg stadium een beslissing nemen over je betalingsvoorwaarden.

Als je slechts af en toe met internationale contractanten werkt, is PayPal waarschijnlijk de gemakkelijkste optie. Aan de andere kant, als je regelmatig met buitenlandse contractanten werkt, kijk dan naar Transferwise en andere digitale portemonnees die lagere wisselkoersen bieden. 

De meeste digitale portemonnees bieden meerdere voordelen, waaronder automatisering en het bijhouden van betalingen. Je moet echter zorgvuldig de bijbehorende kosten onderzoeken en ervoor zorgen dat zowel jij als je aannemers een account hebben om van start te kunnen gaan. 

Zo, dat was ons beste advies over het betalen van internationale aannemers. We hopen dat dit je een goed idee heeft gegeven van hoe je aan de slag kunt gaan. En als je twijfelt, aarzel dan niet om met je aannemer te praten. Ze hebben waarschijnlijk veel ervaring met het werken met werkgevers over de hele wereld. Misschien hebben ze al een voorkeursmethode of een rekening bij een betrouwbare overboekingsprovider,

Hoe ga jij om met betalingen in het buitenland? Laat het ons weten in de reacties hieronder. We horen graag van je, spreek snel!

Plaats een reactie

Nederlands