eCommerce Sales Tax Software Gids

Last Updated on april 22, 2023 by DMEditor

De basisregel voor het innen van omzetbelasting is vrij eenvoudig: een bedrijf moet omzetbelasting innen in elke staat met een fysieke aanwezigheid of nexus. Voor de meeste bedrijven betekent dit dat zij omzetbelasting moeten innen in elke regio of staat waar zij een fysieke winkel, een kantoor of een magazijn hebben.

De definitie van omzetbelasting nexus wordt een beetje troebel als het gaat om e-commerce verkoop, omdat niet alle online bedrijven een fysieke aanwezigheid of nexus hebben in elke staat. Het Amerikaanse Hooggerechtshof in South Dakota vs Wayfair Inc. uitspraak in juni 2018, opende deuren voor staten om belasting te innen van verkopers buiten de staat.

Deze uitspraak leidde tot een ingewikkelde lappendeken van nationale wetten die voor bedrijven moeilijk te hanteren bleken. Om deze reden hebben online verkopers eCommerce verkoopbelastingprogramma's ingevoerd om hen te helpen de verkoopbelastingwetten te beheren en na te leven.

Maar de vele e-commerce software programma's op de markt maken het moeilijk om te beslissen welke de beste is voor uw bedrijf. In deze e-commerce sales tax software gids leert u de belangrijkste kenmerken die u moet overwegen bij het vergelijken van e-commerce sales tax software opties.

Bottom Line Up Front

Een e-commerce verkoopbelasting software is een belangrijk instrument om e-commerce verkopers te helpen compliant te blijven met de wetten op de omzetbelasting. De juiste software voor e-commerce omzetbelasting moet aan al uw basisbehoeften voldoen, zoals het automatisch indienen en afdragen van omzetbelasting.

Het moet ook eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken zijn met alle functies die u nodig hebt. Om de beste e-commerce verkoopbelasting software voor u te vinden, overweeg de behoeften van uw bedrijf en beoordeel producten die aan uw criteria voldoen.

Wat is Ecommerce Sales Tax Software en waarom hebt u het nodig?

Een eCommerce-sales tax software is een programma dat automatisch omzetbelasting berekent en int op bestellingen van klanten. Net zoals fysieke bedrijven omzetbelasting moeten innen en afdragen voor hun fysieke aanwezigheid, moeten online bedrijven hetzelfde doen voor hun virtuele aanwezigheid.

Dit geautomatiseerde proces helpt bedrijven de belastbare status van klanten in elk toepasselijk belastinggebied te bepalen. De software integreert naadloos met eCommerce platforms zoals Shopify en BigCommerce om de tijd, moeite en middelen die u besteedt aan de naleving van de omzetbelasting te minimaliseren.

Deze softwareprogramma's bieden gebruikers ook een forfaitaire of matrixmethode voor de berekening van de omzetbelasting.

Sommige platforms gebruiken bijvoorbeeld een algoritme dat de omzetbelastingtarieven berekent op basis van de geografische locatie, terwijl andere de ondernemer een vooraf ingestelde tarievenmatrix bieden waaruit hij kan kiezen. Deze tools zorgen voor alle gegevensinvoer, de berekening van de lokale belastingtarieven en de aangifte van de omzetbelasting.

De voordelen van het gebruik van software voor omzetbelasting

Software voor omzetbelasting voor e-commerce leidt u door het doolhof van lokale en staatsspecifieke regels en voorschriften. Het zorgt ervoor dat bedrijfsgegevens nauwkeurig worden verzameld, wat cruciaal is om uw bedrijf in overeenstemming te houden met het complexe belastingbeleid.

Hieronder staan andere voordelen van eCommerce verkoopbelasting software:

• Bespaart tijd en geld doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd, berekend en ingediend.
• Berekent automatisch het juiste bedrag aan te innen omzetbelasting op basis van de locatie van uw klant en de huidige tariefwetten in die regio.
• Biedt real-time waarschuwingen om op de hoogte te blijven van voortdurend veranderende wetten op het gebied van omzetbelasting.
• Ze worden geleverd met actuele belastingtabellen voor elke regio om u te helpen het juiste bedrag aan omzetbelasting te bepalen.
• Het helpt bedrijven sancties en boetes te vermijden door tijdig achterstallige belastingen in te dienen.
• Eenvoudige integratie met bestaande e-commerce platforms om het proces van de omzetbelasting te automatiseren.

Hoe kiest u de juiste software voor verkoopbelasting voor uw bedrijf?

Er zijn duizenden aanbieders van e-commerce software, maar niet al deze programma's bieden dezelfde mogelijkheden. U hebt een oplossing nodig die flexibel genoeg is voor uw unieke bedrijfsbehoeften en tegelijkertijd nauwkeurige berekeningen van de omzetbelasting in alle staten biedt.

Bij het zoeken naar een leverancier van software voor e-commerce omzetbelasting moet u rekening houden met deze criteria:

Waar voor je geld

Overweeg de totale kosten van de oplossing en hoe deze in uw budget past. De beste programma's bieden concurrerende prijzen, en sommige bieden zelfs gratis tests of een geld-terug-garantie om u te helpen bepalen of het past bij uw behoeften.

Klantenservice

Een betrouwbare e-commerce software-oplossing wordt geleverd met een 24-uurs telefoon- en e-mailondersteuning als u tegen problemen aanloopt. De meeste aanbieders bieden ook uitgebreide kennisbanken, webinars of online tutorials om u op weg te helpen.

Gebruikersinterface

Het dashboard of de interface van de software moet intuïtief en gemakkelijk te navigeren zijn. Geavanceerde functies zijn alleen nuttig als de gebruikersinterface de gebruikers in staat stelt ze te gebruiken zonder het platform uitgebreid te leren kennen.

Flexibiliteit

Zoek een oplossing die flexibel genoeg is om gemakkelijk te integreren met uw bestaande e-commerce platform. Een goed omzetbelastingprogramma heeft ingebouwde connectoren die het handmatig importeren en exporteren van gegevens overbodig maken.

Gebruiksgemak

Een gebruiker moet in korte tijd kunnen overschakelen van een handmatige omzetbelastingmethode naar een softwareprogramma. De beste e-commerce platforms hebben eenvoudige installatieprocedures en trainingen voor nieuwe gebruikers of degenen die niet vertrouwd zijn met het platform.

Te zoeken functies in een software voor omzetbelasting voor e-commerce

Voordat u een keuze maakt voor een eCommerce-software voor omzetbelasting, moet u de volgende kenmerken in overweging nemen:

1. Geautomatiseerde belastingaangifte

Geautomatiseerde belastingaangiften zijn essentieel omdat de meeste e-commerce bedrijven weinig tijd hebben. Het is voor hen niet realistisch om elke maand handmatig aangifte van de omzetbelasting te doen bij de verschillende belastingdiensten van de staat.

Daarom is een automatische archiveringsfunctie een topprioriteit voor alle e-commerce-softwareprogramma's voor omzetbelasting.

2. Steun voor meerdere staten en gemeenten

Om in overeenstemming te blijven met de e-commerce verkoopbelastingwetten, moet een softwareprogramma de belastingheffing in alle staten en gemeenten ondersteunen. Het ideale programma moet lokale regiospecifieke tariefwijzigingen, vrijstellingscertificaten en productclassificatievereisten verwerken.

3. Ondersteuning voor meerdere bedrijfstypen

Elk bedrijf heeft een unieke mix van producten en diensten die het resultaat bepalen. Daarom moet eCommerce software een reeks bedrijfstypen en -modellen ondersteunen.

Deze bedrijven omvatten B2B-diensten, drop shipping, digitale producten zoals online cursussen en SaaS-abonnementsdiensten.

4. Gestroomlijnde aangifte van omzetbelasting (SST)

Een gemakkelijke gebruikerservaring is een topprioriteit voor alle e-commerce software programma's. Zoek daarom naar een programma dat geautomatiseerde SST indiening.

Als uw staat aanvullende documentatie vereist, kan een SST-aanvraagdienst deze bestanden automatisch uploaden naar de overheidsinstanties.

5. Analytics en rapporten op aanvraag

De beste eCommerce sales tax software programma's bieden gedetailleerde rapportage mogelijkheden. Deze rapporten omvatten analyses die u vertellen hoeveel zaken u doet in elke staat en plaats.

De software kan ook een reeks aangepaste rapporten leveren om u te helpen begrijpen hoe de verschillende producten en diensten het resultaat van uw bedrijf beïnvloeden.

6. Ingebouwde automatische berekeningen

Om het bepalen van de belastbare status te vereenvoudigen, kunt u op zoek gaan naar e-commerce-software voor omzetbelasting met ingebouwde automatische berekeningen. Deze tools houden rekening met de unieke factoren van uw bedrijf die van invloed zijn op de belastbaarheid. Real-time tarieven en berekeningen helpen u ook om aan alle wetten van de staat te voldoen.

7. Ondersteuning van meerdere e-commerce winkels

U kunt meer dan één eCommerce winkel hebben voor verschillende bedrijven. Een ideale eCommerce verkoopbelasting software ondersteunt de creatie van onbeperkte winkels, inventaris details, en product prijzen.

Met deze functie kunnen bedrijven nauwkeurig belastbare tarieven voor verschillende producten toewijzen op alle e-commerce platforms.

8. Actuele tarieven en regels

De omzetbelasting op eCommerce transacties verandert regelmatig. De beste eCommerce-software voor omzetbelasting moet beschikken over realtime updates van tarieven en regels om naleving van lokale wetten te garanderen.

U zou niet apart handmatig moeten bijwerken of controleren op koerswijzigingen, want dat doet de software automatisch.

9. Beheer van vrijstellingscertificaten

Vrijgestelde belastingcertificaten zijn een essentieel onderdeel van de naleving van de e-commerce omzetbelasting. Zonder deze certificaten kunt u geconfronteerd worden met hoge boetes van de overheid. De beste eCommerce sales tax software programma's stroomlijnen dit proces door het aanbieden van geautomatiseerde, op sjablonen gebaseerde vrijstellingscertificaten.

Met deze functie kunt u snel alle noodzakelijke vrijstellingscertificaten aanmaken en indienen bij de overheidsinstanties.

10. Integraties met andere systemen

De beste eCommerce verkoopbelasting software integreert naadloos met andere toepassingen die u gebruikt voor uw bedrijf. Deze integraties omvatten boekhouding, ERP, en eCommerce platforms zoals Shopify.

Softwareprogramma's moeten ook integreren met betalingsverwerkers zoals PayPal om maandelijkse betalingen automatisch te verwerken op basis van de omzetgegevens van uw bedrijf.

Top 5 Ecommerce Sales Tax Software om te overwegen

Hieronder vindt u enkele van de beste eCommerce sales tax software programma's om te overwegen voor uw bedrijf.

1.TaxJar

TaxJar is een hulpmiddel voor de moderne verkoper om de omzetbelasting na te leven. Het is een cloudgebaseerde engine voor verkoopbelasting die de verkoopbelasting voor uw e-commerce bedrijf in real-time berekent. TaxJar helpt economische nexus in al uw winkels bij te houden en biedt u een geautomatiseerde manier om alle benodigde formulieren voor elke staat te uploaden.

TaxJar koppelt gegevens van alle gekoppelde rekeningen en CSV-importen en toont uw verschuldigde omzetbelasting in uw dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse TaxJar-rapporten. Het werkt ook automatisch de informatie bij met de staatsautoriteiten telkens wanneer u een tariefwijziging indient voor elke gekozen jurisdictie.

Dankzij de integratie met top e-commerce platforms zoals BigCommerce en Shopify kunt u eenvoudig belastingtarieven en -regels voor uw online winkels beheren. TaxJar biedt ook een enkel dashboard om u te helpen begrijpen hoe verschillende producten uw totale omzetbelastingverplichting beïnvloeden.

2. TaxCloud

TaxCloud onderscheidt zich als een cloudgebaseerde oplossing voor omzetbelasting voor het beheer van de naleving van meerdere staten in al uw bedrijven en online winkels. Het heeft een gedetailleerd en robuust dashboard dat elke ondernemer kan begrijpen. Gebruikers houden van TaxCloud vanwege de klantenservice; de medewerkers helpen u graag bij het oplossen van problemen met uw belastingen en compliance-informatie.

Met TaxCloud hebt u via één platform toegang tot al uw belangrijke informatie over omzetbelasting. Het biedt nauwkeurige tarieven en regels in real-time en houdt u automatisch op de hoogte van tariefwijzigingen zodra deze plaatsvinden. De integraties met boekhoud- en e-commerceplatforms zoals Shopify en BigCommerce maken het voor bedrijven ook gemakkelijker om de omzetbelasting voor meerdere winkels te beheren.

3. Avalara

Avalara is een alles-in-één oplossing voor de omzetbelasting voor uw bedrijf. Het berekent nauwkeurig de omzetbelastingtarieven op basis van uw locatie en productcategorie en dient deze vervolgens voor u in bij de noodzakelijke overheidsinstanties. Het dashboard van Avalara toont alle belangrijke informatie op één plek, zodat bedrijven gemakkelijk hun omzetbelastingverplichtingen kunnen bijhouden.

Met meer dan 700 integraties, Avalara kan werken met alle grote e-commerce platforms en helpt u de omzetbelasting op uw online winkels te beheren. Het werkt ook naadloos samen met boekhoudsoftware zoals FreshBooks, QuickBooks en Xero. U kunt snel vrijstellingscertificaten genereren voor elk van uw winkels met behulp van Avalara's geautomatiseerde systeem.

4. Taxify door Sovos

Het vermijden van belastinggaten is gemakkelijker met Taxify. Eerst berekent het nauwkeurige tarieven op basis van de producten die u verkoopt en de locatie van elke klant. Vervolgens dient het automatisch belastingaangiften in bij de overheid, zodat u daar zelf geen tijd aan hoeft te besteden.

Met de innovatieve technologie van Taxify kunnen bedrijven al hun aangiften omzetbelasting correct en op tijd indienen. Het helpt u ook uw totale omzetbelastingverplichting te bepalen en hoeveel u de overheid verschuldigd bent. Deze informatie wordt weergegeven in de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten van Taxify om de economische nexus van alle winkels bij te houden.

5. WebGility

Webgility is een van de weinige apps die het beste belastingbeheer biedt voor online retailers. Het integreert goed, vooral voor bedrijven die QuickBooks, NetSuite en Xero gebruiken. Het intuïtieve dashboard van Webgility toont al uw omzetbelastinginformatie op één plek. U kunt het ook gebruiken om de producten die u verkoopt bij te houden, de prijs van artikelen te bepalen met behulp van alternatieve regels, en de inventaris bij te houden op alle platforms.

Webgility garandeert 100% nauwkeurigheid bij het berekenen van de omzetbelasting. Het dient automatisch al uw aangiften omzetbelasting in, zodat u inkomsten en uitgaven niet handmatig hoeft bij te houden.

Hoe een Ecommerce Sales Tax Software voor uw bedrijf opzetten

Zodra u een e-commerce verkoopbelasting software hebt gekozen, kunt u beginnen met het opzetten van het voor uw bedrijf. Bij e-commerce zijn vaak verschillende belastingjurisdicties betrokken, dus het is belangrijk om de regels voor elke staat uit te zoeken.

Volg deze stappen om e-commerce omzetbelasting in te stellen:

1. Producten en diensten identificeren die volgens de federale en staatswetgeving belastbaar zijn.
2. Een indelingsmethode vaststellen om onderscheid te maken tussen belastbare en niet-belastbare producten en diensten.
3. Koppel productgroepen aan de juiste belastingregel.
4. Ga na welke producten of diensten in elk rechtsgebied belastbaar of vrijgesteld zijn van omzetbelasting, rekening houdend met eventuele plaatselijke wetgeving.
5. Besluiten over een tariefstructuur voor verschillende categorieën van artikelen
6. Beslis hoe u de omzetbelasting gaat innen en rapporteren.
7. Beslis over een strategie voor het beheer van belastingvrijstellingen.
8. Bereid zo nodig de API-integratie (Application Programming Interface) met uw e-commerce platform of andere software voor.
9. Alle sites waar producten worden verkocht, aanpassen aan wijzigingen in de belastingregels en -jurisdicties.
10. Configureer uw winkelwagen en boekhoudsoftware (indien nodig).
11. Testen en bijwerken indien nodig.
12. Implementeer het systeem.
13. voortdurend bijhouden, zoals het toewijzen van nieuwe belastingregels of -jurisdicties, het wijzigen van bestaande, of het wijzigen van tarieven voor specifieke producten of diensten.

Tips om te voldoen aan de wetten op de omzetbelasting in de elektronische handel

Hieronder volgen enkele tips om aan de wetgeving inzake e-commerce omzetbelasting te voldoen:

• Stel uw omzetbelasting nexus vast, zodat u niet aansprakelijk bent voor het innen van omzetbelasting in rechtsgebieden waar u niet fysiek aanwezig bent.
• Bepaal de vereisten van uw staat en lokale omzetbelasting en hoe deze van toepassing zijn op online bedrijven, zoals detailhandelaren op afstand die geen nexus hebben in de staat.
• Ga na of er staten of gemeenten zijn die artikelen die aan bepaalde entiteiten worden verkocht, zoals non-profitorganisaties of overheidsinstellingen, vrijstellen van belasting.
• Zorg ervoor dat uw eindklanten op de hoogte zijn van de regels inzake omzetbelasting in hun woonplaats.
• Houd een goede administratie bij van alle transacties als u later het bewijs van naleving moet leveren.
• Train uw verkoop- en klantenservicemedewerkers. Bijvoorbeeld, Colorado heeft opleidingsmateriaal voor omzetbelasting naleving.
• Gebruik verkoopbelastingsoftware voor e-commerce om het naleven van de verkoopbelastingwetgeving te vereenvoudigen, vooral als u in meerdere staten actief bent of veel klanten hebt.

FAQ's

Conclusie

Inzicht in de ins en outs van e-commerce software is cruciaal voor handelaren. Als u het proces van naleving van de omzetbelasting niet alleen wilt afhandelen, dan kan e-commerce software u helpen om aan uw aangifteverplichtingen te voldoen.

De bovenstaande eCommerce sales tax software gids biedt een high-level overzicht van e-commerce sales tax. Met behulp van de bovenstaande tips kunt u er zeker van zijn dat u voldoet aan de wetgeving inzake e-commerce omzetbelasting.