eCommerce Sales Tax Software Gids

Laatst bijgewerkt op 4 december 2023 door Ewen Finser

De basisregel voor het innen van omzetbelasting is vrij eenvoudig: een bedrijf moet omzetbelasting innen in elke staat met een fysieke aanwezigheid of nexus. Voor de meeste bedrijven betekent dit dat zij omzetbelasting moeten innen in elke regio of staat waar zij een fysieke winkel, een kantoor of een magazijn hebben.

De definitie van omzetbelasting nexus wordt een beetje troebel als het gaat om e-commerce verkoop, omdat niet alle online bedrijven een fysieke aanwezigheid of nexus hebben in elke staat. Het Amerikaanse Hooggerechtshof in South Dakota vs Wayfair Inc. uitspraak in juni 2018, opende deuren voor staten om belasting te innen van verkopers buiten de staat.

Deze uitspraak leidde tot een ingewikkelde lappendeken van nationale wetten die voor bedrijven moeilijk te hanteren bleken. Om deze reden hebben online verkopers eCommerce verkoopbelastingprogramma's ingevoerd om hen te helpen de verkoopbelastingwetten te beheren en na te leven.

Maar de vele e-commerce softwareprogramma's op de markt maken het moeilijk om te beslissen welke de beste is voor uw bedrijf. In deze handleiding voor e-commerce software voor verkoopbelasting leert u de belangrijkste kenmerken die u moet overwegen bij het vergelijken van e-commerce software voor verkoopbelasting.

Bottom Line Up Front

Een e-commerce verkoopbelasting software is een belangrijk instrument om e-commerce verkopers te helpen compliant te blijven met de wetten op de omzetbelasting. De juiste software voor e-commerce omzetbelasting moet aan al uw basisbehoeften voldoen, zoals het automatisch indienen en afdragen van omzetbelasting.

Het moet ook eenvoudig en makkelijk te gebruiken zijn met alle functies die je nodig hebt. Om de beste software voor e-commerce omzetbelasting te vinden, moet je rekening houden met de behoeften van je bedrijf en producten bekijken die aan je criteria voldoen.

Wat is Ecommerce Sales Tax Software en waarom hebt u het nodig?

Een eCommerce-sales tax software is een programma dat automatisch omzetbelasting berekent en int op bestellingen van klanten. Net zoals fysieke bedrijven omzetbelasting moeten innen en afdragen voor hun fysieke aanwezigheid, moeten online bedrijven hetzelfde doen voor hun virtuele aanwezigheid.

Dit geautomatiseerde proces helpt bedrijven de belastbare status van klanten in elk toepasselijk belastinggebied te bepalen. De software integreert naadloos met eCommerce platforms zoals Shopify en BigCommerce om de tijd, moeite en middelen die u besteedt aan de naleving van de omzetbelasting te minimaliseren.

Deze softwareprogramma's bieden gebruikers ook een forfaitaire of matrixmethode voor de berekening van de omzetbelasting.

Sommige platforms gebruiken bijvoorbeeld een algoritme dat de omzetbelastingtarieven berekent op basis van de geografische locatie, terwijl andere de ondernemer een vooraf ingestelde tarievenmatrix bieden waaruit hij kan kiezen. Deze tools zorgen voor alle gegevensinvoer, de berekening van de lokale belastingtarieven en de aangifte van de omzetbelasting.

De voordelen van het gebruik van software voor omzetbelasting

Software voor omzetbelasting voor e-commerce leidt u door het doolhof van lokale en staatsspecifieke regels en voorschriften. Het zorgt ervoor dat bedrijfsgegevens nauwkeurig worden verzameld, wat cruciaal is om uw bedrijf in overeenstemming te houden met het complexe belastingbeleid.

Hieronder staan andere voordelen van eCommerce verkoopbelasting software:

• Bespaart tijd en geld doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd, berekend en ingediend.
• Berekent automatisch het juiste bedrag aan verkoopbelasting dat je moet innen op basis van de locatie van je klant en de huidige tariefwetten in die regio.
• Biedt real-time waarschuwingen om op de hoogte te blijven van voortdurend veranderende wetten op het gebied van omzetbelasting.
• Ze worden geleverd met actuele belastingtabellen voor elke regio om u te helpen het juiste bedrag aan omzetbelasting te bepalen.
• Het helpt bedrijven sancties en boetes te vermijden door tijdig achterstallige belastingen in te dienen.
• Eenvoudige integratie met bestaande e-commerce platforms om het proces van de omzetbelasting te automatiseren.

Hoe kiest u de juiste software voor verkoopbelasting voor uw bedrijf?

Er zijn duizenden leveranciers van e-commerce software, maar niet al deze programma's bieden dezelfde mogelijkheden. Je hebt een oplossing nodig die flexibel genoeg is om te voldoen aan je unieke bedrijfsbehoeften en tegelijkertijd accurate berekeningen van de omzetbelasting in alle staten levert.

Bij het zoeken naar een leverancier van software voor e-commerce omzetbelasting moet u rekening houden met deze criteria:

Waar voor je geld

Kijk naar de totale kosten van de oplossing en hoe deze in je budget past. De beste programma's bieden concurrerende prijzen en sommige bieden zelfs gratis tests of een geld-terug-garantie om je te helpen bepalen of het past bij je behoeften.

Klantenservice

Een betrouwbare e-commerce software-oplossing wordt geleverd met een 24-uurs telefoon- en e-mailondersteuning als u tegen problemen aanloopt. De meeste aanbieders bieden ook uitgebreide kennisbanken, webinars of online tutorials om u op weg te helpen.

Gebruikersinterface

Het dashboard of de interface van de software moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn. Geavanceerde functies zijn alleen nuttig als de gebruikersinterface de gebruikers in staat stelt om ze te gebruiken zonder het platform uitgebreid te moeten leren kennen.

Flexibiliteit

Zoek een oplossing die flexibel genoeg is om gemakkelijk te integreren met je bestaande e-commerce platform. Een goed omzetbelastingprogramma heeft ingebouwde connectors die het handmatig importeren en exporteren van gegevens overbodig maken.

Gebruiksgemak

Een gebruiker moet in korte tijd kunnen overschakelen van een handmatige omzetbelastingmethode naar een softwareprogramma. De beste e-commerce platforms hebben eenvoudige installatieprocedures en trainingen voor nieuwe gebruikers of degenen die niet vertrouwd zijn met het platform.

Te zoeken functies in een software voor omzetbelasting voor e-commerce

Voordat u een keuze maakt voor een eCommerce-software voor omzetbelasting, moet u de volgende kenmerken in overweging nemen:

1. Geautomatiseerde belastingaangifte

Geautomatiseerde belastingaangiften zijn essentieel omdat de meeste e-commerce bedrijven weinig tijd hebben. Het is voor hen niet realistisch om elke maand handmatig omzetbelastingaangifte te doen bij de verschillende belastingautoriteiten.

Daarom is een automatische archiveringsfunctie een topprioriteit voor alle e-commerce-softwareprogramma's voor omzetbelasting.

2. Steun voor meerdere staten en gemeenten

Om in overeenstemming te blijven met de e-commerce verkoopbelastingwetten, moet een softwareprogramma de belastingheffing in alle staten en gemeenten ondersteunen. Het ideale programma moet lokale regiospecifieke tariefwijzigingen, vrijstellingscertificaten en productclassificatievereisten verwerken.

3. Ondersteuning voor meerdere bedrijfstypen

Elk bedrijf heeft een unieke mix van producten en diensten die het resultaat bepalen. Daarom moet eCommerce software een reeks bedrijfstypen en -modellen ondersteunen.

Deze bedrijven omvatten B2B-diensten, drop shipping, digitale producten zoals online cursussen en SaaS-abonnementsdiensten.

4. Gestroomlijnde aangifte van omzetbelasting (SST)

Een gemakkelijke gebruikerservaring is een topprioriteit voor alle e-commerce software programma's. Zoek daarom naar een programma dat geautomatiseerde SST indiening.

Als uw staat aanvullende documentatie vereist, kan een SST-aanvraagdienst deze bestanden automatisch uploaden naar de overheidsinstanties.

5. Analytics en rapporten op aanvraag

De beste e-commerce software voor verkoopbelasting biedt gedetailleerde rapportagemogelijkheden. Deze rapporten bevatten analyses die je vertellen hoeveel zaken je doet in elke staat en plaats.

De software kan ook een reeks aangepaste rapporten leveren om je te helpen begrijpen hoe verschillende producten en diensten de winst van je bedrijf beïnvloeden.

6. Ingebouwde automatische berekeningen

Om het bepalen van de belastbare status te vereenvoudigen, kun je op zoek gaan naar een e-commerce software voor omzetbelasting met ingebouwde automatische berekeningen. Deze tools houden rekening met de unieke factoren van je bedrijf die van invloed zijn op de belastbaarheid. Real-time tarieven en berekeningen helpen je ook om aan alle wetten van de staat te voldoen.

7. Ondersteuning van meerdere e-commerce winkels

U kunt meer dan één eCommerce winkel hebben voor verschillende bedrijven. Een ideale eCommerce verkoopbelasting software ondersteunt de creatie van onbeperkte winkels, inventaris details, en product prijzen.

Met deze functie kunnen bedrijven nauwkeurig belastbare tarieven voor verschillende producten toewijzen op alle e-commerce platforms.

8. Actuele tarieven en regels

De omzetbelasting op eCommerce transacties verandert regelmatig. De beste eCommerce-software voor omzetbelasting moet beschikken over realtime updates van tarieven en regels om naleving van lokale wetten te garanderen.

Je hoeft niet handmatig bij te werken of afzonderlijk te controleren op tariefwijzigingen, omdat de software dit automatisch doet.

9. Beheer van vrijstellingscertificaten

Vrijgestelde belastingcertificaten zijn een essentieel onderdeel van de naleving van de e-commerce omzetbelasting. Zonder deze certificaten kunt u geconfronteerd worden met hoge boetes van de overheid. De beste eCommerce sales tax software programma's stroomlijnen dit proces door het aanbieden van geautomatiseerde, op sjablonen gebaseerde vrijstellingscertificaten.

Met deze functie kunt u snel alle noodzakelijke vrijstellingscertificaten aanmaken en indienen bij de overheidsinstanties.

10. Integraties met andere systemen

De beste eCommerce verkoopbelasting software integreert naadloos met andere toepassingen die u gebruikt voor uw bedrijf. Deze integraties omvatten boekhouding, ERP, en eCommerce platforms zoals Shopify.

Softwareprogramma's moeten ook integreren met betalingsverwerkers zoals PayPal om maandelijkse betalingen automatisch te verwerken op basis van de omzetgegevens van je bedrijf.

Top 5 Ecommerce Sales Tax Software om te overwegen

Hieronder vindt u enkele van de beste eCommerce sales tax software programma's om te overwegen voor uw bedrijf.

1.TaxJar

TaxJar is een tool voor de moderne verkoper om de omzetbelasting na te leven. Het is een cloudgebaseerde engine voor omzetbelasting die de omzetbelasting voor je e-commercebedrijf in realtime berekent. TaxJar helpt economische nexus in al uw winkels bij te houden en biedt u een geautomatiseerde manier om alle benodigde formulieren voor elke staat te uploaden.

TaxJar koppelt gegevens van alle gekoppelde rekeningen en CSV-importen en toont uw verschuldigde omzetbelasting in uw dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse TaxJar-rapporten. Het werkt ook automatisch de informatie bij met de staatsautoriteiten telkens wanneer u een tariefwijziging indient voor elke gekozen jurisdictie.

Dankzij de integratie met top e-commerce platforms zoals BigCommerce en Shopify kunt u eenvoudig belastingtarieven en -regels voor uw online winkels beheren. TaxJar biedt ook een enkel dashboard om u te helpen begrijpen hoe verschillende producten uw totale omzetbelastingverplichting beïnvloeden.

2. TaxCloud

TaxCloud onderscheidt zich als een cloudgebaseerde oplossing voor omzetbelasting voor het beheer van de naleving van meerdere staten in al uw bedrijven en online winkels. Het heeft een gedetailleerd en robuust dashboard dat elke ondernemer kan begrijpen. Gebruikers houden van TaxCloud vanwege de klantenservice; de medewerkers helpen u graag bij het oplossen van problemen met uw belastingen en compliance-informatie.

Met TaxCloud hebt u via één platform toegang tot al uw belangrijke informatie over omzetbelasting. Het biedt nauwkeurige tarieven en regels in real-time en houdt u automatisch op de hoogte van tariefwijzigingen zodra deze plaatsvinden. De integraties met boekhoud- en e-commerceplatforms zoals Shopify en BigCommerce maken het voor bedrijven ook gemakkelijker om de omzetbelasting voor meerdere winkels te beheren.

3. Avalara

Avalara is een alles-in-één oplossing voor het voldoen aan de verkoopbelasting voor je bedrijf. Het berekent nauwkeurig de omzetbelastingtarieven op basis van je locatie en productcategorie en dient deze vervolgens voor je in bij de benodigde overheidsinstanties. Het dashboard van Avalara geeft alle belangrijke informatie op één plek weer, zodat bedrijven eenvoudig hun omzetbelastingverplichtingen kunnen bijhouden.

Met meer dan 700 integraties, Avalara werkt met alle grote e-commerceplatforms en helpt je bij het beheren van de omzetbelasting op je online winkels. Het werkt ook naadloos samen met boekhoudsoftware zoals FreshBooks, QuickBooks en Xero. Je kunt snel vrijstellingscertificaten genereren voor elk van je winkels met behulp van Avalara's geautomatiseerde systeem.

4. Taxify door Sovos

Het vermijden van belastinggaten is gemakkelijker met Taxify. Eerst berekent het nauwkeurige tarieven op basis van de producten die je verkoopt en de locatie van elke klant. Vervolgens dient het automatisch belastingaangiften in bij de overheidsinstanties, zodat je daar zelf geen tijd aan hoeft te besteden.

Taxify's innovatieve technologie stelt bedrijven in staat om al hun aangiften van omzetbelasting correct en op tijd in te dienen. Het helpt je ook om je totale omzetbelastingschuld te bepalen en hoeveel je de overheid verschuldigd bent. Deze informatie wordt weergegeven in Taxify's dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten om de economische nexus van alle winkels bij te houden.

5. WebGility

Webgility is een van de weinige apps die het beste belastingbeheer biedt voor webwinkeliers. Het integreert goed, vooral voor bedrijven die QuickBooks, NetSuite en Xero gebruiken. Het intuïtieve dashboard van Webgility toont al je omzetbelastinggegevens op één plek. Je kunt het ook gebruiken om de producten die je verkoopt bij te houden, prijzen te bepalen met behulp van alternatieve regels en voorraden bij te houden op alle platforms.

Webgility garandeert 100% nauwkeurigheid bij het berekenen van de omzetbelasting. Al uw omzetbelastingaangiften worden automatisch ingediend, zodat u inkomsten en uitgaven niet handmatig hoeft bij te houden.

Hoe een Ecommerce Sales Tax Software voor uw bedrijf opzetten

Als je eenmaal een software voor e-commerce omzetbelasting hebt gekozen, kun je beginnen met het instellen ervan voor je bedrijf. Bij e-commerce zijn vaak verschillende belastingjurisdicties betrokken, dus het is belangrijk om de regels voor elke staat uit te zoeken.

Volg deze stappen om e-commerce omzetbelasting in te stellen:

1. Producten en diensten identificeren die volgens de federale en staatswetgeving belastbaar zijn.
2. Een indelingsmethode vaststellen om onderscheid te maken tussen belastbare en niet-belastbare producten en diensten.
3. Koppel productgroepen aan de juiste belastingregel.
4. Ga na welke producten of diensten in elk rechtsgebied belastbaar of vrijgesteld zijn van omzetbelasting, rekening houdend met eventuele plaatselijke wetgeving.
5. Besluiten over een tariefstructuur voor verschillende categorieën van artikelen
6. Beslis hoe u de omzetbelasting gaat innen en rapporteren.
7. Beslis over een strategie voor het beheer van belastingvrijstellingen.
8. Bereid zo nodig de API-integratie (Application Programming Interface) met uw e-commerce platform of andere software voor.
9. Alle sites waar producten worden verkocht, aanpassen aan wijzigingen in de belastingregels en -jurisdicties.
10. Configureer uw winkelwagen en boekhoudsoftware (indien nodig).
11. Testen en bijwerken indien nodig.
12. Implementeer het systeem.
13. voortdurend bijhouden, zoals het toewijzen van nieuwe belastingregels of -jurisdicties, het wijzigen van bestaande, of het wijzigen van tarieven voor specifieke producten of diensten.

Tips om te voldoen aan de wetten op de omzetbelasting in de elektronische handel

Hieronder volgen enkele tips om aan de wetgeving inzake e-commerce omzetbelasting te voldoen:

• Stel je nexus voor de omzetbelasting vast, zodat je niet aansprakelijk bent voor het innen van omzetbelasting in rechtsgebieden waar je niet fysiek aanwezig bent.
• Bepaal de vereisten van uw staat en lokale omzetbelasting en hoe deze van toepassing zijn op online bedrijven, zoals detailhandelaren op afstand die geen nexus hebben in de staat.
• Ga na of er staten of gemeenten zijn die artikelen die aan bepaalde entiteiten worden verkocht, zoals non-profitorganisaties of overheidsinstellingen, vrijstellen van belasting.
• Zorg ervoor dat uw eindklanten op de hoogte zijn van de regels inzake omzetbelasting in hun woonplaats.
• Houd een goede administratie bij van alle transacties als u later het bewijs van naleving moet leveren.
• Train uw verkoop- en klantenservicemedewerkers. Bijvoorbeeld, Colorado heeft opleidingsmateriaal voor omzetbelasting naleving.
• Gebruik verkoopbelastingsoftware voor e-commerce om het naleven van de verkoopbelastingwetgeving te vereenvoudigen, vooral als u in meerdere staten actief bent of veel klanten hebt.

FAQ's

Conclusie

Het is cruciaal voor winkeliers om de ins en outs van e-commercesoftware te begrijpen. Als je het naleven van de omzetbelasting niet zelf wilt regelen, dan kan e-commercesoftware je helpen om aan je aangifteverplichtingen te voldoen.

De bovenstaande eCommerce sales tax software gids biedt een high-level overzicht van e-commerce sales tax. Met behulp van de bovenstaande tips kunt u er zeker van zijn dat u voldoet aan de wetgeving inzake e-commerce omzetbelasting.