Bill.com Review: Een hulpmiddel om facturen en betalingen te beheren

Laatst bijgewerkt op 1 juni 2023 door Ewen Finser

Wat is Bill.com?

Bill.com werd in 2006 opgericht door Jeremy Pyles en is gevestigd in Palo Alto, CA. Het is een cloudgebaseerd platform voor kleine tot middelgrote bedrijven waarmee ze het factureren van klanten en het ontvangen van betalingen automatisch kunnen beheren. De software verwerkt zowel debiteuren- en crediteurenadministratie. Het helpt bedrijven de vervelende en overbodige taken van het beheer van betalingen en de opvolging van vorderingen weg te nemen, zodat bedrijfseigenaren zich kunnen blijven concentreren op het behalen van meer omzet en het opbouwen van klantrelaties.

Hoe het werkt

Accounts Payable heeft vele functies, van het ontvangen van facturen van leveranciers, het beheren van de cashflow, goedkeuringsprocessen, het indienen van betalingen, tot het controleren van geannuleerde cheques en auditvoorbereidingen. Er zijn veel vervelende crediteurenadministratieve taken die tijdrovend zijn. Ze kunnen een bedrijfseigenaar gemakkelijk afleiden van zijn aandacht voor het binnenhalen van nieuwe zaken of het ontwikkelen en onderhouden van klantenrelaties.

Bill.com automatiseert het Account Payable proces en bespaart tijd bij het beheren van deze belangrijke taak.

De functie Crediteurenadministratie instellen in Bill.com is vrij eenvoudig.

1. Een digitale inbox is een set-up voor uw leveranciers om facturen te sturen naar
2. De facturen worden automatisch verwerkt en ingepland om nu of later te betalen
3. Facturen kunnen ook worden geüpload en betaald op een momentopname van een factuur
4. Goedkeuringsstappen kunnen worden aangepast voordat facturen worden verwerkt
5. Met mobiele apps kunnen goedkeurders facturen accepteren of afwijzen terwijl ze niet op kantoor zijn.
6. Betalingen kunnen worden verricht via ACH, cheques, virtuele kaart en internationale overschrijvingen.
7. Leveranciers en facturen worden gesynchroniseerd met software van derden

Accounts Receivable is niet veel anders dan hoe Accounts Payable werkt in Bill.com. Facturen worden ingediend bij klanten via e-mail, automatische herinneringen worden verzonden voor achterstallige facturen, meldingen worden ontvangen wanneer de betaling is gedaan, en alles is gesynchroniseerd met 3rd party software,

Wanneer u Bill.com wordt u om uw gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd. 

Zodra u inlogt, krijgt u dit Overzichtsscherm. Links is een navigatiepaneel dat bestaat uit:

Overzicht

Dit geeft u een dashboard momentopname van de debiteuren- en crediteurenactiviteiten tot nu toe: facturering, goedkeuring van facturen, openstaande facturen, betalingen in, betalingen uit

Inbox

• Dit is waar de facturen van de leverancier naartoe worden gemaild.
• Elk bedrijf waarmee u contact hebt, krijgt een uniek e-mailadres voor facturering; bijvoorbeeld [email protected]
• U kunt ook een snapshotfoto van een factuur met uw mobiele app slepen.
• Waarschuwingen kunnen u melden dat een nieuwe factuur is ontvangen in uw inbox, zodat deze kan worden gecontroleerd, gecodeerd naar de grootboekrekening, goedgekeurd of geweigerd, en gepland voor betaling.
• Bill.com synchroniseert gegevens automatisch elke 24 uur, of je kunt op 'Nu synchroniseren' klikken voor onmiddellijke updates.

Documenten

Al uw zakelijke facturen, contracten, spreadsheets, snapshots worden hier opgeslagen voor gemakkelijke toegang tijdens audits, bankzaken en belastingtijd.

Afdeling betalingen

• Verkopers
• Goedkeuringen
• • • Toont een overzicht van de te betalen facturen en het goedkeuringsproces

Rekeningen

• Toont de te betalen rekeningen die voor betaling zijn goedgekeurd
• Rekeningen kunnen in batches worden betaald of individueel worden gekozen
• Facturen worden elektronisch, per cheque of met een vendor direct betaald, een virtuele kaart voor eenmalig gebruik.

Uitbetalingen

• Informatie wordt opgeslagen en bijgehouden voor gemakkelijke terugvinding tijdens audits
• Bill.com bewaart de documenten, coderingstijdstempel, goedkeuring en afbeelding van de cheque zodra deze is geïnd door de verkoper - voor- en achterzijde, handtekening, bankstempel, enz.

Afdeling vorderingen

Klanten

• Klantinstelling met contactgegevens

Facturen

• Facturen gelogd, klaar voor verwerking, goedgekeurd, niet goedgekeurd om te versturen

Betalingen in

• Betalingsstatus van de klant

Dan een sectie voor rapporten, ondersteuning en internationale betalingen.

• Internationale betalingen kunnen worden gedaan aan leveranciers in 130 landen
• Bill.com rekent de valuta automatisch om en betaalt de verkoper in USD of hun eigen valuta, afhankelijk van wat is vastgesteld.
• Valuta wordt in real-time getoond

Bill.com automatisch synchroniseren met:

• Sage Intacct
• Oracle Netsuite
• Intuit Quickbooks
• Expensify
• Tallie
• Hubdoc
• Xero

Bill.com gegevensintegratie met:

• Microsoft Dynamics
• Salie
• SAP
• Verse boeken

Kenmerken omvatten:

• Slimme automatische gegevensinvoer - helpt tijd te besparen door overbodige handmatige gegevensinvoer
• Slimme detectie die dubbele invoer detecteert - helpt menselijke invoerfouten voorkomen
• Cloudservice - biedt realtime informatie
• Betalingsflexibiliteit - ACH, virtuele kaarten en meer
• Factuurbetalingen plannen en vastleggen
• E-mail facturen en herinneringen
• Geautomatiseerde debiteurenadministratie, goedkeuringsproces, crediteurenadministratie
• Bescherming tegen fraude
• Kennisgeving aankomst betaling
• Controle en beheer van de cashflow
• Onbeperkte opslag van documenten
• E-mail integratie

Voordelen

• Verhoogt de efficiëntie en bespaart tijd door de overbodige taak te automatiseren
• Verbetert de doorlooptijd van betalingen
• Helpt bedrijven meer controle te krijgen met goedgekeurde team workflow set-ups
• Synchroniseert gegevens met software van derden en mobiele apparaten
• Verwerkt internationale betalingen met verschillende landen en verschillende valuta's
• Audit-klaar met automatische betalingsactiviteiten
• Real-time gegevensupdates 
• Vertrouwde beveiliging met versleutelde gegevens door middel van transportlaagbeveiliging

Hoeveel kost Bill.com?

Bill.com bevat 4 betaalpakketten, ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf.

1. Essentieel plan

• $39 per gebruiker/maand
• Inclusief:
  • Invoer/uitvoer
  • 5 standaard gebruikersrol & goedkeuringsworkflows
  • Onbeperkte opslag van documenten
  • Betalingsondersteuning & positieve beloning
  • Netwerk voor zakelijke betalingen

2. Team Plan

• $49 per gebruiker/maand
• Inclusief alles in Essentials, plus:
  • Synchronisatie met software van derden: QuickBooks Pro, Premier, Online en Xero
  • Gebruikersrollen voor klanten

3. Bedrijfsplan

• $69 per gebruiker/maand
• Inclusief alles in Team, plus: 
  • Automatisering van facturen en betalingen
  • Gebruikers met korting
  • Aangepaste goedgekeurde limieten

4. Ondernemingsplan

• Aangepaste
• Inclusief alles in Corporate, plus: 
  • Synchronisatie met software van derden: NetSuite, Intacct en QuickBooks Enterprises.
  • Multi-entiteit/ locatie/ boekhoudkundige bestanden
  • API toegang tot Bill.com
  • Importeren en exporteren met Microsoft Dynamics

Er worden ook extra transactiekosten in rekening gebracht, dus lees hun prijsplannen goed door om er zeker van te zijn dat u niet voor verrassingen komt te staan.

Bill.com biedt een risicovrije proefperiode van 30 dagen zonder dat een creditcard nodig is.

Een gebruiker deactiveren of uw Bill.com account opzeggen:

Rechtstreeks van de website van Bill.com: "Uw recht om te annuleren. U kunt verzoeken om een Gebruiker te deactiveren of uw Bill.com account te annuleren op elk gewenst moment door het indienen van een verzoek via uw Bill.com account of via onze portaal voor klantenondersteuning. Bill.com behoudt zich het recht voor om tot 60 dagen voorafgaande kennisgeving van annulering of deactivering van de gebruiker te eisen"

Het is het beste om hun Algemene Voorwaarden door te lezen om uw rechten te begrijpen en welke rechten zij uitoefenen, voordat u zich aanmeldt om van hun diensten gebruik te maken.

PROS                                                        CONS

Automatisering voor het versturen van facturen, het herinneren van klanten op achterstallige facturen, het ontvangen van betalingen en het betalen van leveranciers	Prijzige maandelijkse kosten die jaarlijks toenemen
Onmiddellijke updates voor bedrijfsleiders, bankieren en de accountants	Beperkte aangepaste rapporten
Betalingskeuzes omvatten ACH of handmatige cheques	Klantenservice is slecht
Synchroniseert met boekhoudsoftware van derden en mobiel apparaten	Een beetje traag
Ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven	Niet robuust voor bedrijven

Sociale media:

Bill.com is te vinden op de volgende Social Media platforms:
Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, en Instagram

Mobiele App:

Bill.com heeft een App voor uw mobiele apparaat waardoor je online betaald kan worden.

Met deze APP krijg je twee keer zo snel betaald. 

Het is opgezet om:

• Ontvang betalingen van uw klanten en anderen en heeft een trackingfunctie om u op de hoogte te houden wanneer de betaling wordt verwacht.
• Goedkeurders kunnen op afstand een factuur goedkeuren of afkeuren voordat deze wordt verzonden
• Verschillende betalingsmogelijkheden: ACH, internationale overschrijving, virtuele kaart of handmatige cheques.
• Het statusscherm geeft een basisoverzicht van openstaande goedkeuringen en uitstaande betalingen.

Klantbeoordelingen:

Software Advies geeft Bill.com een beoordeling van 4.11 sterren uit 5. De meeste klanten waren tevreden. Enkele punten van zorg waren de klantenservice en de prijs.

Merchant Maverick geeft Bill.com 4 van de 5 sterren.

Bill.com biedt een uitgebreide bron van  Video tutorials:

Bill.com heeft Video Tutorials voor het volgende:

• Boekhoudkundige voorkeuren
• Aan de slag - Goedkeuringen, InBox, Vorderingen, Rollen & Machtigingen
• Instellingen Overzicht
• Overzicht van instellingen

Bankrekening instellen

• Een bankrekening toevoegen door handmatige invoer en met online bankieren

Bill Management

• Een factuur maken zonder document
• Een rekening aanmaken, bekijken en verwijderen
• Bewerken en bestaande rekening
• Een rekening invoeren met een document en een nieuwe rekening invoeren
• Betalingsvoorwaarden beheren

Betaald krijgen

• Ik werd uitgenodigd om betaald te worden door een Bill.com klant
• Geef commentaar aan uw leverancier of klant vanuit uw bestaande account

Import Export

• Inleiding
• Gegevens importeren en exporteren en beste praktijken

Inbox

Gebruikersbeheer

• Medewerkersrol, Gebruikers beheren, Rol betaler, Rol goedkeurder

Webinar Opnames

• 5 manieren om uw leveranciers te betalen
• Wetswijzigingen
• Goedkeuringen maken en beheren
• Hoe uw bankrekeningen toevoegen/verifiëren
• Hoe maakt u verbinding met uw leveranciers via het Bill.com netwerk?
• Hoe documenten beheren in Bill.com
• Beperking van betalingsfraude: Compromittering van zakelijke e-mails
• Sync 101: Hoe te synchroniseren als een pro de nieuwe Bill.com
• Inzicht in vereffeningsrekeningen
• Vendor Direct

Internationale betaling

• Een internationale verkoper toevoegen
• Internationale betalingen sync met Sage Intacct, Oracle NetSuite, QuickBooks voor Windows/Online, Expensify, Tallie, Hubdoc.

Netwerk

• Netwerkuitnodigingen aanvaarden of weigeren
• Een uitnodiging annuleren
• Verbinding maken met een leverancier via het betalingsnetwerk 
• Zoek uitstaande uitnodigingen
• Lokale Payment Network ID (PNI) voor verkopers en klanten
• Zorg voor PNI om aan te sluiten
• Een uitnodiging sturen naar een verkoper met een reeds handmatig toegevoegde bankrekening
• Een uitnodiging sturen bij het toevoegen of bewerken van een leverancier
• Stuur een uitnodiging naar meerdere verkopers tegelijk
• Stuur uw Inited vendor een herinnering
• Een inwijding volgen
• Verkoper Uitgebreid zoeken
• Gecontroleerde nationale leverancier ePayment Setup

Betaling

• Rekeningen betalen
• Verwerking en timing van betalingen
• Betalingsstatus

Vorderingen

• Overzicht en functies
• Subklanten beheren
• Hoe klanten uw facturen zien
• Ontvangen betalingen handmatig invoeren
• Factuur aanmaken
• Communicatie met uw klanten
• Facturen sturen
• Automatische herinneringen instellen

Synchroniseer met:

• Oracle NetSuite - opzetten
• QuickBooks, Online - instellen, hoe de synchronisatie werkt, problemen met de synchronisatie oplossen
• QuickBooks Desktop - instellen
• Xero - basisprincipes van synchroniseren en instellen, hoe synchroniseren met Xero werkt, problemen met synchroniseren oplossen

Wat als ik een vraag of probleem heb met Bill.com?

Bill.com biedt een paar mogelijkheden van Klantenservice.
U kunt hun contactpagina gebruiken en een van de twee kantoorlocaties mailen, ofwel hun hoofdkantoor in Californië ofwel hun kantoor in Houston in Texas.

Palo Alto Hoofdkantoor
1800 Embarcadero Road
Palo Alto, CA 94303

Of 

Kantoor Houston
2103 CityWest Boulevard, 12e verdieping
Houston, TX 77042

Of u kunt op dezelfde pagina een korte samenvatting sturen waarop zij per e-mail of telefoon kunnen reageren.

Ze hebben ook een ondersteuningspagina waar u kunt zoeken door een trefwoord in te voeren in hun zoekbalk. Als u klikt op de Contacteer ons pagina wordt u in een pop-upvenster gevraagd aanvullende vragen in te voeren voor meer hulp.

Heeft Bill.com Youtube kanalen die visuele inzichten geven in dit business platform?

Ja, je kunt dit bekijken Youtube kanaal om te zien hoe het Bill.com Intelligent Business Payments Platform werkt

Deze Youtube Het kanaal laat zien hoe het onderdeel Debiteuren werkt.

Deze Youtube toont u de functies en mogelijkheden van de crediteurenadministratie.

Biedt Bill.com tariefpakketten voor accountantskantoren?

Ja, het Accountantskantoor prijzenpakket is $49.00/maand. U kunt het hier bekijken: Bill.com voor accountants

Veel gestelde vragen:

Alternatieven

Plooto

Plooto is een geautomatiseerde software die de crediteuren- en debiteurenadministratie afhandelt.

• Ze bieden een gratis proefperiode van 30 dagen
• Prijzen: $25/maand, geen extra gebruikerskosten

Comarch

Comarch automatiseert AP en AR e-factuurverwerking  

• Geen gratis proefperiode
• Prijzen worden op verzoek verstrekt

Invoicera

Invoicera automatiseert AP- en AR-functies

• 15 dagen gratis uitproberen
• Prijzen: 
  • Business Pakket $25/maand; 1.000 klanten
  • Pro pakket: $15/maand; 100 klanten
  • Oneindig pakket: $149/maand; onbeperkt aantal klanten

Conclusie

Bill.com is een gebruiksvriendelijke software die automatisch alle debiteuren- en crediteurenfuncties beheert, waardoor bedrijven tijd en moeite besparen. Het bevat veel voordelen en een paar nadelen. Het kan een duurdere optie zijn dan hun concurrentie als je bedenkt hoeveel gebruikers je nodig hebt om het systeem te gebruiken. De APP is een goede functie voor wanneer de ondertekenaars niet op kantoor zijn en u niet kunt wachten tot ze terug zijn om een rekening of factuur te betalen. Ik raad u aan hun gratis proefversie uit te proberen en de bibliotheek met trainingsvideo's te bekijken om te zien of deze software voldoet aan de behoeften van uw bedrijf.

Lees verder:

• De beste Shopify software voor voorraadbeheer
• Template Monster Review: Is het geschikt voor u?
• Missinglettr Review: Is het de beste?
• De 12 beste BigCommerce apps en integraties
• Freshbooks vs Quickbooks: Wat is het beste?