Examen d'Insperity : L'outil RH que vous cherchez ?

Dernière mise à jour le 24 avril 2023 par Ewen Finser

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous savez combien de temps les ressources humaines et la paie peuvent prendre sur votre journée, surtout si vous n'avez pas les moyens d'embaucher un ou plusieurs employés à temps plein. Heureusement, il existe une solution abordable pour prendre soin de vos employés et vous décharger de quelques tâches.

Le choix d'une organisation professionnelle d'employeurs (PEO) peut permettre à votre entreprise de rivaliser avec les avantages sociaux d'une grande entreprise. Insperity, un PEO populaire, est l'un des plus gros clients de United Healthcare. Les primes de soins de santé de vos employés sont ainsi nettement moins élevées et vous n'avez plus besoin d'une équipe de RH interne.

Si vous êtes frustré par les tâches liées aux ressources humaines, à la paie et à la conformité, et que vous souhaitez offrir de meilleurs avantages à vos employés, Insperity pourrait être la solution.

Qu'est-ce qu'Insperity ?

Insperity est une organisation professionnelle d'employeurs (PEO) qui propose des services de gestion des ressources humaines, de la paie, de la gestion des risques et de l'administration des avantages sociaux. Les services sont recommandés pour les entreprises de 5 à 5 000 employés. Pour adhérer, votre entreprise doit compter au moins 5 employés (les exceptions sont examinées par les représentants d'Insperity).

Le principal avantage de faire appel à un PEO est de réduire les coûts des soins de santé. Toutefois, l'automatisation du processus d'intégration des employés et l'aide apportée en matière de ressources humaines, de paie, de conformité et de formation sont également des raisons valables d'envisager le recours à un PEO.

Historique de l'Insperity

Insperity (anciennement Administaff) a été créée en 1986 par l'entrepreneur Paul Sarvadi. En 2001, l'entreprise figurait sur la liste Forbes 500. Insperity est actuellement évaluée à $4,3 milliards d'euros et compte plus de 70 bureaux dans tout le pays.

L'objectif principal d'Insperity est d'aider les entreprises à réussir pour que les communautés puissent prospérer. Elle encourage ses employés à faire du bénévolat et à s'impliquer dans leurs communautés. Insperity soutient actuellement cinq domaines d'intervention, à savoir la santé et les services sociaux, l'éducation, l'armée et les anciens combattants, les organisations d'aide aux animaux, ainsi que l'environnement et la protection de la nature.

Pour

• Accès à des formations de qualité
• Facilité d'utilisation de la plateforme en ligne
• Les employés et les propriétaires d'entreprise ont accès aux informations personnelles, y compris le temps, les présences, les demandes de congés, le 401K, le HSA, le FSA, et plus encore.
• Programme d'aide aux employés
• Une assurance médicale moins chère
• Gestion des régimes 401(k)
• Base de données électronique des employés
• Ressources humaines : soutien en personne et par téléphone

Cons

• Minimum de 5 employés pour être éligible (pour les exemptions, contactez le service clientèle)
• Pas de ventilation des frais
• Des options concrètes pour les soins de santé, les régimes 401(k), etc. (Puisqu'ils gèrent tout cela pour vous, vous devez accepter les régimes à l'emporte-pièce qu'ils vous proposent).

Configuration requise

Fenêtres	Apple OS X
Windows : 7, 8, 8.1 (32 ou 64 bits), 10 (32 ou 64 bits)   Bordure Internet Explorer 11 Safari 4 ou supérieur Firefox 17 ou supérieur Chrome 12 ou supérieur	Apple OS X : 10.6 - 10.10   Safari 4 ou supérieur Firefox 17 ou supérieur Chrome 12 ou supérieur

Fixation des prix

Avec Insperity, vous devez avoir au moins 5 employés pour bénéficier de leurs services. Les petites entreprises peuvent s'adresser à un représentant pour savoir si elles sont éligibles, mais honnêtement, si vous ne remplissez pas le critère des 5 employés, vous aurez peut-être intérêt à choisir un autre service tel que Paychex ou Gusto.

Insperity ne publie pas ses tarifs, car chaque entreprise qu'elle sert a des besoins uniques, un nombre d'employés différent et nécessite des modules complémentaires différents. Malheureusement, dans ce secteur, les prix non transparents sont monnaie courante et vous devez vous attendre à devoir contacter chaque entreprise pour obtenir un devis.

Cependant, des plateformes telles que Gusto et Justworks proposent des tarifs transparents qui vous permettent de vous faire une idée du budget que vous devrez consacrer aux services de ressources humaines et de paie.

Le modèle de tarification d'Insperity se concentre sur un coût par employé, et non sur un pourcentage de la masse salariale. C'est un avantage pour les entreprises dont le budget est serré, car votre paiement mensuel à Insperity ne changera pas à moins que vous n'embauchiez des employés supplémentaires.

De plus, Insperity ne demande pas à votre entreprise de s'engager dans un contrat à long terme. La plupart des petites entreprises peuvent souscrire un contrat d'un an, mais elles ont la possibilité de le résilier moyennant un préavis de 30 jours.

Malheureusement, Insperity ne propose pas d'essai gratuit. Toutefois, les représentants peuvent vous orienter vers des démonstrations et répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir avant de vous inscrire.

Caractéristiques

TimeStar

TimeStar est la plateforme de suivi du temps d'Insperity. Les pointeuses virtuelles permettent d'établir des statistiques salariales précises, tout en offrant sécurité et commodité à l'employé.

TimeStar offre les options de suivi du temps suivantes : badge (utiliser le matériel d'Insperity pour les badges des employés), biométrique (empreinte digitale), mobile (smartphone ou tablette), et poinçonnage web (via l'ordinateur de l'entreprise).

Les gestionnaires peuvent recevoir des alertes automatiques pour toute possibilité de dépassement d'heures. TimeStar peut vous permettre de réaliser d'importantes économies si vous essayez d'éviter les heures supplémentaires. La plateforme permet de réorganiser facilement les horaires afin de maîtriser votre budget salarial.

TimeStar permet également aux responsables de gagner du temps en transmettant les demandes de congés des employés par courrier électronique ou par alerte sur la plate-forme. Les responsables peuvent approuver ou refuser les congés en un seul clic.

Libre-service pour les employés

Insperity permet au propriétaire de l'entreprise et à l'employé d'accéder aux documents d'accueil, au suivi des heures de travail, aux demandes de congés et à des informations détaillées sur les avantages sociaux.

Il s'agit d'un avantage important pour les logiciels de gestion des ressources humaines et des salaires, car le fait d'autoriser l'accès aux comptes 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 renforce la confiance des employés et évite au chef d'entreprise de passer du temps au téléphone avec le service clientèle pour vérifier les documents.

Conformité

Garantissez la conformité avec le logiciel d'onboarding d'Insperity. Les employés peuvent saisir toutes les informations nécessaires, y compris les signatures numériques.

Vous avez besoin d'aide pour recruter une nouvelle équipe ? Insperity propose des formations moyennant des frais supplémentaires.

La conformité des ressources humaines est également un obstacle majeur pour la plupart des petites entreprises. La plateforme propose des formations sur les questions courantes de ressources humaines, notamment la discrimination, les tests de dépistage de drogues, les lois fédérales et nationales, les vérifications d'antécédents, les évaluations des performances et les demandes d'indemnisation du chômage.

Paie

Les employés apprécieront la gamme d'options de livraison de la paie, y compris le dépôt direct, l'epaystub et la carte de débit de la paie. Les propriétaires d'entreprise peuvent créer des rapports de paie prédéfinis ou personnalisés et les charges sociales sont un jeu d'enfant avec Insperity.

Grâce aux multiples options de suivi du temps de la plateforme TimeStar, la gestion de la paie est simplifiée pour l'employeur et l'employé. Les employeurs obtiennent un décompte précis des heures et les employés peuvent consulter toutes les ventilations de leur paie dans l'application mobile.

Application mobile

L'application mobile Insperity est disponible sur les deux sites suivants Android et iOS. L'application gratuite permet d'accéder aux chèques de paie, aux 401(k), aux FSA et à bien d'autres choses encore.

Les applications ont reçu des critiques mitigées, avec une note moyenne de 3,5 étoiles sur 5. Les utilisateurs se plaignent souvent des problèmes de connexion, de l'impossibilité d'accéder à TimeStar et du manque d'informations détaillées (par rapport au site web).

Les utilisateurs apprécient l'accès aux informations sur les prestations en déplacement, en particulier la carte d'assurance maladie numérique lorsqu'ils sont chez le médecin ou qu'ils remplissent une ordonnance.

Cependant, malgré les lacunes de l'application, Insperity est attentif aux problèmes des utilisateurs et propose des solutions, y compris un numéro de service clientèle direct pour aider à résoudre les problèmes.

Assurance maladie

Insperity propose aux entreprises de multiples options d'assurance pour répondre aux besoins de leurs employés. Les employés peuvent choisir entre des options médicales (plus les ordonnances), dentaires et visuelles, ainsi qu'un compte de dépenses flexible (FSA). Les employés peuvent opter pour une assurance médicale uniquement, une assurance combinée, et même souscrire une couverture pour leur conjoint et les personnes à leur charge.

Le FSA peut être financé par les employés, les employeurs ou une combinaison des deux. Le FSA est avantageux car il permet d'utiliser l'argent avant impôt pour payer les frais médicaux.

Programme d'aide aux employés

Le programme d'aide aux employés peut discrètement prendre en charge la santé mentale de vos employés. Le PAE offre des services de conseil abordables, de rétablissement de la dépendance, et bien plus encore. Si certains services sont gratuits, d'autres sont payants pour les employés.

401(k)

Un 401(k) est un avantage que de nombreux employés recherchent sur le marché actuel. Insperity peut s'occuper du plan 401(k) pour les employés, de la conformité, et même personnaliser le plan en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Gestion de la performance des employés

Pour maintenir le moral de l'entreprise à un niveau élevé, il est important de féliciter périodiquement vos employés. Cela peut prendre la forme d'une promotion ou d'une prime.

Pour savoir qui mérite cette récompense, Insperity peut vous aider à créer des évaluations de performance personnalisées pour tous les employés. Vous pouvez désormais consulter facilement le dossier de chaque employé et connaître instantanément ses forces et ses faiblesses.

Garder vos employés à jour sur les informations de l'industrie est une situation gagnant-gagnant, mais cela peut rapidement devenir coûteux. Insperity propose des milliers de cours sur des sujets utiles tels que les affaires et la technologie. Ces cours sont accessibles à tous et peuvent facilement être ajoutés à l'emploi du temps des employés à raison de quelques heures par semaine. Si l'apprentissage tout au long de la vie est important pour vous, Insperity offre plus de possibilités de formation que ses concurrents.

Accélération de la main-d'œuvre

Si vous préférez une approche à la carte des RH, la plateforme propose un package Workforce Acceleration. Vous devrez d'abord vous inscrire au service de paie d'Insperity, puis vous aurez accès à leurs services RH, y compris, mais sans s'y limiter :

• Comptabilité et tenue de livres
• Gestion des prestations
• Recrutement
• Conseil en ressources humaines
• 401(k)
• Gestion des performances
• Conformité à l'ACA
• Développement de la politique des ressources humaines
• Formation

OrgPlus RealTime Professional

Insperity a développé le logiciel d'organigramme #1 au monde. Le logiciel est basé sur le cloud, il n'y a donc rien à télécharger et il est compatible avec de nombreux navigateurs web.

Visualisez facilement les données de votre entreprise et prenez des mesures stratégiques qui peuvent accélérer la croissance et la clarté de l'entreprise. Le module complémentaire est disponible en version Express (moins de $14 par mois pour une facturation annuelle) et en version Professional (moins de $26 par mois pour une facturation annuelle). La version Express prend en charge jusqu'à 500 employés, tandis que la version Professionnelle convient mieux à plus de 500 employés.

Avec OrgPlus RealTime, vous pouvez importer des données sur les employés et utiliser des outils de glisser-déposer pour concevoir des graphiques personnalisés. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux graphiques, ce qui facilite la collaboration. Les graphiques peuvent être publiés dans différents formats, notamment Word, HTML, PDF et PowerPoint. Les rapports peuvent être partagés sur l'intranet de l'entreprise, sur un lecteur réseau ou par courrier électronique.

Service à la clientèle

Insperity propose un service clientèle par chat en ligne (ventes), par courriel et par téléphone. Différents numéros de téléphone sont disponibles en fonction du type de question(s) que vous vous posez, y compris le service complet de RH, les rapports de dépenses, TimeStar, l'organigramme, les évaluations de performance, la comptabilité et la tenue de livres.

L'équipe du service clientèle est très réactive et connaît bien le logiciel. Si vous êtes une grande entreprise, vous pouvez bénéficier d'un gestionnaire de compte. Si vous avez une question ou un problème avec la plateforme, vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte pour obtenir une aide immédiate.

Insperity se surpasse en matière de formation sur les RH, la paie et la conformité. Consultez leur podcast, leurs webinaires, leur blog (plus de 600 articles de plus de 100 experts en RH) et leurs eBooks pour une quantité infinie de connaissances utiles.

Sécurité

Insperity prend des précautions pour assurer la sécurité de vos données, notamment en installant des pare-feux et en révisant et en mettant à jour régulièrement les mesures de sécurité.

Toutes les données des employés sont sécurisées de manière professionnelle à Fibertown, un centre de données de niveau IV. Fibertown garantit des temps d'arrêt minimes, voire nuls, et des performances à grande vitesse. Insperity surveille la sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et la teste contre les failles de sécurité.

Alternatives

ADP

ADP (Automatic Data Processing) est le plus ancien système mondial de gestion des salaires et des lieux de travail. Il est utilisé de préférence par les entreprises de plus de 50 salariés. Bien que coûteux, le logiciel est compensé par une technologie de pointe.

Pour

• Un service clientèle attentif
• Options de paie avancées
• Excellentes caractéristiques RH

Cons

• La tarification manque de transparence
• Les modules complémentaires peuvent être coûteux

Fixation des prix

• Varie en fonction de la taille de l'entreprise et des modules complémentaires

TriNet

TriNet propose un service PEO qui englobe les salaires, les impôts sur les sociétés et toutes les questions de ressources humaines qui peuvent se poser, y compris celles qui nécessitent un contentieux. TriNet convient mieux aux entreprises de taille moyenne qui préfèrent externaliser les ressources humaines et la paie plutôt que d'embaucher ces postes en interne.

Pour

• Embarquement facile
• Options de paie avancées
• Caractéristiques des ressources humaines

Cons

• Structure de prix déroutante
• L'assistance à la clientèle fait défaut
• L'interface manque d'options de personnalisation

Fixation des prix

• Varie en fonction de la taille de l'entreprise et des modules complémentaires

Paychex

Paychex compte plus de 650 000 clients et offre une large gamme de services, notamment en matière de paie, de ressources humaines, d'avantages sociaux, d'assurances professionnelles, de soins de santé, de prestations de retraite, etc. Il a été créé pour les petites entreprises. Il peut prendre en charge les questions relatives aux employés et aux avantages sociaux à l'aide d'une seule plateforme.

Pour

• Peut être utilisé dans tout le pays
• Facile à mettre à l'échelle
• Plans de soins de santé
• Rapports avancés
• Assistance clientèle 24/7

Cons

• Conçu pour les petites entreprises, il n'est peut-être pas assez puissant pour les grandes entreprises.
• La tarification n'est pas transparente
• Plaintes concernant des impôts non déposés

Fixation des prix

• Varie en fonction de la taille de l'entreprise et des modules complémentaires

Gusto

GustoZenPayroll, anciennement ZenPayroll, est une entreprise Fintech américaine qui compte plus de 100 000 clients. Elle a été nommée Forbes Fintech 50 (2018) et automatise les tâches autrefois fastidieuses d'intégration des nouveaux employés et de leurs avantages sociaux. Gusto AutoPilot peut prendre en charge le calcul de la paie et la déclaration des impôts. Si vous avez des employés qui vivent et travaillent dans des États différents, Gusto peut également s'en charger.

Pour

• Valable dans tout le pays
• L'utilisateur est intuitif
• Une tarification transparente
• Traitement rapide des salaires (2-4 jours)
• Un service clientèle compétent

Cons

• Rapports simples
• Pas de suivi avancé du temps
• Les prestations de santé ne sont pas disponibles dans tout le pays

Fixation des prix

Gusto propose 4 niveaux de plans, Basic ($19 par mois plus $6 par mois par personne), Core ($39 par mois + $6 par mois par personne), Complete ($39 par mois + $12 par mois par personne), et Concierge ($149 par mois + $12 par mois par personne). Les options supplémentaires comprennent les prestations de santé, le plan 401K, l'indemnisation des accidents du travail, le plan d'épargne 529, le compte d'épargne santé (HSA) et le compte d'épargne flexible (FSA).

Justworks

Justworks est un PEO intéressant pour les services de ressources humaines et de paie. Toutefois, si vous recherchez une plateforme tout-en-un qui inclut un soutien et une formation en matière de conformité, Justworks n'est peut-être pas la solution qu'il vous faut.

Pour

• Tarification transparente par employé
• Chargé de clientèle mis à disposition
• Des options de bien-être telles que des services de santé mentale gratuits, des abonnements à des salles de sport, etc.
• Programme de référence

Cons

• Seulement 2 plans, pas de services à la carte
• Tous les secteurs ne sont pas couverts

Fixation des prix

Plans de base

• Moins de 25 employés : $49 par employé et par mois
• 25-99 employés : $44 par employé et par mois
• 100-174 employés : $39 par employé et par mois
• 175+ employés : Contact pour un devis

Plans Plus

• Moins de 25 employés : $99 par employé et par mois
• 25-99 employés : $89 par employé et par mois
• 100-174 employés : $79 par employé et par mois
• 175+ employés : Contact pour un devis

FAQs

Dernières réflexions sur Insperity

Si vous avez au moins 5 employés et que vous êtes à la recherche d'une solution de gestion des ressources humaines et de la paie, la solution PEO à service complet d'Insperity est bourrée de fonctionnalités qui peuvent non seulement vous faire gagner du temps au quotidien, mais aussi offrir à vos employés des avantages qui dureront toute une vie.

Les multiples options de suivi du temps de TimeStar, l'inscription des employés en libre-service, l'attention portée à la conformité, le programme d'aide aux employés, la gestion des performances des employés et OrgPlus RealTime Professional comptent parmi les meilleurs outils du secteur des PEO.

De plus, la plateforme propose des options à la carte et des modules de formation de premier ordre qui peuvent justifier le coût supérieur à la moyenne. Une application mobile simple et gratuite est disponible pour vérifier les informations sur les employés et les prestations de santé en déplacement.

L'utilisation de la solution tout-en-un d'Insperity par rapport à une solution à la carte offre des avantages différents. En outre, tout ajout peut entraîner une augmentation rapide du coût mensuel. Posez donc toutes vos questions au préalable afin de vous assurer que vous bénéficiez de la meilleure offre qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

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