Guide des meilleurs services de réceptionniste virtuelle

Dernière mise à jour le 21 juin 2023 par Ewen Finser

Travailler à distance s'accompagne de défis uniques.

Que se passe-t-il lorsqu'un client essaie de vous appeler alors que vous êtes en réunion, en voiture ou en pause déjeuner ?

Certes, les clients peuvent laisser un message, mais lorsque les tâches s'accumulent, plus de messages vocaux à traiter est une tâche supplémentaire à ajouter à votre assiette.

C'est là que les services de réceptionniste virtuelle s'avèrent utiles !

Je pense que les réceptionnistes personnels changent vraiment la donne : je les ai utilisés dans le passé et cela soulage immédiatement les membres du personnel qui doivent répondre au téléphone où qu'ils se trouvent.

Si vous recherchez les meilleurs services de réceptionniste virtuelle, mon guide peut vous orienter dans la bonne direction, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Si vous êtes pressé, lisez les deux sections suivantes pour en savoir plus.

Si vous voulez en savoir plus, continuez à lire ce guide des meilleurs services de réceptionniste virtuelle pour tous les détails !

Le résultat final dès le départ

J'aime beaucoup Bureaux virtuels Alliance. Les réceptionnistes sont très serviables et peuvent transférer des appels, prendre des messages et donner des informations utiles aux appelants.

Je recommande également Connecter la réponse si vous avez besoin de réceptionnistes bilingues ; il est également très facile à utiliser, ce qui est un avantage.

Mes meilleurs choix en un coup d'œil

Voici les informations de base que vous devez connaître en un coup d'œil :

• Bureaux virtuels Alliance- un excellent service à la clientèle avec des réceptionnistes serviables et la prise de rendez-vous
• Connecter la réponse - très facile à utiliser, avec des réceptionnistes bilingues et une gestion des appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
• Bureaux virtuels Opus - des services flexibles comprenant une fonction de rappel, un numéro vert et l'enregistrement des appels
• Réponse Force - brillant pour capturer des prospects, s'intègre bien avec les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et de planification.
• Réceptionnistes virtuelles Posh - des réceptionnistes hautement qualifiés pour aider les petites entreprises à gérer les appels entrants et sortants

Ce qu'il faut rechercher dans les services de réceptionnistes virtuels

Si vous recherchez un service de réceptionniste virtuelle, vous devez rechercher certaines caractéristiques essentielles :

Heures d'ouverture

Certains réceptionnistes virtuels proposent un service de réponse aux appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui est particulièrement utile si vous travaillez à l'échelle mondiale, mais peut entraîner un coût supplémentaire.

Si vous ne travaillez qu'avec des clients locaux, cela n'a peut-être pas autant d'importance, mais cela signifie qu'aucun appelant ne passera entre les mailles du filet !

Service à la clientèle

Les réceptionnistes virtuels doivent être serviables, aimables et efficaces. Après tout, ils sont peut-être le premier point de contact de vos clients potentiels ! Recherchez des réceptionnistes hautement qualifiés et sympathiques.

Soutien spécialisé

Certains services de réceptionnistes virtuels associent des réceptionnistes à votre entreprise en fonction de leur domaine d'expertise. Cela peut s'avérer très utile si vous souhaitez offrir des conseils spécifiques à vos clients, tout en étant moins coûteux que l'embauche d'une réceptionniste à temps plein.

Services bilingues

Si vous êtes établi aux États-Unis, le fait de disposer d'une réceptionniste bilingue et d'options de service de réponse aux appels peut être un véritable atout. Étant donné que les les États-Unis ont la deuxième plus grande population d'hispanophonesLe fait de pouvoir s'exprimer en espagnol peut faire toute la différence !

Appels internationaux

Si vous avez besoin de passer des appels internationaux, il est utile de vérifier si cela est inclus dans le plan tarifaire principal ou si cela entraîne un coût supplémentaire. Si vous passez beaucoup d'appels internationaux, les frais peuvent rapidement s'accumuler.

Répondeur

Il est utile de pouvoir prendre des messages si vous n'avez pas opté pour un service de réponse aux appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ; recherchez un service qui vous transfère les messages par courriel ou via une application, afin que vous puissiez y répondre à tout moment.

Données relatives aux applications et aux appels

Vous pourrez peut-être obtenir une application pour le service de réceptionniste virtuelle que vous avez choisi, qui vous permettra d'écouter les messages vocaux et les appels enregistrés, et même de suivre les données pour savoir quelles sont vos heures d'ouverture les plus chargées.

Capture d'indices

Certains réceptionnistes virtuels sont plus doués que d'autres pour capter des prospects. Si cela est important, recherchez des réceptionnistes capables d'identifier et de hiérarchiser les nouvelles pistes. Certains services de cette liste (comme Posh) peuvent même se charger de la recherche de prospects plus anciens en votre nom.

Fixation des prix

Les prix des services de réceptionnistes virtuels peuvent varier, ce qui rend leur comparaison difficile. Vous devez généralement payer un forfait mensuel qui vous donne droit à un certain nombre de minutes gratuites. Les minutes supplémentaires sont ensuite payées à la minute.

Certains services de réceptionniste (par exemple, Opus Virtual Offices) facturent des frais supplémentaires pour certains services tels que l'enregistrement des appels.

Les 5 meilleurs services de réceptionniste virtuelle

Voici cinq de mes services de réceptionniste virtuelle préférés. Ils varient en termes de prix et de fonctionnalités, donc j'espère qu'il y en aura un qui répondra à vos besoins dans cette liste.

J'ai examiné les caractéristiques des réceptions virtuelles et les tâches qu'elles peuvent accomplir, les fonctions supplémentaires, la disponibilité et le prix de chacune d'entre elles.

Bureaux virtuels Alliance - Meilleur service à la clientèle

Bureaux virtuels Alliance est un service de bureau virtuel doté d'une multitude de fonctionnalités utiles. Il vous fournit une adresse virtuelle et un numéro de téléphone, et il dispose d'un grand nombre d'espaces de coworking et de bureaux situés dans le monde entier, que vous pouvez facilement réserver en ligne, où que vous soyez.

Les réceptionnistes peuvent programmer des rappels, transférer des clients importants directement vers vous et prendre des messages si vous n'êtes pas disponible. Vous pouvez prendre des appels à l'aide de leur téléphone virtuel, qui protège votre numéro de téléphone privé mais vous permet de parler où que vous soyez.

De plus, vous bénéficiez d'un nombre illimité de postes, ce qui permet à chaque membre de l'équipe d'avoir son propre numéro de téléphone professionnel pour protéger sa vie privée. Vous bénéficiez d'un nombre illimité de minutes locales et interurbaines, d'une messagerie vocale (et de l'envoi par courriel de la messagerie vocale), de messages enregistrés personnalisés et d'une prise de rendez-vous.

J'aime leur rendez-vous application de planificationqui vous permet de réserver des appels de clients depuis votre téléphone.

Le service clientèle de Bureaux virtuels Alliance est excellent. Si vous avez besoin d'aide, ils sont très serviables et les réceptionnistes sont un excellent premier contact pour vos clients.

Ils prennent les appels du lundi au samedi. Bien qu'ils ne soient pas disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, leurs horaires sont suffisamment longs pour permettre aux clients de vous contacter.

Fixation des prix

Le prix des services de réceptionniste virtuelle dépend du nombre de minutes de réponse téléphonique que vous souhaitez :

• Réceptionniste en direct 50 - cela vous donne 50 minutes de réponse en direct à $95 par mois
• Réceptionniste en direct 100 - Cela vous donne 100 minutes de réponse en direct à $145 par mois.
• Réceptionniste en direct 200 - Cela vous donne 200 minutes de réponse en direct à $225 par mois.

Vous pouvez en savoir plus sur leur page des prix.

Pour

• Excellent support client
• Messagerie vocale et programmation disponibles
• Des tonnes de fonctions supplémentaires comme un numéro de fax professionnel et des messages enregistrés personnalisés
• Les réceptionnistes peuvent vous transmettre directement des informations importantes

Cons

• Non disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Les prix peuvent varier en fonction de l'endroit où vous vous trouvez dans le monde, et il convient de noter que vous ne pouvez pas obtenir une ventilation complète des prix sans entrer vos coordonnées. Pour en savoir plus, consultez le site leur site internet.

Answer Connect - Meilleur pour la facilité d'utilisation

Connecter la réponse est un service de réceptionniste virtuelle dédié.

L'accent étant mis sur l'utilisation d'humains plutôt que de robots, ils sont parfaits si vous souhaitez que le premier point de contact avec vos clients soit chaleureux et accueillant.

Ils offrent un service de gestion des appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de sorte que, quelle que soit l'heure à laquelle les clients appellent, quelqu'un sera là pour leur répondre. C'est très utile si vous travaillez à l'échelle mondiale, car le décalage horaire ne pose pas de problème.

La réceptionniste peut prendre des messages et organiser un rappel à un moment qui convient aux deux parties.

J'apprécie Answer Connect parce qu'il propose des services bilingues de traitement des appels et de réponse téléphonique ; des locuteurs espagnol-anglais sont disponibles, ce qui est utile si vous êtes basé aux États-Unis en raison du nombre important d'hispanophones dans ce pays. Cela signifie qu'il n'y a pas de malentendus ou de perte de clients potentiels en raison d'une barrière linguistique.

En outre, ils proposent des services de capture de prospects, notamment :

• Sous-comptes pour les clients réguliers : Cela signifie que vos clients réguliers auront chacun un numéro unique et gratuit, ce qui vous permet de suivre les données d'appel pour chaque personne.
• Qualification des prospects : cela signifie que la réceptionniste suivra les pistes entrantes, ce qui vous permettra de voir comment se déroulent vos campagnes de marketing
• Réponse directe : si vous le souhaitez, vous pouvez demander à des clients spécifiques de vous contacter directement à chaque fois.
• Mises à jour en temps réel : Leur application vous permet de consulter des rapports, d'écouter des appels et des messages enregistrés, de visualiser des transactions et de gérer des scripts que vos réceptionnistes virtuels doivent suivre.

J'aime beaucoup la facilité d'utilisation d'Answer Connect ; vous n'avez pas besoin de passer des heures à le configurer, et si vous voulez modifier le script que vos gestionnaires d'appels doivent utiliser, vous pouvez le faire facilement et rapidement à l'aide de l'application.

En prime, ils s'engagent à planter un arbre par client chaque mois, et ils semblent être profondément passionnés par les questions environnementales, ce que j'apprécie personnellement.

Ils ne proposent toutefois pas de services de garde : il s'agit uniquement de répondre aux appels.

Fixation des prix

Il existe plusieurs plans tarifaires pour Answer Force, nous allons donc les passer rapidement en revue ici. Chaque plan tarifaire a un coût différent pour les minutes au-delà des minutes incluses, et certains plans tarifaires ont des frais d'installation de $99 en plus.

• Intro - $259 par mois pour 200 minutes et 50 chats
• Meilleur rapport qualité-prix - $359 par mois pour 300 minutes et 100 chats
• Basic - $349 par mois pour 250 minutes et 70 chats
• Standard - $649 par mois pour 500 minutes et 150 chats
• Premium - $959 par mois pour 800 minutes et 250 chats
• Entreprise - $1179 par mois pour 1000 minutes et 300 chats

Vous pouvez trouver plus d'informations sur leur site internet.

Pour

• Facile à gérer à l'aide d'une application
• Réceptionnistes aimables et serviables
• Intervenants bilingues anglais/espagnol disponibles
• Vous pouvez consulter les mises à jour en temps réel, où que vous soyez et à tout moment.
• Traitement des appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Respect de l'environnement

Cons

• Ils ne proposent pas de services de dépannage
• Vous ne pouvez pas obtenir une analyse complète des prix sans entrer vos coordonnées.

Il y a des frais d'installation de $49,99, puis toutes les interactions sont arrondies à la minute supérieure. Cela revient donc à $1,65 par minute, mais 30 interactions de moins de 30 secondes sont incluses gratuitement dans chaque cycle de facturation.

Bureaux virtuels Opus - Le meilleur pour la flexibilité

Bureaux virtuels Opus est un service de bureau virtuel. Il offre de nombreux outils pour gérer une entreprise à distance, notamment une adresse postale, un numéro de téléphone/télécopie et un système de crédit commercial. Il dispose d'espaces de bureaux dans 650 pays (États-Unis, Porto Rico et Canada).

J'aime Opus Virtual Offices parce que leurs services de réceptionniste sont assortis d'une tonne d'options supplémentaires. Par exemple, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Fonction d'appel - Il vous permet de passer des appels à partir de votre smartphone ou de votre ordinateur et d'afficher le numéro de téléphone de votre entreprise comme identifiant de l'appelant, ce qui préserve votre vie privée.
• Textes - Il vous permet d'envoyer et de recevoir des SMS à l'aide de votre smartphone ou de votre ordinateur, en indiquant votre numéro de téléphone professionnel et en permettant à vos interlocuteurs de vous répondre sans compromettre votre vie privée.
• Numéro gratuit - Pour un coût supplémentaire, vous pouvez proposer un numéro gratuit à vos clients.
• Pont d'audioconférence - Cela vous permet de lancer des appels de groupe pour des réunions, de connecter les membres de l'équipe et les clients...
• Extensions supplémentaires/boîtes vocales - Cela permet à vos collègues de disposer de leur propre poste et de leurs propres paramètres pour le service de réponse vocale.
• Transfert d'appel international - Cela permet à Opus de transférer les appels entrants vers votre numéro international.
• Enregistrement des appels - Cela permet d'enregistrer un nombre illimité d'appels.
• Journal des appels entrants - Il enregistre les données relatives aux appels entrants.

J'apprécie le fait que vous puissiez choisir les services qui vous intéressent, ce qui vous évite de gaspiller de l'argent pour des outils que vous n'utiliserez peut-être pas (par exemple, tout le monde n'a pas besoin d'un numéro gratuit, de services d'envoi de SMS ou de services d'appels internationaux).

Leurs réceptionnistes sont aimables et serviables et offrent à vos clients une personne sympathique à qui s'adresser.

Ils ne mettent pas autant l'accent sur la capture de prospects que certains autres de cette liste, ce qui peut être un inconvénient, en fonction de ce que vous recherchez.

De plus, ils facturent un forfait mensuel pour leurs bureaux virtuels, auquel vous devez souscrire avant de pouvoir bénéficier des fonctions supplémentaires de traitement des appels.

Fixation des prix

Opus Virtual Offices coûte $99 par mois. Ce prix comprend :

• Réceptionniste en direct qui répond aux appels
• Numéro de téléphone et de fax de l'entreprise
• Adresse électronique de l'entreprise
• Transfert d'appel premium
• Fax converti en e-mail
• Conversion de la messagerie vocale en courrier électronique
• Renforcement du crédit aux entreprises

Vous pouvez en savoir plus sur leur page des prix.

Pour

• Des outils flexibles
• Des tonnes de sites dans le monde entier
• Réceptionnistes aimables et serviables
• Les messages vocaux et les télécopies peuvent être convertis en courrier électronique.
• Fournit un numéro de téléphone et de fax pour l'entreprise

Cons

• L'accent n'est pas autant mis sur l'acquisition de prospects
• Paiement d'un forfait unique pour les services de bureau virtuel

Answer Force - Le meilleur pour capturer des prospects

Réponse Force est un service de traitement des appels 24/7 pour les entreprises, qui vous permet de prendre des appels 24 heures sur 24 grâce à un numéro d'entreprise professionnel et à un service de réponse en direct.

Les réceptionnistes sont très serviables, et j'apprécie l'accent mis sur la capture de prospects : les réceptionnistes virtuels sont choisis en fonction de la manière dont ils s'intégreront dans votre équipe, et vos réceptionnistes seront formés pour prendre des messages détaillés, qui vous seront transmis via une application.

Vous pouvez consulter votre application à tout moment, et toute piste de grande valeur peut être signalée par les réceptionnistes. Ils se chargeront également de suivre les pistes plus anciennes pour vous, ce qui est très utile ! Ils peuvent prendre des rendez-vous, donner des estimations et programmer des rappels, et ils ont également des interlocuteurs bilingues anglais/espagnol.

J'apprécie le fait que le service d'AnswerForce s'intègre parfaitement à Logiciel de CRM et des applications de planification, ce qui vous facilite grandement la tâche. Vous pouvez consulter toutes les données sur l'application à tout moment, ce qui est utile pour déterminer les heures d'appel les plus chargées.

De plus, ils disposent d'un service de chat en ligne. Il s'agit là d'un élément à prendre en considération au fur et à mesure que votre entreprise se développe, si vous souhaitez offrir ce service à vos clients.

En ce qui concerne les plans, j'apprécie également la flexibilité. Vous pouvez vous inscrire aux services dont vous avez besoin, mais l'inconvénient est que les prix sont un peu élevés.

Fixation des prix

Il existe plusieurs plans tarifaires pour Answer Force, nous allons donc les passer rapidement en revue ici.

Chaque plan tarifaire prévoit un tarif différent pour les minutes au-delà des minutes incluses, et certains plans tarifaires prévoient en plus des frais de mise en place d'un service de répondeur en direct $99.

• Intro - $259 par mois pour 200 minutes et 50 chats
• Meilleur rapport qualité-prix - $359 par mois pour 300 minutes et 100 chats
• Basic - $349 par mois pour 250 minutes et 70 chats
• Standard - $649 par mois pour 500 minutes et 150 chats
• Premium - $959 par mois pour 800 minutes et 250 chats
• Entreprise - $1179 par mois pour 1000 minutes et 300 chats

Vous pouvez trouver plus d'informations sur leur site internet.

Pour

• Un service très professionnel
• Réceptionnistes bilingues disponibles
• Les réceptionnistes sont formés à la capture de nouveaux prospects et au suivi des anciens.
• Traitement des appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Une application utile qui permet de suivre les données à tout moment

Cons

• Les prix sont élevés

Réceptionnistes virtuelles Posh - Les meilleures pour les petites entreprises

Réceptionnistes virtuelles Posh est une excellente option pour les petites entreprises. Si vous vous sentez dépassé par le nombre d'appels que vous devez prendre mais que vous n'avez qu'une petite équipe, c'est une excellente option.

Ils offrent une gestion des appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin que les clients puissent contacter une personne réelle à tout moment, et vous pouvez personnaliser la gestion des appels afin que les réceptionnistes sachent quoi dire en fonction de la personne à qui ils parlent. Vous pouvez personnaliser la gestion des appels afin que les réceptionnistes sachent ce qu'il faut dire en fonction de la personne à laquelle ils s'adressent.

Posh se concentre principalement sur trois secteurs d'activité : le droit, la finance et le commerce. immobilier. Cependant, ils offrent des services pour tous les types de petites entreprises et les réceptionnistes vous seront attribués en fonction de leurs domaines d'expertise.

Les réceptionnistes du service de réponse en direct peuvent transférer des appels, programmer des rendez-vous et prendre des messages. Vous obtiendrez un numéro d'entreprise privé pour protéger votre propre numéro de téléphone, et vous pourrez utiliser l'application pour appeler et envoyer des SMS, en utilisant le numéro Posh comme identifiant de l'appelant.

J'apprécie le fait que les réceptionnistes de Posh puissent effectuer des appels sortants en votre nom : cela vous permet de gagner du temps, car vos réceptionnistes peuvent recueillir des informations de base pour vous sans que vous ayez à intervenir.

L'inconvénient est qu'ils n'ont pas beaucoup de fonctions supplémentaires comme un chat bot.

Fixation des prix

Vous devez faire part de votre intérêt à Posh pour recevoir un devis. Le prix commence à $54 par mois, avec des coûts supplémentaires par minute en fonction du nombre de minutes que vous avez souscrit dans votre plan.

Vous pouvez en savoir plus sur leur site internet.

Pour

• Des réceptionnistes professionnels et bien formés
• Intérêt particulier pour certaines industries
• Les réceptionnistes peuvent passer des appels pour obtenir des informations pour vous.
• Gestion facile des rendez-vous et des données d'appel à l'aide de leur application
• Traitement des appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Cons

• Pas de fonctionnalités supplémentaires
• Difficile de connaître les prix sans s'inscrire au préalable

FAQs

Guide des meilleurs services de réceptionniste virtuelle : Réflexions finales

Je pense vraiment qu'il vaut la peine d'y jeter un coup d'œil Bureaux virtuels Alliance. Leurs réceptionnistes sont aimables et serviables, et constituent un excellent premier point de contact pour vos clients. Ils peuvent vous transférer directement les appels importants, ce qui est très utile.

Je pense également que Connecter la réponse est excellent. Il est super facile à utiliser et parfait si vous voulez des réceptionnistes bilingues.

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