Dernière mise à jour le 5 décembre 2023 par Ewen Finser
Il n'est pas facile de créer et de gérer une entreprise. Tout entrepreneur ordinaire vous dira que son plus grand défi est de trouver des clients et de générer suffisamment d'argent pour soutenir l'entreprise, mais il ne s'arrête pas là. Aux États-Unis, les entreprises sont tenues de se conformer à diverses exigences fédérales et nationales en matière de licences. Il s'agit d'un domaine très vaste et, à moins d'être un expert en la matière, il est facile de se tromper et de se retrouver du mauvais côté de la loi.
Si vous n'êtes pas prêt à vous lancer dans la création de votre entreprise et à suivre de près toutes les exigences en matière de licence, il est préférable de faire appel à un service fiable pour s'en charger. Il y a beaucoup de jargon juridique et vous devrez consacrer beaucoup de temps à des tâches pour lesquelles vous n'êtes pas doué.
Heureusement, il existe de nombreux services qui s'en chargent pour votre entreprise et vous permettent de vous concentrer sur votre activité principale. La clé est de trouver le bon service, et aujourd'hui, nous allons nous pencher sur Harbor Compliance et explorer ce qu'ils ont à offrir pour que vous puissiez décider si c'est le service qu'il vous faut.
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Vue d'ensemble
Conformité du port a été créée en 2012 par une équipe d'experts en licences gouvernementales et de pionniers de la technologie. Il s'agit d'un fournisseur de solutions de conformité pour tous les types d'entreprises, et depuis sa création, il a aidé plus de 25 000 clients à demander, obtenir et maintenir leurs licences dans tous les types d'industries.
Sur leur site web principal, ils résument tous les services offerts en trois mots, à savoir : exigences, enregistrement et renouvellement. Et c'est exactement ce qu'ils font. Ils aident les entreprises à satisfaire aux exigences fédérales et nationales, à s'enregistrer pour obtenir des licences et à renouveler celles qui doivent l'être dans les délais impartis pour éviter les pénalités.
Outre l'entretien individuel avec un expert en conformité, Harbor Compliance regroupe la plupart de ses offres dans un seul logiciel pour une gestion plus facile. Il s'agit de la pièce maîtresse de leur solution de services gérés, qui vous permet de suivre efficacement vos licences et vos enregistrements.
Qu'ont-ils à offrir ?
Toutes les solutions de conformité ne sont pas égales. Ici, nous allons décomposer les services spécifiques que vous obtiendrez chez Harbor Compliance.
Nous examinerons les services du point de vue du prix, car Harbor Compliance propose à ses clients deux options pour les services de LLC : la formation et la conformité.
Kit de formation ( $399 plus taxe d'Etat)
Ce paquet couvre ;
- Préparation et dépôt des statuts : Vous devez remplir ces formulaires lors de la création d'une LLC et les soumettre à votre État. Harbor Compliance les crée, les remplit et les soumet pour vous.
- Recherche de nom : Harbor Compliance recherchera le nom de votre LLC et vérifiera s'il peut être revendiqué.
- Service annuel de l'agent enregistré : Toutes les LLC des États-Unis d'Amérique sont tenues de déclarer leur agent enregistré. Le travail de cette entité consiste à recevoir les documents essentiels de l'État et à vous les présenter. Dans le cadre de ce forfait, Harbor Compliance agira en tant qu'agent désigné pendant un an, mais vous devrez renouveler l'abonnement pour $99/an.
- Numéro d'identification fiscale fédéral (EIN) : Un EIN est un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. Une fois que vous l'avez obtenu, vous pouvez embaucher des travailleurs, ouvrir des comptes bancaires professionnels et déclarer vos impôts.
- Modèle d'accord d'exploitation : Ce document explique la structure de votre LLC et précise son mode de fonctionnement. Harbor Compliance vous fournira un modèle adapté au type de LLC que vous ouvrez afin de vous donner une bonne base pour rédiger le vôtre.
Paquet de conformité ($799 plus taxe d'État)
Ce forfait comprend tout ce qui est offert dans le forfait Formation, plus quelques avantages supplémentaires, notamment
- Service de rapport annuel géré : Le service s'occupera de tout ce qui concerne vos rapports annuels, y compris le suivi des dates d'échéance, la création des rapports et leur soumission à l'État.
- Rapport initial : Certains Etats stipulent que vous devez soumettre un rapport initial après la création d'une LLC. Harbor Compliance s'en chargera dans le cadre de ce package.
- Publication : Certains États exigent que les nouvelles SARL publient la preuve de leur constitution dans un journal local et leur fournissent une déclaration sous serment attestant qu'elles ont satisfait à toutes les exigences de conformité. Si cette exigence s'applique à vous, Harbor Compliance s'en chargera.
- Kit et sceau de l'entreprise : Vous recevrez un classeur sur lequel sera gravé le nom de votre entreprise et un sceau symbolique personnalisé avec le nom de votre SARL, la date de sa constitution et l'État dans lequel elle exerce ses activités.
- Choix de l'impôt sur les sociétés (S Corp) ou sur les sociétés (C Corp) : Vous devez choisir le mode d'imposition de votre entreprise. Si vous souhaitez qu'elle soit considérée comme une société de capitaux plutôt que comme une société de personnes, Harbor Compliance préparera et soumettra les documents nécessaires à cet effet.
- Soutien complet : Cette formule vous permet de bénéficier d'un soutien permanent, même après la création de la SARL.
Ces deux forfaits montrent clairement que l'on en a pour son argent. Si vous avez besoin de ce service pour vous aider à constituer une SARL, le forfait de constitution vous suffit. En revanche, si vous avez besoin d'une assistance et de services qui vous aideront à rester en conformité, optez pour le pack "conformité". Il est vrai que le prix est un peu élevé par rapport à d'autres sociétés similaires, mais Harbor Compliance fait en sorte d'en avoir pour son argent. Alors que la plupart des services automatisent le processus, Harbor Compliance offre cette possibilité ainsi qu'une assistance client personnalisée tout au long du processus. Un représentant du service clientèle vous est attribué dès le départ et vous accompagne tout au long du processus de création d'une SARL et des options permettant d'en assurer la conformité.
Caractéristiques du logiciel Harbor Compliance
Selon Harbor Compliance, les avantages de ce logiciel pour remplacer les processus de conformité existants sont les suivants ;
- Atténuer les risques liés à l'absence d'autorisation et aux lacunes en la matière
- Gain de temps pour les employés dans la recherche, le suivi et l'archivage des processus de conformité
- Avoir une idée claire des territoires où votre entreprise est autorisée à opérer
- Obtenir plus d'opportunités grâce à une efficacité accrue
- Assurez la continuité de vos activités
Les principales caractéristiques sont les suivantes ;
Gestionnaire d'entités
Ce module se connecte aux bases de données de différents secrétariats d'État pour vous permettre de contrôler où vos entités sont enregistrées. Il vous permet de visualiser l'enregistrement de chaque entité sur une carte interactive. Il utilise une base de données solide pour fixer les dates d'échéance des rapports annuels et envoyer des notifications le cas échéant. La base de données est fréquemment mise à jour pour garantir que les informations sont toujours actualisées, car les exigences changent avec le temps.
Vous pouvez acheter le Gestionnaire d'entités indépendamment. Cependant, vous obtiendrez un meilleur rapport qualité-prix en le regroupant avec tous les autres modules du logiciel.
Le tableau ci-dessous présente les plans tarifaires pour l'achat d'un gestionnaire d'entité en tant que service autonome.
Nombre d'inscriptions |
Coût par mois (facturé annuellement) |
50 |
$300 |
100 |
$565 |
250 |
$825 |
Si vous avez besoin d'un plan qui contient plus de 250 enregistrements, n'hésitez pas à explorer le plan d'entreprise.
Gestionnaire de licence
Ce module vous aide à rester au fait de vos licences et à en obtenir de nouvelles rapidement. Il s'appuie sur une base de données nationale des exigences commerciales qui s'appliquent à votre entreprise, recoupées avec vos licences pour vous donner une image claire de votre situation.
Il affiche les licences qui doivent être délivrées et vous avertit avant les échéances. Il facilite la demande de nouveaux permis en indiquant toutes les conditions que votre entreprise doit remplir, ce qui vous évite des recherches fastidieuses. Il dispose également d'une carte interactive qui indique où votre entreprise est autorisée à exercer ses activités dans les différents États.
Ce module propose d'autres outils de collaboration ;
- Outil de tâches personnalisées qui vous permet de déléguer des tâches de licence à différentes personnes. Il permet de programmer des rappels polis pour éviter de se retrouver du mauvais côté des échéances.
- Le stockage structuré vous permet de stocker des documents et des notes horodatées pour chaque licence afin de garder les choses organisées.
- L'obligation de rendre compte vous permet de visualiser tous les événements d'une perspective descendante afin de voir comment les tâches sont accomplies et celles qui doivent être réaffectées.
La ventilation des prix pour le gestionnaire de licence est décrite ci-dessous.
Nombre de licences |
Coût par mois (facturé annuellement) |
50 |
$300 |
100 |
$565 |
250 |
$825 |
Gestionnaire fiscal
Ce module consolide tous vos enregistrements fiscaux dans une plateforme unique pour une organisation plus facile. Vous pouvez filtrer, trier et visualiser les détails de chaque entité en un coup d'œil. Vous pouvez planifier des événements liés à votre statut fiscal et définir des alertes pour des rappels rapides.
Vous pouvez également consulter d'autres informations sur le numéro d'identification fiscale ;
- Détails individuels pour chaque enregistrement fiscal. Importation de données de référence pour les agences disposant de comptes en ligne et de formulaires rapides.
- Fixer des événements pour les déclarations de revenus et désigner des personnes pour s'occuper de ces tâches.
Le tableau ci-dessous présente une ventilation du coût de l'aide à l'éducation et à la formation. gestionnaire fiscal module.
Nombre d'inscriptions |
Coût par mois (facturé annuellement) |
50 |
$300 |
100 |
$565 |
250 |
$825 |
Gestionnaire des dossiers
Ce module permet de suivre l'évolution de la propriété et de la direction de diverses entités. Les fonctions dépendent du type d'entité en question.
Pour les sociétés, vous pouvez suivre les actionnaires, les administrateurs et les dirigeants, ainsi que les catégories d'actions et les actions autorisées.
Pour les organisations à but non lucratif, vous pouvez suivre les administrateurs autorisés par les statuts et les postes vacants au sein du conseil d'administration.
Pour les SARL, vous pouvez suivre les membres et les gérants.
En outre, le module stocke les documents organisationnels spécifiques à l'organisation. Il s'agit notamment des statuts, des règlements, des amendements et des résolutions d'entreprise pour les sociétés et les SARL. les lettres de l'IRS, les politiques et les procès-verbaux de réunions pour les organisations à but non lucratif.
La ventilation des prix pour le gestionnaire de dossiers est de $100 par mois facturé annuellement pour la première entité et de $50 par mois facturé annuellement pour chaque entité supplémentaire.
Agent enregistré
Le site service d'agent enregistré vous permet d'accéder en ligne à des documents électroniques et à des modèles de formulaires pré-remplis avec les informations relatives à l'agent enregistré.
Services de conformité pour les organisations à but non lucratif
La plupart des services décrits ci-dessus s'appliquent aux entreprises ordinaires. Harbor Compliance dispose d'un sous-ensemble de services offerts aux organisations à but non lucratif sont tenus de respecter des exigences plus strictes en matière de conformité.
Un expert en conformité avec la loi sur les organisations à but non lucratif sera chargé de vous aider à obtenir une licence 501(c). Il gérera le processus de formation, remplira toutes les formalités administratives et vous apportera son soutien tout au long de votre parcours. Avec Harbor Compliance, vous obtiendrez une approbation 501(c) garantie et des délais de traitement accélérés.
Une fois l'entité constituée, vous bénéficierez d'une gamme complète de services d'enregistrement et d'exonération fiscale pour les organisations à but non lucratif nouvelles et existantes, applicables aux 29 types de 501 c 's reconnus par l'IRS.
Enfin, vous obtiendrez des services de conformité en matière de sollicitation d'œuvres de bienfaisance.
Les bons et les mauvais côtés de la conformité du port
Avantages de la conformité du port
- Un service à la clientèle de premier plan
- Un large éventail de services pour répondre à tous vos besoins en matière de conformité
- Fournisseur de services complets pour la création de SARL
- Un excellent retour d'information de la part des clients
- Logiciel robuste avec des modules pour vous aider à rester au fait des exigences en matière de conformité et de licence
Inconvénients de la conformité du port
- Le coût de leurs services est plus élevé que les tarifs moyens de l'industrie
Questions fréquemment posées
Le recours à un agent agréé en vaut-il la peine ?
Tout dépend de votre entreprise et de la manière dont vous la gérez. Les propriétaires d'entreprise sont tenus de se tenir au courant de diverses choses, et il est utile d'externaliser certaines de ces tâches, car elles peuvent facilement vous submerger. Un agent enregistré aide à suivre les avis et documents officiels auprès de l'État afin d'éviter toute lacune qui pourrait entraîner la sanction de votre entreprise.
Harbor Compliance est-il légitime ?
Harbor Compliance est en activité depuis 2012 et, depuis, plus de 25 000 entreprises ont fait appel à ses services. Les commentaires des clients sont excellents et tout semble légitime. Il est difficile de juger à partir des commentaires des clients puisqu'ils sont limités grâce au nombre d'années d'existence de cette entreprise.
Quelle est la rapidité avec laquelle Harbor Compliance traite les demandes de création de LLC ?
Comme toutes les sociétés de création de LLC, Harbor Compliance procède à la création de LLC en fonction des réglementations de chaque État. Les délais varient de quelques jours à plusieurs semaines, selon les lois.
Résultat final
Si vous vous demandez encore si le programme Harbor Compliance est fait pour vous, nous allons l'analyser.
En termes de valeur, il est facile de dire que leur service à la clientèle exceptionnel justifie le prix demandé. Cependant, il existe de nombreuses entreprises de solutions de conformité qui offrent des services similaires à un prix très bas. Certaines sociétés proposent des services de formation pour un prix aussi bas que $49, et l'écart est tout simplement trop important. Ainsi, vous en aurez pour votre argent chez Harbor Compliance, mais le prix est un peu trop élevé.
Le service à la clientèle est ce qui distingue Harbor Compliance des autres. Lorsque vous achetez un package, un spécialiste de la conformité vous est attribué et vous guidera tout au long du processus. L'avantage par rapport à un spécialiste choisi au hasard est qu'il comprend votre activité dès le départ et que vous n'avez pas besoin de lui donner des explications comme ce serait le cas si vous faisiez appel à un spécialiste choisi au hasard en permanence.
Le site web de Harbor Compliance est l'un des meilleurs dans ce domaine. Il est facile à utiliser et regroupe la plupart de ses services dans une interface conviviale. Vous n'avez le choix qu'entre deux formules, ce qui vous permet de choisir celle qui correspond à vos besoins.
Enfin, les fonctionnalités offertes sont suffisantes pour répondre à tous vos besoins en matière de conformité et de licence. Vous disposez de tout ce qui est nécessaire à la création d'une entreprise, ainsi que de ce qui pourrait être le meilleur service client du secteur.
Harbor Compliance est sans aucun doute un service de premier plan dans ce créneau, et la qualité des services offerts est incontestable. L'inconvénient réside dans le prix, mais comme vous le savez, les services de qualité ne sont pas bon marché. Je recommanderais donc ce service à tout propriétaire d'entreprise.
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