Paylocity vs Paychex : Quelle est la meilleure plateforme RH ?

Dernière mise à jour le 24 avril 2023 par Ewen Finser

Si vous souhaitez simplifier certaines des tâches administratives fastidieuses liées à la gestion de votre entreprise, vous pouvez envisager de recourir à un système de gestion de l'information. Plateforme RH et paie - C'est là que notre comparaison Paylocity vs Paychex peut vous aider.

Nous vous disons tout de suite ce que nous en pensons : Paylocity et Paychex sont assez similaires, mais nous pensons que Paylocity a l'avantage. Continuez à lire pour découvrir pourquoi nous l'aimons tant.

Nous allons examiner les deux plateformes en détail, en nous penchant sur leurs caractéristiques, leurs prix, leur support client, leurs avantages et leurs inconvénients. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'une ou l'autre de ces plateformes et sur la manière dont elles peuvent vous faire gagner du temps et de l'énergie, poursuivez votre lecture.

Tout d'abord, examinons les principales différences entre Paylocity et Paychex!

Principales différences entre Paylocity et Paychex

Les principales différences entre Paylocity et Paychex sont les suivantes :

• Paychex propose une suite complète de gestion des ressources humaines au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise, tandis que Paylocity s'en tient principalement à la gestion des salaires.
• Paylocity encourage les employés à parler via l'application, alors que Paychex ne met pas l'accent sur ce point.
• Paylocity dispose d'un site web plus facile à naviguer, alors que Paychex peut être un peu envahissant.
• Paylocity dispose d'une application mobile, tandis que Paychex dispose de deux applications distinctes.
• Paylocity n'a pas de centre de prêt aux petites entreprises, contrairement à Paychex.

La principale chose à noter ici est que Paylocity encourage davantage les employés à utiliser l'application pour discuter de projets et se donner mutuellement du feedback, ce qui n'est pas le cas de Paychex.

Paylocity est un peu moins intimidant en termes de navigation sur son site web, donc pour les petites ou nouvelles entreprises, il peut être un peu plus convivial. Paychex possède de nombreuses fonctionnalités, mais il peut être difficile de s'y retrouver.

Paychex dispose d'un centre de prêts aux petites entreprises, ce qui est très bien.

Paylocity vs Paychex : Les similitudes

Ils sont très similaires à bien des égards :

• Ils offrent tous deux d'excellents services de paie
• Ils se chargent tous deux de remplir certaines déclarations fiscales à votre place
• Ils disposent tous deux d'outils de gestion du personnel, y compris de fonctions de gestion du temps.
• Ils vous aident tous deux à gérer les avantages sociaux de vos employés.
• Tous deux utilisent des applications pour simplifier le processus d'intégration de vos employés.
• Elles permettent toutes deux aux salariés de retirer de l'argent de leur salaire de manière anticipée

Voyons maintenant les deux en détail !

Paylocity vs Paychex : Qu'est-ce que Paylocity ?

Paylocity est une plateforme visant à rationaliser vos processus de ressources humaines et de paie, ce qui permet à votre équipe administrative de gagner du temps et d'économiser des efforts. Lancée en 1997, elle met l'accent sur la communauté, l'accueil des nouveaux employés et la communication efficace entre les membres de l'équipe via son application mobile. Il s'adresse aux entreprises de toute taille.

Paylocity vs Paychex : Qu'est-ce que Paychex ?

Paychex a été lancée en 1971, ce qui lui confère une grande expérience en matière de ressources humaines et de gestion des ressources humaines. la paie. Il s'adresse à la fois aux petites entreprises (moins de 50 salariés) et aux grandes entreprises, avec des fonctionnalités distinctes pour chacune d'entre elles. Ils proposent également une gestion de l'assurance des entreprises et disposent d'un centre de prêts aux petites entreprises pour les aider.

Paylocity vs Paychex - les principales caractéristiques

Paie

Paylocity dispose de plusieurs outils pour la gestion des salaires.

Les outils de gestion des dépenses vous permettent de contrôler facilement les dépenses. Les employés peuvent saisir les reçus à l'aide de leur téléphone et obtenir l'approbation d'un superviseur en quelques clics. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs de saisie manuelle et d'éviter que la paperasse ne s'accumule.

Vous pouvez suivre et organiser les dépenses par type (voyages, repas, etc.) et recevoir des notifications d'état. La possibilité d'approuver les dépenses réduit le temps que vos employés doivent attendre pour être remboursés, ce qui est une excellente chose.

Les services de payroll tax de Paylocity sont également très intéressants. En tant qu'agent déclarant enregistré auprès de l'IRS (dans les 50 États, à Porto Rico, dans les îles Vierges et à Guam), Paylocity peut vous aider à remplir vos déclarations :

• les déclarations fédérales de chômage 940 et les déclarations trimestrielles 941
• Déclarations d'impôt sur le chômage au niveau fédéral et au niveau de l'État
• Déclarations de retenue à la source au niveau national et local
• Rapprochement annuel avec les États et les collectivités locales
• Tous les W-2
• Formulaires 1099 MISC (copies de l'employé et de l'employeur)

Les déclarations fédérales sont déposées par voie électronique dans les 24 heures, et ils assument la responsabilité, les pénalités ou les intérêts (en cas d'erreur). Toutefois, certains utilisateurs ont signalé que la communication avec Paylocity en ce qui concerne les impôts peut être lente et frustrante.

Ils proposent également des paiements instantanés. Cela peut représenter un avantage considérable pour votre équipe. Ils peuvent accéder à leur salaire avant leur jour de paie habituel, sans que cela ne vous cause de tracas supplémentaires. Paylocity s'occupe de la logistique et n'a pas d'impact sur votre trésorerie puisque Paylocity envoie l'argent à vos employés. En résumé, vous pouvez prendre soin de vos employés sans nuire à votre entreprise. C'est un énorme avantage.

Ils proposent également des services de gestion des saisies-arrêts. Cela signifie qu'ils peuvent s'occuper de toutes les exigences légales compliquées qui peuvent être liées, par exemple, au fait que vos employés doivent payer une pension alimentaire. Cette prise en charge vous évite de commettre des erreurs coûteuses, car les sanctions en cas de faux pas peuvent être très lourdes.

Gestion de la main-d'œuvre

Paylocity dispose d'outils de gestion du temps et des présences, qui sont très utiles pour contrôler les heures de travail de vos employés. Les employés peuvent pointer sur un appareil mobile, sur une tablette kiosque ou à l'aide d'une pointeuse.

Ils proposent une technologie de pointe, notamment un lecteur biométrique utilisant la numérisation des empreintes digitales ou la reconnaissance faciale, un scanner thermique (pour évaluer la santé des employés - particulièrement important à l'heure actuelle) et un lecteur de badges (qui permet à vos employés de scanner leur badge d'entreprise pour confirmer leur identité).

La technologie de capture de photos vous offre une sécurité supplémentaire, car elle empêche les personnes de pointer en se faisant passer pour quelqu'un d'autre. Vous pouvez également mettre en place des messages d'attention, tels que des contrôles de santé et de bien-être ou des rappels de procédures, à chaque fois que vos employés pointent - ces messages peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Ressources humaines

En matière de RH, Paylocity propose plusieurs fonctionnalités. La principale chose à noter ici est l'application ESS (Employee Self Service). Les employés peuvent consulter leurs fiches de paie, demander des congés, pointer, mettre à jour leurs données personnelles, collaborer et interagir les uns avec les autres. Il s'agit d'un système très utile qui intègre toutes les fonctionnalités de la plateforme, mais qui prend tout son sens dans la section RH.

Si vos employés suivent des cours, ils peuvent accéder à la formation du système de gestion de l'apprentissage pour voir l'état d'avancement des cours en déplacement.

Du point de vue de l'employeur, les outils de conformité sont formidables. Ils vous aident à vous tenir au courant de tout ce dont vous avez besoin pour rester en conformité, y compris l'autorisation de travail I-9, la loi sur les soins de santé abordables, l'égalité des chances en matière d'emploi, et bien plus encore.

Vous recevrez un récapitulatif des dernières mises à jour en matière de fiscalité et de conformité, ce qui est très utile. Grâce à ce "back-up", vous avez la certitude que rien ne vous échappera et ne vous causera de problèmes par la suite.

Ils proposent également un service appelé "HR Edge". Il s'agit d'un service (payant) qui vous met en relation avec un gestionnaire de compte HR Edge, qui peut répondre à vos questions et vous proposer des solutions spécifiques aux besoins de votre entreprise.

Vous disposerez également d'une bibliothèque d'articles et de guides sur la réforme des soins de santé, les salaires, etc. Vous pouvez former vos employés grâce à des cours de formation en ligne dans des domaines tels que la cybersécurité, la lutte contre les brimades et le harcèlement. De plus, ils peuvent vous aider à rédiger des manuels personnalisés et des lignes directrices pour vos employés.

Talent

De nombreuses caractéristiques sont à prendre en compte, à commencer par le processus d'embauche. De nombreux outils permettent de gagner du temps, ce qui est très appréciable. Vous pouvez personnaliser les candidatures et les publier automatiquement sur les portails d'emploi en ligne, conserver et suivre les données personnelles de vos employés potentiels en toute sécurité, personnaliser vos processus d'embauche et d'approbation pour une communication rapide avec les responsables et les parties prenantes, et bien d'autres choses encore.

Vous pouvez obtenir des informations sur les candidats en temps réel, ce qui est très utile pour prendre des décisions rapidement. De plus, une fois que vous avez trouvé le bon employé, vous pouvez lui proposer un emploi rapidement à l'aide de modèles de lettres. Vous pouvez également conserver les candidats potentiels qui n'ont pas été retenus pour de futures opportunités d'emploi.

En ce qui concerne l'intégration des employés, il existe également de nombreuses fonctionnalités qui permettent de gagner du temps. Vous pouvez rassembler tous les documents importants - tels que les taux d'imposition, les manuels, les coordonnées, les formulaires de retenue d'impôt, les informations sur le dépôt direct, etc.

Lorsque vous accueillez de nouvelles personnes dans votre entreprise, vous pouvez inclure des notes de bienvenue de la part des dirigeants, y compris des vidéos, leur donner des informations sur la culture et les politiques de l'entreprise, des profils d'équipe, et bien plus encore. Cela les aidera à se sentir préparés et accueillis dès le départ.

La gestion des performances est également prise en charge, avec une variété de fonctions comprenant la gestion des objectifs (les employés peuvent définir et gérer leurs propres objectifs avec les responsables), l'établissement d'évaluations des performances et l'obtention d'un retour d'information. Le retour d'information est présenté sous la forme de "journaux", qui permettent aux employés de consigner leurs tâches et leurs réalisations. Ils peuvent également demander un retour d'information à d'autres personnes.

La gestion des rémunérations peut s'avérer délicate, mais Paylocity propose une gestion des budgets qui vous permet de consulter les résumés des budgets et de vous assurer qu'ils sont conformes aux objectifs et aux politiques de l'organisation. À certains niveaux, les employés peuvent consulter l'historique de leurs performances et de leurs rémunérations (par exemple, les managers peuvent consulter l'historique des rémunérations d'un employé s'ils envisagent de lui accorder une augmentation).

Enfin, il y a le système de gestion de l'apprentissage que nous avons brièvement mentionné plus haut. Il permet à vos employés d'accéder à une série de cours intéressants et propices à l'évolution de carrière, et ils peuvent apprendre et suivre leurs progrès en déplacement à l'aide de l'application.

Avantages

Le suivi des avantages sociaux peut s'avérer compliqué. Paylocity propose quelques fonctionnalités pour vous aider. Les employés peuvent créer des comptes d'épargne santé, des comptes de dépenses flexibles, des accords de remboursement de frais de santé, des plans à prime unique, une couverture COBRA et des comptes de gestion des transports.

La gestion de ce système est assez simple grâce aux analyses et au tableau de bord de l'administrateur. Les employés peuvent utiliser l'application Employee Self Service pour consulter leurs propres plans et paiements.

Application mobile

Paylocity met l'accent sur la communauté et la connexion, ce qui est très bien. La plateforme et l'application Employee Self Service permettent aux employés de communiquer entre eux à l'aide d'une plateforme de messagerie, et vous pouvez utiliser d'autres fonctionnalités, notamment :

• Envoi de messages concernant des avis et des événements importants
• Utiliser des sondages pour recueillir des informations
• Permettre la collaboration sur des projets sans avoir à utiliser un service tiers
• Recueillir des données à partir des réponses aux annonces et aux sondages pour prendre des décisions

Paylocity permet à vos employés de se faire part de leurs commentaires sur les projets et de s'attribuer des récompenses en fonction de leur travail, ce qui accroît la satisfaction au travail et encourage à travailler dur.

L'application mobile relie tous les éléments de la plateforme, y compris la paie, la gestion du temps, les avantages sociaux, l'intégration et bien plus encore. Elle est facile à utiliser et fait l'objet d'excellentes critiques de la part des utilisateurs.

Paychex - les principales caractéristiques

Services de paie en ligne

Paychex propose différentes options de systèmes de paie en fonction des besoins de votre entreprise.

Petites entreprises - 1-49 employés

Vous pouvez vous occuper de la paie de votre petite entreprise en utilisant le service Payroll Online ou l'application mobile. Vous pouvez également demander à Paychex de s'occuper des salaires pour vous (moyennant un coût supplémentaire). Paychex se charge également du calcul, du paiement et de l'enregistrement des charges sociales fédérales, nationales et locales.

Entreprises de taille moyenne à grande - 50-1000+ employés

Si vous avez une plus grande entreprise, vous pouvez toujours utiliser Paychex pour simplifier vos processus de paie - ils peuvent déclarer leurs impôts de la même manière. Vous obtiendrez également :

• Traitement des salaires en ligne
• Dépôt direct, chèques papier et cartes de paiement
• Payer les travailleurs salariés, horaires et contractuels
• Administration des ressources humaines et tenue des dossiers
• Rapports aux agences gouvernementales pour les nouveaux embauchés
• Kit d'affiches sur le travail
• Paiements de saisie-arrêt

Ils proposent également un service appelé Paychex FlexPaychex Flex est un logiciel de gestion du capital humain qui peut être configuré pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en matière de processus de paie. Rester à jour avec les taux d'imposition peut être un peu déroutant, mais Paychex Flex automatise certains de ces processus, ce qui vous permet de rester en conformité.

Les employés peuvent demander des salaires sur demande, avec jusqu'à $500 d'avance pour chaque période de paie. Là encore, c'est une bonne chose pour vos employés, car cela leur permet de payer leurs factures, mais cela ne perturbera pas votre trésorerie.

Les deux plans pour les sociétés de paie comprennent des rapports avancés et l'outil de libre-service pour les employés, mais nous y reviendrons plus tard.

Temps et présence

Il existe quelques outils pour vous aider à suivre les heures de travail de vos employés. L'application mobile fonctionne très bien ici, car elle permet à vos employés de suivre leurs propres heures de travail où qu'ils se trouvent.

Il existe deux options pour la gestion du temps et des présences, qui offrent des fonctionnalités légèrement différentes :

Paychex Flex Time Essentials

• Logiciel de suivi du temps
• Mise en place rapide (cinq jours ouvrables)
• Tableaux de bord pour les gestionnaires et les employés
• Plusieurs options de perforation
• Calcul du coût de revient et répartition de la main-d'œuvre

Paychex Flex Time

• Tout ce qui est inclus dans Paychex Flex Time Essentials
• Plus d'options de pointage, y compris le système de réponse vocale interactive, le clavier, le badge de proximité, la feuille de temps en ligne, le pointage web, le pointage mobile, les solutions de kiosque, le scanner biométrique d'empreintes digitales, la technologie de reconnaissance de l'iris et la technologie de reconnaissance faciale (à l'aide de l'application).
• Gestion des délais
• Suivi de la géolocalisation
• Géo-clôture (pour empêcher les employés de pointer en dehors de la zone qui leur a été attribuée)
• Planification par glisser-déposer des feuilles de temps et des congés
• Programmation avancée avec code couleur et pauses/repas
• Possibilités de changement de vitesse
• Calculateurs de kilométrage pour les remboursements de frais
• Modules supplémentaires, y compris le suivi des congés, le suivi des points des employés et la budgétisation

Ressources humaines

Vous pouvez mettre en place des procédures pour vous assurer que tout se déroule correctement (par exemple, les évaluations des employés - elles peuvent suivre un processus prédéfini pour s'assurer qu'elles se déroulent de la même manière pour chaque employé). Leur logiciel vous rappellera les anniversaires de naissance et de travail, ce qui est une petite chose, mais qui peut aider vos employés à se sentir plus valorisés.

Vous pouvez également demander de l'aide à un professionnel des ressources humaines de Paychex. C'est utile si vous avez besoin de quelqu'un d'autre pour vous guider à travers les problèmes de votre entreprise en matière de ressources humaines.

Ils proposent également un système de gestion de l'apprentissage, qui permet à vos employés d'améliorer leurs compétences à l'aide d'une plateforme en ligne. Il dispose d'une interface moderne (utilisant l'application mobile), avec des sujets pertinents que vous pouvez choisir pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il y a deux plans pour le LMS - Essentials et Enhanced - avec Enhanced offrant un peu plus de personnalisation en termes de création de quiz, d'enquêtes, et plus encore.

Nous devons également parler de l'application.

Recrutement

Paychex offre de nombreuses possibilités, dès le processus de recrutement. Vous pouvez réduire la paperasserie et les tâches administratives fastidieuses en utilisant Paychex Flex Hiring, qui automatise une grande partie des processus liés à la publication de nouvelles offres d'emploi. Cette solution est également avantageuse pour les employés potentiels, car elle leur permet de postuler à l'aide de leur téléphone ou de leur ordinateur, et ils peuvent se connecter au système pour vérifier l'état de leur candidature. Vous pouvez partager automatiquement vos offres d'emploi sur différentes plateformes, ce qui est une excellente chose.

Paychex propose également des services de contrôle de l'emploi - il peut être fastidieux de vérifier les antécédents, mais Paychex se charge de certaines de ces vérifications pour vous, ce qui vous permet de consulter les antécédents de vos nouveaux employés.

Le recrutement est également facilité par des fonctionnalités supplémentaires, telles que la programmation automatique des entretiens et le classement automatique des employés potentiels.

Avantages

Paychex peut vous aider à garder le contrôle sur une série d'avantages, y compris :

• Assurance maladie collective
• Assurance maladie individuelle
• Déclaration ACA et services ESR
• Services de retraite
• Comptes de prestations
• Plans au titre de l'article 125
• Prestations volontaires
• Bien-être financier

Applications mobiles

L'application mobile est géniale. Alors que Paychex est un service complexe avec de nombreuses options différentes, l'application (Paychex Flex) réunit tous les éléments pour vos employés et votre direction. Elle intègre l'intégration, la paie, les ressources humaines, le LMS, les avantages sociaux et bien plus encore.

Il existe également l'application Paychex Time Kiosk, qui permet à vos employés de pointer leurs entrées et sorties à l'aide de leur téléphone portable.

Caractéristiques supplémentaires

Paychex offre quelques fonctions supplémentaires et peut vous aider à gérer :

• Assurance des entreprises
• Prêts et financements aux entreprises
• Services de démarrage

Paylocity vs Paychex : Paylocity - Base de connaissances et support

Paylocity dispose d'une bibliothèque de ressources utiles, avec des articles sur les RH, la paie et la gestion des employés. Paylocity propose également des cours de formation sur ses produits, avec des instructeurs virtuels qui expliquent comment utiliser correctement la plateforme.

En ce qui concerne le service à la clientèle, les options sont nombreuses, avec une assistance par téléphone et par courrier électronique pour les employés et les administrateurs. Les utilisateurs signalent que le service clientèle est parfois lent à répondre, ce qui est dommage.

Paychex - Base de connaissances et support

Paychex dispose également d'une bibliothèque de ressources, avec de nombreux billets de blog et articles sur la paie, les RH, etc. Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire (que vous soyez un employé ou un administrateur), vous pouvez utiliser leur support téléphonique pour obtenir de l'aide.

Malheureusement, le service client de Paychex n'est pas non plus à la hauteur, car les utilisateurs signalent qu'il peut être lent et frustrant.

Pricing Paylocity vs Paychex

Prix Paylocity

Il est en fait difficile de savoir, à partir du site web de Paylocity, combien cela coûte - vous devez les contacter pour obtenir une démonstration afin de commencer à travailler. Nous avons fait quelques recherches et nous avons découvert que le coût est compris entre $2 par employé et par mois et $4 par employé et par mois.

Il est également probable qu'ils facturent un prix mensuel de base pour l'utilisation de leur plateforme, mais sans obtenir de devis spécifique, il est difficile de savoir quel serait ce prix.

Pour en savoir plus sur leurs tarifs, vous pouvez demander une démonstration. ici.

Prix Paychex

Les tarifs de Paychex ne sont également disponibles que sur demande, il est donc difficile de les comparer. Toutefois, d'autres sites web suggèrent que la tarification est structurée comme suit :

Paie express

• $60 par mois prix de base
• $4 par mois et par employé

Paychex Flex Select

• $90 par mois prix de base
• $3 par mois et par employé

Paychex Flex Pro

• $158 par mois prix de base
• $3,65 par mois et par employé

Paychex Flex Enterprise

Prix sur demande

Les prix peuvent varier en fonction de vos besoins, c'est pourquoi vous devrez contacter Paychex pour obtenir un devis spécifique, mais cela nous donne une idée de base des coûts.

Paychex offre actuellement 3 mois gratuits - vous pouvez Pour en savoir plus, demandez une démonstration ici.

Paylocity - Avantages et inconvénients

Pour

• Nombreuses options pour la gestion du temps et des présences
• Gestion décente des ressources humaines
• Bonne gestion des avantages sociaux
• Nombreuses fonctions de paie
• L'accent est mis sur la communauté et l'engagement avec les autres employés
• Les salariés peuvent retirer de l'argent liquide de leur salaire de manière anticipée.
• L'application mobile est facile à utiliser

Cons

• Le service clientèle n'est pas excellent
• La communication avec l'équipe chargée du traitement des taxes peut être frustrante.

Paychex - Avantages et inconvénients

Pour

• Bonne gestion du temps et des présences
• Bonne gestion des ressources humaines
• Les fonctions de recrutement et d'intégration sont bonnes
• Les applications mobiles sont faciles à utiliser
• Des fonctionnalités supplémentaires sont prévues pour les grandes entreprises

Cons

• Le service clientèle n'est pas excellent
• Il peut être difficile de s'y retrouver parmi tous les services qu'ils proposent.

FAQs sur Paylocity vs Paychex

Paylocity vs Paychex : Notre gagnant est...

Il est difficile de choisir un gagnant ici ! Ils se ressemblent tous les deux à bien des égards.

Nous pensons que Paylocity offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Ils ont beaucoup de caractéristiques identiques à celles de Paycheck, plus de nombreuses années d'expérience en matière de RH et de fiscalité.

Résumé de la ligne de fond : Nous pensons que Paychex a l'avantage ici. Le service de paie en ligne Paychex existe depuis plus longtemps et s'adapte mieux aux entreprises en croissance (et pas seulement aux petites entreprises). Il dispose également d'un centre de prêts aux petites entreprises, qui est excellent. Si vous êtes une petite entreprise, vous voudrez peut-être y jeter un coup d'œil

Utilisé à bon escient, Paylocity peut vraiment aider à donner le ton à votre entreprise et à accueillir un nouvel employé. Mais pour les raisons susmentionnées, nous allons choisir Paychex comme notre choix préféré parmi les fournisseurs de services de paie aujourd'huiMais l'un ou l'autre serait un excellent choix si vous voulez gagner du temps et éviter des tracas dans la gestion de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les logiciels de paie et les solutions pour les fournisseurs de services de paie :

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