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OnPay Payroll Review - S'agit-il de la meilleure plateforme de gestion des ressources humaines et des salaires pour les petites entreprises ?

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Par David Borgogni

Dernière mise à jour le 24 avril 2023 par Ewen Finser

Si vous dirigez une petite entreprise, vous êtes peut-être submergé par le nombre de tâches à accomplir pour rester en conformité avec la législation européenne. paie et les RH - dans notre revue OnPay, nous examinerons une excellente plateforme qui pourrait faciliter cette tâche.

OnPay Payroll prend en charge une grande partie des tâches administratives qui peuvent sembler un peu compliquées lorsque vous débutez.

Par exemple, il calcule et classe automatiquement paie et s'occupe du processus d'intégration des nouveaux employés. Il contribue également à démystifier les avantages sociaux.

Ce n'est pas une plateforme parfaite, mais nous pensons qu'elle est assez géniale - continuez à lire pour en savoir plus !

Qu'est-ce que OnPay Payroll ?

OnPay est une plateforme de gestion des ressources humaines et des salaires. Lancée en 2011, c'est une bonne plateforme pour les petites entreprises. Elle permet d'automatiser certaines tâches administratives fastidieuses et de s'assurer que les entreprises restent en conformité avec les lois fiscales locales et fédérales.

Les principales caractéristiques de OnPay Payroll

Si vous êtes pressé, voici un aperçu rapide des principales fonctionnalités offertes par OnPay :

  • Paie - les utilisateurs peuvent gérer la paie de plusieurs types d'employés, les paiements étant effectués par dépôt direct, par carte de débit ou par chèque.
  • RH - Les nouveaux employés peuvent prendre en charge leur propre processus d'intégration, y compris la signature de documents importants grâce à la signature électronique.
  • Impôts - OnPay automatise les déclarations et les paiements d'impôts, y compris les impôts sur les salaires au niveau fédéral et de l'État, ainsi que les formulaires 941 et 940, le cas échéant.
  • Avantages - OnPay propose aux employés des régimes d'assurance médicale, visuelle et dentaire, ainsi qu'un système d'abondement et des informations sur les plans de retraite 401(k).
  • Planification et gestion du temps - les employés peuvent demander des congés payés à tout moment, et les responsables peuvent approuver ou refuser ces demandes.
  • Rapports - OnPay génère des rapports de paie lorsque cela est nécessaire

Nous allons examiner chacune de ces caractéristiques plus en détail.

Paie

Paie

Avec OnPay, vous pouvez exécuter les opérations de paie quand vous le souhaitez. C'est une bonne chose si vous avez des calendriers de paie différents pour certains employés, ou si vous embauchez des freelances ou des sous-traitants. Vous pouvez payer vos employés par dépôt direct, carte de débit ou chèque (sans frais cachés pour aucun de ces modes de paiement). Si vous devez payer des employés dans différents États, vous n'aurez pas de frais cachés, ce qui est idéal si votre personnel est réparti dans tout le pays.

Vous pouvez également définir facilement des taux de rémunération différents pour chaque employé.

Les employés peuvent accéder à leurs propres informations salariales où qu'ils se trouvent, car OnPay est une plateforme basée sur le cloud. Bien qu'il n'y ait pas d'application mobile, les employés peuvent accéder à OnPay via leur navigateur web. Les responsables peuvent également définir des autorisations d'accès, ce qui signifie que seul le personnel chargé de la paie peut accéder à certains outils et fonctionnalités.

OnPay s'occupe des déclarations et des paiements d'impôts au niveau de l'État et au niveau fédéral. Il remplit également les formulaires 941 et 940 si nécessaire.

RH

Interface utilisateur graphique, application, équipes Description générée automatiquement

Les employés peuvent s'occuper eux-mêmes de leur processus d'intégration, ce qui vous fait gagner du temps. Ils peuvent remplir leur profil et compléter les documents importants par le biais de signatures électroniques. C'est une bonne chose pour deux raisons : cela vous permet de ne pas utiliser de papier et cela vous évite d'oublier accidentellement de traiter des documents importants. Certains formulaires, comme les formulaires I-9 et W-4 en ligne, sont remis automatiquement aux nouveaux employés, ce qui évite tout oubli. OnPay signale également automatiquement les nouvelles embauches à votre État, ce qui est très utile.

Les petites tâches telles que l'installation de l'ordinateur et de l'espace de travail d'un nouvel employé ne seront pas oubliées, ce qui peut aider les nouvelles recrues à se sentir bien accueillies. Vous pouvez également déléguer certains employés pour qu'ils jouent le rôle de "compagnons d'intégration" afin d'aider les nouvelles recrues à s'installer dans l'entreprise.

OnPay met à votre disposition des documents - il s'agit de modèles vierges, comme les lettres d'offre pour les nouveaux employés. Il ne s'agit pas d'une vaste bibliothèque de documents, mais vous pouvez également créer vos propres modèles. Tous les documents créés dans OnPay sont stockés en toute sécurité et les employés peuvent y accéder quand ils le souhaitent.

Si vous le souhaitez, vous pouvez établir une liste de contrôle des documents qui doivent être complétés dans certaines situations (par exemple, lors du cycle de révision annuelle ou pour les rapports d'incidents). Parallèlement, vous pouvez créer des listes de contrôle à remplir par certains employés. Vous pouvez ainsi garder le contrôle sur ces petits travaux administratifs et déléguer des tâches à d'autres.

OnPay dispose d'un service de messagerie directe intégré qui facilite la communication entre les employés et les responsables. Il crée une trace écrite, qui est automatiquement stockée.

La plateforme signale aux administrateurs tout document périmé, ce qui signifie que les documents périmés peuvent être traités immédiatement.

Avantages

OnPay promet des avantages aux employés, tels que des plans de vision, des soins médicaux et dentaires, à tous les niveaux de prix. Ils offrent également :

  • Retenues automatiques
  • Régimes de la "sphère de sécurité
  • Abondement des cotisations
  • Formation des employés au cours du processus d'intégration (sur les plans de retraite 401k)

Tout cela est intégré au système de paie, ce qui facilite la gestion par votre équipe de paie.

L'assurance accidents du travail est également prise en charge - vous serez conforme dans tous les États et vous pouvez également opter pour l'assurance accidents du travail en mode de paiement à l'utilisation. Les paiements sont automatisés et vous pouvez facilement apporter des modifications (par exemple, si vous avez de nouveaux employés ou si quelqu'un quitte l'entreprise).

Planification et gestion du temps

OnPay

Bien que OnPay n'offre pas d'outils de gestion du temps plus approfondis que d'autres plateformes (Zenefits en est un bon exemple), il facilite néanmoins la tâche de votre équipe d'administration.

Les employés peuvent demander des congés payés en utilisant OnPay. Les managers sont alertés de ces demandes, qu'ils peuvent approuver ou refuser. Ils peuvent également ajouter des commentaires en réponse. Cette fonction est très utile car elle permet d'assurer le suivi des demandes de PTO et les administrateurs peuvent consulter toutes les demandes de congés approuvées ou en attente.

OnPay fonctionne très bien avec certaines intégrations (comme TSheets) pour aider à suivre les entrées et sorties des employés. Vous pouvez voir qui est actuellement au bureau et qui en est absent, ce qui est un outil utile. Mais les options s'ouvrent avec les intégrations (nous y reviendrons).

Reporting

Interface utilisateur graphique, site web Description générée automatiquement

OnPay vous permet d'exécuter des rapports, notamment :

  • Registre des salaires
  • Résumé des résultats
  • Résumé de l'employé
  • Abandon des prêts PPP

D'autres rapports sont également disponibles. Ils peuvent être modifiés, enregistrés et téléchargés à tout moment. Les rapports sont assez clairs et faciles à comprendre, et vous pouvez définir des autorisations pour que certains employés puissent consulter et exécuter des rapports.

Intégrations

OnPay dispose d'un grand nombre d'intégrations, notamment :

L'intégration de QuickBooks fonctionne très bien si vous voulez vous occuper de la comptabilité en utilisant la même plateforme. TSheets permet aux employés de pointer leurs heures de travail, ce qui est idéal si vous n'avez pas de système de pointage en place (ou si vous souhaitez le remplacer).

OnPay Payroll - Support client

Support client OnPay

Le service à la clientèle est un aspect important de toute plateforme de gestion des ressources humaines et des salaires. Si quelque chose ne va pas avec la paie, par exemple, vous pouvez avoir besoin d'aide rapidement. Quelles sont les performances du service clientèle d'OnPay ?

L'équipe d'assistance à la clientèle est très compétente. Ils ont la réputation de répondre rapidement, d'être serviables et amicaux. Vous pouvez les contacter par e-mail, par téléphone ou par chat en direct.

OnPay dispose également d'un centre d'aide avec des articles et des guides, ce qui est très utile si vous découvrez la plateforme pour la première fois. Il existe également des guides pour les petites entreprises, notamment Payroll 101, HR Basics et un guide des avantages sociaux.

OnPay Payroll - Tarifs

Tarification OnPay

La tarification de OnPay est basée sur une échelle mobile qui dépend du nombre d'employés que vous avez. Il n'y a pas de paliers tarifaires, ce qui signifie que vous avez accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme, quelle que soit la taille de votre entreprise. Le tarif de base est de $36 par mois, avec un supplément de $4 par personne et par mois. Par exemple, le tarif de base est de $36 par mois :

  • 10 personnes - $76 par mois
  • 50 personnes - $236 par mois
  • 100 personnes - $436 par mois
  • 500 personnes - $2036 par mois

Vous n'êtes facturé que pour les employés payés ce mois-là. Par exemple, si vous avez des contractants ou des indépendants dans votre système mais que vous n'avez pas besoin de leurs services ce mois-là, vous n'aurez pas à payer de frais pour eux.

Vous pouvez descendre jusqu'à un seul employé, ce qui fait de OnPay un très bon choix pour les petites entreprises.

Pour en savoir plus sur leurs tarifs ici.

OnPay Payroll - Avantages et inconvénients

Voici ce que nous pensons des meilleurs éléments de OnPay, ainsi que de ce qui, selon nous, pourrait être amélioré :

Pour

  • Facile à utiliser
  • Bon pour les petites entreprises
  • Des plans tarifaires transparents
  • Prend en charge certains processus automatiquement, afin de garantir que vous restez conforme.
  • Le processus d'intégration est beaucoup plus facile pour les employés
  • Les responsables peuvent facilement gérer les demandes de PTO
  • Les rapports sont simples et pertinents

Cons

  • N'a pas d'application mobile
  • Certaines fonctionnalités manquent par rapport à d'autres plateformes, comme la planification ou le bien-être des employés.

OnPay Payroll - Alternatives à essayer

Si vous avez décidé de continuer à chercher une plateforme de gestion des ressources humaines et des salaires, nous pouvons vous recommander quelques alternatives.

  • Zenefits offre de nombreuses fonctionnalités et avantages pour les employés. Il facilite grandement la déclaration des revenus, la gestion des salaires et l'intégration des salariés. De plus, il met l'accent sur le bien-être des salariés. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre Comparaison entre Zenefits et Gusto.
  • SurePayroll est une autre option intéressante pour les petites entreprises. Si vous n'avez qu'un seul employé, par exemple si vous embauchez une femme de ménage, il vous aide à rester en conformité d'une manière facile à comprendre. Pour en savoir plus, consultez notre Comparaison entre SurePayroll et Gusto.
  • Paychex est une plateforme qui vous permet de rester en conformité, de gérer les salaires et les avantages sociaux. Pour en savoir plus, consultez notre Comparaison entre Paychex et ADP.
  • Justworks est idéal si vous souhaitez améliorer le lieu de travail des employés, car il met l'accent sur la formation au harcèlement et le bien-être. Pour en savoir plus, consultez notre Comparaison entre Justworks et Zenefits.

Questions fréquemment posées

Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur OnPay :

Question : Dois-je télécharger un logiciel pour utiliser OnPay ?

Réponse : Non, il s'agit d'une plateforme basée sur le cloud, vous pouvez donc y accéder à l'aide de votre navigateur Internet.

Question : OnPay est-il adapté aux grandes entreprises ?

Réponse : oui, il n'y a aucune raison pour que OnPay ne fonctionne pas pour les grandes entreprises - il est suffisamment simple pour les petites entreprises, mais il aidera également les grandes entreprises à assurer le suivi de la paie et des ressources humaines.

Question : Puis-je résilier OnPay à tout moment ?

Réponse : Oui. Vous n'êtes pas lié, vous pouvez donc résilier votre contrat quand vous le souhaitez en contactant le service clientèle.

Question : Puis-je payer des employés à l'étranger avec OnPay ?

Réponse : Oui, vous pouvez payer vos employés à l'étranger en utilisant les services de paie de OnPay.

Question : Les employés peuvent-ils répartir leur salaire sur plusieurs comptes bancaires ?

Réponse : Oui, ils peuvent le faire. Il peut décider du compte bancaire sur lequel son salaire est versé et peut même le répartir sur différents comptes s'il le souhaite.

Question : OnPay calcule-t-il automatiquement les impôts ?

Réponse : Oui, OnPay calcule automatiquement les charges sociales, même si vos employés vivent et travaillent dans différents États. Vous n'aurez pas à effectuer vous-même le calcul des impôts.

Question : Puis-je effectuer une paie "bonus" ?

Réponse : oui. Il est possible d'organiser une paie de primes, par exemple, à la fin de l'année. Cette opération est facile à réaliser à l'aide de la plateforme et peut être effectuée à tout moment.

En résumé ... OnPay Payroll est-il la meilleure solution pour les petites entreprises ?

Si vous dirigez une petite entreprise, vous ne pouvez pas vraiment vous tromper avec OnPay.

Nous apprécions le fait que vous ayez immédiatement accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme, même si vous n'avez qu'un seul employé. Rien n'est bloqué derrière un niveau de prix différent, ce qui la rend très accessible. Bien qu'il manque certaines fonctionnalités à d'autres plateformes (comme la gestion des entretiens d'évaluation et les fonctions de bien-être des employés), son prix est intéressant, ce qui convient parfaitement aux nouvelles entreprises.

Si vous souhaitez que l'on s'occupe de l'essentiel - les impôts, les avantages sociaux et les salaires - nous vous recommandons OnPay. Bien qu'il ne soit pas parfait - l'absence d'une application mobile est par exemple gênante - il contient tout ce dont vous avez besoin pour faire de la gestion des salaires et des ressources humaines un véritable casse-tête.

Nous espérons que cela vous a aidé à vous faire une idée du fonctionnement de OnPay. Si vous l'avez utilisé, nous serions ravis de connaître votre avis dans les commentaires !

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