Meilleur logiciel de signature de documents pour les entreprises

Dernière mise à jour le 22 avril 2023 par Ewen Finser

En tant que chef d'entreprise, je sais à quel point il est important de mettre de l'ordre dans sa paperasse ! Si vous avez du mal à le faire, mon guide des meilleurs logiciels de signature de documents peut vous aider.

L'augmentation du travail à distance est une bonne chose pour de nombreuses raisons, mais elle pose aussi quelques problèmes. Par exemple, comment pouvez-vous vous assurer que vos documents sont à jour et comment pouvez-vous recueillir les signatures des free-lances ou des clients à travers le monde ?

Heureusement, les logiciels de signature de documents facilitent grandement les choses, mais il est difficile de savoir lequel choisir.

J'ai testé huit des meilleurs logiciels de signature électronique disponibles sur le marché, ce qui me permet de vous donner mon avis honnête sur chacun d'entre eux, du point de vue d'un chef d'entreprise. Je vous présenterai les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elles, ainsi qu'un guide sur les éléments à prendre en compte lors de l'inscription à une nouvelle plateforme.

Bottom Line Up Front Summary: SignNow est mon préféré aujourd'hui. Je le trouve très simple, et le constructeur par glisser-déposer est intuitif. Je trouve qu'il est facile d'assurer le suivi des documents administratifs grâce à SignNow, et j'aime le fait que vous puissiez ajouter votre logo aux contrats. J'ai aimé toutes les plateformes de cette liste, mais certaines se distinguent plus particulièrement (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante !). Je recommande SignNow à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.des nouveaux arrivants aux grandes entreprises.

Mes meilleurs choix

Voici mes trois premiers choix pour aujourd'hui :

• SignNow – un excellent outil polyvalent pour les entreprises de toutes tailles
• PDFfiller– un excellent outil avec d'excellentes fonctionnalités liées au PDF
• Docusign – une bonne solution pour les grandes entreprises en matière de séquençage avancé des signatures logiques (si ceci, que cela, en guirlande, etc...)

Comment choisir un logiciel de signature de documents pour les entreprises

Si vous dirigez une entreprise et que vous souhaitez faciliter la collecte de signatures, quelles sont les caractéristiques que vous devez rechercher ? Voici quelques idées :

Organisation

Une chose que j'ai trouvée difficile au début était de garder toute ma paperasserie organisée. J'ai perdu beaucoup de temps à courir après les signatures parce que j'avais besoin de trouver les bons outils pour être efficace dans l'aspect administratif de mon travail.

Plusieurs des outils de cette liste facilitent grandement la gestion des contrats : ils séparent les documents dans votre boîte de réception et votre boîte d'envoi, par exemple, afin que vous puissiez voir les documents nouvellement renvoyés, ainsi que les signatures en attente d'être collectées. Ces fonctionnalités facilitent grandement la recherche de ces documents cruciaux !

L'utilisation de ces plateformes dans une perspective de gestion de projet est également utile : elle rend le suivi des choses beaucoup plus facile à gérer. (Vous pouvez obtenir plus de conseils à ce sujet dans notre guide sur les comment trouver le meilleur outil de gestion de projet pour les entreprises en ligneainsi que notre guide sur la Gestion de projet agile ).

Stockage

Le stockage est une autre caractéristique essentielle. Certains des outils de cette liste disposent d'une excellente capacité de stockage pour conserver les contrats et formulaires essentiels. Même s'il est peu probable que les petites entreprises atteignent la limite en termes de stockage, il est toujours utile de savoir que vous n'aurez pas à vous soucier de l'hébergement des formulaires sur une autre plateforme.

Sécurité des logiciels de signature électronique

La sécurité est un autre facteur. Lorsque vous traitez des informations sensibles, vous voulez vous assurer que la plateforme est sûre. Certaines plateformes proposent un dossier crypté, qui nécessite un autre mot de passe (envoyé par SMS, par exemple).

Ces mesures ajoutent une couche de sécurité supplémentaire pour les documents importants et une certaine protection si plusieurs personnes utilisent le même logiciel.

La signature sécurisée est essentielle si vous avez affaire à des dossiers médicaux ou éducatifs, ainsi qu'à des dossiers financiers. (Si vous avez besoin de plus de conseils à ce sujet, consultez notre guide sur les comment trouver le meilleur logiciel de comptabilité pour un aperçu des meilleurs outils pour gérer vos finances en tant que propriétaire d'entreprise).

Collection Signature

La collection de signatures est, bien entendu, le principal facteur à prendre en compte dans le cadre d'une solution de signature électronique !

Alors que travail à distance est excellent à bien des égards, il y a de petits défis à relever, notamment la collecte de documents administratifs auprès de personnes du monde entier.

Recherchez une plateforme qui permette aux clients, aux employés ou aux indépendants de signer un document. Par exemple, ils peuvent taper leur signature, la dessiner, la télécharger à partir de leur appareil mobile ou utiliser une webcam.

Plus il y a d'options, mieux c'est, car cela accélère le processus de collecte des signatures.

Modèles

Certaines plateformes proposent une série de modèles à utiliser. Les modèles sont excellents si vous êtes en train de développer votre nouvelle entreprise. Toutefois, taper des politiques, des contrats et des formulaires pour les employés ou les entrepreneurs peut prendre du temps. Vous pouvez accélérer le processus de préparation et de signature en modifiant des modèles préexistants.

Les plateformes varient en termes de modèles proposés, et certaines disposent d'une gamme étendue de contrats dans différents domaines.

Conversion de documents

Certains outils vous permettent également de convertir rapidement des documents. Par exemple, vous pouvez convertir un document Word en PDF, plus facile d'accès pour votre client ou votre travailleur indépendant. D'autres plateformes proposent des outils de conversion en masse, ce qui est excellent si vous souhaitez convertir des documents existants.

Vous pouvez également télécharger un document et transformer certaines zones en zones remplissables à l'aide de certaines plateformes de cette liste.

Par exemple, vous pouvez créer un document dans un traitement de texte, puis ajouter des champs à remplir pour vos clients, ce qui rend le document beaucoup plus accessible de leur point de vue et augmente les chances qu'ils vous renvoient vos documents rapidement.

Logiciel de signature électronique Facilité d'utilisation

Quelle que soit la plateforme, vous devez la trouver simple si vous avez l'intention de l'utiliser régulièrement ! Rien n'est pire que de perdre un temps précieux à naviguer sur une plateforme lourde et complexe.

Au lieu de cela, recherchez un processus d'intégration en douceur et une interface utilisateur simple. Il se peut que vous deviez vous inscrire à une version d'essai de la plateforme que vous avez choisie pour vous familiariser avec son fonctionnement.

Le meilleur logiciel de signature de documents pour les entreprises

Voyons maintenant quels sont mes logiciels de signature de documents préférés ! Je vais vous expliquer ce que j'ai pensé de chacun d'entre eux, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

SignNow: Meilleure solution globale pour la signature de documents

SignNow est un logiciel de signature électronique utile pour les entreprises. Il dispose d'un générateur de glisser-déposer qui vous permet d'ajouter des champs tels que du texte et des zones signables à vos contrats, et il est très facile à utiliser.

En outre, vous pouvez envoyer des documents et suivre les signatures qui n'ont pas encore été renvoyées, ce qui est excellent si vous voulez faciliter la recherche de ces contrats.

Il ne vous permet pas de créer des contrats, ce qui signifie que vous devrez utiliser une autre plateforme pour les créer. En revanche, il transforme ces documents en formulaires signables. Il est également abordable, ce qui convient aux petites entreprises.

J'aime le fait que vous puissiez ajouter votre logo aux contrats, et j'apprécie la facilité avec laquelle vous pouvez suivre les documents que vous attendez. Cependant, il manque de fonctionnalités par rapport à d'autres plateformes de cette liste, et certaines intégrations sont bloquées derrière des niveaux de prix plus élevés, ce qui est dommage si vous avez un budget serré.

SignNow Pros

• Très facile à utiliser (l'un des meilleurs logiciels de signature électronique que j'ai essayés)
• Abordable pour les petites entreprises (voir les options tarifaires)
• Facilite le suivi des documents
• Modèles utiles inclus
• Piste d'audit de la signature électronique

SignNow Cons

• Manque de fonctionnalités
• Les intégrations sont bloquées derrière des niveaux de prix plus élevés

Comment signNow se positionne-t-il par rapport à ses concurrents ?

• Comparaison entre signNow et Docusign
• Comparaison entre signNow et Adobe Sign

Logiciel de signature électronique DocuSign

DocuSign est un logiciel de signature électronique populaire qui compte plus d'un million d'utilisateurs dans le monde. Il permet aux utilisateurs de créer une signature pour signer rapidement des formulaires et des contrats en ligne et offre d'autres services tels que des modèles et un générateur de formulaires.

J'aime DocuSign pour plusieurs raisons. L'outil de création de signature fonctionne bien et vous permet de choisir une signature préétablie, de dessiner votre signature ou d'en télécharger une depuis votre appareil mobile. Il fonctionne bien et constitue un excellent outil pour gagner du temps si vous devez signer beaucoup de documents dans le cadre de votre travail.

J'apprécie également les modèles de contrat. Ils sont classés par catégories : immobilier, RH, juridique, vente, assurance, finance et gouvernement. Si vous détestez créer un formulaire, une politique ou un contrat à partir de zéro, vous pouvez contourner le problème en personnalisant les modèles préétablis.

Le générateur de formulaires lui-même est bon. Sa courbe d'apprentissage est modérée, ce qui nécessite un peu de temps pour l'apprendre.

Toutefois, il présente l'avantage de comporter des champs conditionnels : si les utilisateurs choisissent une option particulière dans un menu déroulant, une nouvelle sélection de questions apparaîtra. Tout ce qui peut faciliter le remplissage des formulaires par les clients ou les free-lances est bon à prendre !

L'inconvénient de DocuSign est qu'il est assez cher par rapport à ses concurrents et qu'il n'offre pas beaucoup de fonctionnalités dans son plan tarifaire le plus bas. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre DocuSign vs SignNow comparaison.

Docusign Pros

• Gamme décente de modèles
• Facilité de création et d'enregistrement des signatures
• Le générateur de formulaires dispose d'une mise en forme conditionnelle
• Piste d'audit de la signature électronique de Docusign

Docusign Cons

• Assez cher dans les tranches de prix supérieures
• L'offre la moins chère ne comporte pas beaucoup de fonctionnalités

Comment les Docusign comparé à la concurrence?

• Docusign vs signNow comparé

PDFfiller

PDFfiller est avant tout un outil de création de PDF et de gestion de documents, utile pour les entreprises ; il propose des modèles et des contrats préétablis pour les indépendants et les nouveaux employés, et vous pouvez créer des formulaires à partir de zéro à l'aide de son outil de création de formulaires. Il dispose également d'un excellent outil de capture des signatures.

Vous pouvez capturer des signatures à l'aide d'une webcam ou d'un code QR, en les téléchargeant depuis votre appareil mobile, en les dessinant ou en les tapant simplement. Je pense que plus vous offrez d'options à vos employés ou à vos sous-traitants, mieux c'est.

PDFfiller propose une bonne gamme de modèles pour les entreprises. Ils ne sont pas très beaux à regarder, mais ils sont fonctionnels, ce qui est essentiel.

L'outil de création de PDF est assez simple (il fonctionne un peu comme le logiciel logiciel de marketing par courriel), bien que l'interface utilisateur soit légèrement encombrée. Néanmoins, vous devriez être en mesure de créer des formulaires PDF remplissables pour vos employés à l'aide de PDFfiller.

La tarification est également adaptée aux petites entreprises.

PDFfiller Pros

• Facilité de capture des signatures
• L'outil de création de documents PDF est simple à utiliser
• Gamme décente de modèles
• Son prix est raisonnable pour les petites entreprises

PDFFiller Inconvénients

• L'interface utilisateur est un peu encombrée
• Les modèles ne sont pas des plus agréables à regarder

Comment PDFfiller se compare-t-il aux autres ?

• Comparaison entre PDFfiller et Nitro PDF
• Comparaison entre PDFfiller et Foxit PDF

NitroSign

NitroSign est un outil de création de PDF qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des fichiers PDF. Cependant, ils ont également un autre outil appelé NitroSign. Il s'agit d'un outil basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de combiner, d'optimiser, d'organiser et de convertir des documents. Il permet également d'ajouter du texte et des signatures aux documents.

NitroSign est un outil précieux et le processus de capture des signatures est simple. Les utilisateurs peuvent dessiner, taper ou télécharger leurs signatures.

Il offre moins d'options de capture de signature que d'autres logiciels de cette liste (comme PDFfiller, par exemple), mais le dessin de signatures fonctionne bien et il est facile de les télécharger à partir de votre appareil mobile ou de votre ordinateur, ce qui en fait une solution logicielle de signature électronique mobile.

NitroSign propose un plan tarifaire différent pour ce service particulier. Il facilite également la gestion des documents. Cependant, vous devez acheter une licence pour leur application de signature de bureau afin de créer un PDF à partir de zéro.

NitroSign Pros

• Facile à utiliser
• Bons outils d'organisation et de gestion des documents
• L'outil de capture des signatures est simple

NitroSign Cons

• Ne comprend pas de logiciel de création de PDF
• N'offre pas autant d'options pour la capture des signatures

Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign est une autre option pour capturer rapidement des signatures. Si vous avez déjà utilisé des produits Adobe, vous trouverez probablement qu'Acrobat Sign est assez intuitif.

La plateforme basée sur le cloud fonctionne bien et facilite la gestion des contrats. Si vous devez intégrer un groupe d'indépendants, vous pouvez capturer leurs signatures et imprimer les documents pour vos archives.

J'aime Adobe Acrobat Sign parce qu'il simplifie l'aspect administratif de la gestion d'une petite entreprise ; je sais ce que c'est que de perdre la trace d'un formulaire important ou d'oublier de donner suite à une réponse, et le fait d'avoir tout sous les yeux est très utile.

Il dispose également d'une gamme d'intégrations décentes, et la sécurité fournie par Adobe Sign est excellente. Il s'agit d'une option fiable si vous manipulez des documents sensibles. Le prix est abordable, le plan Pro coûtant $20 par mois (ou $12.99 pour le plan Starter).

L'inconvénient est que l'assistance n'est pas très performante et que vous devrez peut-être attendre un certain temps avant d'obtenir une réponse en cas de problème.

Adobe Sign Pros

• Facile à utiliser
• Nombreuses options en termes de modèles gratuits
• Suivi des documents très facile (gestion des documents)
• Prix décent
• Bonne sécurité pour les documents sensibles (signature sécurisée)

Adobe Sign Cons

• Le service clientèle pourrait être amélioré
• N'est pas aussi adapté à la mobilité que d'autres solutions logicielles de signature électronique de documents

Comment Adobe signe-t-il ? Comparaison avec les alternatives?

• Comparaison entre Adobe Sign et signNow

Signe Dropbox

Signe Dropbox est une excellente option, surtout si vous utilisez déjà Dropbox. Vous pouvez choisir un document, ajouter des signataires pour une demande de signature, glisser et déposer des champs à remplir sur des documents existants et suivre les documents pour lesquels vous avez demandé des signatures.

À l'instar d'Acrobat Sign, Dropbox Sign facilite la gestion des documents administratifs. Ayant embauché des indépendants et des sous-traitants au fil des ans, je pense que Dropbox Sign me conviendrait parfaitement pour gérer ces formulaires et contrats importants. J'apprécie également la fonction d'enregistrement et de sauvegarde automatiques.

Dropbox Sign est une solution de signature numérique coûteuse si vous n'utilisez pas déjà Dropbox. C'est un point à ne pas négliger pour les petites entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts.

Il est facile à utiliser et relativement intuitif, même si vous préférez éviter d'apprendre de nouvelles plateformes.

Dropbox Sign Pros

• Signature numérique facile à utiliser
• Facilite la gestion des documents
• Idéal si vous devez engager un grand nombre de freelances ou de contractants
• Apprentissage intuitif pour les nouveaux utilisateurs

Dropbox Sign Cons

• Prix élevé par rapport aux autres plateformes de cette liste

Demande de signature

Demande de signature est une excellente option pour les indépendants. Il dispose d'un plan gratuit qui vous permet de signer des documents rapidement. Cependant, pour les entreprises, il s'agit également d'un outil de signature de documents peu coûteux. Le plan Business vous permet d'avoir un nombre illimité d'équipes, de modèles et de documents.

SignRequest vous permet d'insérer facilement la marque de votre entreprise. Cela semble être une fonctionnalité mineure, mais elle en vaut la peine pour le prix et crée un aspect professionnel. L'éditeur par glisser-déposer de SignRequest est simple à utiliser, et j'apprécie que le processus d'intégration soit simple. C'est un petit outil intéressant que je recommande aux petites entreprises.

Il manque quelques fonctionnalités supplémentaires et ne dispose pas d'une vaste gamme de modèles comme d'autres plateformes de cette liste, mais il est excellent pour l'essentiel.

Pour

• Facile à utiliser
• Processus d'intégration simple et rapide
• Peu coûteux, il convient donc parfaitement aux indépendants et aux petites entreprises.
• Ajout facile d'une image de marque aux documents

Cons

• Manque de fonctionnalités supplémentaires
• Ne dispose pas d'une gamme étendue de modèles

RightSignature

RightSignature est une plateforme passionnante. La tarification n'est pas très avantageuse pour les petites entreprises. À partir de $60 par mois, le prix est élevé. Cependant, il s'agit d'une option de signature beaucoup plus sécurisée pour les informations sensibles. Par exemple, si vous traitez des informations sensibles telles que des dossiers éducatifs ou médicaux, vous souhaiterez bénéficier de la sécurité offerte par RightSignature.

Elle fait partie de Citrix, donc si vous travaillez déjà avec cette plateforme, il est logique de rejoindre RightSignature en tant qu'extension du logiciel de signature numérique. Cependant, bien que le processus d'intégration soit fluide, il ne s'agit pas de la plateforme la plus intuitive.

Il dispose de nombreuses fonctionnalités excellentes, notamment la collecte de signatures, l'envoi de paquets de documents, les demandes de signature en masse et la création de modèles. Il dispose également d'un excellent service clientèle, ce qui vous permet d'être en de bonnes mains en cas de problème.

J'ai des sentiments mitigés à ce sujet : c'est une bonne plateforme, mais elle risque d'être hors de portée des petites entreprises. En revanche, sur le plan de la sécurité, c'est l'une des meilleures plateformes de cette liste.

Pour

• Facilité d'inscription
• Quelques excellentes caractéristiques
• La sécurité est de premier ordre
• Il dispose d'une excellente équipe de service à la clientèle

Cons

• Coûteux
• Pas le plus facile à utiliser

Deuxième prix et mentions honorables

Voici quelques options qui n'ont pas été retenues, mais qui méritent d'être prises en considération pour des cas d'utilisation spécifiques :

• Panneau Formstack: Utile si vous êtes déjà client de Formstack ou si vous êtes familier avec leur interface.
• Signe Jotform: Similaire à Formstack, utile si vous êtes déjà client.
• Keepsolid Sign : Solution de signature basique, très simple, basée sur le cloud. Pas cher. 
• Enseigne OneSpan: Flexible pour les cas d'utilisation de l'API et du développement personnalisé.
• Panneau de la boîte: Utile si vous utilisez déjà les produits Box.
• Zoho Sign: Utile si vous connaissez ou utilisez déjà les produits de l'écosystème Zoho.

FAQs

Mes dernières réflexions sur les meilleures solutions de signature de documents

J'aime SignNow. Il est facile à utiliser, ce qui est très important quand on manque de temps. En termes d'organisation, il est excellent. Vous pouvez facilement garder une trace des contrats essentiels, ce qui facilite grandement la recherche des signatures manquantes. De plus, la possibilité d'ajouter facilement votre logo lui confère un aspect professionnel.

Cependant, je voudrais aussi Nous vous recommandons de consulter PDFfiller. Si vous souhaitez créer des formulaires PDF pour vos clients, vous pouvez le faire ici.

Ils disposent d'une bonne gamme de modèles et la plateforme de signature électronique est relativement facile à utiliser. De plus, l'outil de capture des signatures est excellent et offre de nombreuses options pour vos clients, vos consommateurs ou vos travailleurs indépendants.

Si vous avez une logique de signature compliquée pour des documents juridiques complexes, Docusign est une bonne option (bien que coûteuse). 

Enfin, si vous disposez d'un budget serré, vous pouvez vous tourner vers SignRequest. Il est abordable même pour les freelances ou les entrepreneurs individuels, et les petites entreprises au budget serré apprécieront la structure tarifaire. Il est également très simple et facile à utiliser pour les débutants.

J'espère que ces informations vous ont aidé à trouver le meilleur logiciel de signature électronique de documents pour votre entreprise !

Lire la suite : Si vous êtes à la recherche de la meilleure API de signature de documents flexible (pour une utilisation en mode développement, dans des environnements personnalisés), consultez notre guide sur les API de signature de documents. les meilleures API de signature de documents.