Examen de Switchmail : Ce service est-il adapté à votre entreprise ?

Dernière mise à jour le 1 juin 2023 par Ewen Finser

Aujourd'hui plus que jamais, il est facile de communiquer avec les autres. Nous pouvons envoyer des textes messages, courrielsVous pouvez envoyer des messages électroniques, des messages instantanés, de courts messages vidéo et bien d'autres choses encore, depuis le confort de votre salon. Mais qu'en est-il si vous devez envoyer un document ou une lettre ? Il faut alors se lever et se rendre au bureau de poste.

Si vous possédez une entreprise qui envoie régulièrement des documents, le bureau de poste fait partie intégrante de votre entreprise. Mais pour certaines personnes, le temps passé à se déplacer n'en vaut pas la peine. Il existe pourtant des moyens d'accomplir ces tâches sans avoir à quitter votre ordinateur. Des entreprises comme SwitchMail s'occupe de tout pour vous. Ils imprimeront vos documents, les mettront dans une enveloppe et les apporteront au bureau de poste.

Avec SwitchMail, vous n'avez pas à vous soucier de savoir si votre courrier arrive au bon endroit en temps voulu. SwitchMail s'occupe de toutes les tâches administratives. Mieux encore, la plateforme est entièrement gratuite. Switchmail ne gagne de l'argent que si vous décidez d'envoyer une lettre.

Qu'est-ce que SwitchMail ?

SwitchMail est une plateforme de messagerie en mode SaaS (Software as a Service) qui offre aux entreprises et aux organisations une méthode sécurisée pour envoyer des lettres et de la documentation. La solution est en ligne 24 heures sur 24, sept jours sur sept, et le processus s'effectue entièrement par le biais d'un navigateur. 

Lorsque vous utilisez SwitchMail, vous dites adieu au temps que vous ou votre entreprise perdez à imprimer et à préparer le courrier sortant. De plus, vous n'avez pas à faire la queue au bureau de poste. SwitchMail s'en charge pour vous.

L'utilisation du service est très simple. Il vous suffit de télécharger votre documentation, d'indiquer les adresses de l'expéditeur et du destinataire, de choisir vos options d'envoi, puis d'appuyer sur le bouton d'envoi. SwithMail est conçu pour votre entreprise et vous permet de créer et d'ajouter autant de membres d'équipe que nécessaire au compte de votre organisation.

SwitchMail inclut des fonctions telles que la vérification d'adresse et le courrier certifié, afin que vous puissiez envoyer vos documents comme vous le souhaitez. L'ensemble du processus est 100% confidentiel et entièrement automatisé. SwitchMail imprime, poste et envoie le document pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de vous asseoir et de suivre la livraison, ce que vous pouvez faire directement depuis votre tableau de bord Switch.

Caractéristiques

L'un des avantages de SwitchMail est qu'il est extrêmement simple et direct. Il n'y a pas de temps à perdre pour commencer. Créez votre compte (qui est gratuit), connectez-vous et commencez à envoyer votre courrier. C'est tout ce qu'il y a à faire. Bien entendu, vous devrez télécharger votre document, soit au format PDF, soit au format Microsoft Word. 

Ensuite, entrez votre adresse et celle du destinataire, fournissez quelques autres options, et envoyez le tout ! SwitchMail imprimera les documents de son côté pour vous, puis expédiera vos envois.

Pour chaque document envoyé, vous devrez choisir les options d'envoi et d'impression que vous préférez. Pour l'impression, vous pouvez choisir d'imprimer les documents en recto ou en recto-verso. Vous devrez également choisir si vous souhaitez que les lettres soient imprimées en noir et blanc ou en couleur.

Les options d'envoi comprennent l'envoi de vos documents par courrier certifié ou par courrier de première classe. N'oubliez pas que le courrier certifié est soumis à certaines restrictions. Par exemple, vous ne pouvez expédier que des enveloppes de certains formats. Toutefois, vous obtiendrez un numéro de suivi et un accusé de réception, ce qui présente des avantages pour l'envoi de vos documents par courrier certifié.

En revanche, l'envoi de première classe ne vous permet de choisir que des enveloppes de petite, moyenne ou grande taille. Ces enveloppes peuvent contenir jusqu'à 8, 24 et 98 pages respectivement. N'oubliez pas que l'application SwitchMail ne peut traiter que des lettres de format américain, soit 8,5" par 11". 

Téléchargement de documents

SwitchMail a été développé dans une optique de collaboration professionnelle. L'application est dotée d'excellentes fonctionnalités qui facilitent et encouragent le travail d'équipe. Lorsqu'un membre de l'équipe envoie des documents par l'intermédiaire de l'application SwitchMail, les responsables peuvent voir combien de lettres ont été envoyées par individu.

L'application permet également aux administrateurs d'allouer des fonds aux membres de l'équipe ou de modifier les rôles si nécessaire. En outre, le logiciel comprend une option de rapport intégrée qui vous permet de savoir exactement combien de documents sont envoyés et combien d'argent est dépensé pour l'affranchissement.

Coût

L'utilisation de SwitchMail est 100% gratuite. Cependant, vous devez payer pour chaque lettre et document que vous envoyez. Le prix dépend de la taille de l'enveloppe que vous sélectionnez et de la couleur ou du noir et blanc de l'impression. Par exemple, une petite enveloppe avec un document en noir et blanc vous coûtera $1,48. Ensuite, vous paierez $0,29 par feuille. Le prix est le même que vous imprimiez en recto ou en recto-verso.

À titre de comparaison, une enveloppe de taille moyenne coûte $1,54, tandis qu'une grande enveloppe coûte $2,48. Si vous devez imprimer vos documents en couleur, vous paierez plus cher. Une petite enveloppe avec un document en couleur coûte $2,39 avec une augmentation de $0,50 pour chaque feuille supplémentaire. 

Si vous souhaitez un courrier certifié électronique, vous devrez payer un tout autre prix. Pour les documents en noir et blanc, le prix de base est de $7,54, les feuilles supplémentaires coûtant $1 chacune. Les pages en couleur sont facturées à partir de $8,45. Le prix du courrier électronique certifié comprend les frais d'affranchissement, une enveloppe de taille moyenne et une page imprimée. 

Tous les nouveaux comptes SwitchMail sont assortis d'un crédit de $5, ce qui vous permet d'essayer le service sans avoir à payer de votre poche. Si vous décidez de rester fidèle à SwitchMail, vous pouvez payer les documents expédiés par carte de débit, carte de crédit et PayPal.

Support client

SwitchMail est une plateforme simple et directe, vous ne trouverez donc pas beaucoup d'informations détaillées sur le logiciel. Ce n'est pas vraiment nécessaire. Néanmoins, une page de FAQ est disponible sur le site de SwitchMail et sur le tableau de bord de l'utilisateur si vous avez des questions auxquelles vous souhaitez répondre.

De plus, SwitchMail dispose d'un blog qu'il met régulièrement à jour avec des idées, des conseils et des astuces pour les petites entreprises. Vous n'aurez pas accès à une ligne d'assistance à la clientèle, mais SwitchMail dispose d'une adresse électronique à laquelle vous pouvez envoyer vos questions. Malheureusement, vous ne recevrez des réponses que du lundi au vendredi, de 8h à 19h (heure de l'Est). 

Si vous avez besoin d'une réponse plus rapide, vous pouvez toujours contacter la plateforme via les médias sociaux. SwitchMail est actif sur Facebook, Linked In, Instagram et Twitter. Vous pouvez généralement entrer en contact avec quelqu'un par le biais des médias sociaux, en particulier Facebook où la fonction de chat est disponible pour tous les clients.

Alternatives

SwitchMail n'est peut-être pas la solution idéale pour toutes les entreprises. Si vous êtes à la recherche d'autres options, en voici quelques-unes à considérer.

Envoyé

Avec Envoy, vous pouvez organiser rapidement et facilement votre courrier entrant. Le service vous permet de scanner vos colis, puis d'envoyer automatiquement une notification au destinataire. Cela permet à votre équipe de gagner du temps en évitant d'éventuelles piles de colis.

Il suffit de prendre une photo de l'étiquette d'expédition et de laisser Envoy déterminer le destinataire approprié. Le logiciel avertit ensuite la personne concernée qu'elle a reçu un colis. Envoy est idéal pour les personnes qui passent certains jours à la maison et d'autres au bureau, car il leur permet de savoir quand un colis attend d'être récupéré.

PackageX

PackageX est une solution logicielle de Mailroom qui permet aux entreprises de mieux gérer leur salle de courrier. Cette plateforme basée sur le cloud utilise la vision artificielle et l'intelligence artificielle pour automatiser les opérations au sein de votre salle de courrier. Le logiciel est évolutif et facile à utiliser. De plus, il fonctionne sur différents marchés et dans différents secteurs d'activité. 

Par exemple, les entreprises des secteurs de l'immobilier, de l'hôtellerie, de la restauration et de l'enseignement supérieur utilisent PackageX pour gérer leurs salles de courrier. 

Impressionner Automatiser

Impress Automate est une plateforme unifiée et multicanal conçue pour gérer votre salle de courrier. Elle automatise l'ensemble du flux de travail du courrier au sein de votre organisation, en aidant à centraliser le processus et à l'organiser en un seul endroit. Vous pouvez assembler, créer, suivre et distribuer votre courrier à partir d'un tableau de bord centralisé. 

Vous aurez accès à des codes-barres intelligents qui vous permettront de regrouper, trier ou assembler le courrier de manière sûre et efficace. De plus, Impress Automate vous donne la possibilité de créer et d'envoyer des factures ou d'autres courriers automatiquement. Vous êtes sûr d'économiser du temps et de l'argent en utilisant Impress Automate.

Mailers+4

Avec Mailers+4, vous serez en mesure de réduire considérablement vos frais d'affranchissement et le courrier non distribuable. Le logiciel est facile à utiliser et offre une conformité et une certification de haute qualité ainsi qu'une solution de tri postal simple. Mailers+4 vérifie les adresses de votre carnet d'adresses, puis trie votre courrier dans des catégories telles que Standard, First Class et Certified. Vous bénéficiez également de fonctionnalités telles que la prise en charge des codes-barres Intelligent Mail et l'identification des doublons.

Avantages et inconvénients

Voici un aperçu des avantages et des inconvénients de l'utilisation du service de messagerie SwitchMail.

Pour

  • Facile et gratuit à utiliser
  • Ne payez que pour les documents que vous envoyez
  • Possibilité d'envoyer jusqu'à 98 pages dans une seule enveloppe
  • Gérer plusieurs utilisateurs par le biais de la plateforme
  • Envoyer les documents par courrier certifié

Cons

  • Ne prend en charge qu'un seul format de papier
  • N'offre pas de service d'assistance à la clientèle 24/7

Alternatives et concurrents de Switchmail

Étant donné qu'il s'agit d'une solution de publipostage relativement unique, il est difficile de trouver des concurrents directs. Cela dit, voici quelques services concurrents qui offrent des fonctionnalités similaires :

  • Docusend : Docusend vous permet d'envoyer virtuellement des documents que vous recevez en personne par l'intermédiaire de l'USPS. Il est présenté comme une "salle de courrier basée sur le cloud" et fonctionne bien pour les services qui envoient un volume important de courrier postal régulier ou automatisé. 
  • DirectMail2.o: DirectMail n'est pas un concurrent direct mais synchronise les campagnes de marketing en ligne et hors ligne pour suivre l'activité omnicanale. Utile pour coordonner et unifier les campagnes hybrides.
  • PostGrid : PostGrid est davantage axé sur les développeurs et propose une API REST pour permettre l'envoi de lettres personnalisées sans modifier vos flux de travail existants. Utile si vous n'avez besoin que de la technologie pour l'intégrer.
  • Click2Mail : Plus qu'un concurrent direct de Switchmail, Click2Mail est conçu pour le monde du marketing direct, avec quelques fonctionnalités modernes. Il est utile en raison de l'étendue des produits de publipostage (cartes postales, livrets, cartes de vœux, dépliants, brochures, etc.) Si vous avez besoin d'être créatif, ils ont des options.

FAQs

Question : Est-il possible d'envoyer plus d'un document ?

Réponse : Oui. Les utilisateurs peuvent ajouter jusqu'à 4 documents dans une seule lettre. Les documents doivent être au format Microsoft Word ou Adobe PDF et ne doivent pas dépasser 4 Mo.

Question : Pourquoi SwitchMail est-il plus facile à utiliser que d'autres services de messagerie ?

Réponse : SwitchMail va encore plus loin en supprimant les tracas liés à l'envoi de courrier pour votre entreprise. La plateforme se charge de l'impression, de l'affranchissement et de l'envoi de votre courrier. Ainsi, vous et votre entreprise n'avez plus à vous occuper de la gestion des fournitures de courrier ou de l'affranchissement. De plus, vous n'avez plus à vous rendre au bureau de poste.

Question : SwitchMail est-il sécurisé ?

Réponse : SwitchMail prend la sécurité au sérieux et en fait une priorité pour tous ses clients. Chaque document que vous envoyez à SwitchMail passe par un processus sécurisé et automatisé. En réduisant le travail manuel, le logiciel garantit la fiabilité et réduit le temps nécessaire à la livraison de vos lettres.

Lorsque vous utilisez SwitchMail, vous utilisez ses installations de pointe, qui offrent un service de haute qualité et une excellente sécurité. Cela inclut des fonctions telles que les transferts de données par protocole sécurisé (SSL), qui sont généralement utilisées dans le secteur bancaire et financier. L'entreprise utilise également des générateurs de secours en cas de panne électrique.

Question : Combien de temps durent les livraisons ?

Réponse : Dans la plupart des cas, votre courrier devrait arriver à destination dans les cinq jours ouvrables. Il faut généralement deux jours ouvrables pour imprimer, plier, insérer et affranchir vos documents. Le courrier de première classe envoyé par l'USPS prend généralement de 1 à 3 jours ouvrables, soit un total de 3 à 5 jours ouvrables pour la livraison.

SwitchMail est-il le service de distribution de courrier pour votre entreprise ?

SwitchMail est la plateforme de distribution de courrier idéale si votre entreprise a besoin d'envoyer régulièrement des documents aux États-Unis. Grâce à sa plateforme simple, l'ensemble du processus ne prend que quelques minutes, ce qui est bien plus rapide que l'ancienne façon de faire. Surtout si vous devez envoyer la même lettre à plusieurs personnes différentes.

La plateforme est gratuite et offre aux administrateurs un moyen de gérer plusieurs utilisateurs en même temps. Bien que SwitchMail ne prenne en charge que les lettres au format US, vous pouvez imprimer vos documents en couleur ou en noir et blanc et les envoyer à plusieurs destinataires.

Dans l'ensemble, SwitchMail va faire le travail pour la grande majorité des entreprises qui ont besoin de ce type de service. De plus, vous bénéficiez d'un crédit de $5 lors de votre inscription. C'est presque trop beau pour être laissé de côté !

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