Dernière mise à jour le 21 avril 2023 par Ewen Finser
Si vous êtes à la recherche d'un CRM qui soit abordable, facile à utiliser et polyvalent, vous devriez certainement jeter un coup d'œil à Trello. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un gestionnaire de relation client traditionnel, Trello est un outil de gestion de projet qui peut être utilisé à diverses fins, notamment en tant que CRM.
Si vous cherchez un guide complet sur l'utilisation de Trello en tant que CRM, vous êtes au bon endroit. Dans cet article de blog, nous couvrirons tous les aspects de l'utilisation de Trello en tant que CRM. Trello est et certaines de ses meilleures fonctionnalités, des exemples de flux de travail et un guide pas à pas pour le configurer comme votre CRM.
Ainsi, que vous soyez débutant et que vous souhaitiez savoir comment Trello ou que vous l'utilisez déjà mais que vous voulez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de ses capacités, lisez ce qui suit.
Qu'est-ce que Trello ?
Avant d'examiner comment l'utiliser comme plateforme de gestion de la relation client, qu'est-ce que c'est exactement ? Trello? Eh bien, pour faire simple, Trello est un outil visuel qui vous aide à organiser vos projets.
Il se compose de tableaux, de listes et de cartes qui vous permettent de créer un flux de travail pour n'importe quel projet imaginable. Vous pouvez également ajouter des personnes à vos tableaux en tant que membres, leur donner différentes autorisations et joindre des fichiers ou des images provenant de Google Drive, Dropbox ou Box.
Comment fonctionne Trello ?
Trello fonctionne en vous permettant de créer un tableau pour votre projet. Les tableaux peuvent être divisés en listes, et chaque liste peut comporter plusieurs cartes. Les cartes contiennent toutes les informations relatives à vos projets, telles que les dates d'échéance, les listes de contrôle, les images et les fichiers.
Vous pouvez également ajouter des membres à vos tableaux, leur attribuer différents niveaux d'autorisation et joindre des documents provenant de Google Drive, Dropbox ou Box.
Quels sont les différents types de flux de travail Trello ?
Ainsi, lorsque vous utilisez Trello en tant que gestionnaire de la relation client, quel type de flux de travail pourriez-vous utiliser ? Il existe de nombreux types de flux de travail qui peuvent être utilisés pour différents projets. Nous en aborderons quelques-uns parmi les plus courants :
Flux de travail CRM
Le premier et le plus évident est le flux de travail de la gestion de la relation client (CRM). Il vous permettra de suivre toutes les interactions avec vos clients en un seul endroit. Vous pouvez ajouter des fiches pour chaque client, puis suivre les informations suivantes :
- Informations de contact
- Notes
- Interactions (appels téléphoniques, courriels, réunions, etc.)
- Produits/services qu'ils ont achetés
- Envoi de devis ou de propositions
C'est un excellent moyen de rester à l'écoute de vos clients et de vous assurer que vous leur offrez le meilleur service possible.
Flux de travail pour la gestion de projet
Un autre flux de travail courant est celui de la gestion de projet. Il vous permet de créer des tableaux pour chaque projet, puis d'ajouter des cartes pour les tâches individuelles au sein de ces projets. Vous pouvez également attribuer des dates d'échéance, joindre des fichiers et ajouter des listes de contrôle pour chaque tâche. C'est un excellent moyen de garder tous vos projets organisés en un seul endroit.
Flux de travail Kanban
Le flux de travail Kanban vous permet de visualiser votre travail au fur et à mesure qu'il passe par différentes étapes d'achèvement. Vous pouvez créer des tableaux pour chaque type de projet, puis les diviser en listes pour les différentes étapes d'achèvement.
Par exemple, vous pouvez avoir une liste pour "À faire", "En cours" et "Terminé". Vous pouvez ensuite ajouter des cartes à chaque liste au fur et à mesure de l'avancement du travail. C'est un excellent moyen de suivre vos progrès et de vous assurer que tout se passe bien.
Flux de travail Scrum
Le site Scrum est parfait pour les projets de développement de logiciels. Il vous permet de créer un tableau pour chaque projet, puis d'ajouter des cartes pour les tâches individuelles. Vous pouvez également ajouter des listes de contrôle, attribuer des dates d'échéance et suivre le statut de chaque carte. C'est un excellent moyen de garder votre équipe de développement organisée et sur la bonne voie.
Flux de travail agile
Le flux de travail Agile est idéal pour les équipes qui doivent constamment adapter et faire évoluer leurs processus. Il permet de créer un tableau pour chaque projet, puis d'ajouter des listes pour les différentes étapes d'achèvement.
Vous pouvez également ajouter des cartes en tant que tâches au sein de ces étapes, attribuer des dates d'échéance, joindre des fichiers ou des images provenant d'autres services en ligne (comme Google Drive) et suivre le statut de chaque carte. C'est un excellent moyen de garder votre équipe organisée et sur la bonne voie.
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux flux de travail différents qui peuvent être utilisés avec Trello. Il est parfait pour tous les projets imaginables !
Comment utiliser Trello comme CRM ?
Maintenant que nous avons abordé quelques flux de travail courants, voyons comment utiliser Trello en tant que CRM.
Commencez par le flux de travail
Tout d'abord, vous devez décider d'un flux de travail et de la manière dont vous allez présenter votre Trello. Le flux de travail du CRM que nous avons décrit précédemment est un excellent point de départ. Il est préférable de commencer votre CRM avec une liste pour chaque étape de votre pipeline de vente.
Vous devez réfléchir à la structure de votre entonnoir. Est-il basé sur la recherche d'un premier contact, la considération, puis l'achat ? Dressez une liste de chaque point de contact avec vos nouveaux consommateurs potentiels. Chaque point de contact sera représenté par une liste Trello.
Si vous n'avez pas le bon flux, il est impossible de savoir où placer vos contacts. Il se peut que vous deviez expérimenter plusieurs configurations différentes avant de trouver un sens.
De plus, lorsque vous découvrez une nouvelle étape dans votre entonnoir, ajoutez-la à la liste. Si vous estimez que deux étapes, telles que "Considération" et "Décision", sont trop similaires et qu'il n'y a pas assez d'activité dans votre pipeline, condensez-les ou redéfinissez les noms des étapes.
C'est l'une des plus grandes caractéristiques de Trello : Vous pouvez toujours créer une nouvelle étape du flux de travail ou en mettre une à jour au fur et à mesure !
Ajouter vos contacts
Ensuite, vous devez ajouter vos contacts. Commencez par créer une nouvelle fiche dans la liste "Contacts", puis remplissez toutes les informations concernant cette personne. Vous pouvez inclure son nom, son adresse électronique, son (ses) numéro(s) de téléphone, son titre, son entreprise et même ses liens vers les médias sociaux.
Avec Trello comme CRM, au lieu d'avoir des contacts spécifiques, chaque contact est représenté par une carte Trello. Trello possède de nombreuses fonctionnalités qui rendent la tenue de dossiers simple et organisée.
Cependant, si vous avez beaucoup de contacts, ajouter chacun d'entre eux manuellement peut être plutôt chronophage. Mais pas d'inquiétude, vous pouvez facilement mettre en place une connexion Zapier pour créer automatiquement de nouvelles cartes dans Trello à partir des nouveaux contacts de votre CRM.
Il peut également envoyer automatiquement les pistes entrantes dans Trello à partir d'outils de formulaire tels que Jotform, SurveyMonkey, ou tout autre type de logiciel de remplissage de formulaire auquel vous pouvez penser. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et d'efforts en vous permettant d'ajouter quelqu'un chaque fois que vous recevez une piste via un formulaire.
Organisez efficacement vos contacts
Ensuite, il est important d'organiser vos contacts de manière efficace. Pour ce faire, vous pouvez créer des étiquettes et les attribuer à chaque carte. Par exemple, vous pouvez créer une étiquette pour les "prospects" et une autre pour les "clients". Cela vous aidera à trouver rapidement les informations de contact dont vous avez besoin.
Créer des listes de contrôle et des listes de tâches à accomplir
Les listes de contrôle sont un autre bon moyen de rester organisé. Trello fait un excellent travail en utilisant des listes de contrôle, ce qui est parfait pour la gestion des tâches. Vous pouvez créer une liste de contrôle pour chaque étape du pipeline de vente ou même pour des tâches individuelles.
Il suffit de créer une liste de contrôle sur la carte s'il existe une liste de choses à faire que vous avez l'habitude de parcourir lorsque vous suivez des prospects. Vous n'aurez à la créer qu'une seule fois, et vous pourrez ensuite dupliquer les cartes avec la liste de contrôle, ou seulement la liste de contrôle, sur d'autres cartes !
En suivant ce système, lorsque vous regarderez chaque carte, vous pourrez voir, d'un seul coup d'œil, quelles tâches vous avez accomplies et lesquelles sont encore en suspens pour ce client.
En outre, lorsque vous avez terminé tous les éléments spécifiés, le compte passe au vert, ce qui est une indication visible fantastique que vous avez terminé tous les éléments de l'étape de l'entonnoir pour ce lead. Cela vous aidera à vous assurer que tout est fait et que rien ne passe à travers les mailles du filet.
N'oubliez pas les dates d'échéance
Les dates d'échéance sur les cartes sont un excellent moyen de garder une trace du moment où quelque chose doit se produire. Vous pouvez fixer une date d'échéance pour le suivi d'un client ou l'envoi d'un courriel.
Vous avez peut-être écrit un courriel à l'un de vos clients aujourd'hui et vous souhaitez le recontacter la semaine prochaine. Vous pouvez simplement fixer une date d'échéance pour chaque carte sur votre tableau Trello. Ainsi, au lieu de vous laisser une note (en espérant que vous vous en souviendrez), Trello s'assurera qu'on vous le rappelle.
Vous pouvez également mettre en place plusieurs actions répétitives le même jour en utilisant cette fonctionnalité. En outre, vous pouvez modifier la date d'échéance en fonction de votre prochaine échéance après avoir exécuté l'activité. Cela vous permettra de vous assurer que vous ne manquez aucune étape importante de l'entonnoir.
Travaillez avec votre équipe en utilisant les commentaires
L'un des aspects les plus intéressants de Trello est qu'il est parfait pour travailler en équipe. Chaque fiche ayant sa propre section de commentaires, vous pouvez vous assurer que toute votre équipe est au courant de ce qui se passe. Si une piste particulière pose problème, attribuez-la à quelqu'un et laissez-lui un commentaire expliquant ce qu'il faut faire ensuite.
Conservez toutes les informations relatives aux clients en un seul endroit grâce aux pièces jointes
Un autre excellent moyen de garder une trace de tout est de joindre des fichiers. Vous pouvez joindre n'importe quoi - je veux dire, littéralement N'IMPORTE QUOI - des PDF, des feuilles Excel ou même des images. Vous pouvez conserver des propositions, des dossiers, des contrats et d'autres documents importants. Ensuite, vous pourrez accéder aux pièces jointes depuis votre tableau Trello sur n'importe quel appareil d'un simple clic.
De plus, si vous voulez vraiment en tirer le meilleur parti, vous pouvez également l'intégrer à Google Drive ou Dropbox, afin de pouvoir y joindre des fichiers. Ainsi, toutes les informations relatives à vos clients seront regroupées en un seul endroit et facilement accessibles.
Il vous aidera, vous et votre équipe, à avoir toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main. De plus, la collaboration devient un jeu d'enfant !
Utiliser la fonction "email-to-board
Bien entendu, de nombreux CRM vous permettent de synchroniser facilement vos courriels avec la plateforme. Ainsi, vous n'avez pas à copier et coller manuellement tous vos courriels dans l'outil. Trello dispose d'une fonction astucieuse qui vous permet d'envoyer un courriel directement de votre boîte de réception à l'une des cartes de votre tableau.
Vous pouvez également utiliser l'objet de votre courrier électronique pour personnaliser l'adresse électronique de chaque tableau Trello, ce qui créera une nouvelle carte lorsque vous enverrez un courrier électronique à cette adresse. Chaque tableau Trello possède une adresse électronique spécifique.
En fait, chaque carte individuelle sur Trello possède sa propre adresse électronique. Ainsi, vous pouvez simplement transférer toutes vos communications de prospects vers une seule adresse électronique, puis organiser les cartes Trello sur votre tableau.
Il suffit de configurer des "adresses électroniques" pour chaque carte, puis de faire suivre les messages importants à ces adresses.
Utilisez la fonction "snooze" pour vous fixer des tâches ponctuelles
De la même façon que vous vous fixez un rappel dans un CRM traditionnel, vous pouvez utiliser la fonction de rappel de carte dans Trello pour vous fixer des tâches ponctuelles. Par exemple, si vous savez qu'un client particulier répond toujours aux e-mails le mardi matin, vous pouvez vous fixer un rappel pour le contacter à ce moment-là.
De cette façon, la carte (y compris ses alertes de date d'échéance) sera cachée jusqu'à un jour et une heure spécifiques que vous aurez choisis. À l'approche de cette heure et de cette date, la carte réapparaîtra automatiquement dans la liste que vous avez désignée.
Utilisez la fonction "répéter" pour vous fixer des tâches répétitives
Cette méthode peut également être utilisée pour les tâches récurrentes. Par exemple, si vous devez faire quelque chose tous les lundis matin, vous pouvez programmer le répétiteur de cartes pour qu'il se déclenche tous les lundis à une heure précise. Vous obtiendrez ainsi une carte qui se répétera le même jour et à la même heure, à votre convenance, et qui contiendra toutes les informations (ou listes de contrôle) dont vous aurez besoin.
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez également personnaliser le nombre de fois qu'il se répète. Ainsi, s'il y a quelque chose qui ne doit se produire qu'une fois par mois, vous pouvez le paramétrer en conséquence. Qu'il s'agisse d'un rappel de maintenance mensuel, d'une vérification mensuelle avec un client ou de tout autre chose, vous pouvez le configurer pour qu'il se répète en conséquence.
N'oubliez pas d'entretenir vos clients
C'est l'une des choses les plus importantes qu'un CRM vous aide à réaliser. En conservant les données de vos clients, vous serez en mesure de mieux comprendre ce dont ils ont besoin et à quel moment. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour créer des campagnes de marketing ciblées ou même simplement leur envoyer un petit courriel pour leur dire bonjour.
L'idéal est que toutes les étapes que nous avons décrites ci-dessus vous aident à nourrir vos clients.
Qu'il s'agisse d'utiliser la fonction e-mail-to-board pour vous fixer des rappels ou d'ajouter des pièces jointes et des informations directement dans vos cartes, Trello peut s'avérer un outil extrêmement utile, à condition que vous l'utilisiez d'une manière qui vous convienne et qui corresponde à votre activité.
N'oubliez pas les rapports
Enfin, n'oubliez pas l'importance des rapports. Un CRM est un outil précieux pour comprendre votre activité, et Trello peut également s'avérer très utile à cet égard. Par défaut, il n'y a pas d'alternatives intégrées de reporting sur votre forum Trello. Cependant, il existe plusieurs façons d'obtenir des informations sur les statistiques, les données et les tendances à partir de vos données Trello.
Le plugin pour navigateur Chrome "Original Card Counter for Trello" peut être utilisé pour suivre le nombre de cartes dans chaque liste. Vous pouvez ainsi facilement voir combien de contacts se trouvent à chaque étape de votre entonnoir.
Une autre solution consiste à utiliser des intégrations pour relier Trello à d'autres outils. Par exemple, des outils tels que "Harvest" vous permettront de voir exactement combien de temps vous passez sur chaque contact individuel. C'est un excellent moyen de comprendre le retour sur investissement de votre temps et de savoir comment l'utiliser de manière plus efficace.
L'une de mes façons préférées d'obtenir des informations à partir de Trello est d'utiliser la carte vieillissante. Cette carte affiche toutes les pistes vieillissantes dans une couleur différente de celle des pistes plus fraîches, ce qui vous permet de voir d'un seul coup d'œil quelles pistes sont en train de s'épuiser. À partir de là, vous pouvez soit donner un coup de pouce au prospect, soit essayer de le réengager, soit le perdre comme étant perdu.
La principale différence entre Trello et les CRM traditionnels est la suivante
Il existe de nombreuses différences entre Trello et les autres CRM.
Trello est plus léger et n'offre pas toutes les fonctionnalités d'un CRM traditionnel. Toutefois, si vous recherchez un outil qui vous aide à organiser et à gérer vos contacts, Trello peut être une excellente option.
Il est personnalisable, convivial et s'intègre bien à d'autres outils, ce qui le rend idéal pour les petites entreprises ou les travailleurs indépendants.
Les avantages de Trello
Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation de Trello comme CRM :
- Gratuit - La version de base est gratuite et vous pouvez passer à la version payante à tout moment.
- Convivialité - Il dispose d'une interface simple qui le rend facile à utiliser, même pour les débutants.
- Personnalisable - Vous pouvez personnaliser le tableau avec des bonus, des intégrations et des membres d'équipe pour répondre à vos besoins spécifiques.
- S'intègre bien à d'autres outils - Vous pouvez facilement connecter Trello à d'autres outils que vous utilisez dans votre entreprise, comme Google Drive ou Harvest, afin d'obtenir une vue plus complète de vos données.
Les inconvénients de Trello
L'utilisation de Trello comme CRM présente quelques inconvénients.
- Il n'a pas toutes les fonctionnalités d'un CRM traditionnel - Trello est plus léger et n'a pas autant de fonctionnalités ou d'intégrations que d'autres CRM comme Salesforce, Hubspot, Pipedrive, etc. Mais il fait bien ce qu'il est censé faire !
- Vous devez être organisé - L'organisation ne peut vous aider que si vous êtes prêt à y consacrer du temps (et du travail).
- Il n'est pas adapté aux grandes équipes - Trello est idéal pour les petites entreprises, mais il ne s'adapte pas bien à leur croissance. Si votre entreprise compte plus de 50 employés, Trello n'est peut-être pas adapté, car le nombre de cartes peut devenir très déroutant.
FAQs
Réponse : Oui, Trello peut fonctionner comme un CRM. Il n'est pas aussi complet que certains CRM plus traditionnels du marché, mais il est idéal pour les petites entreprises qui recherchent un moyen abordable et convivial de gérer leurs contacts.
Réponse : Trello possède de nombreuses caractéristiques qui en font un bon outil de gestion de la relation client. Il est convivial, personnalisable, s'intègre bien à d'autres outils et est abordable (voire gratuit). Vous pouvez également utiliser des bonus, comme le bonus "carte vieillissante", qui affiche tous les prospects vieillissants dans une couleur différente de celle des prospects plus récents.
Réponse : Vous pouvez utiliser Trello pour gérer vos clients en créant des tableaux comportant des colonnes pour chaque étape de leur parcours. Vous pourrez ainsi voir où ils en sont dans le processus à tout moment et savoir ce qu'il faut faire ensuite (par exemple, un appel de suivi).
Vous pouvez également conserver des informations importantes sur chaque client en utilisant des étiquettes ou en joignant des documents tels que des contrats directement sur leur carte, afin de les avoir toujours à portée de main en cas de besoin.
Réponse : Oui, Trello peut être utilisé comme une base de données. Il possède de nombreuses fonctionnalités qui en font un outil idéal pour stocker des données et conserver des informations importantes sur vos clients ou vos projets. Vous pouvez également utiliser des étiquettes pour garder les choses organisées afin que tout soit toujours facile à trouver plus tard, au moment où vous en aurez le plus besoin !
Réponse : Les flux de travail dans Trello peuvent être créés en créant des cartes, puis en les déplaçant entre différentes listes ou tableaux au fur et à mesure que leur statut change. Vous pouvez également utiliser des intégrations avec d'autres outils pour créer des flux de travail plus complexes comprenant plusieurs étapes et tâches.
Par exemple, vous pouvez connecter Trello à votre outil de marketing par courriel afin que les nouveaux abonnés soient automatiquement ajoutés à une liste dans Trello lorsqu'ils s'inscrivent à votre bulletin d'information !
Réponse : Il existe de nombreuses façons d'utiliser Trello comme outil de gestion de projet. Vous pouvez créer des tableaux pour chacune des équipes de votre équipe et leur demander de gérer leurs propres projets au sein de ces tableaux ou d'assigner des tâches directement d'un tableau à un autre (par exemple, un développeur peut assigner quelque chose pour la conception).
Il est également possible de connecter Trello à d'autres outils tels que Jira afin que les tâches circulent de manière transparente entre eux sans qu'aucun travail manuel ne soit requis de la part des personnes impliquées dans le projet !
Réponse : Asana est un excellent outil de collaboration, mais il ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de Trello. Il est également plus cher que Trello et propose moins d'intégrations avec des outils tiers tels que Slack ou Jira Software Server.
Si vous cherchez à collaborer sur des projets au sein de votre équipe, Asana vous conviendra peut-être mieux que Trello.
Réponse : Il est difficile de dire quel est le meilleur outil, car il y a tellement d'options différentes disponibles aujourd'hui. Parmi les choix les plus courants, citons Trello, Asana et Jira Software Server ; chacun a ses propres avantages et inconvénients !
La chose la plus importante à faire pour choisir entre les deux est de déterminer quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour votre équipe (par exemple, si la collaboration est essentielle, alors Asana pourrait être tout à fait dans vos cordes !)
Réponse : Trello propose un plan gratuit et trois plans payants différents. Les plans payants commencent à $5 par mois et vont jusqu'à un plan d'entreprise à prix personnalisé en fonction du nombre d'utilisateurs que vous avez.
Conclusion
Dans l'ensemble, Trello est un excellent outil pour gérer les clients et les prospects, mais il peut également être utilisé pour assurer le suivi de vos projets. Les flux de travail dans Trello peuvent être créés en créant des cartes, puis en les déplaçant entre différentes listes ou tableaux au fur et à mesure que leur statut change.
Vous pouvez également utiliser les intégrations avec d'autres outils pour créer des flux de travail plus complexes comprenant plusieurs étapes et tâches. Par exemple, vous pouvez connecter Trello à votre outil de marketing par e-mail afin que les nouveaux abonnés soient automatiquement ajoutés à une liste dans Trello lorsqu'une personne s'inscrit à votre newsletter !
Nous espérons que ce guide vous permettra de toujours savoir comment utiliser au mieux la plateforme - que vous utilisiez cet article de blog comme introduction ou que vous ayez déjà une certaine expérience. Il est temps pour les planificateurs, chefs de projet et autres professionnels de commencer à utiliser Trello comme leur CRM !