Guide des logiciels de taxe de vente pour le commerce électronique

Dernière mise à jour le 4 décembre 2023 par Ewen Finser

La règle de base de la collecte de la taxe sur les ventes est assez simple : une entreprise doit collecter la taxe sur les ventes dans tout État où elle a une présence physique ou un lien (nexus). Pour la plupart des entreprises, cela signifie qu'elles doivent collecter la taxe sur les ventes dans toute région ou tout État où elles disposent d'un magasin physique, d'un bureau ou d'un entrepôt.

Toutefois, la définition de nexus de la taxe sur les ventes devient un peu flou lorsqu'il s'agit de ventes en ligne, car toutes les entreprises en ligne n'ont pas une présence physique ou un nexus dans chaque État. La Cour suprême des États-Unis dans l'affaire Dakota du Sud vs Wayfair Inc. rendu en juin 2018, a permis aux États de percevoir des taxes auprès des vendeurs établis en dehors de l'État.

Cette décision a engendré une mosaïque complexe de lois nationales dans laquelle les entreprises ont eu du mal à s'y retrouver. C'est pourquoi les vendeurs en ligne ont adopté des logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique afin de les aider à gérer et à respecter les lois sur la taxe sur les ventes.

Mais les nombreux logiciels de commerce électronique disponibles sur le marché font qu'il est difficile de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Dans ce guide sur les logiciels de TVA pour le commerce électronique, vous découvrirez les caractéristiques les plus importantes à prendre en compte lorsque vous comparez les options de logiciels de TVA pour le commerce électronique.

La ligne de fond au départ

Un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique est un outil important pour aider les vendeurs à rester en conformité avec les lois sur la taxe sur les ventes de l'État. Le bon logiciel de TVA pour le commerce électronique doit répondre à tous les besoins de base, comme la déclaration et le versement automatiques des taxes sur les ventes.

Il doit également être simple et facile à utiliser et offrir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour trouver le meilleur logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique, tenez compte des besoins de votre entreprise et examinez les produits qui répondent à vos critères.

Qu'est-ce qu'un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique est un programme qui calcule et collecte automatiquement la taxe sur les ventes pour les commandes passées par les clients. Tout comme les entreprises physiques doivent collecter et verser les taxes sur les ventes et l'utilisation pour leur présence physique, les entreprises en ligne doivent faire de même pour leur présence virtuelle.

Ce processus automatisé aide les entreprises à déterminer le statut imposable des clients dans chaque juridiction fiscale applicable. Le logiciel s'intègre parfaitement aux plateformes de commerce électronique telles que Shopify et BigCommerce afin de minimiser le temps, les efforts et les ressources que vous consacrez à la conformité à la taxe de vente.

Ces logiciels offrent également aux utilisateurs une méthode forfaitaire ou matricielle de calcul de la taxe sur les ventes.

Par exemple, certaines plateformes utilisent un algorithme qui calcule les taux de taxe sur les ventes en fonction de la situation géographique, tandis que d'autres proposent au propriétaire de l'entreprise une matrice de taux prédéfinie. Ces outils se chargent de la saisie des données, du calcul des taux d'imposition locaux et de l'établissement des déclarations de taxe sur les ventes.

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique

Le logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique vous guide dans le labyrinthe des règles et réglementations locales et nationales. Il garantit que les données commerciales sont collectées avec précision, ce qui est essentiel pour que votre entreprise reste en conformité avec des politiques fiscales complexes.

Vous trouverez ci-dessous d'autres avantages du logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique :

• Gain de temps et d'argent grâce à l'élimination de la saisie manuelle des données, des calculs et des déclarations.
• Calcule automatiquement le montant correct des taxes de vente à collecter en fonction de la localisation de votre client et de la législation en vigueur dans la région concernée.
• Fournit des alertes en temps réel pour rester au courant des changements constants de la législation sur la taxe de vente.
• Ils sont accompagnés de tableaux de taxes actualisés pour chaque région afin de vous aider à déterminer le montant correct de la taxe de vente.
• Il aide les entreprises à éviter les pénalités et les amendes en déclarant les arriérés d'impôts dans les délais impartis.
• S'intègre facilement aux plates-formes de commerce électronique existantes pour automatiser le processus d'imposition des ventes.

Comment choisir le logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique qui convient à votre entreprise ?

Il existe des milliers de fournisseurs de logiciels de commerce électronique, mais tous ces programmes n'offrent pas les mêmes capacités. Vous avez besoin d'une solution suffisamment flexible pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise tout en fournissant des calculs précis de la taxe sur les ventes dans tous les États.

Lorsque vous recherchez un fournisseur de logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique, tenez compte des critères suivants :

Rapport qualité-prix

Tenez compte du coût total de la solution et de sa compatibilité avec votre budget. Les meilleurs programmes offrent des prix compétitifs, et certains proposent même des essais gratuits ou une garantie de remboursement pour vous aider à déterminer si la solution répond à vos besoins.

Support client

Une solution logicielle d'e-commerce fiable est assortie d'une assistance téléphonique et par courrier électronique 24 heures sur 24 si vous rencontrez des problèmes. La plupart des fournisseurs proposent également des bases de connaissances étendues, des webinaires ou des tutoriels en ligne pour vous aider à démarrer.

Interface utilisateur

Le tableau de bord ou l'interface du logiciel doit être intuitif et facile à parcourir. Les fonctions avancées ne sont utiles que si l'interface utilisateur permet aux utilisateurs d'y accéder sans avoir besoin d'un apprentissage approfondi de la plate-forme.

Flexibilité

Recherchez une solution suffisamment souple pour s'intégrer facilement à votre plateforme de commerce électronique existante. Un bon programme de taxe sur les ventes dispose de connecteurs intégrés qui éliminent l'importation et l'exportation manuelles des données.

Facilité d'utilisation

L'utilisateur doit pouvoir passer rapidement d'une méthode manuelle à un logiciel. Les meilleures plateformes de commerce électronique proposent des procédures d'installation simples et des sessions de formation pour les nouveaux utilisateurs ou ceux qui ne sont pas familiarisés avec la plateforme.

Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique

Avant de choisir un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique, vous devez prendre en compte les caractéristiques suivantes :

1. Automatisation de la déclaration d'impôts

L'automatisation des déclarations fiscales est essentielle car la plupart des entreprises de commerce électronique manquent de temps. Il n'est pas réaliste pour elles de remplir manuellement les déclarations de taxe sur les ventes chaque mois auprès des autorités fiscales des différents États.

C'est pourquoi une fonction de dépôt automatique est une priorité absolue pour tous les logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique.

2. Soutien à plusieurs États et localités

Pour rester en conformité avec les lois relatives à la taxe sur les ventes dans le domaine du commerce électronique, un logiciel doit permettre de déclarer les taxes dans tous les États et toutes les localités. Le programme idéal doit gérer les changements de taux spécifiques aux régions locales, les certificats d'exemption et les exigences en matière de classification des produits.

3. Prise en charge de plusieurs types d'entreprises

Chaque entreprise dispose d'une combinaison unique de produits et de services qui déterminent son résultat net. C'est pourquoi les logiciels de commerce électronique doivent prendre en charge un large éventail de types et de modèles d'entreprises.

Ces entreprises comprennent les services B2B, le drop shipping, les produits numériques tels que les cours en ligne et les services d'abonnement SaaS.

4. Déclaration simplifiée de la taxe de vente (SST)

La facilité d'utilisation est une priorité absolue pour tous les logiciels de commerce électronique. C'est pourquoi il convient de rechercher un programme qui offre des fonctions automatisées de gestion des commandes. Dépôt d'une demande de SST.

Si votre État exige des documents supplémentaires, un service de déclaration SST peut télécharger ces fichiers automatiquement vers les autorités de l'État.

5. Analyses et rapports à la demande

Les meilleurs logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique offrent des fonctionnalités de reporting détaillées. Ces rapports comprennent des analyses qui vous indiquent le volume d'affaires que vous réalisez dans chaque État et localité.

Le logiciel peut également fournir une série de rapports personnalisés pour vous aider à comprendre l'impact des différents produits et services sur les résultats de votre entreprise.

6. Auto-calculateurs intégrés

Pour simplifier la détermination du statut fiscal, recherchez un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique doté de calculateurs automatiques intégrés. Ces outils prennent en compte les facteurs uniques de votre entreprise qui affectent l'assujettissement à la taxe. Les taux et les calculs en temps réel vous aident également à rester en conformité avec toutes les lois nationales.

7. Prise en charge de plusieurs boutiques de commerce électronique

Vous pouvez avoir plus d'un magasin de commerce électronique pour différentes entreprises. Un logiciel de taxe sur les ventes idéal pour le commerce électronique permet de créer un nombre illimité de magasins, de détails d'inventaire et de prix de produits.

Cette fonction permet aux entreprises d'attribuer avec précision les taux d'imposition pour différents produits sur toutes les plateformes de commerce électronique.

8. Tarifs et règles à jour

La taxe de vente sur les transactions de commerce électronique change fréquemment. Le meilleur logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique doit proposer des mises à jour en temps réel des taux et des règles afin de garantir la conformité avec les lois locales.

Vous ne devriez pas avoir besoin de mettre à jour manuellement ou de vérifier les changements de taux séparément, car le logiciel le fait automatiquement.

9. Gestion des certificats d'exemption

Certificats fiscaux exonérés sont un élément essentiel de la conformité à la taxe sur les ventes dans le domaine du commerce électronique. Sans ces certificats, vous vous exposez à de lourdes pénalités de la part des autorités de l'État. Les meilleurs logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique rationalisent ce processus en proposant des certificats d'exemption automatisés et basés sur des modèles.

Cette fonction vous permet de créer et de soumettre rapidement toutes les attestations d'exonération nécessaires aux autorités de l'État.

10. Intégrations avec d'autres systèmes

Le meilleur logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique s'intègre de manière transparente aux autres applications que vous utilisez pour votre entreprise. Ces intégrations comprennent la comptabilité, l'ERP et les plateformes d'e-commerce comme Shopify.

Les logiciels doivent également s'intégrer à des processeurs de paiement tels que PayPal pour traiter automatiquement les paiements mensuels sur la base des données relatives au chiffre d'affaires de votre entreprise.

Les 5 meilleurs logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des meilleurs logiciels de taxe sur les ventes pour le commerce électronique à envisager pour votre entreprise.

1. TaxJar

TaxJar est un outil de conformité à la taxe de vente pour le vendeur moderne. Il s'agit d'un moteur de taxe de vente basé sur le cloud qui calcule la taxe de vente pour votre commerce électronique en temps réel. TaxJar permet de suivre le lien économique dans tous vos magasins et vous offre un moyen automatisé de télécharger tous les formulaires nécessaires pour chaque État.

TaxJar relie les données de tous les comptes liés et des importations CSV et affiche vos obligations en matière de taxe sur les ventes dans vos rapports TaxJar quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Il met également à jour automatiquement les informations avec les autorités de l'État chaque fois que vous déposez un changement de taux pour chaque juridiction choisie.

Son intégration avec les principales plateformes de commerce électronique, telles que BigCommerce et Shopify, vous permet de gérer facilement les taux et les règles de taxation sur vos boutiques en ligne. TaxJar propose également un tableau de bord unique pour vous aider à comprendre l'impact des différents produits sur le montant total de la taxe sur les ventes.

2. TaxCloud

TaxCloud se distingue en tant que solution de taxe de vente basée sur le cloud pour gérer la conformité multi-états de toutes vos entreprises et de vos vitrines en ligne. Elle dispose d'un tableau de bord détaillé et robuste que tout propriétaire d'entreprise peut comprendre. Les utilisateurs apprécient TaxCloud pour son service à la clientèle ; le personnel se consacre à vous aider à résoudre les problèmes liés à vos taxes et à vos informations de conformité.

Avec TaxCloud, vous pouvez accéder à toutes vos informations importantes sur la taxe de vente à partir d'une seule plateforme. Elle offre des taux et des règles précis en temps réel et vous met automatiquement à jour sur les changements de taux à chaque fois qu'ils se produisent. Ses intégrations avec des plateformes de comptabilité et de commerce électronique telles que Shopify et BigCommerce facilitent également la gestion de la taxe sur les ventes pour plusieurs magasins.

3. Avalara

Avalara est une solution tout-en-un de conformité à la taxe sur les ventes pour votre entreprise. Elle calcule avec précision les taux de taxe sur les ventes, en fonction de votre localisation et de la catégorie de vos produits, puis les dépose pour vous auprès des autorités nationales compétentes. Le tableau de bord d'Avalara affiche toutes les informations essentielles en un seul endroit, ce qui permet aux entreprises de suivre facilement leurs obligations en matière de taxe sur les ventes.

Avec plus de 700 intégrations, Avalara peut fonctionner avec les principales plateformes de commerce électronique et vous aide à gérer les taxes sur les ventes de vos boutiques en ligne. Il fonctionne également de manière transparente avec des logiciels de comptabilité tels que FreshBooks, QuickBooks et Xero. Le système automatisé d'Avalara vous permet de générer rapidement des certificats d'exemption pour chacun de vos magasins.

4. Taxify de Sovos

Il est plus facile d'éviter les lacunes fiscales grâce à Taxify. Tout d'abord, il calcule des taux précis en fonction des produits que vous vendez et de la localisation de chaque client. Ensuite, il remplit automatiquement les déclarations fiscales auprès des autorités nationales en votre nom, ce qui vous évite de perdre du temps à le faire vous-même.

La technologie innovante de Taxify permet aux entreprises de remplir toutes leurs déclarations de taxe sur les ventes correctement et dans les délais. Elle vous aide également à déterminer le montant total de la taxe sur les ventes dont vous êtes redevable et le montant que vous devez aux autorités de l'État. Ces informations sont affichées dans les rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels de Taxify afin de faciliter le suivi du lien économique entre tous les magasins.

5. WebGility

Webgility fait partie des quelques applications qui offrent la meilleure gestion des taxes pour les détaillants en ligne. Elle s'intègre bien, en particulier pour les entreprises qui utilisent QuickBooks, NetSuite et Xero. Le tableau de bord intuitif de Webgility affiche toutes les informations relatives à la taxe de vente en un seul endroit. Vous pouvez également l'utiliser pour gérer les produits que vous vendez, fixer le prix des articles à l'aide de règles alternatives et suivre les stocks sur toutes les plateformes.

Webgility garantit une précision de 100% dans le calcul de la taxe sur les ventes. Il soumet automatiquement toutes vos déclarations de taxe sur les ventes, de sorte que vous n'avez pas à suivre manuellement les revenus et les dépenses.

Comment mettre en place un logiciel de taxe sur le commerce électronique pour votre entreprise ?

Une fois que vous avez choisi un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique, vous pouvez commencer à le configurer pour votre entreprise. Le commerce électronique implique souvent différentes juridictions fiscales, il est donc important de connaître les règles en vigueur dans chaque État.

Suivez les étapes suivantes pour configurer les taxes de vente sur le commerce électronique :

1. Identifier les produits et services imposables en vertu des lois fédérales et nationales.
2. Décider d'une méthode de classification pour distinguer les produits et services imposables de ceux qui ne le sont pas.
3. Associer les groupes de produits à la règle fiscale appropriée.
4. Identifier les produits ou services qui seront imposables ou exonérés de la taxe sur les ventes dans chaque juridiction, en tenant compte des lois locales.
5. Décider d'une structure tarifaire pour les différentes catégories d'articles
6. Décidez de la manière dont vous allez collecter et déclarer la taxe sur les ventes.
7. Décider d'une stratégie de gestion des exonérations fiscales.
8. Si nécessaire, préparez l'intégration de l'interface de programmation d'application (API) avec votre plateforme de commerce électronique ou d'autres logiciels.
9. Mettre à jour tous les sites où les produits sont vendus afin de refléter les changements dans les règles fiscales et les juridictions.
10. Configurez votre panier d'achat et votre logiciel de comptabilité (si nécessaire).
11. Tester et mettre à jour si nécessaire.
12. Mettre en œuvre le système.
13. Mise à jour permanente, comme l'attribution de nouvelles règles fiscales ou juridictions, la modification des règles existantes ou la modification des taux pour des produits ou services spécifiques.

Conseils pour rester en conformité avec les lois sur la taxe de vente dans le commerce électronique

Voici quelques conseils pour rester en conformité avec les lois sur la taxe sur les ventes en ligne :

• Établissez votre nexus en matière de taxe sur les ventes afin de ne pas être tenu de collecter la taxe sur les ventes dans des juridictions où vous n'avez pas de présence physique.
• Déterminez les exigences de votre État et de votre municipalité en matière de taxe sur les ventes et la manière dont elles s'appliquent aux entreprises en ligne, telles que les détaillants à distance qui n'ont pas de lien avec l'État.
• Étudiez si des États ou des localités exonèrent de taxes les articles vendus à certaines entités, telles que les organisations à but non lucratif ou les agences gouvernementales.
• Veillez à ce que vos clients finaux soient informés des règles relatives à la taxe sur les ventes en vigueur dans leur pays.
• Conservez une bonne trace de toutes les transactions si vous devez fournir une preuve de conformité ultérieurement.
• Formez votre personnel de vente et de service à la clientèle. Par exemple, le Colorado a matériel de formation pour la taxe sur les ventes la conformité.
• Utilisez un logiciel de taxe sur les ventes pour le commerce électronique afin de simplifier le processus de mise en conformité avec les lois sur la taxe sur les ventes, surtout si vous exercez vos activités dans plusieurs États ou si vous avez de nombreux clients.

FAQs

Conclusion

Il est essentiel pour les commerçants de comprendre les tenants et les aboutissants des logiciels de commerce électronique. Si vous ne souhaitez pas vous occuper vous-même de la mise en conformité avec la taxe sur les ventes, un logiciel de commerce électronique peut vous aider à remplir vos obligations en matière de déclaration.

Le guide ci-dessus sur les logiciels de taxe sur les ventes dans le commerce électronique donne une vue d'ensemble de la taxe sur les ventes dans le commerce électronique. En utilisant les conseils ci-dessus, vous pouvez être sûr de rester en conformité avec les lois sur la taxe de vente pour le commerce électronique.