Bill (dot) Com vs Expensify : quel système de gestion est le meilleur ?

Dernière mise à jour le 22 avril 2023 par Ewen Finser

Vous trouverez ci-dessous une comparaison détaillée de deux systèmes de gestion des dépenses : Bill.com et Expensify. 

Après avoir lu cet article, vous saurez :

• les principales différences ;
• un examen approfondi des deux services ;
• les principaux concurrents ;
• un verdict sur la meilleure solution pour votre situation spécifique.

Principales différences entre Bill.com et Expensify

Les principales différences entre Bill.com et Expensify sont les suivantes :

• Bill.com propose une liste de choses à faire, tandis qu'Expensify propose des rappels programmés.
• Bill.com dispose d'une fonction de saisie automatique des factures qui enregistre automatiquement les factures entrantes par courriel, tandis qu'Expensify dispose d'une fonction d'importation des relevés de cartes de crédit.
• Bill.com propose des modèles de pré-comptabilité faciles à exporter, alors qu'Expensify n'en a pas.
• Bill.com propose des options de transfert d'argent instantané, tandis qu'Expensify offre simplement la possibilité de payer des factures et de demander des paiements.

Comment choisir le meilleur système de gestion des dépenses

Saisie de données

Écrire des chiffres à l'infini, tout en évitant la moindre faute de frappe, est un véritable casse-tête. Heureusement, la saisie manuelle des données appartient désormais au passé. De nos jours, la plupart des logiciels proposent des moyens de faciliter la saisie des données. Certains outils sont plus pratiques que d'autres, et vous devez trouver ce qui vous convient le mieux. 

Caractéristiques des créances

Vous souhaitez garder une trace de toutes les rentrées d'argent et certains outils vous permettent de le faire de manière très pratique. Il est préférable d'avoir une vue d'ensemble de qui vous doit quoi en un coup d'œil. Vous voudrez également simplifier le processus de facturation de vos partenaires, c'est pourquoi vous rechercherez généralement un logiciel qui vous permette d'envoyer des factures en masse. 

Caractéristiques des comptes créditeurs

Il est important que vous puissiez suivre vos dépenses, mais aussi gérer l'étape suivante logique : le paiement de vos factures. Différents logiciels proposent différentes manières de traiter vos comptes fournisseurs et vous devez trouver le système le plus adapté à votre situation.

Intégrations

Si vous traitez de nombreuses factures, vous disposez très probablement d'un ou deux autres outils comptables. Vous devez donc veiller à la facilité avec laquelle vous pouvez transférer des données entre votre système de gestion des frais et d'autres outils comptables. 

Tarifs et frais

Comme il s'agit de transferts d'argent, vous paierez le service en lui-même, mais aussi les éventuels frais de transfert. Ces derniers ne doivent pas être oubliés, car les frais de transaction peuvent rapidement s'accumuler. Il est important de savoir exactement combien chaque logiciel vous facturera, tant pour l'abonnement initial que pour les frais divers et cachés. 

Service à la clientèle

Parfois, votre outil peut être un peu déroutant à utiliser. Certains services proposent des tutoriels et des modes d'emploi pour vous aider à tirer le meilleur parti de l'outil. En cas de problème plus grave, vous devez également vous assurer que le service clientèle est facile à contacter. 

Caractéristiques principales de Bill.com

Si les informations relatives à vos fournisseurs sont éparpillées, il peut s'avérer difficile de s'y retrouver. Il est probable que vous souhaitiez passer moins de temps à organiser et à gérer toutes ces factures. Bill.com vous aide à le faire, en centralisant tout en un seul endroit pour que vous puissiez payer et être payé le plus facilement possible. 

Saisie de données

Bill.com s'intègre bien à d'autres services axés sur la saisie de données, ainsi qu'à d'autres services d'information. les logiciels de comptabilité. Vous pouvez prendre une photo de vos factures avec l'application du téléphone et l'IA vous aidera à importer ces données. Si vous recevez des factures numériques que vous devez enregistrer manuellement, le service ne vous laissera pas tomber non plus.

Grâce à la fonction de saisie automatique des factures, lorsqu'un document arrive dans votre Bill.com dans la boîte de réception, l'outil extrait les informations pertinentes relatives à la facture (montant, fournisseur, etc.) et les convertit en facture.

Pour la plupart des factures numériques, il suffit de les glisser dans le logiciel Bill.com. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent la modifier, la réviser, l'approuver et la payer.

Caractéristiques des créances 

Avec Bill.com, vous pouvez facilement centraliser ce que vous facturez à vos partenaires. Vous pouvez rapidement créer des factures numériques, ajouter des notes personnelles et définir des automatismes de facturation si nécessaire.

Vous pouvez également envoyer des rappels automatiques et suivre en temps réel où se trouve votre argent une fois que vous avez été payé. Vos clients peuvent payer en ligne avec leur carte de crédit ou leur compte bancaire, ce qui élimine la nécessité d'effectuer des relances manuelles maladroites par téléphone ou par courrier électronique.

Caractéristiques des comptes créditeurs

Avec Bill.com, vous aurez accès à un tableau de bord qui centralisera toutes vos factures à payer. Vous pourrez également envoyer des paiements en quelques clics et mettre en place des automatismes pour les paiements récurrents.

Intégrations

Les intégrations de Bill.com couvrent un large éventail d'autres outils. Le service propose une synchronisation bidirectionnelle dans le nuage pour toutes ses intégrations, de sorte que vos données restent à jour à tout moment, que vous les téléchargiez vers Bill.com ou vers l'un des logiciels de comptabilité intégrés.

Il s'intègre bien avec les principaux outils de comptabilité (Quickbooks, Xero, Oracle, Sage, Microsoft). Si vous ne trouvez pas l'intégration souhaitée avec Bill.com, il propose des modèles de haute compatibilité qui peuvent être utilisés pour transférer facilement des données vers d'autres logiciels de comptabilité.

Bill.com s'intègre également bien avec des services qui facilitent la saisie des données. Il s'intègre bien avec Expensify par exemple, mais aussi avec d'autres services que vous pourriez inclure dans votre pile fintech comme Hubdoc, Tallie, Earth Class Mail et Tax1099.com.

Tarifs et frais

Bill.com propose trois formules payantes. Il offre également la possibilité de demander une version de démonstration gratuite qui comprendra la plupart des fonctionnalités du logiciel.

Le plan de démarrage est le L'essentiel à $39 par utilisateur et par mois. Comme son nom l'indique, vous y trouverez toutes les fonctionnalités essentielles pour centraliser toutes les dépenses de votre entreprise. À ce prix, vous pourrez opter soit pour les fonctions de paiement, soit pour les fonctions d'encaissement.

Parmi les fonctions de paiement, vous aurez accès à une boîte de réception centralisée, à la saisie des données des factures, à des informations sur les fournisseurs à 360 degrés, à un stockage illimité de documents, à des virements ACH, à des chèques et à des virements internationaux, aux politiques d'approbation standard et à un maximum de six rôles d'utilisateur.

Mais vous pouvez également centraliser toutes vos créances grâce à des modèles de facture personnalisés, à la facturation automatique, au suivi de l'état des paiements, aux rappels automatiques par courrier électronique, aux paiements par ACH et par carte de crédit, ainsi qu'aux fonctions de prélèvement automatique/auto-paiement. Vous pourrez également importer et exporter facilement vos données .csv avec le logiciel de comptabilité de votre choix.

Le site Équipe est disponible à $49 par utilisateur et par mois. En plus du plan Essentials, il s'intègre à QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier et Xero, et permet plus de six rôles d'utilisateur. Il n'est toujours disponible que pour les comptes à payer ou à recevoir.

Le site Entreprise est disponible au prix de $69 par mois et par utilisateur et comprend les fonctions de paiement et de recouvrement du plan Team.

Il est important de noter que les services transactionnels fournis par Bill.com sont assortis de frais. Voici une brève liste de ces frais.

• Frais de traitement ePayment/ACH : $0.49/envoi et réception
• Envoi physique de chèques ou de factures : $1.69/chèque paiement ou facture
• Se faire payer par carte de crédit : Niveau 3 des frais de traitement des commerçants (1,90% + $0,10).
• Frais de virement international : $0/paiement en monnaie locale, $9.99/paiement en USD vers l'étranger.
• Vendeur Paiement direct par carte virtuelle : $0/paiement.
• Paiement plus rapide par ACH : le jour même ou le lendemain $9.99.
• Paiement plus rapide par chèque : du jour au lendemain $19.99, en deux jours $14.99, en trois jours $9.99.

Service à la clientèle

Bill.com propose un catalogue complet de tutoriels vidéo et d'enregistrements de webinaires. Ils sont conçus pour aider et enseigner comment utiliser les fonctionnalités de base de l'outil. En cas de problème, vous pouvez également contacter Bill.com par chat en direct pendant les heures de bureau, ou par e-mail, directement depuis votre tableau de bord Bill.com. 

Avantages et inconvénients

Pour

• Centraliser tout ce qui concerne les factures ;
• Inclut une liste de tâches à accomplir pour rester sur la bonne voie ;
• Facilité de saisie des données ;
• Hautement compatible avec la plupart des outils de comptabilité.

Cons

• Un peu exagéré pour les petites entreprises ou les particuliers.

Caractéristiques principales d'Expensify

Expensify est conçu pour simplifier le suivi de vos dépenses professionnelles (ou personnelles) lorsque vous êtes en déplacement. Elle s'est rapidement imposée comme une application très performante pour ceux qui cherchent à garder la maîtrise de leurs dossiers financiers. 

Saisie de données

Le principal attrait d'Expensify est la possibilité d'enregistrer facilement vos dépenses quotidiennes. Vous pouvez soit scanner vos reçus via l'application téléphonique, soit importer directement vos relevés de carte de crédit. Vous pouvez également ajouter manuellement des dépenses.

Caractéristiques des créances 

Expensify permet aux autres de vous payer facilement. La principale caractéristique est la possibilité d'avoir un aperçu en temps réel de vos comptes clients (et fournisseurs) et d'envoyer des factures en masse en une seule fois.

Lorsque vos clients reçoivent une facture de votre part, Expensify leur permet également d'utiliser des solutions de paiement rapides et faciles avec Paypal, ACH ou des paiements par carte de débit/crédit. Vous et vos clients pouvez également interagir directement et commenter les factures par le biais de la plateforme Expensify.

Caractéristiques des comptes créditeurs

Vous y trouverez toutes les fonctionnalités de base que vous attendez d'un outil de pré-comptabilité. Vous pouvez mettre en place des paiements manuels et automatiques, suivre ce qui a été payé, ce qui est dû et ce qui est en retard, le tout en un seul endroit. Le logiciel est également doté de fonctions supplémentaires qui peuvent s'avérer utiles, telles que le fractionnement des factures.

Intégrations

Expensify s'intègre bien avec un large éventail d'autres outils. Vous trouverez des intégrations avec les domaines de la comptabilité et des finances (Quickbooks, Oracle, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, etc.), des ressources humaines (Gusto, Greenhouse, etc.), de la gestion de cabinet (Star, Thomson Reuters, etc.), des impôts (Taxback, etc.), des voyages (Tripcatcher, Locomote, Kayak business, Egencia, etc.).

Il existe d'autres intégrations, principalement pour enregistrer les reçus plus rapidement, avec des entreprises comme Uber, Grab, Roomex, Sanebox, etc. Il est également important de noter qu'Expensify s'intègre complètement à Bill.com, il est donc possible d'utiliser les deux services ensemble. 

Fixation des prix

Expensify propose deux catégories de plans : les plans personnels et les plans professionnels. 

Les plans personnels vous donnent un aperçu gratuit de ce que le logiciel peut faire à une échelle plus petite et personnelle. Avec le plan personnel Track vous pouvez envoyer de l'argent à vos amis, soumettre des dépenses à n'importe qui, envoyer des factures, suivre votre kilométrage, et bien plus encore. Avec l'application Soumettre un plan personnel vous pouvez envoyer des reçus aux gestionnaires ou aux comptables, envoyer des factures et collecter des paiements.

Les deux plans payants offrent des fonctionnalités supplémentaires. 

Le plan Collecte à partir de $5 par mois. Il vous permet de collecter des reçus, de gérer et de rapprocher les cartes d'entreprise, d'envoyer des factures, de traiter les factures en suspens, de rembourser les employés, de synchroniser avec la comptabilité et de recevoir des cartes Expensify gratuites pour votre équipe. Le plan de contrôle commence à $9 par mois et contient tout ce que contient le plan Collect, plus des flux d'approbation à plusieurs niveaux, des contrôles de la politique de dépenses, des rapports personnalisés et des intégrations RH et ERP.

Note importante : les prix sont doublés si vous utilisez Expensify pour traiter moins de 50% des dépenses de votre entreprise, et sont encore doublés si vous préférez payer mensuellement plutôt qu'annuellement. Il est donc possible de payer jusqu'à 4 fois le prix de départ pour le même service si vous ne choisissez pas vos options avec soin.

Service à la clientèle

Expensify propose des guides, des FAQ et des webinaires pour vous aider à démarrer avec l'outil. Le service d'assistance à la clientèle est disponible par chat en direct et par courriel. 

Avantages et inconvénients

Pour

• Carte de visite ;
• Prix raisonnables ;
• Convivialité.

Cons

• 4 fois plus cher si l'on n'utilise pas la carte Expensify et que l'on paie mensuellement ;
• Certaines fonctionnalités sont un peu basiques. 

Comparaison des prix : Bill.com vs Expensify 

Alors que vous pouvez obtenir toutes les fonctionnalités d'Expensify pour seulement $9 par mois, le plan d'entrée avec Bill.com qui inclut seulement les comptes fournisseurs ou les comptes clients est disponible à $39 par mois.

La différence de prix peut être justifiée par l'étendue des deux outils. Bill.com a des fonctionnalités plus pointues et est généralement plus adapté aux entreprises qui doivent gérer une grande partie de leur comptabilité et un grand nombre de factures à payer et à envoyer. 

Alternatives recommandées à Bill.com et Expensify

Tipalti

Si vous recherchez uniquement une solution pour les comptes fournisseurs, Tipalti pourrait vous convenir. Il est censé réduire le temps de travail consacré au paiement des factures de 80%. Il vous donnera un aperçu rapide de tout ce que vous devez payer et vous aidera à envoyer des paiements à tous vos partenaires en même temps, à partir d'un seul endroit.

Rayures

Si vous cherchez à vous faire payer uniquement, vous pouvez vous tourner vers Stripe. Censé à l'origine être une alternative à Paypal, Stripe vous permet d'envoyer facilement des factures et de vous faire payer par vos clients, en particulier dans le cas d'une nouvelle entreprise ou d'une petite entreprise.

Billtrust

Très similaire à Bill.com à bien des égards, Billtrust aide les entreprises à gérer leurs comptes débiteurs grâce à la numérisation des factures et à l'automatisation des tâches pré-comptables. Le service a reçu de nombreuses critiques positives en ligne. 

FAQs

Bill (dot) Com vs Expensify : le bilan  

Expensify vous aidera à gagner du temps lorsque vous êtes en déplacement et que vous vaquez à vos occupations quotidiennes. Il vous permet de rester en contact avec vos clients et d'envoyer des factures en masse en une seule fois. 

Bill.com est plus orienté vers les grandes entreprises qui ont vraiment besoin de rationaliser le processus de pré-comptabilité. Il dispose d'outils plus puissants à grande échelle et d'intégrations comptables plus classiques. 

Si vous aimez les deux services, Expensify s'intègre très bien à Bill.com.

Pour résumer :

• Si vous êtes une grande entreprise et/ou si vous traitez de nombreuses opérations financières en dehors de la saisie de données, Bill.com vous sera très utile. 
• Si vous êtes un particulier ou une petite entreprise qui gère un grand nombre de petites dépenses, vous n'avez peut-être pas besoin d'autant d'automatismes et de fonctionnalités approfondies que ce que propose Bill.com. Expensify sera donc plus pertinent pour vous, surtout avec son prix plus bas.

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