Examen de Bill.com : Un outil pour gérer la facturation et les paiements

Dernière mise à jour le 1 juin 2023 par Ewen Finser

Qu'est-ce que Bill.com?

Bill.com a été fondée par Jeremy Pyles en 2006 et est située à Palo Alto, en Californie. Il s'agit d'une plateforme basée sur le cloud destinée aux petites et moyennes entreprises, qui leur permet de gérer la facturation des clients et de recevoir les paiements automatiquement. Le logiciel gère à la fois les fonctions de la comptabilité clients et de la comptabilité fournisseurs. Il aide les entreprises à supprimer les tâches fastidieuses et redondantes liées à la gestion des paiements et au suivi des créances, afin que les chefs d'entreprise puissent se concentrer sur l'augmentation des ventes et le développement des relations avec les clients.

Comment cela fonctionne-t-il ?

La comptabilité fournisseurs comporte de nombreuses fonctions : réception des factures des fournisseurs, gestion des flux de trésorerie, processus d'approbation, soumission des paiements, suivi des chèques annulés et préparation des audits. De nombreuses tâches fastidieuses liées à la comptabilité fournisseurs prennent beaucoup de temps. Elles peuvent facilement détourner l'attention d'un chef d'entreprise de la recherche de nouvelles affaires ou du développement et de l'entretien des relations avec les clients.

Bill.com automatise le processus de comptabilité fournisseurs, ce qui permet de gagner du temps dans la gestion de cette tâche importante.

Paramétrage de la fonction Comptabilité Fournisseurs dans Bill.com est assez simple.

1. Une boîte de réception numérique permet à vos fournisseurs d'envoyer leurs factures à
2. Les factures sont automatiquement traitées et programmées pour être payées maintenant ou plus tard.
3. Les factures peuvent être téléchargées et payées à partir d'un instantané de la facture.
4. Les étapes d'approbation peuvent être personnalisées avant le traitement des factures.
5. Les applications mobiles permettent aux approbateurs d'accepter ou de rejeter les factures lorsqu'ils ne sont pas au bureau.
6. Les paiements peuvent être effectués par ACH, par chèque, par carte virtuelle et par virement bancaire international.
7. Les fournisseurs et les factures sont synchronisés avec des logiciels tiers.

Le fonctionnement des comptes clients n'est pas très différent de celui des comptes fournisseurs dans Bill.com. Les factures sont soumises aux clients par courriel, des rappels automatiques sont envoyés pour les factures en souffrance, des notifications sont reçues lorsque le paiement est effectué, et tout est synchronisé avec un logiciel tiers,

Lorsque vous entrez dans Bill.com on vous demande votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. 

Une fois que vous vous êtes connecté, vous obtenez cet écran de présentation. Sur la gauche se trouve un panneau de navigation qui se compose de :

Vue d'ensemble

Vous disposez ainsi d'un tableau de bord des activités des comptes débiteurs et créditeurs à ce jour : facturation, approbation des factures, factures en cours, paiements entrants, paiements sortants.

Boîte de réception

• C'est à cet endroit que les factures des fournisseurs sont envoyées par courrier électronique.
• Chaque entreprise avec laquelle vous interagissez se voit attribuer une adresse électronique unique pour la facturation ; par exemple [email protected]
• Vous pouvez également glisser-déposer une photo d'une facture dans votre application mobile.
• Des alertes peuvent vous avertir qu'une nouvelle facture a été reçue dans votre boîte de réception afin que vous puissiez l'examiner, la codifier dans le compte du grand livre, l'approuver ou la refuser et en programmer le paiement.
• Bill.com synchronise automatiquement les données toutes les 24 heures, ou vous pouvez cliquer sur "Synchroniser maintenant" pour obtenir des mises à jour immédiates.

Documents

Toutes les factures, tous les contrats, toutes les feuilles de calcul et tous les clichés de votre entreprise sont stockés ici pour être facilement accessibles lors des audits, des opérations bancaires et de la déclaration d'impôts.

Section des comptes à payer

• Vendeurs
• Agréments
• • • Affiche un résumé des factures à payer et du processus d'approbation.

Factures

• Affiche les factures à payer dont le paiement a été approuvé
• Les factures peuvent être payées par lots ou choisies individuellement
• Les factures sont payées par voie électronique, par chèque ou par l'intermédiaire d'une carte virtuelle à usage unique.

Paiements effectués

• Les informations sont stockées et suivies afin d'être facilement retrouvées lors des audits.
• Bill.com conserve les documents, l'horodatage, l'approbation et l'image du chèque une fois encaissé par le vendeur - endossement au recto et au verso, signature, cachet de la banque, etc.

Section des créances

Clients

• Configuration du client avec ses coordonnées

Factures

• Factures enregistrées, prêtes à être traitées, approuvées, non approuvées pour envoi

Paiements en

• Statut de paiement du client

Puis une section pour les rapports, l'assistance et les paiements internationaux.

• Les paiements internationaux peuvent être effectués auprès de vendeurs dans 130 pays.
• Bill.com convertit automatiquement la devise et paie le vendeur en USD ou dans sa propre devise, selon ce qui a été établi.
• Les devises sont affichées en temps réel

Synchronisation automatique avec Bill.com :

• Sage Intacct
• Oracle Netsuite
• Intuit Quickbooks
• Expensify
• Tallie
• Hubdoc
• Xero

Intégration des données de Bill.com avec :

• Microsoft Dynamics
• Sage
• SAP
• Livres frais

Les caractéristiques comprennent :

• Saisie automatique intelligente des données - permet de gagner du temps par rapport à la saisie manuelle redondante des données.
• Détection intelligente qui détecte les entrées en double - permet d'éviter les erreurs de saisie humaine.
• Service en nuage - fournit des informations en temps réel
• Flexibilité des paiements - ACH, cartes virtuelles, etc.
• Programmer et enregistrer les paiements de factures
• Envoi de factures et de rappels par courrier électronique
• Comptabilité clients automatisée, processus d'acheminement des approbations, comptabilité fournisseurs
• Protection contre la fraude
• Notification d'arrivée du paiement
• Examen et gestion des flux de trésorerie
• Stockage illimité de documents
• Intégration du courrier électronique

Avantages

• Augmentation de l'efficacité et gain de temps grâce à l'automatisation des tâches redondantes
• Amélioration des délais de paiement
• Aide les entreprises à mieux contrôler les flux de travail des équipes approuvées
• Synchronisation des données avec des logiciels tiers et des appareils mobiles
• Traite les paiements internationaux avec différents pays et différentes devises
• Prêt pour l'audit grâce aux activités de paiement automatique
• Mise à jour des données en temps réel 
• Sécurité de confiance avec des données cryptées grâce à la sécurité de la couche transport

Combien coûte Bill.com ?

Bill.com propose 4 options de paiement, conçues pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

1. Plan essentiel

• $39 par utilisateur/ mois
• Comprend :
  • Importation/exportation
  • 5 rôles d'utilisateurs standard et flux d'approbation
  • Stockage illimité de documents
  • Aide au paiement et paiement positif
  • Réseau de paiement pour les entreprises

2. Plan d'équipe

• $49 par utilisateur/ mois
• Comprend tout ce qui se trouve dans les Essentiels, plus.. :
  • Synchronisation avec des logiciels tiers : QuickBooks Pro, Premier, Online et Xero
  • Rôles des utilisateurs clients

3. Plan d'entreprise

• $69 par utilisateur/ mois
• Comprend tout ce qui se trouve dans l'équipe, plus : 
  • Automatisation des factures et des paiements
  • Utilisateurs "approbateurs uniquement" à tarif réduit
  • Limites approuvées sur mesure

4. Plan d'entreprise

• Personnalisé
• Comprend tout ce qui se trouve dans Corporate, plus : 
  • Synchronisation avec des logiciels tiers : NetSuite, Intacct et QuickBooks Enterprises
  • Fichiers comptables multi-entités/locaux
  • Accès API à Bill.com
  • Importer et exporter avec Microsoft Dynamics

Des frais de transaction supplémentaires sont également facturés, alors assurez-vous de lire leurs plans tarifaires en conséquence pour être sûr de ne pas avoir de surprises.

Bill.com offre une période d'essai de 30 jours sans risque et sans carte de crédit.

Désactivation d'un utilisateur ou annulation de votre compte Bill.com :

Extrait du site web de Bill.com : "Votre droit d'annuler. Vous pouvez demander la désactivation d'un utilisateur ou l'annulation de votre compte Bill.com à tout moment en soumettant une demande par le biais de votre compte Bill.com ou de notre site Web. portail d'assistance aux clients. Bill.com se réserve le droit d'exiger un préavis de 60 jours en cas d'annulation ou de désactivation de l'utilisateur."

Il est préférable de lire leurs conditions générales pour comprendre vos droits et ceux qu'ils exercent, avant de vous inscrire pour utiliser leurs services.

AVANTAGES                                                        CONS

Automatisation de l'envoi des factures et de la relance des clients les factures en souffrance, la réception des paiements et les paiements fournisseurs	Des coûts mensuels élevés qui augmentation annuelle
Mises à jour instantanées pour les chefs d'entreprise, le secteur bancaire et le secteur de la santé. les comptables	Rapports personnalisés limités
Les options de paiement comprennent les chèques ACH ou les chèques manuels	Le service clientèle est médiocre
Synchronisation avec un logiciel de comptabilité tiers et mobile dispositifs	Un peu lent
Conçu pour les petites et moyennes entreprises	Pas robuste pour les sociétés

Médias sociaux :

Bill.com est présent sur les plateformes de médias sociaux suivantes :
Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, et Instagram

Application mobile :

Bill.com propose une Application pour votre appareil mobile vous permettant d'être payé en ligne.

Cette APP vous permet d'être payé deux fois plus vite. 

Il est mis en place pour :

• Recevoir des paiements de la part de vos clients et d'autres personnes et disposer d'une fonction de suivi pour vous tenir informé de la date à laquelle le paiement est attendu.
• Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter à distance une facture avant qu'elle ne soit envoyée.
• Différents moyens de paiement : ACH, virement international, carte virtuelle ou chèques manuels.
• L'écran de statut fournit une vue d'ensemble des approbations en cours et des paiements en suspens.

Avis des clients :

Conseils sur les logiciels donne à Bill.com une note de 4,11 étoiles sur 5. La plupart des clients sont satisfaits. Les préoccupations concernent le service à la clientèle et le prix.

Marchand franc-tireur attribue à Bill.com 4 étoiles sur 5.

Bill.com propose une vaste gamme d'informations sur  Tutoriels vidéo :

Bill.com propose des tutoriels vidéo pour les éléments suivants :

• Préférences comptables
• Mise en route - Approbations, InBox, Créances, Rôles et autorisations
• Aperçu des paramètres
• Aperçu des paramètres

Ouverture d'un compte bancaire

• Ajout d'un compte bancaire par saisie manuelle et avec la banque en ligne

Gestion des factures

• Créer une facture sans document
• Création, consultation et suppression d'une facture
• Modification d'une facture existante
• Saisie d'une facture avec une pièce et saisie d'une nouvelle facture
• Gérer les conditions de paiement

Être payé

• J'ai été invité à me faire payer par un client de Bill.com
• Commentaire à votre fournisseur ou client à partir de votre compte existant

Importation Exportation

• Introduction
• Importation et exportation de données et bonnes pratiques

Boîte de réception

Gestion des utilisateurs

• Rôle de commis, Gérer les utilisateurs, Rôle de payeur, Rôle d'approbateur

Enregistrements des webinaires

• 5 façons de payer vos fournisseurs
• Amélioration du projet de loi
• Créer et gérer les approbations
• Comment ajouter/vérifier vos comptes bancaires
• Comment se connecter à vos vendeurs via le réseau Bill.com
• Comment gérer les documents dans Bill.com
• Atténuation de la fraude aux paiements : Compromis des courriels d'entreprise
• Sync 101 : Comment se synchroniser comme un pro le nouveau Bill.com
• Comprendre les comptes de compensation
• Vendeur direct

Paiement international

• Ajout d'un fournisseur international
• Paiements internationaux synchronisation avec Sage Intacct, Oracle NetSuite, QuickBooks pour Windows/Online, Expensify, Tallie, Hubdoc

Réseau

• Accepter ou refuser les invitations du réseau
• Annuler une invitation
• Se connecter à un fournisseur via le réseau de paiement 
• Rechercher les invitations en attente
• Identifiant local du réseau de paiement (PNI) pour les vendeurs et les clients
• Fournir un PNI pour se connecter
• Envoyer une invitation à un fournisseur dont le compte bancaire a déjà été ajouté manuellement
• Envoyer une invitation lors de l'ajout ou de la modification d'un fournisseur
• Envoyer une invitation à plusieurs vendeurs à la fois
• Envoyez un rappel à votre vendeur Inited
• Suivi d'une initiation
• Recherche avancée de fournisseurs
• Mise en place d'un système de paiement électronique par le fournisseur national vérifié

Paiement

• Paiement des factures
• Traitement des paiements et délais
• État des paiements

Créances

• Vue d'ensemble et fonctions
• Gérer les sous-clients
• Comment les clients voient-ils vos factures ?
• Saisir manuellement les paiements reçus
• Créer une facture
• Communication avec vos clients
• Envoyer des factures
• Mise en place de rappels automatiques

Synchronisation avec :

• Oracle NetSuite - mise en place
• QuickBooks, Online- configuration, fonctionnement de la synchronisation, dépannage de la synchronisation
• QuickBooks Desktop - configuration
• Xero - bases de la synchronisation et configuration, comment synchroniser avec Xero work, dépannage de la synchronisation

Que faire si j'ai une question ou un problème avec Bill.com ?

Bill.com offre plusieurs possibilités de service à la clientèle.
Vous pouvez utiliser la page Contactez-nous et envoyer un courrier à l'un des deux bureaux, soit le siège en Californie, soit le bureau de Houston au Texas.

Siège de Palo Alto
1800 Embarcadero Road
Palo Alto, CA 94303

Ou 

Bureau de Houston
2103 CityWest Boulevard, 12ème étage
Houston, TX 77042

Ou bien, sur la même page, vous pouvez leur envoyer un bref résumé auquel ils peuvent répondre par courrier électronique ou par téléphone.

Ils ont également une page d'assistance où vous pouvez effectuer une recherche en entrant un mot clé dans la barre de recherche. Si vous cliquez sur le bouton Nous contacter une fenêtre contextuelle vous invite à saisir des questions supplémentaires pour obtenir une assistance plus poussée.

Bill.com a-t-il des chaînes Youtube qui donnent un aperçu visuel de cette plateforme commerciale ?

Oui, vous pouvez consulter ce document Youtube channel pour voir comment fonctionne la plateforme Bill.com Intelligent Business Payments Platform

Ce site Youtube vous montre comment fonctionne la section Comptes clients

Ce site Youtube vous présente les caractéristiques et les fonctions de la comptabilité fournisseurs

Bill.com propose-t-il des forfaits pour les cabinets d'experts-comptables ?

Oui, le paquet de prix pour les cabinets comptables est de $49.00/ mois. Vous pouvez le consulter ici : Bill.com pour les comptables

Questions fréquemment posées :

Alternatives

Plooto

Plooto est un logiciel automatisé qui gère les fonctions de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients

• Ils offrent un essai gratuit de 30 jours
• Prix : $25/mois, sans frais d'utilisation supplémentaires

Comarch

Comarch automatise le traitement des factures électroniques AP et AR  

• Pas d'essai gratuit
• Les prix sont fournis sur demande

Invoicera

Invoicera automatise les fonctions AP et AR

• Essai gratuit de 15 jours
• La tarification : 
  • Business Package $25/mois ; 1 000 clients
  • Pro Package : $15/mois ; 100 clients
  • Forfait Infini : $149/mois ; nombre de clients illimité

Conclusion

Bill.com est un logiciel convivial qui gère automatiquement toutes les fonctions des comptes clients et des comptes fournisseurs, ce qui permet aux entreprises d'économiser du temps et des efforts. Il présente de nombreux avantages et quelques inconvénients. Il peut s'agir d'une option plus coûteuse que ses concurrents si l'on considère le nombre d'utilisateurs dont vous avez besoin pour utiliser le système. L'APP est une fonctionnalité intéressante lorsque les signataires autorisés sont absents du bureau et que vous ne pouvez pas attendre leur retour pour payer une facture. Je vous recommande d'essayer leur version d'essai gratuite et de consulter la bibliothèque de vidéos de formation qu'ils proposent pour voir si ce logiciel répond aux besoins de votre entreprise.

Plus d'informations :

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