Wrike vs Trello: comparación de las mejores herramientas

Última actualización el 15 de febrero de 2023 por Ewen Finser

Hoy vamos a examinar dos de los mejores herramientas de gestión de proyectos actualmente disponible: Wrike frente a Trello.

Vamos a analizar en profundidad todas las funciones que ofrecen estos servicios, así como sus pros y sus contras, y los precios, para que pueda comparar ambos y ver por sí mismo cuál se adapta mejor a su negocio.

Dirigir una empresa puede ser un trabajo duro, y cuando hay que trabajar y colaborar con un equipo, las cosas pueden complicarse aún más.

Es importante que alguien tome las riendas para poder fijar objetivos y plazos, y asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas para que el proyecto se desarrolle sin contratiempos.

Y para que todo esto sea más fácil, puede aprovechar las ventajas de un software de gestión de proyectos.

Resumen de los resultadosHe probado Trello y Wrike. Trello funcionó inicialmente para un tablero Kanban básico, pero a medida que crecíamos necesitábamos más funcionalidades (integraciones, análisis, datos). Sin embargo, Wrike no era tan fácil de usar. Terminamos yendo con monday.com aquí (lo mejor de ambos mundos, fácil de usar y con muchas funciones). 

Principales diferencias entre Wrike y Trello

Las principales diferencias entre Wrike y Trello son:

• Wrike ofrece una gestión más amplia del flujo de trabajo, mientras que Trello ofrece un sencillo tablero Kanban de seguimiento de proyectos.
• Wrike tiene diagramas de Gantt integrados, mientras que Trello no dispone de una función Gantt nativa.
• Wrike es más personalizable, mientras que con Trello se obtiene lo que se ve.
• Wrike está pensado para escalar a grandes empresas si es necesario, mientras que Trello está orientado a pequeñas empresas y equipos.

Puede que pienses que no necesitas un software de gestión de proyectos y que puedes gestionar los proyectos por tu cuenta como siempre has hecho.

Pero aquí está la cosa...

Utilizar un software de gestión de proyectos específico puede ahorrarle tiempo y dinero, ya que le ayuda a gestionar su presupuesto de forma eficaz, a colaborar mejor y a evitar errores costosos. Estas son solo algunas de las ventajas de utilizar un software de gestión de proyectos:

• Es más fácil colaborar con equipos (herramientas de colaboración)
• Mejor gestión presupuestaria
• Mejor comunicación con los clientes
• Puede delegar tareas fácilmente (gestión de tareas)
• Puede crear un calendario del proyecto y asignar calendarios a las distintas partes del proyecto.
• Intercambio centralizado de documentos
• Le ayuda a estandarizar los procesos de venta
• Activa trabajo a distancia
• Útil para que los nuevos miembros del equipo se pongan al día sobre lo que ya se ha hecho y vean lo que está por venir.

Como puede ver, el uso de este tipo de software tiene muchas ventajas. De hecho, alrededor del 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos.

Así que lo único que tienes que hacer ahora es decidir cuál de estas herramientas es la más adecuada para ti.

Antes de sumergirnos en la revisión principal, vamos a enumerar las principales diferencias entre Wrike y Trello, para que si tienes prisa puedas coger lo que necesitas y ¡correr!

Wrike vs Trello en 2023

Wrike es un software de gestión de proyectos basado en la nube que te permite colaborar eficazmente con tu equipo y gestionar todos los aspectos de tu proyecto de forma eficiente. Es uno de los sistemas de gestión de proyectos más conocidos y en él confían grandes marcas como Airbnb, Hootsuite, Western Union y Fitbit, así que sabes que estás en buenas manos.

Gestionar sus proyectos con Wrike es fácil, y el uso de este software puede ayudarle a usted y a su equipo a ser más productivos sin perder el control total de su proyecto.

Wrike puede ayudarle a agilizar y centralizar el trabajo, reforzar la planificación de sus proyectos, perfeccionar el proceso de ventas, aumentar la colaboración en tiempo real (y las actualizaciones en tiempo real) a través de las herramientas de colaboración nativas y mejorar la visibilidad, todo en el mismo sitio. Además de gestionar sus proyectos actuales, Wrike también le permite ver un historial de los proyectos que usted y su equipo han completado, por lo que puede mirar hacia atrás en su año, y aprender de los proyectos anteriores.

Cada persona de tu equipo sabrá quién está a cargo de cada tarea, para que nada se olvide y cada uno tenga sus propias responsabilidades y plazos. Poder ver en qué están trabajando todos los miembros del equipo puede ayudar a aumentar la responsabilidad, garantizando que todas las tareas se completen y que todo el mundo esté de acuerdo.

Al principio de cada jornada, cualquier miembro del equipo puede consultar el panel de control para ver cuáles son sus tareas y responsabilidades para el día, lo que reduce la necesidad de reuniones y ahorra horas de tiempo a lo largo de la semana, ya que todo el mundo puede dedicarse a su trabajo.

El marco esencial de Wrike se compone principalmente de carpetas, proyectos y tareas. Las carpetas son principalmente para contener y organizar archivos y otra información para sus proyectos y pueden ser codificadas por colores para ayudarle a mantener las cosas organizadas.

Los proyectos son, por supuesto, sus proyectos reales. Los proyectos tienen un propietario (o propietarios), fechas de inicio y fin, y muchas tareas con un objetivo final. Aquí también se puede utilizar un código de colores.

Por último, tenemos las tareas. Las tareas se asignan a una persona que es responsable de completarlas, y cada tarea tiene una llamada a la acción para completarla.

Wrike es adecuado para todo tipo de equipos, incluyendo la gestión de proyectos, marketing, creativo, y más, para que todos los equipos dentro de su empresa puedan agilizar su flujo de trabajo en un solo lugar, y los equipos puedan reunirse para colaborar, o hacer su parte en los proyectos cuando lo necesiten.

Un diagrama de Gantt interactivo le ofrece una visión clara de sus proyectos y le ayuda a optimizar su planificación con el análisis de la ruta crítica. También dispone de informes avanzados en tiempo real y una vista de la carga de trabajo que le permite supervisar su progreso y ver exactamente dónde están asignados sus recursos en cada momento. Las herramientas de gestión de recursos utilizan una interfaz de arrastrar y soltar, por lo que puedes reasignar fácilmente a los miembros del equipo si lo necesitas, para asegurarte de que cada miembro del equipo tiene la misma cuota de trabajo y nadie está sobrecargado de trabajo.

Cuando se trata de flujos de trabajo, puedes crear fácilmente plantillas de correo electrónico para estandarizar tu proceso, ahorrándote tiempo con cada proyecto y asegurándote de que todos tus equipos trabajan de la misma manera. Puedes editar las plantillas de cada proyecto para asegurarte de que no hay nada innecesario o irrelevante para el proyecto.

Además de crear sus propias plantillas, Wrike ofrece una selección de plantillas prediseñadas que puede utilizar, dependiendo del tipo de proyecto en el que esté trabajando.

Las aprobaciones de proyectos y tareas te permiten, como gestor o supervisor, aprobar cualquier trabajo de tu equipo antes de que se complete. El miembro del equipo puede enviar una solicitud de aprobación y usted tiene la oportunidad de dar su opinión haciendo clic en cualquier área del documento y escribiendo notas, para luego aprobarlo o solicitar cambios.

Independientemente del tipo de empresa o proyecto, usted puede hacer que Wrike funcione como herramienta de gestión de proyectos, porque es realmente flexible y adaptable.

Se integra con la mayoría de aplicaciones conocidas, para que puedas conectar tu Wrike a cualquier otra cuenta que le resulte útil para gestionar su proyecto, por ejemplo CRMcorreo electrónico, chat/messenger, redes socialesalmacenamiento de archivos, CMS y mucho más.

Características principales de Wrike

• Gestión de tareas y subtareas
• Diagrama de Gantt
• Integraciones avanzadas, incluida Salesforce
• Cuadros de mando compartibles 
• Colaboradores
• Campos personalizados y flujos de trabajo
• Informes en tiempo real
• Análisis gráfico
• Calendarios 
• Formularios de solicitud
• Aprobación de proyectos y tareas
• Control del tiempo
• Grupos de usuarios y permisos
• Espacio de trabajo con marca 
• Aplicación móvil de gestión (aplicación móvil fácil de usar)

Ventajas de utilizar Wrike (Pros)

• Organice todo lo que necesita para completar su proyecto, incluido el presupuesto, los recursos, el calendario, etc., desde un único lugar.
• Colaborar con miembros del equipo de cualquier departamento
• Ahorrar tiempo que normalmente se dedicaría a reuniones asignando al personal tareas y responsabilidades diarias.
• Mayor responsabilidad, ya que cada miembro del equipo puede ver en qué está trabajando el resto.
• Las aprobaciones de proyectos y tareas garantizan que todo el trabajo esté al día antes de que se considere finalizado.
• Distribuir equitativamente la carga de trabajo entre los miembros del equipo y ver en qué está trabajando el resto del equipo.
• Las aprobaciones de proyectos y tareas garantizan que todo el trabajo esté al día antes de que se considere finalizado.
• Distribuya equitativamente la carga de trabajo entre los miembros del equipo y vea de un vistazo cómo se asignan sus recursos para garantizar que sigue siendo equitativo.
• Cree plantillas para su flujo de trabajo que puedan volver a utilizarse en futuros proyectos, garantizando un estándar de empresa.
• Existe un sencillo plan gratuito para pequeñas empresas con equipos de hasta 5 personas

Las desventajas de utilizar Wrike (Cons)

Actualmente no existe una función de chat o mensajería en directo para enviar mensajes a los miembros del equipo, tienes que "Mencionar" al miembro del equipo con el que quieres comunicarte dentro de los comentarios (@teammember), aunque puedes utilizar una integración como HipChat para conseguirlo.

Aunque existe un plan de versión gratuita (no sólo una prueba gratuita), los planes de pago son ligeramente más caros que otras herramientas de gestión de proyectos comparables.

Wrike vs Trello: Revisión de Trello 2021

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que no sólo te ayuda a colaborar con otras personas en tareas de trabajo, sino que también te permite organizar y compartir proyectos personales, como vacaciones y proyectos de reforma del hogar, para que puedas gestionar toda tu vida desde un único panel.

Empezar a utilizar Trello es muy sencillo. Los tableros de Trello son básicamente listas de tareas (tarjetas o listas de tareas Kanban) que tienes que completar.

Puedes añadir comentarios, cargar archivos, crear fechas de vencimiento, añadir etiquetas y mucho más a cada tarjeta, y a medida que completes las tareas de tu lista de control, una barra de progreso te permitirá saber en porcentaje en qué punto de tu proyecto te encuentras.

Puedes invitar a tantos colaboradores a cada tablero como necesites, y asignar tareas a diferentes usuarios de Trello. Es realmente fácil asignar una persona a una tarea, simplemente arrastra y suelta la persona a la que quieres asignar la tarea, a la tarjeta relacionada con la tarea.

Puedes iniciar discusiones con los miembros del equipo y añadir comentarios y archivos adjuntos si es necesario. Para asegurarte de que los miembros son notificados, puedes "mencionarlos" en un comentario (@teammember) e incluso puedes utilizar emojis para animar las cosas. Las listas de comprobación y las fechas de vencimiento garantizan que te mantengas al tanto de todas tus tareas e incluso puedes añadirlo todo a un calendario con la función "Calendar power up", o a tu propio iCal si lo prefieres.

Todo en Trello sucede en tiempo real, así que independientemente de si estás viendo tus tableros de Trello en tu ordenador o en una aplicación móvil en tu teléfono, verás instantáneamente cuando se ha hecho una actualización sin necesidad de seguir actualizando tus páginas de destino. Si tienes muchos tableros y colaboraciones en Trello, puedes agrupar a la gente en equipos como tu empresa, proyectos especiales, familia, amigos o cualquier otro grupo que quieras crear.

Tener un equipo te permite poner todos los foros relacionados con tu "Equipo" en un solo lugar. Por ejemplo, si tienes un equipo para tu empresa, podrás ver todos los tablones de tu empresa en el área de perfil de tu equipo. Las empresas más grandes pueden incluso crear diferentes equipos para diferentes departamentos.

Cada tablero de Trello tiene su propia dirección de correo electrónico dedicada, por lo que puedes crear tarjetas y hacer comentarios por correo electrónico. Esto significa que cuando recibas una notificación por correo electrónico de Trello puedes responder directamente sin necesidad de entrar en la aplicación, y cualquier archivo adjunto que incluyas también se añadirá automáticamente a los tableros.

Butler es la automatización incorporada de Trello, que es un 'Power up' que se puede añadir a tus tableros. Butler te permite crear comandos sencillos para automatizar cualquier tarea repetitiva simple, ahorrándote tiempo y añadiendo proceso al flujo de trabajo de tu equipo.

Puede crear reglas que se activen automáticamente cuando se realicen acciones en tableros que incluyan determinadas tareas. También puede crear botones de tarjeta personalizados que ejecuten determinadas tareas una vez que se haga clic en ellos, botones de tablero que ejecuten la misma tarea en todo un tablero y comandos de fecha que ejecuten una tarea en una fecha determinada.

Dado que Trello está basado en la nube, puedes acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo, lo que lo convierte en una gran opción para equipos remotos que necesitan comunicarse y colaborar en proyectos.

Si hay algo que quieras conseguir con Trello que no pueda hacer ya, puedes aprovechar las muchas integraciones disponibles, incluida Salesforce, SlackGoogle Drive, etc. Trello también dispone de una API pública y gratuita para desarrolladores, por lo que si tu empresa dispone de una aplicación o plugin propio, puedes conectar Trello y utilizarlo para gestionar tus proyectos.

Características principales de Trello

• Tablones personales ilimitados
• Tarjetas ilimitadas 
• Listas ilimitadas
• Tableros de equipo
• Automatización de tareas
• Observadores
• Fondos y adhesivos personalizados 
• Colecciones del tablero
• Plantillas de tableros de equipo
• Potenciadores

Ventajas de utilizar Trello (Pros)

• Trello es una forma fácil y divertida de colaborar con tu equipo y gestionar proyectos personales y de trabajo. 
• Curva de aprendizaje muy sencilla
• Tableros de estilo Kanban satisfactoriamente sencillos
• Es una herramienta muy conocida, por lo que es posible que su equipo ya la conozca y sepa cómo utilizarla
• Existe un plan gratuito con un número ilimitado de usuarios
• Trello es una gran herramienta para cualquiera a quien le guste ver los proyectos visualmente
• Trello funciona en tiempo real, por lo que no es necesario actualizar la página para ver las actualizaciones.
• Muy fácil de entender y trabajar para cualquiera 
• Nunca se le pasarán los plazos, cada tarjeta puede tener asignada una fecha de vencimiento, y cuando se acerque la fecha de vencimiento la tarjeta se volverá roja para hacerle saber que la tarea debe completarse urgentemente.
• Trello se puede utilizar en cualquier dispositivo, incluso relojes y teléfonos
• Trello tiene una interfaz de "arrastrar y soltar" muy fácil de usar
• Trello tiene muchas integraciones si tienes tiempo de investigar (puedes integrar Google Drive, por ejemplo, en los tableros).

Las desventajas de usar Trello (Cons)

Aunque Trello es una excelente herramienta de gestión de proyectos, puede no ser adecuada para proyectos más grandes con equipos globales y verdadera colaboración debido a su simplicidad. Trello tampoco cuenta con herramientas útiles como diagramas de Gantt, rastreador de pivote o rastreadores de tiempo que pueden ser útiles para proyectos más grandes.

También hay un soporte al cliente limitado, especialmente para la versión gratuita. Dado que Trello es un software de aplicación de servicios en línea basado en la nube, no hace falta decir que lamentablemente no se puede utilizar cuando no tienes datos o wifi.

Trello tampoco está diseñado para casos especiales, sino que es una herramienta general de gestión de proyectos. Dicho esto, puedes modificarlo para utilizarlo como CRM si tienes un presupuesto limitado.

¿Para quién es mejor Trello?

Mientras que Trello es ideal para proyectos pequeños, Wrike es mejor para proyectos MÁS GRANDES. Si tiene muchos proyectos con un equipo distribuido, las funciones y vistas añadidas de Wrike son mucho más útiles que Trello.

Precios: Comparación de la solución de gestión Wrike vs Trello

Precios de Wrike

Wrike tiene un plan gratuito (no sólo una prueba gratuita), así como dos planes principales de pago: Profesional y Empresas. Si sus necesidades son mayores de lo que ofrece el plan Business puede póngase en contacto con Wrike para obtener un presupuesto de planes específicos para vendedores, servicios profesionales y empresas.

El plan gratuito te permite tener hasta 5 usuarios y te da acceso a la vista de tablón, gestión de tareas, compartición de archivos, flujo de actividad en tiempo real, vista de hoja de cálculo, integraciones básicas, aplicaciones de escritorio y móviles, integraciones de almacenamiento en la nube y 2 GB de almacenamiento.

El plan profesional te permite tener entre 5 y 15 usuarios, y cuesta $9,80 por usuario al mes. Este plan incluye todo lo del plan gratuito, además de gestión de tareas y subtareas, diagramas de Gantt, integraciones avanzadas, paneles compartibles, colaboradores, desde 5 GB de almacenamiento y 15 GB de subida de vídeos al mes.

Entonces tenemos el Plan de empresa que es adecuado para equipos de entre 5 y 200 usuarios y cuesta $24,80 por usuario al mes. Este plan incluye todo lo del plan profesional, así como campos y flujos de trabajo personalizados, informes y notificaciones en tiempo real, plantillas de informes, análisis gráficos, calendarios, formularios de solicitud, aprobaciones de proyectos y tareas, herramientas de seguimiento del tiempo, grupos de usuarios y permisos, integraciones con Salesforce, un espacio de trabajo con marca, 50 GB de almacenamiento y 15 GB de cargas de vídeo al mes.

Si desea probar Wrike, puede inscribirse en su sitio web. plan gratuito aquí.

Precios de Trello 

Al igual que Wrike, Trello también tiene un plan gratuito disponible sin restricciones de prueba gratuita. El plan gratuito te permite tener usuarios ilimitados, tableros personales ilimitados, tarjetas ilimitadas, listas ilimitadas, hasta 10 tableros de equipo, 1 tablero superior de poder, automatización y comandos sencillos, y 50 ejecuciones de comandos al mes.

El plan Business Class cuesta $9,99 al mes por usuario e incluye todo lo del plan gratuito, así como atención al cliente prioritaria, observadores, fondos y pegatinas personalizados, tableros de equipo ilimitados, colecciones de tableros, plantillas de tableros de equipo, potenciadores ilimitados, campos personalizados, límites de listas, repetidor de tarjetas (bueno para tareas recurrentes), vista de calendario, vista de mapa, votaciones, automatización avanzada con Butler y funciones de seguridad.

El plan Enterprise, a diferencia del plan Business, comienza en $20,83 por usuario al mes para 300 usuarios o menos. El precio es dinámico, por lo que cuantos más usuarios tenga, más barato será el precio por usuario. Por ejemplo, si tiene 1000 usuarios, el precio baja a $12,92 por usuario, y para 5000 usuarios el precio baja a $5,92 por usuario.

Este plan incluye todo lo del plan de la clase Business, así como la gestión de tablones públicos, la incorporación personalizada, los permisos para toda la organización, los tablones visibles para la organización y las restricciones de archivos adjuntos.

Si quieres probar Trello, puedes inscribirte en su programa para siempre plan gratuito aquí.

Preguntas frecuentes

Conclusión final: Wrike vs Trello

Tras analizar en profundidad las herramientas de software de gestión Wrike y Trello, hemos llegado a un veredicto.

En general, el ganador es...

Wrike¡! (Volveremos al software de gestión Trello en un minuto). Wrike ofrece una potente y sofisticada herramienta de gestión de proyectos que te permite colaborar con los miembros de tu equipo (herramientas de colaboración) y organizar todo tu proyecto desde un único lugar.

Tiene todo lo que necesitas para organizar tu equipo y estar al tanto de cosas importantes como el progreso del proyecto, el presupuesto o la asignación de recursos. Incluso incluye herramientas como diagramas de Gantt para ayudarte a visualizar los plazos de tu proyecto, y rastreadores de tiempo para que puedas ver cuánto tiempo está llevando cada tarea.

La aprobación de la gestión de tareas garantiza que todo el trabajo se realiza de acuerdo con los estándares requeridos antes de que se considere "finalizado", y se puede informar fácilmente si aún queda trabajo por hacer en un documento que se ha enviado para su aprobación.

Wrike simplemente tiene más funciones que Trello, y muchas de las características de las herramientas que tiene Wrike serían muy importantes a la hora de gestionar un proyecto grande.

Hablemos ahora de Trello.

Aunque no fue la ganadora absoluta, diríamos que basándonos en los planes gratuitos, Trello es mucho mejor. Para proyectos pequeños, Trello es una gran opción, y mucha gente podría arreglárselas con el plan gratuito por completo, ya que incluye todo lo necesario para gestionar proyectos pequeños y medianos.

La otra ventaja de Trello es que también puedes utilizar tu cuenta para alojar tus propios tableros personales, como listas de comprobación para tus vacaciones o la reforma de tu cocina.

El plan gratuito de Trello le permite tener colaboradores ilimitados, mientras que el plan gratuito de Wrike sólo le permite tener 5. Esto hace que sea muy fácil para la gente a utilizar Trello como un organizador de la vida en general, así como para el trabajo, mientras que Wrike sería sólo para el trabajo.

Trello es también la opción más barata, por lo que es una gran opción para las grandes empresas que están ejecutando muchos proyectos pequeños y medianos. La belleza de Trello reside en su sencillez. Cualquiera puede utilizarlo para cualquier cosa, pero esto en sí mismo puede significar que no es adecuado para proyectos individuales más grandes, que es donde Wrike entra en juego.

ResumenHe probado Trello y Wrike. Trello funcionó inicialmente para un tablero Kanban básico, pero a medida que crecíamos necesitábamos más funcionalidades (integraciones, análisis, datos). Sin embargo, Wrike no era tan fácil de usar. Terminamos yendo con monday.com aquí (lo mejor de ambos mundos, fácil de usar y con muchas funciones). 

Esperamos que este análisis le haya ayudado a decidir cuál de estas herramientas de gestión de proyectos es la más adecuada para usted y su empresa.

Puedes probar cualquiera de estas herramientas de software de gestión para ver si te gusta cómo funcionan, ya que cada una ofrece un plan gratuito.

Pruebe Wrike gratis aquíy prueba Trello gratis aquí.

Trello y Wrike comparados con otras plataformas de gestión de proyectos

Si todavía tienes curiosidad por saber qué otras soluciones de gestión de proyectos existen y cómo se comparan Wrike y Trello, echa un vistazo a estos artículos comparativos.

Wrike Alternativa Software de gestión de proyectos

• Asana vs Wrike: ¿Es mejor Asana o Wrike?
• Comparación entre Wrike y MS Project
• Comparación entre Wrike y Basecamp
• Wrike vs Smartsheet para la gestión del trabajo
• Wrike vs Teamwork Herramienta de colaboración
• Comparación entre Wrike y ClickUp

Trello Herramientas alternativas de colaboración en el trabajo

• Comparación entre Trello y Favro
• Comparación entre Trello y monday.com
• Trello vs Notion para la planificación de proyectos
• Comparación entre Trello y Teamwork
• Comparación entre Trello y Slack
• Comparación entre Trello y ClickUp