Revisión y guía de Wrike

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Aunque la gestión de proyectos suele parecer un esfuerzo invisible en el gran esquema de las cosas, admitámoslo, es la columna vertebral del éxito empresarial. 

Cualquier empresario o gestor de proyectos conoce los retos que plantean los cambios de tareas y responsabilidades, que dificultan mantener una visión clara de lo que está pasando. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo está haciendo? ¿Cuándo hay que hacerlo? Son sólo algunas de las cosas que hay que tener controladas. 

Con el aumento constante de las exigencias a los gestores de proyectos, no es de extrañar que cuatro de cada cinco jefes de proyecto dicen que no pueden pasar sin un software de gestión de proyectos. 

Al igual que la mayoría de los gestores de proyectos representados en esta estadística, a medida que mi negocio sigue creciendo, cada vez me resulta más difícil gestionarlo todo con una simple lista de tareas pendientes escrita en un cuaderno anticuado. Esto me ha despertado la curiosidad por investigar qué herramientas de gestión de proyectos existen y qué pueden ofrecer. 

Wrike es una de esas opciones que aparece repetidamente en las rondas de publicaciones de blogs y en las búsquedas de Google. Así que hoy voy a profundizar en qué consiste Wrike.

Alerta de spoiler: Es un potente software de gestión de proyectos más adecuado para las agencias de marketing y creativas. Te explicaré qué funciones puedes esperar de Wrike, cuánto cuesta y cualquier otra cosa que necesites saber.

Hay mucho que hacer, así que empecemos.

Mi punto de partida

En general, Creo que Wrike es un potente software de gestión de proyectos que ofrece a los usuarios informes altamente personalizables, cuadros de mando y muchas funciones de nivel empresarial. 

Pero, por desgracia, Creo que su precio y su pronunciada curva de aprendizaje lo sitúan ligeramente fuera del alcance de las pequeñas empresas o los equipos pequeños (<20 usuarios).. Aun así, las agencias de marketing o creativas más destacadas encontrarán que sus características se adaptan perfectamente a sus necesidades. Para la mayoría de las operaciones de pequeñas empresas y organizaciones nativas digitales, yo optaría por algo como monday.com o ClickUp.

Acerca de Wrike

Como ya he insinuado, Wrike es una herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a gestionar múltiples proyectos complejos de manera eficiente. Desde su lanzamiento en 2006, ha creado un público fiel de más de 20.000 organizaciones en todo el mundo, incluyendo nombres notables como Siemens, Lyft, Nickelodeon, ¡e incluso Google!

El mayor atractivo de Wrike es su capacidad de personalización. Puede adaptar todo lo que Wrike ofrece a sus necesidades a medida. Por ejemplo, puede modificar los cuadros de mando, los formularios de solicitud, los flujos de trabajo y los informes.

Wrike también se apoya en la IA para automatizar y perfeccionar sus procesos de trabajo y viene con herramientas de comunicación avanzadas, como el procesamiento de documentos y los comandos de voz.

Características principales de Wrike

Como habrás adivinado, Wrike es una herramienta de productividad repleta de funciones, incluidas las capacidades empresariales. Por ejemplo, gestión de recursos, facturación, seguimiento del tiempo y gestión de carteras. 

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, vamos a echar un vistazo más de cerca a sus características principales:

Personalización del espacio de trabajo

Como se mencionó anteriormente, uno de los puntos de venta más importantes de Wrike es su capacidad de personalización. Por ejemplo, puede crear tipos de elementos personalizados para reflejar mejor sus procesos de negocio y terminología.

Para los no iniciados, un tipo de elemento puede ser una plantilla de tarea o proyecto totalmente personalizada y adaptada a las necesidades de su organización. Por ejemplo, puedes crear un tipo de elemento personalizado para informes de errores, historias de usuario, solicitudes, objetivos, etc.

Puede ajustar aún más su panel de control eligiendo cómo ver sus proyectos, como listas, tableros, tablas, resúmenes de diagramas de Gantt, flujos o registros de tiempo. También puedes centrarte en archivos, recursos específicos, análisis o revisar proyectos en un calendario.  

Por último, puedes crear formularios de solicitud personalizados para recoger la información exacta que necesitas. Por ejemplo, en una plantilla de informe de errores, puedes solicitar información como la gravedad del error, si se ha reproducido, la dificultad estimada para resolverlo, etc.

Una vez recopilada la información, puedes autoasignar tareas a los equipos adecuados. Esto resulta muy útil para los flujos de trabajo de aprobación de diseños, control de calidad y mucho más.

Flujos de trabajo y automatización

Wrike viene con plantillas de flujo de trabajo pre-construidas. Algunas de ellas están diseñadas explícitamente para los siguientes casos de uso:

• Gestión de eventos
• Entrega del producto 
• Empleado incorporación
• Procesos de aprobación
• Clarificar los briefings creativos

...y mucho más.

Pero también puede crear flujos de trabajo automatizados desde cero utilizando el generador de flujos de trabajo sin código de Wrike. Esto le permite crear rápida y fácilmente flujos de trabajo utilizando la lógica empresarial pertinente (es decir, la lógica si/entonces que reacciona a eventos predefinidos). 

Por ejemplo:

• Decidir a quién se notifica un cambio
• Asignar tareas o cambiar su estado automáticamente
• Aclarar quién debe aprobar el trabajo antes de que pase a la siguiente persona.

...y mucho más.

Incluso puede automatizar los informes de riesgos basados en IA para poner de relieve los aspectos preocupantes de sus proyectos. Por ejemplo, acercarse al presupuesto máximo o tareas pendientes que podrían retrasar el cumplimiento del plazo del siguiente hito importante del proyecto.

Gestión de recursos de Wrike

Wrike proporciona información sobre cuánto trabajo se asigna a los miembros del equipo y cuánto tiempo y esfuerzo queda disponible para una tarea o proyecto.

Por ejemplo, puedes revisar en la parrilla del calendario la cantidad diaria, semanal o mensual de "esfuerzo" que puede extender cada usuario o función laboral. También verás a qué tareas ya está asignado el esfuerzo de tu personal y qué parte de su tiempo ocupará una tarea.

Por último, el calendario también destaca los días no laborables para que pueda planificarlos. El esfuerzo se calcula en función de la duración estimada de las tareas. 

Wrike también viene con el seguimiento del tiempo. Es decir, sus equipos pueden registrar automáticamente sus horas de trabajo, crear hojas de horas y calcular las horas facturables. Esto también es útil para la visibilidad de las tareas, ya que se puede ver cuánto tiempo lleva cada tarea y estimar mejor cuánto tiempo hay que planificar para futuros proyectos.

Colaboración en Wrike

Puede mejorar la colaboración en equipo utilizando los calendarios compartidos de equipo de Wrike. Aquí puede aclarar los plazos y mantener al equipo al día con información precisa. Además, Wrike mantiene un registro de los cambios realizados en una tarea y alerta a los miembros del equipo involucrados. Esto es ideal para las tareas que requieren pruebas visuales, ya que su equipo puede revisar rápidamente las novedades y la evolución de los cambios a lo largo del tiempo. 

Además, cada tarea o archivo cargado tiene su propia sección de comentarios, para que tu equipo pueda mantener un registro de todas las tareas. debates centrados en un tema.

Por último, puedes invitar a clientes, contratistas, proveedores y otros invitados a colaborar contigo sin coste adicional. Esto funciona de maravilla si quieres mantener a tus clientes informados del progreso del proyecto. 

Gestión de activos digitales de Wrike

La gestión de activos digitales de Wrike le ayuda a usted y a su equipo a mantener la cohesión de la marca en todos sus canales. Para empezar, puedes publicar y gestionar activos de marca como logotipos, plantillas para redes sociales, tipografía e imágenes.s directamente en Wrike. 

Más concretamente, puede buscar activos por palabra clave y metadatos o navegar visualmente por sus activos. También puede adjuntar recursos a las tareas. Esto es útil si quieres proporcionar una referencia visual rápida que explique mejor lo que la tarea debe lograr, como una maqueta de diseño o un gráfico que describa las instrucciones. También es práctico que los colaboradores puedan comentar directamente los activos para dejar comentarios y aclaraciones. 

En este punto, creo que también hay que mencionar que Wrike se integra con las aplicaciones de Adobe Creative Cloud, por lo que puedes cargar y revisar activos fácilmente.

Generar facturas

También puede utilizar Wrike para agilizar su facturación. Ya hemos mencionado la útil función de seguimiento del tiempo que le ayuda a contar las horas facturables. Junto con esto, puede generar rápidamente facturas y realizar un seguimiento de los campos financieros. 

Además, puede datos de sincronización con plataformas de contabilidad como QuickBooks y Xero para crear facturas precisas y pagar a su equipo a tiempo. 

También puede hacer que Wrike notifique a sus clientes acerca de los próximos pagos para minimizar los retrasos. Para ello, puede crear calendarios de pago, incluidas las dependencias de tareas, y resaltar cuándo se necesita un pago para que pueda continuar con la siguiente tarea.

Análisis de Wrike

Wrike también sirve como un sólido software de informes de proyectos, que le da una visión de 360 grados de su trabajo:

Más concretamente, puedes:

• Compruebe en tiempo real el progreso y la información sobre proyectos, tareas y productividad. Incluso puedes seleccionar filtros para personalizar qué analizar.
• Visualice los datos de la forma que mejor se adapte a sus necesidades utilizando varios diseños para la gestión del trabajo. Por ejemplo, columnas, barras, líneas, gráficos circulares y de áreas, tablas, mapas de árbol, gráficos polares, etc.
• Realice el seguimiento de los presupuestos utilizando las herramientas de gestión presupuestaria integradas. 
• Importe datos de 50 herramientas de marketing digital diferentes a Wrike.
• Supervise la salud de las carteras de proyectos haciendo un seguimiento de las inversiones, los gastos, la utilización del presupuesto, el progreso general de finalización, los proyectos activos, etc.
• Informe sobre los recursos de tiempo del proyecto, como las horas facturables y el tiempo empleado por tarea.

Creo que también merece la pena destacar que los análisis son totalmente personalizables para diversas funciones de gestión del trabajo.

Por ejemplo, puede crear cuadros de mando específicos que incluyan tantos widgets de análisis como desee para obtener informes más avanzados.

Aplicaciones e integraciones de Wrike

Wrike se integra con una amplia gama de aplicaciones para agilizar sus procesos de negocio y trabajar sin problemas junto con su pila de tecnología existente.

Las integraciones se organizan en categorías que incluyen CMS, almacenamiento de archivos, integraciones de correo electrónico, chats y mensajería, CRM, inteligencia empresarial y mucho más.

A continuación he enumerado algunas de las integraciones más destacadas de Wrike:

• Salesforce
• Microsoft Teams
• Google Drive (Google Docs)
• Adobe Creative Cloud
• GitHub, Jira
• Slack
• Paquete Microsoft Office
• Dropbox

Hay 35 integraciones en total.

Facilidad de uso de Wrike

Uno de los mayores puntos fuertes de Wrike es su panel de control único, que le permite revisar todos los datos de su proyecto de un vistazo. El panel contiene tres columnas con una visión completa de sus flujos de trabajo, por lo que puede ver los detalles de sus tareas y proyectos sin tener que navegar a otro lugar. Esto facilita la gestión de los recursos y no deja nada ambiguo. 

Aparte de este panel intuitivo, sin embargo, Wrike tiene una curva de aprendizaje empinada para la gestión del trabajo, especialmente para los principiantes. La configuración inicial y la incorporación pueden ser abrumadoras. Aunque Wrike ofrece formación para ayudarle a empezar, es posible que desee dedicar menos tiempo a aprender a utilizar el software.

Atención al cliente de Wrike

Puede ponerse en contacto con el equipo de soporte de Wrike a través de un sistema de tickets, con tiempos de respuesta inferiores a 24 horas. Para los usuarios de pago, la asistencia por chat en directo está disponible las 24 horas en días laborables, y puedes ponerte en contacto con el equipo por teléfono.

También puede adquirir asistencia premium adicional, que reduce los tiempos de respuesta de los tickets a menos de una hora y le permite acceder a asistencia telefónica y por chat en directo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Para obtener información sobre precios, tendrás que ponerte en contacto directamente con Wrike. 

El Centro de Ayuda también incluye tutoriales interactivos, un foro comunitario, vídeos explicativos y una amplia gama de artículos de texto que exploran distintas funciones.

Además, Wrike ofrece muchos recursos valiosos en su sitio web. Por ejemplo, seminarios web sobre productividad, recursos del equipo de marketing, gestión de clientes y mucho más. Además, todos los meses se celebran seminarios web en directo.

Precios de Wrike

Aunque Wrike puede ahorrarte dinero al reducir el tiempo que pasas organizando proyectos, por supuesto, tiene su propio precio. 

Para aquellos escépticos sobre el software, un plan gratuito ayuda a los equipos a empezar y es una excelente manera de comprobar las capacidades de Wrike. Este plan limita el almacenamiento de tu cuenta a 2 GB, pero incluye lo siguiente:

• Planes de trabajo para toda la cuenta
• Gestión de tareas y subtareas (creación de tareas generales, así como de los pasos más pequeños que conducen a su finalización).
• Acceso a la tabla y a la vista Kanban
• Usuarios ilimitados

...y mucho más. Sin embargo, hay un límite de 200 tareas activas (incluidas las subtareas) en las que puedes trabajar en un momento dado, por lo que es probable que los equipos más ocupados tengan que actualizarse tarde o temprano.

Ahora vamos a echar un vistazo más de cerca a los planes premium de Wrike:

El plan profesional cuesta $9,80 por usuario y mes:

En el plan Wrike Pro, obtendrá:

• 2 GB de almacenamiento por usuario
• Formularios de solicitud dinámicos 
• Automatización del flujo de trabajo
• Gráficos Gantt interactivos
• Cuadros de mando compartibles
• Integraciones de productividad
• Integraciones de almacenamiento en la nube 
• Puedes invitar a colaboradores (ideal para trabajos de agencia o servicios profesionales similares)

El plan de empresa cuesta $24,80 por usuario y mes y desbloquea, entre otras cosas:

• Flujos de trabajo personalizados
• Plantillas y planos de flujos de trabajo personalizados
• Tipos de artículos personalizados
• Aprobación de proyectos y tareas
• Informes en tiempo real
• Formularios de solicitud y calendarios
• Funciones de gestión de recursos, carga de trabajo y seguimiento temporal
• Esfuerzo y distribución del tiempo
• Extensiones para Adobe CC
• Permisos de usuario y de grupo
• 5 GB de almacenamiento por usuario

Por fin, hay un plan Enterprise. Tendrá que ponerse en contacto con Wrike directamente para obtener un presupuesto personalizado. Esto viene con todas las características del Plan de Negocios, además de características estándar de la empresa como los permisos de administrador, políticas de contraseña, inicio de sesión único, informes de auditoría de usuario, y mucho más. También aumenta el almacenamiento a 10 GB por usuario.

Características adicionales del software de gestión de proyectos Wrike

Además de las funciones básicas anteriores, Wrike ofrece una serie de funciones adicionales por un precio extra. Estos complementos son útiles para casos de uso específicos:

• Integración de Wrike, por ejemplo, desbloquea el acceso a integraciones y automatizaciones con más de 400 aplicaciones.
• Cerradura Wrike le ayuda a cifrar datos y a mejorar sus capacidades de auditoría para una seguridad de nivel empresarial.
• Sincronización bidireccional de Wrike es ideal para equipos que utilizan herramientas como Jira y Github. En otras palabras, equipos técnicos que quieran mejorar sus colaboración remota.
• Información de marketing de Wrike proporciona información sobre el rendimiento de las campañas en más de 50 herramientas, como Marketo, varias plataformas publicitarias, redes sociales, etc.

Tendrás que solicitar un presupuesto para estas prestaciones.

Ventajas e inconvenientes de Wrike

Antes de terminar, aquí están las ventajas y desventajas más notables de Wrike:

Ventajas de Wrike

• Existe un plan freemium.
• El alto grado de personalización de Wrike hace que sea una buena opción para los equipos creativos y de marketing con más necesidades de gestión de proyectos a medida.
• La asignación y el seguimiento de tareas son relativamente sencillos.
• Wrike incorpora un sistema de seguimiento del tiempo y la carga de trabajo.
• Su intuitivo panel de control de Wrike le permite revisar los proyectos de un vistazo.
• Se beneficiará de análisis detallados en tiempo real.
• Wrike viene con un montón de herramientas de colaboración.
• Los planes premium de Wrike incluyen asistencia telefónica y chat en directo 24 horas al día, 5 días a la semana.

Contras de Wrike

• Wrike impone limitaciones de almacenamiento por usuario en todos los planes
• Algunas funciones clave, como los flujos de trabajo, los informes en tiempo real y los formularios de solicitud, sólo están disponibles con un plan más caro.
• Hay una curva de aprendizaje para entender todas las características de Wrike.
• Los planes premium no son muy asequibles para las pequeñas empresas. 
• La asistencia 24/7 tiene un coste adicional
• Wrike tiene una aplicación móvil, pero esta aplicación no es la más fácil de usar o funcional. Por ejemplo, no puedes mover o editar tareas en la aplicación.

Alternativas a Wrike

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, por lo que si Wrike no le convence de inmediato, he enumerado algunas alternativas que merece la pena tener en cuenta:

Lunes.com

Otra alternativa popular a Wrike es Lunes.com. Esta intuitiva herramienta de gestión de proyectos cuenta con una interfaz similar a la de las redes sociales, a la que los nuevos usuarios se acostumbran fácilmente. También cuenta con ingeniosas funciones de programación de tareas que permiten a los equipos planificar los proyectos con antelación. Precios a partir de $8 por usuario y mes.

Más información: monday.com vs Wrike.

ClickUp

ClickUp es otra herramienta muy completa y adecuada para creativos. Incluye herramientas únicas de gestión de proyectos, como hojas de ruta y sprints. Las hojas de ruta muestran exactamente qué pasos hay que dar para que un proyecto llegue a su fin y qué queda por hacer.

Por el contrario, los sprints animan a los empleados a realizar más tareas rápidamente midiendo el rendimiento de cada empleado para introducir un poco de competitividad. ClickUp también le permite colaborar en documentos, le ayuda a establecer y gestionar objetivos y le permite visualizar informes en tiempo real en cómodos cuadros de mando. Precios a partir de $5 por usuario y mes.

Más información: ClickUp vs Wrike. 

Celoxis

Una completa herramienta web de gestión de proyectos y colaboración en equipo con diversas funciones de clase empresarial. Celoxis es más fácil de usar que Wrike y cuenta con un servicio de atención al cliente de calidad. También es ideal para el seguimiento del tiempo y los costes y tiene diagramas de Gantt interactivos similares. Los precios de Celoxis empiezan en $25 por usuario y mes.

Trello

Esta sencilla herramienta de gestión de tareas se centra en la vista Kanban y permite organizar los proyectos en tarjetas y columnas. Es más adecuada para equipos pequeños o individuos que no tienen necesidades inmensamente complejas y quieren sumergirse directamente en una herramienta sin mucho onboarding. Existe una generosa versión gratuita, y los planes premium cuestan a partir de $5 al mes por usuario.

Más información: Trello vs Wrike.

Otras menciones honoríficas a la gestión de proyectos

Aunque no son mis principales alternativas, estas soluciones de planificación de proyectos suelen considerarse similares:

• Proyecto Zoho
• Proyecto Microsoft

Preguntas frecuentes

Revisión de Wrike: Mi veredicto final

En resumen, Creo que Wrike tiene mucho que ofrecer cuando se trata de la gestión de proyectos y la colaboración en equipos de proyectos. Es una de las mejores herramientas para obtener rápidamente una visión general de los proyectos y carteras complejas, gestionar las relaciones con los clientes y gestionar los pagos. Además, con la gestión de recursos y presupuestos de Wrike, ninguna parte de su proyecto se queda sin apoyo.

Sin embargo, esto significa que Wrike es a menudo abrumador para los principiantes o las empresas con necesidades menos complejas.. Sus características son tan abundantes que hay una buena probabilidad de que no todo el mundo va a necesitar todas las funciones de Wrike, como tal, la etiqueta de precio puede hacer Wrike un mal ajuste si usted no sabe exactamente lo que quiere del software.

Así que con eso en mente, recomiendo Wrike a los vendedores más establecidos, gestores de proyectos y agencias que buscan capacidades de nivel empresarial y necesitan estadísticas avanzadas en tiempo real. Sin embargo, si usted está en el mercado para algo con menos de una curva de aprendizaje y características más simples, mira algunas de las alternativas más baratas de Wrike, incluyendo Lunes.com, Trelloo ClickUp.

¡Eso es todo por mi parte! Me encantaría conocer tu opinión sobre Wrike en los comentarios.