Qué es la gestión ágil de proyectos

Última actualización en diciembre 4, 2023 por Ewen Finser

El éxito de cualquier proyecto depende de la capacidad de una organización para gestionar eficazmente los procesos de desarrollo, prueba y entrega. Los proyectos que no alcanzan sus objetivos, se salen del presupuesto o incumplen los plazos suelen ser el resultado de una gestión y una planificación inadecuadas. Por estas razones metodologías de gestión de proyectos existe.

Reducir el riesgo de fracaso exige disciplina, un enfoque organizado y proactivo y, lo que es más importante, la metodología adecuada. La gestión ágil de proyectos es un marco que ayuda a los equipos a ejecutar proyectos con mayor rapidez y eficacia.

En esencia, la gestión ágil de proyectos es un conjunto de principios utilizados para crear un entorno que permita a los equipos responder con rapidez a los cambios.

Pero la gestión ágil de proyectos no se limita a responder a los cambios. También se trata de capacitar a los equipos, permitiéndoles trabajar en colaboración y con autonomía para alcanzar los objetivos de sus proyectos. Este artículo explicará qué es Agile, cómo funciona y por qué los equipos lo necesitan para garantizar el éxito de sus proyectos.

Lo esencial por adelantado

Agile aporta valor al cliente de forma iterativa e incremental, centrándose en la mejora continua a través de la colaboración entre equipos interfuncionales.

Un enfoque ágil de la gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a ofrecer resultados más rápidos y de mejor calidad, al tiempo que fomenta el compromiso de los empleados y la satisfacción laboral. Permite a los equipos adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas de los clientes y a los objetivos empresariales con una interrupción mínima. 

Introducción a Agile: ¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La gestión ágil de proyectos es una forma revolucionaria de abordar la tarea de gestionar proyectos complejos. Es un conjunto de herramientas y técnicas diseñadas para ayudar a los equipos de proyecto a producir resultados en un entorno en constante cambio. Más conocido por su enfoque incremental e iterativo del desarrollo, Agile permite a los equipos ofrecer productos de calidad con el mínimo riesgo y la máxima eficacia.

Agile utiliza sprints, o ciclos cortos de desarrollo, para dividir y priorizar rápidamente las tareas. Este enfoque permite a los equipos obtener información de las partes interesadas más a menudo y hacer los cambios necesarios más pronto que tarde. Cada sprint comienza con una planificación y termina con una revisión, asegurándose de que el equipo se centra tanto en las metas generales como en los objetivos diarios.

Agile también crea medidas de responsabilidad introduciendo demostraciones y retrospectivas periódicas. Estas medidas permiten al equipo mantener el rumbo e identificar áreas de mejora. Además, Agile fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas, desde los desarrolladores hasta los clientes, lo que se traduce en una comunicación más transparente y mejores resultados.

En principios de Agile son sencillas pero eficaces: Divida las tareas complejas en partes pequeñas y manejables, priorice cada paso y esté preparado para adaptarse rápidamente. Con la gestión ágil de proyectos, los equipos pueden alcanzar el éxito cumpliendo plazos ajustados. No es de extrañar que hoy en día sea el enfoque preferido de muchas empresas. 

Historia de Agile

En los años 70, las industrias aeroespacial, de defensa e informática utilizaban enfoques tradicionales de gestión de proyectos que conducían a la creación de productos obsoletos e innecesarios. Algunos abandonaron proyectos a mitad de su desarrollo porque el problema que se abordaba cambió antes de que pudieran entregar un producto útil. Los clientes no recibieron lo que habían pagado y las empresas perdieron tiempo y dinero.

Métodos de desarrollo como Rapid Application Development (RAD), Feature Driven Development (FDD), Extreme Programming (XP) y Scrum surgieron de la necesidad de mejorar la gestión de los proyectos. Pasaron de seguir rígidamente los planes a responder con rapidez y eficacia a los cambios. Las metodologías ágiles hunden sus raíces en estas prácticas anteriores.

Cómo surgió la metodología ágil

El desarrollo de software en los años 90 era lento y engorroso. El método Waterfall dominaba el panorama del desarrollo de software y no conseguía ofrecer productos de calidad con prontitud. Imagínese la frustración de esperar meses por un producto para descubrir que no satisfacía las necesidades del cliente.

En Manifiesto Ágilpublicado en 2001 por un grupo de 17 ingenieros y desarrolladores de software (Alianza Ágil), fue el primer paso hacia una mejor forma de trabajar.  En él se esbozaban 12 valores y principios básicos para la gestión de proyectos, haciendo hincapié en la necesidad de una entrega continua de valor, una colaboración entre equipos y la retroalimentación de los clientes para impulsar el desarrollo de productos. 

Agile fue una respuesta a los rígidos y formulistas procesos de desarrollo de software del pasado. Se alejó de las largas e interminables fases de gestión de proyectos en cascada y se centró en iteraciones rápidas con frecuentes ciclos de retroalimentación.  Los equipos pueden aportar valor de forma más rápida y eficaz dividiendo un proyecto en partes más pequeñas. La metodología Agile permite a los equipos esforzarse constantemente por mejorar e introducir los cambios necesarios a medida que avanza el proyecto.

Gestión de proyectos ágil frente a gestión de proyectos en cascada

La gestión de proyectos en cascada es una gestión de proyectos tradicional que se basa en un enfoque secuencial para completar las tareas. Este método consiste en dividir un proyecto en etapas más pequeñas y completar cada paso individualmente siguiendo un orden. 

Por otro lado, la gestión ágil de proyectos es un enfoque iterativo utilizado para proyectos de desarrollo de software. Esta metodología funciona desarrollando rápidamente el producto en varios sprints cortos, añadiendo características y solucionando cualquier problema sobre la marcha. El proceso sigue un ciclo de diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento.

La principal diferencia entre la gestión ágil de proyectos y la gestión de proyectos en cascada es su enfoque. Waterfall se basa en un orden lineal para completar las tareas, mientras que Agile utiliza un método iterativo que permite una revisión más frecuente del proyecto.

Además, Agile hace hincapié en la comunicación a lo largo de toda la vida del proyecto, mientras que Waterfall se centra más en la documentación y el proceso.

Los cuatro valores de la gestión ágil de proyectos

El manifiesto ágil destaca cuatro valores fundamentales. Estos valores son los cimientos de la gestión ágil de proyectos y se esfuerzan por aportar una mejor forma de trabajar mediante la colaboración y la respuesta rápida.

A continuación se ofrece una visión general de cada valor con una interpretación de lo que significa para la gestión ágil de proyectos.

1. Individuos e interacciones sobre Procesos y Herramientas: Este valor hace hincapié en la importancia de formar relaciones sólidas entre los miembros del equipo, los clientes, las partes interesadas y otras partes interesadas. También es esencial reconocer que los procesos deben ser lo suficientemente flexibles como para permitir que los individuos trabajen juntos de manera eficiente.
2. Software de trabajo en lugar de documentación exhaustiva: Los proyectos ágiles deben centrarse en la entrega de software funcional en lugar de documentación exhaustiva, ya que es más probable que esto conduzca a resultados exitosos. Los equipos pueden validar ideas y responder rápidamente a los cambios centrándose en el desarrollo de software.
3. Colaboración con los clientes sobre la negociación de contratos: La gestión ágil de proyectos valora la colaboración con el cliente por encima de la negociación de contratos y hace hincapié en el desarrollo de soluciones que satisfagan las necesidades del cliente. Esto requiere un enfoque colaborativo para trabajar juntos, dar prioridad a los comentarios del cliente y responder rápidamente a los cambios o peticiones.
4. Responder al cambio más que seguir un plan: Como los proyectos cambian y evolucionan continuamente, es importante responder con rapidez y eficacia. Este valor anima a los equipos a anticiparse a los cambios y adoptarlos como parte del proyecto, en lugar de ceñirse rígidamente a un plan que quizá ya no sea pertinente o aplicable.

Aunque Agile da prioridad a los elementos del lado derecho (personas, software de trabajo, colaboración con el cliente, respuesta al cambio) sobre los del lado izquierdo (procesos y herramientas, documentación exhaustiva, negociación de contratos y seguimiento de un plan), esto no significa que no sean aspectos importantes de la gestión de proyectos.

Es importante tener en cuenta todos los aspectos de un proyecto cuando se utiliza una metodología ágil.

Los 12 principios de la gestión ágil de proyectos

Además de los cuatro valores fundamentales, el manifiesto ágil también esboza doce principios para la gestión ágil de proyectos. Estos principios garantizan que los equipos puedan seguir una metodología ágil de la forma más eficaz posible.

El manifiesto expone estos principios del siguiente modo:

• El primer principio es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software. Los equipos deben esforzarse por entregar software operativo lo antes posible, respondiendo rápidamente a los comentarios de los clientes y a los cambios en el proyecto.
• En el segundo principio, los cambios en los requisitos son bienvenidos, incluso en fases avanzadas del proceso de desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio adaptándose rápidamente a la nueva información y los nuevos requisitos.
• El tercer principio es entregar con frecuencia software operativo. Este principio anima a los equipos a Entregar software operativo con la mayor frecuencia posible, normalmente entre unas semanas y un mes, pero cuanto más breve sea el plazo, mejor..
• El cuarto principio hace hincapié en colaboración entre los desarrolladores y las partes interesadas de la empresa a lo largo de todo el proyecto. Esta colaboración implica trabajar juntos para garantizar la comprensión mutua, el acuerdo sobre el alcance y la dirección, y la retroalimentación periódica entre los miembros del equipo.
• En el quinto principio, los equipos deben esforzarse por crear proyectos en torno a personas motivadas. Hay que darles la el entorno y el apoyo necesarios para tener éxito y la confianza de que pueden hacer el trabajo..
• Según el sexto principio, la conversación cara a cara dentro de un equipo de desarrollo es la mejor forma de comunicación. Por ello, los equipos deben esforzarse por tener miembros diversos y físicamente ubicados y, si es posible, trabajar en el mismo espacio.
• El séptimo principio hace hincapié en software de trabajo como principal medida de progreso. Los equipos deben esforzarse por entregar software que funcione, no sólo artefactos como documentos y presentaciones.
• En el octavo principio, los procesos ágiles fomentan el desarrollo sostenible. Los usuarios deben poder mantener un ritmo constante a largo plazo sin agotarse ni sacrificar la calidad.
• El noveno principio es Atención progresiva a la excelencia técnica. Un buen diseño mejora la agilidad, y el equipo de desarrollo debe esforzarse por alcanzar la excelencia técnica a lo largo de todo el proyecto.
• La sencillez, como décimo principio, es esencial. Esto anima a los equipos a centrarse en lo importante e ignorar las distracciones.
• El undécimo principio establece que el las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados. Estos equipos deben ser capaces de desarrollar soluciones creativas de forma independiente en lugar de depender únicamente de la gestión descendente.
• Por último, el duodécimo principio es reflexionar periódicamente y adaptarse en consecuencia. La reflexión y la adaptación continuas forman parte integrante de la gestión ágil de proyectos. Los equipos deben revisar periódicamente los progresos realizados, identificar las áreas susceptibles de mejora y realizar los ajustes necesarios. 

Estos 12 principios son el núcleo de la gestión ágil de proyectos y deberían estar en el corazón de cualquier proyecto ágil de éxito. Entender estos principios puede ayudar a los equipos a tomar decisiones informadas y garantizar que los proyectos avancen en la dirección prevista. 

¿Cómo funciona Agile?

Agile es más una mentalidad que un proceso o marco específico. Basa sus metodologías en el concepto de mejora continua y flexibilidad. Por tanto, es una forma de trabajar abierta y adaptable, sin una fórmula exacta para el éxito. 

Agile hace esencialmente lo siguiente

• Capacita a los desarrolladores de software en el proceso de desarrollo animándoles a tomar decisiones dentro de un marco estructurado.
• Adopta un enfoque iterativo a corto plazo para el desarrollo de software, dividiendo los grandes proyectos en partes más pequeñas que pueden completarse rápidamente.
• Utiliza la experiencia colectiva de los miembros del equipo para mantener los proyectos dentro del plazo y el presupuesto previstos. 
• Fomenta la colaboración entre todas las partes implicadas en el proyecto 
• Ofrece margen para el ensayo y el error, así como para la experimentación.
• Reconoce que el cambio es inevitable e incorpora flexibilidad para adaptarse a los cambios que puedan producirse durante el proceso de desarrollo.

Dado que la metodología ágil es abierta y adaptable, no existe un planteamiento único para todos los proyectos. Cada equipo debe encontrar su manera de trabajar dentro del marco ágil y aplicar los principios de la gestión ágil de proyectos. 

Al mismo tiempo, los equipos también deben reconocer que la agilidad no es una panacea para todos los proyectos y que a veces otros métodos pueden ser más apropiados. Independientemente de cómo se decida trabajar dentro del marco ágil, es esencial recordar que la agilidad solo funciona si los miembros del equipo se implican en sus resultados y participan en el proceso. 

Visión general de las cinco fases de la gestión ágil de proyectos

Los proyectos que utilizan el marco ágil suelen seguir un proceso de cinco fases. Los equipos pueden pasar por estas fases varias veces a lo largo de un proyecto, en función de sus necesidades. 

1. Prever: Un proyecto ágil suele empezar con una visión del producto final. Esta fase implica investigar y comprender las necesidades del cliente, crear una hoja de ruta para alcanzar sus objetivos y definir criterios de éxito. 
2. Especulando: Durante esta fase, los equipos intercambian ideas y especulan sobre posibles funciones y soluciones. También determinan qué características serán más valiosas para los clientes y las priorizan en consecuencia. 
3. Explorando: Esta fase es el núcleo de la gestión ágil de proyectos. Los equipos exploran distintas formas de construir el producto y desarrollan prototipos iterativos que pueden probar con los clientes. Les ayuda a asegurarse de que van por el buen camino y avanzan hacia su visión. 
4. Adaptación: A medida que los equipos construyen y prueban sus prototipos, aprenden más sobre las necesidades de los clientes y perfeccionan su producto en consecuencia. Esta fase hace hincapié en la flexibilidad y anima a los equipos a iterar rápidamente en respuesta a los comentarios de los usuarios. 
5. Entrega/cierre: La última fase es la entrega del producto final. Los equipos revisan su trabajo, introducen los cambios necesarios y entregan el producto final a las partes interesadas. 

A medida que los equipos avanzan por estas etapas, deben revisar periódicamente los progresos, identificar las áreas susceptibles de mejora y realizar los ajustes necesarios. De este modo, crean un ciclo de mejora continua que mantiene el proyecto en el buen camino y contribuye a garantizar su éxito. 

Explicación de los marcos ágiles: Los seis principales tipos de metodologías ágiles

Los marcos ágiles son los diversos procesos y prácticas que ayudan a los equipos a trabajar dentro del marco ágil. En esencia, proporcionan una estructura para garantizar la coherencia y el éxito en la gestión de proyectos. Algunas personas se refieren a ellos como subconjuntos o variaciones de la metodología ágil. 

He aquí seis de los marcos ágiles más populares: 

1. Scrum

Quizás el marco ágil más popular, Scrumes un proceso ligero que hace hincapié en la colaboración y los ciclos de desarrollo iterativos (sprints) para entregar primero las características de mayor valor. Es muy flexible e incluye funciones como las de Propietario del Producto, Scrum Master y Equipo de Desarrollo. 

A menudo se confunde Scrum frente a ágil. Scrum es un subconjunto de la metodología ágil y su enfoque de la gestión de proyectos es más prescriptivo. Scrum es una variante específica de agile que sigue ciertas reglas, procesos y procedimientos. 

2. Kanban

Kanban es un marco ágil para la gestión visual de proyectos que hace hincapié en limitar el trabajo en curso (WIP). Utiliza tableros para visualizar las tareas y su progreso desde el inicio hasta la finalización, y límites de flujo de trabajo para evitar que los equipos asuman demasiado trabajo a la vez. 

3. Lean

Lean es una metodología ágil que se centra en reducir los residuos y eliminar los pasos o procesos que no añaden valor al producto. Las organizaciones utilizan Lean para centrarse en el valor para el cliente, mejorar la eficiencia y asegurarse de que el proceso mejora continuamente. 

4. XP (Programación Extrema)

XP es una metodología ágil diseñada para crear software de alta calidad en poco tiempo. Hace hincapié en la comunicación entre desarrolladores, clientes y usuarios, y en los comentarios de cada parte interesada a lo largo del ciclo de desarrollo. Un equipo XP está formado por un cliente, desarrolladores y un tutor. 

5. FDD (Desarrollo Orientado a las Características)

FDD es un marco ágil que hace hincapié en el desarrollo de características en lugar de procesos. Incluye cinco actividades clave: desarrollo de un modelo general, elaboración de listas de características, planificación por características, diseño por características y construcción por características.

Cada actividad ayuda a los equipos a desarrollar primero las funciones de mayor valor y a asegurarse de que las prueban, validan y entregan correctamente. 

6. Cristal

Crystal es una metodología ágil que se centra en las personas y la comunicación. Al igual que otros marcos ágiles, fomenta la colaboración y hace hincapié en la flexibilidad. También incluye técnicas como la programación por parejas y la propiedad colectiva para garantizar que los equipos entreguen rápidamente código de la máxima calidad. 

Otros marcos ágiles

DSDM (Método de Desarrollo Dinámico de Sistemas), Scaled Agile Framework (SAFe), Disciplined Agile, Adaptive Software Development y Extreme Modeling. Cada uno de estos marcos tiene su propio enfoque de la gestión ágil de proyectos y puede ser más apropiado para unos proyectos que para otros. 

Preguntas frecuentes

Reflexiones finales

La gestión ágil de proyectos es una poderosa herramienta para que los equipos obtengan resultados de forma rápida y eficaz. Su flexibilidad permite a los equipos adaptarse a requisitos cambiantes, mientras que su enfoque en la colaboración crea un entorno de mejora continua.

Los equipos pueden utilizar cualquiera de sus diversos marcos para garantizar que sus proyectos avanzan con alta calidad y satisfacción del cliente. La clave está en encontrar el enfoque adecuado para las necesidades de tu equipo y proyecto, ya que cada marco ágil tiene sus puntos fuertes y débiles. Si lo consideras detenidamente, podrás obtener el máximo valor de la gestión ágil de proyectos.