Teamwork vs Asana: ¿Qué herramienta de gestión es más fácil de aprender?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

COVID-19 ha cambiado significativamente la forma de trabajar de muchos de nosotros. Ha separado a los equipos, obligándoles a colaborar desde casa, lo que ha planteado retos a muchos proyectos. Cuando no se puede estar físicamente en contacto con los compañeros, puede resultar difícil hacer un seguimiento de las tareas importantes. Asana resultan útiles.

Por eso, ahora más que nunca, software de gestión de proyectos es imprescindible. La plataforma adecuada tiene el poder de transformar por completo el funcionamiento de su equipo para que nunca se pase por alto ninguna tarea, se acelere el proceso de revisión y aprobación y se agilicen las operaciones. 

Así que hoy vamos a analizar dos de esas herramientas: Trabajo en equipo vs. Asana. Ambos afirman que ayudan a los equipos a seguir el ritmo de sus listas de tareas y facilitan la visualización de las tareas pendientes. Sin embargo, la pregunta sigue siendo, ¿cuál es mejor?

¿Está preparado para averiguarlo? Empecemos.

Principales diferencias entre Trabajo en equipo frente a Asana

Las principales diferencias entre Teamwork y Asana son:

• Teamwork viene con seguimiento del tiempo incorporado, mientras que Asana no. 
• Teamwork te permite editar los permisos para los clientes, mientras que Asana viene con permisos preestablecidos para invitados que no se pueden personalizar.
• Teamwork te permite crear múltiples asignados a las tareas, mientras que Asana no.
• Asana viene con potentes funciones de colaboración en equipo. Por ejemplo, puedes seguir las tareas de otras personas y utilizar hipervínculos para referirte a los miembros del equipo. En cambio, Trabajo en equipoes más básica.

Acerca del trabajo en equipo

Fundado en 2007, Teamwork aporta un montón de gestión de proyectos a la mesa. Esta solución sin complicaciones cuenta con la confianza de más de 20.000 empresas y se integra con herramientas empresariales esenciales como Microsoft Office y Teams, Google Drive, DropBox y muchas otras.

Pero, incluso sin estas prácticas integraciones, la funcionalidad de gestión de proyectos de Teamwork es muy potente por sí misma.

Acerca de Asana

Asanaproceden del equipo de ingeniería de Facebook, donde se sintieron frustrados por la ralentización de las operaciones a medida que se ampliaban. La coordinación del trabajo se hizo difícil, por lo que crearon una herramienta interna que podía reducir el tiempo dedicado a la gestión de los proyectos. "trabajar sobre el trabajo". 

Como tal, Asana pretende reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas tediosas y repetitivas que ralentizan los equipos.

¿Cómo?

Promoviendo un enfoque ágil de la gestión de proyectos y fomentando la mejora de la colaboración y la productividad.

Si avanzamos hasta hoy Asana tiene oficinas en todo el mundo y ayuda a equipos de más de 190 países. 

Características principales de Teamwork

Ambos Trabajo en equipo vs Asana son herramientas ricas en funciones con capacidades similares de gestión de proyectos. Dicho esto, comparemos su funcionalidad, empezando por Trabajo en equipo:

Gestión de proyectos

El trabajo en equipo te permite gestionar proyectos complejos con rapidez. Dispone de todas las herramientas necesarias para mantener los proyectos organizados. Por ejemplo, puedes crear tareas enriquecidas con comentarios, campos personalizados y carga de archivos.

También puedes crear subtareas y "equipos de proyecto" en los que los compañeros que colaboren en proyectos específicos puedan hacerlo en espacios separados. 

Además, puedes visualizar tu progreso de la forma que mejor se adapte a tu equipo, mediante diagramas de Gantt, líneas de tiempo, vistas de calendario, tableros y listas: ¡tú eliges! 

Teamwork también incluye informes de avance. Esto indica si vas por buen camino para terminar un proyecto a tiempo, calculando el ritmo al que se completan las tareas. Puedes establecer dependencias entre tareas, asignar trabajos a varias personas y fijar hitos y plazos.

También puede establecer desencadenantes automáticos que dicten lo que ocurre cuando una tarea alcanza una fase determinada. Por ejemplo, la tarea "corregir errores" podría asignarse inmediatamente a su equipo de control de calidad en el momento oportuno. 

Gestión de carteras

Las funciones de gestión de carteras de Teamwork proporcionan una visión general de todos tus proyectos a través de categorías de proyectos globales. Por ejemplo, puedes tener una cartera para tus proyectos de marketing y otra para tus proyectos web. Esto le permite mantener todo organizado con un control más granular.

Control del tiempo

Teamwork incorpora un sistema de control del tiempo que te permite supervisar fácilmente la duración de determinadas tareas. Pronto tendrás una idea clara de qué procesos llevan más tiempo del que deberían y podrían beneficiarse de alguna optimización. También puede realizar un seguimiento de las horas facturables, haciendo que rellenar las facturas sea una tarea mucho más fácil. 

Gestión de la carga de trabajo

Teamwork utiliza un sistema de colores para ayudarte a visualizar cuántas tareas está realizando cada miembro del equipo. De este modo, puedes ver de un vistazo si alguien está sobrecargado y, en consecuencia, puede tener dificultades para completar las tareas en el plazo previsto.

Con esta información a mano, puede reasignar estratégicamente algunas de estas tareas a miembros del equipo más disponibles.

Plantillas

Teamwork viene con un montón de proyectos útiles y plantillas de tareas. Por ejemplo, listas de control para la incorporación de clientes, plantillas de seguimiento de proyectos, plantillas de informes de errores, etc.  También puede crear plantillas personalizadas con campos adicionales y asignar reglas que trasladen automáticamente las tareas a la persona adecuada. Cuando se utiliza al máximo, esto puede contribuir en gran medida a acelerar el proceso de aprobación.

Acceso de clientes

Puede conceder acceso ilimitado a los clientes, es decir, puede añadir tantos clientes como desee y regular los permisos que tienen para ver y editar tareas. Los clientes pueden añadir comentarios, revisar el progreso, ver informes, subir referencias, etc., lo que permite una colaboración mucho más estrecha y productiva.

Productos complementarios

Además de las funciones básicas de Teamwork, puedes adquirir una serie de servicios complementarios para convertir Teamwork en una suite completa de gestión empresarial, entre los que se incluyen:

Espacios de trabajo en equipo: Este funciona de forma similar a herramientas como Google Drive, donde los miembros del equipo pueden colaborar en documentos en tiempo real. Puedes gestionar varios espacios a la vez y editar los permisos de acceso de cada uno.

Trabajo en equipo CRM: Aquí puede gestiona y lleva un registro detallado de tus contactos comerciales. También puedes crear flujos de ventas y configurar alertas y notificaciones para recordarte fechas importantes. 

Mesa de trabajo en equipo: Se trata de una herramienta de asistencia que permite el chat en directo en su sitio web. Puede configurar bandejas de entrada para sus agentes de soporte de modo que puedan recibir y responder a los tickets de soporte de los clientes. También puede crear documentación de autoayuda para que los clientes la consulten en su sitio web.

Chat de trabajo en equipo: Este es un canal de chat que permite a tu equipo relacionarse dentro de Teamwork de forma más informal.  

Funciones principales de Asana

Como ya hemos mencionado, el conjunto de características de Asana se solapa un poco con las de Teamwork. Dicho esto, vamos a explorar lo que Asana tiene que ofrecer:

Visibilidad del proyecto

Asana viene con un montón de diferentes vistas de proyecto, incluyendo, lista, línea de tiempo y vistas de calendario. La línea de tiempo te permite planificar proyectos en equipo para que puedas ver mejor la relación entre las tareas. Mientras que la vista de calendario proporciona una visualización más clara de cualquier hueco o solapamiento en tu calendario.

Gestión de proyectos

El núcleo de Asana son sus funciones de gestión de proyectos. Asana facilita la organización del trabajo en proyectos compartidos, iniciativas, reuniones, programas, etc., ya sea como listas o tableros.

También puedes crear tareas con subtareas que dividen los proyectos en trozos más manejables. Lo mismo ocurre con la posibilidad de añadir hitos. Esto hace que la visualización de los puntos de control importantes en el viaje de tu proyecto sea mucho más sencilla.

Además, puede asignar tareas a empleados concretos. Sin embargo, por desgracia, no hay forma de asignar múltiples destinatarios a una tarea. La única solución es crear copias de la tarea y enviarlas a todas las partes necesarias.  

Puedes adjuntar archivos a las tareas a través de DropBox y Google Drive. Además, con los campos personalizados, puedes añadir la información que desees a la tarea que estés configurando. Afortunadamente, los siguientes campos vienen de serie: fechas y horas de vencimiento, fechas de inicio y dependencias.

Puedes utilizar formularios para establecer un proceso de envío de solicitudes de trabajo. Por ejemplo, puedes crear un formulario que indique cómo debe ser un informe de error antes de entregárselo a un programador como tarea.

Puede agilizar aún más el proceso de aprobación asignando automáticamente las tareas finalizadas a las personas adecuadas para su aprobación. En la misma línea, puede crear plantillas personalizadas para proyectos y tareas.

También puedes crear equipos por departamentos, funciones laborales, participación en proyectos, etc. Aquí puedes establecer sus propios calendarios y conversaciones que puedes hacer públicos o privados. Esto permite a los distintos equipos trabajar sin bombardear a los demás con información que no les concierne. 

Por último, Asana también viene con un editor de texto que te permite escribir informes dentro del software.

Vistas e informes

Cada miembro del equipo dispone de una vista de "Mis tareas" que le ayuda a mantenerse al día de sus propios asuntos pendientes. También se obtiene una visión general en tiempo real de la carga de trabajo repartida entre los proyectos. A partir de ahí, puedes reequilibrar las tareas en consecuencia.  Puede ejecutar informes avanzados basados en criterios específicos y guardarlos de análisis de seguimiento de proyectos, asignados, etc. 

Controles administrativos

Puede asignar a proveedores, contratistas y socios acceso a su cuenta como "invitados". Puedes limitar el acceso a cualquier proyecto o crear equipos ocultos que trabajen en proyectos confidenciales. También puedes establecer proyectos de sólo comentarios, que te permiten compartir información sin que los destinatarios puedan editar nada. 

Por otro lado, si quieres conceder a determinados empleados más control sobre tu cuenta, puedes asignarles el estatus de administrador. Los administradores pueden eliminar, añadir y gestionar miembros y su configuración. 

Comunicación

Asana cuenta con una serie de funciones de comunicación. Por ejemplo, puedes hacerte seguidor de una tarea o proyecto y recibir notificaciones sobre cualquier actualización. También puedes comentar las tareas, enviar mensajes privados a otros miembros del equipo y crear estados para destilar datos destacados.

Características: ¡Es un empate!

Tanto Teamwork como Asana cubren una amplia gama de características. Teamwork ofrece seguimiento del tiempo, múltiples asignados e informes nativos.

Aunque Asana no tiene estas características, proporciona una multitud de herramientas de colaboración y comunicación en equipo que podrían adaptarse mejor a tu flujo de trabajo. Por lo tanto, la mejor opción depende de las necesidades de tu empresa y de tus preferencias personales. 

Teamwork vs Asana: Integraciones

Tu herramienta de gestión de proyectos no existirá en el vacío; probablemente querrás que se integre con tu pila tecnológica existente. Dicho esto, veamos qué integraciones ofrecen Teamwork y Asana:

Trabajo en equipo

En primer lugar, vale la pena señalar que Teamwork sólo desbloquea sus integraciones en sus planes premium. Dicho esto, Teamwork ofrece un montón de integraciones esenciales que hacen la vida más fácil.

Como ya hemos mencionado, algunas de sus integraciones más notables incluyen herramientas empresariales de Microsoft como Teams y Office. También se integra con otros pesos pesados como Slack, Hubspot, Dropbox, QuickBooks, Google Suite, One Drive y más. También dispone de varias integraciones de seguimiento del tiempo. 

Además de eso, Teamwork se integra con Zapier, lo que le permite conectarse con más de 2.000 herramientas sin escribir ningún código.

Asana

Asana ofrece integraciones similares, incluyendo Microsoft y Google Suite, herramientas de seguimiento del tiempo, software de contabilidad y más. Al igual que Teamwork, Asana también se integra con Zapier.

Cabe destacar la integración de Asana con Adobe Creative Cloud. Esto es especialmente útil para los equipos de diseño que comparten regularmente su progreso y soluciones de maquetas. A diferencia de Teamwork, Asana desbloquea la mayoría de sus integraciones con su plan gratuito.

Integraciones: El ganador es Asana

Asana y Teamwork cubren las mismas aplicaciones en su mayor parte, y ambas se integran con Zapier. Sin embargo, Asana tiene la ventaja aquí debido a su integración con Adobe Creative Cloud. Desafortunadamente, esto no es algo que Teamwork ofrezca. Además, Asana desbloquea el acceso a más integraciones que Teamwork en sus planes gratuitos y más baratos.

Teamwork vs Asana: Precios

Normalmente, el precio del software de gestión de proyectos aumenta con el tamaño del equipo. En consecuencia, pueden suponer un coste mensual elevado, por lo que es importante evaluar detenidamente si estás obteniendo la mejor relación calidad-precio. A la luz de esto, aquí tienes cuánto te costarán Teamwork y Asana:

Precios de Teamwork

Buenas noticias. Teamwork viene con un plan gratuito para siempre, que es excelente para individuos y equipos pequeños que recién se inician en la gestión de proyectos. Esto es lo que obtendrás sin pagar un céntimo:

• Puedes registrar hasta cinco usuarios
• Puedes crear y trabajar en un máximo de dos proyectos 
• Tendrás 100 MB de espacio
•  Acceso a las funciones estándar de gestión de proyectos de Teamwork, que incluyen: subtareas, dependencias (cómo se relacionan las tareas y qué hay que hacer antes de que pueda empezar el siguiente trabajo), etiquetas y filtros, vista de calendario, diagramas de Gantt y vistas limitadas de tablero y carga de trabajo, hitos y seguimiento del tiempo.

Para escalar sus operaciones a partir de ahí, hay dos planes de precios para elegir. Puedes probar ambos con la versión de prueba gratuita de 30 días de Teamwork. También hay disponible un paquete Enterprise.

Sin embargo, tendrás que llamar directamente a Teamwork para obtener un presupuesto personalizado. El programa Enterprise aumenta tu almacenamiento a más de 500 GB y te permite crear proyectos ilimitados. También recibirás un gestor de cuenta dedicado con seguridad y soporte empresarial.

Los dos planes de pago son los siguientes:

Pro ($10 por usuario y mes, facturado anualmente)

Aquí puedes dar de alta un número ilimitado de usuarios clientes que pueden revisar tareas, hacer comentarios y mantenerse al día del progreso de tu proyecto. También desbloqueas 100 GB de almacenamiento y puedes trabajar en hasta 400 proyectos. 

Además de las funciones estándar de gestión de proyectos incluidas en el plan gratuito, también obtendrá las siguientes integraciones: 

• Dropbox
• Slack
• Equipos MS
• Microsoft Office
• Cosecha
• QuickBooks
•  Xero
• Google Drive

...y tendrás acceso a las siguientes funciones adicionales:

• Herramientas de facturación
• Un número limitado de plantillas de tareas y proyectos
• Puedes añadir un número ilimitado de colaboradores con permisos de edición limitados
• Puedes agrupar a tus compañeros en equipos según los proyectos en los que estén trabajando
• Webhooks

Premium ($18 por usuario y mes, facturado anualmente)

Este plan viene con todo lo del plan Pro; sin embargo, puedes trabajar en 600 proyectos con 250GB de espacio de almacenamiento. También obtienes acceso a todas las integraciones de Teamwork y desbloqueas funciones avanzadas de gestión de proyectos como:

• 50 plantillas de proyectos
• Gestión de carteras
• Carga de trabajo y vistas del tablero ilimitadas
• Historial de cambios visible (puede consultar lo que se ha editado anteriormente)
• Informes de seguimiento (predicen si el proyecto va por buen camino para cumplir el plazo)
• Presupuestos temporales del proyecto
• Campos personalizados (puede añadir información adicional a las tareas)
• Integraciones adicionales como Hubspot, One Drive for Business, SharePoint y Microsoft Project
• Un dominio personalizado con SSL
• Subequipos
• Gestión de grandes volúmenes

Complementos de plataforma

Como ya hemos mencionado, Teamwork también ofrece varios complementos valiosos. Cubrimos algunas de estas herramientas en la sección de características, pero aquí están sus precios:

Mesa de trabajo en equipo: Este a partir de $7 por usuario y mes si se factura anualmente. 

Chat de trabajo en equipo: Esto cuesta $4 al mes con el plan Pro, facturado por usuario anualmente.

Trabajo en equipo CRM: Esto le cuesta $12 por usuario al mes, facturado anualmente.

Espacios de trabajo en equipo: Esto cuesta $8 por usuario y mes en el plan Starter. 

Precios de Asana

Los precios de Asana son muy similares a los de Teamwork. Ellos también ofrecen un plan gratuito y un periodo de prueba, con dos planes premium y una solución empresarial.

En primer lugar, vamos a explorar el plan gratuito; aquí puedes:

• Gestione un número ilimitado de tareas, proyectos y mensajes. 
• Accede a un registro de actividad infinito y a un almacenamiento de archivos ilimitado (sin embargo, los archivos no pueden superar los 100 MB).
• Registre hasta 15 miembros del equipo 
• Acceso a una vista de tablón, lista y calendario, así como a una vista general del proyecto. 
• Puede revisar las personas asignadas, las fechas de entrega y los resúmenes de los proyectos.
• Acceso a más de 100 integraciones

Sabemos lo que estás pensando; comparado con el plan gratuito de Teamwork, ¡Asana es increíblemente generoso! Entonces, ¿cómo mejoran esto sus planes pagos?

Premium ($10,99 por usuario y mes, facturado anualmente)

Además de todo lo incluido en el plan gratuito, el paquete Premium desbloquea:

• Formularios
• Reglas
• Hitos
• Búsqueda avanzada e informes
• Cuadros de mando
• Vista cronológica
• Equipos y proyectos privados
• Acceso a la consola de administración
• Invitados gratis ilimitados
• Dependencias de tareas
• Plantillas personalizadas
• Fechas de inicio
• Campos personalizados
• Asistencia prioritaria

Business ($24,99 por usuario y mes, facturado anualmente)

Similar a Teamwork, este nivel de precios desbloquea la gestión de carteras. Además, Asana proporciona:

• Integraciones avanzadas con Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau, Power BI
• Pruebas
• Bloquear campos personalizados
• Homologaciones
• Un creador de reglas personalizadas
• Vista de la carga de trabajo 
• Objetivos

Empresa

Por último, el plan Enterprise ofrece mayor seguridad y asistencia, incluidas cuentas de servicio, copias de seguridad interregionales y exportación y eliminación de datos. 

También viene con SAML. Si le interesa, póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener más información y un presupuesto.

Precios: El ganador es el trabajo en equipo 

Si sólo consideráramos los planes gratuitos, Asana ofrece una oferta mejor. 

Sin embargo, una vez que pasamos de los planes gratuitos a los de pago, Teamwork ofrece conjuntos de herramientas similares por un poco menos. Aunque la diferencia no es masiva, Teamwork es la opción más asequible sin comprometer sus capacidades.

Teamwork vs Asana: Atención al cliente

Si te encuentras con algún problema o si surgen preguntas, un excelente equipo de atención al cliente debe estar a mano para ayudarte. Con esto en mente, echemos un vistazo al tipo de atención al cliente que ofrecen Teamwork y Asana:

Trabajo en equipo

Teamwork tiene un montón de documentación de autoayuda en línea disponible en su centro de ayuda. Aquí encontrarás guías, tutoriales y mucho más. Teamwork también organiza seminarios web en los que ofrece demostraciones de productos, lo que es una excelente manera de obtener una visión general de la plataforma antes de comprarla.

Además, puedes ponerte en contacto con los agentes de atención al cliente de Teamwork por teléfono, chat en directo y correo electrónico, independientemente del plan de pago que utilices. El equipo opera entre las 7 AM y las 12 AM GMT, de lunes a viernes, y los fines de semana la cobertura es limitada. Sin embargo, siempre puedes enviar un ticket de soporte fuera de este horario. 

Asana

Asana tiene una gran cantidad de recursos en línea que van más allá de la documentación estándar del centro de ayuda. Además de materiales sobre cómo usar cada una de las funciones de Asana, encontrarás un foro de la comunidad donde puedes relacionarte con colegas y expertos de Asana. También puedes buscar e inscribirte en sus próximos eventos y unirte a los programas de la comunidad. 

También puedes visitar la Academia Asana, donde encontrarás cursos completos sobre el software. Esto cubre temas como la incorporación, lo básico, funciones avanzadas, consejos y trucos generales, seminarios web a pedido y más. Asana también ofrece recursos de gestión del trabajo en su sitio web para ayudarte a adoptar mejores prácticas. 

Sin embargo, si deseas comunicarte con el equipo de soporte de Asana, tu única opción es enviarles un correo electrónico. Asana se pondrá en contacto contigo lo antes posible. 

Atención al cliente: El ganador es el trabajo en equipo

Aunque nos encanta la cantidad de recursos de autoayuda que proporciona Asana, Teamwork ofrece una atención al cliente más fiable con su teléfono, chat en vivo y soporte por correo electrónico.

Trabajo en equipo vs Asana: Ventajas e inconvenientes

Hemos cubierto mucho terreno, así que pensamos que sería útil ofrecer una comparación clara de las ventajas y desventajas de Teamwork y Asana:

Ventajas del trabajo en equipo

• El trabajo en equipo ofrece precios asequibles
• Existe un plan gratuito para siempre
• Teamwork ofrece complementos integrales que puedes adquirir para formar una suite empresarial completa

Contras del trabajo en equipo

• Algunos usuarios han informado de fallos en la aplicación
• Planificar plazos y tareas con requisitos más complejos es más complicado de lo necesario
• El trabajo en equipo conlleva una pequeña curva de aprendizaje 

Ventajas de Asana

• Asana ofrece un plan gratuito muy generoso con tareas ilimitadas y hasta 15 miembros de equipo.
• Asana también ofrece prácticas funciones de gestión del tiempo y de la carga de trabajo
• Obtendrá acceso a potentes vistas de diagramas de Gantt y cronogramas para organizar y planificar los calendarios.

Contras de Asana

• Asana es un poco más caro, lo que puede aumentar rápidamente si tienes varios usuarios.
• No hay vista personal para ver tus propias tareas
• Al igual que Teamwork, muchas de las características de Asana vienen con un poco de curva de aprendizaje

Preguntas frecuentes

Trabajo en equipo vs Asana: Nuestras reflexiones finales

Teamwork y Asana son dos potentes herramientas con precios y características similares. No hace falta decir que esto hace que elegir un claro ganador entre los dos sea un reto.

En última instancia, puede que merezca la pena probar las versiones gratuitas de ambas plataformas para ver qué interfaz prefieres. Dicho esto, Teamwork puede ser ligeramente más fácil de usar para equipos pequeños en comparación con Asana, que aparentemente tiene una curva de aprendizaje más pronunciada.

Por el contrario, si la colaboración en equipo y la comunicación son tu prioridad, Asana es un poco más avanzado en esa área. Por último, vale la pena señalar que algunas características que Teamwork ofrece no están presentes en Asana, como los informes desglosados, las asignaciones múltiples y el seguimiento del tiempo. Sin embargo, esto se soluciona fácilmente con las muchas integraciones de Asana. 

Ahí lo tienes, nuestra opinión sobre el debate Asana vs Teamwork. ¿Cuál elegirías de los dos? Háznoslo saber en los comentarios. ¡Habla pronto!