Smartsheet vs Asana: ¿Qué herramienta deberías usar?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

"¿Qué herramienta de gestión de proyectos debo utilizar?". Esta es una pregunta que muchos propietarios de negocios se hacen cuando están tratando de decidir en qué software invertir. Existen muchas opciones y puede resultar difícil decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

No es ningún secreto que el mundo de la gestión de proyectos ha cambiado drásticamente en los últimos años. Atrás quedaron los días en que se utilizaban Proyecto Microsoft, Excely Palabra para gestionar tu flujo de trabajo. Hoy en día, hay muchas herramientas diferentes que puedes utilizar para ayudarte a hacer de todo, desde planificar una boda hasta gestionar un equipo entero en el trabajo.

Hoy vamos a comparar dos herramientas populares: Smartsheet frente a Asana - que pueden utilizarse como parte de un sistema de organización. Vamos a hablar de los pros y los contras de cada sistema, para qué sirve cada plataforma y te daremos información general sobre las características que ofrecen ambos sistemas para que puedas tomar una decisión con conocimiento de causa.

Principales diferencias entre Smartsheet y Asana

Las principales diferencias entre Smartsheet y Asana son:

Smartsheet es efectivamente una hoja de cálculo Excell muy inteligente, mientras que Asana está construida más como una herramienta de gestión de proyectos. Esto significa que Smartsheet se centra más en los datos y Asana da más prioridad a los proyectos y las tareas individuales.

Smartsheet tiene una gama de vistas de proyecto incluyendo Gnatt, tabla, calendario, e incluso el uso de tableros Kanban. Asana también tiene una gama de vistas de proyecto incluyendo calendario, tabla, lista, y también da acceso a un flujo de trabajo de tablero Kanban.

Smartsheet te permite colaborar y avisar a otros miembros del equipo mediante notificaciones y @menciones, mientras que Asana te permite escribir comentarios en proyectos específicos. También puedes @mencionar a personas en Asana para añadirlas a proyectos.

Con Smartsheet, puedes compartir informes y documentos a través de archivos adjuntos de correo electrónico, mientras que, con Asana, puedes compartir fácilmente archivos, imágenes y documentos directamente dentro de la herramienta adjuntándolos a los proyectos o tareas correspondientes.

En general, Smartsheet es ideal para aquellos que disfrutan trabajando en formato de hoja de cálculo, por ejemplo, aquellos que están familiarizados con Excel o Google Sheets. En comparación, Asana es ideal para un flujo de trabajo más centrado en proyectos. Para aquellos acostumbrados a Trello u otras herramientas de gestión de proyectos, Asana podría ser la mejor opción.

¿Qué es Smartsheet?

En 2006, la empresa Smartsheet se puso en marcha. Smartsheet es un software basado en la nube que permite a los usuarios crear y compartir hojas de cálculo. Se utiliza a menudo en las empresas para la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la colaboración en equipo.

La plataforma de ejecución de trabajo en línea tiene mucha flexibilidad, capacidad de compartir y de elaborar informes. Smartsheet es una herramienta popular para la gestión de proyectos y la colaboración. Su interfaz familiar de estilo hoja de cálculo, sus paneles de control fáciles de usar y sus vistas adaptables la hacen ideal para el seguimiento, la gestión y la colaboración en proyectos de todos los tamaños. Esencialmente, es funcionalmente comparable a Microsoft Excel o Google Sheets, y tiene una interfaz familiar.

¿Qué es Asana?

Asana es un software de gestión de proyectos que permite a los equipos gestionar sus actividades y hacer un seguimiento del progreso. Asana fue creada en 2008 por un cofundador de Facebook y un ex ingeniero de Google, y desde entonces no ha dejado de ganar adeptos. Es una herramienta web de gestión de tareas que permite a los equipos establecer proyectos, subdividirlos en subtareas y fijar fechas de vencimiento, así como asignatarios.

El programa, diseñado para facilitar a las organizaciones la gestión y el seguimiento de sus tareas cotidianas, así como de las empresas a largo plazo, permite a los empleados "hacer cosas increíbles juntos", al tiempo que siguen su evolución.

¿Para quién es Smartsheet?

El público de Smartsheet tiende a ser más bien una clientela del mercado medio. Lo utilizan empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta compañías de Fortune 500.

Smartsheet es para equipos que quieren aumentar la productividad y agilizar sus procesos, así como para aquellos que necesitan funciones más avanzadas de gestión de proyectos. Smartsheet es ideal para usuarios muy familiarizados con las hojas de cálculo y con conceptos básicos como filas, columnas e introducción de datos.

Pero también está orientado tanto a equipos técnicos como no técnicos. Gracias a esta característica, los usuarios pueden desarrollar soluciones basadas en potentes herramientas que cualquiera puede utilizar. Si está buscando una plataforma con la que su personal pueda empezar a trabajar sin tener que codificar un backend ni una curva de aprendizaje pronunciada, Smartsheet podría ser una opción excelente.

¿Para quién es Asana?

Asana es para equipos que buscan gestionar proyectos sin tener que depender del correo electrónico o las hojas de cálculo. Asana es ideal para organizaciones que desean seguir su progreso y mantener a todos actualizados sobre los avances de un proyecto. También es bueno para las empresas que necesitan gestionar los recursos de manera eficiente.

Además, si estás buscando un método para gestionar las operaciones diarias de tu personal, Asana es el camino a seguir. Este programa es ideal para personas que buscan una forma sencilla de gestionar su tiempo. Permite a los usuarios establecer proyectos y dividirlos en subtareas, lo que les permite ver rápidamente lo que está pasando.

¿Qué funciones ofrece Smartsheet?

Vista Gantt

La vista Gantt de Smartsheet es muy similar a la vista de Microsoft Project. Permite a los usuarios ver una línea de tiempo gráfica de su proyecto, incluidas las dependencias de las tareas y las fechas de inicio y finalización.

Vista del calendario

Si la vista Gnatt no es lo tuyo, la vista Calendario te dará una visión de pájaro de tu proyecto. La vista de calendario presenta todas las tareas de un proyecto específico en formato de calendario, lo que facilita ver qué queda por hacer y cuándo.

Vista de tabla/rejilla

La vista de tabla/rejilla también facilita a los usuarios ver qué hay que hacer y cuándo. Esta vista permite comparar fácilmente las tareas, hacer un seguimiento del estado y añadir dependencias.

Tableros Kanban

Para aquellos que les gusta trabajar en un tablero Kanban, Smartsheet tiene cubierto. El tablero Kanban de Smartsheet es muy personalizable y permite a los usuarios arrastrar y soltar tareas entre columnas para indicar su estado.

Edición de fórmulas

Smartsheet también ofrece edición de fórmulas, que es la capacidad de crear una hoja de cálculo dentro de una hoja de cálculo. Esto puede utilizarse para cálculos más complejos e informes más detallados.

Recordatorios y notificaciones

Smartsheet también ofrece recordatorios y notificaciones. El programa puede configurarse para enviar actualizaciones sobre un proyecto cuando se ha producido un cambio, o puede recordar automáticamente a los miembros del equipo las tareas que requieren su atención.

Comentarios y @ menciones

Smartsheet también ofrece comentarios y @ menciones. Esto puede ser útil si necesitas la opinión de los miembros de tu equipo o si quieres avisar a alguien de que se acerca una fecha límite.

Colaboración en equipo con Smartsheet

Cuando se trata de trabajar en equipo, Smartsheet ofrece varias opciones. Puede compartir elementos con usuarios individuales o configurar un elemento para que todos los miembros de su equipo puedan verlo. Si está buscando una forma de realizar un seguimiento del estado de varios proyectos, Smartsheet también es ideal para ello. Los usuarios pueden ver fácilmente lo que está pasando en cualquier proyecto que se les ha asignado y encontrar fácilmente los elementos que necesitan ser trabajados.

Smartsheet también ofrece integraciones con otros programas, como Dropbox y Google Drive. Puede cargar archivos directamente en Smartsheet o importarlos desde cualquiera de estas fuentes para acceder rápidamente a ellos cuando esté en medio de un proyecto. Esto facilita a los usuarios la incorporación de archivos ajenos a Smartsheet en sus proyectos.

¿Qué funciones ofrece Asana?

En comparación, Asana es un software de gestión de proyectos de una organización que fue construido para ayudar a los equipos a gestionar su trabajo diario, así como las iniciativas a largo plazo. También viene con varias características útiles, incluyendo:

Proyectos

Puedes dividir los proyectos en Asana en tareas y subtareas, tanto a nivel de equipo como de empresa. Cada proyecto puede tener un nombre, dividirse en categorías y desglosarse como tú elijas.

Subtareas

Las subtareas son tareas conectadas entre sí. Esto resulta ideal cuando es necesario dividir una tarea en partes más pequeñas y manejables.

Comentarios

Existe una función de comentarios en Asana que permite a los usuarios enviar comentarios desde la herramienta para hacer un seguimiento de los comentarios sobre cada proyecto/tarea que se ha establecido. Puedes dejar comentarios sobre una tarea o subtarea, y otros colaboradores podrán verlos. Esto es fantástico para obtener actualizaciones rápidas y mantenerse al día con los proyectos que son más difíciles de seguir.

Tareas

Las tareas son una característica fundamental de Asana. Te permiten categorizar proyectos y establecer fechas de vencimiento para cada uno, lo que es especialmente útil en la gestión de proyectos donde muchas tareas deben completarse simultáneamente. Los miembros del equipo pueden ver qué hay que hacer y cuándo hay que hacerlo. También puede asignar responsabilidades a distintas personas, lo que resulta útil para distribuir los trabajos.

Calendario compartido del equipo

Los usuarios de Asana pueden utilizar la función de calendario del software para programar reuniones para sus equipos. Esto debería proporcionarte una buena imagen de en qué están trabajando todos los miembros de tu equipo, así como de las limitaciones de tiempo a las que pueden enfrentarse.

Intercambio de archivos

Asana ofrece almacenamiento basado en la nube que es fácil de usar y te permite compartir tu información con otros usuarios de Asana. Puedes conectar Google Drive, Dropbox y Box para cargar tus archivos en Asana y facilitar la organización. Cualquiera con acceso a una tarea o subtarea puede ver los archivos arrastrados y soltados en ella, independientemente de los permisos.

Fechas de vencimiento

Establecer una fecha de vencimiento en las tareas, subtareas y proyectos permite a los usuarios realizar un seguimiento de cuándo debe realizarse una tarea en el futuro. Esto no le dirá si la tarea se ha completado, pero mostrará a los usuarios cuando el trabajo debe ser hecho por.

Control del tiempo

Asana incluye una función de seguimiento del tiempo si quieres llevar un registro de cuánto tiempo se tarda en completar un trabajo. Esto te permitirá ver cuánto tiempo se dedicó a cada actividad, así como cuándo comenzó y terminó.

Homologaciones

El sistema de aprobaciones de Asana te permite obtener la aprobación de tareas o proyectos de otra persona. Hay una función que te permite otorgar permiso a personas específicas antes de que su trabajo se considere terminado, así como qué tipo de aprobación se requiere (por ejemplo, diseño, código, etc.).

Colaboración en equipo con Asana

Asana se ha diseñado específicamente para la colaboración en equipo e incluye varias herramientas para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz.

La función de comentarios es ideal para intercambiar ideas sobre tareas o plantear preguntas, y la sección de calendario te permite estar al tanto de en qué están trabajando los demás. Asana los usuarios pueden cargar archivos de forma eficaz a través de la opción de compartir archivos, lo que elimina la molestia de pasar por procedimientos lentos que podrían perder datos importantes dentro de esos documentos, simplificando la vida cuando se intenta mantenerse al día con proyectos continuos.

¿Cómo se compara Asana con Smartsheet a nivel externo?

Smartsheet vs Asana: Facilidad de uso

Otro aspecto que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos es su facilidad de uso. De nada sirve tener un millón de funciones si no sabes cómo utilizarlas. Entonces, ¿cuál es más fácil de usar?

Las ventajas de Asana

Se puede argumentar que Asana tiene una interfaz más intuitiva, con su capacidad de arrastrar y soltar tareas en la barra lateral. Esto hace que sea más fácil para las personas que no están familiarizados con el software de gestión de proyectos o plataformas de seguimiento de tareas, ya que tendrán un tiempo fácil de aprender cómo funciona todo.

Asana está diseñado en torno al concepto de dividir las actividades en componentes más pequeños y fáciles de gestionar. Dependiendo de su tamaño y complejidad, los distintos equipos emplean diferentes herramientas, pero Asana ha demostrado su valor una y otra vez para todo tipo de equipos.

El software de gestión de proyectos suele estar diseñado para el gestor de proyectos, pero Asanaayudan a los equipos a gestionar sus cargas de trabajo. La pantalla de carga de trabajo permite ver las cargas de trabajo del equipo y personales, así como asignar niveles de esfuerzo a cada actividad.

Las ventajas de Smartsheet

En cuanto a la facilidad de uso, Smartsheet es ligeramente más complejo que Asana. Puede resultar abrumador para quienes no estén familiarizados con el software de hojas de cálculo.

La interfaz de Smartsheet está diseñada para que los usuarios puedan simplemente arrastrar y soltar las celdas para personalizar la hoja de cálculo a su gusto, lo que facilita su uso a los equipos más familiarizados con las hojas de cálculo. Smartsheet eficientemente.

La principal ventaja de utilizar este tipo de software es su flexibilidad: puedes crear varios proyectos y documentos, lo que permite a los miembros del equipo elegir los que necesitan sin tener toda la carga de trabajo delante. Pero cuando se trata de facilidad de uso, Asana tiene la ventaja.

Ganador

En nuestra opinión, tanto Asana como Smartsheet son excelentes herramientas para la gestión de tareas. Sin embargo, creemos que Asana es ligeramente más fácil de usar debido a sus funciones de arrastrar y soltar y sus flujos de trabajo más claros.

Smartsheet vs Asana: Atención al cliente

En lo que respecta a la atención al cliente, mantener el software de gestión de proyectos en funcionamiento es crucial. Si hay errores o problemas con el programa, necesitará a alguien que pueda solucionarlos. Ahí es donde entra en juego el servicio de atención al cliente. Entonces, ¿cómo se comparan Smartsheet y Asana cuando se trata de soporte al cliente?

¿Qué obtiene con Smartsheet?

Smartsheet ofrece diferentes opciones de soporte. Tienen una amplia base de conocimientos llena de artículos, guías de ayuda y vídeos. También tienen un blog activo donde se puede aprender más acerca de sus características.

Ofrecen funciones de chat, asistencia telefónica y ayuda por correo electrónico a todos sus usuarios, incluidos los de los planes más básicos. Se trata de una gran variedad de opciones de soporte que debería cubrir las necesidades de la mayoría de la gente.

¿Qué obtienes con Asana?

Asana también ofrece soporte por correo electrónico y una amplia base de conocimientos. También tienen tutoriales en línea, videos de capacitación y seminarios web. El foro de la comunidad de Asana es increíblemente útil, con usuarios que a menudo ofrecen soluciones a problemas que otros enfrentan.

Sin embargo, Asana no ofrece soporte telefónico, sin importar en qué planes estés. Esto significa que tendrás que ponerte en contacto con alguien por correo electrónico o usar el centro de ayuda si tienes algún problema.

Ganador

Cuando se trata de soporte al cliente, Smartsheet tiene la ventaja. Ofrecen una amplia gama de opciones de soporte y su equipo de atención al cliente es increíblemente útil cuando se trata de resolver cualquier problema que pueda tener con su software.

El centro de ayuda en línea de Asana, el foro de la comunidad y los seminarios web son recursos fantásticos para las personas que quieren aprender más sobre Asana. Sin embargo, si te encuentras con un problema y necesitas hablar con alguien directamente, no tienes suerte.

Smartsheet vs Asana: Precios

Cuando se trata de seleccionar el software de gestión de proyectos perfecto, el coste es siempre una de las principales preocupaciones. Buscas algo que sea asequible y que ofrezca una excelente relación calidad-precio, y el resultado final de tus exigencias y necesidades es una respuesta rentable.

¿Qué obtiene con Smartsheet?

Smartsheet ofrece una gama de precios, dependiendo de cuántos usuarios tengas y qué características necesites. Sin embargo, la primera diferencia con Asana es que no ofrecen un plan gratuito. Sin embargo, sus servicios de pago vienen con una prueba de 30 días, durante la cual puedes explorar las características y determinar si es la solución correcta para las necesidades de tu empresa - pero tendrás que introducir los datos de tu tarjeta para ello.

Los niveles que ofrece Smartsheet son:

• En Plan individual es la opción más barata de Smartsheet. Esta versión le ofrece diez hojas, un panel de control y cinco informes por una cuota. También tiene características como flujos de trabajo automatizados y varias vistas de proyectos, así como una interfaz fácil de usar. Este plan cuesta $14 al mes.
• A continuación, el Plan de empresa. Está pensado para equipos pequeños y medianos, y cuesta $25 por usuario/mes (pago anual.) Permite compartir 100 hojas por usuario con funciones mejoradas como marca personalizada, colaboradores infinitos, revisión y grupos gestionados.
• Por último, el Plan de empresa es para organizaciones con mayores carteras y demandas de uso. Con Smartsheet Enterprise, obtendrá acceso a toda la gama de herramientas de Smartsheet, así como atención al cliente prioritaria. Sin embargo, su tarifa mensual sólo está disponible bajo petición.

Smartsheet vs Asana

Asana ofrece tres paquetes diferentes: Premium, Business y Enterprise, además de un plan gratuito. El precio de Asana es por usuario y es ideal para equipos pequeños. Cuantas más personas haya en tu equipo, más caro será Asana. Incluso si obtienes todas las funciones que deseas, será costoso debido a su alto costo por usuario. Aquí puedes ver los precios de Asana:

• En Plan básico es gratuita y te permite crear listas, tablones y calendarios. Tendrás acceso a su útil complemento para Chrome, así como a su aplicación para móviles, que podrás utilizar para establecer fechas de vencimiento en las tareas. También puedes conectarlo con software externo y tener hasta 15 miembros del equipo trabajando en él al mismo tiempo.
• En Plan Premium incluye todo lo anterior, así como una vista cronológica, campos personalizados, formularios, reglas e hitos. Tendrás tu propia consola personal y podrás crear equipos y proyectos privados o públicos. Además, podrás invitar a un número ilimitado de personas gratuitas a tu cuenta, lo que es genial para colaborar con autónomos. Cada usuario de este plan cuesta $13,49 al mes.
• En Plan de empresa añade más funciones. Incluye carteras, campos personalizados bloqueables, pruebas, aprobaciones y seguimiento del flujo de trabajo. Tiene muchas otras ventajas, como la integración con los populares programas Salesforce y Tableau. Cuesta $30,49 por usuario al mes.
• Por último, el Plan de empresa es similar a Smartsheet en que sólo se basa en presupuestos. Para mejorar aún más las cosas, recibirá un acuerdo de nivel de servicio de 99% de tiempo de actividad. La capacidad de aprovisionar y desprovisionar usuarios, la personalización de la marca, el soporte prioritario (pero sin soporte telefónico) y la exportación y eliminación de datos son características adicionales de Enterprise.

Ganador

Asana gana cuando se trata de precios. Un plan gratuito es una excelente opción para equipos pequeños, además, el hecho de que puedas pagar por usuario es genial para empresas que están creciendo y necesitan más funciones. Sin embargo, si tienes un equipo grande, Asana puede llegar a ser bastante caro.

Smartsheet, por otro lado, ofrece una gama de precios para que pueda ser asequible para cualquier tamaño de empresa, pero su inconveniente es que no ofrece un plan gratuito, por lo que no hay forma gratuita de probar antes de comprar.

Smartsheet vs Asana: Integraciones

Las integraciones te permitirán mover datos sin esfuerzo entre las herramientas que ya utilizas. Por ejemplo, si tu equipo utiliza Slack para comunicarse internamente, pueden simplemente pegar archivos directamente en Smartsheet o Asana sin tener que copiar manualmente ningún enlace.

Esta es una gran característica si alguien no está disponible cuando se necesita hacer algo, lo que les permite simplemente enviar un correo electrónico con un enlace al archivo. Aunque tanto Smartsheet como Asana tienen integraciones, son algo diferentes.

Veamos qué ofrece cada instrumento:

¿Qué obtienes con Asana?

Asana tiene más de 150 integraciones, por lo que puedes vincularla con una gran variedad de programas, como Tableau, Google Drive y Gmail. La aplicación también es sencilla de incorporar a tu rutina, ya que interopera a la perfección con Github, Slack, MailChimp y Salesforce. De hecho, el programa tiene tantas conexiones que puede dividirse en nueve categorías: seguimiento del tiempo, informes, importadores, Google, comunicación, formularios, uso compartido de archivos, desarrollo y conectores.

Asana también cuenta con una amplia biblioteca de cientos de apps y herramientas para ayudarte a automatizar tus tareas diarias, lo que puede ahorrarte tiempo, dinero y esfuerzo. Es posible conectar Asana con otras aplicaciones y herramientas mediante la API.

¿Qué obtiene con Smartsheet?

Smartsheet se integra con más de 300 "conectores e integraciones", lo que la convierte en una de las integraciones más completas entre las herramientas de gestión de proyectos. Entre ellas se incluyen Microsoft Teams, Docusign, Outlook y Slack.

También se conecta a Zapier, lo que significa que puedes conectarlo con más de 2000 otras aplicaciones. Esto significa que si tu equipo utiliza un programa con el que Smartsheet no se integra, aún hay muchas posibilidades de que Zapier tenga una integración para él.

Ganador

El ganador de esta sección es Smartsheet. Aunque Asana tiene una larga lista de integraciones, no ofrece tantas opciones en comparación con las más de 300 ofertas de integración de Smartsheet. Puedes encontrar fácilmente una app que te permita conectarte con los demás programas y herramientas que utiliza tu equipo sin tener que recurrir a Zapier.

Preguntas frecuentes

Conclusión...

Aunque tanto Smartsheet como Asana son grandes herramientas de gestión de proyectos, tienen características diferentes. Asana es mejor para la comunicación en equipo y la gestión de tareas, mientras que Smartssheet es mejor para el seguimiento del progreso de los proyectos y la organización de datos.

Si lo que buscas es hacer un seguimiento del progreso de los proyectos de tu empresa u organizar una gran cantidad de información como registros de contacto de clientes o inventario de productos, entonces Smartsheet puede ser adecuada para ti. Sin embargo, si tu equipo necesita comunicarse entre sí para coordinar su trabajo o gestionar las tareas de forma eficaz sin atascarse con detalles innecesarios, entonces puede tener más sentido optar por Asana en su lugar.

En general, si tuviéramos que elegir entre Smartsheet y Asana, votaríamos por Asana. La herramienta es más fácil de usar y es más probable que ayude con la comunicación entre los miembros del equipo. Tiene muchas integraciones que hacen la vida más fácil a los equipos que utilizan varios programas. Por último, Asana ofrece un plan gratuito para que puedas probar las funciones antes de invertir dinero en ella.

Sin embargo, ambas opciones son estupendas para la colaboración en equipo y la gestión de tareas, por lo que, en última instancia, depende de las necesidades de tu equipo en concreto. Prueba ambas herramientas y descubre cuál te funciona mejor.