Guía de los mejores servicios de recepcionista virtual

Última actualización el 21 de junio de 2023 por Ewen Finser

Trabajar a distancia conlleva algunos retos únicos.

¿Qué ocurre cuando un cliente intenta llamarte mientras estás en una reunión, conduciendo o haciendo la pausa para comer?

Claro que los clientes pueden dejar un mensaje, pero cuando las tareas se acumulan, más mensajes de voz que resolver es otro trabajo más que añadir a tu plato.

Ahí es donde resultan útiles los servicios de recepcionista virtual.

Creo que los recepcionistas personales son un verdadero cambio de juego: los he utilizado en el pasado, y quita inmediatamente la presión a los miembros del personal de tener que contestar al teléfono estén donde estén.

Si está buscando los mejores servicios de recepcionista virtual, mi guía puede orientarle en la dirección correcta, independientemente del tamaño de su empresa.

Si tiene prisa, asegúrese de leer las dos secciones siguientes para ver el TL;DR.

Si quieres saber más, sigue leyendo esta guía sobre los mejores servicios de recepcionista virtual para conocer todos los detalles.

Lo esencial por adelantado

Me gusta mucho Oficinas virtuales Alliance. Sus recepcionistas son muy serviciales y pueden transferir llamadas, tomar mensajes y dar información útil a las personas que llaman.

También recomendaría Respuesta Conectar si necesita recepcionistas bilingües; además, es muy fácil de usar, lo cual es una ventaja.

Mis mejores elecciones de un vistazo

Estos son los detalles básicos que debe conocer de un vistazo:

• Oficinas virtuales Alliance- excelente servicio de atención al cliente con recepcionistas serviciales y programación de citas
• Respuesta Conectar - superfácil de usar, con recepcionistas bilingües y atención de llamadas 24 horas al día, 7 días a la semana
• Oficinas virtuales Opus - servicios flexibles como la función de llamada saliente, el número gratuito y la grabación de llamadas
• Fuerza de respuesta - brillante para captar clientes potenciales, se integra perfectamente con el software de CRM/programación de citas
• Recepcionistas virtuales de lujo - recepcionistas altamente cualificados para ayudar a las pequeñas empresas a gestionar las llamadas entrantes y salientes

Qué buscar en los servicios de recepcionista virtual

Si buscas un servicio de recepcionista virtual, debes tener en cuenta algunas características clave:

Horario comercial

Algunas recepcionistas virtuales ofrecen un servicio de atención de llamadas 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que resulta especialmente útil si trabajas en todo el mundo, pero puede tener un coste adicional.

Si sólo trabajas con clientes locales, puede que esto no importe tanto, pero significa que no se te escapará ninguna llamada.

Atención al cliente

Las recepcionistas virtuales deben ser serviciales, amables y eficientes. Al fin y al cabo, pueden ser el primer punto de contacto para sus clientes potenciales. Busque recepcionistas altamente cualificados y amables.

Apoyo especializado

Algunos servicios de recepcionista virtual asignan recepcionistas a su empresa en función de su área de especialización. Esto es muy útil si quieres ofrecer asesoramiento específico a los clientes y, aun así, puede salirte más barato que contratar a una recepcionista a tiempo completo.

Servicios bilingües

Si tiene su sede en Estados Unidos, contar con un recepcionista bilingüe y opciones de servicio de atención de llamadas puede ser una verdadera ventaja. Dado que Estados Unidos es el segundo país con más hispanohablantesTener la opción de hablar en español puede marcar la diferencia.

Llamadas internacionales

Si necesitas hacer llamadas internacionales, conviene que compruebes si están incluidas en el plan de precios principal o si tienen un coste adicional. Si haces muchas llamadas internacionales, los gastos pueden acumularse rápidamente.

Contestador

Ser capaz de tomar mensajes es útil si no has contratado un servicio de atención de llamadas 24/7; busca un servicio que te transfiera los mensajes a través de un correo electrónico o una aplicación, para que puedas contestarlos en cualquier momento.

Datos de aplicaciones y llamadas

Es posible que pueda obtener una aplicación para el servicio de recepcionista virtual que haya elegido, que le permitirá escuchar los mensajes de voz y las llamadas grabadas, e incluso realizar un seguimiento de los datos para saber cuáles son sus horas de mayor actividad.

Captación de clientes potenciales

Algunas recepcionistas virtuales son mejores que otras captando clientes potenciales. Si esto es importante, busque recepcionistas que puedan identificar y priorizar nuevos clientes potenciales. Algunos servicios de esta lista (como Posh) pueden incluso captar clientes potenciales antiguos en tu nombre.

Precios

Los precios de los servicios de recepcionista virtual pueden variar, por lo que resulta difícil compararlos. Por lo general, tienes que pagar una tarifa plana al mes, que te da una cierta cantidad de minutos gratis. Después, pagarás por minuto por los minutos adicionales.

Algunos servicios de recepcionista (por ejemplo, Opus Virtual Offices) cobran un suplemento por determinados servicios, como la grabación de llamadas.

Los 5 mejores servicios de recepcionista virtual

Aquí tienes cinco de mis servicios de recepcionista virtual favoritos. Varían en cuanto a precios y funciones, así que espero que en esta lista haya alguno que se adapte a tus necesidades.

He examinado las funciones de recepción virtual y las tareas que pueden realizar, las funciones adicionales, la disponibilidad y los precios de cada una de ellas.

Oficinas virtuales Alliance - Mejor servicio de atención al cliente

Oficinas virtuales Alliance es un servicio de oficina virtual con un montón de funciones útiles. Te proporcionan una dirección y un número de teléfono virtuales, y cuentan con un gran número de espacios de coworking y oficinas repartidas por todo el mundo, que puedes reservar fácilmente online estés donde estés.

Los recepcionistas pueden programar devoluciones de llamada, transferir clientes importantes directamente a usted, y pueden tomar mensajes si usted no está disponible. Puedes recibir llamadas utilizando su teléfono virtual, que protege tu número de teléfono privado pero te permite hablar estés donde estés.

Además, obtendrá extensiones ilimitadas, de modo que cada miembro del equipo podrá tener su propio número de teléfono profesional para proteger también su privacidad. Tendrás minutos ilimitados de llamadas locales y de larga distancia, buzón de voz (y envío por correo electrónico del buzón de voz), mensajes grabados personalizados y programación de citas.

Me gusta su nombramiento aplicación de programaciónque le permite reservar llamadas de clientes desde su teléfono.

El servicio de atención al cliente de Oficinas virtuales Alliance es excelente. Si necesitas ayuda, son realmente serviciales, y los recepcionistas son un excelente primer contacto para tus clientes.

Atienden llamadas de lunes a sábado, así que aunque no están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, tienen un horario lo suficientemente amplio como para que los clientes puedan ponerse en contacto con usted.

Precios

El precio de los servicios de recepcionista virtual depende del número de minutos de atención telefónica que desee:

• Recepcionista en directo 50 - esto te da 50 minutos de respuesta en directo a $95 al mes
• Recepcionista en directo 100 - esto te da 100 minutos de respuesta en directo a $145 al mes
• Recepcionista en directo 200 - esto le da 200 minutos de respuesta en directo a $225 al mes

Puede obtener más información en su página de precios.

Pros

• Gran atención al cliente
• Buzón de voz y programación disponibles
• Toneladas de funciones adicionales, como un número de fax profesional y mensajes grabados personalizados
• Los recepcionistas pueden transferirle directamente las pistas importantes

Contras

• No disponible 24/7

Los precios pueden variar según el lugar del mundo en el que te encuentres, y cabe señalar que no puedes obtener un desglose completo de los precios sin introducir tus datos de contacto. Más información en su sitio web.

Answer Connect - Lo mejor en facilidad de uso

Respuesta Conectar es un servicio dedicado de recepcionista virtual.

Con un énfasis en el uso de humanos en lugar de bots, son perfectos si desea un primer punto de contacto cálido y acogedor para sus clientes.

Ofrecen atención telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana, por lo que no importa a qué hora llamen los clientes, alguien estará allí para responder. Esto es muy útil si trabajas en todo el mundo, ya que la diferencia horaria no será un problema.

La recepcionista puede tomar los mensajes y concertar una llamada a una hora que convenga a ambas partes.

Me gusta Answer Connect porque ofrece servicios bilingües de atención de llamadas y contestador automático; hay disponibles hablantes de español e inglés, lo que resulta útil si tienes tu sede en Estados Unidos debido al gran número de hispanohablantes que hay allí. Así no hay malentendidos ni pérdida de clientes potenciales por la barrera del idioma.

Además, ofrecen servicios de captación de clientes potenciales:

• Subcuentas para clientes habituales: Esto significa que cada uno de sus clientes habituales tendrá un único número gratuito, lo que le permitirá hacer un seguimiento de los datos de llamadas de cada persona.
• Cualificación de clientes potenciales: Esto significa que la recepcionista hará un seguimiento de los clientes potenciales, lo que le permitirá ver cómo están funcionando sus campañas de marketing.
• Respuesta directa: si lo desea, puede hacer que determinados clientes se comuniquen directamente con usted cada vez que lo desee.
• Actualizaciones en tiempo real: Su aplicación le permite ver informes, escuchar llamadas y mensajes grabados, ver transacciones y gestionar guiones para que los sigan sus recepcionistas virtuales.

Me gusta mucho lo fácil que es utilizar Answer Connect; no necesitas pasarte horas configurándolo, y si quieres modificar el guión para que lo utilicen tus gestores de llamadas, puedes hacerlo fácil y rápidamente con la aplicación.

Además, se comprometen a plantar un árbol por cliente cada mes, y parece que les apasionan los temas medioambientales, algo que personalmente aprecio.

Sin embargo, no ofrecen servicios de guardia: se trata únicamente de atender llamadas.

Precios

Hay varios planes de precios para Answer Force, así que vamos a repasarlos rápidamente aquí. Cada plan de precios tiene un cargo diferente para los minutos más allá de los minutos incluidos, y algunos de los planes de precios tienen una cuota de instalación $99 en la parte superior.

• Intro - $259 al mes por 200 minutos y 50 chats
• Mejor precio - $359 al mes por 300 minutos y 100 chats
• Básico - $349 al mes por 250 minutos y 70 chats
• Estándar - $649 al mes por 500 minutos y 150 chats
• Premium - $959 al mes por 800 minutos y 250 chats
• Empresa - $1179 al mes por 1000 minutos y 300 chats

Encontrará más información en su sitio web.

Pros

• Fácil de gestionar mediante una aplicación
• Recepcionistas amables y serviciales
• Bilingüe inglés/español
• Podrás ver las actualizaciones en tiempo real estés donde estés, en cualquier momento
• Atención de llamadas 24/7
• Conciencia medioambiental

Contras

• No ofrecen servicios de guardia
• No puede obtener un desglose completo del precio sin introducir sus datos de contacto

Hay una cuota de alta de $49,99, y luego todas las interacciones se redondean al minuto más cercano. Así que sale a $1,65 por minuto, pero incluyen 30 interacciones de menos de 30 segundos gratis en cada ciclo de facturación.

Oficinas virtuales Opus - Lo mejor en flexibilidad

Oficinas virtuales Opus es un servicio de oficina virtual. Ofrece muchas herramientas para dirigir una empresa a distancia, como una dirección postal, un número de teléfono/fax y la creación de un crédito empresarial. Dispone de oficinas en 650 Estados Unidos, Puerto Rico y Canadá.

Me gusta Opus Oficinas Virtuales porque sus servicios de recepcionista vienen con un montón de extras que usted puede optar. Por ejemplo, puede elegir entre los siguientes:

• Función de llamada - le permite realizar llamadas desde su smartphone u ordenador, y mostrará el número de teléfono de su empresa como identificador de llamada, salvaguardando su privacidad
• Mensajes de texto - te permite enviar y recibir mensajes de texto a través de tu smartphone u ordenador, mostrando tu número de teléfono del trabajo y permitiendo que la gente te responda sin sacrificar tu privacidad.
• Número gratuito - Por un coste adicional, puede ofrecer un número gratuito a sus clientes.
• Puente de audioconferencia - Esto le permite iniciar llamadas de grupo para reuniones, conectando a miembros del equipo y clientes...
• Extensiones adicionales/Cajas de voz - Esto permite que sus colegas tengan su propia extensión y configuración del servicio de contestador automático.
• Transferencia internacional de llamadas - Esto permite a Opus transferir las llamadas entrantes a su número internacional.
• Grabación de llamadas - Esto permite la grabación ilimitada de llamadas.
• Registro de llamadas entrantes - Registra datos sobre las llamadas entrantes.

Me gusta que puedas elegir los servicios que quieres; así evitas malgastar dinero en herramientas que quizá no utilices (por ejemplo, no todo el mundo necesitará un número gratuito, mensajes de texto o servicios de llamadas internacionales).

Sus recepcionistas son amables y serviciales y ofrecerán a sus clientes una persona amable con la que hablar.

No se centran tanto en la captación de clientes potenciales como otros de esta lista, lo que puede ser una desventaja, dependiendo de lo que estés buscando.

Además, cobran una tarifa plana al mes por sus oficinas virtuales, que tienes que contratar antes de poder disfrutar de las funciones adicionales de gestión de llamadas.

Precios

Las Oficinas Virtuales Opus cuestan $99 al mes. Esto incluye:

• Recepcionista en directo que atiende las llamadas
• Teléfono y fax de la empresa
• Dirección de correo electrónico de la empresa
• Transferencia de llamadas Premium
• Fax convertido en correo electrónico
• Buzón de voz convertido en correo electrónico
• Creación de crédito empresarial

Puede obtener más información en su página de precios.

Pros

• Herramientas flexibles
• Toneladas de ubicaciones en todo el mundo
• Recepcionistas amables y serviciales
• Los mensajes de voz y fax pueden convertirse en correo electrónico
• Proporciona un número de teléfono y fax corporativos

Contras

• No se presta tanta atención a la captación de clientes potenciales
• Pagar una tarifa plana por los servicios de oficina virtual

Answer Force - Lo mejor para captar clientes potenciales

Fuerza de respuesta es un servicio de atención de llamadas para empresas que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que le permite recibir llamadas las 24 horas del día con un número de empresa profesional y un servicio de atención de llamadas en directo.

Las recepcionistas son muy serviciales, y me gusta que se centren en captar clientes potenciales: las recepcionistas virtuales se eligen en función de cómo encajarán en tu equipo, y tus recepcionistas recibirán formación para captar mensajes detallados, que se te transmitirán a través de una aplicación.

Puedes consultar la aplicación en cualquier momento, y los recepcionistas pueden marcar cualquier contacto de alto valor. También se encargan de buscar clientes potenciales más antiguos, lo que resulta muy útil. Pueden concertar citas, dar presupuestos y programar devoluciones de llamada, y también tienen locutores bilingües inglés/español.

Me gusta que el servicio de AnswerForce se integre perfectamente con Software CRM y aplicaciones de programación, lo que facilita mucho las cosas desde tu punto de vista. Puedes ver todos los datos en la aplicación en cualquier momento, lo que resulta útil para determinar las horas de mayor actividad.

Además, también tienen un servicio de chat web. Esto puede ser algo a tener en cuenta a medida que crezca tu negocio si quieres ofrecer este servicio a los clientes.

En cuanto a los planes, también me gusta la flexibilidad. Puedes contratar los servicios que necesites, pero el inconveniente es que los precios son un poco elevados.

Precios

Existen varios planes de precios para Answer Force, así que los repasaremos rápidamente aquí.

Cada plan de precios tiene un cargo diferente por los minutos no incluidos, y algunos de los planes de precios tienen una tarifa de instalación del servicio de contestador automático $99.

• Intro - $259 al mes por 200 minutos y 50 chats
• Mejor precio - $359 al mes por 300 minutos y 100 chats
• Básico - $349 al mes por 250 minutos y 70 chats
• Estándar - $649 al mes por 500 minutos y 150 chats
• Premium - $959 al mes por 800 minutos y 250 chats
• Empresa - $1179 al mes por 1000 minutos y 300 chats

Encontrará más información en su sitio web.

Pros

• Servicio superprofesional
• Recepcionistas bilingües
• Los recepcionistas están formados para captar nuevos clientes potenciales y dar seguimiento a los antiguos.
• Atención de llamadas 24/7
• Una aplicación útil que permite seguir los datos en cualquier momento

Contras

• Precios elevados

Posh Recepcionistas Virtuales - Lo mejor para las pequeñas empresas

Recepcionistas virtuales de lujo es una gran opción para las pequeñas empresas. Si te sientes abrumado por el número de llamadas que tienes que atender pero solo cuentas con un pequeño equipo, es una gran opción.

Ofrecen atención de llamadas 24/7, para que los clientes puedan ponerse en contacto con una persona real en cualquier momento, y puedes personalizar la atención de llamadas para que los recepcionistas sepan qué decir en función de con quién estén hablando. Esto se hace fácilmente a través de su aplicación, que puedes actualizar en cualquier momento.

Posh se centra en tres sectores principalmente: jurídico, financiero y inmobiliario. No obstante, ofrecen servicios para todo tipo de pequeñas empresas, y los recepcionistas se adaptarán a usted en función de sus áreas de especialización.

Las recepcionistas del servicio de atención en directo pueden transferir llamadas, programar citas y tomar mensajes. Obtendrás un número de empresa privado para proteger tu propio número de teléfono, y podrás utilizar la aplicación para llamar y enviar mensajes de texto, utilizando el número de Posh como identificador de llamadas.

Me gusta el hecho de que las recepcionistas de Posh puedan hacer llamadas salientes en su nombre: esto le ahorra tiempo, ya que sus recepcionistas pueden recopilar información básica para usted sin su participación.

La desventaja es que no tienen muchas características adicionales como un chat bot.

Precios

Debe registrarse en Posh para recibir un presupuesto. Los precios empiezan en $54 al mes, con costes adicionales por minuto según el número de minutos que contrates en tu plan.

Más información en su sitio web.

Pros

• Recepcionistas profesionales y altamente cualificados
• Interés especial en determinadas industrias
• Los recepcionistas pueden hacer llamadas para buscar información por usted.
• Fácil gestión de citas y datos de llamadas a través de su aplicación
• Atención de llamadas 24/7

Contras

• Sin funciones adicionales
• Es difícil saber el precio sin registrarse primero

Preguntas frecuentes

Guía de los mejores servicios de recepcionista virtual: Reflexiones finales

Realmente creo que vale la pena comprobarlo Oficinas virtuales Alliance. Sus recepcionistas son amables y serviciales, y un excelente primer punto de contacto para sus clientes. Pueden transferirle directamente las llamadas importantes, lo que resulta muy útil.

También creo que Respuesta Conectar es genial. Es súper fácil de usar y perfecto si quieres recepcionistas bilingües.

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