Reseña y guía de signNow

Última actualización en junio 13, 2023 por Ewen Finser

SignNow es un software de cumplimentación de PDF con más de 28 millones de usuarios. Con alrededor de 10 años en el mercado digital, es una excelente herramienta basada en la nube para rellenar documentos, así como capturar y gestionar... firmas electrónicas y digitales.

En esta revisión de SignNow, descubrirá todas las ventajas y desventajas de utilizar SignNow para su negocio. He utilizado SignNow para mi negocio en línea y he tenido la suerte de revisar otros Software de cumplimentación de PDF para El Comerciante Digital. 

Un software de cumplimentación de PDF adecuado le facilita la vida a usted como empresario, así como a sus empleados y clientes.

Es por eso que estoy emocionado de compartir esta revisión SignNow y guía con usted. 

En esta revisión, voy a cubrir: 

• cómo elegir el mejor software de cumplimentación de PDF y firma de documentos;
• características importantes de SignNow;
• ventajas e inconvenientes de SignNow;
• alternativas a SignNow;
• las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre SignNow;
• y mucho más.

Lo esencial por adelantado: SignNow es un excelente software de cumplimentación y firma de documentos, especialmente cuando usted considerar el precio en comparación con sus competidores. Es adecuado para autónomos y empresas de todos los tamaños, además puedes haz uso de su prueba gratuita si no está seguro de su idoneidad. 

Cómo elegir el mejor software para rellenar PDF

Estos son los factores que debe comparar para encontrar el mejor software de cumplimentación de PDF para sus necesidades.

Facilidad de envío y firma de documentos

Es importante elegir un software instintivo que sea fácil de usar y entender, ya que si se complica a la hora de crear un documento o una plantilla, perderás tiempo. Si el proceso es engorroso a la hora de añadir campos o enviar correos electrónicos, puede entorpecer el flujo de trabajo de su empresa.

Precio

Algunos programas te dan la oportunidad de probar sus versiones gratuitamente, pero lo más probable es que tengas que pagar por un paquete, ya que las funciones más importantes suelen estar disponibles previo pago. Es importante evaluar si ese paquete satisface tus necesidades. No está de más aprovechar la prueba gratuita para evaluar si es el software adecuado para ti antes de realizar ningún pago.

Número de firmas incluidas en el paquete

Estas plataformas son funcionales para pequeñas y grandes empresas. Por este motivo, el número de firmantes permitidos es importante. Algunos programas tienen un número limitado de firmas dentro de sus distintos niveles de precios.

Seguridad

Este es uno de los puntos más importantes, ya que lo más probable es que maneje información confidencial en sus documentos. Por eso es vital que su software de cumplimentación de PDF valide los estándares de seguridad globales y el cumplimiento obligatorio para garantizar la seguridad. 

Algunos programas implementan la autenticación de dos factores. Otros utilizan registros de auditoría que, además de cifrar los datos, muestran con detalle la actividad y los movimientos de los usuarios. 

Integración con otras plataformas

Complementar nuestros programas empresariales nos permite tener un flujo de trabajo más eficiente. Si ya trabajas con plataformas como CRM, Google Workspace, Microsoft 365 o Zapier, complementarlo con un software de cumplimentación de documentos PDF puede ser una excelente idea.

Una integración perfecta entre plataformas es lo más deseable. Si hay complicaciones, tus integraciones pueden costarte más tiempo del que te ahorran. 

¿Cómo funciona SignNOW?

 

Registrarse en SignNow es muy sencillo. Sólo tienes que proporcionar una dirección de correo electrónico, y puede que ni siquiera tengas que facilitar los datos de tu tarjeta de crédito, ya que el software ofrece una prueba gratuita para explorar su plataforma.

La plataforma es muy intuitiva. Utilizarla consiste en cuatro sencillos pasos. 

• Sube: En este primer paso puedes subir documentos, o crearlos utilizando cualquiera de las plantillas de documentos que te ofrece la plataforma.
• Añadir campos: Si, además de la firma, necesita alguna información, como una fecha, la opción "Añadir campos" le permite añadir la información adicional que necesite en su documento.
• Enviar: En este paso, introducirás la dirección de correo electrónico de las personas de las que quieres recibir el documento. Incluso puedes elegir si quieres que llegue en un orden concreto o que el documento llegue a la vez a todos los contactos.
• Sigue el progreso: SignNow también le permite seguir el progreso de los documentos digitales que ha enviado, en cuanto a si han sido firmados o no. 

Características principales de SignNOW

Prueba gratuita

Puede ser difícil comprometerse con un nuevo software sin probarlo antes, pero con SignNOW no hay necesidad de hacerlo.

SignNOW le ofrece 7 días de prueba y sólo tendrá que facilitar una dirección de correo electrónico para empezar. Aunque no es tan larga como la que ofrecen sus competidores, debería ser suficiente para que se haga una idea de cómo se adapta el software a sus necesidades y pueda firmar un documento.

Crear firmas electrónicas y digitales

Por muy experto en tecnología que se considere, SignNOW le resultará muy fácil crear documentos firmables. 

El software es muy fácil de entender y utilizar. La forma más rápida es cargar los documentos de texto existentes, a continuación, utilizar el software para añadir una ranura para sus clientes y los clientes para añadir su firma electrónica, proporcionando prueba de que un documento es auténtico, garantizando su integridad. 

Tardé unos dos minutos en averiguar cómo crear este documento básico.

Los destinatarios tendrán la opción de crear una firma con diferente caligrafía, escribirla manualmente con el ratón o subir una imagen de la misma. En cualquier caso, se trata de una firma legalmente vinculante. 

También es posible añadir cuadros de texto, casillas de verificación y menús desplegables con facilidad utilizando el sistema de arrastrar y soltar de SignNOW. Incluso un principiante en tecnología puede crear documentos y contratos de aspecto profesional con rapidez.

Crear documentos y plantillas

Para mayor rapidez, puede convertir cualquier archivo DOCX o PDF en una plantilla totalmente modificable que podrá volver a utilizar en el futuro. 

Crear encuestas o formularios en línea

Con SignNow, es posible configurar encuestas basadas para recoger datos, comentarios o evaluaciones. También puede transferir estos datos a otras plataformas como su CRM.  

Solicitud de pagos

Si envía un presupuesto o una factura, puede conectar su cuenta de comerciante y añadir un botón de pago dentro del mismo documento. Puedes automatizar facturas periódicas, además tus datos de pago estarán disponibles en tiempo real a través de los widgets Analytics y Audit Trail. 

Crear grupos

Enviar los documentos puede ser tan sencillo como introducir manualmente las direcciones de correo electrónico de cada destinatario, pero existen otras opciones para agilizar el flujo de trabajo 

Por ejemplo, en la sección "Mi equipo", tienes la opción de crear grupos para compartir y firmar documentos. Puedes crear determinadas plantillas para ese grupo, así como ver el progreso de los documentos y plantillas asociados. 

Puede seleccionar la orden de envío

Cuando empiece a enviar sus documentos, SignNow le da la opción de elegir si quiere enviarlos en un orden específico.

Esto es útil ya que algunos documentos suelen pasar por varias personas. Enviar el documento por orden de funciones (por ejemplo) puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo. Sin embargo, también puede optar por que lo reciban todos los destinatarios al mismo tiempo.

Bots de integración y automatización

Al iniciar sesión en el panel de control, una ventana emergente me dio la opción de conectar SignNOW a una serie de programas de uso frecuente en Google Drive, Google Workspace y Microsoft Office.

 

SignNOW también puede complementar sus funciones con otro software, como Microsoft SharePoint, NetSuite, Redbooth y Zapier, entre otros. Si eres un poco más experto en tecnología, puedes crear un Bot en SignNow que te ayudará a trabajar a la par con las tareas rutinarias hasta que se completen.  

Desde la generación de documentos hasta el enrutamiento de los mismos, podrás elegir entre los cientos de Bots que SignNow tiene en su biblioteca para ti. Si no tienen lo que buscas, puedes hacer una petición a Airslate para que te lo fabrique.

Atención al cliente

SignNOW cuenta con un chatbot para ayudarle a responder a las preguntas más frecuentes, pero también dispone de la asistencia de su personal. 

Accede a su página de asistencia y podrás enviar un correo electrónico o iniciar un chat en directo con un miembro de su equipo de asistencia. A veces puede llevar un tiempo acceder a un miembro del equipo de asistencia, pero suelen ser muy serviciales una vez que te conectas.

Niveles de afiliación a SignNow

Además de la prueba gratuita, SignNow ofrece los siguientes niveles de afiliación. 

Plan de empresa

Este paquete cuesta $8 por usuario y mes. Tiene el conjunto de funciones ideal para los propietarios de pequeñas empresas. Podrás enviar documentos, añadir campos, acceder a plantillas ilimitadas y acceder al almacenamiento en la nube.

Plan Business Premium

Este es el nivel de precios más popular de SignNow. Es perfecto para equipos de tamaño medio. En este plan, puede hacer que su flujo de trabajo sea más eficiente con envíos masivos e invitaciones a enlaces de firma. Podrá añadir logotipos a sus documentos sin problemas. Además te costará $15 al mes por usuario.

Plan de empresa

Si su empresa tiene varios equipos de trabajo y necesita flujos de trabajo eficaces, este plan puede ser una opción excelente. Este nivel incluye la posibilidad de solicitar pagos a su cuenta de comerciante dentro de sus documentos. También ofrece funciones avanzadas de seguridad de autenticación. Tiene un precio de coste de $30 al mes por usuario.

Plan empresarial en la nube

Este último plan está enfocado a grandes empresas que manejan firmas electrónicas automatizadas. SignNow ofrece a estas empresas integración con otras plataformas como CRM, cumplimiento de HIPPA (protección de historiales médicos), SSO (autenticación adicional), etc.

Las funciones de seguridad ofrecidas incluyen registros de auditoría de la duración de las sesiones de firmas electrónicas y certificados. El sitio el precio de este plan es de $50 al mes por usuario.

Pros y contras de SignNow

Pros

• Es fácil de configurar y entender.
• Minimiza los errores al cumplimentar los documentos.
• Agiliza los procesos administrativos entre departamentos.
• Varias cerraduras y dispositivos de seguridad.
• Se pueden integrar muchas otras aplicaciones.
• Precio razonable, comparado con los competidores

Contras

• Puede llevar tiempo acceder a la asistencia técnica.
• Los análisis son un poco torpes. Puede llevar un tiempo encontrar lo que necesitas. 

Alternativas recomendadas a signNow

PDFFiller

 

Esta plataforma es utilizada por empresas de diversos sectores. Ofrece cumplimentación de documentos, edición de documentos, servicios de firma y plataformas reutilizables. Convierte documentos PDF a otros formatos y, además, puedes acceder a los documentos de tus clientes con una URL.

Los precios de los modelos Basic, Plus y Premium planes que ofrece PDFFiller Sin embargo, SignNow ofrece notablemente más seguridad, funciones e integraciones en su plataforma. 

PDFfiller frente a otras soluciones de edición de PDF

• Comparación entre PDFFiller y Nitro PDF
• Comparación entre PDFFiller y Foxit PDF

DocuSign

Docusign es un poco más caro que SignNOW. Sin embargo, incluye más funciones en sus paquetes.

Hay opciones más avanzadas en sus campos de relleno, incluidas muchas que parecen útiles para quienes trabajan en el sector inmobiliario. 

Aún así, SignNow cumple las funciones básicas necesarias para rellenar y firmar documentos a un precio aún mejor. 

Más información Docusign frente a los principales competidores

• Comparación entre signNow y Docusign

HelloSign

 

Este software está implantado en empresas como Samsung, debido a su excelente gama de servicios en sus planes. Este software es ampliamente elogiado por la profundidad de sus herramientas de gestión de equipos, plantillas, marca personalizada y seguridad a nivel bancario.

Los precios de sus planes son ligeramente superiores a los de SignNow, aunque no ofrece descuentos por suscripciones anuales.  

HelloSign se dirige más a pequeñas, medianas y grandes empresas que a autónomos, aunque podría ser una alternativa útil para todos los usuarios. 

Otros programas de firma electrónica a tener en cuenta

Éstas son algunas "menciones honoríficas" que no entraron en nuestra lista, pero a las que quizá merezca la pena echar un vistazo:

• Firma en Dropbox: Si utilizas mucho Dropbox para tus flujos de trabajo empresariales, suscribirte a su software de firma podría tener sentido para la gestión de documentos.
• Adobe Sign: Si está familiarizado con los productos Adobe Acrobat (la interfaz no siempre es la más sencilla), merece la pena echar un vistazo a Adobe Sign para el flujo de trabajo documental.

Preguntas frecuentes

Conclusión: ¿Es signNow un buen servicio?

SignNow es una de las plataformas de firma electrónica más completas y con los planes y precios más competitivos, en comparación con sus competidores. Es una excelente opción para autónomos y pequeñas, medianas y grandes empresas.

Le recomiendo aproveche los 7 días de prueba gratuitaEsto le dará una mejor idea de cómo SignNow puede satisfacer las necesidades de su negocio. También tendrá una idea más clara de qué nivel de afiliación será el más adecuado para usted. 

Esta plataforma es muy recomendable, aunque su servicio de soporte técnico (atención al cliente) aún tiene muchas áreas de oportunidad, y algunos de sus competidores tienen características avanzadas útiles.

Aun así, SignNow ofrece la mejor relación calidad-precio. Sigue siendo una herramienta excelente para digitalizar su empresa, optimizar sus recursos y aumentar su productividad.

¿Cómo se compara signNow con el resto?

Me gusta mucho signNow, pero ¿cómo se compara con el resto del sector de la firma electrónica? Aquí hay algunos artículos adicionales sobre firma electrónica que nuestro equipo editorial completó:

• Comparación entre signNow y Adobe Sign
• Mejores API de firmas de software [La API signNow ha entrado en la lista].