Guía y reseña de PDFfiller

Última actualización en junio 13, 2023 por Ewen Finser

Controlar el papeleo es crucial si tienes una pequeña empresa. Parte de ello implica crear políticas y formularios para tus clientes, y esto es más fácil cuando tienes una buena herramienta de creación de PDF. Mi reseña sobre PDFfiller puede ayudarle a encontrar lo que busca.

Trabajo con autónomos y clientes de todo el mundo y sé lo importante que es asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. Crear políticas y contratos en PDF funciona bien para la mayoría de la gente, ya que puedes capturar firmas fácilmente. He utilizado muchas plataformas diferentes a lo largo de los años, así que sé lo que me funciona (¡y lo que no!).

Voy a revisar PDFfiller hoy, una plataforma útil que funciona bien para las pequeñas empresas. Me centraré principalmente en la facilidad de uso, la flexibilidad del Herramienta de creación de PDFy lo fácil que es recoger firmas. Por último, te daré mi opinión más sincera y te resumiré los pros y los contras, para que puedas decidir si PDFfiller es lo que necesitas.

Lo esencial por adelantado

PDFfiller es una de las mejores plataformas de creación de PDF que he probado. Me gusta por varias razones: es adecuado para nuevos usuarios, tiene mucha flexibilidad a la hora de crear PDF y tiene muchas plantillas entre las que elegir.

Aunque podría ser mejor, es una gran opción, sobre todo para las pequeñas empresas, ya que el precio es excelente.

Cómo encontrar un buen software para PDF

Hay algunas cosas clave que hay que buscar en un software de creación de PDF:

Facilidad de uso

Siempre busco una plataforma fácil de usar, con una interfaz sencilla e intuitiva. Una plataforma debe permitirte encontrar todas las herramientas esenciales sin tener que buscarlas: una navegación sencilla te hará la vida mucho más fácil.

Todo software nuevo conlleva una curva de aprendizaje, pero algunos son más fáciles de aprender que otros. Lo mejor que puede hacer es comprobar si ofrecen una versión de prueba gratuita para probarlo usted mismo. También deberías buscar guías para principiantes, que deberían estar claramente indicadas cuando te registras, para aprender a utilizar la plataforma correctamente.

Herramienta de creación de PDF

La mayoría de las herramientas de creación de archivos PDF funcionan un poco como los procesadores de texto o software de marketing por correo electrónicopuedes arrastrar y soltar elementos donde quieras. Busca una plataforma de edición que facilite al máximo la creación de PDF desde cero.

Como mínimo, las herramientas PDF deberían permitirle añadir las siguientes funciones de edición:

• Casillas de firma electrónica
• Texto
• Imágenes
• Botones de radio
• Menús desplegables

También puede capturar detalles financieros en los campos de edición, como números de cuenta, lo que resulta útil si necesita cobrar pagos de clientes.

Plantillas

Es muy útil que la plataforma que elijas disponga de una selección de plantillas. Crear todos los formularios y políticas necesarios para que las cosas funcionen sin problemas es agotador si se trata de una pequeña empresa. Las plantillas son más accesibles y pueden editarse para adaptarlas a tu marca y necesidades.

Los formularios PDF rellenables pueden incluir:

• Formularios financieros, como los fiscales
• Plantillas de documentos de políticas y procedimientos
• Formularios de incorporación de nuevos empleados
• Documentos jurídicos
• Invitaciones
• Plantillas de cartas

A veces hay que rebuscar para encontrarlas: puede que las encuentres en el sitio web del software elegido y no en la propia plataforma.

Alojamiento y organización de documentos

Busque una plataforma que le permita alojar documentos, para facilitarle a usted y a sus clientes el acceso a los formularios y políticas necesarios. Estos son los fundamentos de la gestión de documentos.

Es posible que necesites utilizar una integración para ello (por ejemplo, es posible que ya utilices OneDrive, Google Drive para acceder a Google Doc , One o DropBox; en ese caso, debes buscar una plataforma que se integre con estos servicios).

Mantener los documentos organizados es otra herramienta esencial. Una buena herramienta PDF le permitirá controlar los documentos pendientes en una vista de gestión de documentos. También debería permitirle ver rápidamente los que ya le han sido devueltos.

Es posible que la plataforma elegida disponga también de una carpeta cifrada segura, esencial para los documentos sensibles (gestión segura de documentos). Estas carpetas pueden requerir autenticación adicional para acceder a ellas, lo que resulta útil si trabajas con un equipo y necesitas distintos niveles de acceso para diferentes empleados o un seguimiento de auditoría compartimentado. 

Colección Signature

Esto es importante si trabajas con clientes de todo el mundo. Cuanto más fácil le resulte a la gente firmar un documento, más probabilidades tendrá de que le devuelvan la firma rápidamente. Busca un software que haga que todo el proceso sea lo más sencillo posible.

Si sólo necesita recoger firmas, puede consultar nuestra guía sobre la mejor software de firma de documentos para empresas.

Atención al cliente

Disponer de un buen equipo de atención al cliente es esencial si tiene problemas. Dependiendo de tu nivel de precios, tendrás acceso a distintos niveles de asistencia.

Por ejemplo, puede que tenga que dejar una pregunta mediante un sistema de tickets y esperar a que el equipo de atención al cliente se ponga en contacto con usted, o puede que tenga acceso a un chat en directo, que será mucho más rápido.

Echar un vistazo al centro de soporte/base de conocimientos puede ser útil, ya que puedes ver el soporte que ofrecen a los nuevos usuarios. Por ejemplo, pueden ofrecer tutoriales, guías en vídeo y foros de usuarios que te permitan conectar con otras personas.

Precios

Los precios varían en función de la plataforma elegida, y algunas son más caras que otras. Este es un factor crucial para las pequeñas empresas, que intentan reducir los costes al máximo.

Normalmente se puede obtener un descuento contratando un año de suscripción de una sola vez. No obstante, conviene comprobar si el software elegido dispone de una versión de prueba gratuita antes de comprarlo.

Características principales de PDFfiller

Esto es lo que pienso de mi experiencia con PDFfiller, incluidas todas las funciones clave que le interesan.

UI/UX

La experiencia del usuario es clave: navegar fácilmente por una plataforma marca una gran diferencia. Por eso presto atención al proceso de incorporación, y me complace informar de que fue fácil registrarse para una prueba gratuita con PDFfiller.

Como puedes ver, hay algunas guías prácticas en el panel de control que son perfectas para los nuevos usuarios. Abarca dos procesos básicos (alojar un formulario rellenable y conseguir que se firme un documento) y una guía práctica más detallada, que te guiará por los aspectos básicos.

Es bastante fácil de navegar. Hay muchas opciones a ambos lados de la pantalla, pero las más útiles están en el lado izquierdo, y es útil tener los documentos actuales en el panel de control. Puedes encontrar plantillas rápidamente, y el botón "añadir nuevo" también es fácil de encontrar. La mayoría de la gente se llevará bien con PDFfiller.

Dicho esto, la herramienta de creación de PDF es un poco más difícil de aprender. Lo explicaré con más detalle en la siguiente sección.

Creación de PDF

La herramienta de creación de PDF es flexible. Puede añadir muchos campos rellenables, incluyendo:

• Texto (cuadro de texto)
• Números
• Fecha
• Menú desplegable
• Firma
• Iniciales
• Imagen
• Fórmula
• Botón de radio

Puedes arrastrarlas y soltarlas donde quieras. Esto podría ser mejor: la primera vez no se colocaban exactamente donde yo quería. Sin embargo, para formularios y contratos básicos, funciona de maravilla. La interfaz está un poco desordenada y no funciona tan bien como me hubiera gustado. Hay una curva de aprendizaje, especialmente si es la primera vez que usas este software y estás intentando crear PDFs desde cero.

Si quieres PDF creativos, atrevidos y bonitos, puede que esta no sea la mejor opción, ya que puede llevar un tiempo conseguir que tenga el aspecto que deseas. Funciona muy bien como herramienta de creación de formulariosSin embargo.

Me gusta que se puedan añadir algunos campos más avanzados, como:

• Moneda estadounidense
• Moneda de la UE
• SNN
• EIN
• Tarjeta de crédito

Esto es genial si necesitas crear un formulario para clientes, como un contrato para un nuevo trabajo.

En cualquier momento puede previsualizar su documento PDF. Si aún necesita añadir campos, la herramienta de auto-añadido de campos lo hará automáticamente por usted. También puede descargar, imprimir y compartir sus PDF, así como enviarlos por fax o por USPS. También puede enviarlos directamente a Hacienda.

Puedes convertir tus PDF en varios archivos, entre ellos:

• PDF rellenables (opción de conversión simple a PDF)
• Documento Word (todas las versiones)
• Archivos Powerpoint
• JPEGs
• Archivos Excel

Plantillas

PDFfiller tiene una gama de plantillas gratuitas para elegir. Esto es muy útil si estás empezando tu negocio y necesitas crear políticas y contratos desde cero. Además, son bastante prácticas, así que no espere gráficos extravagantes. En cambio, puedes editar las plantillas con herramientas de edición fáciles de usar y guardarlas para utilizarlas en el futuro, lo cual está muy bien.

Hay un amplia gama de categorías de plantillasincluyendo:

• Propuestas de negocio
• Plantillas de CV
• Documentos fiscales de Canadá
• Documentos fiscales estadounidenses
• Formularios financieros
• Formularios médicos
• Entradas
• Informes
• Boletines
• Facturas
• Certificados
• Hojas de horas

Si lo prefieres, también puedes crear plantillas desde cero. Esto le permite crear los PDF exactos que necesita y volver a utilizarlos en el futuro.

Alojamiento y organización de documentos

Puedes utilizar integraciones para alojar formularios rellenables. Esto te permite compartir contratos con autónomos, clientes y consumidores, para que puedas acceder a ellos en cualquier momento. Las integraciones incluyen Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive. También es bastante sencillo vincular tus cuentas.

Me gustan las herramientas de almacenamiento que ofrece PDFfiller. Las carpetas principales son:

• Bandeja de entrada: estos son los documentos que han sido firmados y devueltos a su cuenta de correo electrónico PDFfiller
• Bandeja de salida: se trata de formularios y documentos que ha enviado a otras personas para que los cumplimenten
• Carpeta segura: es para documentos confidenciales. Requiere autenticación SMS para acceder y ayuda a proteger los documentos almacenándolos en una carpeta cifrada.

Esto facilita la localización de los documentos y la búsqueda de las firmas pendientes. Además, los documentos devueltos recientemente se muestran en el panel de control, para que sepa cuándo se han completado. Si tiene una pequeña empresa y le resulta difícil controlar los aspectos administrativos, PDFfiller se lo pondrá más fácil.

Colección Signature

Recopilar firmas digitales es esencial si trabajas a distancia, y PDFfiller lo simplifica al máximo para tus clientes. Pueden firmar dibujando o escribiendo, o subir la firma a través de su dispositivo móvil, PC o cámara web.

Lo he probado y ha sido superfácil dibujar una firma de prueba. ¡Esto es genial, ya que hace que tus documentos tengan más probabilidades de ser devueltos rápidamente!

Vender mi formulario

Puedes utilizar la plataforma en línea de PDFfiller, Sell My Form, para vender tus creaciones en PDF. Esto es muy fácil de hacer y puede ser un negocio extra divertido si te gusta crear PDFs desde cero.

Aplicación móvil

Me descargué la aplicación móvil para probar cómo funcionaba. Es una gran aplicación: te permite acceder a tus PDF sobre la marcha y es fácil de navegar.

La aplicación es gratuita para Android e iOS (con una suscripción a PDFfiller). Puedes ver tu bandeja de entrada, salida y tu carpeta cifrada. También puedes ver tus notificaciones, por lo que recibirás una alerta cuando alguien devuelva un documento.

Soporte PDFfiller

El Centro de Soporte de PDFfiller es bueno. Tiene algunas preguntas frecuentes útiles, especialmente si usted es nuevo en la plataforma. También ofrecen chat de soporte en vivo y un sistema de tickets de soporte, pero esto depende del nivel de precios que haya elegido.

También puede disfrutar de la Academia de PDFfiller, que es estupenda. Te ayudará a aprender a usar PDFfiller, a prescindir del papel, a dar un aspecto profesional a tus PDF y mucho más.

Precios de PDFfiller

Echemos un vistazo a los precios de PDFfiller. Hay tres para elegir:

Plan básico - a partir de $8 al mes

• Un usuario
• Editar, rellenar, dibujar, pintar, guardar o enviar por fax
• Convierte PDF en documentos Word editables
• Borrar, resaltar y reescribir PDFs
• Acceda a los documentos desde cualquier lugar
• Resalte y anote documentos
• Atención al cliente en un día

Plan Premium - a partir de $30 por usuario y mes

• Hasta 5 usuarios
• Envíe documentos a firmar con SignNow
• Biblioteca de formularios USLegal
• Crear plantillas reutilizables
• Recopilar y exportar datos
• Flujos de trabajo avanzados
• Atención al cliente por chat instantáneo

Plan de nube empresarial AirSlate - desde $50 por usuario y mes

• Mínimo 10 usuarios
• Automatización de procesos empresariales
• Firma electrónica para empresas
• La biblioteca más amplia de formularios y documentos jurídicos

Los precios comienzan en un nivel razonable, lo que resulta útil si eres una pequeña empresa que está intentando ponerse en marcha. Los planes empiezan en $8 al mes. Puedes probarlo primero aprovechando su periodo de prueba gratuito de 30 días en su página web página de precios.

Pros y contras de PDFfiller

Veamos los pros y los contras de PDFfiller:

Pros

• Una buena interfaz de fácil navegación
• Precios asequibles para pequeñas empresas
• Facilita la organización de los documentos
• Recogida de firmas muy sencilla
• Apoyo decente disponible
• Buena aplicación móvil

Contras

• La herramienta de creación de PDF podría ser más fácil de usar
• Algunas ayudas se ocultan tras niveles de precios más elevados

Alternativas que recomendaría

Si no quieres optar por PDFfiller, o quieres probar primero otras plataformas, hay algunas otras que te recomendaría:

• SignNow - es un poco diferente, ya que no permite crear archivos PDF. Sin embargo, es una pequeña herramienta que permite añadir firmas a los documentos. Si eso es todo lo que buscas, puede que te resulte más fácil usar esta. 
• Foxit PDF - Este creador de PDF es fácil de usar e intuitivo y tiene unas plantillas estupendas. Merece la pena echarle un vistazo. Puedes leer más en nuestro PDFfiller vs Foxit PDF comparación.
• NitroPDF - Esta herramienta de creación de PDF te permite crear y editar PDF. Cuenta con una gran variedad de plantillas, lo que resulta muy útil para las pequeñas empresas y permite gestionar fácilmente los PDF. Puede obtener más información en nuestro PDFfiller vsNitroPDF comparación.

Dónde encontrar PDFfiller

Puede obtener más información sobre PDFfiller e inscribirse en su versión de prueba gratuita en su sitio web página de inicio.

Preguntas frecuentes

He aquí algunas preguntas frecuentes sobre PDFfiller:

Preguntas: ¿Son jurídicamente vinculantes las firmas electrónicas?

Respuesta: Sí, la firma electrónica es jurídicamente vinculante en muchos países, como Estados Unidos, Reino Unido y países de la UE. Así es mucho más fácil prescindir del papel.

Pregunta: ¿Puedo cancelar mi suscripción a PDFfiller fácilmente?

Respuesta: Sí, puedes cancelar fácilmente tu suscripción accediendo a la página "cuenta" y siguiendo el proceso desde allí. Es fácil de hacer, aunque si has contratado una suscripción anual, es posible que no te devuelvan el dinero si decides cancelarla antes de tiempo.

Pregunta: ¿Puedo utilizar Grammarly con PDFfiller?

Respuesta: Sí, puede utilizar Grammarly con PDFfiller. En primer lugar, necesitará tener instalada la extensión Grammarly. Puede leer más sobre cómo funciona Grammarly en nuestra guía de Planes de precios de Grammarly.

Pregunta: ¿Es seguro utilizar PDFfiller?

Respuesta: Sí, creo que PDFfiller es seguro. Cumple con estándares de seguridad como PCI, DSS, HIPAA, SOC 2, etc. Esto significa que puede confiar en que sus datos están seguros con PDFfiller.

Revisión de PDFfiller: En resumen ...

En general, Merece la pena probar PDFfiller. Me gusta lo fácil que es de usar, y es ideal para pequeñas empresas o usuarios individuales. Se puede hacer fácilmente un seguimiento de los documentos, y la herramienta de recogida de firmas es excelente.

También es asequible en el nivel de precios más bajo, y la aplicación móvil es útil. Además, me gusta la seguridad añadida que ofrece la carpeta encriptada, sobre todo si se trata de información confidencial, como historiales financieros, educativos o médicos.

Aunque no es una plataforma perfecta, en general funciona bien, y yo le recomendamos que compruebe su versión de prueba gratuita para ver si le conviene.

¿Sigue atascado? Vea cómo PDFfiller se compara con otras herramientas populares de edición de PDF:

• PDFfiller vs Adobe Acrobat
• PDFfiller vs Wondershare PDFelement
• PDFfiller vs Nitro PDF
• PDFfiller vs Foxit PDF