El mejor software de firma de documentos para empresas

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Como empresario, sé lo importante que es tener el papeleo en orden. Si te cuesta, mi guía sobre el mejor software de firma de documentos puede ayudarte.

El aumento del trabajo a distancia es brillante por muchas razones, pero también plantea algunos retos. Por ejemplo, ¿cómo puedes asegurarte de que tu documentación está al día y cómo puedes recoger firmas de autónomos o clientes de todo el mundo?

Por suerte, el software de firma de documentos facilita mucho las cosas, pero es difícil saber por cuál decidirse.

He probado 8 de las mejores plataformas de software de firma electrónica, así que puedo darte mi opinión sincera sobre cada una desde la perspectiva de un empresario. Te contaré cuáles son, en mi opinión, los pros y los contras de cada una de ellas, así como una guía sobre qué debes tener en cuenta a la hora de registrarte en una nueva plataforma.

Resumen de los resultados: SignNow es mi favorito hoy en día. Me parece muy sencillo, y el constructor de arrastrar y soltar es intuitivo. Me resulta fácil hacer un seguimiento del papeleo con SignNow, y también me gusta que puedas añadir tu logotipo a los contratos. Me han gustado todas las plataformas de esta lista, pero hay algunas que destacan especialmente. Recomendaría SignNow para empresas de cualquier tamañodesde los recién llegados hasta las grandes empresas.

Mis mejores elecciones

Aquí están mis tres mejores elecciones para hoy:

• SignNow – un excelente todoterreno para empresas de todos los tamaños
• PDFfiller– una gran herramienta con excelentes funciones relacionadas con PDF
• Docusign – una buena solución para grandes empresas para la secuenciación lógica avanzada de firmas (si esto, que aquello, encadenar, etc...)

Cómo elegir un software de firma de documentos para empresas

Si tienes una empresa y quieres facilitar la recogida de firmas, ¿qué tipo de características deberías buscar? Aquí tienes algunas ideas:

Organización

Al principio, me resultaba difícil organizar todo el papeleo. Perdía mucho tiempo buscando firmas porque necesitaba encontrar las herramientas adecuadas para ser eficiente en la parte administrativa de mi trabajo.

Varias de las herramientas de esta lista facilitan enormemente la gestión de contratos: separan los documentos en la bandeja de entrada y de salida, por ejemplo, para que puedas ver los documentos recién devueltos, así como las firmas pendientes de recogida. Estas funciones facilitan enormemente la búsqueda de esos documentos cruciales.

Utilizar estas plataformas desde la perspectiva de la gestión de proyectos también es útil: hace que el seguimiento de las cosas sea mucho más manejable. (Encontrará más consejos al respecto en nuestra guía sobre cómo encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos para negocios en líneaasí como nuestra guía sobre la Gestión ágil de proyectos metodología).

Almacenamiento

El almacenamiento es otra característica clave. Algunas de las herramientas de esta lista tienen una excelente capacidad de almacenamiento para guardar contratos y formularios esenciales. Aunque es poco probable que las empresas más pequeñas lleguen al límite en términos de almacenamiento, sigue siendo útil saber que no tendrás que preocuparte por alojar formularios en otra plataforma.

Seguridad del software de firma electrónica

La seguridad es otro factor. Cuando se trata de información sensible, hay que saber que la plataforma es segura. Algunas plataformas ofrecen una carpeta cifrada, que requiere otra contraseña (enviada por SMS, por ejemplo).

Estas medidas añaden otra capa de seguridad para los documentos importantes y cierta protección si varias personas utilizan el mismo software.

La firma segura es fundamental si se trata de historiales médicos o educativos, así como de historiales financieros. (Si necesita más consejos al respecto, consulte nuestra guía sobre cómo encontrar el mejor programa de contabilidad para un resumen de las mejores herramientas para gestionar tus finanzas como empresario).

Colección Signature

La recogida de firmas es, por supuesto, el principal factor a tener en cuenta en una solución de firma electrónica.

En trabajo a distancia es excelente en muchos aspectos, hay pequeños retos que superar, como la recogida de papeles de personas de todo el mundo.

Busca una plataforma que permita a clientes, empleados o autónomos firmar un documento. Por ejemplo, pueden teclear su firma, dibujarla, subirla desde su dispositivo móvil o utilizar una webcam.

Cuantas más opciones, mejor, ya que agilizará el proceso de recogida de firmas.

Plantillas

Algunas plataformas disponen de una gama de plantillas para utilizar. Las plantillas son excelentes si acabas de crear tu nueva empresa. Sin embargo, mecanografiar las políticas, contratos y formularios de empleados o contratistas puede llevar tiempo. Puedes acelerar el proceso de preparación y firma modificando plantillas preexistentes.

Las plataformas varían en cuanto a las plantillas que ofrecen, y algunas tienen una amplia gama de contratos en diferentes nichos, por lo que debería poder encontrar formularios que se adapten a su negocio.

Conversión de documentos

Algunas herramientas también te permiten convertir documentos rápidamente. Por ejemplo, puedes convertir un documento de Word en un PDF, al que tu cliente o autónomo podrá acceder más fácilmente. Otras plataformas ofrecen herramientas de conversión masiva, lo que es excelente si ya tienes documentos que quieres convertir.

También puede cargar un documento y transformar algunas áreas en áreas rellenables utilizando algunas plataformas de esta lista.

Por ejemplo, puede crear un documento en un procesador de textos y luego añadir campos rellenables para sus clientes, lo que lo hace mucho más accesible desde su perspectiva y aumenta las probabilidades de que le devuelvan el papeleo rápidamente.

Facilidad de uso del software de firma electrónica

Todas las plataformas deben resultarte sencillas si piensas utilizarlas con regularidad. No hay nada peor que perder un tiempo precioso navegando por una plataforma torpe y compleja.

En su lugar, busque un proceso de incorporación fluido y una interfaz de usuario sencilla. Puede que tengas que registrarte en una versión de prueba de la plataforma que elijas para hacerte una idea de cómo funciona.

El mejor software de firma de documentos para empresas

Ahora vamos a ver mi software de firma de documentos favorito. Te contaré lo que me ha parecido cada uno y sus pros y contras.

SignNow: El mejor en general para la firma de documentos

SignNow es una útil herramienta de software de firma electrónica para empresas. Cuenta con un constructor de arrastrar y soltar que te permite añadir campos como texto y áreas firmables a tus contratos, y es súper fácil de usar.

Además, puede enviar documentos y hacer un seguimiento de las firmas que aún no han sido devueltas, lo que es excelente si quiere facilitar la búsqueda de estos contratos.

En primer lugar, no permite crear contratos, lo que significa que tendrás que utilizar otra plataforma para crearlos. Sin embargo, transforma esos documentos en formularios firmables. También es asequible, lo que resulta adecuado para las empresas más pequeñas.

Me gusta que puedas añadir tu logotipo a los contratos, y me gusta lo fácil que es hacer un seguimiento de los documentos que estás esperando. Sin embargo, carece de funciones en comparación con otras plataformas de esta lista, y hay integraciones bloqueadas tras niveles de precios más altos, lo que es una pena si tienes un presupuesto ajustado.

Profesionales de SignNow

• Muy fácil de usar (una de las mejores soluciones de software de firma electrónica que he probado)
• Asequible para las pequeñas empresas (ver opciones de precios)
• Facilita el seguimiento de los documentos
• Plantillas útiles incluidas
• Pista de auditoría de firma electrónica

Contras de SignNow

• Carece de algunas funciones
• Las integraciones están bloqueadas tras los niveles de precios más altos

¿En qué se diferencia signNow de sus competidores?

• Comparación entre signNow y Docusign
• Comparación entre signNow y Adobe Sign

Software de firma electrónica DocuSign

DocuSign es una popular plataforma de software de firma electrónica con más de 1 millón de usuarios en todo el mundo. Permite a los usuarios crear una firma para firmar rápidamente formularios y contratos en línea y ofrece otros servicios como plantillas y un creador de formularios.

Me gusta DocuSign por varias razones. La herramienta de creación de firmas funciona bien y te permite elegir una firma ya hecha, dibujar tu firma o subir una desde tu dispositivo móvil. Funciona bien y es una herramienta excelente para ahorrar tiempo si tienes que firmar muchos documentos en tu trabajo.

También me gustan las plantillas de contratos. Tienen una amplia gama de plantillas con categorías que incluyen inmobiliaria, RRHH, legal, ventas, seguros, finanzas y gobierno. Si odias crear un formulario, una póliza o un contrato desde cero, puedes personalizar las plantillas prediseñadas.

El constructor de formularios en sí es bueno. Tiene una curva de aprendizaje moderada, por lo que requiere un poco de inversión de tiempo para aprender.

Sin embargo, tiene la ventaja de disponer de campos condicionales: si los usuarios eligen una opción concreta en un menú desplegable, aparecerá una nueva selección de preguntas. Todo lo que facilite la cumplimentación de formularios a clientes o autónomos, ¡mejor que mejor!

El inconveniente de DocuSign es que es bastante caro en comparación con sus competidores y no ofrece muchas funciones en el plan de precios más bajo. Puedes leer más sobre él en nuestro DocuSign frente a SignNow comparación.

Profesionales de Docusign

• Gama decente de plantillas
• Facilidad para crear y guardar firmas
• El constructor de formularios tiene formato condicional
• Dispone de un registro de auditoría de firma electrónica Docusign

Contras de Docusign

• Bastante caro en los niveles de precios más altos
• El plan más barato no tiene muchas prestaciones

¿Cómo Comparación de Docusign con la competencia?

• Comparación entre Docusign y signNow

PDFfiller

PDFfiller es principalmente una herramienta de creación de PDF y gestión de documentos, muy útil para las empresas; ofrece plantillas y contratos prefabricados para autónomos y nuevos empleados, y puedes crear formularios desde cero con su herramienta de creación de formularios. También cuenta con una excelente herramienta de captura de firmas.

Puedes capturar firmas utilizando una webcam o un código QR, cargándolas desde tu dispositivo móvil, dibujándolas o simplemente escribiéndolas. Creo que cuantas más opciones puedas ofrecer a tus empleados o contratistas, mejor.

PDFfiller ofrece una gama aceptable de plantillas para empresas. No son las más bonitas, pero son funcionales, lo cual es crucial.

La herramienta de creación de PDF es bastante sencilla (funciona de forma parecida a software de marketing por correo electrónico), aunque la interfaz de usuario está un poco desordenada. Aun así, con PDFfiller podrá crear formularios PDF rellenables para sus empleados.

Los precios también son adecuados para las pequeñas empresas.

Pros de PDFfiller

• Facilidad para capturar firmas
• La herramienta de creación de documentos PDF es fácil de usar
• Gama decente de plantillas
• Tiene un precio razonable para las pequeñas empresas

Contras de PDFFiller

• La interfaz de usuario está un poco desordenada
• Las plantillas no son las más agradables de ver

¿Cómo se compara PDFfiller con otros?

• Comparación entre PDFfiller y Nitro PDF
• Comparación entre PDFfiller y Foxit PDF

NitroSign

NitroSign es una herramienta de creación de PDF que permite a los usuarios crear y gestionar archivos PDF. Sin embargo, también tienen otra herramienta llamada NitroSign. Se trata de una herramienta basada en la nube que permite a los usuarios combinar, optimizar, organizar y convertir documentos. También permite a los usuarios añadir texto y firmas a los documentos.

NitroSign es una herramienta valiosa, y el proceso de captura de firmas es sencillo. Los usuarios pueden dibujar, escribir o cargar sus firmas.

Ofrece menos opciones para capturar firmas que otros de esta lista (como PDFfiller, por ejemplo), pero dibujar firmas funciona bien y es fácil cargarlas desde el dispositivo móvil o el ordenador como solución de software de firma electrónica sobre la marcha.

NitroSign tiene un plan de precios diferente sólo para este servicio en particular. También facilita la gestión de documentos. Sin embargo, tendrás que comprar una licencia para su aplicación de firma de escritorio para crear un PDF desde cero.

Profesionales de NitroSign

• Fácil de usar
• Buenas herramientas de organización y gestión de documentos
• La herramienta de captura de firmas es sencilla

Contras de NitroSign

• No incluye software de creación de PDF
• No ofrece tantas opciones para capturar firmas

Acrobat Sign

Firma Adobe Acrobat es otra opción para capturar firmas rápidamente. Si alguna vez has utilizado productos de Adobe, probablemente Acrobat Sign te resultará bastante intuitivo.

La plataforma basada en la nube funciona bien y facilita la gestión de los contratos. Si necesitas incorporar a un grupo de autónomos, puedes capturar sus firmas e imprimir los documentos para tus archivos.

Me gusta Adobe Acrobat Sign porque hace que la administración de una pequeña empresa sea mucho más sencilla; sé lo que es perder el rastro de un formulario importante u olvidarse de dar seguimiento a una respuesta, y tenerlo todo ordenado ayuda.

También cuenta con una serie de integraciones decentes, y la seguridad que proporciona Adobe Sign es estupenda. Es una opción fiable si manejas documentos confidenciales. El precio es asequible: el plan Pro cuesta $20 al mes (o $12,99 el plan Starter).

El inconveniente es que su servicio de asistencia técnica no es muy bueno, por lo que es posible que tengas que esperar un poco para recibir una respuesta si algo va mal.

Profesionales de Adobe Sign

• Fácil de usar
• Muchas opciones en cuanto a plantillas gratuitas
• Seguimiento de documentos muy sencillo (gestión de documentos)
• Precio decente
• Buena seguridad para documentos sensibles (firma segura)

Contras de Adobe Sign

• El servicio de atención al cliente podría mejorar
• No es tan compatible con dispositivos móviles como otras soluciones de software de firma electrónica de documentos

¿Cómo firma Adobe? Comparación con las alternativas?

• Comparación entre Adobe Sign y signNow

Firma en Dropbox

Firma en Dropbox es una gran opción, especialmente si ya utilizas Dropbox. Puedes elegir un documento, añadir firmantes para una solicitud de firma, arrastrar y soltar campos rellenables en documentos existentes y hacer un seguimiento de los documentos para los que has solicitado firmas.

Al igual que Acrobat Sign, Dropbox Sign facilita la gestión del papeleo. Después de haber contratado a autónomos y contratistas a lo largo de los años, veo que Dropbox Sign me vendría muy bien para gestionar estos importantes formularios y contratos. También me gusta que tenga una función automática de guardado y copia de seguridad.

Dropbox Sign es caro sólo para una solución de firma digital si no utilizas ya Dropbox. Es algo a tener en cuenta para las empresas más pequeñas que intentan mantener los costes bajos.

Es fácil de usar y bastante intuitiva, incluso si prefieres evitar aprender nuevas plataformas.

Dropbox Sign Pros

• Firma digital fácil de usar
• Facilita la gestión de documentos
• Ideal si necesitas contratar a muchos autónomos o contratistas
• Aprendizaje intuitivo para nuevos usuarios

Contras de Dropbox Sign

• Caro en comparación con otras plataformas de esta lista

Solicitud de firma

Solicitud de firma es una excelente opción para autónomos. Tiene un plan gratuito que permite firmar documentos rápidamente. Sin embargo, para las empresas, también es una herramienta de firma de documentos de bajo coste. El plan Business te ofrece equipos, plantillas y documentos ilimitados.

SignRequest le permite insertar fácilmente la marca de su empresa. Esto parece una característica menor, pero vale la pena por el precio y crea un aspecto profesional. El editor de arrastrar y soltar de SignRequest es fácil de usar, y me gusta que el proceso de incorporación sea sencillo. Es una herramienta muy útil y la recomiendo para las pequeñas empresas.

Le faltan algunas funciones adicionales y no tiene una amplia gama de plantillas como otras plataformas de esta lista, pero en su mayor parte es estupenda.

Pros

• Fácil de usar
• Proceso de incorporación rápido y sencillo
• Bajo coste, por lo que es excelente para autónomos o pequeñas empresas
• Facilidad para añadir marcas a los documentos

Contras

• Carece de funciones adicionales
• No dispone de una amplia gama de plantillas

FirmaDerecha

FirmaDerecha es una plataforma apasionante. El precio no es muy bueno para las pequeñas empresas. A partir de $60 al mes, es caro. Sin embargo, es una opción de firma mucho más segura para tratar información sensible. Por ejemplo, si trabajas con información confidencial, como historiales médicos o educativos, necesitarás la seguridad que ofrece RightSignature.

Forma parte de Citrix, así que si ya trabajas con esa plataforma, unirte a RightSignature tiene sentido como extensión del software de firma electrónica. Sin embargo, aunque el proceso de incorporación es sencillo, no es la plataforma más intuitiva.

Tiene muchas funciones excelentes, como la recogida de firmas, el envío de paquetes de documentos, las solicitudes de firma masivas y la creación de plantillas. También cuenta con un brillante servicio de atención al cliente, por lo que estarás en buenas manos si algo va mal.

Tengo sentimientos encontrados: es una buena plataforma, pero puede estar fuera del alcance de las pequeñas empresas. En cuanto a la seguridad, sin embargo, es una de las mejores plataformas de esta lista.

Pros

• Facilidad de inscripción
• Algunas características excelentes
• La seguridad es de primera
• Tiene un gran equipo de atención al cliente

Contras

• Caro
• No es el más fácil de usar

Finalistas y menciones honoríficas

He aquí algunas opciones que no han pasado el corte, pero que vale la pena considerar para casos de uso específicos:

• Cartel Formstack: Útil si ya eres cliente de Formstack o estás familiarizado con su interfaz.
• Cartel Jotform: Similar a Formstack, útil si ya eres cliente.
• Keepsolid Sign: Solución de firma en la nube súper sencilla y básica. Barata. 
• Cartel OneSpan: Flexible para API y casos de uso personalizados.
• Cartel de caja: Útil si ya utiliza productos Box.
• Zoho Sign: Útil si ya está familiarizado o utiliza productos del ecosistema Zoho.

Preguntas frecuentes

Mis reflexiones finales sobre las mejores soluciones de firma de documentos

Me gusta SignNow. Es fácil de usar, lo que es muy importante cuando vas justo de tiempo. En términos de organización, es genial. Puedes hacer un seguimiento de los contratos esenciales, lo que facilita mucho la búsqueda de las firmas que faltan. Además, la posibilidad de añadir fácilmente tu logotipo le da un aspecto profesional.

Sin embargo, también le recomendamos que consulte PDFfiller. Si desea crear formularios PDF para sus clientes, puede hacerlo aquí.

Tienen una buena gama de plantillas, y la plataforma de firma electrónica es relativamente fácil de usar. Además, la herramienta de captura de firmas es excelente y ofrece muchas opciones para tus clientes o autónomos.

Si tiene una lógica de firma complicada para documentos legales complejos, Docusign es una buena opción (aunque cara). 

Por último, si tienes un presupuesto ajustado, quizá quieras echar un vistazo a SignRequest. Es asequible incluso para autónomos o empresarios en solitario, y las pequeñas empresas con un presupuesto ajustado apreciarán la estructura de precios. También es muy sencillo y fácil de usar para los principiantes.

Espero que esto le haya ayudado a encontrar el mejor software de firma digital de documentos para su empresa.

Más información: Si está buscando la mejor API flexible de firma de documentos (para uso de desarrollo, entornos personalizados), consulte nuestra guía sobre las principales API de firma de documentos.