Guía de los mejores servicios de domiciliación de nóminas

Última actualización en junio 1, 2023 por Ewen Finser

Los servicios de domiciliación de nóminas son una forma sencilla de contentar a sus empleados. A los empleados les gusta recibir su nómina electrónicamente. Es más sencillo, mucho más fácil de manejar, y también hace que la contabilidad de los gastos sea más fácil para usted como empleador.

Utilizar un servicio de depósito directo tiene muchas ventajas, pero también puede tener algunos inconvenientes que debe conocer antes de tomar una decisión.

Si está buscando un servicio de domiciliación de nóminas, esta entrada del blog es el lugar perfecto para empezar. Hablaremos sobre qué es un servicio de domiciliación de nóminas y qué características debe buscar. ¡Vamos a profundizar en lo que debe buscar en un buen proveedor de servicios de nómina de depósito directo, así como algunas opciones de alta calidad disponibles para las empresas hoy en día!

¿Qué es la nómina?

La nómina es el proceso de registrar y pagar el sueldo o salario de un empleado. El proceso de nómina comienza con el cálculo del salario bruto, que es la cantidad total de dinero ganada por un empleado en un periodo de tiempo determinado. A continuación se efectúan las deducciones correspondientes a conceptos como el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social, y se calcula el salario neto. Esta es la cantidad que se paga realmente al empleado.

Una vez que el empresario ha calculado la retribución bruta, debe emitir una nómina o domiciliar el pago por ese importe a sus empleados. Esto se denomina a veces "envío". El último paso en el proceso de cálculo de la nómina es pagar los impuestos aplicables y otras deducciones del cheque remitido (o depósito directo).

Las nóminas suelen ser la tarea más complicada a la que se enfrenta el equipo administrativo de una empresa. Es la parte de la gestión de una empresa que requiere más atención y experiencia, pero también puede ser muy gratificante tanto para la empresa como para los empleados. Por eso los mejores servicios de domiciliación de nóminas pueden ser tan valiosos para empresas de todos los tamaños.

¿Qué es un servicio de domiciliación de nóminas?

El depósito directo, que sustituye a los métodos de pago tradicionales como la emisión de cheques en papel y los sobres con dinero en efectivo, es una nueva forma de pagar a sus empleados. Reduce el riesgo transfiriendo electrónicamente el dinero de la cuenta bancaria de tu empresa a sus cuentas y ayuda a tu equipo de nóminas a hacer su trabajo con menos complicaciones administrativas.

Un servicio de domiciliación de nóminas suele ser una empresa externa que ayuda a las empresas a procesar y pagar los salarios de sus empleados. El servicio se encargará de calcular el salario bruto, emitir los pagos y abonar los impuestos o deducciones aplicables.

Este tipo de servicios pueden ser muy valiosos para las empresas, ya que se encargan de una de las tareas más complicadas y que más tiempo consumen.

También proporcionan tranquilidad, ya que las empresas saben que sus empleados siempre cobrarán a tiempo y en su totalidad. La versión virtual y sin papel de las nóminas facilita su seguimiento, y esto ayuda a las empresas a cumplir la legislación laboral.

¿Cómo funcionan los servicios de domiciliación de nóminas?

El proceso de domiciliación de nóminas consta de tres pasos principales:

• Cálculo del salario bruto: El primer paso consiste en calcular el salario bruto de un empleado. Se trata de la cantidad total de dinero que han ganado en un periodo de tiempo determinado.
• Deducciones: A continuación, hay que deducir conceptos como el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto reducirá el salario bruto del empleado y determinará su salario neto, que es la cantidad que realmente le paga la empresa.
• Emisión del pago: Una vez efectuadas todas las deducciones, un servicio de domiciliación de nóminas puede emitir una nómina o un pago domiciliado por ese importe a cada empleado.

Algunas empresas optan por trabajar con más de un servicio de domiciliación de nóminas para saber quién tiene las mejores opciones de productos disponibles para los distintos tipos de empleados de su empresa (por ejemplo, a tiempo completo o a tiempo parcial). Otras empresas optan por utilizar varios productos de software de contabilidad en línea en lugar de pasar por el proceso indirecto de añadir aplicaciones adicionales de terceros a la mezcla.

El objetivo final es acercarse lo más posible a eliminar por completo la necesidad de manipular y gestionar las nóminas en papel in situ.

¿Qué importancia tiene la rapidez en el proceso de domiciliación de la nómina?

La rapidez es muy importante cuando se trata de nóminas. Por eso muchas empresas están dejando de pagar las nóminas en papel y pasan a domiciliar los salarios de sus empleados.

Si su equipo tiene que distribuir o emitir cientos de cheques en papel in situ, puede tardar horas en hacerlo cada vez que necesite emitir una nueva nómina (y además siempre hay al menos un poco de desfase entre el momento en que un empleado cobra y el momento en que ve el dinero ingresado en su cuenta).

Con sistemas de pago directo como Gusto, Wave Payroll, OnPay, Sure Payroll o Zenefits, los empleados reciben su pago casi inmediatamente después del día de pago, ya que todo se realiza electrónicamente.

Recomendaciones de nuestro servicio de domiciliación de nóminas

Gusto

Gusto es un fantástico servicio de depósito directo de nóminas, ya que es fácil de usar y ofrece una solución todo en uno que funciona para la mayoría de las empresas. Es muy fácil de usar y se integra bien con otros productos de software empresarial.

GustoEl precio es razonable, y sus funciones están repletas de todo lo que las empresas sin personal propio de nóminas apreciarán.

Gusto es una opción fantástica para cualquier empresa, especialmente las pequeñas empresas que necesitan más asistencia. Es una gran alternativa para cualquier empresa, pero destaca especialmente cuando se trata de pequeñas empresas, ya que puede automatizar toda su nómina y dar servicio a empresas de numerosos estados.

También tiene muchas funciones útiles, como:

• Cálculo automático de impuestos y retenciones
• Una garantía fiscal sin penalización
• Prestaciones a los empleados
• Integraciones con Xero, Quickbooks y otros tipos de software de contabilidad
• Seguimiento de la contratación y la incorporación
• Perspectivas e informes
• Retenciones automáticas en nómina
• Cartera Gusto
• Seguimiento del tiempo libre de los empleados

Gusto también está muy bien valorado en cuanto a atención al cliente y ofrece asistencia por teléfono, chat y correo electrónico. La función de chat está disponible en el horario del Pacífico entre las 6.00 y las 16.00 de lunes a viernes, pero depende del plan que tengas contratado. Sin embargo, si contratas el plan más caro, dispondrás de todo un equipo de atención al cliente dedicado a tu cuenta.

Gusto cuesta: $39 a $149 al mes. A continuación, pagará entre $6 y $12 más por empleado y mes.

Nómina Wave

Otro servicio popular de domiciliación de nóminas es Wave Payroll. Esta empresa ofrece una plataforma fácil de usar para emitir pagos electrónicamente. Son especialmente buenos en comparación con otros productos por su modelo de precios fijos, que solo varía en función del estado en el que te encuentres (por motivos fiscales) y no de las funciones que necesites.

Sin embargo, a pesar de que la declaración de la renta sólo es gratuita en 14 estados, Wave también proporciona software gratuito de contabilidad y facturación que puedes utilizar con Nómina para que sea más rentable. El software de nóminas, fácil de usar, es perfecto para pequeñas y grandes empresas, y Wave también te permite probar su software gratis durante 30 días.

Estas son algunas de las funciones que ofrece Wave:

• Declaraciones de impuestos gratuitas en 14 estados (incluidos Nueva York, Texas y California)
• Fácil integración con sus herramientas de contabilidad interna
• Integración con Quickbooks
• Servicio de facturación
• Software seguro con certificación PCI de nivel 1
• Soporte para facturación recurrente, incluidos recibos automatizados, edición mediante arrastrar y soltar y control de zonas horarias.
• Aceptar pagos en línea

También ofrecen atención al cliente además de planes de precios competitivos, aunque muchas personas informaron de que el software no era especialmente útil. No obstante, los clientes pueden ponerse en contacto con ellos enviando un ticket de asistencia o a través del chat en directo, así como utilizando su Centro de ayuda con artículos y tutoriales.

Costes de nómina Wave: $35 al mes en los 14 estados en los que declaran impuestos y $20 al mes en todos los demás estados. También tendrás que pagar $6 adicionales por empleado o contratista independiente al mes. Sus herramientas de contabilidad y facturación son gratuitas.

OnPay

OnPay son ideales para empresas que buscan altos niveles de personalización o asistencia a la carta. Esto es especialmente cierto cuando se trata de su oferta de productos dirigida a los propietarios de pequeñas empresas que necesitan toda la ayuda posible para mantenerse a flote financieramente.

Se integran con una gran variedad de sistemas de software de contabilidad, así como con la mayoría de software de seguimiento del tiempo. Además, su práctica API significa que es fácil de integrar incluso con cualquier herramienta que desees si actualmente no ofrecen una integración directa.

El rápido tiempo de procesamiento de OnPay y la posibilidad de ejecutarlo todo en el teléfono móvil lo hacen ideal para las pequeñas empresas.

Algunas de las principales funciones que ofrece OnPay son:

• Declaraciones fiscales anuales de los trabajadores
• Pagos mensuales ilimitados
• Altamente optimizado para uso móvil
• Integraciones con programas de contabilidad populares como QuickBooks, Xero y Deputy
• Herramientas de información sobre nuevas contrataciones
• Plantillas de documentos integradas
• Auditorías de conformidad
• Autointegración de los empleados
• Estructura de precios sencilla y asequible.

En lo que respecta a la atención al cliente, OnPay ofrece asistencia por correo electrónico y teléfono de lunes a viernes de 9:00 a 20:00, hora del este. También tiene muy buenas críticas de la mayoría de sus clientes.

Costes de OnPay: $36 al mes, más $4 adicional por empleado y mes

Intuit Quickbooks Nómina

Posiblemente el nombre más popular en software de contabilidad de depósito directo, Intuit Quickbooks Payroll es una opción ideal tanto para principiantes en contabilidad como para profesionales experimentados. El software se puede utilizar con cualquier tipo de negocio, desde restaurantes hasta empresas de construcción.

Uno de los mejores programas en general de esta lista es Intuit QuickBooks Payroll, lo cual no es ninguna sorpresa, ya que tiene todo lo que la mayoría de las pequeñas empresas necesitan. Combinado con su capacidad para conectarse tan perfectamente con QuickBooks - el software de contabilidad más utilizado para las pequeñas empresas - y usted tiene una potencia de nómina.

Algunas de las principales funciones que ofrece QuickBooks son:

• Ejecute las nóminas en cualquier lugar desde un completo software basado en la nube
• Conéctese fácilmente con otros productos QuickBooks
• Procesar las nóminas e imprimir los recibos de sueldo
• Gestión de las hojas de horas, los turnos, las vacaciones y los gastos de los empleados
• Retenciones fiscales automáticas y cotizaciones empresariales
• El portal del empleado reduce el trabajo administrativo
• Nóminas generadas automáticamente
• Protección contra sanciones fiscales

Fo servicio al cliente, Intuit QuickBooks Payroll ofrece correo electrónico y soporte telefónico de lunes a viernes entre las 6 am y 6 pm desde sus oficinas de California. También tienen una base de conocimientos muy útil con preguntas frecuentes y recursos útiles, que responde a las preguntas más comunes.

Costes de la nómina de Intuit QuickBooks: $45 a $125 inicialmente, y después $4 a $10 por empleado y mes

Nómina ADP

ADP es un nombre que los propietarios de pequeñas empresas probablemente conocen muy bien. El gigante de las nóminas ofrece una amplia gama de servicios que se adaptan a empresas de todos los tamaños y sectores. Como cabe esperar de una empresa tan consolidada, ADP ofrece funciones muy completas y un servicio de atención al cliente decente.

Se ocupan de empresas de todos los tamaños, por lo que pueden ocuparse de una empresa pequeña o de cientos de personas sin dificultad. Cuando se trata de empresas de más de 100 empleados, emplean la mejor tecnología y las mejores herramientas para que todo funcione a la perfección.

Algunas de las principales funciones que ofrece ADP son:

• Servicios de nóminas altamente personalizables para empresas grandes y pequeñas
• Se integra perfectamente con los programas de contabilidad más conocidos, como QuickBooks, Xero, Zoho Books, Sage Intacct o Microsoft Dynamics GP.
• Gestiona todas las declaraciones W2 y 1099, así como los impuestos sobre el empleo.
• Funciones fiscales y de cumplimiento integradas
• Un panel de control personalizado para que pueda pagar fácilmente a los empleados
• Automatice fácilmente los pagos periódicos
• Acceso a los historiales médicos de los empleados desde la aplicación
• Aplicación móvil galardonada

Aunque no son conocidos específicamente por tener un servicio de atención al cliente increíble, ¡tampoco son conocidos por ser horribles! ADP ofrece asistencia 24/7 a todos sus clientes.

Costes de nómina de ADP Run: una cantidad no revelada, específica para cada cliente individual

Zenefits

Zenefits es la recién llegada al panorama de las nóminas, pero ha causado un gran impacto en poco tiempo. La empresa ofrece una plataforma todo en uno de RRHH y beneficios para pequeñas empresas, que facilita la gestión de los expedientes de los empleados, el seguro médico, los planes de pensiones 401k y mucho más.

La plataforma reúne muchas herramientas inteligentes de recursos humanos en una única plataforma fácil de gestionar. Permite a las empresas agilizar sus procesos de nómina y ahorrar tiempo.

Algunas de las principales características que Zenefits ofertas son:

• Funciones de incorporación simplificadas
• Integración total con los programas de contabilidad más populares
• Recursos humanos, prestaciones, programación y nóminas en un solo lugar
• Autointegración de los empleados
• Tareas de cumplimiento y declaraciones fiscales automatizadas
• Excepcional aplicación móvil para empleados
• Las herramientas de elaboración de informes permiten ver plazos y datos

Zenefits La atención al cliente incluye un útil centro de formación lleno de vídeos y guías paso a paso. También ofrecen soporte por correo electrónico y chat en vivo de 7 am a 4 pm hora del Pacífico.

Costes de Zenefits: tienen 3 niveles diferentes. El nivel Essentials cuesta $8 por empleado y mes; el plan Growth cuesta $14 por empleado y mes, y el plan Zen cuesta $21 por empleado y mes.

SurePayroll

SurePayroll es uno de los servicios de domiciliación de nóminas más populares entre las empresas más pequeñas y menos comunes. De hecho, es ideal para sectores extremadamente específicos y puede ser utilizado por todo tipo de empresas, desde el comercio minorista hasta las iglesias.

Una de las principales ventajas de utilizar SurePayroll es que es muy asequible, especialmente para empresas con plantillas pequeñas. La empresa es conocida por su plataforma fácil de usar, que facilita el procesamiento de las nóminas, la gestión de los expedientes de los empleados y mucho más. SurePayroll también ofrece un gran servicio de atención al cliente con tiempos de respuesta rápidos.

Estas son algunas de las principales características que ofrece SurePayroll:

• Se integra fácilmente con QuickBooks, Xero y otros programas de contabilidad populares.
• Seguimiento del tiempo libre retribuido
• 2 meses gratis para las pequeñas empresas
• Ejecutar automáticamente las nóminas
• Adecuado para pequeñas empresas especializadas, o incluso niñeras
• Procesos de incorporación y despido de empleados
• Gestiona fácilmente las deducciones del plan 401(k)
• Práctica aplicación móvil para utilizar sobre la marcha
• Se integra con Xero, Zoho Books y otros programas de contabilidad

Además, su servicio de atención al cliente es uno de los mejores del sector: siempre están dispuestos a ayudar y resuelven rápidamente cualquier problema. Puedes hablar con sus agentes 6 días a la semana por teléfono, correo electrónico o chat en directo, de lunes a viernes entre las 7:00 y las 20:00, hora central, y los sábados entre las 9:00 y las 13:00, hora central.

Costes de SurePayroll: $19,99 a $49,99 como base, y luego $4 a $10 adicionales al mes por empleado o contratista independiente.

¿Qué debe buscar en un servicio de domiciliación de nóminas?

A la hora de elegir un servicio de domiciliación de nóminas para su empresa, debe tener en cuenta varias cosas. La primera es qué tipo de empresa tiene: ¿es un pequeño negocio familiar o tiene cientos de empleados? El tamaño de su empresa le ayudará a determinar qué tipo de servicio de domiciliación de nóminas le conviene más.

A continuación, echa un vistazo a las características que ofrece cada servicio y lo que podría ser importante para tu negocio. Servicios como Gusto y Quickbooks ofrecen incorporación de empleados, seguimiento de las horas trabajadas y servicios de declaración de impuestos, mientras que Zenefits y Wave Payroll tienen cuotas mensuales bajas.

Por último, asegúrese de preguntar a los posibles proveedores acerca de sus políticas de atención al cliente. Querrá saber con qué rapidez pueden responder a cualquier pregunta o problema que pueda surgirle en el proceso de domiciliación de nóminas.

Estos son algunos de los factores más importantes que debe buscar en un servicio de domiciliación de nóminas:

Precisión

La precisión de un servicio de domiciliación de nóminas es increíblemente importante. Cualquier error podría provocar frustración en sus empleados y trabajo adicional para su equipo.

Capacidad

Este tipo de programas suelen basarse en el tamaño del equipo y se cobran por empleado. Esto significa que tendrá que tener en cuenta cuántos empleados tiene a la hora de elegir el mejor servicio de domiciliación de nóminas para su empresa. Lo más probable es que esto también afecte al precio.

Integraciones

La plataforma adecuada debe integrarse con el resto de su software empresarial para que pueda configurarse y gestionarse fácilmente con un pequeño número de clics o toques en cualquier dispositivo, incluidas tabletas y smartphones.

Esto ahorrará tiempo a los gestores a la hora de gestionar los flujos de trabajo, al tiempo que mejorará la precisión al garantizar que la información esté siempre actualizada en todos los sistemas utilizados para gestionar los pagos en su empresa.

Seguridad

Los servicios de domiciliación de nóminas suelen ser plataformas basadas en la nube, lo que significa que son susceptibles de sufrir fallos de seguridad, al igual que la mayoría de las herramientas en línea en la actualidad (e incluso más que las aplicaciones de escritorio, ya que sus datos pueden almacenarse en servidores de todo el mundo).

Los mejores proveedores deben disponer de funciones de seguridad de primer orden para proteger sus datos y la privacidad de sus empleados.

Facilidad de uso

Un servicio de domiciliación de nóminas debe ser fácil de usar para todos los implicados. Desde los directivos, que necesitan configurar los nuevos empleados y los pagos, pasando por los contables, que necesitan informes detallados sobre las tarifas salariales y las deducciones, hasta los propios empleados, que simplemente recibirán sus salarios depositados en sus cuentas bancarias sin tener que pasar por ningún trámite adicional.

Las mejores opciones también deben ser lo suficientemente sencillas como para que las personas que quizás no sean especialmente expertas en tecnología puedan utilizar este tipo de nómina.

Eficacia

Dependiendo de la actividad de su empresa, la eficiencia puede ser un factor decisivo para cualquier servicio de domiciliación de nóminas.

Si trabaja en el comercio minorista y necesita emitir nóminas semanales o incluso por turno, o si es un contratista independiente que necesita acceso instantáneo a los fondos tras la presentación de las horas trabajadas (y sin retrasos), busque proveedores que ofrezcan funciones como pagos al día siguiente o en el mismo día.

Flexibilidad

El servicio de domiciliación de nóminas debe ser lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de su empresa. Debe ofrecer diversas opciones de pago, como cheques, transferencias ACH y transferencias bancarias, para que pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.

Facilidad de instalación

La plataforma debe ser fácil de configurar y gestionar, lo que ahorrará tiempo a sus empleados. También debe tener una curva de aprendizaje baja para que los directivos puedan acostumbrarse a trabajar con ella rápidamente sin tener que hacer cursos de formación exhaustivos ni leer manuales.

Atención al cliente

Dado que este tipo de servicio suele estar asociado a información confidencial sobre su empresa, querrá que los posibles proveedores dispongan de un sólido servicio de atención al cliente para que cualquier problema se resuelva lo antes posible en lugar de ser ignorado durante días o semanas. r empresa, hay algunas cosas que querrá tener en cuenta.

¿Con qué frecuencia hay que utilizarlo?

Otro factor es la frecuencia con la que hay que pagar las nóminas: ¿diaria, semanal, mensual? La regularidad de las nóminas podría influir en el proveedor más adecuado para su empresa.

También deberá tener en cuenta si hay personas ajenas a la empresa que también necesitan una retribución y, en caso afirmativo, cuántas son y qué tipo de pagos deben recibir.

Características

A continuación, piense en las funciones específicas que le ayudarán a agilizar aspectos como el seguimiento de la asistencia y el control horario, al tiempo que ahorran tiempo a los gestores en general mediante la automatización de tareas rutinarias. Todos estos factores contribuyen a encontrar un servicio de domiciliación de nóminas que se adapte a su empresa como un guante.

Apoyo a los RRHH

Aunque no es tan importante como algunos de los factores anteriores, es posible que también desee considerar si su proveedor potencial ofrece o no soporte de RRHH.

Esto puede incluir desde el servicio de atención al cliente hasta preguntas e inquietudes relacionadas con las nóminas, especialmente si sus empleados cobran semanal o diariamente en lugar de mensualmente, lo que significa que sus nóminas serán más pequeñas pero llegarán con mayor frecuencia (lo que facilita el seguimiento).

Es crucial que las empresas se mantengan al día de todos los requisitos de cumplimiento de la legislación federal, como las retenciones de impuestos, y los proveedores de nóminas de depósito directo pueden ayudar mucho en este sentido.

Tanto si empieza de cero sin un sistema ya implantado como si busca formas de agilizar los procesos actuales que no funcionan lo suficientemente bien, tenga en cuenta estos consejos a la hora de elegir una plataforma que se adapte a las necesidades de su empresa.

Precio

Por último, pero no por ello menos importante, el precio es siempre un factor a tener en cuenta. Ninguna empresa quiere gastar más de lo necesario, así que asegúrese de comparar las tarifas de distintos proveedores y encontrar uno que se ajuste a su presupuesto sin sacrificar ninguno de los factores antes mencionados.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Los distintos servicios de nóminas ofrecen diferentes ventajas a las empresas, pero es importante encontrar el que se ajuste a su presupuesto y al tipo de empresa.

En general, creemos que ADP o Gusto son grandes opciones para las grandes empresas, mientras que SurePayroll funciona bien con las más pequeñas. Algunos de los principales proveedores, como QuickBooks, también pueden utilizarse como plataformas de servicios de domiciliación de nóminas.

Sea cual sea la herramienta que utilice, los servicios de domiciliación de nóminas ofrecen a las empresas una excelente forma de ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que garantizan la precisión y la seguridad de los pagos a los empleados. El mejor servicio de domiciliación de nóminas se adaptará a las necesidades específicas de su empresa.

Por eso, a la hora de encontrar el mejor servicio de domiciliación de nóminas para su empresa, es fundamental comparar precios.

Si tiene en cuenta todos estos factores, podrá decidir con conocimiento de causa qué proveedor se adapta mejor a sus necesidades específicas. Con tantas opciones disponibles, seguro que hay una perfecta para ti.