Square Payroll Revisión y Guía

Última actualización en junio 1, 2023 por Ewen Finser

Dirigir una pequeña empresa no está exento de dificultades. Yo lo sé, dirijo una. Por un lado, usted quiere que su negocio crezca, pero necesita equilibrarlo con la gestión de sus operaciones cotidianas. Esto incluye garantizar sistemas de pago eficaces, seguros y precisos que le permitan pagar a sus empleados a tiempo, siempre.

Encontrar la solución de nóminas adecuada, puede ser complicado. Hay montones de opciones, muchas de ellas dirigidas tanto a pequeñas como a grandes empresas, así que ¿cómo elegir? Dicho esto, espero ayudarle con su investigación tomando un microscopio a uno de estos proveedores: Square Payroll. Hay mucho que estudiar, así que empecemos.

Mi punto de partida

En resumen, Cuadrado es una solución basada en la nube que funciona en iOS y Android y ofrece a sus clientes un conjunto completo de herramientas de nómina. Estas incluyen depósitos directos, soporte fiscal, tiempo libre remunerado y una aplicación móvil.

Me gusta que los usuarios de puntos de venta Square pueden integrar fácilmente el sistema de nómina de Square, lo que les permite agilizar sus ventas en persona y sistemas de gestión de nómina. Del mismo modo, Square Payroll está diseñado para trabajar con otras aplicaciones de Square, como Square Team. Aquí, los empleados pueden fichar, ver sus horas trabajadas, ver su pago semanal, editar su perfil de equipo, y mucho más.

Los precios son fáciles de entender y están dirigidos principalmente a pequeñas y medianas empresas que buscan una solución todo en uno con precios transparentes.

Qué es Square

Desde su creación en 2015, Square Payroll ha crecido hasta ofrecer soluciones de pago a empresas de Estados Unidos, Australia, Reino Unido y Europa. Como ya he mencionado, los vendedores pequeños y de nivel empresarial pueden utilizar Square para beneficiarse de un software de procesamiento de nóminas bastante completo. Es decir, si usted es una tienda, restaurante, bar,

servicio profesional, o una empresa más grande, puede:

• Establecimiento de nóminas
• Generar informes
• Adapte su nómina

...tanto para empleados por horas como para asalariados.

Square Payroll incluye una gama de servicios mix-and-match para que pueda complementar su plan de nómina con otras características por un cargo adicional. Este incluye integraciones de puntos de venta, hardware Square, asistencia fiscal, impresión de cheques y mucho más.

Ahora que usted entiende lo que Square Payroll es, vamos a profundizar en algunas de sus características principales.

Características y precios de Square Payroll

Las funciones de Square Payroll ofrecen a los clientes todo lo que necesitan para funcionar:

• Nómina
• Gestionar las prestaciones de los empleados
• Automatizar la declaración de impuestos de contratistas y empleados

...todo desde un mismo sitio.

La forma más sencilla de explicar lo que Square Payroll ofrece es proporcionar una visión general de las características y cuánto cuestan.

En este punto, quiero reiterar que Square Payroll se integra con varios otros productos Square. Esto incluye Square POS y Square Timecards. Eso es, así como diferentes integraciones de terceros como Xero, QuickBooks, QuickBooks Time, y ZipRecruiter. Por supuesto, estos pueden incurrir en costos adicionales.

Así que, sin más preámbulos, echemos un vistazo a las características y precios de Square Payroll:

Pagar a empleados y contratistas

Si quieres pagar a empleados y contratistas, los precios de este servicio empiezan en $35 al mes, más $5 por persona a la que pagues. Puedes cancelarlo en cualquier momento.

Por ello, recibirás las siguientes prestaciones:

• Pagos ilimitados cada mes.
• Cálculo automático de los impuestos sobre las nóminas
• Todas las declaraciones y pagos fiscales
• Nómina multiestatal
• Asistencia en directo para la configuración de la cuenta.
• Acceso a las fichas horarias y a la aplicación para empleados
• Puede realizar el seguimiento, importar y calcular propinas y comisiones.
• Square envía los formularios W-2 y 1099-NEC a Hacienda por usted.
• Puede pagar a los empleados mediante cheque, ingreso directo o Cash App.
• Acceso al servicio de atención al cliente de lunes a viernes, de 6.00 a 18.00, hora del Pacífico.
• Inactividad estacional gratuita - No hay cargos ocultos por inactividad de la cuenta si su negocio sólo opera durante temporadas específicas. ¡No hay necesidad de desactivar su cuenta durante ese tiempo!

Pagar sólo a los contratistas

Si sólo quieres pagar a contratistas, los precios empiezan en $5 al mes, por persona pagada. De nuevo, puedes cancelar en cualquier momento. Por esto, usted recibe lo siguiente:

• Pagos mensuales ilimitados
• Square envía todos los formularios 1099-NEC a Hacienda
• El servicio de atención al cliente está disponible de lunes a viernes de 6.00 a 18.00, hora del Pacífico.
• Puede pagar a los contratistas por cheque, ingreso directo o Cash App
• Inactividad estacional libre

Ya sea que estés pagando a empleados y contratistas o sólo a contratistas, una vez que te registres, tendrás acceso a un Tablero de Square desde el cual podrás comenzar a ejecutar una nómina desde la sección de Nómina. Alternativamente, puede ejecutar la nómina de la aplicación Square Payroll.

Creo que vale la pena señalar que usted tendrá que ejecutar la nómina antes de las 8 pm PT para asegurar que sus beneficiarios de depósito directo reciban su pago en el día de pago al día siguiente. Ahora, vamos a echar un vistazo más detallado a algunas de las características mencionadas anteriormente, así como otras características que no se enumeran en la estructura de precios de Square Payroll:

Nómina

Como ya he aludido, Square Payroll tiene como objetivo simplificar el sistema de nómina de su negocio. Puede automatizar la nómina, establecer recordatorios para ejecutar la nómina, y terminar los empleados / contratistas que ya no están en sus libros.

Otras características de procesamiento de nóminas incluyen nóminas ilimitadas, pago a contratistas, soporte de impuestos, depósitos directos, acceso a la aplicación móvil Square Payroll, cheques de pago manuales, y permitir que los empleados y contratistas sean pagados con la aplicación Cash.

Impuesto

Cumplir con sus obligaciones como empleador con el IRS es esencial, por lo que Square Payroll tiene como objetivo simplificar esto. Más concretamente, el soporte fiscal de Square Payroll ofrece lo siguiente:

• Cálculos, declaraciones y pagos automáticos de impuestos estatales (para todos los que estén en el Plan Pagar a Empleados y Contratistas).
• Cálculos, declaraciones y pagos automáticos de impuestos federales (de nuevo, sólo para los usuarios del plan Pagar a empleados y contratistas).
• Square envía los formularios I-9 y W-9 a Hacienda por usted
• Crear, archivar y enviar por correo los formularios 1099 y W-2 (este último sólo está disponible en el plan Pagar a empleados y contratistas).
• Los empleados pueden firmar electrónicamente los formularios de impuestos (de nuevo, sólo en el plan Pagar a Empleados y Contratistas).

Tiempo libre retribuido y baja por enfermedad

Puede configurar una política de tiempo libre pagado (PTO) para los empleados, ya sea desde su configuración de Nómina dentro del Tablero de Square o desde la sección de perfil del Equipo de Nómina.

Puede calcular las acumulaciones de tiempo libre y realizar un seguimiento del saldo de PTO para tiempo libre y baja por enfermedad. Puede realizar el seguimiento en función del número de horas trabajadas o de una cantidad fija. En el primer caso, el empleado acumulará una determinada cantidad de tiempo libre en función del número de horas que haya trabajado. Mientras que, con una cantidad fija, sus empleados sólo tienen derecho a una cantidad determinada de PTO determinada por usted.

Gestión de equipos

Aunque Square Payroll no tiene seguimiento del tiempo incorporado en su software, usted puede inscribirse para la aplicación Square Team (gestión). Esto le costará un adicional de $35 al mes por ubicación para acceder a su lista completa de características. Sin embargo, hay una versión gratuita con funciones limitadas disponibles.

Las funciones incluyen la capacidad de los empleados para calcular las horas extraordinarias, fichar a la entrada y a la salida, programación de turnos, PTO y seguimiento de bajas por enfermedad. (Tenga en cuenta que esto sólo está disponible con el plan de pago a empleados y contratistas).

Informes

Puede generar informes sobre los totales de nómina de los empleados, los totales de los cheques de pago, el número de talones de pago generados, los totales de impuestos de la empresa, los detalles de los empleados, y mucho más. Desafortunadamente, en el momento de la escritura, la función de informes sólo está disponible a través de escritorio y no a través de la aplicación Square Payroll.

Recursos humanos y contratación

Square Payroll se integra con la consultora de RRHH Bambee. Como resultado, los clientes de Square Payroll reciben un descuento en sus funciones. Esto permite que los empleados se asocien con usted, añadan firmas electrónicas a los documentos y accedan a la información de sus recibos de sueldo.

Recibirá alertas cuando se incorporen nuevos empleados. También podrá saber en qué fase del proceso de incorporación se encuentran.

Los precios varían en función del número de empleados:

• 1-4 empleados = $99 al mes + $0 de una sola vez Bambee auditoría en profundidad de RR.HH.
• 5-19 empleados = $199 al mes + $250 de una sola vez Bambee auditoría en profundidad de RRHH
• 20-49 empleados = $299 al mes + $500 de una sola vez Bambee auditoría en profundidad de RRHH
• 50-99 empleados = $449 al mes + $750 de una sola vez Bambee auditoría en profundidad de RR.HH.

Recibirá un descuento de 50% en la tarifa única de auditoría de RRHH de Bambee. Si su empresa tiene entre 1 y 4 empleados, la tarifa de auditoría es de $0.

Consejos

Suponga que es un empresario que asigna propinas a los empleados. En ese caso, puede automatizar este proceso utilizando la opción "Activar propina" de su panel de control. A continuación, puede importar consejos diarios / por turno / período de pago. También puede pagar propinas directamente a los empleados utilizando la aplicación Square Payroll.

Alternativamente, hay una opción de entrada manual dentro de Square Payroll. Las propinas pueden ser pagadas a través de su nómina o en efectivo. También verás un registro del número de propinas que los empleados ya han asignado.

Costes adicionales al utilizar Square

Si bien es generalmente el caso de que los costos de Square Payroll son transparentes, vale la pena cavar un poco más profundo en esto. ¿Por qué? Porque si desea proporcionar a los empleados un conjunto completo de beneficios, esto le costará más.

Veamos algunas de las ventajas que puede introducir en su nómina:

• Plan de jubilación 401(k): a partir de $49 al mes y $8 por empleado (Square se asocia con Guideline para ofrecerlo)
• Beneficios para la salud: a partir de $190 al mes por empleado
• Indemnización laborala partir de $50 al mes por empleado
• Apoyo de RRHH: A partir de $99 al mes

Desde la pestaña "Beneficios", puede configurar los beneficios de los empleados como el seguro de salud, planes de jubilación 401 (k), y la compensación de los trabajadores dentro de su tablero de instrumentos Square Payroll.

Si usted ya ofrece beneficios a los empleados, Nómina Cuadrada le permite añadir deducciones de beneficios imponibles y contribuciones en el perfil individual de cada empleado de Nómina. Los beneficios soportados incluyen Cuenta de Ahorros de Salud (HSA), Roth 403 B Plan de Jubilación, 457 (b), y el Plan de Compensación Diferida.

Ventajas e inconvenientes de Square Payroll

Hemos tratado muchos temas, así que intentaré condensar algunos de los que hemos debatido en una rápida lista de pros y contras:

Pros:

• Precios asequibles
• Hay un plan sólo para contratistas
• Square ofrece un buen conjunto de recursos en línea
• Square Payroll se integra perfectamente con otras funciones de Square
• Puede utilizarse en los 50 estados de EE.UU., Australia y Europa.
• Amplio apoyo fiscal
• No hay contratos, por lo que puedes cancelar en cualquier momento

Contras:

• La experiencia de usuario no es tan intuitiva ni elegante como la de otros servicios de nóminas. La interfaz está algo anticuada y todos los datos de los empleados se muestran en una larga pantalla, lo que dificulta la identificación de la información que se necesita.
• Las funciones de informes son relativamente básicas. Square no ofrece muchos informes preformateados, y usted no puede revisar los informes en la plataforma. En su lugar, usted tiene que descargarlos. La personalización también es limitada; sólo se puede filtrar por rango de fechas de pago y miembros del equipo.
• No puedes pagar a los empleados el mismo día que te registras, ya que Square tarda unos días en autenticar tus cuentas bancarias.
• Los gastos de $5 por persona pagada pueden acumularse si tienes que generar muchos pagos.
• Los usuarios aún deben introducir manualmente todos los datos de los empleados al dar de alta a sus empleados. Esto puede ser un proceso muy largo y tedioso. No hay una manera fácil de importar los datos de los empleados.

¿Qué dicen las críticas?

He consultado varios sitios de reseñas para ver qué opinan los clientes de Square Payroll sobre su software. Software Asesoramiento usuarios le dan una puntuación global de 4,7 sobre 5 estrellas, con elogios para su funcionalidad, relación calidad-precio, atención al cliente y facilidad de uso. Sin embargo, algunos usuarios creen que el panel de control es algo básico y otros no están contentos con la falta de opciones de generación de informes.

Usuarios de Capterra también valoran muy positivamente el software, con 4,7 estrellas de 5. Son optimistas en cuanto a su facilidad de uso, la ayuda con la declaración y preparación de impuestos y el hecho de que se puedan ejecutar nóminas mensuales ilimitadas. Menos populares son los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente y las referencias adicionales a las funciones básicas de elaboración de informes.

Atención al cliente de Square

Puede ponerse en contacto con un experto de Square Payroll completando un formulario en línea describiendo la naturaleza de su consulta. Usted puede hablar con un humano de lunes a viernes, de 6 am a 6 pm hora del Pacífico, a través de correo electrónico y teléfono. Además, el apoyo de chat en vivo de especialistas con sede en EE.UU. está disponible de lunes a viernes de 6 am a 4 pm PST.

Alternativamente, puedes ponerte en contacto con la Comunidad de Vendedores Square a través del foro de la comunidad Square. El foro incluye recursos comerciales, preguntas de la semana, grupos de vendedores con intereses comunes a los que puedes unirte y mucho más.

El Centro de Soporte de Square es donde usted puede escribir preguntas relacionadas con la nómina y encontrar respuestas a consultas comunes. Por ejemplo, cómo suspender una nómina cuando no tiene empleados, descargar la aplicación Square Payroll, y más. Además, el sitio web cuenta con artículos y mensajes sobre la nómina, incluyendo cómo ejecutar una nómina.

Alternativas a Square Payroll

A la hora de buscar soluciones de nóminas para su empresa, siempre es aconsejable investigar antes de tomar una decisión definitiva. Parte de esto incluye la comprobación de la competencia. Así que a continuación, he enumerado algunas alternativas Square Payroll es posible que desee explorar antes de decidir cuál elegir:

Gusto

Como Square Payroll, Gusto se dirige a las pequeñas y medianas empresas que buscan una solución de pago "todo en uno". Sin embargo, los precios de Gusto son un poco más elevados, ya que cuestan a partir de $40 al mes y $6 por persona pagada, y ascienden a $80 al mes y $12 por persona pagada si quieres utilizar también las funciones de RRHH de Gusto. La facturación es mensual y se puede cancelar en cualquier momento.

Entre las funciones más destacadas se incluyen las nóminas mensuales ilimitadas, las funciones de RR.HH. integradas, la incorporación de empleados y los beneficios para los empleados.

Además, Gusto se integra con varias aplicaciones de terceros, como QuickBooks, FreshBooks y Xero. Sin embargo, de las dos, solo Square Payroll ofrece una aplicación móvil para que los empresarios gestionen sus nóminas.

ADP

ADP es una de las plataformas de software de administración de nóminas más conocidas. Ofrece soluciones para pequeñas empresas con 25-199 empleados y grandes empresas con más de 999 empleados y empresas en ubicaciones globales.

Se presenta como una solución de recursos humanos y nóminas que ofrece funciones como la incorporación, el autoservicio para empleados y directivos a través de una aplicación móvil, el acceso a expertos en nóminas 24 horas al día, 7 días a la semana, la integración con sistemas de recursos humanos y de seguimiento del tiempo, la administración de impuestos, etc.

Hay diferentes soluciones de nóminas disponibles en función del tamaño de su empresa. Sin embargo, el sitio web de ADP no es fácil de navegar y no había precios disponibles en el momento de redactar este artículo.

Paychex Flex

Aquí tiene una solución de software de nóminas para pequeñas y grandes empresas. Se presenta como una solución "todo en uno" para nóminas, recursos humanos, control del tiempo y la asistencia de los empleados y beneficios sociales. El servicio de atención al cliente es 24/7.

Paychex automatiza el proceso de nómina y puedes gestionarlo todo desde la aplicación móvil Paychex Flex. Sin embargo, al igual que Square Payroll, los costes son más elevados si quieres ofrecer a los empleados prestaciones adicionales como planes de jubilación y asistencia sanitaria.

Hay tres niveles de precios, con el más bajo a partir de $39 al mes y $5 por persona pagada, que se eleva a otros dos planes con precios personalizados. Tendrás que ponerte en contacto con el departamento de ventas para pedir presupuesto.

Preguntas frecuentes

Square Payroll Revisión: Mis pensamientos finales

Después de haber leído mi revisión, es de esperar que ahora tenga una mejor visión de lo que Square Payroll puede hacer y si es adecuado para su negocio. Por ejemplo, supongamos que usted está buscando una solución de software simple y fácil de usar que se integre con Square POS y ofrezca soporte de nómina e impuestos a precios asequibles. En ese caso, Square Payroll podría ser un contendiente para usted.

No hay cargos ocultos, aunque incurrirá en costes adicionales si está planeando añadir beneficios para los empleados. Square Payroll hace más o menos lo que dice en la lata. Es una solución de nómina sin lujos que es especialmente atractiva para cualquiera que ya utilice otras herramientas de Square, como POS y Team, para administrar su negocio.

En última instancia, la decisión es suya. Por ejemplo, usted puede sentir que a medida que su negocio crece, es posible que desee una plataforma de procesamiento de nómina que puede escalar con usted. Desafortunadamente, Square Payroll es más adecuado para las pequeñas empresas, por lo que podría superar esta plataforma en el tiempo.

Eso es todo, amigos; ¡díganos qué decide en los comentarios!