mejores crms para la gestión de proyectos

Los mejores CRM para la gestión de proyectos

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Por David Borgogni

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Como propietario de una pequeña empresa, soy consciente de lo difícil que puede resultar minimizar el caos y aumentar la eficiencia de tu equipo. Tras años de práctica, he aprendido que el uso de aplicaciones independientes para almacenar los contactos de los clientes y gestionar los proyectos suele dar lugar a relaciones caóticas con los clientes y a malentendidos entre los miembros de los distintos departamentos.

Aplicar los mejores CRMs para gestión de proyectos elimina estos problemas y permite a las organizaciones centrarse en aumentar la satisfacción del cliente al tiempo que mejoran las ventas.

Cada empresa tiene sus propios requisitos, y determinar lo que su organización necesita para ser más eficiente es siempre el primer paso para elegir la solución adecuada. relación con el cliente gestión software, o CRM, para la gestión de proyectos.

Le explicaré los aspectos clave de estos productos de software y utilizaré mi experiencia con ellos para ayudarle a elegir el mejor para su equipo.

Lo esencial por adelantado

Asana y Salesforce son potentes plataformas CRM de gestión de proyectos basadas en la nube que incluyen herramientas que los equipos de ventas o marketing necesitan para mantener la comunicación con sus clientes. Las opciones que ofrecen estos dos CRM para la gestión de proyectos dependen del plan de suscripción que elijas.

Sin embargo, puede que no necesites un sistema robusto como Asana o Salesforce si diriges una pequeña empresa. Por lo tanto, deberías considerar Cobre o TeamWave si trabajas con un equipo relativamente pequeño en proyectos de tamaño medio.

Mis mejores elecciones

CRM 
Funciones máximas de administrador
Tamaño de la lista de clientes
2
Sin límites
Sin límites
Sin límites
1
10.000 contactos
Sin límites
200 tareas activas
1
De 15.000 a 150.000
Sin límites
Sin límites
Sin límites
De 1.000 a ilimitado
Sin límites
2.500, 15.000 o ilimitado
Uno por espacio de trabajo
No hay límite de tamaño para la lista de contactos, pero los usuarios del plan gratuito no pueden importar archivos de más de 100 MB.

Tipos comunes de CRM de gestión de proyectos

Accelo

Las funcionalidades de las soluciones CRM son similares, ya que la mayoría de las plataformas ofrecen herramientas que permiten a los usuarios organizar los contactos y descubrir nuevos clientes potenciales, enviar correos electrónicos automáticos o recopilar datos sobre retención de clientes y rentabilidad.

Algunas plataformas CRM también disponen de herramientas de productividad que permiten a los gestores crear proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo o supervisar simultáneamente el progreso de varios proyectos.

Las plataformas CRM operativas, colaborativas y analíticas pueden tener funciones de gestión de proyectos que amplíen sus capacidades. Por ejemplo, los CRM operativos para software de gestión de proyectos simplifican el seguimiento de clientes potenciales o la generación de nuevas tareas.

Por otro lado, los CRM analíticos ayudan a los equipos a dar sentido a la información que recopilan mediante la creación de informes exhaustivos o la visualización de datos.

También cabe destacar que la mayoría de los CRM para la gestión de proyectos combinan características de plataformas colaborativas, operativas y analíticas, ya que contienen las herramientas necesarias para mejorar la colaboración entre departamentos, observar el rendimiento de los proyectos o agilizar la comunicación con los clientes.

Características principales de los CRM de gestión de proyectos

La gran mayoría de Soluciones CRM con funciones de gestión de proyectos están basadas en la web, y lo único que necesitan sus usuarios para acceder a ellas es una conexión a Internet. Las soluciones basadas en ordenadores de sobremesa se están quedando poco a poco obsoletas, ya que cada vez más organizaciones almacenan sus datos en servidores externos.

El software que elija debe ofrecer funcionalidades que faciliten los flujos de trabajo y permitan a todos los miembros del equipo encontrar rápidamente la información que necesitan. Estas son algunas de las características vitales que debe tener un CRM para software de gestión de proyectos:

  • Herramientas de gestión de contactos y correo electrónico
  • Proyectos ilimitados
  • Opciones sencillas de asignación de tareas
  • Seguimiento de proyectos e informes
  • Herramientas de colaboración
  • Opciones de traspaso de procesos

La solución que elija debe ser altamente personalizable para que pueda adaptarla a los requisitos específicos de su empresa. Su herramientas de gestión de proyectos debe incluir opciones para compartir y almacenar documentos que permitan a los usuarios acceder a todos los documentos añadidos a un proyecto y editarlos.

Ventajas de los CRM para la gestión de proyectos

Asana

Utilizar dos o más aplicaciones para gestionar la comunicación con los clientes y los proyectos solía ser una práctica habitual. En los últimos años, esta tendencia ha ido cambiando, ya que más del 80% de las empresas afirman que mantener sus datos en el mismo lugar puede mejorar la eficiencia.

Estos sistemas permiten a las organizaciones simplificar los procesos y reducir los costes derivados del uso de múltiples plataformas para gestionar proyectos y bases de datos de clientes. Como resultado, los equipos de marketing, ventas y cobros pueden utilizar la misma plataforma para participar en distintas fases de un proyecto.

Los CRM para la gestión de proyectos pueden ayudar a las empresas a establecer mejores relaciones con sus clientes al permitirles definir y asignar tareas a miembros de distintos departamentos.

Estas plataformas son fáciles de usar, por lo que las pequeñas y medianas empresas no tienen que dedicar muchos recursos a formar a sus empleados. También ayudan a unificar los objetivos de los departamentos de marketing y ventas y actualizan automáticamente los datos de los clientes.

Opciones de integración

Aunque disponen de un amplio arsenal de herramientas integradas, las funcionalidades de los CRM para la gestión de proyectos no son infinitas. Sin embargo, la mayoría de las plataformas basadas en la nube admiten integraciones de aplicaciones y permiten a las empresas conectar varios sistemas.

Una plataforma como Asana admite integraciones con miles de aplicaciones de ventas, diseño o gestión de archivos que amplían su gama de funcionalidades. Así, además de sus herramientas de gestión de proyectos integradas, también puedes conectar aplicaciones de productividad y generación de informes que te ayuden a gestionar los proyectos de forma más eficiente.

Tenga en cuenta que algunos CRM para la gestión de proyectos sólo admiten integraciones a través de ZappierTendrás que contratar uno de los planes de suscripción de la plataforma para ampliar las funcionalidades del software basado en la nube.

Además, puede utilizar esta opción para combinar los datos que guarda en aplicaciones como Salesforce y Accelo para crear canales de ventas y automatizar procesos.

Planes de precios

La gama de herramientas que tendrás a tu disposición depende del plan de suscripción que elijas. Las versiones gratuitas de estas plataformas limitan el número máximo de contactos o miembros del proyecto. Además, la mayoría de los CRM para gestión de proyectos solo tienen periodos de prueba gratuitos que suelen durar un par de semanas.

Durante este tiempo, puedes probar sus capacidades y determinar si son la opción correcta para tu negocio. Los precios de los planes para principiantes varían entre $5 y $40, mientras que los planes para empresas suelen costar más de $40 al mes.

Casi todos los CRM para gestión de proyectos ofrecen soluciones para grandes empresas, pero el coste mensual de estos planes de suscripción supera los $100. Además, tendrás que ponerte en contacto con el proveedor del servicio si buscas soluciones adaptadas a un sector específico.

Criterios de selección

Nadie conoce su negocio mejor que usted, y debe utilizar este conocimiento a la hora de elegir un software basado en la nube que le ayude a gestionar los proyectos y las relaciones con los clientes.

El tamaño de su lista de contactos o el número de miembros del equipo que participan en los proyectos que gestiona son algunos de los factores que pueden ayudarle a decidir qué software y plan de suscripción elegir.

Mi objetivo durante el proceso de selección era identificar plataformas que ofrecieran herramientas de CRM y productividad para pequeñas, medianas y grandes empresas. De ahí que las soluciones que he presentado en este artículo sean adecuadas para organizaciones de todos los tamaños.

Al seleccionar el mejor software CRM para la gestión de proyectos, tuve en cuenta las opciones de almacenamiento de archivos, personalización y asignación de tareas de la plataforma.

Los 9 mejores CRM para la gestión de proyectos

Asana

Asana

Además de ofrecer varias opciones de gestión de proyectos, Asana también cuenta con todas las herramientas que las organizaciones necesitan para enviar correos electrónicos automáticos, añadir nuevos clientes a sus bases de datos de clientes o realizar un seguimiento de las cuentas.

La plataforma también admite integraciones CRM que permiten gestionar la comunicación con los clientes a través de aplicaciones de terceros. La versión gratuita de Asana no limita el número de proyectos, tareas o mensajes que pueden crear sus usuarios.

Sin embargo, si tu equipo tiene más de 15 miembros o quieres generar tableros ilimitados, tendrás que obtener la versión Premium o Business de Asana. plan de suscripción.

Pros

  • Ofrece una amplia gama de plantillas de proyectos
  • Asana se integra con miles de aplicaciones
  • Dispone de excelentes herramientas de automatización
  • Opciones versátiles de flujo de trabajo

Contras

  • La plataforma limita el número máximo de administradores de proyecto a dos
  • Sus herramientas CRM integradas podrían ser mejores

Más información: 

Insightly CRM

Insightly CRM

Diseñar un correo electrónico, crear un recorrido del cliente o supervisar el progreso de sus proyectos con Insightly es fácil. La plataforma basada en la nube cuenta con herramientas de análisis avanzadas que permiten seguir y visualizar las métricas clave del proyecto.

Todos los planes de suscripción contienen herramientas de gestión de proyectos, por lo que podrá sincronizar calendarios, realizar un seguimiento de las tareas o configurar procesos independientemente de la opción que elija. Además, las empresas pueden optar por uno de los planes de marketing de Insightly para hacer crecer su base de clientes y ejecutar campañas de publicidad online eficientes.

Pros

  • Permite a las organizaciones crear aplicaciones que pueden utilizar internamente.
  • Los usuarios pueden establecer hitos o supervisar proyectos con Insightly
  • Integración de aplicaciones sin esfuerzo
  • Fomenta la colaboración interdepartamental

Contras

  • Algunos planes son caros

Más información:

Salesforce

Salesforce

Las herramientas de gestión de proyectos a bordo Salesforce no permiten hacer mucho más que seguir el progreso de las tareas. Sin embargo, puedes ampliar sus funcionalidades consiguiendo una de las aplicaciones diseñadas específicamente para esta plataforma en AppExchange.

Salesforce dispone de una amplia gama de opciones que pueden ayudar a los departamentos de ventas, servicios y marketing a mejorar su rendimiento. Cada uno de estos productos se vende por separado, por lo que si adquiere el paquete de ventas de la plataforma, no tendrá acceso a sus herramientas de marketing o análisis.

Pros

  • La plataforma cuenta con un centro de recursos
  • Salesforce es adecuado para una amplia gama de sectores
  • Utiliza Einstein AI para automatizar procesos
  • Potentes herramientas de análisis de datos

Contras

  • Las funciones integradas de gestión de proyectos son decepcionantes

Más información:

Wrike

Wrike

Plantillas de proyectos, herramientas personalizables para equipos pequeños o grandes y generación de diagramas de Gantt son algunas de las opciones. Wrikeque pueden ayudarle a gestionar su proyecto con mayor eficacia.

Esta plataforma ofrece soluciones para equipos creativos, de marketing, de TI y otros varios que incluyen las herramientas que necesitan para acceder a los datos o maximizar los ingresos. Con Wrike solo puedes crear sistemas básicos de gestión de contactos, ya que su capacidad para enviar correos electrónicos o hacer un seguimiento de los clientes potenciales es limitada.

La integración de Wrike con el software CRM es sin duda la mejor opción si desea utilizarlo para mantener la comunicación con sus clientes y gestionar proyectos.

Pros

  • Altas normas de seguridad
  • Las organizaciones acceden a varios casos de uso
  • Wrike tiene aplicaciones web, móviles y de escritorio
  • Apoya las colaboraciones externas

Contras

  • La versión gratuita del programa limita el abanico de tareas activas
  • Sólo ofrece las herramientas CRM esenciales

Más información:

TeamWave

TeamWave

No hace falta ser un gurú del CRM o de la gestión de proyectos para empezar a utilizar TeamWave. La plataforma es intuitiva, por lo que gestionar tus contactos, crear pipelines de ventas o colaborar con compañeros de distintos departamentos no te resultará difícil.

La plataforma también cuenta con una función de seguimiento del tiempo que mide cuánto tiempo ha dedicado cada miembro del equipo a trabajar en un proyecto concreto. El panel de control te ofrece una visión general en tiempo real de las métricas clave del proyecto y te permite crear informes que puedes utilizar para presentar los resultados obtenidos por tus proyectos.

Pros

  • Todas las actividades son personalizables
  • TeamWave tiene un complemento para Gmail
  • La plataforma permite a los usuarios desarrollar funciones personalizadas
  • Admite integraciones con Zappier

Contras

  • El plan de suscripción Starter limita el número de contactos a 15.000.

Accelo

Accelo

Tanto si dirige una agencia creativa digital como una empresa de ingeniería Accelo puede ayudarle a elevar su negocio a un nuevo nivel. Sus funciones de CRM incluyen la personalización de la base de datos de clientes, el seguimiento de las interacciones con los clientes y la generación automática de clientes potenciales.

Además, puede utilizar el software para supervisar los proyectos de principio a fin y prever sus resultados basándose en la información mostrada en el cuadro de mandos. Accelo permite a los gestores de proyectos crear flujos de trabajo y calendarios personalizados con reglas automatizadas o emitir facturas en función del progreso del proyecto.

Pros

  • Asignar tareas y fijar hitos es sencillo
  • Accelo ofrece soluciones diseñadas para empresas específicas
  • Excelente atención al cliente
  • Es una opción excelente para pequeñas y medianas empresas.

Contras

  • Sus opciones de automatización son poco fiables

BigContacts

Accelo

Aunque se trata principalmente de un software CRM para pequeñas empresas y startups, BigContacts sigue teniendo funciones básicas que permiten gestionar tareas u organizar el calendario. Creo que su valor más significativo reside en las funciones de seguimiento de operaciones y ventas, que ofrecen una visión general del proceso de ventas y almacenan todos los datos en un único lugar.

Optar por la plataforma BigContacts puede ser útil si tienes pensado realizar campañas de email marketing, ya que puedes configurar goteos automáticos de correo electrónico, utilizar plantillas gratuitas para diseñar emails o integrarla con otras apps para ampliar el alcance de tus campañas.

Pros

  • Dispone de excelentes herramientas de elaboración de informes
  • El panel de contactos almacena toda la información de los clientes
  • Gran capacidad de almacenamiento de archivos
  • Ofrece una amplia gama de plantillas de correo electrónico

Contras

  • Carece de herramientas avanzadas de gestión de proyectos
  • La capacidad de contacto depende del plan de suscripción

Cobre

Cobre

Con una base de clientes que incluye a más de 30.000 empresas, Cobre es una de las principales plataformas CRM que incorpora herramientas de gestión de proyectos. Puedes probar este software basado en web durante dos semanas antes de elegir uno de sus planes de precios.

Ninguno de los modelos de suscripción limita el número máximo de usuarios, pero la versión Básica de la aplicación sólo admite 2.500 contactos. Además, funciones como los informes y la automatización del flujo de trabajo solo están disponibles con los planes de suscripción Profesional y Business.

Pros

  • Copper admite la integración con Google Workspace
  • Incluye tableros Kanban
  • Automatización de tareas sin esfuerzo
  • Aplicación compatible con iOS y Android

Contras

  • No es ideal para las grandes empresas

Más información:

ClickUp

ClickUp

Creación de un CRM en ClickUp no es complicado, pero pasar por este proceso no producirá resultados impresionantes. Se trata principalmente de una plataforma de gestión de proyectos que admite integraciones CRM, por lo que puedes emparejarla fácilmente con Salesforce u otro software similar.

Me impresionan sus herramientas de colaboración, ya que permite a los miembros del equipo crear documentos juntos, utilizar pizarras para desarrollar nuevas ideas de proyecto o comunicarse a través de Chat mientras trabajan en un proyecto.

ClickUp cuenta con excelentes recursos de aprendizaje que ayudan a los usuarios a familiarizarse con las funciones de la plataforma.

Pros

  • Personalizar el software no requiere conocimientos de programación
  • Es adecuado para la gestión de productos y organizaciones sin ánimo de lucro
  • Todos los planes de suscripción cuentan con excelentes prestaciones de seguridad
  • Todos los precios son asequibles

Contras

  • No puede gestionar grandes bases de datos de contactos
¿Por qué ClickUp?

Me ha impresionado mucho la rapidez con la que ClickUp ha alcanzado e incluso SUPERADO a sus competidores. Tienen TODAS las integraciones, un montón de plantillas pre-construidas para cualquier caso de uso, Y personalización adicional para cualquier flujo de trabajo.

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Más información:

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Qué duración de proyecto puedo establecer en un CRM para software de gestión de proyectos?

Respuesta: Estos productos de software no limitan la duración de los proyectos, y puede crear un proyecto que dure un día o más de cinco años.

Pregunta: ¿Tienen todos los CRM para la gestión de proyectos la opción de envío masivo de correos electrónicos?

Respuesta: Esta función no está disponible en todas las plataformas, por lo que debe comprobar si el software que desea obtener puede enviar correos electrónicos de forma masiva.

Pregunta: ¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un CRM para la gestión de proyectos en una empresa?

Respuesta: Implantar estos productos de software en una empresa lleva de uno a tres meses.

Mi veredicto: ¿Qué CRM para la gestión de proyectos tiene más que ofrecer?

Encontrar un software que equilibre a la perfección las opciones de gestión de contactos y productos puede ser todo un reto, ya que la mayoría de las plataformas favorecen una u otra. Así que optar por Asana le dará acceso a excelentes herramientas de gestión de proyectos y limitará su capacidad para actualizar contactos o enviar correos electrónicos automatizados.

Salesforce hace lo contrario, ya que se centra en herramientas CRM mientras que sus opciones de gestión de proyectos son limitadas. Creo que Cobre y TeamWave ofrecen lo mejor de ambos mundos, aunque no son una solución ideal para las grandes organizaciones.

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