OnPay Payroll Review - ¿Es la mejor plataforma de RRHH y nóminas para pequeñas empresas?

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Por David Borgogni

Última actualización en abril 24, 2023 por Ewen Finser

Si tiene una pequeña empresa, es posible que se sienta abrumado por la cantidad de tareas que tiene que realizar para cumplir la normativa. nómina y RR.HH. - en nuestra revisión de OnPay, analizaremos una gran plataforma que podría ayudar a hacer esto más fácil.

OnPay Nómina se encarga de muchas de las tareas administrativas que pueden parecer un poco complicadas al principio.

Por ejemplo, calcula y archiva automáticamente nómina impuestos, y se ocupa del proceso de incorporación de nuevos empleados. También ayuda a desmitificar las prestaciones de los empleados.

No es una plataforma perfecta, pero nos parece estupenda. ¡Siga leyendo para saber más sobre ella!

¿Qué es OnPay Payroll?

OnPay es una plataforma de RRHH y nóminas. Lanzada en 2011, es una buena plataforma para pequeñas empresas. Ayuda a automatizar algunas tareas administrativas que consumen mucho tiempo, además de garantizar que las empresas puedan cumplir las leyes fiscales locales y federales.

Características principales de OnPay Payroll

Si tiene prisa, aquí tiene un resumen rápido de las principales funciones que ofrece OnPay:

  • Nóminas: los usuarios pueden gestionar las nóminas de varios tipos de empleados, con pagos mediante depósito directo, tarjeta de débito o cheque.
  • RR.HH. - Los nuevos empleados pueden ocuparse de su propio proceso de incorporación, incluida la firma de documentos importantes con firmas electrónicas.
  • Impuestos: OnPay automatiza la presentación y el pago de impuestos, incluidos los impuestos estatales y federales sobre nóminas, y el formulario 941/Formulario 940 cuando sea necesario.
  • Beneficios - OnPay ofrece a los empleados planes médicos, oftalmológicos y dentales, así como igualación de contribuciones e información a los empleados sobre planes de jubilación 401(k).
  • Programación y gestión del tiempo: los empleados pueden solicitar tiempo libre remunerado en cualquier momento, y los jefes pueden aprobar o denegar estas solicitudes.
  • Informes - OnPay genera informes de nóminas cuando es necesario

Veamos cada una de estas características con más detalle.

Nómina

Nómina

Con OnPay puede realizar las nóminas cuando quiera. Esto es bueno si tiene diferentes calendarios de nóminas para ciertos empleados, o si contrata autónomos o contratistas. Puede pagar a los empleados mediante ingreso directo, tarjeta de débito o cheque (sin comisiones ocultas por ninguno de estos métodos de pago). Si tienes que pagar a empleados de distintos estados, no te encontrarás con cargos ocultos: perfecto si tu plantilla está repartida por todo el país.

También puede establecer fácilmente diferentes tarifas salariales para cada empleado.

Los empleados pueden acceder a su propia información de nómina estén donde estén, ya que OnPay es una plataforma basada en la nube. Aunque no tienen una aplicación móvil, los empleados pueden acceder a OnPay a través de su navegador web. Los gestores también pueden establecer permisos de acceso, lo que significa que sólo el personal de nóminas puede acceder a algunas de las herramientas y funciones.

OnPay se encarga de las declaraciones y pagos de impuestos tanto a nivel estatal como federal. También presentan los formularios 941 y 940 cuando es necesario.

RRHH

Interfaz gráfica de usuario, aplicación, Equipos Descripción generada automáticamente

Los empleados pueden ocuparse de su propio proceso de incorporación, lo que le ahorra a usted un poco de tiempo. Pueden rellenar sus perfiles y cumplimentar documentos importantes mediante firmas electrónicas. Esto es bueno por dos razones: le permite prescindir del papel y evita que se olvide accidentalmente de ocuparse de papeleo importante. Algunos formularios, como los formularios I-9 y W-4 en línea, se entregan a los nuevos empleados automáticamente, para que no pueda olvidarse. OnPay también informa automáticamente al estado de las nuevas contrataciones, lo que resulta muy útil.

Las pequeñas tareas, como preparar el ordenador y el espacio de trabajo de los nuevos empleados, no quedarán olvidadas, lo que puede ayudar a que los recién contratados se sientan bienvenidos. También puedes delegar en algunos empleados la función de "compañeros de incorporación" para ayudar a los recién contratados a instalarse.

OnPay tiene algunos documentos que puede utilizar: son plantillas en blanco, como cartas de oferta para nuevos empleados. No se trata de una amplia biblioteca de documentos, pero también puede crear sus propias plantillas. Cualquier documento creado en OnPay se almacena de forma segura, y los empleados pueden acceder a sus documentos siempre que lo deseen.

Si lo desea, puede establecer una lista de comprobación de los documentos que deben cumplimentarse en determinadas situaciones (por ejemplo, durante el ciclo de revisión anual, o para los informes de incidentes). Además, puedes crear listas de comprobación para determinados empleados. De este modo, podrá ocuparse de las pequeñas tareas administrativas y delegarlas en otras personas.

OnPay incorpora un servicio de mensajería directa que facilita la comunicación entre empleados y directivos. Crea un registro en papel, que se almacena automáticamente.

La plataforma avisará a los administradores de cualquier documento obsoleto, lo que significa que los documentos caducados pueden tratarse de inmediato.

Beneficios

OnPay promete beneficios para los empleados, como planes de visión, médicos y dentales, para todos los precios. También ofrecen:

  • Retenciones automáticas
  • Planes seguros
  • Compensación de cotizaciones
  • Formación de los empleados durante el proceso de incorporación (sobre los planes de jubilación 401k).

Todo ello está integrado en el sistema de nóminas, lo que facilita su gestión por parte del equipo de nóminas.

También nos ocupamos de la indemnización por accidentes de trabajo: cumplirá la normativa en todos los estados y también puede optar por la indemnización por accidentes de trabajo de pago por uso. Los pagos están automatizados y puedes hacer cambios fácilmente (por ejemplo, si hay nuevas contrataciones o si alguien deja la empresa).

Programación y gestión del tiempo

OnPay

Aunque OnPay no ofrece algunas de las herramientas de gestión del tiempo más exhaustivas que ofrecen otras plataformas (Zenefits ), facilita algunas cosas al equipo de administración.

Los empleados pueden solicitar tiempo libre remunerado utilizando OnPay. Los jefes recibirán alertas de estas solicitudes, que podrán aprobar o denegar. También pueden añadir comentarios en respuesta. Esto es estupendo porque ayuda a realizar un seguimiento de las solicitudes de PTO, y los administradores pueden ver todas las solicitudes de tiempo libre aprobadas o pendientes.

OnPay funciona bastante bien con algunas integraciones (como TSheets) para ayudar a llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados. Puede ver quién está actualmente dentro y fuera de la oficina, lo cual es una herramienta útil. Pero las opciones se abren con las integraciones (más sobre ellas en breve).

Informes

Interfaz gráfica de usuario, sitio web Descripción generada automáticamente

Puede ejecutar informes utilizando OnPay, incluyendo:

  • Registro de nóminas
  • Resumen de ganancias
  • Resumen para empleados
  • Condonación de préstamos PPP

También hay otros informes disponibles. Pueden editarse, guardarse y descargarse en cualquier momento. Los informes son bastante claros y fáciles de entender, y puedes establecer permisos para que determinados empleados puedan verlos y ejecutarlos.

Integraciones

OnPay tiene un montón de integraciones, incluyendo:

La integración con QuickBooks funciona realmente bien si desea llevar la contabilidad utilizando la misma plataforma. TSheets permite a los empleados fichar la entrada y salida de los turnos, lo que es ideal si no tienes un sistema de fichaje ya implantado (o quieres sustituirlo).

OnPay Payroll - Atención al cliente

Atención al cliente de OnPay

Un aspecto importante de cualquier plataforma de RRHH y nóminas es el servicio de atención al cliente. Si algo va mal con la nómina, por ejemplo, es posible que necesite ayuda rápidamente. ¿Qué tal funciona el servicio de atención al cliente de OnPay?

Se dice que su equipo de atención al cliente es muy bueno. Tienen una gran reputación por ser rápidos en responder, y también serviciales y amables. Puedes contactar con ellos por correo electrónico, teléfono o chat en directo.

OnPay también tiene un centro de ayuda con artículos y guías, lo que es genial si estás aprendiendo la plataforma por primera vez. También tienen guías para pequeñas empresas, como Payroll 101, HR Basics y Benefits Guide.

OnPay Payroll - Precios

Precios OnPay

Los precios de OnPay se basan en una escala móvil que depende del número de empleados que tenga. No hay niveles de precios, lo que significa que tendrá acceso a todas las funciones de la plataforma independientemente de lo pequeña que sea su empresa. La tarifa base es de $36 al mes, con un cargo adicional de $4 por persona al mes. Por ejemplo:

  • 10 personas - $76 al mes
  • 50 personas - $236 al mes
  • 100 personas - $436 al mes
  • 500 personas - $2036 al mes

Sólo se le facturan los empleados que cobran ese mes. Por ejemplo, si tienes contratistas o autónomos en tu sistema pero no requieres sus servicios ese mes, no tendrás que pagarles nada.

Se puede trabajar con un solo empleado, lo que convierte a OnPay en una muy buena opción para las pequeñas empresas.

Más información sobre sus precios aquí.

OnPay Payroll - Ventajas e inconvenientes

Estas son nuestras opiniones sobre lo mejor de OnPay, así como sobre lo que creemos que podría mejorarse:

Pros

  • Fácil de usar
  • Bueno para las pequeñas empresas
  • Planes de precios transparentes
  • Se encarga automáticamente de algunos procesos para garantizar el cumplimiento de la normativa.
  • El proceso de incorporación es mucho más fácil para los empleados
  • Los gestores pueden gestionar fácilmente las solicitudes de PTO
  • Informes sencillos y detallados

Contras

  • No tiene aplicación móvil
  • Carece de algunas funciones que tienen otras plataformas, como la programación o el bienestar de los empleados.

OnPay Payroll - Alternativas a probar

Si ha decidido que quiere seguir buscando una plataforma de RRHH y nóminas, podemos recomendarle algunas alternativas.

  • Zenefits tiene muchas funciones y ventajas para los empleados. Facilita la declaración de impuestos, la gestión de nóminas y la contratación. Además, se centra en el bienestar de los empleados. Puedes leer más sobre ella en nuestro Comparación Zenefits vs Gusto.
  • SurePayroll es otra buena opción para las pequeñas empresas. Si sólo tiene un empleado, por ejemplo, si contrata a una limpiadora, le ayuda a cumplir la normativa de una forma fácil de entender. Puede obtener más información en nuestro Comparación SurePayroll vs Gusto.
  • Paychex es una plataforma que le permite cumplir la normativa, gestionar las nóminas y administrar fácilmente las prestaciones de los empleados. Puede obtener más información en nuestro Comparación entre Paychex y ADP.
  • Justworks es ideal si desea mejorar el lugar de trabajo de sus empleados, ya que se centra en la formación sobre el acoso y el bienestar. Puede obtener más información en nuestro Comparación Justworks vs Zenefits.

Preguntas frecuentes

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre OnPay:

Pregunta: ¿Tengo que descargarme algún programa para utilizar OnPay?

Respuesta: No, es una plataforma basada en la nube, por lo que puedes acceder a ella utilizando tu navegador de Internet.

Pregunta: ¿Es OnPay bueno para las grandes empresas?

Respuesta: sí, no hay ninguna razón por la que OnPay no funcione en empresas más grandes: es lo suficientemente sencillo para las pequeñas empresas, pero también ayudará a las empresas más grandes a realizar un seguimiento de las nóminas y los recursos humanos.

Pregunta: ¿Puedo cancelar OnPay en cualquier momento?

Respuesta: Sí. No estás vinculado, así que puedes darte de baja cuando quieras poniéndote en contacto con su equipo de atención al cliente.

Pregunta: ¿Puedo pagar a los empleados extranjeros con OnPay?

Respuesta: Sí, puede pagar a los empleados en el extranjero utilizando los servicios de nómina de OnPay.

Pregunta: ¿Pueden los trabajadores fraccionar su salario en varias cuentas bancarias?

Respuesta: Sí, pueden hacerlo. Pueden decidir en qué cuenta bancaria ingresan su paga e incluso dividirla en diferentes cuentas si lo desean.

Pregunta: ¿Calcula OnPay los impuestos automáticamente?

Respuesta: Sí, OnPay calcula los impuestos de las nóminas automáticamente, incluso si sus empleados viven y trabajan en diferentes estados. No tendrá que hacer usted mismo ningún cálculo de impuestos.

Pregunta: ¿Puedo hacer una nómina "extra"?

Respuesta: sí. Puede realizar una nómina de bonificación, por ejemplo, a final de año; esto se hace fácilmente a través de la plataforma y puede realizarse en cualquier momento.

En resumen... ¿Es OnPay Payroll lo mejor para las pequeñas empresas?

Si dirige una pequeña empresa, no puede equivocarse con OnPay.

Nos gusta el hecho de que tengas acceso inmediato a todas las funciones de la plataforma, aunque sólo tengas un empleado. Nada está bloqueado tras un nivel de precios diferente, lo que la hace muy accesible. Aunque carece de algunas de las funciones que tienen otras plataformas (como la gestión de las evaluaciones de rendimiento y las funciones de bienestar de los empleados), tiene un buen precio, que se adapta perfectamente a las nuevas empresas.

Si quiere algo que se ocupe de lo básico (impuestos, prestaciones y nóminas), le recomendamos OnPay. Aunque no es perfecta -la falta de una aplicación móvil es molesta, por ejemplo-, tiene todo lo necesario para que las nóminas y los RRHH sean menos quebraderos de cabeza.

Esperamos que esto le haya ayudado a hacerse una idea de cómo funciona OnPay. Si lo has utilizado, ¡nos encantaría conocer tu opinión en los comentarios!

Más información:

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