Guía de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico

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Por Ewen Finser

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Última actualización en diciembre 4, 2023 por Ewen Finser

La regla básica para recaudar el impuesto sobre las ventas es bastante simple: una empresa tiene que recaudar el impuesto sobre las ventas en cualquier estado con presencia física o nexo. Para la mayoría de las empresas, esto significa recaudar el impuesto sobre las ventas en cualquier región o estado donde tengan una tienda física, una oficina o un almacén.

Sin embargo, la definición de nexo fiscal de las ventas se vuelve un poco turbia cuando se habla de ventas de comercio electrónico porque no todas las empresas en línea tienen presencia física o nexo en todos los estados. El Tribunal Supremo de EE.UU. en Dakota del Sur contra Wayfair Inc. en junio de 2018, abrió las puertas a los estados para recaudar impuestos de vendedores de fuera del estado.

Este fallo dio lugar a un complicado mosaico de leyes estatales que resultó difícil de manejar para las empresas. Por esta razón, los vendedores en línea adoptaron programas de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico para ayudarles a gestionar y cumplir con las leyes de impuestos sobre las ventas.

Pero los muchos programas de software de comercio electrónico disponibles en el mercado hacen que sea difícil decidir cuál es el mejor para su negocio. En esta guía de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico, aprenderás las características más importantes que debes tener en cuenta al comparar las opciones de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico.

Lo esencial por adelantado

Un software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico es una herramienta importante para ayudar a los vendedores de comercio electrónico a cumplir con las leyes estatales de impuestos sobre las ventas. El software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico adecuado debe satisfacer todas sus necesidades básicas, como la presentación y remisión automática de impuestos sobre las ventas.

También debe ser sencillo y fácil de usar, con todas las funciones que necesita. Para encontrar el mejor software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico, tenga en cuenta las necesidades de su empresa y revise los productos que se ajusten a sus criterios.

¿Qué es el software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico y por qué lo necesita?

Un software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico es un programa que calcula y recauda automáticamente los impuestos sobre las ventas de los pedidos realizados por los clientes. Al igual que las empresas físicas tienen que recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas y el uso de su presencia física, las empresas online tienen que hacer lo mismo con su presencia virtual.

Este proceso automatizado ayuda a las empresas a determinar la situación fiscal de los clientes en cada jurisdicción fiscal aplicable. El software se integra a la perfección con plataformas de comercio electrónico como Shopify y BigCommerce para minimizar el tiempo, el esfuerzo y los recursos que invierte en el cumplimiento del impuesto sobre las ventas.

Estos programas informáticos también ofrecen a los usuarios un método a tanto alzado o matricial para calcular el impuesto sobre las ventas.

Por ejemplo, algunas plataformas utilizan un algoritmo que calcula los tipos del impuesto sobre las ventas en función de la ubicación geográfica, mientras que otras ofrecen al empresario una matriz de tipos preestablecida entre la que elegir. Estas herramientas se encargan de la introducción de datos, el cálculo de los tipos impositivos locales y la presentación de las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Las ventajas de utilizar un software de comercio electrónico para el impuesto sobre las ventas

Relleno fiscal

El software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico le guía a través del laberinto de normas y reglamentos locales y estatales específicos. Garantiza que los datos empresariales se recopilan con precisión, lo que resulta crucial para que su empresa cumpla las complejas políticas fiscales.

A continuación se enumeran otras ventajas del software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico:

  • Ahorra tiempo y dinero al eliminar la introducción manual de datos, los cálculos y los archivos.
  • Calcula automáticamente el importe correcto de los impuestos sobre las ventas que hay que recaudar en función de la ubicación de su cliente y de las leyes de tasas vigentes en esa región.
  • Proporciona alertas en tiempo real para estar al día de los cambios constantes en la legislación sobre impuestos sobre las ventas.
  • Incluyen tablas de impuestos actualizadas para cada región que le ayudarán a determinar el importe correcto del impuesto sobre las ventas.
  • Ayuda a las empresas a evitar sanciones y multas presentando los impuestos atrasados a tiempo.
  • Se integra fácilmente con las plataformas de comercio electrónico existentes para automatizar el proceso del impuesto sobre las ventas.

Cómo elegir el software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico adecuado para su negocio

Hay miles de proveedores de software de comercio electrónico, pero no todos estos programas ofrecen las mismas capacidades. Necesitas una solución que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades únicas de tu negocio y que, al mismo tiempo, ofrezca cálculos precisos del impuesto sobre las ventas en todos los estados.

Cuando busque un proveedor de software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico, tenga en cuenta estos criterios:

Relación calidad-precio

Considere el coste total de la solución y cómo se ajusta a su presupuesto. Los mejores programas ofrecen precios competitivos, y algunos incluso ofrecen pruebas gratuitas o una garantía de devolución del dinero para ayudarte a determinar si se adapta a tus necesidades.

Atención al cliente

Una solución de software de comercio electrónico fiable incluye asistencia telefónica y por correo electrónico las 24 horas del día por si surgen problemas. La mayoría de los proveedores también ofrecen amplias bases de conocimientos, seminarios web o tutoriales en línea para ayudarte a empezar.

Interfaz de usuario

El diseño del panel de control o la interfaz del software debe ser intuitivo y fácil de navegar. Las funciones avanzadas solo son útiles si la interfaz de usuario permite a los usuarios acceder a ellas sin necesidad de aprender mucho sobre la plataforma.

Flexibilidad

Busque una solución que sea lo suficientemente flexible como para integrarse fácilmente con su plataforma de comercio electrónico existente. Un buen programa de impuestos sobre las ventas tiene conectores integrados que eliminan la importación y exportación manual de datos.

Facilidad de uso

Un usuario debe poder pasar de un método manual de impuestos sobre las ventas a un programa informático en poco tiempo. Las mejores plataformas de comercio electrónico vienen con procedimientos de instalación sencillos y sesiones de formación para los nuevos usuarios o los que no están familiarizados con la plataforma.

Características que debe tener un software de comercio electrónico para el impuesto sobre las ventas

Software de comercio electrónico

Antes de decidirse por un software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico, debe tener en cuenta las siguientes características:

1. Presentación automatizada de impuestos

Las declaraciones de impuestos automatizadas son esenciales porque la mayoría de las empresas de comercio electrónico tienen poco tiempo. No es realista para ellos presentar manualmente declaraciones de impuestos sobre las ventas cada mes con diferentes autoridades fiscales estatales.

Por esta razón, una función de declaración automática es una prioridad absoluta en todos los programas de software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico.

2. Apoyo a múltiples Estados y localidades

Para cumplir con las leyes de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico, un programa de software debe ser compatible con la declaración de impuestos en todos los estados y localidades. El programa ideal debe gestionar los cambios de tipos específicos de cada región, los certificados de exención y los requisitos de clasificación de productos.

3. Soporte para múltiples tipos de negocio

Cada empresa tiene una combinación única de productos y servicios que impulsan su cuenta de resultados. Por este motivo, el software de comercio electrónico debe ser compatible con distintos tipos y modelos de negocio.

Estas empresas incluyen servicios B2B, envíos directos, productos digitales como cursos en línea y servicios de suscripción SaaS.

4. Presentación simplificada del impuesto sobre las ventas (ISV)

Proporcionar una experiencia de usuario sencilla es una prioridad máxima en todos los programas de software de comercio electrónico. Por esta razón, busque un programa que ofrezca una gestión automatizada. Presentación del TSM.

Si su estado requiere documentación adicional, un servicio de presentación de declaraciones de IVA puede cargar estos archivos automáticamente a las autoridades estatales.

5. Análisis e informes a la carta

Los mejores programas de software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico ofrecen funciones de elaboración de informes detallados. Estos informes incluyen análisis que le indican cuánto negocio está haciendo en cada estado y localidad.

El software también puede proporcionar una serie de informes personalizados para ayudarle a comprender cómo influyen los distintos productos y servicios en los resultados de su empresa.

6. Autocálculos incorporados

Para simplificar la determinación de la base imponible, busque un software de comercio electrónico de impuestos sobre las ventas con calculadoras automáticas integradas. Estas herramientas tienen en cuenta los factores específicos de su negocio que afectan a la tributación. Los tipos y cálculos en tiempo real también te ayudan a cumplir todas las leyes estatales.

7. Compatible con varias tiendas de comercio electrónico

Usted puede tener más de una tienda de comercio electrónico para diferentes negocios. Un software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico ideal admite la creación de un número ilimitado de tiendas, detalles de inventario y precios de productos.

Esta función permite a las empresas asignar con precisión los tipos impositivos de los distintos productos en todas las plataformas de comercio electrónico.

8. Tarifas y normas actualizadas

El impuesto sobre las ventas en las transacciones de comercio electrónico cambia con frecuencia. El mejor software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico debe tener tasas en tiempo real y actualizaciones de las reglas para garantizar el cumplimiento de las leyes locales.

No debería tener que actualizar manualmente ni comprobar los cambios de tarifas por separado, ya que el software lo hace automáticamente.

9. Gestión de certificados de exención

Certificados fiscales exentos son una parte esencial del cumplimiento de los impuestos sobre las ventas en el comercio electrónico. Sin ellos, podría enfrentarse a fuertes sanciones por parte de las autoridades estatales. Los mejores programas de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico agilizan este proceso ofreciendo certificados de exención automatizados y basados en plantillas.

Esta función le permite crear y presentar rápidamente todos los certificados de exención necesarios a las autoridades estatales.

10. Integración con otros sistemas

El mejor software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico se integra perfectamente con otras aplicaciones que utilizas para tu negocio. Estas integraciones incluyen contabilidad, ERP y plataformas de comercio electrónico como Shopify.

Los programas de software también deben integrarse con procesadores de pagos como PayPal para procesar automáticamente los pagos mensuales en función de los datos de ingresos de su empresa.

Los 5 mejores programas de comercio electrónico para el impuesto sobre las ventas

A continuación se presentan algunos de los mejores programas de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico a considerar para su empresa.

1.TaxJar

TaxJar

TaxJar es una herramienta de cumplimiento del impuesto sobre las ventas para el vendedor moderno. Es un motor de impuestos sobre las ventas basado en la nube que calcula los impuestos sobre las ventas para su negocio de comercio electrónico en tiempo real. TaxJar le ayuda a realizar un seguimiento del nexo económico en todas sus tiendas y le proporciona una forma automatizada de cargar todos los formularios necesarios para cada estado.

TaxJar enlaza los datos de todas las cuentas vinculadas y las importaciones CSV y muestra su deuda tributaria por ventas en sus informes TaxJar diarios, semanales o mensuales. También actualiza automáticamente la información con las autoridades estatales cada vez que presenta un cambio de tasa para cada jurisdicción elegida.

Su integración con las principales plataformas de comercio electrónico, como BigCommerce y Shopify, facilita la gestión de los tipos impositivos y las normas en sus tiendas en línea. TaxJar también ofrece un único panel de control para ayudarle a comprender cómo afectan los distintos productos a la cuota total del impuesto sobre las ventas.

2. TaxCloud

TaxCloud

TaxCloud destaca como una solución de impuestos sobre las ventas basada en la nube para gestionar el cumplimiento multiestatal en todas sus empresas y escaparates en línea. Cuenta con un panel de control detallado y robusto que cualquier empresario puede entender. A los usuarios les encanta TaxCloud por su servicio de atención al cliente; el personal se dedica a ayudarte a resolver problemas con tus impuestos y la información de cumplimiento.

Con TaxCloud, puede acceder a toda la información importante sobre impuestos sobre las ventas desde una única plataforma. Ofrece tarifas y normas precisas en tiempo real y te actualiza automáticamente sobre los cambios de tarifas cada vez que se producen. Sus integraciones con plataformas de contabilidad y comercio electrónico como Shopify y BigCommerce también facilitan a las empresas la gestión del impuesto sobre las ventas en varias tiendas.

3. Avalara

Avalara

Avalara es una solución todo en uno para el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas de su empresa. Calcula con precisión los tipos impositivos sobre las ventas en función de su ubicación y categoría de producto y, a continuación, los presenta ante las autoridades estatales necesarias. El panel de control de Avalara muestra toda la información vital en un solo lugar, lo que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento sencillo de sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas.

Con más de 700 integraciones, Avalara puede funcionar con las principales plataformas de comercio electrónico y le ayuda a gestionar los impuestos sobre las ventas en sus tiendas en línea. También funciona a la perfección con software de contabilidad como FreshBooks, QuickBooks y Xero. Puede generar rápidamente certificados de exención para cada una de sus tiendas utilizando el sistema automatizado de Avalara.

4. Taxify de Sovos

Taxify de Sovos

Evitar lagunas fiscales es más fácil con Taxify. En primer lugar, calcula tarifas precisas en función de los productos que vendas y la ubicación de cada cliente. A continuación, presenta automáticamente las declaraciones de impuestos a las autoridades estatales en tu nombre, para que no tengas que dedicar tiempo a hacerlo tú mismo.

La innovadora tecnología de Taxify permite a las empresas presentar todas sus declaraciones de impuestos sobre las ventas correctamente y a tiempo. También le ayuda a determinar su obligación total de impuestos sobre las ventas y cuánto debería a las autoridades estatales. Esta información se muestra en los informes diarios, semanales o mensuales de Taxify para ayudar a rastrear el nexo económico en todas las tiendas.

5. WebGility

WebGility

Webgility es una de las pocas aplicaciones que ofrecen la mejor gestión fiscal para minoristas en línea. Se integra bien, especialmente para las empresas que utilizan QuickBooks, NetSuite y Xero. El intuitivo panel de Webgility muestra toda la información sobre los impuestos sobre las ventas en un solo lugar. También puede utilizarlo para mantener los productos que vende, poner precio a los artículos utilizando reglas alternativas y realizar un seguimiento del inventario en todas las plataformas.

Webgility garantiza una precisión 100% en los cálculos del impuesto sobre las ventas. Envía automáticamente todas sus declaraciones de impuestos sobre las ventas para su presentación, por lo que no tiene que realizar un seguimiento manual de los ingresos y gastos.

Cómo configurar un software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico para su negocio

Una vez que haya elegido un software de impuestos sobre las ventas para comercio electrónico, puede empezar a configurarlo para su empresa. El comercio electrónico suele implicar diferentes jurisdicciones fiscales, por lo que es importante conocer las normas de cada estado.

Siga estos pasos para configurar los impuestos sobre las ventas de comercio electrónico:

  1. Identificar los productos y servicios sujetos a impuestos en virtud de las leyes federales y estatales.
  2. Decidir un método de clasificación para distinguir entre productos y servicios imponibles y no imponibles.
  3. Asigne grupos de productos a la regla fiscal adecuada.
  4. Identifique qué productos o servicios estarán sujetos o exentos del impuesto sobre las ventas en cada jurisdicción, teniendo en cuenta cualquier legislación local.
  5. Decidir una estructura de tarifas para las distintas categorías de artículos
  6. Decida cómo va a recaudar y declarar el impuesto sobre las ventas.
  7. Decidir una estrategia para gestionar las exenciones fiscales.
  8. Si es necesario, prepare la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API) con su plataforma de comercio electrónico u otro software.
  9. Actualice todos los sitios donde se venden productos para reflejar los cambios en las normas y jurisdicciones fiscales.
  10. Configure su carrito de la compra y el software de contabilidad (si es necesario).
  11. Pruébelo y actualícelo si es necesario.
  12. Implantar el sistema.
  13. Mantener de forma continua, como asignar nuevas normas o jurisdicciones fiscales, modificar las existentes o cambiar los tipos para productos o servicios específicos.

Consejos para cumplir la legislación sobre el impuesto sobre las ventas en el comercio electrónico

A continuación se ofrecen algunos consejos para cumplir la legislación sobre el impuesto sobre las ventas en el comercio electrónico:

  • Establezca su nexo fiscal con las ventas para que no sea responsable de recaudar el impuesto sobre las ventas en jurisdicciones en las que no tiene presencia física.
  • Determine los requisitos estatales y locales en materia de impuestos sobre las ventas y cómo se aplican a las empresas en línea, como los minoristas remotos que carecen de nexo en el estado.
  • Estudie si algún estado o localidad exime de impuestos los artículos vendidos a determinadas entidades, como organizaciones sin ánimo de lucro u organismos gubernamentales.
  • Asegúrese de que sus clientes finales están informados de las normas del impuesto sobre las ventas del lugar donde residen.
  • Lleve un buen registro de todas las transacciones por si tiene que demostrar el cumplimiento más adelante.
  • Forme a su personal de ventas y atención al cliente. Por ejemplo, Colorado tiene material de formación sobre el impuesto sobre las ventas cumplimiento.
  • Utilice un software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico para simplificar el proceso de cumplimiento de las leyes de impuestos sobre las ventas, principalmente si opera en varios estados o tiene muchos clientes.

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Cómo declarar impuestos con el comercio electrónico?

Respuesta: La mejor manera de presentar los impuestos relacionados con el comercio electrónico es utilizar un software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico. Algunas empresas de contabilidad y profesionales fiscales también pueden ayudarle a cumplir con sus obligaciones de declaración. Herramientas como Avalara AvaTax le permiten calcular automáticamente el impuesto sobre su venta.

Pregunta: ¿Calcula Shopify automáticamente los impuestos?

Respuesta: Los comerciantes pueden configurar cálculos de impuestos automáticos para Shopify. Las plataformas permiten a los usuarios establecer anulaciones si es necesario, como estados específicos o leyes y situaciones fiscales únicas. Sin embargo, puedes integrar aplicaciones de impuestos de ventas de terceros para un enfoque detallado del cumplimiento.

Pregunta: ¿Tengo que pagar impuestos por mi tienda online?

Contestación: Si tiene un negocio en línea con una ubicación física, debe pagar impuestos por su tienda en línea. El incumplimiento de las leyes de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico puede dar lugar a fuertes multas y otras sanciones.

Conclusión

Comprender los entresijos del software de comercio electrónico es crucial para los comerciantes. Si no quiere ocuparse del proceso de cumplimiento del impuesto sobre las ventas por su cuenta, el software de comercio electrónico puede ayudarle a cumplir con sus obligaciones de declaración.

La guía de software de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico anterior proporciona una visión general de alto nivel de los impuestos sobre las ventas de comercio electrónico. Con los consejos anteriores, puede estar seguro de cumplir con las leyes de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico.

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