Bill (dot) Com vs Expensify: ¿Qué sistema de gestión es mejor?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

A continuación, encontrará una comparación detallada de dos sistemas de gestión de gastos: Bill.com y Expensify. 

Después de leer este artículo, lo sabrá:

• las principales diferencias;
• una mirada en profundidad a ambos servicios;
• competidores clave;
• un veredicto sobre la mejor solución para su situación específica.

Principales diferencias entre Bill.com y Expensify

Las principales diferencias entre Bill.com y Expensify son:

• Bill.com tiene una función de lista de tareas, mientras que Expensify tiene recordatorios cronometrados.
• Bill.com tiene una función de entrada automática de facturas que registra automáticamente las facturas entrantes por correo electrónico, mientras que Expensify tiene una función de importación de extractos de tarjetas de crédito.
• Bill.com tiene plantillas precontables que son fáciles de exportar, mientras que Expensify no tiene ninguna.
• Bill.com tiene opciones de transferencia de dinero instantánea, mientras que Expensify simplemente tiene la opción de pagar facturas y solicitar pagos.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de gastos

Entrada de datos

Escribir números sin parar, evitando hasta la más mínima errata, es un verdadero quebradero de cabeza. Afortunadamente, la introducción manual de datos es cosa del pasado. Hoy en día, la mayoría de los programas informáticos proponen formas de facilitar la introducción de datos. Algunas herramientas lo hacen más cómodo que otras, y lo mejor es que encuentres la que mejor se adapte a ti. 

Características de los créditos

Querrás llevar un registro de todo el dinero entrante y algunas herramientas lo hacen superconveniente. Es mejor tener una visión general de quién te debe qué de un vistazo. También querrás simplificar el proceso de facturación a tus socios, por lo que en general te conviene buscar un software que te permita enviar facturas en bloque. 

Características de los acreedores

Es importante que pueda hacer un seguimiento de sus gastos, pero también ocuparse del siguiente paso lógico: pagar sus facturas. Los distintos programas tienen diferentes formas de gestionar las cuentas por pagar, por lo que debes encontrar el sistema que mejor se adapte a tu situación.

Integraciones

Si gestionas muchas facturas, lo más probable es que tengas una o dos herramientas de contabilidad más. Por eso, debes prestar atención a lo fácil que es transferir datos entre tu sistema de gestión de gastos y otras herramientas de contabilidad. 

Precios y tasas

Al tratarse de transferencias de dinero, pagará por el servicio en sí, pero también por las posibles comisiones de transferencia. Esto último no debe olvidarse, ya que los gastos de transacción pueden acumularse rápidamente. Es importante saber exactamente cuánto le cobrará cada programa, tanto por la suscripción inicial como por las comisiones diversas y ocultas. 

Atención al cliente

A veces, el uso de la herramienta puede resultar un poco confuso. Algunos servicios proponen tutoriales y guías prácticas para ayudarle a sacar el máximo partido de la herramienta. En caso de que surja algún problema, asegúrate de que es fácil contactar con el servicio de atención al cliente. 

Características principales de Bill.com

Si tienes la información de los proveedores desperdigada por todas partes, puede que te resulte difícil estar al día de todo. Lo más probable es que quieras pasar menos tiempo organizando y ocupándote de todas esas facturas. Bill.com le ayuda a hacerlo, centralizando todo en un solo lugar para que pueda pagar y cobrar de la forma más fluida posible. 

Introducción de datos

Bill.com se integra bien con otros servicios centrados en la introducción de datos, así como con otros programas de contabilidad. Puedes hacer una foto de tus facturas con la aplicación del teléfono y la IA te ayudará a importar esos datos. Si recibes facturas digitales que tienes que registrar manualmente, el servicio tampoco te defraudará.

Con la función de entrada automática de facturas, cuando un documento llega a su Bill.com en la bandeja de entrada, la herramienta extraerá la información pertinente de la factura (importe, proveedor, etc.) y la convertirá en una factura.

Para la mayoría de las facturas digitales, basta con arrastrarlas y soltarlas en el software Bill.com. A partir de ahí, está lista para que las personas autorizadas de tu empresa la editen, revisen, aprueben y paguen.

Características de los créditos 

Con Bill.com puedes centralizar fácilmente lo que facturas a tus socios. Puedes crear rápidamente facturas digitales, añadir notas personales y establecer automatizaciones de facturación si es necesario.

También puede enviar recordatorios automáticos y hacer un seguimiento en tiempo real de dónde está el dinero una vez cobrado. Tus clientes pueden pagar en línea con su tarjeta de crédito o cuenta bancaria, eliminando la necesidad de incómodas llamadas y correos electrónicos de seguimiento manual.

Características de los acreedores

Con Bill.com tendrás acceso a un panel de control que centraliza todas las facturas que debes pagar. También podrás enviar pagos con unos pocos clics y configurar automatizaciones para pagos recurrentes.

Integraciones

Las integraciones de Bill.com cubren una amplia gama de otras herramientas. El servicio propone una sincronización bidireccional en la nube para todas sus integraciones, de modo que tus datos se mantengan actualizados en todo momento, independientemente de si estás cargando datos en Bill.com o en uno de los softwares de contabilidad integrados.

Se integra bien con las herramientas de contabilidad más destacadas (Quickbooks, Xero, Oracle, Sage, Microsoft). Si no encuentra la integración deseada con Bill.com, propone plantillas de alta compatibilidad que pueden utilizarse para transferir fácilmente datos a otros programas de contabilidad.

Bill.com también se integra bien con servicios que facilitan la introducción de datos. Se integra bien con Expensify, por ejemplo, pero también con otros servicios que podrías incluir en tu pila fintech como Hubdoc, Tallie, Earth Class Mail y Tax1099.com.

Precios y tasas

Bill.com permite elegir entre tres planes de pago. También ofrece la posibilidad de solicitar una versión de demostración gratuita que englobará la mayoría de las funciones del software.

El plan de arranque es el Esenciales a $39 por usuario y mes. Como su nombre indica, encontrará todas las funciones esenciales necesarias para centralizar todos los gastos de su empresa. Por ese precio, podrá optar por las funciones de cuentas por pagar o por cobrar.

Entre las funciones de cuentas a pagar, tendrá acceso a una bandeja de entrada centralizada, captura de datos de facturas, información de proveedores de 360 grados, almacenamiento ilimitado de documentos, ACH, cheques y transferencias bancarias internacionales, las políticas de aprobación estándar y hasta seis funciones de usuario.

Pero también podrá centralizar todas sus cuentas por cobrar con plantillas de facturas personalizadas, facturación automática, seguimiento del estado de los pagos, recordatorios automáticos por correo electrónico, pagos ACH y con tarjeta de crédito y funciones de cargo y pago automáticos. También podrá importar y exportar fácilmente sus datos .csv con el software de contabilidad de su elección.

En Equipo está disponible por $49 al mes por usuario. Además del plan Essentials, se integra con QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier y Xero, y permite más de seis roles de usuario. Sigue estando disponible sólo para las cuentas por pagar o por cobrar.

En Empresa está disponible por $69 al mes por usuario e incluye las funciones de cobros y pagos del plan Team.

Es importante tener en cuenta que los servicios transaccionales prestados por Bill.com están sujetos a comisiones. Aquí tienes una lista rápida de estas comisiones.

• Tasa de procesamiento ePayment/ACH : $0.49/envío y recepción
• Envío físico de cheques o facturas : $1,69/cheque pago o factura
• Cobrar mediante pago con tarjeta de crédito : Tarifas de procesamiento de las tasas comerciales de nivel 3 (1,90% + $0,10).
• Gastos de transferencia internacional: $0/pago en moneda local, $9,99/pago en USD al extranjero.
• Vendedor Pago directo con tarjeta virtual : $0/pago.
• Pago más rápido por ACH: el mismo día o al día siguiente $9.99.
• Pago más rápido por cheque: de un día para otro $19,99, dos días $14,99, tres días $9,99.

Atención al cliente

Bill.com propone un catálogo completo de tutoriales en vídeo y grabaciones de seminarios web. Están diseñados para ayudar y enseñar a manejar las funciones básicas de la herramienta. En caso de problema, también puedes ponerte en contacto con Bill.com a través del chat en directo en horario laboral, o por correo electrónico, directamente desde tu panel de control de Bill.com. 

Ventajas e inconvenientes

Pros

• Centralice todo lo relacionado con las facturas;
• Incluye una lista de tareas pendientes para mantener el rumbo;
• Fácil introducción de datos;
• Altamente compatible con la mayoría de las herramientas de contabilidad.

Contras

• Un poco exagerado para pequeñas empresas o particulares.

Características principales de Expensify

Expensify está diseñada para simplificar el seguimiento de tus gastos empresariales (o personales) sobre la marcha. Rápidamente se convirtió en una aplicación de gran rendimiento para aquellos que buscan estar al tanto de sus registros financieros. 

Entrada de datos

El principal atractivo de Expensify es la posibilidad de registrar fácilmente tus gastos diarios. Puedes escanear tus recibos a través de la aplicación del teléfono o importar directamente los extractos de tu tarjeta de crédito. También puedes añadir gastos manualmente.

Características de los créditos 

Expensify facilita que otros te paguen. La característica principal es la posibilidad de tener una revisión en tiempo real de tus cuentas por cobrar (y por pagar) y de enviar facturas en masa de una sola vez.

Cuando tus clientes reciben una factura tuya, Expensify también les permite utilizar soluciones de pago rápidas y sencillas con Paypal, ACH o pagos con tarjeta de débito/crédito. Tanto tú como tu cliente también podéis interactuar directamente y comentar las facturas a través de la plataforma de Expensify.

Características de los acreedores

Encontrarás todas las funciones básicas que cabría esperar de una herramienta de precontabilidad. Puedes configurar pagos manuales y automáticos, hacer un seguimiento de lo pagado, lo vencido y lo retrasado, todo en un mismo lugar. El programa también incluye funciones adicionales que pueden resultarte útiles, como la división de facturas.

Integraciones

Expensify se integra bien con una amplia gama de otras herramientas. Encontrarás integraciones con los dominios de contabilidad y finanzas (Quickbooks, Oracle, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, etc.), recursos humanos (Gusto, Greenhouse, etc.), gestión de la práctica (Star, Thomson Reuters, etc.), impuestos (Taxback, etc.), viajes (Tripcatcher, Locomote, Kayak business, Egencia, etc.).

Existen más integraciones, principalmente para registrar recibos más rápidamente, con empresas como Uber, Grab, Roomex, Sanebox, etc. Es importante destacar también que Expensify se integra completamente con Bill.com, por lo que es posible utilizar ambos servicios a la vez. 

Precios

Expensify ofrece dos categorías de planes: planes personales y planes para empresas. 

Los planes personales le ofrecen una muestra gratuita de lo que el software puede hacer a una escala más pequeña y personal. Con el plan personal Track puedes enviar dinero a tus amigos, presentar gastos a quien quieras, enviar facturas, hacer un seguimiento del kilometraje y mucho más. Con la Presentar un plan personal puede enviar recibos a gestores o contables, enviar facturas y cobrar pagos.

Los dos planes de pago ofrecen funciones adicionales muy prácticas. 

El plan Collect a partir de $5 al mes. Te permite cobrar recibos, gestionar y conciliar tarjetas de empresa, enviar facturas, gestionar facturas atrasadas, reembolsar a los empleados, sincronizar con la contabilidad y recibir tarjetas Expensify gratuitas para tu equipo. Plan de control comienza en $9 al mes y contiene todo lo del plan Collect, además de flujos de trabajo de aprobación multinivel, controles de políticas de gastos, informes personalizados e integraciones de RR.HH. y ERP.

Nota importante: Los precios son el doble de caros si utiliza Expensify para gestionar menos de 50% de los gastos de su empresa, y se duplican de nuevo si prefiere pagar mensualmente en lugar de anualmente. Por lo tanto, es posible pagar hasta 4 veces el precio inicial por el mismo servicio si no seleccionas tus opciones con cuidado.

Atención al cliente

Expensify propone guías, preguntas frecuentes y seminarios web para ayudarte a empezar a utilizar la herramienta. El servicio de atención al cliente está disponible a través de chat en vivo y correo electrónico. 

Ventajas e inconvenientes

Pros

• Tarjeta de visita;
• Precios razonables;
• Fácil de usar.

Contras

• 4 veces más caro si no se utiliza la tarjeta Expensify y se paga mensualmente;
• Algunas de las funciones son un poco básicas. 

Comparación de precios: Bill.com vs Expensify 

Mientras que puedes obtener todas las funciones de Expensify por tan sólo $9 al mes, el plan de entrada con Bill.com que sólo incluye cuentas a pagar o cuentas a cobrar está disponible por $39 al mes.

La diferencia de precio podría justificarse por el alcance de ambas herramientas. Bill.com tiene funciones más avanzadas y, en general, es más adecuada para empresas que tienen que gestionar mucha contabilidad interna y muchas facturas que pagar y enviar. 

Alternativas recomendadas a Bill.com y Expensify

Tipalti

Si sólo busca una solución de cuentas por pagar, Tipalti puede ser lo que necesita. Se considera que reduce el tiempo de trabajo dedicado a pagar facturas hasta en 80%. Te dará una visión rápida de todo lo que tienes que pagar y te ayudará a enviar pagos a todos tus socios a la vez, desde un único lugar.

Raya

Si lo que buscas es que te paguen sólo a ti, puedes recurrir a Stripe. Supuestamente una alternativa a Paypal, Stripe te facilita el envío de facturas y el pago por parte de tus clientes, especialmente si se trata de un negocio nuevo o pequeño.

Billtrust

Muy similar a Bill.com en muchos aspectos, Billtrust ayuda a las empresas a gestionar su RA mediante la digitalización de las facturas y la automatización de las tareas previas a la contabilidad. El servicio ha recibido muchas críticas positivas en Internet. 

Preguntas frecuentes

Bill (dot) Com vs Expensify: El resultado final  

Expensify se centrará más en ayudarle a ahorrar tiempo mientras se desplaza por su dinámica vida empresarial diaria. Te permite estar en contacto con tus clientes y enviar facturas de una sola vez. 

Bill.com está más orientado a grandes empresas que realmente necesitan agilizar el proceso precontable. Tiene herramientas más potentes a gran escala e integraciones contables más clásicas. 

Si te gustan ambos servicios, Expensify se integra muy bien con Bill.com.

Resumiendo:

• Si eres una gran empresa y/o realizas muchas operaciones financieras al margen de la introducción de datos, Bill.com te vendrá muy bien. 
• Si eres un particular o una pequeña empresa que maneja muchos gastos pequeños, puede que no necesites tantas automatizaciones y funciones tan profundas como las que propone Bill.com. Por lo tanto, Expensify será más relevante para ti, especialmente con su precio más reducido.

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