Revisión de Bill.com: Una herramienta para gestionar la facturación y los pagos

Última actualización en junio 1, 2023 por Ewen Finser

¿Qué es la Bill.com?

Bill.com fue fundada por Jeremy Pyles en 2006 y tiene su sede en Palo Alto, California. Se trata de una plataforma basada en la nube para pequeñas y medianas empresas que les permite gestionar la facturación a los clientes y recibir los pagos automáticamente. El software gestiona tanto funciones de contabilidad de deudores y acreedores. Ayuda a las empresas a eliminar las tediosas y redundantes tareas de gestión de pagos y seguimiento de las cuentas por cobrar para que los empresarios puedan centrarse en conseguir más ventas y establecer relaciones con los clientes.

Cómo funciona

Las cuentas por pagar tienen muchas funciones, desde la recepción de facturas de proveedores, la gestión del flujo de caja, los procesos de aprobación, la presentación de pagos, hasta el seguimiento de los cheques cancelados y los preparativos para las auditorías. Hay muchas tareas tediosas que requieren mucho tiempo. Pueden distraer fácilmente al propietario de una empresa, impidiéndole centrarse en la obtención de nuevos negocios o en el desarrollo y mantenimiento de las relaciones con los clientes.

Bill.com automatiza el proceso de Cuentas a Pagar ahorrando tiempo en la gestión de esta importante tarea.

Configuración de la función Contabilidad de acreedores en Bill.com es bastante sencillo.

1. Una bandeja de entrada digital es una configuración para que sus proveedores envíen facturas a
2. Las facturas se procesan automáticamente y se programan para pagarse ahora o más tarde
3. Las facturas también pueden cargarse y pagarse en una instantánea de una factura.
4. Se pueden personalizar los pasos de aprobación antes de procesar las facturas
5. Las aplicaciones móviles permiten a los responsables aceptar o rechazar facturas fuera de la oficina.
6. Los pagos pueden efectuarse mediante ACH, cheques, tarjeta virtual y transferencias bancarias internacionales.
7. Los proveedores y las facturas se sincronizan con software de terceros

Las Cuentas por Cobrar no son muy diferentes de cómo funcionan las Cuentas por Pagar en Bill.com. Las facturas se envían a los clientes por correo electrónico, se envían recordatorios automáticos para las facturas vencidas, se reciben notificaciones cuando se realiza el pago y todo se sincroniza con el software de terceros,

Al entrar Bill.com se le pedirá su nombre de usuario y contraseña. 

Una vez que inicie sesión, se le mostrará esta pantalla general. A la izquierda hay un panel de navegación que consta de:

Visión general

Esto le proporciona una instantánea de las actividades de las cuentas por cobrar y por pagar hasta la fecha: facturación, aprobaciones de facturas, facturas pendientes, pagos recibidos, pagos efectuados...

Bandeja de entrada

• Aquí es donde se envían por correo electrónico las facturas de los proveedores
• A cada empresa con la que interactúa se le asigna una dirección de correo electrónico única para la facturación; por ejemplo [email protected]
• También puede arrastrar y soltar una imagen instantánea de una factura con su aplicación móvil
• Las alertas pueden notificarle que se ha recibido una nueva factura en su bandeja de entrada para que pueda revisarla, codificarla en la cuenta del libro mayor, aprobarla o rechazarla y programar su pago.
• Bill.com sincroniza automáticamente los datos cada 24 horas, o puedes hacer clic en "Sincronizar ahora" para obtener actualizaciones inmediatas.

Documentos

Todas las facturas, contratos, hojas de cálculo e instantáneas de su empresa se almacenan aquí para facilitar el acceso durante las auditorías, las operaciones bancarias y el pago de impuestos.

Sección de Pagos

• Vendedores
• Homologaciones
• • • Muestra un resumen de las facturas pendientes de pago y el proceso de aprobación

Facturas

• Muestra las facturas pendientes de pago que han sido aprobadas para el pago
• Las facturas pueden pagarse por lotes o elegirse individualmente
• Las facturas se pagan electrónicamente, por cheque o directamente al proveedor, una opción de tarjeta virtual de un solo uso.

Pagos

• La información se almacena y rastrea para facilitar su recuperación durante las auditorías.
• Bill.com conserva los documentos, el sello de tiempo de codificación, la aprobación y la imagen del cheque una vez cobrado por el proveedor: anverso, reverso del endoso, firma, sello del banco, etc.

Sección de cobros

Clientes

• Configuración de clientes con información de contacto

Facturas

• Facturas registradas, listas para procesar, aprobadas, no aprobadas para enviar

Pagos en

• Estado de pago del cliente

A continuación, una sección de Informes, Asistencia y Pagos Internacionales

• Se pueden efectuar pagos internacionales a proveedores de 130 países
• Bill.com convierte la divisa automáticamente y paga al vendedor en USD o en su propia divisa, según se establezca
• La moneda se muestra en tiempo real

Sincronización automática con Bill.com:

• Sage Intacct
• Oracle Netsuite
• Intuit Quickbooks
• Expensify
• Tallie
• Hubdoc
• Xero

Integración de datos de Bill.com con:

• Microsoft Dynamics
• Salvia
• SAP
• Libros Frescos

Las características incluyen:

• Entrada de datos automática inteligente: ayuda a ahorrar tiempo con la entrada de datos manual redundante.
• Detección inteligente de entradas duplicadas para evitar errores humanos en la introducción de datos.
• Servicio en la nube: proporciona información en tiempo real
• Flexibilidad de pago: ACH, tarjetas virtuales, etc.
• Programar y registrar pagos de facturas
• Facturas y recordatorios por correo electrónico
• Cuentas por cobrar automatizadas, proceso de enrutamiento de aprobaciones, cuentas por pagar
• Protección contra el fraude
• Notificación de llegada del pago
• Revisión y gestión de la tesorería
• Almacenamiento ilimitado de documentos
• Integración del correo electrónico

Beneficios

• Aumenta la eficacia y ahorra tiempo automatizando las tareas redundantes.
• Mejora el plazo de pago
• Ayuda a las empresas a obtener un mayor control con configuraciones aprobadas del flujo de trabajo en equipo.
• Sincroniza datos con software de terceros y dispositivos móviles
• Tramita pagos internacionales con varios países y varias divisas
• Auditoría preparada con actividades de pago automáticas
• Actualización de datos en tiempo real 
• Seguridad de confianza con datos cifrados mediante seguridad de la capa de transporte

¿Cuánto cuesta Bill.com?

Bill.com incluye 4 opciones de paquetes de pago, diseñados para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

1. Plan esencial

• $39 por usuario/mes
• Incluye:
  • Importación y exportación
  • 5 funciones de usuario estándar y flujos de aprobación
  • Almacenamiento ilimitado de documentos
  • Apoyo al pago y retribución positiva
  • Red de pago para empresas

2. Plan de equipo

• $49 por usuario/mes
• Incluye todo lo de Essentials, más:
  • Sincronización con software de terceros: QuickBooks Pro, Premier, Online y Xero
  • Funciones del usuario cliente

3. Plan de empresa

• $69 por usuario/mes
• Incluye todo lo del Equipo, más: 
  • Automatización de facturas y pagos
  • Usuarios "sólo aprobadores" con descuento
  • Límites aprobados personalizados

4. Plan de empresa

• A medida
• Incluye todo lo de Corporate, y además: 
  • Sincronización con software de terceros: NetSuite, Intacct y QuickBooks Enterprises
  • Ficheros multientidad/ubicación/contabilidad
  • Acceso API a Bill.com
  • Importación y exportación con Microsoft Dynamics

También se cobran comisiones adicionales por transacción, así que asegúrate de leer bien sus planes de precios para no llevarte sorpresas.

Bill.com ofrece una prueba gratuita de 30 días sin necesidad de tarjeta de crédito.

Desactivación de un usuario o cancelación de su cuenta de Bill.com:

Directo de la página web de Bill.com: "Su derecho de cancelación. Usted puede solicitar la desactivación de un usuario o la cancelación de su cuenta de Bill.com en cualquier momento enviando una solicitud a través de su cuenta de Bill.com o a través de nuestra página web. portal de atención al cliente. Bill.com se reserva el derecho a exigir un preaviso de hasta 60 días en caso de cancelación o desactivación del Usuario."

Antes de contratar sus servicios, lea atentamente sus Condiciones Generales para conocer sus derechos y los que ellos ejercen.

PROS                                                        CONS

Automatización del envío de facturas, recordatorio a los clientes sobre facturas vencidas, recibir pagos y pagar proveedores	Costes mensuales elevados que aumento anual
Actualizaciones instantáneas para gestores de empresas, banca y los contables	Informes personalizados limitados
Las opciones de pago incluyen ACH o cheques manuales	El servicio de atención al cliente es deficiente
Sincronización con software de contabilidad de terceros y móvil dispositivos	Un poco lento
Diseñado para pequeñas y medianas empresas	No es sólido para las empresas

Medios de comunicación social:

Bill.com está presente en las siguientes redes sociales:
Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, y Instagram

Aplicación móvil:

Bill.com tiene un Aplicación para su dispositivo móvil que le permite cobrar en línea.

Esta APP te permite cobrar el doble de rápido. 

Está configurado para:

• Reciba los pagos de sus clientes y de otras personas y disponga de una función de seguimiento para mantenerle informado de cuándo se espera el pago.
• Los aprobadores pueden aprobar o rechazar a distancia una factura antes de que se envíe
• Varias vías de pago: ACH, cableado internacional, tarjeta virtual o cheques manuales.
• La pantalla de estado ofrece una visión general básica de las autorizaciones pendientes y los pagos pendientes.

Opiniones de los clientes:

Consejos sobre software da a Bill.com una puntuación de 4,11 estrellas sobre 5. La mayoría de los clientes están satisfechos. Algunos se mostraron preocupados por el servicio de atención al cliente y el precio.

Comerciante Maverick valora Bill.com con 4 de 5 estrellas.

Bill.com ofrece un amplio recurso de  Tutoriales en vídeo:

Bill.com tiene Video Tutoriales para lo siguiente:

• Preferencias contables
• Primeros pasos: aprobaciones, InBox, cuentas por cobrar, funciones y permisos
• Visión general de la configuración
• Panorama general

Configuración de la cuenta bancaria

• Añadir una cuenta bancaria mediante entrada manual y con banca en línea

Gestión de facturas

• Crear una factura sin documento
• Crear, visualizar y eliminar una factura
• Edición y factura existente
• Introducir una factura con un documento e introducir una nueva factura
• Gestionar las condiciones de pago

Cobrar

• Un cliente de Bill.com me invitó a cobrar
• Comentario a su proveedor o cliente desde su cuenta existente

Importación Exportación

• Introducción
• Importación y exportación de datos y buenas prácticas

Bandeja de entrada

Gestión de usuarios

• Función de empleado, Gestión de usuarios, Función de pagador, Función de aprobador

Grabaciones de seminarios web

• 5 formas de pagar a sus proveedores
• Mejoras de la factura
• Crear y gestionar autorizaciones
• Cómo añadir/verificar sus cuentas bancarias
• Cómo conectarse a sus proveedores a través de la red Bill.com
• Cómo gestionar documentos en Bill.com
• Mitigación del fraude en los pagos: Compromisos del correo electrónico empresarial
• Sync 101: Cómo sincronizar como un profesional el nuevo Bill.com
• Entender las cuentas de compensación
• Vendedor directo

Pago internacional

• Añadir un proveedor internacional
• Pagos internacionales sincronización con Sage Intacct, Oracle NetSuite, QuickBooks para Windows/Online, Expensify, Tallie, Hubdoc

Red

• Aceptar o rechazar invitaciones a la red
• Cancelar una invitación
• Conectarse a un proveedor a través de la red de pagos 
• Buscar invitaciones pendientes
• ID de red de pago local (PNI) para proveedores y clientes
• Proporcionar PNI para conectar
• Enviar una invitación a un proveedor con una cuenta bancaria ya añadida manualmente
• Enviar una invitación al añadir o editar un proveedor
• Enviar una invitación a varios proveedores a la vez
• Envíe un recordatorio a su proveedor Inited
• Seguimiento de una iniciación
• Búsqueda avanzada de proveedores
• Establecimiento de pago electrónico de proveedor nacional verificado

Pago

• Pago de facturas
• Procesamiento de pagos y plazos
• Estado de los pagos

Derechos de cobro

• Visión general y funciones
• Gestionar subclientes
• Cómo ven las facturas los clientes
• Introducir manualmente los pagos recibidos
• Crear factura
• Comunicación con sus clientes
• Enviar facturas
• Recordatorios automáticos

Sincroniza con:

• Oracle NetSuite: configuración
• QuickBooks, Online: configuración, funcionamiento de la sincronización, solución de problemas de sincronización
• QuickBooks Desktop: configuración
• Xero: conceptos básicos y configuración de la sincronización, cómo sincronizar con Xero work, solución de problemas de sincronización

¿Qué hago si tengo alguna pregunta o duda sobre Bill.com?

Bill.com ofrece varias vías de Atención al Cliente.
Puede utilizar su página de Contacto y enviar un correo a una de las dos oficinas: la sede central en California o la oficina de Houston (Texas).

Sede de Palo Alto
1800 Embarcadero Road
Palo Alto, CA 94303

O 

Oficina de Houston
2103 CityWest Boulevard, 12ª planta
Houston, TX 77042

O, en la misma página, puede enviarles un breve resumen al que pueden responder por correo electrónico o teléfono.

También tienen una página de ayuda en la que puedes buscar introduciendo una palabra clave en su barra de búsqueda. Si hace clic en el botón Póngase en contacto con nosotros un cuadro emergente le pide que introduzca preguntas adicionales para obtener más ayuda.

¿Dispone Bill.com de algún canal en Youtube que ofrezca información visual sobre esta plataforma empresarial?

Sí, puede consultar este Youtube canal para ver cómo funciona la plataforma de pagos inteligentes para empresas Bill.com

Este Youtube le muestra cómo funciona la sección de Cuentas por Cobrar

Este Youtube le muestra las características y funciones de Cuentas a Pagar

¿Ofrece Bill.com paquetes de precios para empresas de contabilidad?

Sí, el paquete de precios para empresas de contabilidad es $49,00/mes. Puede comprobarlo aquí: Bill.com para contables

Preguntas más frecuentes:

Alternativas

Plooto

Plooto es un programa informático automatizado que gestiona las funciones de contabilidad de acreedores y deudores.

• Ofrecen una prueba gratuita de 30 días
• Precios: $25/mes, sin cuota de usuario adicional

Comarch

Comarch automatiza el procesamiento de facturas electrónicas de cuentas a pagar y a cobrar  

• Sin prueba gratuita
• Los precios se facilitan previa solicitud

Invoicera

Invoicera automatiza las funciones AP y AR

• 15 días de prueba gratuita
• Precios: 
  • Paquete Business $25/mes; 1.000 clientes
  • Paquete Pro: $15/mes; 100 clientes
  • Paquete Infinito: $149/mes; clientes ilimitados

Conclusión

Bill.com es un software fácil de usar que gestiona automáticamente todas las funciones de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, ahorrando tiempo y esfuerzo a las empresas. Tiene muchas ventajas y algunos inconvenientes. Puede ser una opción más cara que la competencia si se tiene en cuenta el número de usuarios que se necesitan para utilizar el sistema. La APP es una buena función para cuando las autoridades firmantes están fuera de la oficina y no se puede esperar a que vuelvan para pagar una factura. Recomiendo probar su versión de prueba gratuita y revisar la biblioteca de vídeos de formación que ofrecen para ver si este software se adapta a las necesidades de su empresa.

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