Switchmail Überprüfung: Ist es das Richtige für Ihr Unternehmen?

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Unter Justin Caldwell

Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2023 von Ewen Finser

Heute ist es einfacher als je zuvor, mit anderen zu kommunizieren. Wir können Text senden Nachrichten, E-MailsSofortnachrichten, kurze Videonachrichten und vieles mehr können wir bequem von unserem Wohnzimmer aus versenden. Aber was ist, wenn Sie ein Dokument oder einen Brief verschicken müssen? Dann müssen Sie aufstehen und zum Postamt gehen.

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, das regelmäßig Dokumente verschickt, ist die Post ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Aber für manche Menschen lohnt sich der Weg dorthin einfach nicht. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Aufgaben zu erledigen, ohne dass Sie Ihren Computer verlassen müssen. Unternehmen wie SwitchMail kümmert sich um alles für Sie. Sie drucken Ihre Dokumente aus, stecken sie in einen Umschlag und bringen sie zur Post.

Mit SwitchMail müssen Sie sich nicht darum kümmern, dass Ihre Post rechtzeitig am richtigen Ort ankommt. SwitchMail kümmert sich um die gesamte Verwaltungsarbeit. Noch besser: Die Plattform ist völlig kostenlos. Switchmail verdient nur Geld, wenn Sie sich entscheiden, einen Brief zu versenden.

Was ist SwitchMail?

SwitchMail ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Mail-Plattform, die Unternehmen und Organisationen eine sichere Methode für den Versand von Briefen und Dokumenten bietet. Die Lösung ist 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche online, und der Prozess wird vollständig über einen Browser abgewickelt. 

Wenn Sie SwitchMail verwenden, verabschieden Sie sich von der Zeit, die Sie oder Ihr Unternehmen mit dem Drucken und Vorbereiten ausgehender Post verschwenden. Außerdem müssen Sie nicht mehr in der Schlange vor dem Postamt warten. SwitchMail erledigt das alles für Sie.

Die Nutzung dieses Dienstes ist sehr einfach. Das Einzige, was Sie tun müssen, ist, Ihre Unterlagen hochzuladen, die Adressen für Absender und Empfänger anzugeben, Ihre Versandoptionen auszuwählen und dann auf die Schaltfläche "Senden" zu klicken. SwithMail ist auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und ermöglicht es Ihnen, so viele Teammitglieder wie nötig für Ihr Unternehmenskonto zu erstellen und hinzuzufügen.

SwitchMail umfasst Funktionen wie Adressüberprüfung und zertifizierte Post, so dass Sie Ihre Dokumente genau so versenden können, wie Sie es wünschen. Der gesamte Prozess ist 100% vertraulich und vollständig automatisiert. SwitchMail druckt, postiert und versendet das Dokument für Sie. Sie müssen sich nur noch zurücklehnen und die Zustellung verfolgen, was Sie direkt von Ihrem Switch-Dashboard aus tun können.

Eigenschaften

Eines der besten Dinge an SwitchMail ist, dass es extrem einfach und unkompliziert ist. Sie brauchen überhaupt keine Zeit, um loszulegen. Erstellen Sie Ihr Konto (das kostenlos ist), melden Sie sich an und beginnen Sie mit dem Versand Ihrer E-Mails. Das war's auch schon. Natürlich müssen Sie Ihr Dokument hochladen - entweder im PDF- oder im Microsoft Word-Format. 

Danach geben Sie Ihre Adresse und die Adresse des Empfängers ein, stellen ein paar weitere Optionen ein und schicken die Sendung ab! SwitchMail druckt die Dokumente für Sie aus und bringt Ihre Sendungen dann auf den Weg.

Für jedes Dokument, das Sie versenden, müssen Sie die gewünschten Versand- und Druckoptionen auswählen. Beim Druck können Sie festlegen, ob die Dokumente ein- oder beidseitig bedruckt werden sollen. Außerdem müssen Sie wählen, ob Sie Briefe in Schwarz-Weiß oder in Farbe drucken möchten.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente per Einschreiben oder per First-Class-Zustellung zu versenden. Beachten Sie jedoch, dass für Einschreiben bestimmte Einschränkungen gelten. Zum Beispiel können Sie nur bestimmte Umschlaggrößen versenden. Sie erhalten jedoch eine Sendungsverfolgungsnummer und einen Rückschein, so dass der Versand per Einschreiben einige Vorteile bietet.

Beim First-Class-Versand hingegen können Sie nur zwischen kleinen, mittleren und großen Umschlägen wählen. Diese Umschläge bieten Platz für bis zu 8, 24 bzw. 98 Seiten. Denken Sie daran, dass die App von SwitchMail nur Briefe in US-Größe (8,5" x 11") verarbeiten kann. 

Dokument-Uploads

SwitchMail wurde mit Blick auf die Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt. Die Anwendung verfügt über hervorragende Funktionen, die die Teamarbeit erleichtern und fördern. Wenn ein Teammitglied Dokumente über die SwitchMail-Anwendung versendet, können Manager sehen, wie viele Briefe pro Person verschickt wurden.

Die Anwendung ermöglicht es den Administratoren auch, den Teammitgliedern Mittel zuzuweisen oder Rollen nach Bedarf zu ändern. Außerdem enthält die Software eine integrierte Berichtsoption, so dass Sie genau sehen können, wie viele Dokumente versandt werden und wie viel Geld für Porto ausgegeben wird.

Kosten

Die Nutzung von SwitchMail ist 100% kostenlos. Allerdings müssen Sie für jeden Brief und jedes Dokument, das Sie versenden, bezahlen. Der Preis hängt von der Größe des Umschlags ab, den Sie auswählen, und davon, ob Sie in Farbe oder schwarz-weiß drucken möchten. Für einen kleinen Umschlag mit einem Schwarz-Weiß-Dokument zahlen Sie zum Beispiel $1,48. Danach zahlen Sie $0,29 pro Blatt. Der Preis ist derselbe, egal ob Sie einseitig oder beidseitig bedrucken.

Zum Vergleich: Ein mittelgroßer Umschlag kostet $1,54, ein großer Umschlag $2,48. Wenn Sie Ihre Dokumente in Farbe drucken müssen, zahlen Sie mehr. Ein kleiner Umschlag mit einem farbigen Dokument kostet $2.39, wobei jedes weitere Blatt $0.50 mehr kostet. 

Wenn Sie eine e-zertifizierte Post wünschen, müssen Sie einen ganz anderen Preis zahlen. Für Schwarz-Weiß-Dokumente beträgt der Grundpreis $7,54, zusätzliche Blätter kosten jeweils $1. Farbige Seiten beginnen bei $8,45. Der Preis für e-zertifizierte Sendungen umfasst die Portokosten, einen mittelgroßen Umschlag und eine gedruckte Seite. 

Alle neuen SwitchMail-Konten werden mit einem $5-Guthaben geliefert, sodass Sie den Dienst ausprobieren können, ohne aus eigener Tasche zu zahlen. Wenn Sie sich für SwitchMail entscheiden, können Sie Ihre versendeten Dokumente per Debitkarte, Kreditkarte und PayPal bezahlen.

Kundenbetreuung

SwitchMail ist eine einfache und überschaubare Plattform, so dass Sie nicht viele umfassende Informationen über die Software finden werden. Das ist auch nicht wirklich nötig. Dennoch gibt es eine FAQ-Seite auf der SwitchMail-Website und auf dem Benutzer-Dashboard, falls Sie Antworten auf einige Fragen benötigen.

Außerdem hat SwitchMail einen Blog, der regelmäßig mit Ideen, Tipps und Tricks für kleine Unternehmen aktualisiert wird. Sie haben keinen Zugang zu einer Kunden-Support-Hotline, aber SwitchMail hat eine E-Mail-Adresse, an die Sie Fragen senden können. Leider erhalten Sie nur von Montag bis Freitag zwischen 8.00 und 19.00 Uhr EST Antworten. 

Wenn Sie eine schnellere Antwort benötigen, können Sie sich jederzeit über die sozialen Medien an die Plattform wenden. SwitchMail ist auf Facebook, Linked In, Instagram und Twitter aktiv. In der Regel können Sie über die sozialen Medien mit jemandem in Kontakt treten, insbesondere über Facebook, wo die Chat-Funktion für alle Kunden verfügbar ist.

Alternativen

SwitchMail ist möglicherweise nicht für alle Unternehmen die ideale Lösung für den Postversand. Wenn Sie nach alternativen Optionen suchen, sollten Sie diese in Betracht ziehen.

Abgesandter

Mit Envoy können Sie Ihre eingehende Post schnell und einfach organisieren. Mit dem Dienst können Sie Ihre Pakete scannen und dann automatisch eine Benachrichtigung an den Empfänger senden. So spart Ihr Team Zeit, weil sich die Pakete nicht stapeln.

Alles, was Sie tun müssen, ist, ein Foto des Versandetiketts zu machen und Envoy den entsprechenden Empfänger bestimmen zu lassen. Die Software benachrichtigt dann die Person, dass sie ein Paket erhalten hat. Envoy ist ideal für Menschen, die einige Tage zu Hause und einige Tage im Büro verbringen, da es sie wissen lässt, wenn ein Paket zur Abholung bereitsteht.

PaketX

PackageX ist eine Softwarelösung von Mailroom, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Poststellen besser zu verwalten. Diese Cloud-basierte Plattform nutzt maschinelles Sehen und künstliche Intelligenz, um die Abläufe in Ihrer Poststelle zu automatisieren. Die Software ist skalierbar und einfach zu bedienen. Außerdem funktioniert sie in verschiedenen Märkten und Branchen. 

So nutzen beispielsweise Unternehmen aus den Bereichen Immobilien, Hotel, Restaurant und Hochschulwesen PackageX für die Verwaltung ihrer Poststellen. 

Beeindrucken Automatisieren

Impress Automate ist eine einheitliche Multi-Channel-Plattform, die für die Verwaltung Ihrer Poststelle entwickelt wurde. Sie automatisiert den gesamten Mail-Workflow in Ihrem Unternehmen und hilft dabei, den Prozess zu zentralisieren und die Abläufe an einem einzigen Ort zu organisieren. Sie können Ihre Post über ein zentrales Dashboard zusammenstellen, erstellen, verfolgen und zustellen. 

Sie haben Zugriff auf intelligente Barcodes, mit denen Sie Ihre Post sicher und effizient gruppieren, sortieren oder zusammenstellen können. Außerdem bietet Impress Automate die Möglichkeit, Rechnungen oder andere Postsendungen automatisch zu erstellen und zu versenden. Mit Impress Automate sparen Sie mit Sicherheit Zeit und Geld.

Mailer+4

Mit Mailers+4 sind Sie in der Lage, Ihre Portokosten und die Zahl der unzustellbaren Sendungen deutlich zu senken. Die Software ist einfach zu bedienen und bietet hochwertige Konformität und Zertifizierung zusammen mit einer einfachen Vorsortierungslösung. Mailers+4 prüft die Adressen in Ihrem Adressbuch und sortiert Ihre Sendungen in Kategorien wie Standard, First Class und Certified. Sie erhalten außerdem Funktionen wie die Unterstützung von Intelligent Mail Barcodes und die Erkennung von Duplikaten.

Pro und Kontra

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Vor- und Nachteile der Nutzung des SwitchMail-Maildienstes.

Profis

  • Einfach und kostenlos zu benutzen
  • Bezahlen Sie nur für Dokumente, die Sie versenden
  • Kann bis zu 98 Seiten in einem einzigen Umschlag versenden
  • Verwalten Sie mehrere Benutzer über die Plattform
  • Dokumente per Einschreiben versenden

Nachteile

  • Unterstützt nur ein Papierformat
  • Bietet keinen 24/7-Kundensupport

Switchmail-Alternativen & Konkurrenten

Da es sich um eine relativ einzigartige Mailing-Lösung handelt, ist es schwierig, direkte Konkurrenten zu finden. Dennoch finden Sie hier einige konkurrierende Dienste, die ähnliche Funktionen anbieten:

  • Docusend: Mit Docusend können Sie Dokumente virtuell versenden, die persönlich über den USPS ankommen. Docusend wird als "cloudbasierte Poststelle" bezeichnet und eignet sich gut für Dienste, die ein hohes Volumen an regulärer oder automatisierter Post versenden. 
  • DirectMail2.o: DirectMail ist kein direkter Konkurrent, synchronisiert aber Online- und Offline-Marketingkampagnen, um Omnichannel-Aktivitäten zu verfolgen. Nützlich, um hybride Kampagnen zu koordinieren und zu vereinheitlichen.
  • PostGrid: PostGrid ist eher auf Entwickler ausgerichtet und bietet eine REST-API, mit der Sie personalisierte Briefe versenden können, ohne Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ändern zu müssen. Nützlich, wenn Sie nur die Technologie zur Integration benötigen.
  • Click2Mail: Click2Mail ist eher ein direkter Konkurrent von Switchmail und wurde für die Welt des Direct-Response-Marketings entwickelt, mit einigen modernen Funktionen. Hilfreich aufgrund des Umfangs der Direktmailing-Produkte (z. B. Postkarten, Broschüren, Notizkarten, Flyer, Broschüren usw.). Wenn Sie kreativ werden wollen, haben Sie die Möglichkeit dazu.

FAQs

Frage: Ist es möglich, mehr als ein einziges Dokument zu versenden?

Antwort: Ja. Benutzer können bis zu 4 Dokumente in einem einzigen Brief hinzufügen. Beachten Sie, dass die Dokumente im Microsoft Word- oder Adobe PDF-Format vorliegen müssen und nicht größer als 4 MB sein dürfen.

Frage: Warum ist die Nutzung von SwitchMail einfacher als bei anderen E-Mail-Diensten?

Antwort: SwitchMail geht weit darüber hinaus, um Ihrem Unternehmen den mühsamen Postversand zu ersparen. Die Plattform übernimmt den Druck, das Porto und den Versand Ihrer Post. So müssen Sie und Ihr Unternehmen sich nicht mehr mit der Verwaltung von Postmaterial oder dem Porto herumschlagen. Außerdem müssen Sie nicht mehr zur Post fahren.

Frage: Ist SwitchMail sicher?

Antwort: SwitchMail nimmt die Sicherheit ernst und macht sie zu einer Priorität für alle Kunden. Jedes Dokument, das Sie an SwitchMail senden, durchläuft einen sicheren und automatisierten Prozess. Durch die Reduzierung der manuellen Arbeit garantiert die Software Zuverlässigkeit und verkürzt die Zeit, die für die Zustellung Ihrer Briefe benötigt wird.

Wenn Sie SwitchMail verwenden, nutzen Sie die hochmodernen Einrichtungen, die einen hochwertigen Service und ausgezeichnete Sicherheit bieten. Dazu gehören Funktionen wie Datenübertragungen über ein sicheres Protokoll (SSL), das normalerweise im Bank- und Finanzwesen verwendet wird. Das Unternehmen nutzt außerdem Notstromgeneratoren für den Fall eines Stromausfalls.

Frage: Wie lange dauern die Lieferungen?

Antwort: In den meisten Fällen sollte Ihre Post innerhalb von fünf Werktagen am Zielort eintreffen. Das Drucken, Falten, Kuvertieren und Frankieren Ihrer Dokumente dauert in der Regel zwei Arbeitstage. Die Zustellung von Sendungen erster Klasse durch den USPS dauert in der Regel 1-3 Werktage, also insgesamt 3-5 Werktage.

Ist SwitchMail der richtige Postzustelldienst für Ihr Unternehmen?

SwitchMail ist die ideale Plattform für den Postversand, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Dokumente innerhalb der Vereinigten Staaten versenden muss. Dank der unkomplizierten Plattform dauert der gesamte Prozess nur wenige Minuten, was wesentlich schneller ist als die alte Vorgehensweise. Vor allem, wenn Sie denselben Brief an mehrere Personen senden müssen.

Die Plattform kann kostenlos genutzt werden und bietet Administratoren die Möglichkeit, mehrere Benutzer gleichzeitig zu verwalten. Auch wenn SwitchMail nur Briefe in US-Größe unterstützt, können Sie Ihre Dokumente in Farbe oder Schwarz-Weiß ausdrucken und an mehrere Empfänger senden.

Insgesamt wird SwitchMail die Aufgabe für die große Mehrheit der Unternehmen, die diese Art von Dienst benötigen, erfüllen. Und es tut nicht weh, dass Sie eine $5-Gutschrift erhalten, wenn Sie sich anmelden. Das klingt fast zu gut, um es sich entgehen zu lassen!

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