BRD vs. FRD

Zuletzt aktualisiert am 4. Dezember 2023 von Ewen Finser

Die Projektdokumentation ist einer der wichtigsten Schritte in jedem Geschäfts- oder Softwareentwicklungsprozess. Die Beteiligten müssen ein gemeinsames Verständnis davon haben, was sie aufbauen wollen. Durch eine genaue Dokumentation der Anforderungen können Unternehmen eine schleichende Ausweitung des Umfangs vermeiden, sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, und die Entwicklung beschleunigen. 

Eine Studie des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2014 zeigt, dass 37% der Projekte scheitern an einer ungenauen Anforderungserfassung. Durch die Festlegung der richtigen Anforderungen im Vorfeld werden spätere teure Änderungen vermieden.

Business-Analysten verwenden in der Regel zwei verschiedene Anforderungen Dokumentedas Business Requirements Document (BRD) und das Functional Requirements Document (FRD). Es gibt jedoch noch weitere Dokumente, die zusammengenommen einen umfassenden Überblick über das Projekt bieten.

Zu diesen Dokumenten gehören unter anderem:

• Produktanforderungsdokument (PRD)
• Dokument zur Spezifikation des Anwendungsfalls (USD)
• Matrix für die Rückverfolgbarkeit von Anforderungen (RTM)
• Marktanforderungsdokument (MRD)
• Anwendergeschichten 

Hier werden wir uns konzentrieren auf BRD vs. FRD. Beide sind wichtig, aber sie haben unterschiedliche Zwecke. Weiter unten werden wir erörtern, wie sich die beiden Dokumente unterscheiden, welche Funktionen sie haben und wann Sie sie verwenden sollten.

Unterm Strich von vorn

Der Hauptunterschied zwischen BRD und FRD besteht darin, dass BRDs sich darauf konzentrieren, was das Produkt tun sollte, während FRDs sich darauf konzentrieren, wie das Produkt es tun sollte.

Ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD) ist ein formeller Vertrag zwischen dem Kunden und dem Lieferanten, der die gesamte Arbeit in einem Projekt festhält. Ein funktionales Anforderungsdokument (FRD) definiert umfassend die Lösung, die erforderlich ist, um die im BRD ermittelten Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Hauptunterschiede zwischen BRD und FRD

Die wichtigsten Unterschiede zwischen BRD und FRD sind:

• Die Hauptzielgruppe eines BRD sind die Geschäftsinteressenten, Kunden und Auftraggeber, während die Hauptzielgruppe eines FRD das Entwicklungsteam, die Ingenieure und Tester sind.
• Ein BRD beschreibt, was das Produkt tun soll, während ein FRD beschreibt, wie das Projekt es tun soll.
• Ein BRD zielt darauf ab, die Anforderungen des Kunden zu ermitteln, während ein FRD die Anforderungen für das Entwicklungsteam definieren soll. 
• Das Format eines BRD ist eine freie Form mit einer Mischung aus Text und Bildmaterial, während das Format eines FRD starrer ist und oft Unified Modeling Language (UML).
• Ein Unternehmensanalytiker erstellt das BRD-Dokument, während der Unternehmensanalytiker das FRD unter der Aufsicht eines technischen Experten (d.h. eines Architekten) erstellt.

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD)?

Ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD) ist eine übergeordnete Sicht auf ein Projekt. Business-Analysten verwenden BRDs, um die Ziele eines Projekts aus der Perspektive des Unternehmens oder der Organisation zu erfassen. Es ist einer der ersten Schritte im Softwareentwicklungsprozess und wird normalerweise erstellt, bevor die technische Arbeit beginnt.

Die Entwickler verwenden es als Werkzeug für die Durchführung des Projekts und die Entwicklung der richtigen Lösung. Die BRD enthält einen Überblick darüber, was das Produkt leisten soll, wer es benutzen wird und wie er es benutzen wird. Außerdem werden messbare Erfolgskriterien festgelegt, anhand derer beurteilt werden kann, ob das Endprodukt den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Als Dokument, das die nachfolgenden Schritte festlegt und die Entwicklung leitet, ist ein BRD für die Erstellung des richtigen Produkts unerlässlich. Verschiedene Projekte haben einzigartige Anforderungen, daher muss der Business Analyst ein BRD erstellen, das die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Projekts genau widerspiegelt. 

Bestandteile eines Geschäftsanforderungsdokuments (BRD)

Die Einzigartigkeit eines BRD bedeutet, dass es keine Standardvorlage für dieses Dokument gibt. Alle BRDs haben jedoch gemeinsame Merkmale und Elemente. Wesentliche Bestandteile eines BRD sind:

1. Zusammenfassende Erklärung: Eine zusammenfassende Darstellung des BRD sollte einen Überblick über das Projekt geben. Sie stellt eine Verbindung zwischen den Zielen des Projekts und den Bedürfnissen des Unternehmens her. Im Wesentlichen beantwortet sie die Frage: "Welches Problem versuchen wir zu lösen, und wie wird uns dieses Projekt dabei helfen?"
2. Umfang des Projekts: Der Projektumfang ist eine Übersicht darüber, was mit dem Projekt erreicht werden soll, und umfasst Leistungen, Zeitpläne, Kosten und Risiken. Er erklärt die Verantwortlichkeiten der Organisation, des Unternehmens und des Entwicklungsteams.
3. Zielsetzung im Überblick: In der Zielübersicht werden die spezifischen Ziele aufgeführt, die das Projekt erreichen soll. Jedes Ziel sollte SMART sein: Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Sie beschreibt den Hintergrund des Projekts und listet die Beteiligten, die geschäftlichen Faktoren (Betrieb, Markt, Finanzen usw.) und die wichtigsten Erfolgsfaktoren auf.
4. Prozess der Identifizierung von Interessenvertretern: Ein Stakeholder-Identifikationsprozess ist ein Instrument zur Identifizierung und Analyse der Stakeholder eines Projekts. Unternehmensanalysten nutzen es, um die Rolle der einzelnen Stakeholder zu verstehen, ihren Einfluss auf das Projekt zu bewerten und Strategien zur Steuerung der Erwartungen zu entwickeln. 
5. Messbare Werte: Messbare Größen sind KPIs, anhand derer der Erfolg des Projekts beurteilt werden kann. Beispiele hierfür sind gestiegene Einnahmen, gesunkene Kosten oder ein größerer Marktanteil.
6. Projektbedingte Einschränkungen: Bei jedem Projekt gibt es Einschränkungen, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen können. Übliche Beispiele sind Budget, Zeit, Umfang und Ressourcen.

Diese Komponenten umfassen die Grundlagen eines BRD. Das Dokument kann jedoch auch andere Merkmale, wie projektspezifische Annahmen und Risiken, enthalten. 

Ziele eines Geschäftsanforderungsdokuments (BRD)

Ein BDR ist die Grundlage für ein Projekt, daher sind seine Ziele breit gefächert. Im Allgemeinen sollte ein BRD:

• Anforderungen von Interessengruppen erheben: Um das richtige Produkt zu entwickeln, müssen die Entwickler die Anforderungen des Unternehmens verstehen. Ein BRD ist einer der ersten Schritte zur Erfassung dieser Anforderungen.
• Definieren Sie Erfolgskriterien: Die Messgrößen des BRD helfen zu beurteilen, ob das Projekt erfolgreich war.
• Minimierung des schleichenden Umfangs: Durch die Dokumentation der Projektziele, -risiken und -beschränkungen kann ein BRD dazu beitragen, dass der Projektumfang nicht zu groß wird.
• Als Referenzpunkt dienen: Der BRD ist ein lebendiges Dokument, das ständig aktualisiert werden muss. Er ist aber auch ein Bezugspunkt für alle Beteiligten. Er bietet einen Überblick über die Ziele, Vorgaben und Leistungen des Projekts.
• Herstellung eines Konsenses mit den Beteiligten: Ein BRD kann Unternehmensanalysten dabei helfen, die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen. Indem sie alle von Anfang an auf dieselbe Seite bringen, können sie Missverständnisse und Unstimmigkeiten vermeiden.

Was ist ein funktionales Anforderungsdokument (FRD)?

Ein funktionales Anforderungsdokument (FRD) ist eine Art Anforderungsdokument, das angibt, was ein System tun und wie es funktionieren soll.  Sie enthält genauere Informationen darüber, wie das Produkt oder Projekt funktionieren soll, einschließlich Beschreibungen der einzelnen Funktionen. Im Grunde genommen ist es eine Ableitung des BRD und hebt die funktionalen Anforderungen hervor. 

Business-Analysten sind unter der Aufsicht eines technischen Experten für die Erstellung eines FRD verantwortlich. Das Dokument sollte klar, prägnant und frei von Fachjargon sein. Außerdem sollte es für alle Beteiligten leicht zu verstehen sein. Wie ein BRD beschreibt es einen Überblick über die Funktionalität auf hoher Ebene, konzentriert sich aber auf technische und spezifische Details.

Ein FRD für eine webbasierte Anwendung könnte zum Beispiel festlegen, dass die Anmeldeseite Felder für einen Benutzernamen und ein Kennwort enthalten soll. Es würde auch beschreiben, wie das System die Authentifizierung handhaben soll. Im Gegensatz dazu könnte ein BRD für dieselbe Anwendung einfach angeben, dass die Anmeldeseite sicher sein sollte. 

Bestandteile eines funktionalen Anforderungsdokuments (FRD)

Es gibt keinen festen Standard, dem alle FRDs folgen müssen. Die meisten FRDs enthalten jedoch ähnliche Elemente, darunter:

1. Einführung: Die Einleitung sollte einen Überblick über das System und seinen Zweck geben. Sie sollte den Zweck, den Bezugsrahmen, die Annahmen und die Beschränkungen des Systems detailliert beschreiben. Außerdem sollten wichtige Interessengruppen genannt werden.
2. Hintergrund: Der Abschnitt "Hintergrund" liefert weitere Informationen über das System. Er sollte den aktuellen Zustand des Systems und alle Probleme beschreiben, die das neue System lösen soll. 
3. Funktionelle Anforderungen: Der Anforderungsabschnitt ist das Kernstück des FRD. Er enthält eine Liste aller funktionalen Anforderungen, geordnet nach Kategorien. Jede Anforderung sollte einen eindeutigen Bezeichner, einen Namen, eine Beschreibung und eine Quelle haben. In einigen Fällen können die Anforderungen mit einem Akzeptanzkriterium versehen sein.
4. Benutzerschnittstellen: Der Abschnitt über die Benutzerschnittstelle sollte einen umfassenden Überblick über die Schnittstellen des Systems geben. Er sollte beschreiben, wie die Benutzer mit dem System interagieren und welche besonderen Anforderungen an die Schnittstelle gestellt werden. 
5. Modellierung von Illustrationen: Der Modellierungsabschnitt sollte visuelle Darstellungen des Systems enthalten. Diese Abbildungen können Diagramme, Flussdiagramme, Prototypen und Mockups umfassen. Sie sollten auch Benutzeranforderungen, Anwendungsfälle und andere relevante Modelle enthalten.
6. Glossar: Das Glossar sollte eine Liste aller im FRD verwendeten Begriffe, Akronyme und Abkürzungen enthalten. Es sollte auch Definitionen für jeden Fachbegriff enthalten. 

Die Verwendung von FRDs hängt von der Organisation, dem Projekt und dem Produkt ab. Sie sollte den festgelegten Organisationsrichtlinien, Prozessen und Verfahren folgen.

Ziele eines funktionalen Anforderungsdokuments (FRD)

Obwohl die Ziele eines FRD von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein können, gibt es einige gemeinsame Ziele, die die meisten FRDs anstreben, darunter:

• Definieren Sie die Funktion eines Systems: Das Hauptziel eines FRD ist es, die Funktion eines Systems zu definieren. Sie sollte beschreiben, was das System tun soll und wie es funktionieren soll. 
• Abhängigkeiten miteinander verknüpfen: Ein FRD sollte auch alle Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Funktionen aufzeigen. Zum Beispiel kann die Anmeldefunktion von der Authentifizierungsfunktion abhängig sein.
• Schätzen Sie Risiko und Kosten ab: Ein FRD kann auch helfen, die mit einem Projekt verbundenen Risiken und Kosten abzuschätzen. Durch die Darstellung aller Anforderungen ist es einfacher, potenzielle Risiken während des Entwicklungsprozesses zu erkennen. 
• Verbesserung der Kommunikation: Ein FRD kann auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten verbessern. Durch die Bereitstellung eines klaren und präzisen Überblicks über das System ist es für alle einfacher, die Anforderungen und Ziele des Projekts zu verstehen. 
• Bieten Sie eine ganzheitliche Sicht auf jede Anforderung: Das FRD sollte eine ganzheitliche Sicht auf jede Anforderung bieten, egal wie klein oder unbedeutend sie auch erscheinen mag. So mag beispielsweise die Anforderung, eine Fehlermeldung anzuzeigen, wenn ein Benutzer ein ungültiges Kennwort eingibt, trivial erscheinen. Dennoch ist es eine Anforderung, die in das FRD aufgenommen werden sollte. 

Hauptunterschiede zwischen BRD und FRD

Nachdem wir nun die Grundlagen von BRDs und FRDs besprochen haben, wollen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Dokumenten werfen. 

1. Umfang

Der wichtigste Unterschied zwischen einem BRD und einem FRD ist ihr Umfang. Ein BRD ist eine Übersicht über das gesamte Projekt auf hoher Ebene. Er sollte einen breiten Überblick über die Ziele, Anforderungen und den Zeitplan des Projekts geben. Ein FRD hingegen ist ein detaillierteres Dokument, das sich auf die funktionalen Anforderungen des Systems konzentriert.

Bei der Betrachtung des Umfangs eines Projekts ist es wichtig, das Ziel jedes Dokuments im Auge zu behalten. Das BRD sollte einen allgemeinen Überblick über das Projekt geben, während das FRD eine detailliertere Systemansicht bieten sollte. In der BRD kann zum Beispiel angegeben werden, dass das Projekt "den Umsatz um 10% steigern" soll. Die BRD würde dann detailliert beschreiben, wie das System dieses Ziel erreichen soll. 

2. Publikum

Die Zielgruppe eines BRD ist der Projektsponsor, das Senior Management oder andere wichtige Entscheidungsträger. Der Projektentwicklungsbericht sollte genügend Informationen enthalten, damit diese Beteiligten fundierte Entscheidungen über das Projekt treffen können. 

Die Zielgruppe eines FRD ist in der Regel das Entwicklungsteam. Es sollte diesen Beteiligten genügend Informationen liefern, um die Systemanforderungen zu verstehen und mit der Arbeit am Projekt zu beginnen. Außerdem gibt es dem Qualitätssicherungspersonal die Informationen, um Testpläne und Testfälle zu erstellen. 

3. Länge

Die Länge eines BRD kann je nach Projekt variieren. So kann ein kleines Projekt nur ein paar Seiten erfordern, während ein größeres Projekt ein ausführlicheres Dokument verlangt. Im Allgemeinen sind BRDs jedoch kürzer als FRDs. 

FRDs hingegen sind in der Regel längere Dokumente. Diese Dokumente enthalten eine umfassende Dokumentation der Systemanforderungen. Daher sind sie in der Regel viel länger als BRDs. Ein Standard-FRD ist etwa 10 bis 100 Seiten lang, während ein größeres Projekt ein längeres Dokument erfordern kann. 

4. Wer bereitet das Dokument vor?

Die Business-Analysten sind allein für die Erstellung des BRD verantwortlich. In einigen Organisationen werden Projektmanager hinzugezogen, um sicherzustellen, dass das Dokument den Anforderungen des Projekts entspricht. 

Business-Analysten arbeiten unter der Aufsicht von Systemanalysten oder technischen Experten an der Erstellung eines FRD. Ein Implementierungsteam kann sich an der Entwicklung eines FRD beteiligen. Ihre Beteiligung beschränkt sich jedoch darauf, Beiträge zur Funktionalität des Systems zu liefern. 

5. Flexibilität

BRDs sind in der Regel flexibler als FRDs, da sie sich mit Konzepten auf höherer Ebene befassen, die sich im Laufe eines Projekts weniger wahrscheinlich ändern werden. FRDs hingegen sind starrer, da sie oft spezifische technische Details beschreiben, die genau befolgt werden müssen, damit ein System korrekt funktioniert. 

Wann sollten BRD und FRD verwendet werden?

Sowohl BRD- als auch FRD-Dokumente sind für jedes Projekt unerlässlich. Sobald Sie den BRD haben, können Sie ihn zur Erstellung des FRD verwenden. Nachdem das FRD fertiggestellt ist, können Sie damit die funktionalen Spezifikationen des Projekts entwickeln. 

Es kann jedoch vorkommen, dass Sie das eine Dokument dem anderen vorziehen müssen. Wenn Sie zum Beispiel das Projekt der Geschäftsleitung vorstellen, sollten Sie das BRD verwenden. Wenn Sie hingegen mit dem Entwicklungsteam zusammenarbeiten, sollten Sie das FRD verwenden. 

Nachstehend finden Sie eine Zusammenfassung, wann die einzelnen Dokumente zu verwenden sind: 

Verwenden Sie BRD, wenn: 

• Sie müssen die Unternehmensleitung davon überzeugen, das Projekt zu genehmigen 
• Sie stellen das Projekt zum ersten Mal vor 
• Sie möchten einen Überblick über die Ziele, Anforderungen und den Zeitplan des Projekts geben. 
• Bei der Beschreibung der Projektanforderungen 
• Bei der Erstellung einer Übersicht über das Projekt auf hoher Ebene 

Verwenden Sie FRD, wenn: 

• Sie möchten detaillierte Informationen über die Funktionalität des Projekts bereitstellen 
• Sie arbeiten mit Entwicklern zusammen, um die funktionalen Spezifikationen des Systems zu erstellen. 
• Sie müssen sicherstellen, dass jeder im Team die Systemanforderungen versteht. 
• Bei der Ausarbeitung der detaillierten technischen Spezifikationen für das Projekt 
• Bei der Bereitstellung von Informationen, die Entwickler zur Erstellung von Testplänen und Testfällen verwenden 

Eine größere Organisation kann beide Dokumente von Anfang bis Ende verwenden. In diesem Fall wird das BRD verwendet, um die Genehmigung für das Projekt zu erhalten. Sobald das Projekt genehmigt ist, erstellt der Geschäftsanalytiker das FRD. Nachdem das FRD fertig ist, wird es an das Entwicklungsteam weitergegeben, das die funktionalen Spezifikationen des Systems entwickelt. 

Nicht alle Projekte oder Unternehmen benötigen beide Dokumente. Ein kleines Unternehmen oder ein kleines Projekt mit geringer Komplexität kann zum Beispiel nur einen BRD benötigen. Ein Projekt kann jedoch nicht mit einem FRD allein durchgeführt werden, da es ein Derivat des BRD ist. 

FAQs

Schlussfolgerung

Ein BRD und ein FSD sind wesentliche Dokumente für jedes Projekt. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass ein BRD ein übergeordnetes Dokument ist, das die Geschäftsziele umreißt, während ein FRD ein detaillierteres Dokument ist, das die funktionalen Anforderungen des Projekts umreißt.

Beide Dokumente werden vom Unternehmensanalytiker erstellt und von den Beteiligten und Fachleuten geprüft. 

Bei der Entscheidung, welches Dokument verwendet werden soll, ist es wichtig, den Zweck des Projekts und die Personen, die das Dokument verwenden werden, zu berücksichtigen. Kleine Unternehmen mit geringer Komplexität benötigen vielleicht nur ein BRD, während größere Unternehmen oder Projekte möglicherweise beide Dokumente benötigen.