EOR vs. PEO: Vereinfachung von HR - was ist das Beste?

Zuletzt aktualisiert am 4. Dezember 2023 von Ewen Finser

In einer idealen Welt hätten die Unternehmen eine eigene Personalabteilung, die sich um alle Belange kümmert. legalSteuern, und praktische Fragen zur Beschäftigung. Aufgrund der damit verbundenen Kosten und des Verwaltungsaufwands ist dies jedoch eine Seltenheit. Daher suchen viele Unternehmen die Hilfe eines HR Outsourcing-Dienstleistung.

Zwei der beliebtesten Dienste sind Employer of Record (EOR) und Professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO). Beide Dienstleister vereinfachen die Personalpolitik und senken die mit der Mitarbeiterverwaltung verbundenen Kosten. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Dienstleistungsmodellen, die die Entscheidung eines Unternehmens beeinflussen können.

Diese EOR vs. PEO Artikel werden die beiden Dienstleistungsmodelle verglichen und ihre Funktionen und Unterschiede erläutert. Außerdem finden Sie einen vollständigen Überblick über die Vor- und Nachteile, damit Sie entscheiden können, welches Servicemodell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Unterm Strich von vorn

Der Hauptunterschied zwischen einem EOR und einem PEO ist die Beziehung zum Kunden. Ein EOR ist eher ein unabhängiger Personaldienstleister, während ein PEO ein Mit-Arbeitgeber des Kundenunternehmens ist. Beide Unternehmen bieten Dienstleistungen im Bereich der Personalverwaltung und der Einhaltung von Rechtsvorschriften an. 

Hauptunterschiede zwischen EOR und PEO

Die wichtigsten Unterschiede zwischen EOR und PEO sind:

• Eine EOR ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter aus anderen Staaten oder Ländern auszulagern, ohne dass der Kunde sich in diesem Staat oder Land registrieren lassen muss, während ein Unternehmen für eine PEO eine Niederlassung gründen muss, um sich für Lizenzen in einem Staat oder Land zu registrieren, in dem es Mitarbeiter einstellen möchte.
• Ein EOR haftet allein für die Fehler seiner Mitarbeiter, während ein PEO ein Mit-Arbeitgeber ist, so dass das Unternehmen auch für die Fehler seiner Mitarbeiter mitverantwortlich ist.
• EORs bieten Unternehmen ein komplettes Angebot an Sozialleistungen und Versicherungsprogrammen, während PEOs nur ausgewählte Leistungen anbieten
• EORs haben die vollständige Kontrolle über den Einstellungsprozess und bieten alle HR-bezogenen Dienstleistungen vor Ort an, während ein PEO Ihnen ein gewisses Maß an Kontrolle und endgültiger Entscheidungsfindung bietet
• EORs haben keine Mindestanzahl von Mitarbeitern, während PEOs von ihren Kunden verlangen, dass sie mindestens 10 Mitarbeiter haben.

Was ist ein EOR (Employer of Record)?

Ein "employer of record" ist eine Einrichtung, die als offizieller Arbeitgeber für die Beschäftigten eines Unternehmens fungiert. Mit anderen Worten: Ein "employer of record" ist das funktionale Äquivalent eines Unternehmens in Bezug auf Arbeitsrecht und Steuern. Sie hat alle Verantwortlichkeiten, die mit einem Arbeitgeber verbunden sind, wie z. B. die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Gewährung von Sozialleistungen, die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen und die Übernahme der Verbindlichkeiten für erforderliche Zahlungen wie die staatliche Arbeitslosenversicherung.

Auf dem globalen Markt von heute dient der eingetragene Arbeitgeber auch als Schutzschild zwischen Unternehmen und Arbeitnehmern. Er ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter aus anderen Ländern einzustellen, ohne sich an die Vorschriften des jeweiligen Landes halten zu müssen. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, in mehreren Ländern mit jeweils unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften tätig zu sein.

Funktionen eines Arbeitgebers (Employer of Record, EOR)

Im Folgenden werden einige der wichtigsten Aufgaben und Zuständigkeiten eines eingetragenen Arbeitgebers beschrieben.

• Sie gewährleistet die Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze.
• Sie verwaltet alle beschäftigungsrelevanten Informationen über eine zentrale Stelle
• Sie stellt Arbeitnehmer ein, bezahlt sie und stellt im Namen der Arbeitgeber Rechnungen an die Regierung.
• Sie ist zuständig für die Entschädigung von Arbeitnehmern
• Es sammelt und verarbeitet Arbeitszeitnachweise
• Sie stellt W-2-Formulare aus
• Zuständig für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen
• Sie bietet eine Arbeitslosenversicherung für die Mitarbeiter des Unternehmens
• Kontrolliert alle Steuern, Anmeldungen, Verbindlichkeiten und Zahlungen
• Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalwesen für Arbeitgeber

Vorteile der Beauftragung eines EOR

In der heutigen globalen Wirtschaft ist die Beauftragung eines Arbeitgebers eine der zuverlässigsten Methoden zur Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze. Ein engagierter Personaldienstleister macht es den Unternehmen leicht, ihre rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Sie ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter aus anderen Ländern einzustellen, ohne sich um komplexe Einwanderungs- oder Versetzungsbestimmungen kümmern zu müssen. Im Folgenden werden weitere Vorteile der Beauftragung eines Arbeitgebers aufgeführt, der als funktionales Äquivalent eines Unternehmens fungiert.

Kosteneinsparung

59% von Unternehmen auslagern, um Kosten zu sparen. Die Kosten für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und anderen personalbezogenen Aufgaben können hoch sein. Da jedoch ein eingetragener Arbeitgeber diese Personen wie seine eigenen beschäftigt und bezahlt, kann ein Unternehmen potenziell Geld für personalbezogene Ausgaben sparen.

Verlagerung des Risikos

Indem ein Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften an eine externe Agentur überträgt, kann es potenzielle rechtliche Risiken und Reputationsrisiken vermeiden. Sollte die Regierung herausfinden, dass ein Unternehmen die Arbeitsgesetze nicht einhält, kann sie saftige Geldstrafen verhängen. Andererseits könnte ein Unternehmen, das sich nicht an die lokalen und staatlichen Vorschriften hält, Kunden verlieren und seinen Ruf schädigen.

Rationalisierung der globalen Expansion

Die Übertragung von Personalfunktionen an einen Personaldienstleister vereinfacht die internationale Expansion. Die Beauftragung eines Unternehmens mit der Verwaltung dieser Aufgaben erleichtert die Expansion in mehrere Länder, ohne dass man sich um komplexe Einwanderungs- und Versetzungsgesetze für ausländische Mitarbeiter kümmern muss.

Weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben

Die Mitarbeiter können sich mehr Zeit für das Kerngeschäft nehmen, während sich eine externe Agentur um die personalbezogenen Aufgaben kümmert. 

Bessere Mitarbeiter

Die Mitarbeiter, die ein Arbeitgeber einstellt, sind ihm direkt unterstellt, das heißt, sie arbeiten für ihn und nicht für seine Kunden oder Auftraggeber. Daher profitieren Unternehmen davon, wenn sie Mitarbeiter einstellen, die in ihrem Namen arbeiten und nicht solche, die sich nicht um die Ziele ihres Arbeitgebers kümmern. 

Beschränkungen des Arbeitgebers der Aufzeichnungen

Auch wenn die Einstellung über einen eingetragenen Arbeitgeber die Verwaltungsaufgaben erheblich vereinfachen und reduzieren kann, hat dieses Modell seine Grenzen.

Verlust der Kontrolle

Die Möglichkeit, Mitarbeiter einzustellen, zu verwalten und zu entlassen, ist ein wichtiger Aspekt der Personalverantwortung. Wenn ein Arbeitgeber diese Aufgaben an eine externe Agentur abgibt, verliert er einen Teil der Kontrolle über die Verwaltung und Beendigung seines Personals. 

Externer Einfluss auf die Unternehmenskultur

Die externe Agentur fungiert als Arbeitgeber, der die Kultur eines Unternehmens formt und gestaltet. Einem Unternehmen mag dies nicht gefallen, da seine eigenen Mitarbeiter und Prozesse die Arbeitsweise beeinflussen und sich auf seine Geschäfts- und Zielsetzungen auswirken.

Möglicher Verlust von Informationen

Auch wenn ein Arbeitgeber verpflichtet ist, den bestmöglichen Service zu bieten, gibt es Grenzen. Wenn er zum Beispiel den Betrieb einstellt oder Mitarbeiter mit wichtigen Kenntnissen und Erfahrungen verliert, können die Daten eines Unternehmens unzugänglich werden.

Atrophie der HR

Wenn das Unternehmen mit einem Arbeitgeber zusammenarbeitet, muss es seine Personalabteilung oder sein Personal nicht mehr selbst verwalten. Die Arbeitgeber konzentrieren sich oft auf ihr Kerngeschäft und delegieren Verwaltungsaufgaben an Agenturen, die auf diese Dienstleistungen spezialisiert sind. Das hat zur Folge, dass die Unternehmensleitung weniger in die Ausbildung und Entwicklung ihrer internen Mitarbeiter investiert.

Was ist eine PEO (Professional Employer Organization)?

Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (Professional Employer Organization, PEO) ist eine externe Agentur, die mit einem Arbeitgeber einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Humanressourcen (HR) abschließt, z. B. Rekrutierung und Einstellung, Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Risikomanagement. Sie fungieren als professionelle Arbeitgeber für ihre Kunden und gewährleisten die Einhaltung der lokalen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze. 

Je nach Art des Vertrags und der angebotenen Dienstleistungen kann ein PEO entweder alle Personalfunktionen anbieten oder sich auf bestimmte Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen oder Mitarbeiterschulung konzentrieren. Im Allgemeinen bevorzugen größere Unternehmen PEOs, die mehr personalbezogene Aufgaben übernehmen, während kleinere Unternehmen bestimmte Funktionen auslagern können.

Funktionen einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO)

In der Regel bieten PEOs viele der gleichen Dienstleistungen an wie traditionelle Arbeitgeber. Dazu gehören:

• Erledigung umfassender Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalwesen
• Verringerung der mit Lohnzahlungen, Steuern, Versicherungsprämien und anderen Leistungen verbundenen Haftung
• Unterstützung von Unternehmen beim Einstellungsprozess 
• Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Arbeitnehmerbeziehungen 
• Entschädigungsleistungen abwickeln 
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Drogentests
• Hintergrundprüfungen durchführen
• Schulungen und berufliche Weiterbildung anbieten
• Abwicklung der Gehaltsabrechnung

Vorteile der Beauftragung eines PEO

Über 173.000 kleine und mittelständische Unternehmen Arbeit, wobei PEOs mehr als 4 Millionen Menschen beschäftigen. Der Kern des PEO-Modells besteht darin, qualitativ hochwertige Dienstleistungen im Bereich Personalwesen zu erbringen, damit die Kunden Zeit haben, sich auf die Führung ihres Unternehmens zu konzentrieren. 

PEOs bieten die folgenden Vorteile:

1. Reduzierte Haftung: PEOs kümmern sich um die Einhaltung von Gesetzen und übernehmen die Verantwortung für fahrlässige Handlungen von Mitarbeitern. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Haftungsansprüchen für ein Unternehmen zu verringern. 
2. Einhaltung der Vorschriften: PEOs helfen bei der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern und tragen dazu bei, dass alle Richtlinien und Verfahren von der Belegschaft eingehalten werden. Sie bieten HR-bezogene Compliance-Schulungen für Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte an. 
3. Geringere HR-Gemeinkosten: Da PEOs in der Regel viele personalbezogene Aufgaben übernehmen, können Arbeitgeber die mit diesen Tätigkeiten verbundenen Kosten senken. Ein Arbeitgeber kann etwa sparen 54% der internen HR-Gehälter und -Leistungen.
4. Reduziert die Fluktuationsrate: Eine Studie der National Association of Professional Employer Organization (NAPEO) ergab, dass Unternehmen, die PEOs nutzen, eine niedrigere Fluktuationsrate von 28%-32% verglichen mit der Gesamtfluktuationsrate in den USA, die bei 42% liegt.
5. Zeitersparnis: PEOs bieten verschiedene personalbezogene Dienstleistungen an, die es Arbeitgebern ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Da die meisten Aufgaben automatisiert sind, sparen Arbeitgeber viel Zeit und Mühe.

Beschränkungen bei der Beauftragung eines PEO

Im Folgenden sind einige der Einschränkungen bei der Beauftragung eines PEO aufgeführt;

1. Sie sind immer noch verantwortlich: Ein PEO ist ein Mitbeschäftigter der Kunden, die er betreut. Für Fehler, die der PEO begeht, sind sowohl der Kunde als auch die Agentur haftbar. 
2. Verlust der Kontrolle: Kritische Geschäftsprozesse können sich Ihrer Kontrolle entziehen. Möglicherweise müssen Sie sich an die Richtlinien und Verfahren des PEO halten, auch wenn das bedeutet, dass Sie Ihre Geschäftsziele opfern müssen. Außerdem verlieren Sie einen Teil der Kontrolle über den Einstellungsprozess. 
3. Kultureller Einfluss: PEOs sind für das Tagesgeschäft ihrer Kunden verantwortlich, einschließlich der Strategieentwicklung. Folglich können sie Ihre Geschäftspraktiken in Bezug auf Personalstrategien und andere wichtige Entscheidungsprozesse beeinflussen.
4. Zusätzliche Gebühren: Die Beauftragung eines PEO bedeutet zusätzliche personalbezogene Dienstleistungen und Kosten, einschließlich einer monatlichen Zahlungsgebühr, einer jährlichen Preisverhandlungssitzung und einer Kündigungsgebühr.
5. Die Preisgestaltung ist subjektiv: Der Preis ist manchmal verhandelbar und variiert von einem PEO zum anderen, so dass es schwierig ist, einen fairen Preis festzulegen.

Funktionelle Unterschiede zwischen einem EOR und einem PEO

Trotz vieler Ähnlichkeiten gibt es entscheidende funktionale Unterschiede zwischen einem EOR und einem PEO.

1. Die Haftung des Kunden

EORs sind legale Unternehmen mit vollständiger Kontrolle über ihren Betrieb. Wenn Kunden einen EOR beauftragen, beauftragen sie im Grunde ein separates Unternehmen, das ihre Arbeits- und Verarbeitungsanforderungen erfüllt. Wenn der EOR einen Fehler macht, ist nur dieses Unternehmen für etwaiges Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit verantwortlich.

Im Gegensatz dazu ist ein PEO ein Mitbeschäftigter der Kunden, die er betreut. Ein PEO ist eine Erweiterung des Unternehmens des Kunden. Für etwaige Fehler des PEO haften sowohl der Kunde als auch die Agentur für ihre Handlungen.

2. Gewerbeanmeldung

EORs sind die Arbeitgeber der Menschen, die für Ihr Unternehmen arbeiten. Sie errichten eine Betriebsstätte, beantragen Geschäftslizenzen und sind als Arbeitgeber registriert. Als solche müssen Sie kein Unternehmen in einem bestimmten Staat anmelden oder dessen Gesetze einhalten. 

PEOs sind im Wesentlichen Mitbeschäftigte der Unternehmen, die sie betreuen. Aus diesem Grund muss ein Kunde ein Unternehmen registrieren und Lizenzen und Genehmigungen für den Staat oder das Gebiet erwerben, in dem er Mitarbeiter einstellen will.

3. Internationale Compliance und rechtliche Verantwortung

Wenn Sie einen PEO beauftragen, müssen Sie alle rechtlichen Anforderungen des Landes, des Staates und der Stadt erfüllen, in der Sie Mitarbeiter einstellen wollen. Darüber hinaus kann ein PEO keine personalbezogenen Dienstleistungen für Kunden in bestimmten Ländern oder Regionen erbringen. 

Wenn Sie jedoch einen EOR beauftragen, ist Ihr Unternehmen nicht an internationale Gesetze gebunden. Das EOR lässt sich als Unternehmen registrieren und übernimmt die gesamte Einstellung und Abwicklung in dem betreffenden Land oder der betreffenden Region. Sie müssen sich nicht darum kümmern, einen EOR in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region ausfindig zu machen und einzustellen, da er für Sie arbeitet, egal wo er sich befindet.

4. Leistungen und Versicherungen für Arbeitnehmer

EORs bieten ihren Mitarbeitern hervorragende Leistungen und Versicherungsprogramme, da sie ausschließlich für die Verwaltung ihrer Kerngeschäftsfunktionen zuständig sind. Einige bieten ein komplettes Paket von Sozialleistungen an, während andere nur einige wenige anbieten. Neben der Krankenversicherung und anderen Standardoptionen können EORs auch internationale Sozialleistungspläne entwickeln, die den lokalen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

PEOs können einige Sozialleistungen und Versicherungsprogramme anbieten, aber das ist nicht ihre Hauptaufgabe. Als Mitarbeitgeber der Kunden sind die Unternehmen unter Umständen für die Bereitstellung von Sozialleistungen und Beschäftigungsversicherungen verantwortlich. Einige PEOs decken nur selten Arbeitnehmerentschädigungen ab, während andere dies in die Vereinbarung aufnehmen können.

5. Einstellung und Onboarding

EORs stellen ein, messen die Leistung und stellen Kündigungen zu. Zusätzlich zum Standard-Rekrutierungsprozess können sie ihren Kunden einen internationaleren Service anbieten, indem sie Mitarbeiter aus einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region einstellen.

PEOs erfüllen ähnliche Aufgaben wie EORs, einschließlich der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern. Die meisten PEOs unterstützen jedoch keine internationale Beschäftigung und stellen keine Mitarbeiter auf der Grundlage des geografischen Standorts ein. Stattdessen besteht das Ziel der PEO darin, die Einhaltung von Sozialleistungen zu gewährleisten, direkte Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Kunden durchzuführen, Aufgaben der Personalbuchhaltung zu übernehmen und rechtliche Unterstützung zu leisten.

6. Klassifizierung der Mitarbeiter

Die Dienstleistungsvereinbarung mit einem PEO kann es anderen Drittanbietern ermöglichen, personalbezogene Dienstleistungen zu erbringen. So kann beispielsweise eine Personalvermittlungsagentur beauftragt werden, neben der Einstellung von Mitarbeitern auch personalbezogene Dienstleistungen zu erbringen. 

EORs haben die vollständige Kontrolle über den Einstellungsprozess und bieten alle personalbezogenen Dienstleistungen vor Ort an. Die vollständige Verwaltung und Haftung für EORs ermöglicht es ihnen, alle einstellungsbezogenen Aufgaben von Anfang bis Ende auszuführen. Sie bieten die Art von Arbeitsumgebung, die die Mitarbeiter erwarten, sowie ein Gefühl von Sicherheit und Stabilität.

FAQs

Schlussfolgerung

Das Verständnis des Unterschieds zwischen EOR und PEO hilft Arbeitgebern bei ihren Geschäftszielen und regionalen Anforderungen. Ein EOR ist eher für international tätige Unternehmen geeignet, während PEOs besser für inländische Unternehmen geeignet sind.

Bei der Wahl zwischen einem EOR und einem PEO sollten Sie den internationalen Beschäftigungsbedarf Ihres Unternehmens sowie die von Ihnen benötigten Dienstleistungen berücksichtigen. Zusätzlich zu den Standard-Personaldienstleistungen bieten einige EORs ein umfassendes Angebot an Sozialleistungen und Versicherungsprogrammen.