Bester PDF-Formularausfüller für Unternehmen Leitfaden

Zuletzt aktualisiert am 22. April 2023 von Ewen Finser

Ich habe verschiedene Marken von PDF-Ausfüllsoftware für mein Online-Geschäft ausprobiert, daher weiß ich, wie wichtig es ist, die beste Software für Ihre Bedürfnisse zu wählen. 

Es kann schwierig sein, all die Software-Optionen zu finden, die es gibt, nur um dann festzustellen, dass sie nicht die beste Lösung für Ihre Marke ist.

Die richtige PDF-Ausfüllsoftware macht Ihnen als Unternehmer, Ihren Mitarbeitern und Kunden das Leben leicht.

In diesem ausführlichen Leitfaden finden Sie meine Auswahl der besten Software zum Ausfüllen von PDF-Formularen. 

Das Endergebnis im Vorfeld

Es gibt eine große Auswahl an nützlicher und zuverlässiger PDF-Ausfüllsoftware. In diesem Artikel werden fünf Programme vorgestellt, die eine Fülle von Funktionen, Sicherheit nach Industriestandard und eine Vielzahl von Integrationen bieten. Die einzigen wichtigen Unterschiede sind in den Preisplänen zu finden. 

Ich würde PandaDoc oder DocuSign empfehlen, wenn Sie die einfachste E-Signatur-Software wünschen. DocuSign ist auch eine gute Wahl, wenn Sie die umfassendste Software wünschen, während Ich empfehle SignNOW für alle anderen da diese Software das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.  

Insgesamt ist der beste Wert für die meisten geschäftlichen Anwendungsfälle wird hier PDFfiller sein. Durch die Konzentration auf die eigentliche Dokumentenverwaltung und das Ausfüllen von Dokumenten stellt es für die meisten Unternehmen eine enorme Zeitersparnis dar.

Wie man die beste PDF-Ausfüllsoftware auswählt

Hier sind die Faktoren, die Sie vergleichen müssen, um die beste PDF-Ausfüllsoftware für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Benutzerfreundlichkeit

Sie benötigen eine Software zum Ausfüllen von PDF-Formularen, die leicht zu erlernen ist, um Ihr Geschäft möglichst wenig zu beeinträchtigen.

Im Idealfall sind Sie in der Lage, in kürzester Zeit professionell aussehende Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu versenden, auch wenn Sie sich selbst nicht als besonders technikaffin einschätzen. 

Wenn es zu kompliziert ist, die erforderlichen PDF-Formularfeldeinträge in Ihr Dokument einzufügen oder sie an die entsprechenden Personen zu senden, frustriert Sie das mehr, als es hilft. Hier braucht man keinen PDF-Experten!

Preis

Der Preis ist immer ein Faktor, wenn Sie eine Software für Ihr Unternehmen kaufen. PDF-Ausfüllsoftware bietet potenziellen Kunden in der Regel mehrere Preisstufen an, sodass Sie abwägen müssen, welche Stufe Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Achten Sie auch auf kostenlose Testversionen und Rabatte für Jahresmitgliedschaften.   

Die Anzahl der im Paket enthaltenen Unterschriften

Jede Preisstufe bietet unterschiedliche Einschränkungen für die verschiedenen Funktionen der Software. 

In den meisten Fällen ist die wichtigste Grenze, auf die Sie achten müssen, die Anzahl der Unterschriften, die Sie pro Monat erwerben können. Es ist daher eine kluge Idee, zu vergleichen, welche Pakete die besten Preise für die Anzahl der Unterschriften bieten, die Sie wahrscheinlich benötigen werden.

Für große Unternehmen ist es wahrscheinlich besser, Pakete zu kaufen, die eine unbegrenzte Anzahl von Unterschriften ermöglichen.  

Sicherheit

Die Sicherheit Ihres PDF-Formularausfüllers ist von größter Bedeutung, da Sie in dieser Software höchstwahrscheinlich sensible Daten verarbeiten.  

Sie werden vergleichen wollen, welche Sicherheitsfunktionen Ihnen zur Verfügung stehen. In den meisten Fällen können Sie mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie mit Prüfprotokollen rechnen, die die Bewegungen der Nutzer Ihrer Software aufzeigen. Erweiterte Sicherheitsfunktionen sind in der Regel in teureren Versionen verfügbar.  

Integration mit anderen Plattformen

Die meisten PDF-Ausfüllsoftwares bieten Integrationen mit anderen Plattformen an, um Ihren Workflow zu beschleunigen. In den meisten Fällen können Sie davon ausgehen, dass Hunderte von Integrationen zur Verfügung stehen, einschließlich Verbindungen mit Plattformen wie Google Workspace, Zapier, Microsoft 365 und mehr.  

Beste PDF-Formularausfüller für Geschäftsinhaber

Dies sind die PDF-Formularausfüller, die wir als die besten für Freiberufler, Unternehmer und Geschäftsinhaber gleichermaßen bewerten.

Bei der Erstellung dieser Liste habe ich Folgendes berücksichtigt Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Integrationen mit anderen Plattformen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

PDFFiller: Bestes Gesamtdokumentenmanagement

PDFFiller ist eine anerkannte Software, auf die Millionen von Nutzern vertrauen, darunter viele bekannte Unternehmen. Sie können ausfüllbare Dokumente von Grund auf neu erstellen oder bestehende Dokumente bearbeiten und sie mühelos an Ihre Kontakte senden. 

Dieses Tool ist einfach zu verstehen und leicht zu bedienen. Ich persönlich fand es jedoch etwas fummelig, als ich es selbst getestet habe. Bei anderen konkurrierenden Programmen konnte ich die Erstellung von Beispieldokumenten innerhalb von Sekunden erledigen. Hier ist die Lernkurve etwas länger.  

Der Kundendienst wird über einen Live-Text-Chat angeboten, wenn Sie in den Premium-Tarif investieren. Für alle anderen gibt es einen E-Mail-Kundendienst, der verspricht, sich innerhalb von 30 Minuten bei Ihnen zu melden, wenn Sie das Plus-Abo haben. Wenn Sie keine 30 Minuten warten können, hilft Ihnen der PDFFiller YouTube-Kanal auch bei allen häufig gestellten Fragen. 

Der Kundenservice wird per Live-Chat angeboten, wenn Sie in den Premium-Plan investieren. Der PDFFiller-YouTube-Kanal hilft Ihnen auch bei allen häufig gestellten Fragen. 

Es gibt eine Menge Hier gibt es viel Raum für Anpassungen. Sie haben zum Beispiel sieben Möglichkeiten, Ihre persönliche Unterschrift hinzuzufügen. Darüber hinaus gibt es über 25 Millionen Dokumentvorlagen, aus denen Sie wählen können. Das erscheint mir ein wenig übertrieben, aber es hat keine negativen Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit.  

Es gibt drei Preisstufen für PDFFiller; Basic, Plus und Premium. Die niedrigste Stufe ist für $8 pro Monat erhältlich, wenn Sie jährlich zahlen. Allerdings sind in den höheren Stufen der Software nützliche (und für viele Menschen unverzichtbare) Funktionen versteckt. Daher kann PDFFiller nicht als so kosteneffektiv wie andere Wettbewerber angesehen werden. Die meisten Kunden werden wahrscheinlich $15/Monat für die Premium-Stufe zahlen müssen, wenn sie sich dafür entscheiden, sich zu registrieren.   

PDFfiller Profis

• Einfach zu bedienen;
• Viele Anpassungsmöglichkeiten;
• Millionen von Vorlagen;
• Eine großartige Smartphone-App;
• 30 Tage lang kostenlos testen.

PDFfiller Nachteile

• Begrenzte Schriftoptionen;
• Viele nützliche Funktionen sind in der Basisversion nicht verfügbar. 

SignNow: Das Beste für kleine Unternehmen

SignNow ist eine der neueren PDF-Formularausfüllsoftware auf dem Markt. Dennoch vertrauen ihr bereits mehr als 28 Millionen Nutzer auf der ganzen Welt. Wenn Sie es einmal ausprobiert haben, werden Sie schnell verstehen, warum.

Dies war meine Lieblingssoftware, die ich getestet habe, und sei es nur, weil es auf Anhieb einfach und offensichtlich war, wie man die grundlegendsten Aktionen des Tools ausführt. Diese Software würde den Arbeitstag eines jeden, der regelmäßig mit PDFs arbeitet, beschleunigen. 

Mit dieser Software können Sie alle Arten von ausfüllbaren Dokumenten (wie PDF-Dateien) mühelos erstellen, bearbeiten und versenden. Die intuitive Drag-and-Drop-Software kann auch von technisch weniger versierten Benutzern schnell gemeistert werden. Sie werden SignNOW schnell nutzen, um Verträge, Zahlungsaufforderungen, Rechnungen oder was auch immer Sie benötigen, zu versenden.  

Darüber hinaus ist es die preisgünstigste Software auf dieser Liste. 

Es gibt vier Preiskategorien: Business, Business Premium, Enterprise und Enterprise Cloud. Im Gegensatz zu seinen Konkurrenten ist die günstigste Business-Stufe jedoch vollgepackt mit Funktionen und wird für die meisten Nutzer mehr als ausreichend sein. Es beginnt bei $8 pro Monat, wenn Sie für ein Jahr im Voraus bezahlen.  

SignNow hat es sogar gewagt, auf der Startseite seiner Website die Funktionen seiner einfachsten Business-Stufe mit denen seiner Wettbewerber zu vergleichen.

Das ist ein absoluter Kraftakt, der es unmöglich macht, über das unglaubliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu streiten.         

Profis

• Die Drag-and-Drop-Software ist sehr intuitiv;
• Sie können Dokumente und PDF-Dateien mühelos hochladen, bearbeiten und versenden;  
• Der Business"-Tarif bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Nachteile

• Das Team des technischen Supports ist nicht sehr schnell bei der Beantwortung von Fragen;
• Die Analysefunktion ist etwas klobig. Es kann eine Weile dauern, bis Sie die gewünschten Daten finden. 

signNow im Vergleich zu anderen PDF-Editor-Formularausfüllern

• signNow vs HelloSign im Vergleich
• signNow und Adobe Sign im Vergleich
• signNow vs. Docusign im Vergleich

DocuSign

DocuSign ist ein weiterer Schwergewichtler in der PDF-Formularausfüller-Branche. Seit 2003 ermöglicht es Privatpersonen und Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, indem es Folgendes bietet elektronische Unterzeichnung von DokumentenErstellung ausfüllbarer Formulare, Inkassodienste und vieles mehr.

Das Tolle an DocuSign ist, dass das Unternehmen verschiedene Versionen seiner Software anbietet, um den Bedürfnissen vieler verschiedener Kunden gerecht zu werden. Es gibt drei verschiedene Preisstufen für die Kernprodukte - Personal, Standard und Business Pro - aber das ist noch nicht alles. 

Für den Anfang gibt es eine kostenlose Version für diejenigen, die nur Dokumente unterschreiben wollen und sonst nichts. Darüber hinaus gibt es eine alternative Version der DocuSign-Software, die speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurde - und Mitglieder der National Association Of Realtors (NAR) erhalten dafür einen Rabatt. Das ist ein kluger Schachzug, der auf eine spezielle Nische wie diese abzielt, und ich bin sicher, dass er sich für das Unternehmen gelohnt hat.   

DocuSign wird vor allem von großen Unternehmen bevorzugt und bietet eine Vielzahl von Funktionen und Optionen zur Anpassung. Mehr als die meisten seiner Konkurrenten, in der Tat.

Dennoch werden Sie von der Anzahl der angebotenen Methoden zum Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Dokumenten beeindruckt sein. Sie können erwarten, dass Sie mit vielen CRMs, Händlerkonten und mehr integriert werden.     

Der Nachteil ist, dass der Zugang zu den kostenpflichtigen Plänen von DocuSign im Vergleich zu seinen Mitbewerbern mehr kostet. Die Lernkurve scheint auch etwas steiler zu sein, wenn auch vielleicht nur aufgrund der überwältigenden Anzahl von Funktionen.

Profis

• Dies ist eine der umfangreichsten PDF-Ausfüllsoftware auf dem Markt;
• Es gibt eine kostenlose Version, wenn Sie nur Dokumente unterschreiben müssen;
• Es gibt Versionen von DocuSign, die speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurden; 
• Eine 30-tägige Testversion ist verfügbar, ohne dass Sie Ihre Kreditkartendaten angeben müssen.

Nachteile

• DocuSign hat eine etwas steilere Lernkurve als einige seiner Konkurrenten;
• Die Nutzung von DocuSign ist teurer als die seiner direkten Konkurrenten. 

Docusign im Vergleich zu anderen eSignatur-Lösungen:

• Docusign vs signNow im Vergleich
• Die wichtigsten Wettbewerber von Docusign im Vergleich

Dropbox Sign: Am besten, wenn Sie Dropbox bereits verwenden

Dropbox-Unterschrift hieß früher HelloSign, bevor es 2019 von DropBox übernommen wurde. Das offensichtlichste Alleinstellungsmerkmal dieser Software ist, dass ihre höheren Preisstufen Dropbox-Cloud-Speicher und Dropbox-Formulare beinhalten.

Als Liebhaber von Sparangeboten würde ich dieses Paket der Konkurrenz vorziehen, und sei es nur, weil ich bereits Nutzer von DropBox Cloud Storage bin.            

Die Software behält die Einfachheit bei, die Sie von DropBox-Produkten gewohnt sind, und bietet alle grundlegenden Funktionen, die auch die Konkurrenzprodukte bieten. Der Slogan auf der Homepage lautet "Send. Signieren. Verfolgen. Done" (Senden. Unterschreiben. Nachverfolgen. Fertig), und die Einfachheit dieses Prozesses ist in Dropbox Sign deutlich zu erkennen. Ich bin mir sicher, dass sogar meine ältere Großmutter herausfinden könnte, wie man es macht. 

Es gibt drei Preiskategorien: Essentials, Dropbox + eSign und Standard. Das Essentials-Paket enthält eine unbegrenzte Anzahl von Signaturen und alle grundlegenden Tools, die Sie als Einzelperson wahrscheinlich benötigen. Es kostet Sie jedoch $15/Monat.

Der wahre Wert kommt mit dem Dropbox + eSign-Paket für $25/Monat, da Sie mehr als 20% im Vergleich zum Kauf beider Plattformen einzeln sparen.

Es sieht nicht so aus, als gäbe es eine einfache Möglichkeit, ein Upgrade durchzuführen, wenn Sie bereits DropBox Cloud-Nutzer sind, aber vielleicht können Sie nach einem kurzen Gespräch mit dem Kundendienst einen Deal aushandeln.   

Profis

• Leicht zu erlernen und zu benutzen. 
• Sparen Sie Geld für den Dropbox-Cloud-Speicher, indem Sie ihn mit dieser Software kombinieren.
• Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar.

Nachteile

• Der Preis ist nicht so wettbewerbsfähig wie bei anderen Optionen auf dieser Liste. 
• Im Vergleich zu seinen Konkurrenten gibt es nicht so viele Anpassungsmöglichkeiten beim Ausfüllen von Formularen und nicht so viele Integrationen.  

PandaDoc

Der offensichtlichste Vorteil von PandaDoc ist, dass es ein KOSTENLOSES Konto mit unbegrenzten Uploads und Signaturen bietet. Das kostenlose Konto verfügt nicht über Vorlagen, Integrationen und Prüfpfade, obwohl diese in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind.

Als Gelegenheitsnutzer von PDF-Ausfüllsoftware würde ich persönlich diese Funktionen auslassen, um die monatliche Gebühr zu sparen. Sie dienen wirklich nur dazu, Zeit zu sparen, was für Gelegenheitsnutzer vielleicht ohnehin nicht so wichtig ist. 

Wenn Sie ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan vornehmen, ist PandaDoc eine der teureren Optionen. Die kostenpflichtigen Pläne sind der "Essentials"-Plan zu $19 pro Monat oder der "Business"-Plan zu $49 pro Monat. Diese sind nicht so preisgünstig wie die anderen in diesem Artikel vorgestellten Programme - und ich konnte nichts finden, was die höheren Kosten im Vergleich zu den Mitbewerbern rechtfertigen würde. Tatsächlich scheinen die Funktionen von PandaDoc nicht so umfangreich zu sein.

Sicher, ich konnte relativ leicht einfache Verträge und Rechnungen erstellen. PandaDoc scheint einfach genug zu sein, um es zu benutzen, wie die überwiegend positiven Kundenrezensionen zeigen. Das Problem ist: Es kostet mehr, bietet aber nicht so viel wie andere Konkurrenzsoftware.

 Profis

• Ein kostenloses Konto mit unbegrenzten Uploads und Signaturen;
• Sie können die Software 14 Tage lang kostenlos testen und eine 15-minütige Live-Demonstration von PandaDoc-Mitarbeitern anfordern;
• Mehr als 750 Vorlagen und zahlreiche Integrationen in seinen kostenpflichtigen Konten.

Nachteile

• Die kostenpflichtigen Angebote von PandaDoc sind eher teuer;
• Die kostenpflichtigen Tarife sind im Vergleich zu denen der Mitbewerber nicht so vollgestopft mit Funktionen. 

Andere Formularausfüller Ehrenvolle Erwähnungen

Die folgenden PDF-Editoren und Formularausfüller haben es nicht in meine Topliste geschafft, sind aber als allgemein anerkannte Alternativen erwähnenswert.

• Foxit PDF-Editor (Foxit Pro): Solide PDF-Software für die PDF-Bearbeitung, aber auch ein großartiger PDF-Reader (PDF-Viewer).
• PDF Süßigkeit: Ideal zum Zusammenführen von Dateien oder als reiner PDF-Konverter
• Soda PDF: Ein weiterer PDF-Dokument-Editor und Dateikonverter.
• SwifDoo PDF: Nicht der beste PDF-Editor, bietet aber ein kostenloses Download-Tool.

FAQs

Beste PDF-Formularersteller für Unternehmen: Fazit

Die Wahrheit ist: Alle in diesem Leitfaden vorgestellten PDF-Ausfüllsoftwares ermöglichen es Ihnen, grundlegende Funktionen mit Leichtigkeit auszuführen. 

Sie alle machen das Erstellen und Bearbeiten von ausfüllbaren Dokumenten einfach genug. Sie können unterschreibbare Dokumente ohne Probleme versenden und verfolgen.

Sie alle verfügen über Integrationen mit den gängigsten CRM-Programmen, Händlerkonten und mehr. Sie alle bieten branchenübliche Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer sensiblen Daten.

Der einzige wichtige Unterschied besteht darin, wie viel Sie zahlen müssen, um das zu tun, was Sie tun wollen. Welches ist also der Gewinner auf der Grundlage dieser Kriterien?   

Ich würde empfehlen, PandaDoc oder DocuSign zu wählen, wenn Sie NUR Dokumente ohne Schnickschnack unterschreiben wollen. Mit diesen beiden können Sie alles, was Sie brauchen, kostenlos erledigen.  

SignNOW verwenden wenn Sie eine Einzelperson oder ein kleines Unternehmen sind, das nur die Grundfunktionen benötigt. Es bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Verwenden Sie DropboxSign, wenn Sie daran interessiert sind, DropBox-Dienste zusammen mit Ihrer PDF-Ausfüllsoftware zu erwerben.
Investieren Sie in DocuSign, wenn Sie in der Immobilienbranche tätig sind oder für ein großes Unternehmen verantwortlich sind. DocuSign bietet den größten Funktionsumfang, wenn auch zu einem etwas höheren Preis und mit einer etwas steileren Lernkurve.  

Insgesamt ist der beste Wert für die meisten geschäftlichen Anwendungsfälle wird hier PDFfiller sein. Durch die Konzentration auf die eigentliche Dokumentenverwaltung und das Ausfüllen von Dokumenten stellt es für die meisten Unternehmen eine enorme Zeitersparnis dar.

Bitte denken Sie daran, dass alle in diesem Leitfaden aufgeführten Programme eine kostenlose Testversion anbieten, so dass Sie jedes Programm ausprobieren können, wenn Sie noch unsicher sind, welches die beste Option für Sie ist. 

Außerdem erhalten Sie einen erheblichen Preisnachlass, wenn Sie den Jahresplan erwerben, anstatt monatlich zu zahlen.

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