OnPay Payroll Review - Ist dies die beste HR- und Gehaltsabrechnungsplattform für kleine Unternehmen?

Zuletzt aktualisiert am 24. April 2023 von Ewen Finser

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sind Sie vielleicht überwältigt von der Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um die Vorschriften der Gehaltsabrechnung und HR - in unserem OnPay Testbericht werden wir uns eine großartige Plattform ansehen, die diese Aufgabe erleichtern kann.

OnPay Gehaltsabrechnung kümmert sich um viele Verwaltungsaufgaben, die sich am Anfang vielleicht etwas kompliziert anfühlen.

Es berechnet und speichert zum Beispiel automatisch Gehaltsabrechnung Steuern und kümmert sich um den Einführungsprozess für neue Mitarbeiter. Außerdem trägt es dazu bei, die Leistungen für Arbeitnehmer zu entmystifizieren.

Es ist keine perfekte Plattform, aber wir finden sie ziemlich toll - lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren!

Was ist OnPay Payroll?

OnPay ist eine Plattform für Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung. Sie wurde 2011 eingeführt und ist eine gute Plattform für kleine Unternehmen. Sie hilft dabei, einige zeitaufwändige Verwaltungsarbeiten zu automatisieren, und stellt sicher, dass Unternehmen die lokalen und bundesstaatlichen Steuergesetze einhalten können.

Die wichtigsten Funktionen von OnPay Payroll

Wenn Sie es eilig haben, finden Sie hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen von OnPay:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung - Benutzer können die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Arten von Mitarbeitern durchführen, wobei die Zahlungen per direkter Einzahlung, Debitkarte oder Scheck erfolgen.
• HR - Neue Mitarbeiter können sich selbst um ihren Einführungsprozess kümmern, einschließlich der Unterzeichnung wichtiger Dokumente mit elektronischen Unterschriften
• Steuern - OnPay automatisiert Steuererklärungen und -zahlungen, einschließlich Lohnsteuer auf Bundes- und Landesebene und Formular 941/Formular 940, falls erforderlich
• Sozialleistungen - OnPay bietet Mitarbeitern medizinische, visuelle und zahnmedizinische Pläne sowie Beitragsanpassungen und Informationen für Mitarbeiter zu 401(k) Pensionsplänen.
• Zeitplanung und Zeitmanagement - Mitarbeiter können jederzeit bezahlte Freistellung beantragen, und Manager können diese Anträge genehmigen oder ablehnen.
• Berichterstattung - OnPay erstellt bei Bedarf Gehaltsabrechnungsberichte

Wir werden uns jede dieser Funktionen im Detail ansehen.

Gehaltsabrechnung

Mit OnPay können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung jederzeit durchführen. Das ist gut, wenn Sie für bestimmte Mitarbeiter unterschiedliche Abrechnungszeitpläne haben oder wenn Sie Freiberufler oder Auftragnehmer einstellen. Sie können Ihre Mitarbeiter per Direkteinzahlung, Debitkarte oder Scheck bezahlen (ohne versteckte Gebühren für eine dieser Zahlungsarten). Wenn Sie Mitarbeiter in verschiedenen Staaten bezahlen müssen, fallen keine versteckten Gebühren an - ideal, wenn Ihre Belegschaft über das ganze Land verteilt ist.

Auch für einzelne Mitarbeiter können Sie problemlos unterschiedliche Lohnsätze festlegen.

Da OnPay eine Cloud-basierte Plattform ist, können die Mitarbeiter von überall aus auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungsdaten zugreifen. Es gibt zwar keine mobile App, aber die Mitarbeiter können über ihren Webbrowser auf OnPay zugreifen. Manager können auch Zugriffsrechte festlegen, sodass nur Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung auf einige der Tools und Funktionen zugreifen können.

OnPay kümmert sich um die Steuererklärungen und -zahlungen sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene. Bei Bedarf reichen sie auch die Formulare 941 und 940 ein.

HR

Die Mitarbeiter können sich selbst um ihr Onboarding-Verfahren kümmern, was Ihnen ein wenig Zeit spart. Sie können ihre Profile ausfüllen und wichtige Papiere per elektronischer Unterschrift ausfüllen. Das ist aus zwei Gründen gut: Es ermöglicht Ihnen, papierlos zu arbeiten, und es verhindert, dass Sie versehentlich vergessen, wichtige Unterlagen zu erledigen. Einige Formulare, wie die Online-Formulare I-9 und W-4, werden neuen Mitarbeitern automatisch ausgehändigt, damit Sie sie nicht vergessen können. OnPay meldet außerdem neue Mitarbeiter automatisch an Ihren Staat, was sehr hilfreich ist.

Kleine Aufgaben wie das Einrichten des Computers und des Arbeitsplatzes eines neuen Mitarbeiters werden nicht vergessen, was dazu beiträgt, dass sich die neuen Mitarbeiter willkommen fühlen. Sie können auch bestimmte Mitarbeiter als "Onboarding Buddy" abstellen, um neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung zu helfen.

OnPay stellt Ihnen einige Dokumente zur Verfügung, die Sie verwenden können - es handelt sich dabei um Blankovorlagen, z. B. Angebotsschreiben für neue Mitarbeiter. Es handelt sich nicht um eine umfangreiche Bibliothek von Dokumenten, aber Sie können auch eigene Vorlagen erstellen. Alle in OnPay erstellten Dokumente werden sicher gespeichert, und die Mitarbeiter können auf ihre Dokumente zugreifen, wann immer sie wollen.

Wenn Sie möchten, können Sie eine Checkliste mit Dokumenten erstellen, die in bestimmten Situationen ausgefüllt werden müssen (z. B. während des jährlichen Überprüfungszyklus oder für Vorfallsberichte). Parallel dazu können Sie Checklisten erstellen, die bestimmte Mitarbeiter ausfüllen müssen. So behalten Sie den Überblick über diese kleinen Verwaltungsaufgaben und können sie an andere delegieren.

OnPay verfügt über einen integrierten Direktnachrichtendienst, der die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten erleichtert. Er erstellt einen Papiernachweis, der automatisch gespeichert wird.

Die Plattform zeigt den Verwaltungsmitarbeitern veraltete Papiere an, so dass abgelaufene Papiere sofort bearbeitet werden können.

Vorteile

OnPay verspricht Leistungen für Arbeitnehmer, wie z. B. Sehkraftpläne, medizinische und zahnmedizinische Versorgung, für jeden Preispunkt. Sie bieten auch:

• Automatische Einbehaltungen
• Safe-Harbor-Pläne
• Beitragsanpassung
• Mitarbeiterschulung während des Einführungsprozesses (über 401k-Rentenpläne)

Dies alles ist in das Gehaltsabrechnungssystem integriert, was die Verwaltung für Ihr Gehaltsabrechnungsteam erleichtert.

Auch für die Berufsgenossenschaft ist gesorgt - Sie sind in jedem Bundesland konform und können sich auch für eine umlagefinanzierte Berufsgenossenschaft entscheiden. Die Zahlungen erfolgen automatisch, und Sie können problemlos Änderungen vornehmen (z. B. wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen oder wenn jemand das Unternehmen verlässt).

Terminplanung und Zeitmanagement

OnPay bietet zwar keine tiefer gehenden Zeitmanagement-Tools wie einige andere Plattformen auf dem Markt (Zenefits ein gutes Beispiel), macht es Ihrem Verwaltungsteam dennoch einige Dinge leichter.

Mitarbeiter können mit OnPay bezahlte Freistellung beantragen. Die Vorgesetzten werden auf diese Anträge aufmerksam gemacht und können sie genehmigen oder ablehnen. Sie können auch Kommentare als Antwort hinzufügen. Das ist großartig, weil es hilft, den Überblick über die PTO-Anträge zu behalten, und Administratoren können alle genehmigten oder ausstehenden Anträge auf Freistellung einsehen.

OnPay funktioniert recht gut mit einigen Integrationen (wie TSheets), um den Überblick über die Ein- und Ausstempelungen der Mitarbeiter zu behalten. Sie können sehen, wer gerade im Büro ist und wer nicht, was ein hilfreiches Werkzeug ist. Aber die Optionen eröffnen sich mit Integrationen (mehr dazu in Kürze).

Berichterstattung

Sie können mit OnPay Berichte erstellen, einschließlich:

• Register der Lohnbuchhaltung
• Zusammenfassung der Ergebnisse
• Zusammenfassung der Mitarbeiter
• Erlass von PPP-Darlehen

Es sind auch andere Berichte verfügbar. Diese können jederzeit bearbeitet, gespeichert und heruntergeladen werden. Die Berichte sind recht übersichtlich und leicht zu verstehen, und Sie können bestimmten Mitarbeitern die Berechtigung erteilen, die Berichte einzusehen und auszuführen.

Integrationen

OnPay verfügt über eine Vielzahl von Integrationen, darunter:

• QuickBooks
• QuickBooks Desktop
• Xero
• FreshBooks
• TSheets
• ThinkHR
• Vergrößern

Die QuickBooks-Integration funktioniert sehr gut, wenn Sie die Buchhaltung über dieselbe Plattform abwickeln möchten. TSheets ermöglicht es Mitarbeitern, Schichten ein- und auszustempeln, was ideal ist, wenn Sie noch kein Stempelsystem haben (oder es ersetzen möchten).

OnPay Payroll - Kundenbetreuung

Ein wichtiger Aspekt jeder HR- und Gehaltsabrechnungsplattform ist der Kundendienst. Wenn zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung etwas schief läuft, brauchen Sie vielleicht schnell Hilfe. Wie sieht es also mit dem Kundensupport von OnPay aus?

Es wird berichtet, dass das Kundensupport-Team sehr gut ist. Sie haben einen guten Ruf, weil sie schnell reagieren und auch hilfsbereit und freundlich sind. Sie können sie per E-Mail, Telefon oder Live-Chat kontaktieren.

OnPay verfügt auch über ein Hilfecenter mit Artikeln und Leitfäden, was sehr hilfreich ist, wenn Sie sich zum ersten Mal mit der Plattform vertraut machen. Es gibt auch Leitfäden für kleine Unternehmen, darunter Payroll 101, HR Basics und einen Benefits Guide.

OnPay Payroll - Preisgestaltung

Die Preise von OnPay basieren auf einer gleitenden Skala, je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Es gibt keine Preisstufen, was bedeutet, dass Sie Zugang zu allen Funktionen der Plattform haben, egal wie klein Ihr Unternehmen ist. Der Grundpreis beträgt $36 pro Monat, dazu kommt eine Gebühr von $4 pro Person und Monat. Zum Beispiel:

• 10 Personen - $76 pro Monat
• 50 Personen - $236 pro Monat
• 100 Personen - $436 pro Monat
• 500 Personen - $2036 pro Monat

Es werden Ihnen nur die Mitarbeiter in Rechnung gestellt, die in diesem Monat bezahlt werden. Wenn Sie z. B. Auftragnehmer oder Freiberufler in Ihrem System haben, deren Dienste Sie in diesem Monat nicht benötigen, müssen Sie für sie keine Gebühr zahlen.

Sie können bereits ab einem Mitarbeiter einsteigen - was OnPay zu einer wirklich guten Wahl für kleine Unternehmen macht.

Sie können mehr über die Preise erfahren hier.

OnPay Payroll - Vor- und Nachteile

Hier sind unsere Gedanken zu den besten Aspekten von OnPay, aber auch zu dem, was unserer Meinung nach verbessert werden könnte:

Profis

• Einfach zu bedienen
• Gut für kleine Unternehmen
• Transparente Preispläne
• Erledigt einige Prozesse automatisch, damit Sie die Vorschriften einhalten können
• Der Onboarding-Prozess ist für die Mitarbeiter viel einfacher
• Manager können PTO-Anträge einfach verwalten
• Die Berichterstattung ist einfach und aufschlussreich

Nachteile

• Hat keine mobile App
• Es fehlen einige Funktionen, die andere Plattformen haben, wie z. B. Zeitplanung oder Funktionen zum Wohlbefinden der Mitarbeiter

OnPay Payroll - Alternativen zum Ausprobieren

Wenn Sie sich entschieden haben, weiter nach einer HR- und Gehaltsabrechnungsplattform zu suchen, können wir Ihnen ein paar Alternativen empfehlen.

• Zenefits bietet eine Vielzahl von Funktionen und Vorteilen für Arbeitnehmer. Es macht die Steuererklärung, die Gehaltsabrechnung und das Onboarding sehr viel einfacher. Außerdem liegt der Schwerpunkt auf dem Wohlbefinden der Mitarbeiter. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Vergleich zwischen Zenefits und Gusto.
• SurePayroll ist eine weitere gute Option für kleine Unternehmen. Wenn Sie nur einen Mitarbeiter haben, z. B. eine Reinigungskraft, können Sie damit auf leicht verständliche Weise die Vorschriften einhalten. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Vergleich zwischen SurePayroll und Gusto.
• Paychex ist eine Plattform, mit der Sie die Vorschriften einhalten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen und die Leistungen für Ihre Mitarbeiter problemlos verwalten können. Lesen Sie mehr in unserem Paychex vs. ADP Vergleich.
• Justworks ist ideal, wenn Sie den Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter verbessern wollen, da der Schwerpunkt auf Mobbingtraining und Wohlbefinden liegt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Justworks vs. Zenefits Vergleich.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zu OnPay:

Zusammengefasst ... Ist OnPay Payroll das Beste für kleine Unternehmen?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, können Sie mit OnPay eigentlich nichts falsch machen.

Uns gefällt die Tatsache, dass man sofort Zugang zu allen Funktionen der Plattform hat - auch wenn man nur einen Mitarbeiter hat. Nichts ist hinter einer anderen Preisstufe verschlossen, was die Plattform sehr zugänglich macht. Zwar fehlen einige Funktionen, die andere Plattformen bieten (wie die Verwaltung von Leistungsbeurteilungen und Funktionen für das Wohlbefinden der Mitarbeiter), aber das Preisniveau ist günstig und eignet sich perfekt für neue Unternehmen.

Wenn Sie eine Lösung suchen, die sich um die grundlegenden Dinge wie Steuern, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung kümmert, empfehlen wir OnPay. Es ist zwar nicht perfekt - das Fehlen einer mobilen App ist zum Beispiel ärgerlich - aber es bietet alles, was Sie brauchen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Personalverwaltung zu vereinfachen.

Wir hoffen, dass Sie einen Eindruck davon bekommen haben, wie OnPay funktioniert. Wenn Sie OnPay genutzt haben, würden wir uns freuen, wenn Sie uns Ihre Meinung in den Kommentaren mitteilen!

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