Bill (dot) Com vs. Expensify: Welches Verwaltungssystem ist besser?

Zuletzt aktualisiert am 22. April 2023 von Ewen Finser

Nachfolgend finden Sie einen detaillierten Vergleich von zwei Kostenmanagementsystemen: Rechnung.de und Expensify. 

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie es wissen:

• die wichtigsten Unterschiede;
• einen eingehenden Blick auf beide Dienste;
• wichtige Wettbewerber;
• ein Urteil über die beste Lösung für Ihre spezifische Situation.

Hauptunterschiede zwischen Bill.com und Expensify

Die Hauptunterschiede zwischen Bill.com und Expensify sind:

• Bill.com verfügt über eine Aufgabenliste, während Expensify zeitgesteuerte Erinnerungen anbietet.
• Bill.com verfügt über eine Funktion zur automatischen Rechnungserfassung, mit der eingehende E-Mail-Rechnungen automatisch registriert werden, während Expensify eine Importfunktion für Kreditkartenabrechnungen bietet.
• Bill.com verfügt über Vorlagen für die Vorkontierung, die leicht zu exportieren sind, während Expensify keine hat.
• Bill.com bietet Sofortüberweisungsoptionen, während Expensify lediglich die Möglichkeit bietet, Rechnungen zu bezahlen und Zahlungen anzufordern.

Wie Sie das beste Kostenmanagementsystem auswählen

Dateneingabe

Das endlose Schreiben von Zahlen, bei dem selbst der kleinste Tippfehler vermieden werden muss, ist eine echte Herausforderung. Zum Glück gehört die vollständige manuelle Dateneingabe der Vergangenheit an. Heutzutage bieten die meisten Softwareprogramme Möglichkeiten zur Erleichterung der Dateneingabe an. Manche Tools sind bequemer als andere, und Sie sollten herausfinden, was für Sie am besten geeignet ist. 

Merkmale von Forderungen

Sie wollen den Überblick über alle eingehenden Gelder behalten, und einige Tools machen das ganz einfach. Es ist besser, einen Überblick darüber zu haben, wer Ihnen was schuldet, als auf einen Blick. Außerdem möchten Sie die Abrechnung mit Ihren Partnern vereinfachen. Daher sollten Sie nach einer Software suchen, mit der Sie Rechnungen in großen Mengen versenden können. 

Merkmale von Payables

Es ist wichtig, dass Sie den Überblick über Ihre Ausgaben behalten, aber auch den logischen nächsten Schritt bewältigen können: das Bezahlen Ihrer Rechnungen. Verschiedene Software bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Verbindlichkeiten zu verwalten, und Sie sollten das für Ihre Situation am besten geeignete System finden.

Integrationen

Wenn Sie viele Rechnungen bearbeiten, haben Sie höchstwahrscheinlich ein oder zwei andere Buchhaltungsprogramme. Daher sollten Sie darauf achten, wie einfach der Datentransfer zwischen Ihrem Ausgabenmanagementsystem und anderen Buchhaltungstools ist. 

Preisgestaltung und Gebühren

Da es sich um Geldüberweisungen handelt, zahlen Sie nicht nur für die Dienstleistung an sich, sondern auch für die möglichen Überweisungsgebühren. Letztere sollten nicht vergessen werden, da sich die Transaktionsgebühren schnell summieren können. Es ist wichtig, genau herauszufinden, wie viel Ihnen jede Software berechnen wird, sowohl für das anfängliche Abonnement als auch für verschiedene und versteckte Gebühren. 

Kundenbetreuung

Manchmal kann die Benutzung Ihres Tools etwas verwirrend sein. Einige Dienste bieten Tutorien und Anleitungen an, um Ihnen zu helfen, das Tool optimal zu nutzen. Falls ein Problem auftritt, sollten Sie auch sicherstellen, dass der Kundendienst leicht zu erreichen ist. 

Bill.com Hauptmerkmale

Wenn Sie überall verstreute Lieferanteninformationen haben, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Wahrscheinlich möchten Sie weniger Zeit mit dem Organisieren und dem Umgang mit all diesen Rechnungen verbringen. Rechnung.de hilft Ihnen dabei, indem es alles an einem Ort zentralisiert, damit Sie so reibungslos wie möglich bezahlen und bezahlt werden können. 

Dateneingabe

Rechnung.de lässt sich gut mit anderen Diensten integrieren, die sich auf die Dateneingabe konzentrieren, sowie mit anderen Software für die Buchhaltung. Sie können Ihre Rechnungen mit der Telefon-App fotografieren und die KI hilft Ihnen, diese Daten zu importieren. Wenn Sie zufällig digitale Rechnungen erhalten, die Sie selbst manuell registrieren müssen, wird Sie der Dienst auch nicht im Stich lassen.

Mit der Funktion "Automatische Rechnungserfassung" können Sie, wenn ein Dokument in Ihrem Rechnung.de Im Posteingang extrahiert das Tool die relevanten Rechnungsinformationen (Betrag, Lieferant usw.) und wandelt sie in eine Rechnung um.

Für die meisten digitalen Rechnungen genügt es, sie in die Bill.com-Software zu ziehen und dort abzulegen. Von dort aus können sie von autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen bearbeitet, überprüft, genehmigt und bezahlt werden.

Merkmale von Forderungen 

Mit Bill.com können Sie ganz einfach zentralisieren, was Sie Ihren Partnern in Rechnung stellen. Sie können schnell digitale Rechnungen erstellen, persönliche Notizen hinzufügen und bei Bedarf Rechnungsautomatisierungen einrichten.

Sie können auch automatische Mahnungen versenden und in Echtzeit verfolgen, wo Ihr Geld ist, sobald Sie bezahlt werden. Ihre Kunden können online mit ihrer Kreditkarte oder ihrem Bankkonto bezahlen, wodurch umständliche manuelle Nachfassanrufe und E-Mails überflüssig werden.

Merkmale von Payables

Mit Bill.com haben Sie Zugang zu einem Dashboard, in dem alle Ihre Rechnungen und Rechnungen, die bezahlt werden müssen, zusammengefasst sind. Außerdem können Sie mit wenigen Klicks Zahlungen senden und Automatisierungen für wiederkehrende Zahlungen einrichten.

Integrationen

Die Integrationen von Bill.com decken eine breite Palette anderer Tools ab. Der Dienst bietet eine Zwei-Wege-Cloud-Synchronisation für alle seine Integrationen, damit Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind, egal ob Sie Daten zu Bill.com oder zu einer der integrierten Buchhaltungssoftwares hochladen.

Es lässt sich gut mit den bekanntesten Buchhaltungsprogrammen (Quickbooks, Xero, Oracle, Sage, Microsoft) integrieren. Wenn Sie Ihre gewünschte Integration mit Bill.com nicht finden, bietet es Vorlagen mit hoher Kompatibilität, die für die einfache Übertragung von Daten an andere Buchhaltungsprogramme verwendet werden können.

Bill.com lässt sich auch gut mit Diensten integrieren, die die Dateneingabe erleichtern. Es lässt sich zum Beispiel gut mit Expensify integrieren, aber auch mit anderen Diensten, die Sie in Ihren Fintech-Stack aufnehmen könnten, wie Hubdoc, Tallie, Earth Class Mail und Tax1099.com.

Preisgestaltung und Gebühren

Bill.com bietet eine Auswahl von drei kostenpflichtigen Tarifen. Es bietet auch die Möglichkeit, eine kostenlose Demoversion anzufordern, die die meisten Funktionen der Software umfasst.

Der Einstiegsplan ist der Grundlegende Informationen zu einem Preis von $39 pro Benutzer und Monat. Wie der Name schon sagt, finden Sie hier alle wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, um alle Ausgaben Ihres Unternehmens zu zentralisieren. Für diesen Preis können Sie sich entweder für die Funktionen für Verbindlichkeiten oder für Forderungen entscheiden.

Zu den Leistungsmerkmalen von Payables gehören ein zentraler Posteingang, die Erfassung von Rechnungsdaten, 360-Grad-Kreditoreninformationen, unbegrenzte Dokumentenspeicherung, ACH, Schecks und internationale Überweisungen, die Standardgenehmigungsrichtlinien und bis zu sechs Benutzerrollen.

Sie können aber auch alle Ihre Forderungen mit benutzerdefinierten Rechnungsvorlagen, automatischer Rechnungsstellung, Verfolgung des Zahlungsstatus, automatischer E-Mail-Erinnerung, ACH- und Kreditkartenzahlungen und automatischer Aufladung/Auto-Pay-Funktionen zentralisieren. Außerdem können Sie Ihre .csv-Daten problemlos mit der Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl importieren und exportieren.

Die Team Plan ist für $49 pro Benutzer und Monat erhältlich. Zusätzlich zum Essentials-Tarif lässt es sich mit QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier und Xero integrieren und erlaubt mehr als sechs Benutzerrollen. Es ist nach wie vor nur entweder für die Verbindlichkeiten oder die Forderungen verfügbar.

Die Unternehmen ist zum Preis von $69 pro Monat und Benutzer erhältlich und umfasst sowohl die Funktionen des Team-Tarifs für Verbindlichkeiten als auch für Forderungen.

Es ist wichtig zu wissen, dass für die von Bill.com angebotenen Transaktionsdienste Gebühren anfallen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste dieser Gebühren.

• ePayment/ACH-Bearbeitungsgebühr : $0.49/senden & empfangen
• Physischer Versand von Schecks oder Rechnungen: $1,69/Scheckzahlung oder Rechnung
• Bezahlung per Kreditkarte: Stufe 3 Händlergebühren Bearbeitungsgebühren (1,90% + $0,10).
• Internationale Überweisungsgebühr: $0/Zahlung für lokale Währungen, $9.99/Zahlung wenn USD nach Übersee.
• Anbieter Direkte virtuelle Kartenzahlung : $0/Zahlung.
• Schnellere Zahlung per ACH: am selben oder nächsten Tag $9.99.
• Schnellere Bezahlung per Scheck: über Nacht $19.99, zwei Tage $14.99, drei Tage $9.99.

Kundenbetreuung

Bill.com bietet einen vollständigen Katalog von Video-Tutorials und Webinar-Aufzeichnungen an. Sie sollen helfen und lehren, wie man mit den Grundfunktionen des Tools umgeht. Im Falle eines Problems können Sie Bill.com während der Geschäftszeiten per Live-Chat oder per E-Mail direkt über Ihr Bill.com-Dashboard kontaktieren. 

Pro und Kontra

Profis

• Zentralisieren Sie alles, was mit Rechnungen zu tun hat;
• Enthält eine Aufgabenliste, um den Überblick zu behalten;
• Einfache Dateneingabe;
• Hohe Kompatibilität mit den meisten Buchhaltungstools.

Nachteile

• Ein bisschen zu viel für kleine Unternehmen oder Privatpersonen.

Expensify Hauptmerkmale

Expensify wurde entwickelt, um den Überblick über Ihre geschäftlichen (oder privaten) Ausgaben von unterwegs aus zu erleichtern. Es hat sich schnell zu einer sehr leistungsfähigen App für alle entwickelt, die den Überblick über ihre Finanzdaten behalten wollen. 

Dateneingabe

Expensify besticht vor allem durch die Möglichkeit, Ihre alltäglichen Ausgaben einfach zu erfassen. Sie können Ihre Quittungen entweder über die Telefon-App scannen oder Ihre Kreditkartenabrechnungen direkt importieren. Sie können auch manuell Ausgaben hinzufügen.

Merkmale von Forderungen 

Expensify macht es für andere einfach, Sie zu bezahlen. Die wichtigste Funktion ist die Möglichkeit, Ihre Forderungen (und Verbindlichkeiten) in Echtzeit zu überprüfen und Massenrechnungen auf einmal zu versenden.

Wenn Ihre Kunden eine Rechnung von Ihnen erhalten, können sie mit Expensify auch schnell und einfach mit Paypal, ACH oder Debit-/Kreditkartenzahlungen bezahlen. Sowohl Sie als auch Ihr Kunde können über die Expensify-Plattform auch direkt interagieren und Rechnungen kommentieren.

Merkmale von Payables

Sie finden hier alle grundlegenden Funktionen, die Sie von einem Tool für die Vorabbuchung erwarten. Sie können manuelle und automatische Zahlungen einrichten, verfolgen, was bezahlt wurde, was fällig ist und was verspätet ist - alles an einem Ort. Die Software verfügt auch über zusätzliche Funktionen, die für Sie nützlich sein könnten, z. B. die Aufteilung von Rechnungen.

Integrationen

Expensify lässt sich gut mit einer breiten Palette anderer Tools integrieren. Sie finden Integrationen in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen (Quickbooks, Oracle, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, etc.), Personalwesen (Gusto, Greenhouse, etc.), Praxismanagement (Star, Thomson Reuters, etc.), Steuern (Taxback, etc.), Reisen (Tripcatcher, Locomote, Kayak business, Egencia, etc.).

Es gibt weitere Integrationen, vor allem zur schnelleren Erfassung von Belegen, mit Unternehmen wie Uber, Grab, Roomex, Sanebox usw. Es ist auch wichtig zu wissen, dass Expensify vollständig mit Bill.com integriert ist, so dass es möglich ist, beide Dienste zusammen zu nutzen. 

Preisgestaltung

Expensify verfügt über zwei Kategorien von Plänen: persönliche und geschäftliche Pläne. 

Die persönlichen Pläne geben Ihnen einen kostenlosen Vorgeschmack darauf, was die Software in kleinerem, persönlichem Rahmen leisten kann. Mit der persönliche Track-Plan können Sie Geld an Freunde senden, Ausgaben an beliebige Personen übermitteln, Rechnungen versenden, den Kilometerstand verfolgen und vieles mehr. Mit dem Persönlichen Plan einreichen können Sie Quittungen an Manager oder Buchhalter senden, Rechnungen versenden und Zahlungen einholen.

Die beiden kostenpflichtigen Tarife bieten zusätzliche praktische Funktionen. 

Der Collect-Plan beginnt bei $5 pro Monat. Damit können Sie Quittungen sammeln, Firmenkarten verwalten und abgleichen, Rechnungen versenden, Rechnungen übersehen, Mitarbeiter entschädigen, mit der Buchhaltung synchronisieren und kostenlose Expensify-Karten für Ihr Team erhalten. Der Kontrollplan beginnt bei $9 pro Monat und enthält alles, was im Collect-Tarif enthalten ist, plus mehrstufige Genehmigungs-Workflows, Kontrolle der Ausgabenrichtlinien, benutzerdefinierte Berichte und HR- und ERP-Integrationen.

Wichtiger Hinweis: Die Preise verdoppeln sich, wenn Sie weniger als 50% der Ausgaben Ihres Unternehmens mit Expensify abwickeln, und sie verdoppeln sich nochmals, wenn Sie lieber monatlich als jährlich zahlen. Es ist also möglich, bis zum Vierfachen des Ausgangspreises für denselben Dienst zu zahlen, wenn Sie Ihre Optionen nicht sorgfältig auswählen.

Kundenbetreuung

Expensify bietet Leitfäden, FAQs und Webinare an, um Ihnen den Einstieg in das Tool zu erleichtern. Der Kundensupport ist über Live-Chat und E-Mail erreichbar. 

Pro und Kontra

Profis

• Visitenkarte;
• Angemessene Preise;
• Benutzerfreundlich.

Nachteile

• 4 Mal teurer, wenn man nicht die Expensify-Karte verwendet und monatlich zahlt;
• Einige der Funktionen sind ein wenig einfach. 

Vergleich der Preise: Bill.com vs. Expensify 

Während Sie alle Expensify-Funktionen für nur $9 pro Monat erhalten können, ist der Einstiegsplan mit Bill.com, der nur entweder Verbindlichkeiten oder Forderungen umfasst, für $39 pro Monat erhältlich.

Der Preisunterschied lässt sich wohl durch den Umfang der beiden Tools rechtfertigen. Bill.com hat schärfere Funktionen und ist in der Regel besser für Unternehmen geeignet, die viel mit Back-Office-Buchhaltung zu tun haben und viele Rechnungen bezahlen und versenden müssen. 

Empfohlene Alternativen zu Bill.com und Expensify

Tipalti

Wenn Sie nur nach einer Lösung für die Kreditorenbuchhaltung suchen, könnte Tipalti das Richtige für Sie sein. Es wird angenommen, dass es die für die Bezahlung von Rechnungen aufgewendete Arbeitszeit um bis zu 80% reduziert. Es verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über alle zu zahlenden Beträge und hilft Ihnen, Zahlungen an alle Ihre Partner gleichzeitig und von einem einzigen Ort aus zu senden.

Streifen

Wenn Sie stattdessen nur bezahlt werden möchten, können Sie sich an Stripe wenden. Ursprünglich als Alternative zu Paypal gedacht, macht Stripe es Ihnen leicht, Rechnungen zu versenden und sich von Ihren Kunden bezahlen zu lassen, insbesondere als neues oder kleines Unternehmen.

Billtrust

Billtrust, das in vielerlei Hinsicht Bill.com ähnelt, unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Zahlungsbilanz durch die Digitalisierung von Rechnungen und die Automatisierung von Aufgaben im Vorfeld der Rechnungslegung. Der Dienst hat online viele positive Bewertungen erhalten. 

FAQs

Bill (dot) Com vs. Expensify: Die Quintessenz  

Expensify wird sich mehr darauf konzentrieren, Ihnen zu helfen, Zeit zu sparen, während Sie unterwegs sind und Ihrem dynamischen Geschäftsalltag nachgehen. Mit Expensify können Sie nahtlos mit Kunden in Kontakt bleiben und Rechnungen in großen Mengen auf einmal versenden. 

Bill.com ist eher auf größere Unternehmen ausgerichtet, die den Prozess der Vorabbuchung wirklich rationalisieren müssen. Es verfügt über leistungsfähigere und umfangreichere Tools und mehr klassische Buchhaltungsintegrationen. 

Wenn Sie beide Dienste mögen, lässt sich Expensify sehr gut mit Bill.com integrieren.

Zusammengefasst:

• Wenn Sie ein großes Unternehmen sind und/oder viele Finanzvorgänge außerhalb der Dateneingabe erledigen, wird Bill.com Ihnen gute Dienste leisten. 
• Wenn Sie eine Einzelperson oder ein kleineres Unternehmen sind, das mit vielen kleineren Ausgaben zu tun hat, brauchen Sie vielleicht nicht so viele Automatisierungen und tiefgreifende Funktionen, wie Bill.com sie anbietet. Expensify wird daher für Sie relevanter sein, vor allem wegen des niedrigeren Preises.

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